Protokoll fra møte med brukergruppen «borgere/politikere»,

Transkript

1 Protokoll fra møte med brukergruppen «borgere/politikere», Tid: 8. september, kl Sted: Møterom 4. etg. på Rådhuset Til stede: Berit Skaug, Anne Carine Hagen og. Fra prosjektledelsen møtte Frode Nilsen og Knut Svendsen Meldt fravær: Kjersti Rongved, Allan Ellingsen og Reidar H. Skogli. Fra prosjektledelsen møtte ikke Eirik Lie. Frode N. steppet inn for ham. Opprinnelig innkalling til møtet ble gjort via Outlook den 30. juli i år, og hadde følgende ordlyd: Brukergruppe, flytting: Velkommen til det første møtet for deg i brukergruppen, som i hovedsak skal jobbe med flytteprosessene! Dette møtet vil i første rekke være et oppstartsmøte, hvor vi skal møte hverandre, samt de i prosjektledelsen som vi skal samarbeide med. Jeg anbefaler at du, så godt det lar seg gjøre, setter deg inn i forprosjektet. Du finner det på Det vil ikke bli en formell saksliste til dette møtet, men vi skal drøfte litt rundt generelle problemstillinger og oppgaver som vil bli aktuelle i tiden framover. Det er ikke helt avklart hvem fra prosjektledelsen som deltar i møtet, utover at Knut Svensen har bekreftet at han kommer. Det er, og vil bli utfordringer når det gjelder møterom. Jeg har sett på flere alternativ, og prøvd å booke møterom som de fleste i gruppen vil ha nærhet til. Når det gjelder denne gruppen, så vil de første møtene bli holdt i 4. etasje på rådhuset. Så får vi se etter hvert om andre alternativ kan være bedre. Dette første møtet blir onsdag den 2. september kl. 12:00. Møtet vil vare til kl. 13:30 Det er satt opp en møteplan med ukentlige møter onsdager, til samme tid, fram til og med uke 50. Det er ikke planlagt møte i uke 41. Det er likevel ikke sannsynlig at det blir møter hver uke utover høsten. Dette vil bli styrt av gruppens arbeidsoppgaver. På hvert møte vil det bli informert om eventuelle kommende justeringer av møteplanen. Jeg har ferie i august, og jeg gleder meg til å ta fatt på disse spennende oppgavene sammen med deg! Med vennlig hilsen På grunn av en uforutsett hendelse 2. sept., ble dette møte utsatt til 8. sept., og ny innkalling ble sendt via Outlook den 4. september. Dagens møte: (I og med at det ikke er satt opp saksliste til dette møtet, vil temaene i møtet være uten nummerering.) Ottar ønsket velkommen. Frode Nilsen gjennomgikk en Power Point Presentasjon (PPP) av Eirik Lies «Forslag til Organisering av Rådmannens oppgaver i Rådhusprosjektet». Eirik Lie var fraværende, derfor møtte Frode N. i hans sted. (Presentasjonen ligger vedlagt protokollen.) Fokuset i Lies forslag ligger i organisasjonsutviklingen, og prosjektet «Vår nye arbeidsform». (Det ble tidligere kalt «Organisasjons Utvikling».) Her vises etableringen av en ny funksjon: «Facility

2 Management». En annen viktig funksjon, er at Ragnhild Skålbones kommer tilbake til kommunen for å ivareta brukerprosessen i dette prosjektet. Hun vil bli et viktig bindeledd mellom brukergruppene og «Vår nye arbeidsform», og vil være en naturlig deltaker i mange brukermøter framover. Han opplyste om at brukerne kan få i oppgave å se på forslag og alternative løsninger uten at disse er formelt vedtatt av f.eks. styringsgruppen. Dette er for øvrig en ikke uvanlig arbeidsmetode også for brukergrupper. Frode N. avsluttet med litt info om flytteprosessene og at det er mange tanker og teorier om lokaliseringsalternativ av avdelinger og enheter. Snart må dette konkretiseres. Bl.a. peker Volden sykehjem seg ut som et godt kontoralternativ for ansatte i rådhuset i byggeperioden. Knut Svendsen innledet med å si at Snorre Leivseth blir pensjonist i oktober, og at han vil overta som prosjektleder for utbyggingen av rådhusprosjektet. Leivseth har ledet dette arbeidet siden starten. Knut S. informerte om status for prosjektet, og poengterte viktigheten i at brukerne kommer i gang med sitt arbeid. Han orienterte litt om den normale gangen i byggeprosjekt, hvor starten er et skisseprosjekt med grunntankene bak en kravspesifikasjon, med bl.a. prinsippløsninger og skisser. Så følger et forprosjekt, som oftest viser valg av konsept og tekniske systemløsninger. Det inneholder også vurderinger avklaringer, kostnader, planer og rammesøknad. I detaljprosjektet skal det utarbeides tekniske underlag for innkjøp og produksjon. Da skal altså det aller meste være avklart, også fra brukernes side. Trolig må fremdriften skyves litt fram i tid, men dette er ikke vedtatt. Han informerte videre om at biblioteksføyen må være fraflyttet senest 1. november. Rivning vil starte rett over nyttår. Milepæler vil bli satt opp av ledelsen, slik at brukerne vet når gitte oppgaver skal være løst. F.eks. må delprosjektet være ferdig justert senest 1. februar Selve detaljprosjektet skal være avsluttet i siste halvdel av april. Alle ansatte må være utflyttet av byggene senest mai Det vil være en naturlig link mellom brukergruppen for «bygg» og denne gruppen. Ledelsens første oppgave til brukerne, blir å se på løsninger i inngangspartiene, og vurdere fasiliteter samt brukervennligheten for ulike kategorier av gjester til bygget. Politikerne har godkjent planene, men har de sett på sine egne muligheter i det nye rådhuset? Senere vil brukerne se på andre oppgaver, så som tilgjengelighet/sikkerhet, møblering, universell utforming, m.m. Ottar gjennomgikk raskt sammensettingen av de øvrige brukergruppene (se vedlagte PPP). Han informerte om mandatet til medlemmene av brukergruppene, og gjennomgikk eksempler på vedtatte rammebetingelser i prosjektet. Han ga også eksempler på kommende arbeidsoppgaver. Det er prosjektledelsen(e) som er oppdragsgiver for brukergruppene, og brukernes råd, forslag til løsninger og faglige vurderinger, skal rettes tilbake til prosjektledelsen(e) gjennom brukerkoordinatoren. Det ble åpnet for spørsmål underveis i møtet. Avslutningsvis ble det poengtert at i brukermøtene skal alle høres. Møtene skal ha «stor takhøyde», og gjerne være et forum for gode diskusjoner og drøftinger. På grunn av det kommende valget, blir neste møte tirsdag 15. september kl. 12:00 i møterommet i 4. etg. på Rådhuset (samme som i dag). Saksliste sendes ut etter hvert. Bodø, den 3. september, 2015 Brukerkoordinator

3 Protokoll fra møte med brukergruppen «borgere/politikere». Møte Tid: 22. september, kl Sted: Møterom 4. etg. på Rådhuset Til stede: Berit Skaug, Anne Carine Hagen, Kjersti Rognved, Allan Ellingsen, Reidar H. Skogli og. Fra prosjektledelsen møtte Eirik Lie. Fravær: Ingen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent med følgende nye saker: Valg av representant til Brukerrådet. Invitasjon til fellesmøte med brukergruppa «bygg» tirsdag 29. september kl. 08:30, i møterom i 5 etg. i Dronningensgate 14. Tema: Eirik Lie orienterer om «Vår nye arbeidsform». Se sak Godkjenning av protokoll Protokollen fra møtet den 15. september, ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist. Fast post. Ottar orienterte om arbeidet i de øvrige brukergruppene, med følgende hovedtrekk: Bygg-gruppa kartlegger avdelinger med spesialbehov, og tilrettelegging for arb.plasser med stort behov for sikkerhet og store krav til overholdelse av taushetsplikt. Flytte-gruppa ser på midlertidige kontoralternativ. Eirik Lie informerte om status. Byroms-gruppa ser på materialvalg, og tanken med å få en ens profil for kommunale nybyggs uteområde. Gruppen hadde en god dialog rundt temaene ovenfor Nye saker a Se på fordeler, ulemper og løsninger ved inngangspartiene, og vurder fasiliteter og brukervennlighet for de ulike gjestene til bygget. Gruppen var spesielt opptatt av parkeringsmulighetene for borgere og egne ansatte. X-antall tjenestebiler er i daglig drift, og ansatte er avhengig av nærheten til disse bilene. Antallet tjenestebiler må kartlegges. El-biler som tjenestebiler og el-sykler i en pool bør vurderes. Sikkerheten rundt inngangspartiene på vektlegges, og utføres slik at bygget blir både brukervennlig og trygt. Rådgiver vil være på plass ultimo november i år. Det er ikke avklart om hvilke avdelinger som skal inn i bygget. I utgangspunktet skal det inneholde alle kommunale avdelinger/ansatte. Noen vil likevel være lokalisert andre steder. Servicetorget skal være en buffer for faginstansene, som i dag. Fri adgang for andre enn ansatte i kantine (6. etg.) bør vurderes nøye. Også med tanke på sikkerhet. Er det nok møterom i 1. etasje? Trolig behov for flere mindre møterom b Politikerne har godkjent planene, men har de sett på egne muligheter i bygget? Åpenhet og flexibilitet skal være ledende for bygget. Resepsjonen må være der den er foreslått. Hva med åpningstider? Kontroll og betjening ved f.eks. kveldsmøter? Bør ordfører og varaordfører ha egne kontor? Hvilke alternativ kan tilbys? Mindre møte-/arbeidsromrom (munkerom, kupérom, prosjektrom, etc.) må etableres i 1. og 4. etasje. I tilknytning til Bystyresal bør det etablertes et studio for streaming, noe lignende som

4 Fylkeskommunen har etablert. Kommende oppgaver for gruppen vil kunne være: Tilgjengelighet, sikkerhet, møblering, universell utforming, etc Eventuelt Det ble bestemt at denne gruppen skal delta sammen med brukergruppen for bygg i et infomøte om «Vår nye arbeidsform» den 29. september kl. 08:30. Møtet ledes av Eirik Lie, og holdes i 5. etasje i Dronningens gate 14. Kjersti Rognved ble valgt som gruppens representant i Brukerrådet. Bodø, den 22. september 2015 Brukerkoordinator

5 Møtet den 13. oktober ble avlyst. Dermed ingen protokoll.

6 Protokoll fra møte med brukergruppen «borgere/politikere». Møte Tid: 20. oktober, kl Sted: Møterom: 2. etasje på Servicetorget i Postgården. Til stede: Anne Carine Hagen, Kjersti Rongved, Reidar H. Skogli og. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Prosjektleder Morten Handberg møtte. Meldt fravær: Berit Skaug og Allan Ellingsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent, og gruppen drøftet løst om tema som ble berørt i protokollen, som f.eks. parkering, HC-plasser, sikkerhet, o.a Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist. Fast post. Ottar orienterte bl.a. om planene for at Barne- og Familieenheten skal overta bygningsmassen til Vollen Sykehjem, muligens på permanent basis Tidligere saker til oppfølging a Se på fordeler, ulemper og løsninger ved inngangspartiene, og vurder fasiliteter og brukervennlighet for de ulike gjestene til bygget. Gruppen så på de ulike hoved-atkomstsonene, og skal konsentrere seg om tilrettelegging for brukerne i 1. etasje, 4. etasje, samt 6. etasje. Det ligger føringer for at det vil bli fri atkomst for borgere og politikere til disse etasjene. Øvrige etasjer skal ha adgangskontroll. Alle rådgivere, også innen sikkerhet, vil trolig være på plass primo desember. Rådgiverne vil også stå til brukernes disposisjon, etter avtale med prosjektledelsen. Vil framtidens kontakt mellom borgere og kommunens ansatte skje via f.eks. Skype, eller vil dagens direkte kontakt fortsette? Vil det være en idé å etablere et callsenter, eller andre tilbud for å lette kontakten mellom bruker/borger og kommunens ansatte? 04.15b Politikerne har godkjent planene, men har de sett på egne muligheter i bygget? Siden Ellingsen var fraværende, tas temaet videre på neste møte Fremtidige saker. Tilgjengelighet, sikkerhet, møblering, universell utforming, etc. På neste møte skal brukerne gå mer detaljert inn i hvert enkelt punkt som er nevnt over Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Neste møte blir tirsdag 27. oktober kl i 4. etasje på Rådhuset Bodø, den 20. oktober 2015 Brukerkoordinator

7 Protokoll fra møte med brukergruppen «borgere/politikere». Møte Tid: 27. oktober, kl Sted: Møterom 4. etg. på Rådhuset Til stede: Berit Skaug, Kjersti Rongved, Reidar H. Skogli og. Meldt fravær: Allan Ellingsen og Anne Carine Hagen. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Eirik Lie og Ragnhild Skåbones møtte. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist. Fast post. Det ble orientert fra brukermøtet «bygg», hvor Sandbakk ved Flyktningkontoret bl.a. informerte om deres ønsker og behov for spesialtilpasninger i nybygget. De uavklaret parkeringsutfordringene ble drøftet. Kan det være et behov for en egen pool for tjenestebiler? Barne- og Familie-enhetens lokalisering er uavklart. Kan de bruke Vollen, frigjøres kapasitet i nybygget Tidligere saker til oppfølging a Se på fordeler, ulemper og løsninger ved inngangspartiene, og vurder fasiliteter og brukervennlighet for de ulike gjestene til bygget. Se sak Besøkstall viser en nedadgående kurve. Servicetorget har registrert et daglig gjennomsnitt på ca. 400 besøkende og telefonhenvendelser. Tildelingskontoret har flest henvendelser. En mer detaljert oversikt skal utarbeides. Er det som er planlagt av møterom, innredning, etc. i 1. og 4. etg. nok, eller må det gjøres forandringer? Brukerne skal komme med en innstilling til prosjektledelsen. Er det planer om at Turistkontoret eller andre kommunale «satellitter» skal inn i nybygget? 04.15b Politikerne har godkjent planene, men har de sett på egne muligheter i bygget? Berit S. orienterte om signaler fra politikerne om deres behov i nybygget. Per i dag er det et krav om at gruppeledere, varaordfører og ordfører skal ha cellekontor. Politikerne fra posisjon og opposisjon ønsker å være samlet i 4. etg. Info om byggeplanene og «Vår nye arbeidsform» må presenteres politikerne i flere fora. Rådmann ønsker sine komm.direktører nært seg. Kan det- og er det ønskelig at det realiseres? Fremtidige saker. Tilgjengelighet, sikkerhet, møblering, universell utforming, etc. I forrige møte så gruppen på de forskjellige inngangene til bygget. Vi må se mer detaljert på atkomstene, materialvalg, møblering, m.m. Saken tas videre i neste møte Eventuelt

8 Det ble ikke meldt nye saker, men det ble sett på muligheten for studietur for å se på tilsvarende nye bygg og deres løsninger. Av eksempler nevnes Eidsiva Bredbånd på Lillehammer, Husbanken i Drammen, Rådhuset i Tromsø/Sandnes. + + Bodø, den 27. oktober 2015 Brukerkoordinator

9 Protokoll fra møte med brukergruppen «borgere/politikere». Møte Tid: 10. november, kl Sted, Møterom 4. etg. på Rådhuset Til stede: Berit Skaug, Anne Carine Hagen, Kjersti Rongved, Reidar H. Skogli, Synne Bjørbæk, og. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Morten Handberg og Knut Svendsen møtte. Meldt fravær: Allan Ellingsen. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. På grunn av mange møtekollisjoner, ble fredager kl. 09:00 til 10:30 valgt som nytt møtetidspunkt. Neste møte blir fredag 27. november. Kjersti Rongved har booket møterom 2.etasje postgården. Store møterom ved boligkontoret. Vi kan gå opp via servicetorget Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist. Fast post. Varaordfører Synne Bjørbæk ble ønsket velkommen i brukergruppen. Hun har overtatt Allan Ellingsens plass. Knut S. orienterte kort om rådmannens kommende budsjettmøte med media, den 11. november Tidligere saker til oppfølging a Se på fordeler, ulemper og løsninger ved inngangspartiene, og vurder fasiliteter og brukervennlighet for de ulike gjestene til bygget. Se sak I tidligere møter har gruppen på de forskjellige inngangene til bygget. Vi må se mer detaljert på atkomstene, materialvalg, møblering, m.m. Dette skal tas opp igjen i neste møte. Vi skal også se nærmere på detaljene i 1. og 4. etasje. Brukerne ser på rom i underetg. på dagens rådhus, og vil ha forklaring på om de skal brukes til arkiv, eller om de kan disponeres annerledes. Er det planlagt tilstrekkelig av møterom, innredning, etc. i 1. og 4. etg., eller bør det gjøres forandringer? Det har blitt signalisert behov for lydisolerte møterom. Det reelle behovet for dette må sjekkes bedre. Undersøkelser som Dag-Christer Røberg ved HO har lagt fram for «bygg-gruppa», viser besøkstall i en nedadgående kurve (se vedlegg til protokollen). Servicetorget skal utføre en ny registrering av besøkende og telefonhenvendelser. En sammenfatning av de ulike avdelingenes- og enhetenes besøks- og klient-henvendelser, skal være et verktøy for å vurdere totalbehovet for møterom i bygget, og da primært behovet i 1. etg. Flyktningkontoret og NAV skal besøkes for å se på deres besøksvolum, og deres behov for møterom, etc. Frekvensen på Herredshuset skal også måles. Det er usikkerhet om verneombud og tillitsvalgte skal inn i nybygget. Dette må de berørte parter avklare snarest b Politikerne har godkjent planene, men har de sett på egne muligheter i bygget?

10 Flere innspill fra politikerne ønskes (ref. protokoll fra forrige møte). Det nye innspillet fra politikerne, er at de vil ha behov for ett cellekontor og ett gruppe- / møterom for hvert parti som er representert i bystyret, pluss kontor for ordfører. Dette er andre behov enn det som ligger i Forprosjektet, og det må behandles særskilt, før det eventuelt innarbeides i Detaljprosjektet. Det ble foreslått et eget informasjonsmøte om «vår nye arbeidsform», (som var et av grunnlagene for arkitektkonkurransen), og om byggeprosjektet. Målgruppen for dette infomøtet er en arbeidsgruppe med politikere og eventuelt tillitsvalgte og verneombud. Om mulig, ønskes dette møtet gjennomført etter Bystyremøtet 11. desember, men før jul. Ansvar for tilrettelegging: Berit S. og Synne B Fremtidige saker. Tilgjengelighet, sikkerhet, møblering, universell utforming, etc Eventuelt Det ble ikke meldt nye saker. Som nevnt i innkallingen (sak 20.15) blir neste møte fredag 27. november. Kjersti Rongved har booket møterom 2.etasje postgården. Store møterom ved boligkontoret. Atkomst via servicetorget. Bodø, den 10. november 2015 Brukerkoordinator VEDLEGG: Her er innspillet fra Dag-Christer R. og HO-avd., som tidligere har blitt tatt opp i brukergruppa for «bygg»: Brukeroppgave HO-avd: Oversikt over hvilke avdelinger og enheter som har publikums- og kundekontakter ( og rangér dem etter volumet). Tildelingskontoret: Tildelingskontoret har både daglige avtaler i forbindelse med saksbehandling og møter med interne og eksterne samarbeidspartnere. I tillegg har vi drop-in bruker/publikumsbesøk med spørsmål rundt tjenester. Vanskelig å tallfeste, men det kan dreie seg om mellom 5-10 «besøk» av ulike slag daglig. Boligkontoret : 12 ansatte der alle har daglige avtaler rundt husleiekontrakter, startlånsavtaler, utlevering av nøkler samt vedlikeholds samtaler med våre leietakere. Vi antar vi har mellom 10 til 15 samtaler daglig inkl drop-in. K. dir. Stab: Ingen publikumskontakt v/ oppmøte. Mvh DC

11 Protokoll fra møte med brukergruppen «borgere/politikere». Møte Tid: 27. november, kl Sted, Møterom 2.etasje postgården, ved boligkontoret. Atkomst via Servicetorget. Innkalles: Berit Skaug, Anne Carine Hagen, Kjersti Rongved, Synne Bjørbæk og Ottar Olaussen. Prosjektledelsen har åpen invitasjon til brukermøtene. Knut Svendsen, Morten Handberg, Eirik Lie og Ragnhild Skålbones møtte. Meldt fravær: Reidar H. Skogli. Brukergruppen kan gi innstilling til prosjektledelsen Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent Godkjenning av protokoll. Protokollen ble godkjent Div. orienteringer Orientering om hva som har skjedd siden sist. Fast post. Synne Bjørbæk orientere fra Formannskapsmøtet den 25. nov. om «Finansiering av Rådhusprosjektet». Møtet vedtok å gå videre med prosjektet, mot stemmene fra Rødt og Senterpartiet, for øvrig bred enighet. Det var lite debatt, men uttrykt skepsis til hvor pengene skal tas fra. Saken ligger an til å bli vedtatt i Bystyret den 11. desember Tidligere saker til oppfølging a Se på fordeler, ulemper og løsninger ved inngangspartiene, og vurder fasiliteter og brukervennlighet for de ulike gjestene/besøkende til bygget. Se sak Besøkstall viser en nedadgående kurve. Servicetorget har registrert et daglig gjennomsnitt på ca. 400 besøkende og telefonhenvendelser. Tildelingskontoret har flest henvendelser. En mer detaljert oversikt skal utarbeides. Den er ikke ferdig, men skal fremlegges i et senere møte. I tidligere møter har gruppen på de forskjellige inngangene til bygget. Vi må se mer detaljert på atkomstene, materialvalg, møblering, m.m. Brukerne må «plukke områdene i bygget fra hverandre» for å se om ARKs og prosjektledelsens forslag til løsninger stemmer med funksjonene brukerne ønsker. Erfaringer fra brukere (ansatte i Servicetorget, politisk sekretariat o.a.) skal sammenfattes i et eget møte. Forslag på dato er 17. desember. Prosjektledelsen ønsker innspill på hvilke behov brukerne har av areal for å få dekket ønsket funksjon i atkomstsonen(e), øvrig 1. etasje, og tilsvarende deler av bygget i 4. og 6. etasje. Dette behandles i møtet den 17. desember. Er det planlagt tilstrekkelig av møterom, innredning, etc. i 1. og 4. etg., eller bør det gjøres forandringer? Ottar orienterte om hans og Dag-Christers besøk på Flyktningkontoret og hos NAV, hvor det ble sett på resepsjons-, kontor- og møteromsforholdene. NAV planlegger å gjøre noen cellekontor om til mindre kontorfellesskap. De har forøvrig ikke behov for lydtette møterom. I møtet den 17. skal brukerne ta for seg innredning (møblering), antall møterom, antall arbeidsstasjoner for borgere og antall faste- og midlertidige arbeidsplasser i disse etasjene. Brukerne skal utarbeide en innstilling til prosjektledelsen, som viser forslag på

12 tilrettelegginger b Politikerne har godkjent planene, men har de sett på egne muligheter i bygget? Flere innspill fra politikerne ønskes (ref. protokoll fra tidligere møter). Politikerne har mange møter med publikum/velgere. Åpenhet og tillit styrkes ved at disse møtene kan tas i 4. etg., hvor politikerne har sine arbeidsplasser, i stedet for i tilfeldige møterom i 1. etg. Dette vil inngå i sikkerhetsplanleggingen i bygget. Synne B. og Berit S. planlegger infomøte den 14. desember om byggeprosjektet ved Knut S., og om «Vår nye arbeidsform, ved Eirik L. Møtet arrangeres i forbindelse med politikernes gruppeledermøtet samme dag. Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud inviteres til infomøtet. Synne og Berit er møteledere, og setter opp agenda sammen med Eirik og Knut Fremtidige saker. Tilgjengelighet, sikkerhet, møblering, universell utforming, etc. Bygget skal inndeles i sikkerhetssoner, hvor noe av bygget skal være åpent for alle. Dette gjelder store deler av 1. etg. og 4. etg., samt 6. etg. Øvrige areal skal være skjermet. Ulike situasjoner krever ulike sikkerhetsløsninger. Bl.a. skal det være sikre løsninger og rutiner for åpne kveldsmøter o.a Eventuelt Sak ble tatt opp i innledningen av møtet Flytteprosessen. Denne brukergruppen vil få oppgaver i forb. med flyttingen: Eksempelvis: Hvordan finner borgerne fram i kommunen i byggeperioden? Hvordan organiseres politikerne? Det finnes flere alternativ for lokaliteter, men lite er avklart. Mange krav, ønsker og behov må konkretiseres. Bl.a. må møterom m/fasiliteter finnes. Heri også møterom med teknisk utstyr for avvikling av Bystyremøter. Aktuelt forslag/alternativ er møtesal i Sølvsuper. Gruppens leder og brukerkoordinator vil framover være i dialog med brukergruppen/arbeidsgruppen for flytteprosessene, samt med Eirik Lie. Bodø, den 27. november 2015 Brukerkoordinator