Innkallingen til møtet ble gjort via Outlook den 30. juli i år, og hadde følgende ordlyd:

Transkript

1 Protokoll fra møte med brukergruppen «flytting», Tid: 2. september, kl Sted: Møterom 4. etg. på Rådhuset Til stede: Mariann B. Isaksen, Ludvik Gundersen, Geir A. Didriksen, Hedvig P. Holm og Wenche Høyforslett og. Fra prosjektledelsen møtte Frode Nilsen og Knut Svendsen Meldt fravær: Ingen. Innkallingen til møtet ble gjort via Outlook den 30. juli i år, og hadde følgende ordlyd: Brukergruppe, flytting: Velkommen til det første møtet for deg i brukergruppen, som i hovedsak skal jobbe med flytteprosessene! Dette møtet vil i første rekke være et oppstartsmøte, hvor vi skal møte hverandre, samt de i prosjektledelsen som vi skal samarbeide med. Jeg anbefaler at du, så godt det lar seg gjøre, setter deg inn i forprosjektet. Du finner det på Det vil ikke bli en formell saksliste til dette møtet, men vi skal drøfte litt rundt generelle problemstillinger og oppgaver som vil bli aktuelle i tiden framover. Det er ikke helt avklart hvem fra prosjektledelsen som deltar i møtet, utover at Knut Svensen har bekreftet at han kommer. Det er, og vil bli utfordringer når det gjelder møterom. Jeg har sett på flere alternativ, og prøvd å booke møterom som de fleste i gruppen vil ha nærhet til. Når det gjelder denne gruppen, så vil de første møtene bli holdt i 4. etasje på rådhuset. Så får vi se etter hvert om andre alternativ kan være bedre. Dette første møtet blir onsdag den 2. september kl. 12:00. Møtet vil vare til kl. 13:30 Det er satt opp en møteplan med ukentlige møter onsdager, til samme tid, fram til og med uke 50. Det er ikke planlagt møte i uke 41. Det er likevel ikke sannsynlig at det blir møter hver uke utover høsten. Dette vil bli styrt av gruppens arbeidsoppgaver. På hvert møte vil det bli informert om eventuelle kommende justeringer av møteplanen. Jeg har ferie i august, og jeg gleder meg til å ta fatt på disse spennende oppgavene sammen med deg! Med vennlig hilsen Dagens møte: (I og med at det ikke er satt opp saksliste til dette møtet, vil temaene i møtet være uten nummerering.) Ottar ønsket velkommen, og det ble gjennomført en presentasjonsrunde med møtedeltakerne. Frode Nilsen gjennomgikk en Power Point Presentasjon (PPP) av Eirik Lies «Forslag til Organisering av Rådmannens oppgaver i Rådhusprosjektet». Eirik Lie er fraværende denne uken, derfor møtte Frode N. i hans sted. (Presentasjonen ligger vedlagt protokollen.) Fokuset i Lies forslag ligger i organisasjonsutviklingen, og prosjektet «Vår nye arbeidsform». (Det ble tidligere kalt «Organisasjons Utvikling».) Her vises etableringen av en ny funksjon: «Facility

2 Management». En annen viktig funksjon, er at Ragnhild Skålbones kommer tilbake til kommunen for å ivareta brukerprosessen i dette prosjektet. Hun vil bli et viktig bindeledd mellom brukergruppene og «Vår nye arbeidsform», og vil være en naturlig deltaker i mange brukermøter framover. Han opplyste om at brukerne kan få i oppgave å se på forslag og alternative løsninger uten at disse er formelt vedtatt av f.eks. styringsgruppen. Dette er for øvrig ikke en uvanlig arbeidsmetode for brukergrupper. Knut Svendsen innledet med å si at Snorre Leivseth blir pensjonist i oktober, og at han vil overta som prosjektleder for utbyggingen av rådhusprosjektet. Leivseth har ledet dette arbeidet siden starten. Knut S. informerte om status for prosjektet, og poengterte viktigheten i at brukerne kommer i gang med sitt arbeid. Det er mange tanker og teorier om lokaliseringsalternativ av avdelinger og enheter. Snart må dette konkretiseres. Volden sykehjem peker seg ut som et godt kontoralternativ for ansatte i rådhuset i byggeperioden. Han informerte videre om at biblioteksføyen må være fraflyttet senest 1. november. Trafo i bygget må flyttes ut i november. Den dekker eget bygg pluss enkelte nabobygg. Møbler i bygget som ikke ivaretas, tilfaller entreprenør for rivningen. Rivning vil starte rett over nyttår. Ledelsens første oppgave til brukerne, blir å finne ut hva som skal med på flyttelasset, og hva kan kastes, event. overlates til andre. Det må skapes et miljø/modell på Volden, eller det stedet det skal flyttes til, som viser hvordan et arbeidsmijø i nybygget vil arte seg. Milepæler må settes opp av ledelsen, slik at brukerne vet når gitte oppgaver skal være løst. F.eks. må delprosjektet være ferdig justert senest 1. februar Selve detaljprosjektet skal være avsluttet i siste halvdel av april. Alle ansatte må være utflyttet av byggene senest mai 2016 Framdriftsplanen fra forprosjektet må justeres. Innflytting i nybyggene ca. november Hvem er ansvarlig leder for flyttingen? Frode N. foreslår at Per Gunnar Pedersen, Knut Svendsen og Eirik Lie møtes for å bestemme ansvarsforholdet. Ottar møter også. Ludvik G. informerte kort om IKT-løsninger knyttet til flytteprosessen, og om ny teknologi som skal inn i byggene. Ottar gjennomgikk raskt sammensettingen av de øvrige brukergruppene (hans PPP ligger vedlagt). Han informerte om mandatet til medlemmene av brukergruppene, og gjennomgikk eksempler på vedtatte rammebetingelser i prosjektet. Han ga også eksempler på kommende arbeidsoppgaver. Det er prosjektledelsen(e) som er oppdragsgiver for brukergruppene, og brukernes råd, forslag til løsninger og faglige vurderinger, skal rettes tilbake til prosjektledelsen(e) gjennom brukerkoordinatoren. Det ble åpnet for spørsmål underveis i møtet. Avslutningsvis ble det poengtert at i brukermøtene skal alle høres. Møtene skal ha «stor takhøyde», og gjerne være et forum for gode diskusjoner og drøftinger. Neste møte blir onsdag 9. september kl. 12:00 i møterommet i 4. etg. på Rådhuset (samme som i dag). Saksliste sendes ut etter hvert. Bodø, den 3. september, 2015 Brukerkoordinator

3 Protokoll fra møte med brukergruppen «flytting», Møte Tid: 9. september 2015, kl Sted: Volden Sykehjem Til stede: Mariann B. Isaksen, Geir A. Didriksen, Wenche Høyforslett og. Fra prosjektledelsen møtte Frode Nilsen og Eirik Lie. Meldt fravær: Ludvik Gundersen og Hedvig P. Holm Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll Protokollen fra møtet 2. september ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist, fast post. I henhold til mail fra Frode Nilsen, sendt ut den 8. sept., skal Eirik Lie ha ansvaret for å lede flytteprosessene Nye saker a) Befaring på Volden Sykehjem. Geir D. ordner tilgang til arealene. Det ble gjennomført en befaring av bygget. Dersom dette kan dekke behovet for midlertidige arbeidsplasser, anbefales det at Mosti (HO) snarest kontaktes av Frode N. og Eirik L. for å finne alternative lokaler for de som nå er i bygget. Maksbehovet som ønskes dekket er ca. 150 arbeidsplasser. Familieenheten ønskes samlet i et lokaliseringsalternativ. Antallet arbeidsplasser i dagens rådhus og banken, var ca. 96 per januar i år. På Volden må noe opp-pussing gjøres av snekker- og maler. Supplerende el-installasjoner må gjøres. Ventilasjon må oppgraderes, og akustikktiltak må iverksettes. Det må tas en overordnet beslutning om hvilke lokaliteter som kan tilflyttes, før brukerne går videre med sin jobb. Alternativene, i tillegg til Volden Sykehjem, kan være Kirkhaugen Skole, Speiderveien og Vågenes Gård. Frode Nilsen, Eirik Lie og Odd Erik Svensen innkalles til å delta i neste brukermøte, som blir onsdag 23. september, for å drøfte lokaliseringen for flyttingen b) Brukerne må vurdere hva som skal med på flyttelasset, og hva kan kastes, event. overlates til andre. Dette punktet utsettes til et senere møte Eventuelt Det ble ikke foreslått nye saker. Neste møte blir onsdag 23. september kl. 12 i 4. etg. på Rådhuset. Bodø, den 9. september 2015 Brukerkoordinator

4 Protokoll fra møte med brukergruppen «flytting», Møte Tid: 23. september 2015, NB! kl Sted: Møterom i 4. etg. på Rådhuset. Til stede: Mariann B. Isaksen, Ludvik Gundersen, Geir A. Didriksen, Wenche Høyforslett og. Fra prosjektledelsen møtte Eirik Lie. Av andre inviterte, møtte Odd Erik Svensen og Ragnhild Skålbones. Meldt fravær: Hedvig P. Holm Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. Ny sak: Valg av representant til Brukerråd, og invitasjon til fellesmøte den 29/9 ang. «Vår nye arbeidsform» ved Eirik Lie (se sak 10.15) Godkjenning av protokoll Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Ottar orienterte om aktiviteten i de øvrige brukergruppene Tidligere saker: 04.15a Videre utredning om Vollen Sykehjem kan være et tilflyttings alternativ. Eirik L. og Odd Erik S. deltar i møtet for å informere om saken. Odd-Erik S. informerte om oppgavene til BK Eiendom KF i anledning den kommende flytteprosessen. I et nylig møte med rådmannen, ble ulike lokaliseringsalternativ for flytteprosessen drøftet (se vedlegg). Det ble vedtatt at man går videre med Alternativ A, hvor Vollen Sykehjem tas i bruk. Alternativ A er komplekst og omfatter mange aktører og lokaliteter, men det jobbes ikke med andre alternativer nå. Det er søkt om bruksendring for Vollen Sykehjem, fra sykehjem til administrasjonsbygg. BK Eiendom KF skal ha ansvaret for å sette bygningsmassen i slik stand, at det tilfredsstiller forskriftene, bl.a. fra Arbeidstilsynet, brann, etc. Tidsfrister må settes for alle deler av flytteprosessen. Eirik L. gikk gjennom saken, og gjennomgikk også de ulike fasene i alternativ A. Det må lages en plan for organiseringen av prosessen. Møte om dette den 1. oktober. Mariann B. I. møter som representant for gruppen. Øvrige alternativ vil være Speiderveien 4 og Dr. gate 15 i tillegg til f.eks. Postgården. BK Eiendom KF ser på eksterne leiealternativ i sentrum. Pris, teknologi o.a. er avgjørende faktorer. Gruppen bør knytte kontakt mot Barne- og Familietjenesten, for å drøfte deres behov. Kjersti Rognved bør kontaktes angående rutiner for flytting av arkiv. Kunst i byggene må ivaretas. Dette er et administrativt ansvar. Det samme gjelder etableringen av et kunstutvalg for byggeprosjektet b Brukerne må vurdere hva som skal med på flyttelasset, og hva kan kastes, event. overlates til andre. Før man gir bort eller kaster møbler og inventar i forbindelse med flytteprosessene, må det

5 sjekkes om det er noen spesielle retningslinjer som må følges, f.eks. om det som kastes skal ajourføres Eventuelt Det ble bestemt at denne gruppen skal delta sammen med brukergruppen for bygg og brukergruppen borgere/politikere i et felles info-møte om «Vår nye arbeidsform» den 29. september kl. 08:30. Møtet ledes av Eirik Lie, og holdes i Bystyresalen. Egen innkalling følger. Mariann B Isaksen ble valgt som gruppens representant i Brukerrådet. Bodø, den 23. september 2015 Brukerkoordinator

6 Protokoll fra møte med brukergruppen «flytting», Møte Tid: 14. oktober 2015 kl Sted: Møterom i 4. etg. på Rådhuset. Til stede: Mariann B. Isaksen, Ludvik Gundersen, Hedvig P. Holm, Geir A. Didriksen, Wenche Høyforslett og. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Eirik Lie møtte. Meldt fravær: Ingen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll Protokollen ble godkjent med få endringer Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Brukerne blir innkalt til et oppfølgingsmøte om «Vår nye arbeidsform», den 20. okt. Øvrig informasjon til medarbeidere om prosjektet må iverksettes. Vi må styrke samarbeidet med info-avdelingen, og be om at kommunikasjonsplanen for prosjektet settes i verk Tidligere saker til oppfølging: 04.15b Brukerne må vurdere hva som skal med på flyttelasset, og hva kan kastes, event. overlates til andre. Bygdebøker og bøker om Bodøs historie må tas vare på og lagres på egnet sted. Ansvar OK-avd.? Møbler fra biblioteks fløyen og andre deler av Rådhuset som ikke skal brukes, må tas vare på. Disse må vurderes solgt/gis bort til ansatte, eventuelt også til publikum. Møblene må mellomlagres på f.eks. Kirkhaugen Skole eller et annet egnet sted før de kan selges/gis bort. Det kan f.eks. arrangeres en «Åpen Dag» for dette. Ansvar BK Eiendom KF? Ottar kontakter Odd-Erik Svensen «Orientering om midlertidig utflytting fra Rådhuset og «Banken». Saksframlegg/referatsak ble sendt brukerne før møtet. Eirik L. orienterte om saksframlegget, hvor det meste dreide seg om Barne- & Familieenhetens foreslåtte disponering av Vollen Sykehjem. Ludvik G. orienterte om planene for framdrift på teknisk side, i hovedsak IKT. Saken behandles i førstkommende SLM. Av andre ledige lokaler nevnes: 3. etasje i Teamgården, og Sjøgata 22. Eirik L. informerte om at skal være et drøftingsmøte ang. flytteprosessen. Info kommer. Driftspartnere på IT ønsker at ei helg settes av til flytting Eventuelt Nye saker: Ludvik G. har utarbeidet en strategi og verktøy for logistikk og infrastruktur med tanke på den kommende flytteprosessen. Han skal presentere dette på neste møte. Neste møte blir onsdag 21. oktober. Innkalling kommer.

7 Bodø, den 14. oktober 2015 Brukerkoordinator

8 Protokoll fra møte med brukergruppen «flytting», Møte Tid: 21. oktober 2015 kl Sted: Møterom i 4. etg. på Rådhuset. Til stede: Mariann B. Isaksen, Ludvik Gundersen, Hedvig P. Holm, Geir A. Didriksen, Wenche Høyforslett og. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Eirik Lie møtte. Fravær: Ingen Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen fra forrige møte ble godkjent Div. orienteringer. Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Bl.a. orientering om resultatet av SLM-behandling av Eirik Lies sak «Barne- og familieenheten og bruk av lokaler i tidl. Vollen sykehjem». SLM- tok ingen beslutning angående nevnte sak. Det må gås ny runde for å se på kostnadsberegning, etc. for bruk av Vollen Sykehjem. Det finnes 3 forslag, og de må reduseres til ett som må godkjennes for iverksetting. Det må finnes svar på hvordan dette kan fullfinansieres. Brukergruppen tok saken til orientering Tidligere saker til oppfølging: 04.15b Brukerne må vurdere hva som skal med på flyttelasset, og hva kan kastes, event. overlates til andre. Denne saken vil være en overordnet sak som gruppen vil jobbe med i prosessen Strategi og verktøy for gjennomføring av flytteprosessen(e). Ludvik G. presenterte ei komplett løsning for overordnet administrasjon av flytteprosessen basert på data hentet fra lønnssystemet. Løsningen er integrert med Office Pakken noe som gir mange muligheter for selektering av diverse infodata som så kan sendes ut til brukere. Det ble i møtet demonstrert muligheter for utsending av flettebrev samt diverse utplukk av lister selektert på kombinasjoner av felter som ligger inne i løsningen. Gruppen tok informasjonen til orientering, og det ble konkludert med at den enkelte berørte leder skal ta ansvar for sin del av flyttingen og ikke slik ovennevnte system legger opp til at ansvaret skulle være sentralisert og styrt av gruppen «flytting» Eventuelt. Innspill til Styringsgruppen: Brukergruppen for flytting anbefales endret til en arbeidsgruppe for flytteprosessene. Mandatet må endres til et besluttende organ, og arbeidsgruppen må få et utvidet økonomisk ansvar. Forslag til innspill: Brukergruppen for flytting endres til arbeidsgruppe for flytteprosessene, og inngår under Eirik Lies prosjektledelse. Arbeidsgruppens leder er Mariann Bakken Isaksen.

9 Neste møte blir onsdag 4. november. Innkalling kommer. Bodø, den 22. oktober 2015 Brukerkoordinator

10 Protokoll fra møte med brukergruppen «flytting», Møte Tid: 04. november 2015 kl Sted: Møterom i 4. etg. på Rådhuset. Til stede: Mariann B. Isaksen, Ludvik Gundersen, Geir A. Didriksen, Wenche Høyforslett og. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Eirik Lie møtte. Meldt fravær: Hedvig P. Holm, Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen fra forrige møte ble godkjent Div. orienteringer. Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Det blir fattet beslutning om dette skal være en brukergruppe eller arbeidsgruppe. Neste møte i styringsgruppen er ikke fastsatt. Brukergruppen kan komme med forslag/innstilling til prosjektledelsen, men kan ikke fatte vedtak Tidligere saker til oppfølging: 04.15b Brukerne må vurdere hva som skal med på flyttelasset, og hva kan kastes, event. overlates til andre. Denne saken vil være en overordnet sak som gruppen vil jobbe med i prosessen Strategi og verktøy for gjennomføring av flytteprosessen(e). Venter på avklaring om brukergruppen blir omgjort til arbeidsgruppe. Det er ønskelig å bruke mye av utstyret vi har i dag på vollen, det betyr at når IKT løsningene går ned på Rådhuset må alt være klarlagt på Vollen for å unngå nedetid Eventuelt. Geir Didriksen informerer om at Barne og familieenheten har fått innspill fra arkitektene ang Vollen Sykehjem denne er sendt Grethe Willumsen (1 uke forsinket, skulle vært levert 29 oktober) Barne og familieenheten Valgmuligheter pr dags dato for Barne og Familieenheten: 1 Varig opphold på Vollen 2 Samlet på Vollen eller samlet på Rådhuset 3 La B&F være slik som de er lokalisert i dag Alle alternativene medfører kostnader, må besluttes hva som blir mest hensiktsmessig for alle parter.

11 32.15 Vollen sykehjem Venter på avklaring om midlertidig eller varig oppussing. Geir Didriksen opplyser at oppussingen vil ta ca 8 måneder, varig oppussing av 1 etg er estimert til rundt 18 millioner kroner (avgjørelsen ligger hos administrasjonen). Vollen sykehjem kan ikke tilbakeføres til sykehjem, for å kunne gjøre det må bygget godkjennes i brannklasse 6 noe som vil medføre store kostnader Rådhuset Bodø kommune har lukket pålegget fra arbeidstilsynet som omfattet: Langsiktig plan (full renovering/nytt rådhus) Kortsiktig plan (vifter, printere i egne rom osv) Rådhusprosjektet vil få en endelig beslutning i bystyret 11 desember, et av brukergruppens fokusområder fremover vil være å få problemstillinger/behov klarlagt. Frem mot neste møte i brukergruppen blir det korrespondert på mail, saker og/eller spørsmål bes meldes inn til referent. Neste møte blir onsdag 2. desember. Innkalling kommer. Bodø, den 04. november 2015 Mariann Bakken Isaksen HR-konsulent

12 Protokoll fra møte med brukergruppen «flytting», Møte Tid: 2. desember 2015 kl Sted: Møterom i 4. etg. på Rådhuset. Til stede: Mariann B. Isaksen, Ludvik Gundersen, Hedvig P. Holm, Wenche Høyforslett og. Meldt fravær: Geir A. Didriksen. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Eirik Lie og Morten Handberg møtte. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent Div. orienteringer. Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Eirik L. ga en orientering fra siste Formannskapsmøte, primært om «Finansiering av Rådhusprosjektet». Møtets innstilling til Bystyret ble at byggeprosjektet videreføres mot stemmene fra Rødt og SP. Det foreslås at det skal være administrative styringsgrupper, ikke politiske. I ledersamlingen den desember, vil det bli tatt avgjørelser om hvem som skal inn i det nye rådhuset. Kulturkvartalet Stormen, OCEM og DRDH (arkitektene) mottok Betongelementprisen for 2015 i går. I dag er prosjektet nominert til belysningsprisen, og i morgen til Betongplaten Tidligere saker til oppfølging: 04.15b Brukerne må vurdere hva som skal med på flyttelasset, og hva kan kastes, event. overlates til andre. Denne saken vil være en overordnet sak som gruppen vil jobbe med i prosessen. Brukerne anbefaler at det lages en kartlegging av møbler og utstyr, både av det som skal kastes (flyttes til f.eks. Kirkhaugen skole) og det som skal benyttes i byggeperioden. Det foreslås at ledere for hver avdeling/enhet får ansvaret for dette. Det anbefales at det lages eksempler på innredning på Vollen. Dette gjøres av interiørarkitekt og en egen gruppe Avklaring om brukergruppen kan omgjøres til arbeidsgruppe. Denne avklaringen må gjøres av Styringsgruppen. Den er ikke avklart. Ottar O. sender et brev til Rådmann og Monica Ahyee og ber om at styringsgruppen tilrår denne omgjøringen Barne- og Familieenheten. Orientering om status. De skal ikke inn i Vollen på det nåværende tidspunktet. Det koster ca. 30 mill. å tilrettelegge bygget til deres formål. I byggeperioden skal de være der de er i dag. Mulig flytting til Vollen senere.

13 32.15 Vollen Sykehjem Orientering om status. Eirik L. informerte om at det vil koste ca mill. å gjøre strakstiltak slik at rådhusets- og bankens medarbeidere kan flytte til Vollen under byggeprosessen. Politikerne ønsker å være i sentrum. Postgården kan være ett alternativ. Et annet alt. er at Lønn flytter fra Dr.gt. 14 til Vollen sammen med øvrig Rådhus-stab, og at politikerne overtar Lønns lokaler i Dr.gt. 14. Det er for øvrig flere andre muligheter for leie av lokaler i sentrum, f.eks. 3. etg. i Central Atrium i Dr.gt Rådhuset Denne saken ble tatt under sak 36.15, «Div. orienteringer» Eventuelt Det ble ikke tatt opp nye saker, utenom sak 39.15, Flytteplan. Neste møte i brukergruppen blir den 6. januar, dersom det ikke oppstår saker som krever innkalling til et møte før den tid Flytteplan Brukerne anbefaler at det lages en egen organisasjonsplan med ansvarlige som skal dekke alle deler av flytteprosessen(e). Brukerne foreslo at det blir laget en flytteplan, gjerne med organisering av ansvar og oppgaver. Ansvar: Prosjektledelsen. Dersom brukergruppen omgjøres til arbeidsgruppe (se sak 29.15) kan denne arbeidsoppgaven fordeles i gruppen. Bodø, den 2. desember 2015 Brukerkoordinator