Meldt fravær: Tor Erling Tømmerbakk og Ann-Merethe Larsos Kristensen.

Transkript

1 Protokoll fra møte med brukergruppen «bygg», Tid: 1. september, kl Sted: Møterom 5. etg. i Dronningens gate 14 Til stede: Jonas Bjørklund (delvis), Hedvig P. Holm, Ludvik Gundersen, Terje Jensen, Frank Roger Nilsen, Dag-Christer Røberg og. Fra prosjektledelsen møtte Frode Nilsen, Snorre Leivseth og Knut Svendsen Meldt fravær: Tor Erling Tømmerbakk og Ann-Merethe Larsos Kristensen. Innkallingen til møtet ble gjort via Outlook den 30. juli i år, og hadde følgende ordlyd: Brukergruppe, bygg: Velkommen til det første møtet for deg i brukergruppen, som i hovedsak skal jobbe med selve byggeriet! Dette møtet vil i første rekke være et oppstartsmøte, hvor vi skal møte hverandre, samt de i prosjektledelsen som vi skal samarbeide med. Jeg anbefaler at du, så godt det lar seg gjøre, setter deg inn i forprosjektet. Du finner det på Det vil ikke bli en formell saksliste til dette møtet, men vi skal drøfte litt rundt generelle problemstillinger og oppgaver som vil bli aktuelle i tiden framover. Det er ikke helt avklart hvem fra prosjektledelsen som deltar i møtet, utover at Knut Svensen har bekreftet at han kommer. Det er, og vil bli utfordringer når det gjelder møterom. Jeg har sett på flere alternativ, og prøvd å booke møterom som de fleste i gruppen vil ha nærhet til. Når det gjelder denne gruppen, så vil de første møtene bli holdt i 5. etasje i Dronningens gate 14 (Nille-gården). Så får vi se etter hvert om andre alternativ kan være bedre. Dette første møtet blir tirsdag den 1. september kl. 09:00. Møtet vil vare til kl. 10:30 Det er satt opp en møteplan med ukentlige møter tirsdager, til samme tid, fram til og med uke 50. Det er ikke planlagt møte i uke 41. Det er likevel ikke sannsynlig at det blir møter hver uke utover høsten. Dette vil bli styrt av gruppens arbeidsoppgaver. På hvert møte vil det bli informert om eventuelle kommende justeringer av møteplanen. Jeg har ferie i august, og jeg gleder meg til å ta fatt på disse spennende oppgavene sammen med deg! Med vennlig hilsen Dagens møte: (I og med at det ikke er satt opp saksliste til dette møtet, vil temaene i møtet være uten nummerering.) Ottar ønsket velkommen, og det ble gjennomført en presentasjonsrunde med møtedeltakerne. Frode Nilsen gjennomgikk en Power Point Presentasjon (PPP) av Eirik Lies «Forslag til Organisering av Rådmannens oppgaver i Rådhusprosjektet». Eirik Lie er fraværende denne uken, derfor møtte Frode N. i hans sted. (Presentasjonen ligger vedlagt protokollen.)

2 Fokuset i Lies forslag ligger i organisasjonsutviklingen, og prosjektet «Vår nye arbeidsform». (Det ble tidligere kalt «Organisasjons Utvikling».) Her vises etableringen av en ny funksjon: «Facility Management». En annen viktig funksjon, er at Ragnhild Skålbones kommer tilbake til kommunen for å ivareta brukerprosessen i dette prosjektet. Hun vil bli et viktig bindeledd mellom brukergruppene og «Vår nye arbeidsform», og vil være en naturlig deltaker i mange brukermøter framover. Knut Svendsen innledet med å si at Snorre Leivseth blir pensjonist i oktober, og at han vil overta som prosjektleder for utbyggingen av rådhusprosjektet. Leivseth har ledet dette arbeidet siden starten. Han og Knut S. informerte om status for prosjektet, og poengterte viktigheten i at brukerne kommer i gang med sitt arbeid. Deres første oppgave til brukerne, blir å finne avdelinger med spesielle behov, og konkretisere disses ulike behov. Det må også ses på fornuftig lokalisering av disse enhetene i bygget. De som umiddelbart peker seg ut er barne- og familie-enheten (eks. barnevernnevern og flyktningekontoret). Andre kan være geodata og bydrift. Milepæler må settes opp av ledelsen, slik at brukerne vet når gitte oppgaver skal være løst. F.eks. må delprosjektet være ferdig justert senest 1. februar Selve detaljprosjektet skal være avsluttet i siste halvdel av april. Framdriftsplanen fra forprosjektet må justeres. Innflytting i nybyggene ca. november Det ble informert litt om bl.a. flytting, hvor tidligere Volden sykehjem kan være et kontoralternativ for ansatte i rådhuset i byggeperioden. Ottar gjennomgikk raskt sammensettingen av de øvrige brukergruppene (hans PPP ligger vedlagt). Han informerte om mandatet til medlemmene av brukergruppene, og gjennomgikk eksempler på vedtatte rammebetingelser i prosjektet. Han ga også eksempler på kommende arbeidsoppgaver. Det er prosjektledelsen(e) som er oppdragsgiver for brukergruppene, og brukernes råd, forslag til løsninger og faglige vurderinger, skal rettes tilbake til prosjektledelsen(e) gjennom brukerkoordinatoren. Det ble åpnet for spørsmål underveis i møtet. Avslutningsvis ble det poengtert at i brukermøtene skal alle høres. Møtene skal ha «stor takhøyde», og gjerne være et forum for gode diskusjoner og drøftinger. Neste møte blir tirsdag 8. september kl. 09:00 i Dr.gate 14, 5. etasje (samme som i dag). Saksliste sendes ut etter hvert. Bodø, den 1. september, 2015 Brukerkoordinator

3 Protokoll fra møte med brukergruppen «bygg». Møte Tid: 8. september, kl Sted: Møterom 5. etg. i Dronningens gate 14 Til stede: Jonas Bjørklund, Hedvig P. Holm, Ludvik Gundersen, Frank Roger Nilsen, Dag- Christer Røberg og. Meldt fravær: Terje Jensen, Tor Erling Tømmerbakk og Ann-Merethe Larsos Kristensen. Fra prosjektledelsen var Eirik Lie invitert, men møtte ikke Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll Protokollen fra møtet 2. september ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Spørsmål om den nye organisasjonsplanen for «Vår nye arbeidsform» er godkjent av Bystyret, eller gjelder organisasjonsplanen fra Forprosjektet fremdeles? I et kommende møte skal brukergruppen velge et medlem som skal delta i Brukerrådet. Dette rådet består av et medlem fra hver brukergruppe, og har til hensikt bl.a. å sørge for god informasjonsflyt mellom brukergruppene. Rådet har møter etter avtale, eller ca. annen hver måned Nye saker. Hvilke avdelinger/enheter har spesielle behov (tekniske-, lokalisering-, sikkerhets- andre)? Brukerne skal innhente opplysninger, og utarbeide forslag til tiltak a Dag-Christer har innhentet en foreløpig behovsoversikt fra Tildelingskontoret (se eget vedlegg). Flere oversikter er underveis. Flyktningkontorets behov for nærhet til NAV må avklares. Hva med deres langsiktige leieavtale der? Tidligere innkomne behovsønsker, m.m. fra Flyktningkontoret, Geodata, Byplan, Byteknikk m.fl., samt Utekontakten og en ny fra Tildelingskontoret ligger vedlagt. Slike innkomne behovsoversikter må «fragmenteres» og settes i egne bokser (katalogiseres), slik at fellesløsninger og særønsker blir samlet, og kan sees på som en helhet. Eksempler presenteres i neste møte. Ansvar: Ottar 04.15b Det må tas en avgjørelse på ledelsesnivå på hvilke enheter som skal inn i nybygget, med forslag på lokalisering i bygget (oversikt over mulige «kandidater» er vedlagt i fil « Kopi av medarbeidere pr lokasjon januar 2015». Det må utarbeides en oppdatert kartlegging av disse. I samme anledning må nærhetsdiagram mellom avdelinger og enheter utarbeides Eventuelt Ingen nye saker ble meldt. Neste brukermøte blir tirsdag 15. september, samme tid og sted. Innkalling med saksliste kommer. Bodø, den 8. september 2015 Brukerkoordinator

4 Protokoll fra møte med brukergruppen «bygg». Møte Tid: 15. september 2015, kl Sted: Møterom 5. etg. Dronningensgate 14 Til stede: Jonas Bjørklund, Hedvig P. Holm, Ludvik Gundersen, Terje Jensen, Frank Roger Nilsen, Dag-Christer Røberg, Tor Erling Tømmerbakk, Ann-Merethe Larsos Kristensen og. Fra prosjektledelsen møtte Eirik Lie. Fravær: Ingen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll Protokollen ble godkjent etter at det ble rettet at Frank Roger Nilsen ikke hadde fravær Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Ottar informerte om arbeidet i øvrige brukergrupper, bl.a. om tilflyttings-alternativ, hvor Volden Sykehjem kan bli aktuelt for dagens rådhusansatte. Han informerte også om byromsgruppens befaring, og om Knut Kaspersens gjennomgang av reguleringsplanen for Rådhusplassen og Solparken Oppfølgingssaker Hvilke avdelinger/enheter har spesielle behov (tekniske-, lokalisering-, sikkerhetsandre)? Brukerne skal innhente opplysninger, og utarbeide forslag til tiltak. Med bakgrunn i spørsmålet om hvor de enkelte avdelingene skal lokaliseres i nybygget, orienterte Eirik Lie om historien til prosjektet, med vekt på det som tidligere het «Organisasjonsutvikling». Nå heter den delen av prosjektet «Vår nye arbeidsform». Utgangspunktet var en fordeling kontor/landskap på 30/70, noe som har endret seg. I et eget møte den 22. september vil Eirik L. orientere denne brukergruppen om planene- og bakgrunnen for prosjektet «Vår nye arbeidsform». Brukergruppen for «borgere/politikere» inviteres også til den orienteringen. Det må prioriteres at mellomledere får denne informasjonen. Uten deres tilslutning, blir det utfordrende å få almen begeistring. Ang. opplysninger om avdelinger/enheter som har spesielle behov/krav (se saken ovenfor), så ble «taushetsplikt» drøftet. I enkelte avd., som f.eks. Barnevern, har ansatte streng taushetsplikt, som også gjelder mellom ansatte. Brukeroppgave: Brukerne skal innhente eksempler på hvordan taushetsplikten ivaretas og praktiseres andre steder i kommunen og gjerne også i samfunnet for øvrig. Det nye byggets- og medarbeidernes fleksibilitet ble drøftet og diskutert. Bygget kan tilfredsstille og ivareta de aller fleste behov som måtte komme. I denne forbindelse må det fastsettes hvilke behov/krav bygget ikke kan legges til rette for. Igjen ble viktigheten av å utarbeide en nærhetsanalyse nevnt. Den vil være et avgjørende verktøy for å plassere avdelinger/enheter i nybygget. Ansvaret for dette ligger hos ledelsen. Det vil bli utarbeidet en oppdatert versjon av oversikten «Medarbeider per lokasjon», som viser hvor medarbeidere/ansatte er lokalisert i byen. Forrige oversikt var fra 8. januar i år.

5 Hele- eller deler av Familie-enheten ser ikke behov for å være i nybygget. Dette må godkjennes av ledelsen. Brukerne vil kunne påvirke disponeringen av bygget, men dette må gjøres i et samspill med ledelsen Nye saker. Valg av leder for brukergruppa (som også blir gruppens representant i Brukerutvalget). Jonas Bjørklund ble enstemmig valgt Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Brukermøtet den 22. september avlyses. I brukermøtet den 29. september vil Eirik Lie orientere om prosjektet «Vår nye arbeidsform». Egen innkalling med saksliste kommer. Bodø, den 15. september 2015 Brukerkoordinator

6 Protokoll fra møte med brukergruppen «bygg». Møte Tid: 13. oktober 2015, kl Sted: Møterom 5. etg. Dronningensgate 14 Til stede: Hedvig P. Holm, Ludvik Gundersen, Frank Roger Nilsen, Dag-Christer Røberg, Ann-Merethe Larsos Kristensen og. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene, og Knut Svendsen, Eirik Lie og Morten Handberg møtte. Meldt fravær: Jonas Bjørklund, Terje Jensen og Tor Erling Tømmerbakk Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll Protokollen fra møte den 15. september ble godkjent. Det ble ikke ført protokoll fra informasjonsmøtet «Vår nye arbeidsform», den 29. september. Det møtet ble registrert som «Møte » for denne brukergruppen Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Det blir et oppfølgingsmøte den 20. oktober kl i Formannskaps-salen om temaet «Vår nye arbeidsform». Innkalling vil komme. Alle ansatte bør få info om prosjektene, ikke bare de som skal flytte inn i nybygget. Kommunikasjonsplanen for prosjektet må effektiveres, gjerne i «tabloidformat». Ansvar: Ottar tar kontakt med kommunikasjonsavdelingen, for å finne en løsning Oppfølgingssaker Hvilke avdelinger/enheter har spesielle behov (tekniske-, lokalisering-, sikkerhetsandre)? Brukerne skal innhente opplysninger, og utarbeide forslag til tiltak. Ottar informerte om innspill fra ulike avdelinger om deres behov. Disse er tatt videre til prosjektledelsen. Innspill fra Byteknikk ligger vedlagt. Eirik L. orienterte om hans Saksframlegg til rådmannen «Orientering om midlertidig flytting fra Rådhuset og «Banken», hvor det bl.a. foreslås at Barne- og Familieenheten overtar lokalene til Vollen Sykehjem. Dette forslaget støttes av enhetens ledelse og ansatte. Gjennomføres dette, innebærer det at stipulert antall innflyttere/medarbeidere i det nye rådhuset (per i dag) reduseres. Eksempel på hvordan en avdeling eller del av etasje i nybygget kan fungere og innredes, bør etableres så snart som mulig. Dette for at medarbeidere lettere skal kunne forestille seg hvordan deres «nye arbeidshverdag» vil kunne bli. Det foreslås også at brukerne tar for seg en del av en etasje i nybygget for å se hvordan den kan tilpasses de ulike behovene Eventuelt Det ble foreslått to saker som brukerne skal jobbe videre med: A Flyktningkontorets leder inviteres til brukergruppens neste møte, for å fortelle gruppen om avdelingens behov og tanker på innflytting til den nye rådhuset.

7 B Lag en oversikt over hvilke avdelinger og enheter som har publikums- og kundekontakter, og rangér dem etter volumet. Bodø, den 13. oktober 2015 Brukerkoordinator Innspill fra Byteknikk (NB! Vi har ikke spørsmålene som Marvin Johansen har svart på, kun svarene hans): Fra: Marvin Johansen Sendt: 7. oktober :43 Til: Knut Svendsen Kopi: Knut Andreas Hernes Emne: Nye Rådhus Hei På Byteknikk har det skjedd mange endringer siden spørreundersøkelsen i Jeg kommer derfor med nye oppdaterte data. Sist vi ble spurt hete kontoret Kommunalteknisk kontor. Inndeling som opprinnelig spørreskjema. 1.1 Byteknikk 1.2 Drift, vedlikehold og utbygging av vei, vann, avløp, parker, lekeplasser, skoleplasser, kaier, grunnerverv, forvaltning og forurensningsoppfølging. 1.3 Byteknikk består av 151 stillinger hvor 31 er plassert på H.huset og 8 (parkering)i Dr.gt. I tillegg arbeider vi med å få ansatt 2 til. Dvs. 41 til sammen. (5 trafikkbetjenter på parkering deler 1 kontor i dag). 680 m Omorganisering foregår, antatt samme antall. 1.5 Vi har fire byggeledere som ofte er ute. Vi har to på ledningskartlegging som ofte er ute. 1.6 Ofte møter med utbyggere og konsulenter i forbindelse med utb.prosjekter. Gravemeldingstjenesten har ofte møter. Noen folkemøter i forb. Med prosjekt. 1.7 Kontoret kjøper mye konsulentbistand til detaljprosjektering og møter holdes ofte på vårt kontor. 1.8 Servicekontoret på Herredshuset er nedlagt. Dagens ordning med to damer på halv tid fungerer meget dårlig og vi må hente besøkende Byggesakskontoret 2.Byplankontoret 3.Geodatakontoret 1.10 Kontoret fungerer greit med godt tilrettelagte løsninger. 2.1 Totalt 32 på Herredshuset. 31 på tredje etg. og 1 dobbelkontor på 1 etg. 2.2 Gode arbeidsplasser, men mangler ventilasjon. 2.3 Ikke lytt, bør vær lydisolerte. 3.1 Ventearealet blir i vestibylen på 1 etg.

8 3.2 Et møterom med pc, stor tvskjerm, konferansetlf., videokonferanseutstyr. Tre kontorer har bor og stoler til 6 deltakere. Stort møterom på 2 etg. 3.3 Se pkt Vi har toalett for damer og herrer. Garderobe på kontoret. Dusjmulighet i kjelleren. 3.5 Vi har felles kantine. I arkivrom har vi kjøleskap og kaffetrakter. 3.6 Samtlige benytter kantina. 3.7 Kopimaskin og skriver står i gang 3 etg. 3.8 Rekvisita er tilgjengelig i eget rom på 3 etg. 3.9 Prosjektpermer står på det enkelte kontor. Vi har fått tildelt en egen plass for fjernarkivering i kjelleren på gammelt arkiv Vi sorterer på papir, plast og h.h.avfall. Papir deponeres i beholder på 3 etg., plast i kjeller og h.h.avfall i beholder på vestsiden av H.huset. 4 Andre kommentarer. 4.1 Med den store trafikken vi har på anlegg har vi behov for skyllestasjon for fottøy. 4.2 Vi har behov for skitten/ren garderobe for 4 menn og 2 kvinner. 4.3 Vi må ha tilgjengelig dusj for begge kjønn. 4.4 Lager for utstyr som: landmålingsutstyr, spader, øks, grunnborringsutstyr, spett m.m. 4.5 De fleste ansatte ønsker tilgang til heve/senkebord. 4.6 P-plasser for 7 tjenestebiler (3 av disse til parkeringsetaten) 4.7 P-plasser for 7 biler med kjøreavtaler Med vennlig hilsen Marvin Johansen Byteknikksjef, Byteknikk / marvin.johansen@bodo.kommune.no

9 Protokoll fra møte med brukergruppen «bygg». Møte Tid: 27. oktober 2015, kl Sted: Møterom 5. etg. Dronningensgate 14 Til stede: Jonas Bjørklund, Hedvig P. Holm, Ludvik Gundersen, Frank Roger Nilsen, Dag- Christer Røberg, Maria Tessem Hole, Ann-Merethe Larsos Kristensen og. I tillegg møtte Daniel Wie Sandbakk, leder av Flyktningkontoret. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Eirik Lie og Ragnhild Skåbones møtte. Meldt fravær: Terje Jensen. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent Oppfølgingssaker Hvilke avdelinger/enheter har spesielle behov (tekniske-, lokalisering-, sikkerhetsandre)? Brukerne skal innhente opplysninger, og utarbeide forslag til tiltak. Daniel Wie Sandbakk, leder av Flyktningkontoret (F.K.), orienterte om deres arbeidsdag og hovedoppgave. Han gjennomgikk også sine kommentarer som var vedlagt innkallingen. De er lokalisert i NAV-byggets 5. etasje, med egen resepsjon. De er16 ansatte + to helsesøstre, og det er behov for flere ansatte. Leieavtalen i bygget gjelder fram til medio Han orienterte om deres ulike dataverktøy, og poengterte at dokumentsikkerheten deres må bevares, også ved en event. flytting. I henh. til loven, har de et eget arkiv. Ansatte har generell taushetsplikt, og det er ulike grader av taushetsplikten. Samhandlingen med brukerne er avgjørende for deres utadrettede arbeid (de har i dag 3 tjenestebiler). Ved en eventuell flytting til det nye rådhuset, vil de ha behov for egen resepsjons-tjeneste for mottak av klienter. De har behov for møterom av ulik størrelse og funksjon for å møte sine klienter. Alle skal ha to innganger og øvrig sikring. Noen møterom må ha god lydisolasjon. De ønsker å møte sine klienter i 1. etg. De fleste møter er avtalt, men noen vil være ad hoc. Møterommene må være godt utstyrt, bl.a. med tanke på bruk av tolk. De har også behov for lokale til mindre kurs (15 20 personer). Helsesøster må ha eget undersøkelsesrom. F.K. har i dag en nærhet til NAV, som fungerer godt. Av kommunens avdelinger, er det behov for nærhet og samhandling til bl.a. tildelingskontoret, boligkontoret og Barne- og Familieetaten. En foreløpig, men ikke bindende konklusjon, tilsier at Flyktningkontorets nåværende og fremtidige behov kan dekkes i det nye rådhuset. Deres behov deles av bl.a. Tildelingskontoret og Boligkontoret. Innspill: a) Vil det være en idé å etablere en tjenestebil-pool for kommunale kjøretøy?

10 b) Antallet av- og kvaliteter på møterom i 1. etasje må trolig revurderes. Behovet synes større enn det som er skissert i Forprosjektet. c) I etterkant av møtet, foreslo Jonas B. at vi inviterer Geodata til å gi brukergruppen tilsvarende type informasjon som Flyktningkontoret har gitt. Forslag til innstilling: Brukergruppen tok informasjonen fra Daniel Wie Sandbakk til orientering. Innspillene a) og b) skal bearbeides av brukerne, og deretter oversendes prosjektkledelsen(e). Innspill c): Jonas B. skal sjekke med ledelsen der om de kan stille på neste brukermøte. Kommentarene fra Byteknikk (se protokoll fra forrige møte) ble ikke gjennomgått. Det tas opp igjen i neste møte Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Tor Erling Tømmerbakk har ikke kapasitet til å stille på brukermøtene, derfor vil Maria Tessem Hole fra barneverntjenesten møte i stedet for ham fra og med dette møtet. Hun hadde en del spørsmål angående vår nye arbeidsform, som ble besvart av Eirik Lie. Hun ser likevel behov for bedre skjerming av enkeltarbeidsplasser, spesielt for sin enhet. Dette med bakgrunn i barneverntjenestens taushetsplikt, behov for en mest mulig effektiv arbeidshverdag, mindre belastning med tanke på støy og uromomenter, samt trivsel hos de ansatte. B-enheten venter fremdeles på en avklaring på hvor de skal lokaliseres for framtiden. Ragnhild Skåbones orienterte om sine arbeidsplaner. Hun tiltrer den 1. november. Brukergruppen tok informasjonen til orientering Oversikt over avdelinger/enheter som har publikumskontakt. Disse skal rangeres etter besøksvolum. Brukerne skal innhente disse opplysningene. Resultatet vil bli et verktøy (nærhetsdiagram) som viser hvordan avdelinger/enheter anbefales lokalisert i bygget. Vi har mottatt noen opplysninger fra HO, men forventer flere etter hvert. Brukergruppen fortsetter innhenting av disse opplysningene Etasje- og romgjennomgang Brukerne skal gjennomgå hvert plan i bygget slik de framkommer i Forprosjektet. Dette skal gjøres med tanke på funksjon, materialvalg, logistikk, møblering, m.m. Dette vil være en overordnet sak, som brukerne vil jobbe med i hele prosessen. Saken utsettes Romskjema. Prosjektledelsen (ARK), i samarbeide med rådgiverne, skal utarbeide romskjema hvor detaljer for hvert rom skal kommenteres. Saken utsettes Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Bodø, den 27. oktober 2015 Brukerkoordinator

11 Protokoll fra møte med brukergruppen «bygg». Møte Tid: 3. november 2015, kl Sted: Møterom 5. etg. Dronningensgate 14 Til stede: Jonas Bjørklund, Ludvik Gundersen, Frank Roger Nilsen, Maria Tessem Hole og, samt Jørgen Tord Hansen fra Geodata. Meldt fravær: Ann-Merethe Larsos Kristensen, Hedvig P. Holm, Terje Jensen og Dag- Christer Røberg. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Ingen møtte. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent, med en endring i og med at Jørgen Tord Hansen fra Geodata møtte for å orientere om avdelingens behov ved flytting til det nye rådhuset. Se sak 30.15/ Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent med en bemerkning fra Maria T. H., som ønsket at hennes spørsmål om- og kommentarer til vår nye arbeidsform ble tatt med i protokollen. Dette er endret, og ny versjon er sendt ut Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post) Oppfølgingssaker Hvilke avdelinger/enheter har spesielle behov (tekniske-, lokalisering-, sikkerhetsandre)? Brukerne skal innhente opplysninger, og utarbeide forslag til tiltak. Jørgen Tord Hansen fra Geodata gjennomgikk avdelingens notat «Geodata og nytt rådhus. Behov og tilrettelegging for å få jobben gjort» (se vedlegg. Det vises også til vedleggene som viser Geodatas rapport og gruppebesvarelse fra januar/februar i år). Hansen påpekte at Byteknikk ville ha tilsvarende behov som dem på enkelte områder. De har behov for å møte de fleste klienter /kunder på egen arbeidsplass, ikke bare i 1. etg. Møterommet må ha teknisk utstyr tilpasset avdelingens behov. De har mye ad hoc-kontakt med klienter/kunder, og er avhengig av nær tilgang til arkiv og teknisk utstyr som f.eks. plotter og skanner. Noe utstyr skal plasseres i egne rom, men må også være flyttbart (på hjul). Det jobbes aktivt med å få scannet gamle dokumenter. Det vil likevel være behov for areal/rom for dokumentarkiv. Noe av arkivet kan plasseres et annet sted i bygget. Behov for eget brannsikkert rom med mange strømuttak for ladding av teknisk utstyr i tilknytning til kontorarealene. Sikkerhet vil være en faktor, hvor bl.a. formidling av sensitiv info krever lydtette møterom (eks. nabokrangel). De ønsker nærhet med avdelinger som de naturlig har en tilhørighet til, GIS til Byplan, og Oppmåling ønsker nærhet til Byggesak. Avdelingen har i dag 2 tjenestebiler i daglig drift, en utstyrshenger, samt 7 privatbiler som brukes i tjeneste. I forb. med utadrettet drift, må de ha;

12 Ett lager (ca.20 m2) for utstyr i u.etg., i nærheten av området for varelevering. Her lagres det grensemerker, stikker, boremaskiner, motorsag (og bensin til de to sistnevnte), spraymaling, verktøy mm. Rommet må brannsikres. Ett lomprom (ca. 20 m²) med vaskemuligheter. Her blir det arbeidstøy/sko som ikke er ønskelig i en vanlig garderobe. Der må det tilrettelegges for tørkeskap. Ett instrumentlager (ca. 10 m²) for landmålingsutstyr/instrumenter og ladding av batterier. I henhold til vedlagte notat, føler avdelingen at de ikke er hørt i valget av ny arbeidsform. De har behov for-/foretrekker mindre celle-arbeidsplasser med event. atskilt av glassvegger. De mener at egne kontor (cellekontor) ikke må undervurderes (Pågangen av interne/ eksterne og kunder samt telefonisk kontakt er til tider stor og lite forutsigbar). Deres syn støttes av barnevernets representant. Er det gode forslag fra andre bygg/rådhus på gode løsninger som f.eks. Geodata kan adoptere? Innspill: Brukergruppen ber prosjektledelsen vurdere Geodatas bygningsmessige behov som fremkommer i vedlagte notat, spesielt de som kan lokaliseres til u. etg., og sende dem videre for bearbeidelse av ARK. Notatet fra Byteknikk (se protokoll fra møte ) ble ikke gjennomgått. Det tas opp igjen i neste møte. Andre innspill som skal følges opp, men som det ikke ble sett på i dette møtet: a) Vil det være en idé å etablere en tjenestebil-pool for kommunale kjøretøy? b) Antallet av- og kvaliteter på møterom i 1. etasje må trolig revurderes. Behovet synes større enn det som er skissert i Forprosjektet Oversikt over avdelinger/enheter som har publikumskontakt. Disse skal rangeres etter besøksvolum. Brukerne skal innhente disse opplysningene. Resultatet vil bli et verktøy (nærhetsdiagram) som viser hvordan avdelinger/enheter anbefales lokalisert i bygget. Her er et innspill fra Dag-Christer R. og HO-avd.: Brukeroppgave HO-avd: Oversikt over hvilke avdelinger og enheter som har publikums- og kundekontakter ( og rangér dem etter volumet). Tildelingskontoret: Tildelingskontoret har både daglige avtaler i forbindelse med saksbehandling og møter med interne og eksterne samarbeidspartnere. I tillegg har vi drop-in bruker/publikumsbesøk med spørsmål rundt tjenester. Vanskelig å tallfeste, men det kan dreie seg om mellom 5-10 «besøk» av ulike slag daglig. Boligkontoret : 12 ansatte der alle har daglige avtaler rundt husleiekontrakter, startlånsavtaler, utlevering av nøkler samt vedlikeholds samtaler med våre leietakere. Vi antar vi har mellom 10 til 15 samtaler daglig inkl drop-in.

13 K. dir. Stab: Ingen publikumskontakt v/ oppmøte. Mvh DC Servicetorget opplyser at besøkstall viser en nedadgående kurve. Servicetorget har registrert et daglig gjennomsnitt på ca. 400 besøkende og telefonhenvendelser. Tildelingskontoret har flest henvendelser. En mer detaljert oversikt skal utarbeides Etasje- og romgjennomgang Brukerne skal gjennomgå hvert plan i bygget slik de framkommer i Forprosjektet. Dette skal gjøres med tanke på funksjon, materialvalg, logistikk, møblering, m.m. Dette vil være en overordnet sak, som brukerne vil jobbe med i hele prosessen Romskjema. Prosjektledelsen (ARK), i samarbeide med rådgiverne, skal utarbeide romskjema hvor detaljer for hvert rom skal kommenteres. Romskjema er ikke laget enda Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Nytt møte den 13. november. Innkalling kommer. Bodø, den 3. november 2015 Brukerkoordinator

14 Protokoll fra møte med brukergruppen «bygg». Møte Tid: 10. november 2015, kl Sted: Møterom 5. etg. Dronningensgate 14 Til stede: Jonas Bjørklund, Frank Roger Nilsen, Dag-Christer Røberg, Stig Bjarne Hanssen og. Meldt fravær: Ann-Merethe Larsos Kristensen, Hedvig P. Holm, Ludvik Gundersen og Terje Jensen. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Knut Svendsen møtte. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen fra møte ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Ottar orienterte om at da Tor Erling Tømmerbakk måtte trekke seg fra brukergruppen p.g.a. stor arbeidsmengde, ble Maria Tessem valgt inn i gruppen av Barnevernet. Dette ble ikke korrekt, og måtte omgjøres. Årsaken var at Tømmerbakk var valgt inn i gruppen som verneombud, ikke som ansatt i Barnevernet. Derfor måtte et nytt verneombud velges, og Stig Bjarne Hanssen ble valgt. Han ble ønsket velkommen i brukergruppen. Knut S. orienterte kort om rådmannens kommende pressemøte den 11. nov. for å informere om neste års budsjett. Det fremmes også en ny sak om bygging av Tverlandet skole. Kommunen vil inngå innledende møter med Arbeidstilsynet, vedrørende tiltak angående Rådhuset og Herredshuset Oppfølgingssaker Hvilke avdelinger/enheter har spesielle behov (tekniske-, lokalisering-, sikkerhetsandre)? Brukerne skal innhente opplysninger, og utarbeide forslag til tiltak. Innspillet fra Byteknikk (se protokoll fra møte ) ble sett på i møtet. De fleste punktene dekkes gjennom tiltakene som kan gjøres for Geodata (se protokoll fra møte ). Her må vi se på hvordan vi kan løse deres behov i u.etg. Knut S. er informert om deres behov og ønsker, og vil spille dette inn ovenfor ARK. De øvrige punktene deres kan tilpasses i det nye bygget. Andre innspill som skal følges opp: a) Vil det være en idé å etablere en tjenestebil-pool for kommunale kjøretøy? En slik pool må spilles inn ovenfor administrasjonen og prosjektledelsen som en del av «vår nye arbeidsform». Den kan f.eks. legges inn som «Ressurs» i Outlook. El-sykler kan også legges inn i en slik pool. Ansvar: Prosjektledelsen ved Eirik Lie.

15 b) Antallet av- og kvaliteter på møterom i 1. etasje må trolig revurderes. Behovet synes større enn det som er skissert i Forprosjektet. Brukergruppa «borgere /politikere» ser på samme problemstillingen. De skal også skaffe en oversikt over møteroms-behov, for å bl.a. vurdere om noen store møterom i 1. etg. bør ombygges til noen flere små (for 4 personer). Dag-Christer og Ottar skal besøke NAV og Flyktningkontoret for å se på deres møteroms-behov og hvordan de er utstyrt. Erfaringene som de to brukergruppene kommer fram til, skal samkjøres og legges fram for prosjektledelsen Oversikt over avdelinger/enheter som har publikumskontakt. Disse skal rangeres etter besøksvolum. Brukerne skal innhente disse opplysningene. Resultatet vil bli et verktøy (nærhetsdiagram) som viser hvordan avdelinger/enheter anbefales lokalisert i bygget. Oversikten fra Dag-Christer R. og HO-avd., som var vedlagt innkallingen til dette møtet, viser en nedgang på personlige- og telefoniske henvendelser til kommunen. Servicetorget opplyser at besøkstall viser en nedadgående kurve. Servicetorget har registrert et daglig gjennomsnitt på ca. 400 besøkende og telefonhenvendelser. Tildelingskontoret har flest henvendelser. Servicetorget skal snarets starte en ny undersøkelse for å kartlegge publikumskontakten i kommunen. Denne vil omfatte både personlig oppmøte og telefonkontakt Etasje- og romgjennomgang Brukerne skal gjennomgå hvert plan i bygget slik de framkommer i Forprosjektet. Dette skal gjøres med tanke på funksjon, materialvalg, logistikk, møblering, m.m. Dette vil være en overordnet sak, som brukerne vil jobbe med i hele prosessen Romskjema. Prosjektledelsen (ARK), i samarbeide med rådgiverne, skal utarbeide romskjema hvor detaljer for hvert rom skal kommenteres. Romskjema er ikke laget enda Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Neste møte blir tirsdag 1. desember. Innkalling kommer. Bodø, den 10. november 2015 Brukerkoordinator

16 Protokoll fra møte med brukergruppen «bygg». Møte Tid: 1. desember 2015, kl Sted: Møterom 5. etg. Dronningensgate 14 Innkalles: Jonas Bjørklund, Hedvig P. Holm, Ludvik Gundersen, Dag-Christer Røberg, Stig Bjarne Hanssen og. Meldt fravær: Ann-Merethe Larsos Kristensen, Terje Jensen og Frank Roger Nilsen. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Morten Handberg, Eirik Lie og Ragnhild Skålbones møtte. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Eirik L. ga en orientering fra siste Formannskapsmøte, primært om «Finansiering av Rådhusprosjektet», som ble godkjent mot stemmer fra Rødt og SP. Forslaget om at politiske styringsgrupper skal erstattes med administrative, ble vedtatt. Det skal være møte med kommunaldirektører ang. midlertidig lokalisering i byggeperioden. Fordelingen er ikke avsluttet. Vollen er uavklart. Barne & Fam.enheten skal ikke dit. De ønsker å være samlet, og ser på Vollen som et godt fremtidig alternativ. De ønsker ikke seg inn i rådhuset, av flere årsaker. Hvem som skal inn i rådhuset, blir tema i ledersamling før jul. Entrepriseform er ikke bestemt. Brukerne anbefaler Byggherrestyrt. Politikerne har signalisert sine ønsker og behov for tilrettelegging av 4. etg., samt møterom. Dette skal være blant tema i info-møte om prosjektet den 14. desember, hvor Eirik L. og Knut S. skal orientere gruppeledere og tillitsvalgte/verneombud. Dag-Christer og Ottar orienterte om deres besøk hos Flyktningkontoret (FK) og NAV, hvor arb.plass- og møteromsituasjonen ble tema. FK må ha egen resepsjon og disponering av møterom i 1. etg. NAV planlegger å gjøre om cellekontor til felleskontor, bl.a. for å spare plass. De har ingen behov for møterom som er spesielt lydisolert. Vi skal forsøke å få arrangert et brukerrådsmøte før jul, for å koordinere informasjon og oppgaver mellom brukergruppene Oppfølgingssaker Hvilke avdelinger/enheter har spesielle behov (tekniske-, lokalisering-, sikkerhetsandre)? Brukerne skal innhente opplysninger, og utarbeide forslag til tiltak. Andre innspill som skal følges opp:

17 a) Tjenestebil-pool for kommunale kjøretøy ble innspilt for videre tiltak til Eirik Lie. Han mener dette vil kunne inngå i oppgavene til det kommende Fasilitets Managementet. Det har ikke noe med selve byggeprosjektet å gjøre, men vil være en del av HR. Forslag om at det bør etableres en mobilitetsanalyse for å samordne disse behovene. b) Antallet av- og kvaliteter på møterom i 1. etasje må trolig revurderes. Behovet er uavklart da det ennå ikke er bestemt hvor mange- og hvilke avdelinger som skal inn i bygget. Samhandling mellom brukergruppen for borgere/politikere og denne gruppen angående denne saken. Hvilke erfaringer har andre som nå jobber slik vi skal jobbe? Teknologisk utvikling kan effektivere og gjøre behovet for personlige møter mindre. Sikkerhetsrådgiver og brukere må samarbeide om ulike sikkerhetsbehov og sikkerhetssoner i bygget Oversikt over avdelinger/enheter som har publikumskontakt. Disse skal rangeres etter besøksvolum. Brukerne skal innhente disse opplysningene. Resultatet vil bli et verktøy (nærhetsdiagram) som viser hvordan avdelinger/enheter anbefales lokalisert i bygget. Eirik opplyste om at nærhetsdiagram og samhandling med enhetsledere vil være en del av bestilt konsulentoppdrag. Nye innspill forventes i møtet. Følgende spørsmål ble stilt: Hvem er det som samhandler? Hvor skal de være lokalisert? Hvem bygger vi for? Hvordan jobber folk. Hvem har «støyende» arbeidsoppgaver, og hvem har «stille» oppgaver? Ledere og mellomledere må ha kunnskap om egen avdeling-/ enhets behov for nærhet til andre avdelinger-/ enheter. Når det gjelder plassering av avdelinger i bygget mente prosjektledelsen det var for tidlig å sette dette. Det ble foreslått fra brukergruppa å plassere teknisk avd., da disse kan se ut til å ha de mest spesielle behovene. Dette gjelder spesielt innredning i underetasjen. Servicetorget opplyser at besøkstall viser en nedadgående kurve. Servicetorget har registrert et daglig gjennomsnitt på ca. 400 besøkende og telefonhenvendelser. Tildelingskontoret har flest henvendelser. En mer detaljert oversikt er ikke ferdig utarbeidet av Servicetorget Etasje- og romgjennomgang Til neste møte, skal brukerne gjennomgå hvert plan i bygget slik de framkommer i Forprosjektet. Dette skal gjøres med tanke på funksjon, materialvalg, logistikk, møblering, m.m. Dette vil være en overordnet sak, som brukerne skal arbeide med framover Romskjema. Prosjektledelsen (ARK), i samarbeide med rådgiverne, skal utarbeide romskjema hvor detaljer for hvert rom skal kommenteres. Romskjema er ikke laget enda Eventuelt Ingen nye saker ble meldt. Det vil ikke bli noe brukermøte før etter Bystyremøtet. Egen innkalling vil bli utsendt. Bodø, den 1. desember 2015 Brukerkoordinator

18 Protokoll fra møte med brukergruppen «bygg». Møte Tid: 15. desember 2015, kl Sted: Møterom 5. etg. Dronningensgate 14 Til stede: Jonas Bjørklund, Hedvig P. Holm, Ludvik Gundersen, Ann-Merethe Larsos Kristensen, Terje Jensen, Frank Roger Nilsen, Stig Bjarne Hanssen og. Meldt fravær: Dag-Christer Røberg. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Morten Handberg møtte. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Ottar orienterte om Bystyrets behandling av byggeprosjektet, den 10. desember, hvor finansieringen av Rådhusprosjektet ble vedtatt mot Rødts fire stemmer. Arbeidet med prosjektet videreføres. Styringsgruppene foreslås videreført, men endret fra politiske- til administrative styringsgrupper. M.a.o. uten politikere i disse gruppene. Innspill til prosjektledelsen: Hvem skal iverksette dette, og når skal disse være operative? Brukerne ønsker svar på dette. Til brukergruppen for borgere og politikere, har politikerne signalisert at de vil ha cellekontor for ordfører, varaordfører og gruppeledere, samt egne møterom i 4. etg. En eventuell omarbeidet design på denne etasjen, vil kanskje legge føringer for det videre arbeidet med etasjene. Prosjektledelsen for «Vår nye arbeidsform» har mottatt tilbud på anskaffelsen «Ny arbeidsform», og det er inngått kontrakt med «Mellomrom». Innspill til posjektledelsen: Brukerne savner orientering om denne prosessen, og på betydningen «Mellomrom» skal ha i den videre fremdriften i de ulike fagene, i og med at den svært trolig vil få innvirkning på brukergruppenes arbeid. Det skal arrangeres Ledersamling den 17. og 18. desember. I samlingen skal det bl.a. gis en avklaring på hvem som skal inn i midlertidige lokaler i byggeperioden, -hvor de skal lokaliseres og hvem (hvilke avdelinger/enheter) som skal inn i det nye Rådhuset. Innspill til Eirik Lie/Knut Svendsen: Brukerne i denne gruppen ønsker å få referat fra dette møtet, spesielt om hvem som skal inn i bygget, slik at brukerne kan forberede seg til neste brukermøte.

19 40.15 Oppfølgingssaker Hvilke avdelinger/enheter har spesielle behov (tekniske-, lokalisering-, sikkerhets- andre)? Brukerne skal innhente opplysninger, og utarbeide forslag til tiltak. Brukerne har blitt orientert av de avdelingene/enhetene som har gitt uttrykk for særskilte behov, både bygningsmessige og innredningsmessige. Informasjonen vil inngå i det videre arbeidet. De innspilte spesielle behov og ønsker fra avdelinger/enheter som krever strukturelle /bygningsmessige endringer i forhold til det som er foreslått i forprosjektet, leveres nå prosjektledelsen. Dette gjelder spesielt mottatte innspill fra Geodata og Byteknikk. Ansvar, Ottar b) Antallet av møterom og kvaliteter på disse i 1. etasje må trolig revurderes. Behovet synes større enn det som er skissert i Forprosjektet. Denne saken ble ikke gjennomgått i dagens møte (møte ). Se også Sak Dette blir tema på et møte med Servicetorget den 17. desember. Ansvar, Ottar: Innspill fra det møtet skal tas videre til denne brukergruppen Oversikt over avdelinger/enheter som har publikumskontakt. Disse skal rangeres etter besøksvolum. Brukerne innhenter forløpende disse opplysningene. Resultatet vil bli et verktøy (nærhetsdiagram) som viser hvordan avdelinger/enheter anbefales lokalisert i bygget. Ref. protokollen fra møte , og dette er ikke avsluttet Etasje- og romgjennomgang Til dette møtet skal brukerne gjennomgå hvert plan i bygget slik de framkommer i Forprosjektet. Dette skal gjøres med tanke på funksjon, materialvalg, logistikk, møblering, m.m. I møtet skal vi starte arbeidet med å se på løsningene i felleskap for eventuelt å komme med forslag til andre løsninger. Vi viser til sak 39.15, Orienteringer, hvor brukerne ønsker referat fra førstkommende Ledersamling, hvor det skal avklares hvem som skal inn i det nye rådhuset. Brukergruppen vil gi faglige råd til hvor avdelinger og enheter skal kunne lokaliseres i bygget. Prosjektledelsen må vurdere om dette innspillet fra brukerne skal behandles i styringsgruppen før det videresendes til arkitektene. Innspill til Eirik Lie: Prosjektledelsen må gi brukerne den siste reviderte oversikten over «Medarbeidere per lokasjon», som viser antall medarbeidere i hver avdeling/enhet som skal inn i Rådhuset Romskjema. Prosjektledelsen (ARK), i samarbeide med rådgiverne, skal utarbeide romskjema hvor detaljer for hvert rom skal kommenteres. Romskjema er ikke laget enda Eventuelt Det ble ikke tatt opp nye saker. Neste møte foreslås til tirsdag 5. januar. Innkalling vil bli utsendt i god tid. Bodø, den 15. desember 2015 Brukerkoordinator