INNKALLING STYREMØTE

Transkript

1 INNKALLING STYREMØTE Møte 01/2016 Tid: Kl. 18 Sted: Møterommet Bjølsenhallen Innkalles: Arbeidsutvalget og avdelingenes representanter Frafall: Anders Scheldrup Lyng, Sonia Gjesdal, Sverre Midtun. SAKSLISTE Sak 01/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Saksvedlegg Innkalling styremøte nr. 01/2016 Innkallingen godkjennes uten anmerkninger Sak 02/2016 Godkjenning av protokoll møte nr. 10/2015 Leder informerer Referatene fra de to AU- møtene som er avholdt i 2016 er også lagt ved. Saksvedlegg Protokoll styremøte nr. 10/2015. Referat AU- møte 28. januar Referat AU- møte 16. februar Protokollen fra styremøtet godkjennes uten anmerkninger. Referatene fra AU- møtene tas til orientering. Sak 03/2016 Regnskapsrapport Tidligere vedtak: Møte 10/2015 sak nr. 56: Utkast til budsjett 2016 vedtas. Forslag til rutiner for budsjettoppfølging vedtas Årsregnskap 2015: Årsregnskapet for 2015 er sendt til revisor. Foreløpig resultat viser et overskudd på i underkant av kr ,-, dette er før avskrivninger. DL går gjennom regnskapet på møtet. Det tas sterke forbehold om endringer, da revisor alltid har noe å utsette. Regnskap 2016: AU behandlet regnskapsrapport for januar 2016 i sitt møte 16. februar, se vedlagte rapport og referat. Rapporten er sendt til avdelingenes representanter og avdelingslederne. Saksvedlegg Regnskapsrapport januar 2016.

2 Sak 04/2016 Status medlems- og treningsavgift 4. Kvartal 2015 Tidligere styrevedtak: Møte nr. 9/2015 sak 48: Styret tar gjennomgangen til orientering. Alle avdelinger skal følge opp utestående fra både 2014 og Avdelingene skal få tilsendt bedre og hyppigere oversikter over hvilke medlemmer som har hva utstående Vedlagt ligger oversikt over status på medlems- og treningsavgift for 4. Kvartal 2015, under er det viktigste oppsummert. Status medlems- og treningsavgift 4. Kvartal 2015: Fakturert Betalt Ubetalt Q Q Q Q DLs kommentarer: Tall for den enkelte avdeling for både 2014 og 2015 ligger i den vedlagte rapporten. De nye avdelingene må innarbeide klubbens rutiner, de store avdelingene må bli bedre på å gjennomføre rutinene. Samlet utestående i Sagene IF: 2013 og tidligere SUM DLs kommentarer: Beløpet for 2013 har styret tidligere vedtatt at skal avskrives over 3 år, 2015 er år nr. 2. Beløpet for 2014 var i januar 2015 på om lag kr, det har således kommet inn en god del ila Beløpet for 2015 er høyt, men det sett i forhold til at vi hadde flere medlemmer i 2015 enn i 2014, så er det framgang å spore. Det er sannsynlig at det kommer inn en god del mer av 2015 beløpet ila AUs forslag til løsninger: 1. Alle avdelingene i Sagene IF skal ha en medlemsansvarlig, forslag til mandat ligger vedlagt. 2. Alle fakturaer for utestående treningsavgifter fra 2013, 2014 og 2015 sendes til inkasso, det legges ikke på noe gebyrer. Alle som etter dette ikke har betalt, slettes umiddelbart som medlemmer av Sagene IF. Når prosessen er gjennomført, tar styret stilling til hva som skal gjøres med det beløpet som da er utestående for 2014 og Fast bruk av inkasso: Enten: Alle fakturer for treningsavgift fom 2016 som ikke et betalt etter at fristen har gått ut og nødvendige purringer er sendt, sendes til inkasso. Eller: Alle fakturaer for treningsavgift fom 2016 som ikke er betalt når året er omme og et tilstrekkelig antall purringer er sendt, sendes til inkasso. Styret bes diskutere løsningene og fatte et vedtak. Saksvedlegg Status medlems- og treningsavgift 4. kvartal 2015 Alle avdelinger skal etter årsmøte 2016 utnevne en medlemsansvarlig, foreslåtte mandat vedtas. Alle fakturaer for utestående treningsavgifter fra 2013, 2014 og 2015 sendes til inkasso, det legges ikke på noe gebyrer. Alle som etter dette ikke har betalt, slettes umiddelbart som medlemmer av Sagene IF. Når prosessen er gjennomført, tar styret stilling til hva som skal gjøres med det beløpet som da er utestående for 2014 og 2015.

3 Sak 05/2016 Oppfølging strategi Q Tidligere vedtak: Møte nr. 5/2015 sak 28. Strategien gjennomgås på alle styremøter og status oppdateres fortløpende på hvert styremøte Styret skal legge fram status på oppfølgingen av strategien for 2015 på årsmøte. AU har laget et forslag til samlet statusrapport for hele året, se vedlegg. Styret bes gå gjennom og vedta endelig statusrapport. Saksvedlegg Oppfølgingsskjema strategi Statusrapport for strategioppfølging for 2015 vedtas og legges inn i årsrapporten for Sak 06/2016 Kommunikasjonsplan for Sagene IF Tidligere styrevedtak: Møte 10/2015 sak 58: Daglig leder skal utarbeide et utkast til kommunikasjonsplan for Sagene IF til første AU- møte i 2016 DL har utarbeidet en plan og denne er diskutert i AU (ref vedlagte referat fra AU- møtene). Planen er laget med utgangspunkt i de behov klubben har og som styret diskuterte i møte 9/2015, og som er beskrevet i innledningen av planen. Den inneholder følgende kapitler: 1), 2) Kommunikasjonslinjer, 3) Offisielle kommunikasjonskanaler, 4) Kommunikasjonsstruktur hovedlaget, 5) Kommunikasjonsstruktur avdelingene, 6) Overordnede lover, regler og retningslinjer. Styret bes gjennomgå planen, gjøre nødvendige endringer og fatte endelig vedtak. Saksvedlegg Veien videre: Planen publiseres på nett og iverksettes umiddelbart, DL har hovedansvaret for dette. Kapittelet om kommunikasjonslinjer tas med i organisasjonsplan (vedtas på årsmøtet) Forslag til kommunikasjonsplan for Sagene IF. Forslag til kommunikasjonsplan for Sagene IF vedtas. DL publiserer og iverksetter planen umiddelbart. Kapittelet om kommunikasjonslinjer skal legges inn i Sagene Ifs organisasjonsplan som vedtas på årsmøtet Sak 07/2015 Utbyggingen av Voldsløkka Status: Skatehall: Byggingen er i gang, skal stå ferdig i november Kommunen har gitt en lokal skateklubb ansvaret for å drifte bygningen. Landhockey/ kunstis/klubbhus: Sagene IF var i møte med byråden 5. februar, og her kom følgende fram: Forprosjektet er droppet for å spare tid, en har isteden kvalitetssikret tidligere forprosjekter. Det sendes bestilling på anlegget fra byrådsavdelingen til Bymiljøetaten/KID ila februar. Spaden skal i jorda ila En ser hvor langt en kommer med de 75 mil, målet er å få til alt, også klubbhus. Sagene IF må nå starte arbeidet med å definere sine ønsker for anlegget, en bør da legge opp en prosess der alle avdelingene får komme med sine innspill. Byråden er invitert til og kommer på befaring på Voldsløkka? (ref. styrevedtak møte 10/2015), her vil vi gjenta vårt budskap om at det haster, at klubbhus er viktig og hvilke

4 muligheter som finnes på området. Vi vil også ta opp at en nå må komme i gang med reguleringen av den sydlige delen av Voldsløkka. Sørlige delen av Voldsløkka: Kampen om hva en reguleringsplan skal inneholde har så vidt begynt. DL jobber da for å gjennomslag for det styret har vedtatt (moderat fotballstadion, OBIK- hall og skole), og dette er også lagt inn i forlaget til strategi for Vårt ønske om en skole på Heidenreich er tidligere sendt inn til kommunen ifm høring om saken. Vårt syn om hvilke anlegg vi ønsker inn er også sendt til ISU- Sagene, OIK, OBIK og Skeid, og DL jobber for at ISU- Sagene skal ta ansvar for å få fram et felles standpunkt/ budskap i saken. På befaringen med byråden vil vi først og fremst påpeke viktigheten av å komme i gang med reguleringsarbeidet. Saksvedlegg Styret bes diskutere følgende: Landhockey/kunstis/klubbhus: Hva slags prosess skal vi legge opp til internt i klubben for å finne svar på: Hvilke funksjoner/behov ønsker vi at anlegget skal dekke? Hvilke konkrete innspill har vi til hvordan anlegget skal utformes? Ønsker klubben å legge egne midler inn i anlegget og hva er i så fall rammene for dette? Hvordan ønsker vi at anlegget skal driftes? Sørlige delen av Voldsløkka: Har styret innspill/kommentarer til videre plan/strategi i saken? Sak 08/2016 Årsmøte 2016 Tidligere vedtak: Møte nr. 10/2015 sak nr. 57:? Årsmøte i Sagene IF avholdes torsdag 31. mars 2016 kl på Sagene samfunnshus Status på forberedelsene: Lokaler er booket (Kay- salen). Innkallingen er publisert på sageneif.no og distribuert på Facebook. Avdelingene er orientert om datoen for årsmøtet og de har fått nødvendig info fra valgkomiteen om hvilke verv de må skaffe kandidater til. Valgkomiteen er i gang med sitt arbeid og har publisert ønske om innspill til kandidater. Hva mangler? Årsberetning utkast diskutert i AU, legges fram for vedtak/signering på møte 17. mars. Årsregnskap er sendt til revisor, legges fram for vedtak/signering på møte 17. mars. Budsjett styret har vedtatt utkast, endelig legges fram og vedtas i møte 17. mars. Styret må vedta innstilling til ny valgkomitè EE er på saken, vedtas i møte 17. mars. Behandle innkomne forslag frist for innsending 17. mars, behandles på møte 17. mars. Forslag til avgifter i hovedlaget AU har diskutert saken, forslag ligger vedlagt. Lov for Sagene IF AU har laget utkast, ligger vedlagt sammen med en bakgrunnsinfo. Strategi for 2016 AU har laget utkast, ligger vedlagt. Organisasjonsplan AU har laget utkast, ligger vedlagt, her er kommunikasjonslinjene i klubben lagt inn. Kontrollkomiteen må settes i gang DL er på saken. Avdelingene må orienteres om hva de må forberede til årsmøtet: årsrapport, budsjett, treningsavgifter DL sender ut info og maler rett etter styremøtet. Styret bes gå gjennom, diskutere og vedta forslagene i de punktene som er markert i rødt. Arbeidsutvalget og DL holder i forberedelsene til årsmøtet.

5 Saksvedlegg Forslag til avgifter i hovedlaget 2016 Utkast til ny lov for Sagene IF Utkast til strategi for Sagene IF 2016 Utkast til organisasjonsplan for Sagene IF. Forslag til avgifter i hovedlaget vedtas. Utkast til ny lov for Sagene IF vedtas. Utkast til strategi for Sagene IF 2016 vedtas. Utkast til organisasjonsplan for Sagene IF vedtas. Sak 60/2015 Saksvedlegg: L og DL informerer L og DL informerer om følgende saker: 1. Ansettelse av anleggskonsulent status ref vedtak styremøte 10 sak nr Omorganisering av allidretten status ref vedtak styremøte 10 sak nr Diverse kurs våren 2016 førstehjelpskurs, anti- doping kurs 4. Anleggsdrift: Bjølsenhallen, Bjølsen kunstgress, Voldsløkka kunstis, Voldsløkka garderober. 5. Signering av avtale med bydelen endelig avtale ligger vedlagt. Samarbeidsavtale Sagene IF bydel Sagene Styret tar gjennomgangen til orientering. Møteplan for hovedstyret våren 2016 (vedtatt styremøte møte nr. 10/2015, se Sagene Ifs årshjul her) 19. januar: AU- møte se referat vedlagt. 16. februar: AU- møte se referat vedlagt. 23. februar: Styremøte (Rapportering 4. kvartal 2015). 10. mars: AU- møte (Regnskap feb 2016, forberede styremøte 17/3) 17. mars: Styremøte (Forberedelser årsmøtet) 31. mars: Årsmøte 2016