Protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde»,

Transkript

1 Protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Tid: 2. september, kl Sted: Møterom Herredshuset, 1. etg. Til stede: Knut Kaspersen, Marcus Zweiniger, Terje Jensen, og Hans-Henrik Nordhus og Ottar Olaussen. Fra prosjektledelsen møtte Frode Nilsen, Sissel Olga Pettersen og Knut Svendsen Meldt fravær: Svein Ole Lindquist. Innkallingen til møtet ble gjort via Outlook den 30. juli i år, og hadde følgende ordlyd: Brukergruppe, byrom/uteområde: Velkommen til det første møtet for deg i brukergruppen, som i hovedsak skal jobbe med byrom og uteområdet! Dette møtet vil i første rekke være et oppstartsmøte, hvor vi skal møte hverandre, samt de i prosjektledelsen som vi skal samarbeide med. Jeg anbefaler at du, så godt det lar seg gjøre, setter deg inn i forprosjektet. Du finner det på Det vil ikke bli en formell saksliste til dette møtet, men vi skal drøfte litt rundt generelle problemstillinger og oppgaver som vil bli aktuelle i tiden framover. Det er ikke helt avklart hvem fra prosjektledelsen som deltar i møtet, utover at Knut Svensen og Sissel Olga Pettersen har bekreftet at de kommer. Det er, og vil bli utfordringer når det gjelder møterom. Jeg har sett på flere alternativ, og prøvd å booke møterom som de fleste i gruppen vil ha nærhet til. Når det gjelder denne gruppen, så vil de første møtene bli holdt på Herredshuset i møterommet i 1. etg. til Bodø kommunale Eiendommer KF. Så får vi se etter hvert om andre alternativ kan være bedre. Dette første møtet blir onsdag den 2. september kl. 09:00. Møtet vil vare til kl. 10:30 Det er satt opp en møteplan med ukentlige møter onsdager, til samme tid, fram til og med uke 50. Det er ikke planlagt møte i uke 41. Det er likevel ikke sannsynlig at det blir møter hver uke utover høsten. Dette vil bli styrt av gruppens arbeidsoppgaver. På hvert møte vil det bli informert om eventuelle kommende justeringer av møteplanen. Jeg har ferie i august, og jeg gleder meg til å ta fatt på disse spennende oppgavene sammen med deg! Med vennlig hilsen Ottar Olaussen Dagens møte: (I og med at det ikke er satt opp saksliste til dette møtet, vil temaene i møtet være uten nummerering.) Ottar ønsket velkommen, og det ble gjennomført en presentasjonsrunde med møtedeltakerne. Frode Nilsen gjennomgikk en Power Point Presentasjon (PPP) av Eirik Lies «Forslag til Organisering av Rådmannens oppgaver i Rådhusprosjektet». Eirik Lie er fraværende denne uken, derfor møtte Frode N. i hans sted. (Presentasjonen ligger vedlagt protokollen.) Fokuset i Lies forslag ligger i organisasjonsutviklingen, og prosjektet «Vår nye arbeidsform». (Det ble tidligere kalt «Organisasjons Utvikling».) Her vises etableringen av en ny funksjon: «Facility Management». En annen viktig funksjon, er at Ragnhild Skålbones kommer tilbake til kommunen for å ivareta brukerprosessen i dette prosjektet. Hun vil bli et viktig bindeledd mellom brukergruppene og «Vår nye arbeidsform», og vil være en naturlig deltaker i noen brukermøter framover.

2 Knut Svendsen innledet med å si at Snorre Leivseth blir pensjonist i oktober, og at han vil overta som prosjektleder for utbyggingen av rådhusprosjektet. Leivseth har ledet dette arbeidet siden starten. Knut S. informerte om status for prosjektet, og poengterte viktigheten i at brukerne kommer i gang med sitt arbeid. Prosjektledelsens første oppgave til brukerne, blir å vurdere materialvalg, møblering, utstyr (f.eks. lederlinjer) o.a. som skal spilles inn ovenfor arkitektene. Primære oppgaver blir inngangspartiene, fortau, etc. Tilstøtende områder og kvartal må også vurderes i denne sammenhengen. Milepæler må settes opp av ledelsen, slik at brukerne vet når gitte oppgaver skal være løst. F.eks. må delprosjektet være ferdig justert senest 1. mars Selve detaljprosjektet skal være avsluttet i siste halvdel av april. Blir park og parkeringsanleggene vedtatt utbygd i Rådhusparken og Solparken, vil dette ha en senere beslutningsdato. De pålagte sykkelparkeringsplassene i tilknytning til det nye rådhuset, skal uansett etableres. Byrommet rundt det nye rådhuset utgjør et areal på ca. 2 mål. Framdriftsplanen fra forprosjektet vil bli justert. Innflytting i nybyggene ca. november Det ble informert litt om bl.a. flytting, hvor tidligere Volden sykehjem kan være et kontoralternativ for ansatte i rådhuset i byggeperioden. Sissel Olga Pettersen viste til PNM-komiteens behandling av Rådhusprosjektet i går, hvor avklaring om park og parkeringsanlegget ikke ble behandlet, men utsatt til senere i høst. Hun jobber for at park og parkeringsanlegget skal prosjekteres og gjennomføres som to prosjekt samtidig med Rådhusprosjektet. Et alternativ til denne gjennomføringen, er en større utbygging av Kv. 99. Mange ansatte i avdelinger/enheter som skal inn i det nye rådhuset, vil være avhengig av bil i utførelsen av sitt daglige arbeid, noe som er et med-argument i lokaliseringen av parkeringsanlegg. Ottar gjennomgikk raskt sammensettingen av de øvrige brukergruppene (hans PPP ligger vedlagt). Han informerte om mandatet til medlemmene av brukergruppene, og gjennomgikk eksempler på vedtatte rammebetingelser i prosjektet. Han ga også eksempler på kommende arbeidsoppgaver. Det er prosjektledelsen(e) som er oppdragsgiver for brukergruppene, og brukernes råd, forslag til løsninger og faglige vurderinger, skal rettes tilbake til prosjektledelsen(e) gjennom brukerkoordinatoren. Knut Kaspersen orienterte om møter med bl.a. gårdeiere som grenser mot rådhusprosjektet og andre, vedrørende planene om park og parkeringsanleggene. De var svært entusiastiske, og støtter en slik utbygging. Han vi gi en rask orientering av Reguleringsplanen for området i neste møte. Det ble åpnet for spørsmål underveis i møtet. Avslutningsvis ble det poengtert at i brukermøtene skal alle høres. Møtene skal ha «stor takhøyde», og gjerne være et forum for gode diskusjoner og drøftinger. Neste møte blir onsdag 9. september kl. 09:00 i møterommet i 4. etg på Rådhuset. Innkalling og saksliste sendes ut etter hvert. Bodø, den 2. september, 2015 Ottar Olaussen Brukerkoordinator

3 Protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Møte Tid: 9. september 2015, kl Sted: Møterom 4. etg. Rådhuset Til stede: Knut Kaspersen, Marcus Zweiniger, Geir Didriksen, Hans-Henrik Nordhus og Ottar Olaussen. Fra prosjektledelsen møtte Eirik Lie. Meldt fravær: Svein Ole Lindquist Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent med en anmerkning; Svein Ole Lindqvist var ikke nevnt i innkallingen. Han hadde meldt fravær Godkjenning av protokoll Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist. Fast post. Knut Kaspersen ga en god orientering av Reguleringsplanen for området (se vedlegg). Det er ikke kommet innvendinger til planen. Den inneholder noen få bindinger, f.eks. at statuen av Fritjof Andersen skal stå. Planen åpner for at overflaten til Rådhusplassen og Solparken kan fornyes hvis parkeringen flyttes til Kv. 99. Planleggingen fortsetter som om den skal realiseres. I den neste saksfremleggingen av parkeringsanlegget, må det argumenteres for behovet for x antall plasser til kommunens tjenestebiler, samt sykkelparkeringsplasser. Disse må inn i et parkeringsanlegg under Rådhusplassen og Solparken Nye saker. Vurdering av materialvalg, møblering, utstyr (f.eks. lederlinjer) o.a. som skal spilles inn ovenfor arkitektene. Primære oppgaver blir inngangspartiene, fortau, etc. Tilstøtende områder og kvartal må også vurderes i denne sammenhengen. Brukerne så litt på forslag på materialvalg i Forprosjektet før de gikk en runde rundt rådhuskvartalet. Skal Bodø bli en sykkelby, må det tilrettelegges for det. Hva med ladestasjoner for el-sykler? En sykkelplan eksisterer, men må tas opp av skuffen igjen. Materialvalg: Skal man jobbe fram en egen identitetsprofil for kommunale bygg og plasser når det gjelder materialvalg? Nåværende beplantning i «Kilen» fjernes før rivningen av biblioteksfløyen. Den er ikke bevaringsverdig. De tilstøtende kvartaler har samme belegnings-stein (Bodø-mønster) som det er rundt Rådhusets fortau. Siktlinjen mot sjøen langs Torggata må beholdes. Buss-skuret i Dronningens gate (nedenfor Banken) må gjenbrukes. Steinen i det området er av samme type som Banken, og må tas vare på. Utgangspunktet for brukergruppens arbeid, blir at vi må starte med blanke ark Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Neste møte blir onsdag 23. september kl. 09:00. Møterom: Eiendomskontoret, Herredshuset 1. etg. Bodø, den 9. september 2015 Ottar Olaussen Brukerkoordinator

4 Protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Møte Tid: 23. september 2015, kl Sted: Møterom 1. etg. BK Eiendom KF, Herredshuset Til stede: Marcus Zweiniger, Geir Didriksen, Svein Ole Lindquist, Hans-Henrik Nordhus og Ottar Olaussen. Fra prosjektledelsen møtte Sissel Olga Pettersen. Meldt fravær: Knut Kaspersen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Ottar orienterte kort om arbeidet i de øvrige brukergruppene Tidligere saker Vurdering av materialvalg, møblering, utstyr (f.eks. lederlinjer) o.a. som skal spilles inn ovenfor arkitektene. Primære oppgaver blir inngangspartiene, fortau, etc. Tilstøtende områder og kvartal må også vurderes i denne sammenhengen. Gruppen drøftet innledningsvis rundt Arbeiderpartiets Samarbeidsavtale (politisk plattform for perioden ), hvor det framkommer at de går for parkeringsplass på Kv 99, og ikke under Rådhusplassen. Gjennomføres dette, skalper det en utfordring for lokalisering av tjenestebiler som brukes av ansatte flere ganger daglig. Sissel Olga P. lager en oversikt over tjenestebiler. Alternativt kan det etableres p-anlegg for tjenestebiler under- eller over bakken i tilknytning til rådhuset. Der må det også gjøres plass for 100 sykler, som var planlagt i en kulvert under Rådhusparken. Blir p-anlegget flyttet til Kv 99, og Rådhusplass og Solparken oppgraderes/fornyes, vil det trolig ikke bli bygd p-anlegg under dette området i framtiden. Hvis det derimot etableres p- anlegg som planlagt, kan det likevel gjøres noe med Kv99 i framtiden. Behovet for p-plasser er økende, og skal bruken av Sentrum prioriteres, må det tilrettelegges også for biler og sykler. Nytt saksframlegg skjer trolig i Formannskapsmøtet i oktober. Der skal bl.a. behovet for tjenestebil-nærhet tas med. Konsekvensene for den planlagte kulverten, samt manglende sykkelparkering tas også med. I kostnader for fornying av overflaten for Rådhusplassen og Solparken, er kostnadene per m2 for byrommene rundt Stormen lagt til grunn. Det er innspill om en grønn profil for dette området. Offentlig toalett må også etableres her. Det skal etableres en arena for utearrangement i området. Dekke må dimensjoneres for dette, og øvrig nødvendig infrastruktur må på plass. Hans-Henrik N. nevnte en utbyggingsplan om området fra ca. 1996, som burde ses på. Han oppfordres til å legge den fram for gruppen.

5 Det ble foreslått at det iverksettes en «Hensynssone» som går på estetikk, bevaring, etc. av nabobygg og byrom. En videreføring av Byplans tidligere innspill. Etter forslag fra Marcus Z., vil neste saksliste inneholde en arbeidsplan for gruppen hvor det tas utgangspunkt i helheten i kommunens utførte- og planlagte byroms-utbygginger. Deretter jobber man seg inn mot detaljene. For byrommet rundt rådhuset gjelder også aksen ned til nedre torg. Det må utarbeides en god framdriftsplan for gruppens arbeid, med slutt-datoer for innspill, o.a. Denne planen må inneholde jevnlige møter med prosjektledelsen og med arkitekter Ny sak. Marcus Z. ble valgt som gruppens representant i Brukerrådet Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Neste møte blir onsdag 30. september kl. 09:00. Møterommet til BK Eiendom KF på Herredshuset (1. etg.). Innkalling kommer. Bodø, den 24. september 2015 Ottar Olaussen Brukerkoordinator

6 Protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Møte Tid: 30. september 2015, kl Sted: Møterom 1. etg. BK Eiendom KF, Herredshuset Til stede: Marcus Zweiniger, Knut Kaspersen, Geir Didriksen, Svein Ole Lindquist (kom litt forsinket), Hans-Henrik Nordhus og Ottar Olaussen. Prosjektledelsen, ved Sissel Olga Pettersen og Morten Handberg deltok også på møtet. Meldt fravær: Ingen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Ottar orienterte om møtet den 29/9, hvor Eirik Lie informerte om «Vår nye arbeidsform». Knut K. orienterte om reguleringsplanen for området, som skal behandles i PNM-komiteen. Sissel Olga P. skal legge fram en sak for Formannskapet om parkeringsanlegg i sentrum. Begge sakene skal behandles i Bystyret den 29. oktober Tidligere saker Vurdering av materialvalg, møblering, utstyr (f.eks. lederlinjer) o.a. som skal spilles inn ovenfor arkitektene. Primære oppgaver blir inngangspartiene, fortau, etc. Tilstøtende områder og kvartal må også vurderes i denne sammenhengen. Denne saken vil være en overordnet sak som gruppen skal jobbe med i hele prosessen. Brukerne drøftet ulike sider ved dette, bl.a. må det avklares om eksisterende kantstein fortsatt skal brukes, eller om en ny av bedre kvalitet skal skaffes. Morten informerte at det skal være en egen entreprise for uteområdet, og det må utarbeides et eget detaljprosjekt for dette. ARK vil ha en hovedrolle i dette arbeidet. Dagens utgaver av «Formveileder for byrom» og «Designmal for Bodø» er veiledende og må fornyes (utgått på dato). Hensynsplanen, som var nevnt i protokollen, innebærer bl.a. at dersom bygg skal saneres, må det utarbeides ny reguleringsplan for området. Fornying/oppgradering av fasader kan gjøres i dialog og samarbeid. Det var en god del drøftelser rundt dette temaet Nye saker a Det må settes opp en arbeidsplan for gruppens arbeid, hvor det tas utgangspunkt i helheten i kommunens utførte- og planlagte byroms-utbygginger. Deretter jobber man seg inn mot detaljene. For byrommet rundt rådhuset gjelder også aksen ned til nedre torg. Ansvar: Prosjektledelsen i samarbeid med brukergruppen. Marcus Z. ønsker at brukerne tar et initiativ for framdrift i denne saken, og stilte følgende spørsmål angående helheten: Skal vi se på løsninger som ble gjort rundt Stormen? Skal vi se på gatebelysningen i byen? Skal vi se på aksen ned mot nedre torg? Kan noen element og/eller materialvalg skape helheten i byen, mens andre

7 element/materialvalg kan gi området en egen identitet? Skal brukerne se på den store dimensjonen, ser man også den helhetlige planen. Marcus Z. kommer med et innspill til strategi per e-post, som brukerne vurderer før det sendes prosjektledelsen. Når rådgiverne er på plass, ønsker brukerne en workshop sammen med dem og prosjektledelsen for å se på hvordan de ulike fagene påvirker arbeidet med området. Innen den tid, er det også tatt en avgjørelse vedr. p-anlegget. Mandatet til gruppen er uklart. Gjelder det kun kvartalet, eller også Rådhusplassen og Solparken? Det har tidligere vært sagt at alt av beplantning mellom Banken og dagens biblioteksfløy skal bort, men «Signaturtreet» som står der i dag bør vurderes å tas vare på, slik at det blir plassert i kilen i fremtiden. Snesmelteanlegget rundt bygget og i området må utredes. Er det vannbasert eller el.? 16.15b Det må utarbeides en god framdriftsplan for gruppens arbeid, med slutt-datoer for innspill, o.a. Denne planen må inneholde jevnlige møter med prosjektledelsen og med arkitekter. Ansvar: Prosjektledelsen i samarbeid med brukergruppen. Det må foreligge/utarbeides et eget detaljprosjekt for uteområdet, hvor også en egen fremdriftsplan tas med. Dette er prosjektledelsens ansvar Eventuelt Neste møte blir 14. oktober. Egen innkalling blir sendt ut etter hvert. Bodø, den 30. september 2015 Ottar Olaussen Brukerkoordinator

8 ARBEIDSPLAN Pr. oktober 2015 kan brukergruppen ikke gi tilbakemelding på detaljnivå. Gruppen kan imidlertid ta stilling til forprosjektets kapittel D3 LANDSKAP samt detaljer fra andre kapitler som påvirker uterommets utforming. Planforslaget må gjennomgås i lag for å kunne liste opp anmerkningene. Følgende pkt. bør kommenteres av gruppen. (Jeg har begynt å samle opp noen tanker, dette må vurderes og komplementeres.) D3 Landskap D3.0 Generelt - Skal vi forholde oss til dette [«hvor rådhuset samles på en ensartet, homogen belagt flate med et ensartet konsept for belysning, byromsinventar og beplantning.»] eller er det ønskelig at utformingen sees i en større sammenheng som åpner for evt. å bruke f.eks. steinheller som er brukt ved Stormen, Gågata (Storgata) og Havnepromenaden? (Anm.: Etter henvendelse fra arkitektene vil Byteknikk anbefale bruk av natursteinsteinheller som er av tilsvarende kvalitet som hellerne som er brukt ved kulturkvartalet/storgata/havnepromenade.) - Byplankontoret burde evt. også komme med en uttalelse! På vegne av Byplan støttes at utforming, materialvalg, belysning mv. ivaretar sammenhengen med Kulturkvartalet, gågata og havnepromenaden slik at det skapes en helhetlig identitet for bykjernen. Dette er særlig viktig for de offentlige trafikkarealene. Samtidig kan det være mulig å gi arealene inntil bygget et særpreg som harmonerer med arkitekturen. - Oppbinding av trær/trebeskyttere. Standarsoppbinding av trær (trestolper) vil ikke gi et fint bilde ved overlevering. Kan dette løses med stødige trebeskyttere som oppfyller oppbindings-funksjonen. D3.1 Trafikkløsninger - Skal man ta stilling til om HC-adkomst og standard-adkomst fra garasjen (uten vinterføre) kan være en fordel. - Hvordan løser man sykkelparkeringen dersom garasjeprosjektet bortfaller? Bør dette vurderes i en planskisse? - Hvordan løser man parkeringen dersom garasjeprosjektet bortfaller? Bør dette vurderes i en planskisse? Disse spørsmålene utsettes til bystyret har behandlet saken. - Den nåværende utomhusplanen inneholder veldig mange installasjoner på bakkenivå (sykkelstativer, trær, lys, osv.) Det er derfor forutsatt snørydding som «primært» [foregår] via snøsmelteanlegg i belegningen. Se D7.233 Snøsmelteanlegg. Hva betyr «primært» i denne sammenhengen? Hva er den økonomiske konsekvensen av et slikt anlegg (Driftskostnader)? Er dette noe som Bodø kommune ønsker av økonomiske og miljømessige hensyn? Hva er alternativet? Hvordan har Kulturkvartalet jobbet seg fram til en forsvarlig løsning? Det er krav om snøsmelteanlegg i fortauene innenfor deler av planområdet for Nerbyen, men ikke generelt krav ellers i sentrum. Bør avklares både prinsipielt og spesielt. Avgrensingen av snøsmelteanlegget ved kulturbyggene til en sone tilsvarende fortausbredde ble gjort gjennom behandlingen av detaljreguleringsplanen for Kulturkvartalet. Dette var etter en utredning/vurdering fra prosjektet (anleggs- og driftskostnader mv.) - Kjøremønsteret for kollektivtrafikk ser for seg at bussene skal kjøre opp Havnegate (enveiskjørt). Dette må tas hensyn til i utformingen; kurveradius, nedsenkinger, sikttrekant, lys ved fotgjengerovergang, mm. Enig. - D3.71 Bearbeidet terreng - Medfører prosjektet/gravearbeidene endringer i det kommunaltekniske ledningsnettet? D3.72 Utendørs konstruksjoner - Se spørsmål under D3.0. D3.73 Utendørs VA (Se D7.7 Utendørs VVS) D3.74 Byrom

9 - Lys i belegningen. > Bodø kommune har fjernet en god del slike lyspunkter på torget pga. for mange feil og høye kostnader for hyppige istandsettelser. Byteknikk v/el-ingeniør ønsker ikke slike installasjoner. Har vi alternativer eller finnes det løsninger med tilstrekkelig kvalitet? Det må da finnes mange alternative belysningsløsninger. I trappene rundt Stormen, er det montert LED-lys i trinnene. Disse fungerer svært bra. De er dekorative og har en god effekt som belysning. De er avhengig av snesmelteanlegg. D3.741 Kilen - Plasseringen av signaturtreet ansees som lite heldig mht. at treet vil bøye seg etter lyset med tiden. Treet vil prøve å komme seg bort fra bygget, noe som skjer naturligvis der trær som blir større er plantet nært bygg. Det må vurderes om «signaturtreet» som står der i dag bør tas vare på, slik at det blir plassert i kilen i fremtiden. Etter diskusjonen ble vi vel enige om at dagens tre om mulig bør flyttes til en annen permanent plassering. Så må vi diskutere om det passer med et mindre tre i kilen, eller om annen installasjon/utsmykking kan være mer hensiktsmessig. - - Hva med gelender som del av UU ved trappa/rampe (i kilen. Gjerne bygd som en «klint», med beplantning.). D3.742 Strøket - [ideen om et sammenhengende beplantnings- og innredningsprinsip for Torvgata.] Er dette noe som er realistisk. Bør denne tanken realiseres som kommunal oppgave parallelt med prosjektet? Ja, ellers blir det ikke gjort. D3.743 Rådhusplassen - Er sykkelparkeringen på overflaten del av kravet som Prosjektet må oppfylle? Prosjektet må oppfylle kravet til sykkelparkering som følger av bestemmelsene, dvs. totalt 234 plasser. - [«Grensen mellom fortau og vei markeres diskret via en rekke pullerter og holdes i samme nivå.»] Den skisserte løsningen krever smelteanlegg. - [«østfløyen av eksisterende rådhus plasseres sykkelparkering under ny trebeplantning.»] Den skisserte løsningen krever smelteanlegg. D3.744 Fortausarealer - Lysforslag må gjennomgås av Byteknikk v/el-ingeniør. - Trær i Havnegata anbefales ikke realisert. Busstrasé. Smalt fortau. Vintervedlikehold. Enig. (Det er parallelt kommet en henvendelse fra arkitektene om fortausbredde i Havnegata; jeg orienterer.) Enig med svar. D3.745 Byromsinventar - Skal det benyttes samme typen sykkelstativ som ved Stormen? Kan være et av elementene som skaper helhet. Personlig anbefaler jeg at hovedelementene fra Stormen videreføres i vårt prosjekt. Utfordringen blir å finne noe som skal være genuint for vårt område, for å skape en særegen identitet. D3.746 Belysningskonsept (Se D8.4) D7.233 Snøsmelteanlegg - [«samt et felt i kilen».] D7.7 Utendørs VVS. Anm. (hva er med pkt )

10 Ref.: Innkalling til møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Møte a Det må settes opp en arbeidsplan for gruppens arbeid, hvor det tas utgangspunkt i helheten i kommunens utførte- og planlagte byroms-utbygginger. Deretter jobber man seg inn mot detaljene. For byrommet rundt rådhuset gjelder også aksen ned til nedre torg. Ansvar: Prosjektledelsen i samarbeid med brukergruppen. Før møtet på onsdag, vil Marcus Z. sende gruppens medlemmer et notat med forslag på strategi. Ref.: Forslag til protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Møte Nye saker a Det må settes opp en arbeidsplan for gruppens arbeid, hvor det tas utgangspunkt i helheten i kommunens utførte- og planlagte byroms-utbygginger. Deretter jobber man seg inn mot detaljene. For byrommet rundt rådhuset gjelder også aksen ned til nedre torg. Ansvar: Prosjektledelsen i samarbeid med brukergruppen. Marcus Z. ønsker at brukerne tar et initiativ for framdrift i denne saken, og stilte følgende spørsmål angående helheten: Skal vi se på løsninger som ble gjort rundt Stormen? Skal vi se på gatebelysningen i byen? Skal vi se på aksen ned mot nedre torg? Kan noen element og/eller materialvalg skape helheten i byen, mens andre element/materialvalg kan gi området en egen identitet? Skal brukerne se på den store dimensjonen, ser man også den helhetlige planen. Marcus Z. kommer med et innspill til strategi per e-post, som brukerne vurderer før det sendes prosjektledelsen. Når rådgiverne er på plass, ønsker brukerne en workshop sammen med dem og prosjektledelsen for å se på hvordan de ulike fagene påvirker arbeidet med området. Innen den tid, er det også tatt en avgjørelse vedr. p-anlegget. Mandatet til gruppen er uklart. Gjelder det kun kvartalet, eller også Rådhusplassen og Solparken? Det har tidligere vært sagt at alt av beplantning mellom Banken og dagens biblioteksfløy skal bort, men «Signaturtreet» som står der i dag bør tas vare på, slik at det blir plassert i kilen i fremtiden. Dette må vurderes

11 Snesmelteanlegget rundt bygget og i området må utredes. Er det vannbasert eller el.? Driftskostnader må synliggjøres/miljømessige vurderinger.

12 Protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Møte Tid: 14. oktober 2015, kl Sted: Møterom 1. etg. BK Eiendom KF, Herredshuset Til stede: Marcus Zweiniger, Knut Kaspersen, Geir Didriksen, Svein Ole Lindquist, Hans- Henrik Nordhus og Ottar Olaussen. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Ingen møtte. Meldt fravær: Ingen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. Det ønskes en plattform for alle dokument som ang. Rådhusprosjektet. Ansvar: Ottar gjør en henvendelse til Ludvik G. om dette Godkjenning av protokoll Protokollen ble godkjent, etter at det ble foretatt mindre endringer Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Ottar orienterte om at det er ønskelig at den foreslåtte kommunikasjonsplanen tas i bruk, og at infoavd. kontaktes angående dette. Noen ledere sendte ikke ut invitasjonen til sine ansatte om informasjonsmøtet i Fram Kino den 2. okt. Mange ansatte møtte ikke av den grunn. Noen så på møtet som enveiskommunikasjon. Kan en to-veis kommunikasjon etableres på f.eks. Solsiden eller en annen info-plattform? Ottar orienterte også om forslag om at Barne- & Familie-enheten foreslås flyttet i lokalene til tidligere Vollen Sykehjem i byggeperioden. Mulig en permanent ordning Tidligere saker til oppfølging Vurdering av materialvalg, møblering, utstyr (f.eks. lederlinjer) o.a. som skal spilles inn ovenfor arkitektene. Primære oppgaver blir inngangspartiene, fortau, etc. Tilstøtende områder og kvartal må også vurderes i denne sammenhengen. Denne saken vil være en overordnet sak som gruppen skal jobbe med i hele prosessen a Marcus Z. foreslår at det må settes opp en arbeidsplan for gruppens arbeid, hvor det tas utgangspunkt i helheten i kommunens utførte- og planlagte byroms-utbygginger. Deretter jobber man seg inn mot detaljene. For byrommet rundt rådhuset gjelder også aksen ned til nedre torg. Marcus Z. sendte gruppens medlemmer sitt forslag på strategi, og dette ble gjennomgått i møtet. Prosjektledelsen har også fått tilsendt hans forslag. ARK har hatt en dialog med Marcus Z. i egenskap som fagmann ved Byteknikk, og han orienterte gruppen om denne dialogen. Marcus Z. vil utarbeide et skriftlig notat fra gruppen, basert på Forprosjektet og innspill fra ARK. Dette sendes gruppens øvrige medlemmer før neste møte, slik at alles kommentarer sammenfattes i neste møte. Notatet vil bli sendt ARK via prosjektledelsen. Det ble drøftet litt rundt bevaring og beskyttelse av trær. Den store asken som står mellom Banken og den gamle biblioteks fløyen, anbefales flyttet til et annet sted i byen. Trær bør plantes langs Torggata som foreslått, for å opprettholde linjen videre oppover gaten. Det bør ikke etableres trær langs Havnegata. Der blir fortauet for smalt. Beplantning i tilknytning til fortau og gangveier er også avhengig av hvor det etableres snesmelteanlegg.

13 Hvor kan det etableres gjesteparkering, parkering for tjenestebiler samt sykler i tilknytning til bygget? Dette må avventes til saken om parkeringsanlegg i Sentrum er avklart av Bystyret, men det må kunne tenkes på alternativ(er) før den tid b Det må utarbeides en god framdriftsplan for gruppens arbeid, med slutt-datoer for innspill, o.a. Denne planen må inneholde jevnlige møter med prosjektledelsen og med arkitekter. Det er ikke gjort noe med denne saken, og det etterlyses fortgang i dette. Ansvar: Prosjektledelsen Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Bodø, den 14. oktober 2015 Ottar Olaussen Brukerkoordinator

14 Protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Møte Tid: 21. oktober 2015, kl Sted: Møterom 1. etg. BK Eiendom KF, Herredshuset Til stede: Marcus Zweiniger, Knut Kaspersen, Geir Didriksen, Svein Ole Lindquist, Hans- Henrik Nordhus og Ottar Olaussen. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Ingen møtte. Meldt fravær: Ingen Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll Protokollen fra møte ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Protokollen fra Formannskapsmøte PS15/129 ble gjennomgått, og konsekvensene med et mulig vedtak i Bystyret av innstillingen i formannskapet, ble drøftet. I neste møte skal gruppen begynne å se på nye utfordringer/løsninger i forhold til vedtak i siste formannskapsmøte. Det vil bl.a. bli å finne p-løsninger for HC-parkering, tjenestebiler i daglig drift, gjester, sykler, el-sykler, scootere og andre MC-kjøretøy Tidligere saker til oppfølging Vurdering av materialvalg, møblering, utstyr (f.eks. lederlinjer) o.a. som skal spilles inn ovenfor arkitektene. Primære oppgaver blir inngangspartiene, fortau, etc. Tilstøtende områder og kvartal må også vurderes i denne sammenhengen. Denne saken vil være en overordnet sak som gruppen skal jobbe med i hele prosessen. Det er ikke fattet endelig vedtak til denne saken a Det må settes opp en arbeidsplan for gruppens arbeid, hvor det tas utgangspunkt i helheten i kommunens utførte- og planlagte byroms-utbygginger. Deretter jobber man seg inn mot detaljene. For byrommet rundt rådhuset gjelder også aksen ned til nedre torg. Marcus Z. har utarbeidet Arbeidsplanen, som ble forelagt gruppen i forrige møte. Arbeidsplanen gir primært kommentarer til Forprosjektets kapittel D3, D7.7 og D Knut K. har skrevet inn sine kommentarer i denne planen (rød tekst). Dette ble sendt gruppens medlemmer forut for dette møtet, og Knut K. gjennomgikk arbeidsplanen med sine kommentarer. Det er bl.a. ikke krav om snesmelteanlegg rundt Rådhuset. Bør brukerne likevel anbefale det, og anbefale at det tas med i fremtidige reguleringsplaner for sentrum? Ottar hadde også lagt inn kommentarer, som han supplerte med under Knuts gjennomgang. Til neste møte skal alle i brukergruppen ha lagt inn sine kommentarer og forslag i Arbeidsplanen. Dokumentet skal endres til «Kommentarer til Forprosjektet». Kommentarene skal sammenfattes i neste møte og deretter leveres prosjektledelsen b Det må utarbeides en god framdriftsplan for gruppens arbeid, med slutt-datoer for innspill, o.a. Denne planen må inneholde jevnlige møter med prosjektledelsen og med arkitekter.

15 Ansvar: Prosjektledelsen i samarbeid med brukergruppen Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Neste brukermøte blir onsdag 4. november. Samme tid og sted som tidligere. Innkalling kommer. Bodø, den 21. oktober 2015 Ottar Olaussen Brukerkoordinator

16 Protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Møte Tid: 4. november 2015, kl Sted: Møterom 1. etg. BK Eiendom KF, Herredshuset Tilstede: Knut Kaspersen, Geir Didriksen, Svein Ole Lindquist, Hans-Henrik Nordhus og Ottar Olaussen. Meldt fravær: Marcus Zweiniger. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Ingen møtte. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post) Tidligere saker til oppfølging Vurdering av materialvalg, møblering, utstyr (f.eks. lederlinjer) o.a. som skal spilles inn ovenfor arkitektene. Primære oppgaver blir inngangspartiene, fortau, etc. Tilstøtende områder og kvartal må også vurderes i denne sammenhengen. Denne saken vil være en overordnet sak som gruppen skal jobbe med i hele prosessen. Gruppen skal begynne å se på nye utfordringer/løsninger i forhold til vedtak i siste formannskapsmøte. Det vil bl.a. bli å finne p-løsninger for HC-parkering, tjenestebiler i daglig drift, gjester, sykler, el-sykler, scootere og andre MC-kjøretøy. Gruppen drøftet problemstillingen, og så bl.a. på plassering av sykkelparkering langs Torggata fra Dronningens gate til Kongens gate. Mellom Kongensgate og Prinsensgate er det også foreslått sykkelparkering, men dette ligger utenfor prosjektets område. Ny reguleringsplan for Rådhusplassen og Solparken vil ikke bli laget før det foreligger ny bestilling. Mulig sykkelparkering i Havnegata, mellom Dr. gate og Kongens gate kan vurderes. Det vil trolig bli på bekostning av bilparkering. Annen kantparkering må utnyttes så mye som mulig. I nedkjøringen til varelevering mellom Banken og Torggata kan «veggen» mot Torggata gjøres enklere, uten nedtrapping, for å gi bedre plass for fotgjengere og sykkelparkering. Innstilling: Til tross for at området ligger utenfor prosjektets område, foreslår brukergruppen ovenfor prosjektledelsen at den eksisterende parkeringsplassen opprettholdes i Havnegata foran Posthuset for HC-plasser, kommunale tjenestebiler, besøkende til Rådhuset og scootere/mc. For å få dekket parkeringsbehovene, må man benytte areal utenfor kvartalet. Brukerne ber også prosjektledelsen vurdere nedsenkbare søppelkontainere utenfor bygget, i stedet for søppelrom i underetg a Det må settes opp en arbeidsplan for gruppens arbeid, hvor det tas utgangspunkt i helheten i kommunens utførte- og planlagte byroms-utbygginger. Deretter jobber man seg inn mot detaljene. For byrommet rundt rådhuset gjelder også aksen ned til nedre torg.

17 Etter møtet den 21. oktober, står det i protokollen: «Det er bl.a. ikke krav om snesmelteanlegg rundt Rådhuset.» Knut K. korrigerte dette, og sa at kommuneplanens arealdel , andre avsnitt stiller krav om fortausvarme i de sentrale kvartalene i sentrum supplerende til bestemmelsene for Nerbyen. Har derfor skrevet om kommentaren til D3.1. Til neste møte skal alle i brukergruppen ha lagt inn sine kommentarer og forslag i Arbeidsplanen. Dokumentet skal endres til «Kommentarer til Forprosjektet». Kommentarene skal sammenfattes i neste møte og deretter leveres som en innstilling til prosjektledelsen. Notatet vil bli bedt sendt ARK via prosjektledelsen b Det må utarbeides en god framdriftsplan for gruppens arbeid, med slutt-datoer for innspill, o.a. Denne planen må inneholde jevnlige møter med prosjektledelsen og med arkitekter. Prosjektledelsen bes om datoer for kommende møter med ARK. Ansvar: Prosjektledelsen i samarbeid med brukergruppen Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Neste møte foreslås 2. desember. Innkalling kommer. Bodø, den 4. november 2015 Ottar Olaussen Brukerkoordinator

18 Protokoll fra møte med brukergruppen «byrom/uteområde», Møte Tid: 2. desember 2015, kl Sted: Møterom 1. etg. BK Eiendom KF, Herredshuset Til stede: Marcus Zweiniger, Svein Ole Lindquist og Ottar Olaussen. Meldt fravær: Knut Kaspersen, Geir Didriksen og Hans-Henrik Nordhus. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Morten Handberg og Ragnhild Skålbones møtte. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist (fast post). Det ble gitt en orientering fra siste Formannskapsmøte, i hovedsak om «Finansiering av Rådhusprosjektet», som ble godkjent mot Rødt og SPs stemmer. Forslag om at styringsgruppene skal være administrative, ikke politiske, ble også godkjent. Det ble stilt spørsmål ved hvem det er som skal avgjøre hvile avdelinger/enheter som skal inn i rådhuset. Et ledermøte før jul vil trolig avgjøre det Tidligere saker til oppfølging Vurdering av materialvalg, møblering, utstyr (f.eks. lederlinjer) o.a. som skal spilles inn ovenfor arkitektene. Primære oppgaver blir inngangspartiene, fortau, etc. Tilstøtende områder og kvartal må også vurderes i denne sammenhengen. Denne saken vil være en overordnet sak som gruppen skal jobbe med i hele prosessen. Gruppen skal begynne å se på nye utfordringer/løsninger i forhold til vedtak i siste formannskapsmøte. Det vil bl.a. bli å finne p-løsninger for HC-parkering, tjenestebiler i daglig drift, gjester, sykler, el-sykler, scootere og andre MC-kjøretøy. Det er satt av 20 mill. til utbygging av rådhusplass og solparken. Midler til parkering rundt rådhuset må tas av byggeprosjektet, ikke av de 20 mill. Innspill til brukergruppene: Hver av brukergruppene må sette opp kommentarer vedr. konsekvenser/behov for parkeringsplasser, slik at vi får en bred dokumentasjon fra brukerne om parkeringsproblematikken. Denne dokumentasjonen spilles inn ovenfor prosjektledelsene for videre behandling. Til dagens møte skulle alle i brukergruppen ha lagt inn sine kommentarer og forslag i Arbeidsplanen. Dette skulle vært sendt Marcus før møtet, men ingen nye innspill kom. Dokumentet med kommentarene fra Knut K. og Ottar ligger vedlagt denne protokollen. Dokumentet skal endres til «Kommentarer til Forprosjektet». Kommentarene skal sammenfattes av Marcus Z. og deretter leveres som en innstilling til prosjektledelsen. Notatet vil bli bedt sendt ARK via prosjektledelsen. Når ARK kommer til Bodø i uke 51, ønskes det at Marcus Z. deltar for å legge fram brukergruppens kommentarer.

19 16.15b Det må utarbeides en god framdriftsplan for gruppens arbeid, med slutt-datoer for innspill, o.a. Denne planen må inneholde jevnlige møter med prosjektledelsen og med arkitekter. Prosjektledelsen bes om datoer for kommende møter med ARK. Ansvar: Prosjektledelsen i samarbeid med brukergruppen Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker til møtet. Neste brukermøte blir 6. januar. Innkalling kommer. Bodø, den 2. desember 2015 Ottar Olaussen Brukerkoordinator