POSTPENSJONISTENE PÅ SUNNMØRE REFERAT FRA STYREMØTE

Transkript

1 POSTPENSJONISTENE PÅ SUNNMØRE REFERAT FRA STYREMØTE Dato: , kl. 11:00 Sted: Postterminalen, Digerneset Til stede: Geir Gjelsten leder Karl Gudmund Helland sekretær Ingunn Svenvik styremedlem Knut Søvik 1 varamedlem Jennfrid Steinset 2 varamedlem Forfall: Arnt Halsen kasserer Ingrid Vadset styremedlem SAK-LISTE: 023/2018 Referat og skriv. 024/2018 Økonomi. 025/2018 Landsmøte i Postpensjonistene /2018 Nye styremedlemmer. Introduksjon. Håndbok. 027/2018 Neste medlemsmøte. Program. 028/2018 Web-sida. Oppfølging. 029/2018 Eventuelt. 023/2018 Referat og skriv. Referat fra forrige styremøte er tidligere utsendt til styret, og opprettet med de innkomne merknader. Enstemmig godkjent. KG hadde fått ordnet med brukernavn og passord til gjestenettverket ved postterminalen, for Geir og seg selv gyldig til Styret har fått en epost fra Margit Støbakkvik, og også på vegne av Invild Lindin, med melding om at de ikke fikk invitasjon til årsmøtet. KG har svart til Margit, og beklaget at de hadde falt ut av epost-lista, men at de nå er føyd til. Styret har deretter mottatt en ny epost fra Margit, der dette blir akseptert.

2 Avdelingen har fått en epost vedlagt den nye samarbeidsavtalen mellom Posten og Postens Pensjonistforbund gjeldende for Her videreføres ordningen med portofrihet for sendinger til medlemmene. Her er imidlertid et avsnitt om at Posten skal oppnevne kun én enhet i regionen, som avdelingen skal henvende seg til vedrørende utlån av møtelokaler og annen praktisk støtte. KG tar kontakt med Gerd Lyshagen Akerø, postterminalen for å få avklart hvem og hvordan dette vil virke for vår avdeling. Geir spurte om hvor denne avtalen skal lagres i epost-systemet. Styret drøftet dette. KG oppretter en mappe under»avtaler og kontrakter» som heter «Samarbeidsavtale Posten og Postpensjonistene» der en epost vedlagt nevnte avtale, blir lagret. Det ser nå ut til at de avdelinger som sender ut sine medlemsblad til oss, nå kun bruker epost-adressa til dette. 024/2018 Økonomi. Arnt hadde sendt en epost med melding om at økonomien er god. 025/2018 Landsmøte i Postpensjonistene Geir har meldt fra om at han kommer som representant fra vår avdeling. 026/2018 Nye styremedlemmer. Introduksjon. Håndbok. Ingrid Vadset og Jennfrid Steinset er nye i styret, og styret har de senere år brukt første styremøte etter årsmøtet, til å informere nye styremedlemmer om regler, rutiner, arbeidsmåter o.a. som styret skal bruke og praktisere. Styret gjennomgikk først heftet «Håndbok for tillitsvalgte». Håndboka legges ut på nettsida vår. Styrets interne kommunikasjon ved bruk av epost-adressa «sunnmore@postpensjonistene.no» ble gjennomgått og orientert om. KG orienterte om at det i utgangspunktet kun er mappa «Innboks» som skal leses, for der blir både inngående- og utgående eposter lagret en viss tid.

3 Etter en passende tid vil epostene blir flyttet fra «Innboks» til riktig mappe i den mappestrukturen som er opprettet i epost-systemet. Det ble spesielt presisert leseplikten alle i styret har minst annenhver dag, og dette uavhengig av om styremedlemmet er hjemme eller på reise. Det ble også presisert at alle tilkjennegir at eposter er lest eller at vedkommende kommer eller ikke kommer på møter o.a., ved å svare på den aktuelle eposten med f.eks. «Lest. Ingen merknader. Hilsen «navn»» eller «Jeg kommer på styremøtet. Hilsen «navn»». KG fortalte at han har laget til en videresending (kopi) av alle eposter som enten kommer til eller blir sendt fra vår epost-adresse, til alle i styret sine private epost-adresser. Dette for å gjøre det lettere for styret å vite om «bevegelser» i epost-systemet. KG viste og fortalte så hvordan nettsida til avdelingen er redigert, og hva man kan finne der av ymse opplysninger. Etterpå ble arbeidsdokumentet «Styrets arbeidsfordeling» gjennomgått. Ingunn spurte om hvordan vi skal orientere Ingrid om rutiner o.a. siden hun ikke er til stede her i dag. Geir sa seg villig til å ta en «tomanns-prat» med Ingrid, og vise henne hvordan hun kan bruke sitt nettbrett. Jennfrid uttrykte behov for generell data-oppdatering på flere områder, og nevnte spesielt problemer med utskrift fra en nettside. KG opplyste at hun (og andre) kan ta telefonisk kontakt slik at han kan fjernstyre hennes pc ved hjelp av programmet «Teamviewer» som det også er orientert om i en artikkel på nettsida, under «Dokumenter».

4 027/2018 Neste medlemsmøte. Program. Neste medlemsmøte er kl Styret drøftet om vi denne gangen skal bruke lokale ressurser i stedet for innleide ressurser. Det var enighet om å ikke bruke eksterne ressurser denne gangen, men ha bildevisning av gamle postbilder. KG plukker ut ca 30 bilder som han viser fram. Tidsbruken stipuleres til ca minutter. Tittel: Mimrestund med bilder. Vi snakket også om å få et medlem til å fortelle historier fra gamle dager i Posten. Knut foreslo Petter Olsen. Geir tar kontakt med Petter Olsen om han kan tenke seg å bidra med en historie eller flere. Vi har et kvarters tid med orientere om nye ting vi har lagt ut på nettsida. På den måten vil medlemmene få vite om nye interessante ting som er kommet inn på nettsida, samtidig som vi viser hvor de kan finne dette. Her ble nevnt oversikten over åremål på første side, Her er det viktig at alle i styret bidrar under presentasjonen og gjennomgangen på medlemsmøtene. 028/2018 Web-sida. Oppfølging. KG foreslo at vi sletter aktivitetsplanen for Tilsvarende med årsmøtesakene og artikkelen om Specsavers-avtalen i fana «Nyheter». Referatene fra årsmøtet og dagens styremøte legges ut når de er godkjente. KG foreslo å utvide avdelingen med gamle bilder, med noen få til. Styret vil også på neste medlemsmøte orientere om nye ting vi legger ut på nettsida, som en del av data-orienteringen vi har som fast punkt må alle medlemsmøter. På den måten vil medlemmene få vite om nye interessante ting som er kommet inn på nettsida, samtidig som vi viser hvor de kan finne dette.

5 Her bør spesielt nevnes at artikler som opprinnelig ligger på [Nyheter] og som etter en tid blir fjernet derfra, i mange tilfeller blir flyttet til avsnittet [Dokumenter]. 029/2018 Eventuelt. Geir fortalte at han er blitt forespurt av valgkomiteen for Landsmøtet, om han ville stille som lederkandidat i Postens Pensjonistforbund på kommende Landsmøte. Etter noen dagers refleksjoner, takket han «Nei» til tilbudet. Ingunn ønsket en orientering om reglene for utnevning av æresmedlemmer. Disse reglene ble i sin tid vedtatt av et årsmøte, for å hedre spesielt tilltsvalgte som har ytt en spesielt stor og verdifull innsats for avdelingen. Spørsmålet om noen skal utnevnes som æresmedlem, tas opp som sak på neste styremøte. Ingunn etterlyste et samarbeid med Posten der tilsatte som slutter blir meldt fra om til oss, slik at vi kan forsøke å få de som våre medlemmer. Dette bør tas opp med den enheten som Posten oppnevner i vår region når vi blir kjent med hvem og hvor denne enheten er. Møtet var slutt ca kl Neste styremøte: Tirsdag Møtested: Møterommet, 2dre etasje, Postterminalen Digerneset.