Styremøte BI Stavanger SAKSPAPIRER. Styremøte Kl. 14:50

Transkript

1 SAKSPAPIRER Styremøte Kl. 14:50

2 BI Stavanger Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av Eventuelt saker Sak Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styre/Ledelsen Sak Orienteringssak: Endring i prisliste ved Fabrikken Sak Behandlingssak- Støtte CARE Sak Diskusjonsak: opplæring av påtroppende Sak Orienteringsak: Landsmøte Sak Diskusjonsak: Overlappingstur Sak Diskusjon: Oppmøte NLD og Care Sak Orienteringsak: Utlysning av verv Sak Eventuelt saker

3 Leder, hr x 3, kroansvarlig, markedsansvarlig, sosialtansvarlig, fagansvarlig, LIM, kommunikasjonsansvarlig Påtroppende: HR x 2, sosialtansvarlig, økonomiansvarlig, fagansvarlig, kommunikasjonsansvarlig, markedsansvarlig Sak: Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Enstemming vedtatt godkjent Sak: Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder V/Erik T som ordstyrer, og HR v/påtroppende HR som referent. Enstemmig vedtatt godkjent

4 Sak: Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Referat fra styremøte Godkjennes Enstemming vedtatt godkjent Sak: Oppføring av Eventuelt saker HR1-1 HR2-2 Fag - 1 Sak: Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen HR 3: Siden sist har jeg jobbet med planlegging og gjennomføring av intervju, og forberedelse i forkant av generalforsamling. Jobber nå med å bli kjent med de nye HRene. Marked: Vært i kontakt med sportus.no ang eventuelle muligheter for å få billigere teip og drakter til idrettslagene, håndball og fotball. Detter er gode produkter, og det virker som det kan gå i boks. Har også hjulpet til med bis care på forskjellige områder. Hjulpet med forberedning av auksjonskveld. Holder for tiden med å hjelpe NLD. Kro: GF ble en rolig, men nokså bra kveld for Fabrikken. Har holdt på og fått ordnet arrangementliste. Den er nå blitt lagt ut på BIS. HR 2: Mye arbeid med intervjuprosess og planlegging av generalforsamling. Generalforsamlingen gikk bra, og vi fikk rekordhøyt oppmøte. Veldig fornøyd med at det kom over 100 stk, som var målet vårt. Det som var negativt med generalforsamlingen var at den tok så lang tid. Veldig fornøyd med de som ble valgt inn. Har utenom dette jobbet med sakspapirer og begynt på opplæring med de to påtroppende HR ansvarlige! LIM: Fått promoterinsmaterial ferdig.

5 HR 1: Mye å gjør, hatt dialog med søkere. Få logistikken til å gå opp sånn at de avtroppende komme på intervjuene. Takknemlig for at alle stilte opp. Tok tid med redegjørelser. Noen var litt treige, som gjorde at det tok mye tid for HRene. Læring til neste år, å sette søknadsfrist for det tidligere. Snart ferdig med referat fra GF. Har utenom det hatt Internevalueringer. Fag: Deltat på GF + afterparty. Studentpanel med fagansvarlige (helg Oslo). Tar med referat på neste styremøte. Gikk gjennom kursevalueringer som tok ganske mye tid. Møte med ONS. De ville inkludere BI og UIS til å lage en ons young. Fremme forslag på at BI skal bli mer inkludert i ONS. Veldig positiv tilbakemelding Sosialt: Vært i trondheim på NLD. Deltatt på GF. Liten tur innom afterparty. Jentekvelden er under planlegging til 16 april. Fine premier. Alle møtes på taket etterpå. Jobbet litt med care-dagen, var med på nld sin ballongslipp som var veldig bra med kjekke premier Kommunikasjon: Vært på GF, mye promotering på facebook, kunne vert mye bedre hvis vi hadde hatt en skikkelig promoteringsplan. Gått mye tid til care, mer enn forventet. Ser ut som det blir veldig bra tross alt. Skrevet saker til bisvas, vert i snakk med SMIS som ønsker å dekke auksjonskvelden. Blitt enige om 1 ukers frist for kommunikasjonsgruppen å lage plakater. Leder: Var ikke på sist styremøte (var i bergen på styringsgruppemøte og hadde de største viktigste sakene for BIS i helhet). Var egen politisk dag, så vi må prøve å få bedre fotfeste innenfor det politiske. Vi er med i velferdstinget, så i går var jeg der å forsvarte BIS stavanger sin sak, og forhåpentligvis får vi de pengene vi ønsker. Om et par uker blir dette endelig bestemt. Har vært på nettverk for private høyskoler mye positivt og mye sært som kom frem. Veldig stor forskjell på skolene. Fikk god kontakt med de andre skolene i stavanger, og knyttet nettverk. Vært med på GF, intervju på ny leder, ordstyrer på GF, mer slitsomt enn forventet. Skrev en del attester. Internevarluering med HR. Planlegging av medarbeidersamtale. Planlegging av landsmøte, fikk 3 søknadder så Irene, Sissel, Silje og Erik blir sittende som delegatel. Silje og Erik reiser dagen før pga styringsmøte. Desverre bestilt tur til Berlin når NLD er, så håper dere andre stiller sterkt! Sak: Orienteringssak: Endring i prisliste ved Fabrikken Bakgrunn: Kro-Ansvarlig redegjør Se vedlegg

6 Kro: Prisene må endres i forhold til hvor mye som helles oppi glass. Dette er for å gjøre det lettere for både de i baren og studentene (rundere priser). Vi har tatt en sjefsavgjørelse på at det blir slikt for alles beste. Sak Behandlingssak- Støtte CARE. Bakgrunn: KA ser behovet for økonomisk støtte til gjennomføringen av auksjonskvelden, torsdag 26. mars og søker derfor om penger til dette. Lufter også muligheten for et direkte bidrag fra BIS til CARE. KA v/irene Økland redegjør. Forslag til vedtak: styret godkjenner sum man har blitt enig om på styremøtet og etter samtale med ØA. Kom: Ønsker penger til mat og drikke som blir brukt på auksjonskveld og bøssebæring. Underholdning og premier. 500 kr allerede godkjent til lys og lyd kr totalt. (500 av disse allerede godkjent og satt av) Konkurranse med andre skoler. Derfor greit og gi litt penger slik de kan få til et bra prosjekt Sosialt: Undergruppene kan bidra. Leder: Snakket med Silje, og dekke 6000 kr fra BIS til auksjonskvelden er en grei innvestering. Bra å bidra til veldedighet direkte fra egenkapital. Bidrag til CARE kan tas på kommunikasjonskvelden. Vedtak: Styret godkjenner totalt 600 kroner. Aktiv votering. Enstemmig vedtatt godkjent. Sak Diskusjonsak: opplæring av påtroppende Bakgrunn: leder ønsker tanker om felles opplæring, overlappingskontrakter og tidsfrister. Leder v/erik Taranger redegjør.

7 Alle verv må få like mye opplæring. Workshops på fellesen. Ønsker tidsfrister for opplæring. Eksamensperiode kan være til hinder, så må planlegge slik at alt blir gjort skikkelig. Kontrakter på HR og styremedlemmer på hva som skal bli lært. Før 1 juli gått gjennom kontrakt før signering av avtroppende og påtroppende. Kontraktene er for å holde kvalitet oppe og for å garantere at de påtroppende får den overlappingen de trenger Fag: Workshop på fagansvarlig er unødvendig, da vi reiser på egen overlappingstur. Det har også økonomi. Ser ikke for meg det vil være en stor utfordring å klare å overlappe. Leder: Workshop er for å samle BIS som et team, slik det blir mer gruppearbeid. Kommunikasjon: Mener likt som leder. Vil at folk skal bli kjent. For å få bedre samhold. Fag: Kan kalles som noe annet enn workshop, BIS kveld HR 1: Hvorfor har ikke linjeforeningene kontrakter? Syns det er viktig for oppfølgingen. Leder: Styret kan innføre det. Skrev det på tiltak om hvordan vi ikke skal miste kontrakten med de vervene som nå er utenfor ledelsen. Leder: Må ha noe for å sikre at det blir en bra overlapping. BIS-kveld, overlappingskveld osv. Få litt gang før eksamensperioden. Avtroppende og påtroppende møtes en gang å starte opplæring innen onsdag om to uker. Leder lager kontrakter til av- og påtroppende. Til de påtroppende: Viktig å ikke føle at det er feil og si ifra om dere ikke får skikkelig opplæring. Ta dette med Leder eller HRene om det skulle oppstå noen vanskeligheter rundt oppæring. HR 3: Av erfaring er det lurt og komme tidlig inn i gruppen, for faglig og sosialt utbytte. Sak Orienteringsak: Landsmøte. Bakgrunn: Leder orientere om landsmøte, hvem vi sender, når drar vi, hva forventes osv. Leder v/erik Taranger redegjør. Alle får dra. Sender 4 delegater som blir dekket av sentralledelsen, de dekker også alle påtroppende. Leder og økonomi/nest leder har blitt enig om å dekke for resten av de avtroppende

8 styremedlemmene. Leder og økonomi/nest leder dra fredag pga ledermøte. Resten av styret drar tidlig på lørdag. Landsmøte er en stor generalforsamling. Saker som gjelder BIS som helhet. Tidligere saker Trondheim tar over for vinterlekene. Vedtektsaker. Store saker. Forventes at alle setter seg inn i sakspapirene. De 4 delegater skal ha en stemme. Hvis noen har noen saker, skal de meldes til leder. (Quality airport hotel. Deler rom.) Sak som kan komme opp at alle styrene får en nestleder som tar anvsvar for undergruppe oppfølging, og politikk delen. Sak Diskusjonsak: Overlappingstur Leder ønsker at man finner dato fortest mulig for å få en optimal tur og hvem har ansvar. Leder v/erik Taranger redegjør. Fag: Foreslår at jeg og sosialt ansvarlig tar ansvar. Jeg er ferdig med temakveld og har ikke så mye mer å gjør i vervet dette semesteret. Sosialt: Enig i det fagansvarlig sa. Vi har lyst og tid til og planlegge en kjekk tur. HR 2: Ingenting imot forslag. Stiller seg frivillig til å bidra om ønkelig. Sosialt: Vet at HR har ganske mye arbeid, så kan ta ansvar for denne turen. Kommunikasjon: Syns det er viktig at det ikke blir mer en to stk. Slik det blir en blåtur.må bli engie om dato. Leder: Derfor viktig og planlegge turen bra. må vurdere hvor mye faglig innhold som skal skje denne turen. Fag: Tenkt på datoer, slutten av juni da alle er ferdig med eksamener. Sosialt: Setter en dato, slik at overlapping er ferdig. Ikke ha for mye overlapping på selve turen. mulighens litt overlapping på turen.

9 Leder: Foreslår dagen etter eksamen. Passet veldig bra tidligere år. Alle er ferdig med eksamener og ingen er på ferie. Fag, Sosialt og Leder planlegger. Kommer med datoforslag fortest mulig. Sak Diskusjon: Oppmøte NLD og Care Ønsker samtaler om oppmøte på Care og NLD. Leder v/erik Taranger redegjør. Leder og kommunikasjon er i Berlin under arrangamentet. Ønsker en påmindelse at det er viktig for styret og møte opp. Lange effekter på hvor attraktive vi er for næringslivet. Har virkninger for inntrykk hos bedrifter. Håper folk tar det seriøst. Påtroppende HR: Leid konserthuset, oppmøte er derfor ekstra viktig med tanke på det store lokalet. Sosialt: Minner alle på 60% møteplikt av BIS ledelsen. Fag: Promoterer dere ut til UIS også? Kro: Nei erfaring viser at stand på UIS ikke er nyttig. Skal få billett salg på nett. Kommunikasjon: Sagt ifra til undergruppene, slik det blir lagt ut på sosiale medier. Fag: Er det mulighet for å vedtektsføre 60% oppmøte? Leder: Kan jobbe for å få det opp til 60% oppmøte., men vanskelig å vedtektsføre Kommunikasjon: Vanskelig og presse folk når det er penger inn i bilde. Derfor må vi oppfordre folk til å bruke penger. Leder: Tar det seriøst. Snakk med undergrupper!! Care er gratis. Press på NLD og care. Kommunikasjon: Inviter på facebook. Skal være åpent slik alle kan invitere. Auksjonskveld på kro men også bøssebæring.

10 Sak Orienteringsak: Utlysning av verv Bakgrunn: Leder og HR har hatt møte om utlysning av verv og vil informere om dette. Leder v/erik Taranger redegjør Ikke valgt inn kro, NLD. Leder for care gurppen. Idrettsansvarlig og leder for finansgruppen, redaktør for skoleavisen. Redaktør trengs ikke lyses ut. Irene og Thomas fikser det. Finansgruppen velger selv ut leder. For nytt til å løses ut. NLD, Idrett, CARE og kro lyses ut så snart som mulig. Frist 15 april. Kro søkes som 2 stk, men hvis bare en vil ta på seg oppgaven går det fint. HR 2: Viktig å promotere mye for å gjøre vervene attraktive selv om de ikke er i ledelsen. Sak Eventuelt Saker. Sak 1 - HR1 bakgrunn: I forhold til internevalueringer. Syns det er blitt dårlig. Føler det blir mer utdypende hvis vi sender ut spørreskjema. Når bør man ha intern evalueringer til neste år? Mener det bør starte veldig tidlig neste år. Leder: Litt sent nå. Folk har ikke den iveren med å jobbe med tilbakemeldinger. Viktig og bruke mer tid på en samlet vurdering. Letter og se. Balansegang slik at folk har en mening, men også tildig nok slik du kan jobbe med det.

11 HR 1: Dele det opp; først kritikk så positiva. Kan bli demotiverende hvis kritikk blir satt litt innimellom det positivet. HR 2: Våren er en tilbakemelding på hvordan det ble gjort i vervet. Avsluttende tilbakemelding. HR 3: NR 1 ikke så tidlig som det ble gjort i høst for de som er påtroppende på høsten. Trener ikke være negativt at nternevalueringert kommer sent, for den kritikken og det positive de får tilbake kan brukes til mye mer. HR 1: Før høstens GF kan det være første evaluering. Slik du vett hva du har gjort og hva som kan bli bedre. Sosialt: Syns ikke det skal være intervju, skal være anonymt. Slik at det viktigste blir satt frem. Før eksamen i desember. Leder: Rett før eksamen. Gjør ikke noe at vi har valgt inn folk Kommunikasjon: Faren i desember at det er eksamens og travelt. HR er uavhengig av hvem som skal ha internevalueringer. Slik ting kommer klart frem. For mye stikkord. Sto initiativ men betyr det at du tar eller at du ikke tar. Bør være en tidlig og en sen HR 2: Dersom det blir internevalueringer før høstens GF vil dette være veldig nær skolestart, og kanskje ikke like nyttig å få tilbakemelding allerede da. Foreslår litt senere. Sak 2 - HR1 Bakgrunn: Tidsbruk på generalforsamling. Elektronisk avstemming. Tok en time, pluss appeller. Leder: Forslag med mye mer jobbing før GF, i sakspapirene har du alle budsjetter til linjeforeningene. Slik de er gjort på en sak. Tid på BIS sitt budsjett. Fokus på at kandidater ikke trengs å være med på GF. Slik kandidater som ikke er gode nok ikke blir invitert.

12 Sak 3 - HR2 Bakgrunn: Workshop. Tenkte vi kunne arrangere en workshop slik folk blir bedre kjent for å bygge et bra samhold for de påtroppende. Avtroppende kan finne ut saker, generelle oppgaver de nye skal gjør. Gjerne en ettermiddag slik at vi kan ha sosial events etterpå. Leder: HR og leder har oppgave og ansvar for opplæring. Felles opplæringer. LIM: Hvis påtroppende ikke kan skal avtroppende slippe? Leder: Viktig alle stiller opp uansett, spørs på vervet. HR og leder planlegger workshop.