Å R S M E L D I N G

Transkript

1 Å R S M E L D I N G Kongsberg kommunale eiendom - en profesjonell eiendomsforvalter som sikrer kommunens verdier 1

2 ÅRSMELDING 2014 Innhold Hva har vi fått til i 2014? 3 Kongsberg kommunale eiendoms ansvarsområde 4 Kommunestyrets formål med KKE og virkemidler i vedtekter 5 Styret og politiske organer 6 Ledelse, organisering og ansatte 6 KKE forvaltning 7 KKE produksjon 8 Foretakets økonomi 9 Helse, miljø, sikkerhet 11 Energi 11 Forsikring 12 Eiendomsøkonomi i KKP 12 Strategi og utfordringer 12 Styrets underskrift 13 Vedlegg 1, rapporter fra KKEs fagavdelinger: Formålsbygg 14 Kommunale boliger 16 Annen eiendom 17 Renhold 18 Bygningsdrift 19 Plan og utvikling 20 Prosjekt vedlikehold/byggutvikling 22 Nybygg/ombygg 23 Vedlegg 2: KKEs vedtekter 25 2

3 HVA HAR VI FÅTT TIL I 2014 (KKE) er godt fornøyd med følgende resultater ble oppnådd i 2014: KKE FORVALTNING Formålsbygg Overlevert nytt krisesenter til leietaker. Bygget er svært godt egnet og tilpasset fornøyd leietaker Aksept i budsjett- og økonomiplan fra 2014 på fortsatt NOK 143,-/m2 til vedlikehold Gjennomført jevnlige felles leietakermøter for alle leietakerne i Krona, samt særmøter for de enkelte ved behov. Gjennomført jevnlige brukermøter for alle hovedleietakerne i Krona Reforhandling av flere innleieavtaler Kommunale boliger Tett oppfølging sammen med KKE produksjon vedrørende gjennomføring av planlagte vedlikeholdstiltak Opprettholdelse av god, nøktern standard på boligene Annen eiendom Igangsatt arbeid med matrikulering av umatrikulert grunn i Kongsberg kommune Avdelingen fortsatte arbeidet med å ajourholde og reforhandle utleieavtaler Alle leieavtaler er fortløpende registrert og oppdatert i Incit Xpand (FDV-program). KKE PRODUKSJON Renhold Stabilt høyt og forbedret nærvær Innføring av kvalitetsstyrt renhold og standarden NS INSTA Bruk av kjemikalier ble redusert, mens bruk av maskiner og lettere metoder og utstyr økte. Bygningsdrift God oversikt over branndokumentasjonen og samarbeidet med brannvesenet Det har ikke vært behov for å benytte egenandelen innenfor forsikringsskader inneværende år Parkvesenet har gjennomført sommervedlikehold, med godt resultat.. Serviceavdelingen har hatt sitt første driftsår med godt resultat. Plan og utvikling Nært samarbeid med kommunens enheter om utredningsoppgaver innenfor skole og helse og omsorg Anskaffelse av rammeavtaler har pågått kontinuerlig gjennom året Ferdigstillelse av tiltakene innenfor EPC-prosjektet Prosjekt Hvittingfoss bo og behandling oppussing av pasientrom og fellesarealer, samt bytte av kjøkken i arbeidsstuer. Efteløt skole byttet tak på 64-bygget samt maling av skolen utvendig. Ny ledbelysning innvendig. Sluttføring av nytt kjøkken på Skavangertun sykehjem. Bedre rutiner for økonomistyringen og bedre økonomisk resultat i prosjektene Nybygg/ombygg Nytt Krisesenter ble ferdigstilt og klar til overlevering. Byggingen av de nye skolene på Raumyr og Kongsgårdmoen, og barnehagen på Idrettsparken, gjennomføres i godt samarbeid med bestiller og bruker, innenfor økonomiske rammer og framdrift. Se mer i fagavdelingenes årsmeldinger i vedlegg 1. 3

4 KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOMS ANSVARSOMRÅDE KKE har et godt rammeverk for å forvalte, drifte, vedlikeholde og utvikle Kongsberg kommunes eiendomsverdier. Hovedutfordringen er å forvalte dette mest mulig effektivt som monopolist, slik at Kongsberg kommune får tjenester til god kvalitet og riktig pris. Sammenligning av kommunestatistikk viser at KKE har lykkes med å bli stadig bedre på riktig pris, men det er fortsatt forbedringspotensialer både i forhold til kvalitet og pris. Kongsberg kommunes ordning med kostnadsdekkende husleie for kommunens formålsbygg er avgjørende for å sikre en forsvarlig og langsiktig forvaltning, drift og vedlikehold av kommunenes eiendomsverdier. Ordningen gir bevissthet rundt kostnader og effektiv arealdisponering. Husleieordningen inneholder også en komponent for kapitalkostnader. De reelle inntektene og utgiftene ved Kongsberg kommunes eiendommer er dermed plassert der de hører hjemme i husleie. Deler av eiendomsmassen er eldre og lite areal- og driftseffektive. Mange av byggenes komponenter har passert sin levetid. Tilstandsanalyser utført i 2013 viser store behov for tiltak. Vedlikeholdsetterslepet er stort. Gjennomføringen av KKEs strategi om å være ajour med etterslep i løpet av inneværende fireårsperiode er en stor utfordring for hele organisasjonen. Målet er å ha tatt igjen etterslepet innen Foretaket forvaltet ved årsskiftet 2014/2015 en bygningsmasse på cirka m2 BTA, hvorav m2 er formålsbygg, m2 er bolig og m2 er bygninger på eiendom som ikke er i bruk for kommunal tjenesteproduksjon. Tomtearealet til disse eiendommene er m2. Foruten tomter med bygningsmasse forvalter KKE for kommunen en rekke uteområder og ubebygde arealer. Disse utgjør m2. Orange søyler viser andelen av kommuneregnskapet som Kongsberg kommune benytter til eiendomsforvaltning. Denne har sunket de senere årene. Gjennomsnittlig disponerer norske kommuner en høyere andel til eiendomsforvaltning enn Kongsberg. Virksomheten er regulert i kommuneloven, setter rammen for KKEs myndighet: Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyret. KKEs ansvarsområder og virkemidler ble i 2011 klargjort i KKEs vedtekter, med basis i det politiske etableringsvedtaket. KKEs vedtekter ble vedtatt i kommunestyremøte (se vedlegg 2). I tillegg til vedtak om årsbudsjett, setter andre enkeltvedtak premisser for foretakets arbeid. 4

5 KKE rapporterer til kommunestyret. KKE kan anvende formannskapet som strategi/drøftingspartner, og sender sine innstillinger til kommunestyret via formannskapet. Alle enkeltsaker der styret skal innstille til kommunestyret går til rådmannen for uttalelse før de fremmes for behandling i styret. Sammenligningen med andre kommuners ressursbruk innen eiendomsforvaltning (KOSTRA) viser at den andelen av kommunebudsjettet som går med til eiendomsforvaltning i Kongsberg kommune utgjør en stadig mindre andel. Dette er også en trend på landsbasis, men trenden er sterkere i Kongsberg enn gjennomsnittet. I tillegg ligger Kongsberg kommune over gjennomsnittet i midler til vedlikehold og vedlikeholdsetterslepet i den kommunale bygningsmassen reduseres. Dette skiller seg positivt ut fra trenden på landsbasis. KOMMUNESTYRETS FORMÅL MED KKE OG VIRKEMIDLER I VEDTEKTER KKEs formål fastsettes i vedtektenes 4 4,1: «skal ivareta kommunens eier- og leierinteresser i den samlede eiendomsmassen 1, for gjennom dette å sørge for at fellesskapets verdier beholdes og for at hensiktsmessige bygg/boliger/arealer stilles til disposisjon for vedtatt kommunal tjenesteproduksjon og for kommunal boligtildeling. Foretaket gir leietaker kun adgang til å disponere lokaler/arealer etter inngåelse av kontrakt.» KKE gjennomfører målrettet arbeid med etterslep innen vedlikehold og byggutvikling. KKE gjennomfører nybygg og utviklingsprosjekter som erstatter eldre bygningsmasse, og gir hensiktsmessige arealer for kommunal tjenesteproduksjon og vekst. I fotnote 1 unntar kommunestyret kirker og gravlunder, eiendommer som inngår i kommunens aksjeselskaper og stiftelser, utendørs kulturanlegg, tekniske VAR-anlegg fra KKEs forvaltning. 4,2: «Med bakgrunn i inngåtte kontrakter sørge for en eiendomsøkonomisk og forskriftsmessig forvaltning, drift, vedlikehold, byggutvikling og serviceytelse (FDVUS) av eiendommene, samt utvikling, avhending og komplettering av eiendomsmassen 2.» Vilkårsavtale med Kongsberg kommune og leieavtaler med alle leietakere i formålsbygg gjelder. KKE har i 2014 videreutviklet kommunal boligportefølje etter dialog med kommunale tjenesteenheter. KKE har i 2014 gjennomført salg og kjøp av eiendommer på vegne av kommunen. I vedtektenes fotnote 2 presiseres følgende: «For eiendom som har vært eller er avsatt til kommunal skog, park, grøntanlegg, friareal, offentlig lekeplass, vei, fortau, torg og gågate, har KKE kun ansvar for administrasjonsdelen av forvaltningen for denne samt for utnyttelse av dens potensiale gjennom utleie eller avhending av den del av eiendommen som kommunens tekniske tjenesteyting ikke er i behov av. Evt. inntekter av slik utnyttelse av eiendommens potensiale budsjetteres og regnskapsføres i KKE.» 4,3: «skal ikke ha noe økonomisk formål ut over å bidra aktivt til en sunn kommunal eiendomsøkonomi og derigjennom en sunn kommuneøkonomi.» KKE legger vekt på langsiktighet i forhold til eiendomsøkonomi og kommuneøkonomi. KKE anvender økonomiske virkemidler til å forvalte og reinvestere i kommunale eiendommer. 4,4: «Ivareta byggherrefunksjonen ved utbygging på vegne av kommunens tjenesteenheter.» KKE har i 2014 gjennomført og planlagt Kongsberg kommunes byggeprosjekter etter bestilling, og vedlikeholdsog byggutviklingsprosjekter etter foretakets tiltakslister. 4,5: «Være kommunens kompetansesenter innen eiendomsområdet, også ved tilrettelegging for sambruk og områdeutvikling i tråd med kommuneplan der andres eiendom er involvert og som samtidig berører KKEs formål.» KKEs ledelse deltar jevnlig i møter med rådmannens ledergruppe der kommunal arealbruk vurderes og samordnes inn mot budsjett- og økonomiplan, andre planer og saker. KKE deltar i utredningsgrupper i Kongsberg kommune, der foretakets ansvarsområde er involvert. KKE har i 2014 levert utredningsoppdrag og uttalelser til enkeltsaker. KKEs virkemidler fastsettes i vedtektenes 6 Styret kan foreta vedtak om kjøp/salg/innleie av eiendom, tjenester og produkter innenfor de økonomiske rammene styret rår over og de vilkår som lov og vedtak gir. KKE skal ha følgende virkemidler tilgjengelig for å oppnå sitt formål: Kostnadsbasert husleie- og tjenestebetaling for formålsbygg, markedsbasert husleie- og tjenestebetaling for boliger og resteiendommer. 5

6 Oppbygging og anvendelse av eiendomsfond gjennom kjøp/salg/utvikling av alle eiendommer der KKE har ansvar for å utvikle potensialet. Opprettelser av aksjeselskaper tilknyttet enkelteiendom eller konkrete prosjekter med mål å redusere kommunens økonomiske risiko. Muligheten for å oppta og betjene lån, der dette gir et samlet positivt bidrag til drifts- og investeringssituasjonen for kommunen sett under ett. Korrekt balanseføring av gjeld og eiendeler. De økonomiske rammene som kommunestyret fastsetter gjennom budsjettet er netto ramme. Innenfor disse budsjetterer og disponerer styret gjennom særbudsjett. Kommunestyret har besluttet at KKE skal låne investeringsmidler fra Kongsberg kommune, og betjene gjeld gjennom en kapitalkomponent i husleieordningen. Styret har behandlet samlet plan for salg og kjøp av eiendommer som regnskapsføres i eiendomsfondets kapitaldel. Styret har opprettet en driftsdel i eiendomsfondet, særlig med sikte på avsetninger til håndtering av vedlikeholdsetterslep. Kongsberg kommunale eiendomsutvikling AS har eget styre. Virksomheten i selskapet har vært liten, og dets styre har fremmet forslag om at selskapet skal avvikles. KKE har opprettet KKP eiendom AS sammen med Bolten eiendom AS. KKE balansefører gjeld og eiendeler. STYRET OG POLITISKE ORGANER Styret har i 2014 avholdt 10 styremøter og behandlet 52 saker. Styret har også drøftet strategi med formannskapet, slik vedtektenes 3 legger opp til. Styresakene var i hovedsak knyttet til budsjett- og regnskapsmeldinger, strategi-, forbedrings- og utviklingsarbeid, status for vedlikeholds- og byggutviklingstiltak, status på byggherreoppdrag for kommunen, ENØK-tiltak og energiforbruk, salgs- og kjøpssaker, oppfølging av politiske vedtak, samt utviklingssaker inkludert KKEs arbeid med Kunnskaps- og Kulturpark, da særlig KKP Eiendom AS. Styrets leder: Kåre Hjalland Styrets nestleder: Øystein Senum Styremedlemmer: Marit Røraas, Berit Storfossene, og Arne Fridtjof Olsen. Ansattes representanter: Kurt Barbala med vara Roger Elgen, og Eva Løcka med vara Elisabeth Carlsson. Styret har lagt fram syv innstillingssaker for kommunestyret. Foretakets saker har vært knyttet til årsmelding og årsregnskap, budsjett, kvartalsrapporter, samt forvaltning av kommunens eierskap i KKP Eiendom AS. LEDELSE, ORGANISERING OG ANSATTE Eiendomsdirektørens lederteam består av Geir Øystein Andersen (daglig leder), Kirsten Wolff (enhetsleder KKE forvaltning), og Brynjar Henriksen (enhetsleder KKE produksjon). Sammen med Kristoffer Grette (økonomisjef), utgjør disse KKEs strategisk gruppe. I KKEs lederforum deltar i tillegg avdelingslederne. Formålsbygg og Annen eiendom, avdelingsleder Gro Løiten Bygningsdrift, avdelingsleder Sven Arild Lia. Renhold, avdelingsleder Lisbeth Karlsen. Plan og utvikling, avdelingsleder Jan Magne Svalestuen. Nybygg/ombygg, avdelingsleder Grethe Kristin Fretheim KKEs organisasjon rommer også avdelingene bolig (forvaltning) og prosjekt (produksjon), der enhetslederne Kirsten Wolff og Brynjar Henriksen pr årsskiftet har hvert sitt avdelingslederansvar. 6

7 KKE hadde pr til sammen 89 fast eller midlertidig ansatte personer knyttet til 74,4 årsverk. Ved utgangen av 2014 var kjønnssammensetningen hos foretakets 82 faste ansatte 28 menn og 54 kvinner. Nærværet hos KKEs ansatte var 93,2 % i 2014, litt svakere enn i Korttidsfraværet var på 2,4 % (sykefravær i arbeidsgiverperioden), mens langtidssykefraværet var 4,4 %. Nærværet innen renholdsavdeling, som er KKEs største arbeidsplass og fysisk krevende, fortsetter imidlertid å utvikle seg positivt fra 91,1 % i 2013 til 92,2 % i Arbeidet med nærværsplan innen renhold har vært prioritert de siste årene, med oppmerksomhet til positive tiltak for at medarbeidere skal være friske og på jobb var også et år der en del langtidsfravær ble avsluttet fordi arbeidstakere gikk over i annen situasjon enn å være sykemeldt. KKE har ikke økt personell- eller annen kostnadsbruk i takt med det økte arealvolum av formålsbygg som foretaket i løpet av årene har tatt på seg å drive for Kongsberg kommune. De senere årene er effektiviseringsgevinster forvaltet til fordel for eiendomsmassen, og ført til økte vedlikeholdsressurser. Kompetansebygging i foretaket skjer innen alle aktivitetsområder. Det er stadig utvikling og endringer i lovgivning og/eller utvikling innenfor eiendomsforvaltningsområdet, eiendomsutvikling samt drift, vedlikehold, energi, sikkerhetsarbeid, universell utforming m.m. KKEs ansatte har deltatt på kurs og etterutdanning for ajourføring og videreutvikling. Det er en utfordring å prioritere tid og ressurser til ønskelig oppdatering og etterutdanning. Et IKT-prosjekt fases ved årsskiftet 2014/2015 over i ordinær drift. Hovedformålet med prosjektet har vært å implementere KKEs fagsystem for forvaltning, drift og vedlikehold bedre i ordinær drift. Arbeidet videreføres med KKE forvaltning som fagansvarlig, mens IKT-ressurs plasseres i stab og leveres av Kongsberg kommunes IKT-avdeling i tråd med inngått avtale om serviceleveranse. KKE FORVALTNING KKE forvaltning består av avdelingene formålsbygg, bolig og annen eiendom, og avdelingenes rapporter ligger i vedlegg 1. Formålsbygg finansieres av kostnadsbasert husleie. Bolig og annen eiendom utnytter sine inntektspotensialer slik at ikke kommuneøkonomien blir belastet. Enheten har per tre ansatte med til sammen 2,8 årsverk. Det ble i 2014 ansatt en eiendomsutvikler /eiendomsforvalter som starter i mars Stillingen vil også ha fagansvaret for foretakets IKT-fagsystem, Xpand. Det er i 2014 arbeidet mye med implementering av KKEs FDV-system Xpand i enheten. For å ivareta KKEs mål om kompetanseheving har det i 2014 vært gjennomført aktuelle fagkurs og konferanser. Enhet forvaltning bestiller tjenester for utarbeidelse av planer, gjennomføring av tiltak, bygningsdrift og renholdstjenester fra enhet produksjon. KKE forvaltning har i samarbeid med KKE produksjon og stab vedtatt interne rutiner for bestilling av tjenester mellom enhetene. Forvaltning har en aktiv rolle mot Kongsberg kommune som bestiller. Det utarbeides bestillingsbrev og leiekontrakter for nye bygg og ombygginger. Avtaler inngås mellom KKE forvaltning og rådmannen ved kommunalsjef. Det ble i 2014 bestilt følgende nye bygg fra rådmannen: Ny helsestasjon i Hvittingfoss Revidert bestilling nytt krisesenteret Revidert bestilling på Idrettsparken barnehage Innleide lokaler for legevakt og baser for hjemmetjenesten Følgende nybygg ble ferdigstilt i 2014: 8 omsorgsboliger i Hvittingfoss - august Nytt krisesenter desember Følgende bygg er avhendet i 2014: Peckelsgt 8, leilighet solgt Wergelandsveien 19 leilighet solgt Torstein Stenbecks vei 16 solgt til beboer Kongensgt 10 leilighet solgt Landstadsgt 13 revet ifm ny E134 Landstadsgt 14 overtatt av Statens vegvesen ifm ny E134, rives Landstadsgt 16 revet ifm nytt krisesenter 7

8 Fleischers vei 6A og B revet ifm nye Kongsgårdsmoen skole KKE PRODUKSJON KKE produksjon består av avdelingene plan og utvikling, prosjektavdelingen, nybygg, bygningsdrift og renhold, og avdelingenes rapporter ligger i vedlegg 1. Enheten har totalt 74 ansatte fordelt på 66,6 årsverk. KKE produksjon har i 2014 hatt oppmerksomhet rettet på gjennomføring av store leveranser. Produksjon har spesielt viet oppmerksomheten på å være forutsigbare i fht fremdrift, økonomi og kvalitet. I tillegg har man videreført arbeidet med å fremstå som en profesjonell byggherre. I 2014 implementerte KKE produksjon plan og utviklingsavdelingen, som fikk hovedansvaret for enhetens planarbeid, samt bistå KKE forvaltning i deres bestillinger. Dette gjør at KKE nå kommer mer i forkant med planarbeidet som danner grunnlag for både budsjett og gjennomføring. I tillegg er prosjektavdelingen innarbeidet, og ivaretar gjennomføringen av vedlikeholds- og byggutviklingstiltakene. Store leveranser gjør det nødvendig for enheten å ha mye oppmerksomhet rettet mot rapportering og økonomistyring. Resultatet av dette arbeidet er styring av drifts- og investeringsbudsjettene. Enheten er bevisst på at det fortsatt er forbedringspotensialer innenfor dette. Prosjekter under arbeid i 2014: Ny tre-parallell barneskole på Raumyr Ny to-parallell barneskole på Kongsgårdmoen Ny 6 avdelings barnehage i Idrettsparken Nye omsorgsboliger i Hvittingfoss 8 stk. Tatt i bruk høsten 2014 Nytt krisesenter i Landstadsgt. Tatt i bruk desember 2014 Nytt familiesenter i Hvittingfoss. Tatt i bruk mars 2015 Gjennomføring av EPC prosjektet Det ble i 2014 bestilt følgende nye bygg fra KKE forvaltning: Ny helsestasjon i Hvittingfoss Revidert bestilling nytt krisesenteret Revidert bestilling på Idrettsparken barnehage Innleide lokaler for legevakt og baser for hjemmetjenesten Plan og utvikling, gjennomførte følgende planarbeider: Nye tilstandsanalyser for vedlikehold/byggutvikling. Utredning av fremtidig plassering av ny ungdomsskole Utredning av vedlikeholdsbehovet for Vestsiden ungdomsskole Utredning av ny Legevakt Prosjektavdelingen gjennomførte vedlikeholds- og byggutviklingstiltak for i alt ca 30. mill kr. Dette er et stort volum som består av rundt 3000 enkelttiltak. I 2014 hadde vi samtidig oppmerksomhet rettet på styring og kontroll av avdelingens leveranser. Det ble besluttet å overføre tiltak fra 2014 til 2015 for i alt ca. 10.mill. kr, for å vie nødvendig oppmerksomhet til rutiner og styring rundt arbeidet med tiltakene. Bygningsdrift har i inneværende år ansatt to nye medarbeidere, for å styrke kompetansen innenfor faget. Avdelingen jobber målrettet med ettersyn og kontroll, for å hindre et akselererende vedlikeholdsbehov i bygningsmassen. Renholdsavdelingen innførte INSTA 800 i Innføring av systemet har et tidsperspektiv på tre år. Renholdet ved Tislegård ungdomsskole ble i 2014 sammenlignet ved at det ble kontrahert privat renholdsleverandør til skolen. Det private firmaet benytter i langt større grad fleksible arbeidstider, jobber i team og setter på flere resurser i kortere intervaller i løpet av dagen. 8

9 FORETAKETS ØKONOMI Driftsregnskapet Foretakets driftsinntekter bestod i hovedsak av husleie og tjenestebetaling hva angår formålsbygg, samt husleieinntekter fra bolig og inntekter fra utleie til ikke-kommunale leietakere. De største utgiftspostene var renter og avdrag på lån fra Kongsberg kommune, personalkostnader, energi og vedlikehold av bygningsmassen. Foretaket har i år 2014 et regnskapsmessig resultat på kr sammenlignet med justert budsjett. Netto driftsresultat, før overføringer og avsetninger, er negativt på kroner. Dette er likevel bedre enn opprinnelig budsjettert, årsaken er at det er tatt mindre av vedlikeholdsetterslep enn planlagt i Under presenteres en tabell som viser regnskap, budsjett og budsjettmessig avvik pr enhetsområde i 2014, samt regnskapsresultat 2013: Regnskap Budsjett Avvik Regnskap STAB, EIENDOMSUTVIKLING OG FINANS 110 LØNN KJØP VARER/TJENESTER KOMM.EGENPROD KJØP AV TJENESTER SOM ERSTATTER EGENPROD OVERFØRINGER FINANSUTG./FINANSTRANSAKSJONER Sum utgifter SALGSINNTEKTER REFUSJONER FINANSINNTEKTER/FINANSTRANSAKSJONER Sum inntekter Sum STAB, EIENDOMSUTVIKLING OG FINANS ENHET FOR FORVALTNING 110 LØNN KJØP VARER/TJENESTER KOMM.EGENPROD KJØP AV TJENESTER SOM ERSTATTER EGENPROD OVERFØRINGER FINANSUTG./FINANSTRANSAKSJONER Sum utgifter SALGSINNTEKTER REFUSJONER FINANSINNTEKTER/FINANSTRANSAKSJONER Sum inntekter Sum ENHET FOR FORVALTNING ENHET FOR PRODUKSJON 110 LØNN KJØP VARER/TJENESTER KOMM.EGENPROD KJØP AV TJENESTER SOM ERSTATTER EGENPROD OVERFØRINGER FINANSUTG./FINANSTRANSAKSJONER Sum utgifter SALGSINNTEKTER REFUSJONER Sum inntekter Sum ENHET FOR PRODUKSJON T O T A L T

10 Stab, eiendomsutvikling og finans omfatter aktivitetene eiendomsutvikling (kjøp og salg) samt finanstransaksjoner. I 2014 hadde området et positivt resultat på 1,3 mill kr, som er et resultatmessig positivt avvik på 0,8 mill kr. Viktige momenter å kommentere innen området: KKE har hatt bedre resultater innen finans enn budsjettert i 2014: o Rentekostnader har blitt 0,6 mill kr bedre enn budsjett. o Renteinntekter har blitt 0,27 mill kr bedre enn budsjett. Årsaken til begge forhold ligger i at KKE har klart å ha bedre likviditet enn budsjettert gjennom året, og derfor har kunnet utsette låneopptak. Samtidig har dette gitt bedre innskuddsrente i banken enn budsjettert. Tabellen viser at KKE forvaltning i 2014 hadde et resultat som er omtrent 0, dette er også tilsvarende budsjettert resultat. For KKE produksjon ble det et negativt resultat på 0,9 mill kr i 2014, som er 0,8 mill kr svakere enn budsjettert. Det er et merforbruk til vedlikeholdsprosjekter på 1 mill kr mens bygningsdrift leverer et resultat som er 0,3 mill kr bedre enn regulert budsjett. Renhold har et resultat som er likt med regulert budsjett, dvs et negativt resultat på 0,5 mill kr. Renhold hadde et krevende år i 2014, men omstillingsarbeid særlig etter sommeren ga gode resultater. Avdeling for plan og utvikling har et positivt resultat på 1,7 mill kr, dette er 0,4 mill kr bedre enn budsjettert. Enhet produksjon har også satt av 1,06 mill kr til fond for oppgradering av uteområder. Det er netto avsatt 0,4 mill kr til eiendomsfondets driftsdel. Eiendomsfondets driftsdel har pr en saldo på 9,809 mill kr. Fondet for vedlikehold av boliger har en beholdning på 3,698 mill kr ved utgangen av 2014, pr var beholdningen 4,232 mill kr. Investeringsregnskapet KKE leverer for 2014 et investeringsregnskap i balanse. Lån er tatt opp fra kommunen i tråd med budsjett, men det er 1,6 mill kr som ikke er brukt i Når det gjelder kjøp/salg og bruk/tilførsel til eiendomsfond i 2014, er regnskapet satt opp i tråd med regulert særbudsjett. Følgende er i 2014 tilført fra salg og anvendt til kjøp og byggutvikling fra KKEs eiendomsfond: Salg Inn til eiendomsfond Salg av diverse mindre tomter ,- Salg av leilighet i Kongensgate ,- Salg av bolig i T. Stenbecks vei ,- Salg av leilighet i Peckelsgate ,- Salg tomt i Skauløkka ,- Salg av leilighet i Wergelamdsveien ,- Disponering av årsresultat ,- Salg av tomteareal ved Stortorvet ,- Salg av tomt i P.A. Munchsgate ,- Kjøp og utvikling Ut fra eiendomsfond Kjøp Dyrgravveien 19E ,- Innskudd i KLP ,- Kjøp Dyrgravveien 17H ,- Nytt krisesenter ,- Dekning av udekket investering fra ,- Eiendomsfondets kapitaldel har da pr en beholdning på 41,589 mill kr, beholdningen var 30,421 mill kr Balanse KKE balansefører gjeld og eiendeler. Foretaket betjener vel 984 mill kr gjeld knyttet til tidligere og pågående investeringer i de kommunale formålsbyggene gjennom husleieordningen. KKE har også balanseført 116,9 mill kr i gjeld knyttet til kommunale boliger. KKE har balanseført faste eiendommer, anlegg og utstyr med totalt mill kroner, dette må ses i sammenheng med foretakets balanseførte gjeld. Se ellers foretakets årsregnskap 2014 med noter. 10

11 HELSE - MILJØ - SIKKERHET Foretakets samhandlingsutvalg (E-SAM) og arbeidsmiljøutvalg (E-AMU) har hatt jevnlige møter og har, foruten sykefravær, behandlet forhold innen renholds- og vaktmesterområdet, KKEs budsjettsituasjon, diverse HMS-forhold m.m. Arbeidsgiver har ledet E-SAMU sammenhengende siden etableringen. Det har ikke lyktes arbeidstaker å fremme kandidat, og eiendomsdirektøren varslet en gjennomgang med ordningen med E-SAMU, slik at eiendomsforetaket kan få til den kvaliteten på informasjons-, drøftings- og samhandlingsarbeidet som arbeidstaker og arbeidsgiver ønsker. Resultatet ble at det ble det besluttet å omgjøre E-SAMU til Medbestemmelsesutvalg (MBU), som inngår i Kongsberg kommunes struktur for dette. Det ble også besluttet at KKE skal møte som arbeidsgiver i Kongsberg kommunes arbeidsmiljøutvalg. Målsettingen er at KKE skal drive sin virksomhet innenfor de krav som stilles til helse, miljø, sikkerhet og andre bestemmelser i lov og avtaleverk som sikrer arbeidsmiljøet og de ansatte. Av konkrete tiltak i 2014 kan nevnes: Aktiv oppfølging av alle sykemeldte. Medarbeidersamtaler gjennomført. Handlingsplan, samt løpende dialog og samarbeid med Bedriftshelsetjenesten. Befaringer med tanke på branntilsyn, vernearbeid, elektrisk sikkerhet m.v. Krav til HMS-erklæring fra tilbydere ved innkjøp av varer og tjenester. Det er to verneombud i renholdstjenesten, en i vaktmestertjenesten og en ansatte i Kirkegata 4. Ansatte er representert med to plasser i styret, valgt av og blant de ansatte. Fellesarrangement for samtlige KKE-ansatte, blant annet sommerfest for alle ansatte og felles julelunsj. De ansatte selv har også tatt ansvar for å arrangere julebord. Et månedlig rundskriv med diverse nytt til alle KKE-ansatte, er videreført i Håndtering av avviksmeldinger. Bruk av tilretteleggingstilskudd og unntak fra arbeidsgiveransvar (kompensasjon til arbeidsgiver i forbindelse med økte utgifter ved sykdom). Dokumentasjon og rutiner for internkontroll er innarbeidet. Informasjonsmøter og kompetansebygging for ansattegrupper i KKE. ENERGI Fra og med 2012 ble risikoen og gevinsten knyttet til energi i formålsbyggene lagt over til leietaker. Dermed vil leietaker ha økonomiske motiver for å gjennomføre tiltak som bidrar til lavere energiforbruk og få større bevissthet om eget energiforbruk. I 2014 ble resultatet at leietaker fikk en samlet gevinst på 1,6 mill kr tilbakeført, i forhold til vedtatt budsjett. Hovedgrunnen til gevinsten ligger i en lavere energipris enn budsjettert. Budsjettet var lagt med en strømpris på 38 øre pr kwh. Den gjennomsnittlige strømprisen for 2014 ble 31,2 øre pr kwh. Tabellen under viser energiforbruket for formålsbyggene i Det er en klimakorrigert nedgang fra 2013 på kwt. Faktisk nedgang i forbruk fra 2013 er på kwt. Nedgangen skyldes i hovedsak tiltakene i EPC-prosjektet. BYGG/ Oppv. ENERGIBRUK (kwh) ÅR 2014 Ikke klimakorrigert Klimakorrigert Energiforbruk Endring INSTITUSJON AREAL over eller under Klimakorrigert M2 EL PRI. EL UPRI. FJ.V. OLJE SUM kwh/m*2 Sum kwh/m*2 normtallet Byggenes forbruk kwh/år kwh % Skoler ,2 % Barnehager ,2 % Helseinstitusjoner ,8 % Idrettsanlegg ,6 % Administrasjonsbygg ,7 % SUM ,1 % Fordeling energikilder 87,1 % 73,5 % 23,5 % 1,7 % 1,3 % KKE brukte i % elektrisk energi, 1,7 % bioenergi (flis), og 1,3 % olje på formålsbyggene. Byggene i EPC-prosjektet har redusert sitt forbruk i forhold til basisforbruket med 26,6 % i Reduksjonen skulle vært 36 %, som kontrakten tilsier. Grunnet en del forsinkelser med igangsetting av tiltakene i prosjektet er ikke målet på 36 % nådd dette første av kontraktens 11 garantiår. Dermed trer garantien inn og entreprenør blir fakturert mellomlegget slik at KKE likevel sparer de forutsatte 36 % økonomisk sett. KKE og entreprenør har tro på at de neste garantiårene vil oppnå besparelse på 36 % når alle tiltakene nå er i full drift. 11

12 Det har vært mange justeringer og utprøving av de nye anleggene installert i prosjektet i løpet av året. Til tider har dette gått ut over våre leietakere. KKE er takknemlig for det gode samarbeidet og positive holdninger hos våre leietakere til tiltak for å gjøre kommunens energibruk mer bærekraftig for fremtiden. I det videre er det viktig å opprettholde dialog og innspill på inneklima. Slike innspill gjør det enklere å justere anleggene til rett funksjon og riktig inneklima for leietakerne. KKEs medarbeider innen ENØK og energi gjennomførte i 2014 en måneds studietur til Kongsberg kommunes vennskapskommune Chitose i Japan. Studien ga kjennskap til nye måter å drive ENØK-arbeide på. I 2015 vil to tiltak, med hittil lite utprøvd teknologi i Norge, gjennomføres på to av Kongsberg kommunes formålsbygg. FORSIKRING KKE håndterer forsikringsordningen for alle kommunens bygg, utstyr og kjøretøy. De to sistnevnte etter avtale med rådmannens organisasjon. Forsikringsselskap for KKE er KLP, og foretaket har sammen med kommunen også en megleravtale med AON Grieg. Samlet erstatningsutbetaling for Kongsberg kommune, for saker som er avsluttet i 2014, er på kroner. Det er i 2014 innmeldt og behandlet 30 skader på den kommunale bilparken til forsikringsselskapet. KKE har meldt inn og behandlet tre bygningsskader overfor forsikringsselskapet. KKE har meldt 1 skade på overvann for Tekniske tjenester, men har to regresskrav som følge av overvann i Kongsberg. Det er sendt inn 29 anmeldelser for hærverk, tagging og innbrudd, mot 28 i EIENDOMSØKONOMI I KKP KKP-prosjektet og Krona har vesentlige effekter innen eiendoms- og kommuneøkonomi. Dette har vært styrende for KKEs involvering. En konklusjon for KKEs ansvarsområde er at årskostnaden ved nye og arealeffektive lokaler ikke overstiger vesentlig kostnadene ved dagens fragmenterte, uhensiktsmessige løsninger. Årlig økning FDVUK* funksjoner i sambruksbygg i Krona kr *FDVUK: Kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold, byggutvikling og kapitalkostnader Dersom de samme behovene ble løst ved et ordinært kommunalt byggeprosjekt ville økningen av årskostnadene blitt høyere, blant annet fordi kommunale byggeprosjekter nedbetaler all gjeld i løpet av de første 20 årene. Alternativt sambruksbygg KK, årlig økning FDVUK* kr *FDVUK: Kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold, byggutvikling og kapitalkostnader Innenfor KKEs ansvarsområde er det i tillegg verdt å merke seg følgende inntekter og besparelser: Eiendomssalg, inntekter fra tomter Krona og parkering kr Strykninger av tiltak vedlikehold og byggutvikling kr Potensiell salgsgevinst ledigstilte bygg etter Krona kr Spart kommunal finansiering alternativt sambruksbygg kr Kulturbyggfunksjonene i Krona er ikke en del av den faglige begrunnelsen for KKEs engasjement i KKPprosjektet/Krona. Kommunestyret har lagt andre forutsetninger til grunn for å inkludere disse prosjektene enn rent eiendoms- og arealøkonomiske. Bakgrunnen for tallene er fremmet i egen sak for KKEs styre. STRATEGI OG UTFORDRINGER Styret har besluttet en årlig rullering av strategidokumentet på vårparten. Dette skal igjen danne grunnlag for budsjettarbeidet, drøftes med formannskapet og vedlegges styrets innstilling til budsjett og økonomiplan for kommende år. Kommunestyret fikk seg forelagt styrets strategidokument som vedlegg til styrets budsjettforslag. Strategiarbeidet i KKE kan kort oppsummeres slik: 12

13 Tid Prioritet Drivere Nå Det viktigste langsiktige strategiske arbeidet er å forvalte verktøy og bestillinger i 2014 og 2015! Pågående og planlagte kommunale byggeprosjekter. Videre avklaring av skoleutbygginger, barnehager, vedlikehold og byggutvikling, og bygningsportefølje. Krona i drift, modernisere renholdsdrift levere etter vilkårsavtalen, innenfor rammene i husleieordningen. Selge eller utvikle sentrale eiendommer. Kundetilfredshet, Framtid Løsninger Sikre grunnlag for at Kongsberg kommune forvalter realkapitalen for videre vekst! Forberede verktøy for realisering! Strategidokument 2014 vurderer mer inngående følgende områder: Vekstutfordringer innen oppvekst, helse og omsorg Framtidige behov og ledigstilte kommunale bygg Nullvisjon etterslep byggutvikling og vedlikehold Kapitalordningen finans og avkastning Leveranser og drift Energiøkonomisering kvalitetsutvikling, dimensjonering. Dimensjonere eiendomsutviklingen og foretaket for vekst. Vekstbehov er stipulert til m2 mer formålsbygg og boliger de neste to tiårene. KKEs verktøykasse, effektivisering og avkastning må derfor forvaltes langsiktig i samarbeid med andre aktører i og utenfor kommunen. Kommunal eiendomsportefølje settes i dag sammen ved ulike virkemidler innen eie og leie. Ulike modeller og virkemidler for realisering må utredes og forberedes for politisk behandling. KKE skal utvikle våre eiendommer og tjenester videre slik at fellesskapets verdier blir forvaltet effektivt og slik at de vi leverer tjenester til opplever god kvalitet. Foretaket vil derfor fortsette eget arbeid med effektivisering og langsiktig strategi. I 2015 gjennomføres svært mange tiltak innen vedlikehold og byggutvikling som et ledd i å komme ajour med etterslep i løpet av Det sluttføres også i 2015 store forbedringer knyttet til erstatning av gammel kommunal eiendomsmasse med nye bygg innen undervisning, kultur, og administrasjon. Gjennom dette dimensjoneres det for ny vekst. Det er sentralt å fortsette innsatsen med vedlikehold, byggutvikling og nybygg. Kommunestyret har utsatt avgjørelser knyttet til videreutvikling av skolebyggene, noe som skaper usikkerhet rundt framdrift i håndteringen av vekstutfordringer for Kongsberg kommune. Utsettelsene kan også ramme strategien om å komme ajour med etterslep på den delen av eksisterende kommunal eiendomsmasse som skal rustes for framtiden. KKE vil i størst mulig grad bestrebe seg på å forvalte vedtekter og verktøy slik at fellesskapets verdier i eiendomsmassen beholdes, og underbygger kommunens virksomhet og økonomi. STYRETS UNDERSKRIFT Kongsberg, Kåre Hjalland Styreleder Øystein Senum Marit Røraas Nestleder Berit Storfossene Eva Løcka Arne F. Olsen Kurt Barbala 13

14 Vedlegg 1 KKE forvaltning, avdeling formålsbygg KKE forvaltning, avdeling formålsbygg er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: Reforhandling av flere innleieavtaler Aksept i budsjett- og økonomiplan fra 2014 på fortsatt NOK 143,-/m2 til vedlikehold Gjennomført jevnlige felles leietakermøter for alle leietakerne i Krona, samt særmøter for de enkelte ved behov. Gjennomført jevnlige brukermøter for alle hovedleietakerne i Krona. Gjennomført oppføring av nytt krisesenter. Bygget er svært godt egnet og tilpasset fornøyd leietaker. Viktige utfordringer for KKE forvaltning, avdeling formålsbygg i 2014: At leietakere får eierforhold til leieavtalene og vilkårsavtalen Gjennomføring av planlagte drift -og investeringstiltak på formålsbygg Nye lokaler til helse og omsorgstjenester Bruk av midlertidige paviljonger til skoler og barnehager Arealeffektivisering Krona Målsettinger i budsjett 2014 Oppnådde resultater i 2014 Kostnadsdekkende husleie Er oppnådd Få aksept i budsjett -og økonomiplan for 2014 på fortsatt kr 143,-m2 til vedlikehold. Er oppnådd At bestilte drifts -og investeringstiltak gjennomføres. Gjenstår gjennomføring av tiltak på drift, kr 4,5 MNOK og på investering kr 4,8 MNOK. Disse tiltakene vil gjennomføres i Kort om økonomisk resultat for avdelingen Årsresultatet for 2014 ble ca. kr ,- Mer om avdelingen virksomhet i 2014 Avdelingen forvalter alle bygninger som benyttes i kommunal tjenesteproduksjon. Totalt ca m2. Forvaltningen omfatter kontakt med brukere / leietakere og avtaler om disponering og drift av bygg for kommunal tjenesteproduksjon (formålsbygg). Kommunestyret vedtok i sak 69/12 at husleieordningen skulle utvides med kapitalelement i husleien for formålsbygg fra og med Kontraktbasert husleie / internhusleie innebærer at hver enkelt virksomhet i kommunen inngår kontrakt med KKE om leie av arealer som benyttes til virksomhetens aktivitet. Husleien omfatter eiers forvaltningskostnader som skatter og avgifter, bygg- og inventarforsikring og administrasjon samt kapitalkostnader. I tillegg dekker husleien innvendig og utvendig tilsyn, drift og vedlikehold av leieobjektet. I samsvar med kommunestyrets vedtak foreslo KKEs styre i budsjettforslaget for planperioden en vedlikeholdskomponent i husleien til NOK 140 pr m2 per 2012 kroner. Kommunestyret valgte i desember 2014 å vedta dette i budsjett for Enhet forvaltning har en tydelig rolle som utfører i forhold til rådmannen som bestiller av nybygg og ombyggingsprosjekter. Det inngås avtale mellom enhet forvaltning og rådmannen vedrørende bestilling av prosjekter samt leieavtale ved overtakelse. Enhet forvaltning bestiller prosjektering og gjennomføring av enhet produksjon. I 2014 ble disse bestillingene inngått: Ny helsestasjon i Hvittingfoss Revidert bestilling på Idrettsparken barnehage Revidert bestilling på nytt krisesenter Bestilling av innleide lokaler for legevakt og baser for hjemmetjenesten I forbindelse med intern omorganisering i KKE, med fokus på enhet forvaltning som bestiller og enhet produksjon som utfører i KKE, har det vært satt fokus på arbeid med interne rutiner. Det har vært en utfordring å få alle involverte i KKE 14

15 til å ha et eierforhold til de gjennomførte endringene. For klargjøring av en del momenter har enhet forvaltning engasjert Considium. Arbeidet ble startet høsten Det har i 2014 vært gjennomført et omfattende arbeid med reforhandling av innleide lokaler for kommunal tjenesteproduksjon. Også i 2014 har KKE gjort avtaler for utleie i formålsbyggene til andre enn byggenes primære leietakere. Leie for sesong eller ad hoc-leie skjer i hovedsak til lag og foreninger. Dette gjelder skolelokaler inklusive forsamlingslokaler på kveldstid og i helgene. Ordningen administreres av Kulturtjenesten via et felles anskaffet bookingsystem. Slik KKE ser det fungerer ordningen og samarbeidet med kulturtjenesten etter intensjonen. Endelig igangsetting av Krona ble vedtatt i Bygging ble igangsatt i september 2013 og bygget ferdigstilles i juliseptember KKE er leietaker for arealer til kino, musikkteater, norsksenter, bibliotek og arealer i 6. etasje, til sammen i overkant av BTA 9000 m2. Det ble i 2014 gjennomført jevnlige felles leietakermøter for alle leietakerne samt særmøter for de enkelte ved behov. KKE har i samarbeid med HBV og FTO engasjert Rambøll som leietakerombud for oppfølging av leveransen i bygget. Endringer i 2014: IT har tatt i bruk lagerlokaler i kjelleren på Gamle badet, samt flyttet ut av Folkekjøkkengården Lundeløkka har flyttet inn i midlertidige lokaler på Vibehaugen i påvente av nytt bygg. Skinnarberga helsehus har tatt i bruk lokalene etter Skinnarberga legekontor. Nytt krisesenter ble overtatt av leietaker

16 Vedlegg 1 KKE forvaltning, avdeling bolig KKE forvaltning, avdeling bolig er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: Tett oppfølging med KKE produksjon vedrørende gjennomføring av planlagte vedlikeholdstiltak Opprettholdelse av god, nøktern standard på boligene. Viktige utfordringer for KKE forvaltning, avdeling bolig i 2014: Anskaffe flere mer hensiktsmessige boliger for enslige flyktninger etter bestilling fra Kongsberg kommune v/kultur og velferd Energimerking av alle boliger i hht forskriftene. Gjennomføring av radonmålinger i hht forskriftene. Målsettinger i budsjett 2014 Oppnådde resultater i 2014 Mål om hhv 95/98 % utleiegrad 99 % utleiegrad samlet Resultat i null Resultat 0,2 MNOK overskudd Vedlikeholdstiltak til 7 MNOK Økt bestilling av tiltak til 9,2 MNOK. Hentet fra eiendomsfond avsatt til bolig. 0,2 MNOK utføres i Kort om økonomisk resultat for avdelingen Det er lite avvik på regnskap ift budsjett. Tett oppfølging og styring gjennom året. Avdelingen går med et lite overskudd i Mer om avdelingen virksomhet i 2014 KKE hadde per totalt 271 utleieboliger med samlet BTA til bruk for utleie. I tillegg forvalter avdelingen totalt 33 parkeringsplasser for utleie, utover øvrige parkeringsplasser tilknyttet den enkelte bolig. KKE fikk i 2014 bestilling fra Kongsberg kommune v/kultur og velferd på flere boliger til flyktninger fremover. Stipulert til 30/år. Dette fremskaffes foreløpig ved å benytte eksisterende boligmasse og ved å anskaffe hensiktsmessige boliger. Avdelingen avhender lite hensiktsmessige boliger. Det er solgt 4 leiligheter i løpet av 2014 og anskaffet 2 hybler. En av disse er solgt til leietaker. Hyblene ble overtatt etter årsskiftet. 2 eneboliger på Tislegård er revet ifm nye E134. Oppgjør fra Statens vegvesen ble mottatt i To boliger er revet ifm nye Kongsgårdsmoen skole og 1 enebolig er revet for å gi plass til nytt krisesenter. Disse 3 boligene er anskaffet av Kongsberg kommune med dette som hensikt. 8 nye omsorgsboliger i Hvittingfoss er ferdigstilt og tatt i bruk for utleie i september. Det ble i 2014 inngått 12 avtaler om innlån i omsorgsboliger på til sammen 4,75 MNOK. I tillegg er det inngått 2 avtaler om fritak fra innlån i de tilfeller hvor leietaker ikke har tilgang til nødvendig kapital. Innlån og andel av husleie som utgjør kapitalkostnader tilføres Kongsberg kommune. Totalt per skal det være innestående ca 29 MNOK på kommunens konto fra innlån. Avtaler om innlån og fritak håndteres av KKE på vegne av kommunen. Det er inngått i alt 67 leiekontrakter i KKE har husleiegaranti på inntil 6 måneder husleie i totalt 55 % av leieforholdene. Enten ved garanti via innlån i omsorgsboliger eller ved kommunal husleiegaranti, evt depositum i bank. Husleiene er i hovedsak basert på markedsleie. Det foretas ny takst til markedsleie fortløpende ved totalrenovering slik at alle husleiene per i dag skal være oppgradert ift markedsleie, med unntak av omsorgsboligene. I 110 av omsorgsboligene er husleien kostnadsbasert. Alle husleiene reguleres i utgangspunktet årlig ift endring i konsumprisindeksen samt ved inngåelse av alle nye leieavtaler. Det ble varslet 10 tvangsfravikelser / utkastelser i Bakgrunnen for varsel er 7 manglende husleiebetaling, 2 utgåtte leiekontrakter og ett brudd på husordensregler. 16

17 Vedlegg 1 KKE forvaltning, avdeling annen eiendom KKE forvaltning, avdeling annen eiendom er fornøyd med følgende resultater i 2014: Avdelingen fortsatte arbeidet med å ajourholde og reforhandle utleieavtaler. Alle leieavtaler er fortløpende registrert og oppdatert i Incit Xpand (FDV-program). Igangsatt arbeid med matrikulering av umatrikulert grunn Viktige utfordringer for KKE forvaltning, avdeling annen eiendom i 2014: Utleie av ledig overskuddsarealer Salg av ledig overskuddslokale / -tomter til markedspris Energimerking av utleide bygg Gjennomføring av planlagte drift -og investeringstiltak på annen eiendom. Målsettinger i budsjett 2014 Oppnådde resultater i 2014 Husleiekontrakter basert på markedsleie som vil gi et Resultatet ble litt bedre enn budsjettert overskudd. At bestilte driftstiltak gjennomføres. Gjenstår gjennomføring av tiltak på drift på kr 0,3 MNOK Disse tiltakene vil gjennomføres i Kort om økonomisk resultat for avdelingen Årsresultatet for 2014 ble ca. Kr ,- Mer om avdelingen virksomhet i 2014 Avdelingen forvalter kommunal eiendom (bygg, byggverk og tomter) som p.t. ikke er i bruk som formålsbygg eller kommunal bolig, totalt ca m2. Eiendommene leies ut i det åpne marked dersom dette er mulig. Husleiene er basert på markedsleie. Mange av eiendommene vurderes for salg de neste årene. Det videreføres arbeid med kost / nytte-vurderinger, avklaring av adkomstrettigheter og andre forhold. Flere eiendommer venter også på avklaring i forbindelse med bygging av ny E134. Kommunestyrevedtak 46/09 bekreftet ansvarsforholdet mellom KKE og Kongsberg kommune vedr. evt. subsidiering av leietakere i annen eiendom. Annen eiendom innfrir målet om at avdelingen skal gå i overskudd, slik at det gis bidrag til drift og utvikling av den øvrige kommunale eiendomsmasse. I 2014 fortsatte arbeidet med å ajourholde og justere utleieavtaler. Flere avtaler er reforhandlet, og nye leieforhold er inngått. Vedtak i kommunestyresak 46/09 er også fulgt aktivt opp. Det ble utført flere vedlikeholdstiltak på byggene i Disse bestilles av enhet produksjon utfra tiltakslister. Avdelingen har gjennom høsten 2014 fulgt opp styresak 32/14 Arbeid med umatrikulert grunn mm. Det er utarbeidet forslag til prosjektbeskrivelse, samt utarbeidet arbeidsmetodikk for matrikulering av umatrikulert grunn og for overtagelse av grunn i utbygde områder. Arbeidet har skjedd i samarbeid med øvrige aktuelle kommunale seksjoner. 17

18 Vedlegg 1 KKE PRODUKSJON avdeling renhold KKE PRODUKSJON avdeling renhold er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: Stabilt høyt nærvær Samarbeidet med ledende renholdere Innføring av NS INSTA Viktige utfordringer for KKE PRODUKSJON avdeling renhold i 2014: God økonomistyring Effektivisere drift, ved å utføre renhold etter standarden NS INSTA 800 Nærledelse Målsettinger i budsjett 2014 Oppnådde resultater i 2014 Levere innenfor budsjett Positiv resultat 100. Kort om økonomisk resultat for avdelingen: Utfordringene i avdelingen viste avvikende perioderesultat i forhold til lønnsbudsjett. Årsakene til dette var flere, men alle bidro økte kostnadene på konto 1011.Tiltak fra avdelingen arbeid bidro til å redusere det negative resultatet, slik at med egeninnsats, utbetaling av refusjoner og ekstra tilføring av midler, klarte vi å holde budsjettet. Mer om avdelingen virksomhet i 2014 Nærledelse bidrar til en positiv utvikling på nærværet i renholdsavdelingen. I tillegg har felles aktivitet og sosial samvær sommer og jul, vært satt stor pris på av renholderne. Renholderne med driftsansvar i egne roder har bidratt til opplæring av vikarer og etablerte renholdere, registrer mangler på utstyr og sørger for at nødvendige oppgaver utføres! Som leder av avdelingen har jeg hatt regelmessig kontakt med alle, både pr telefon og ved besøk på byggene. Jeg er mektig imponert pågangsmot og «stå på vilje» som alle har vist, uansett oppdrag og utfordringer. I møter i egen rode, har de tatt opp små og store saker som har vært viktige for enkeltpersoner eller gruppe som helhet Renholds leveranse, etter standarden NS NSTA 800, ble innført fra I forkant av dette ble lederne på gitt muntlig og skriftlig informasjon om forventet brukermedvirkning, med fokus på samarbeid for bedre inneklima, trivsel og resultat. ( se «Endring renhold, husleieordningen 2013) Tilbakemeldinger fra renholderne viser at det er stor variasjon fra bygg til bygg på dette området. Utfordringer som nevnes spesielt er løse ledninger og rot som hindrer renhold.. HMS- MILJØ Bruk av kjemikalier ble redusert, mens bruk av maskiner og lettere metoder og utstyr økte. Dette er en positiv utvikling, og ivaretar både den enkelte renholder og miljøet. Benchmarking, ved å konkurranseutsette renhold på Tislegård ungdomsskole er et spennende prosjekt fordi det bidrar til fokus på økt fagutviklingen i egen avdeling. Spesielt gjelder det dokumentering av tjenestene vi leverer med tanke på at vi skal «måle oss» mot private aktører i markedet. I denne sammenheng er standarden NS INSTA 800 er et viktig verktøy for å kunne dokumentere at vi levere rett kvalitet. Oppsummering 2014: Avdelingen er fornøyd med sluttresultatet i 2014, men ser også forbedringspotensial på flere områder. Renhold er et fag i stadig endring, og vi må «henge på» for å kunne følge med. Det krever om ikke mer, så i alle fall «nytenkning» av oss alle. I tillegg til å bruke NS INSTA i praksis, kan nevnes mer fleksibel arbeidstid, faste feriepuljer, mobilitet mellom bygg, samarbeid og utveksling av erfaring og ressurser på tvers av roder. Kurs og opplæring vil derfor bli mer og mer viktig fremover. Det vil bli satset videre på å styrke avdelingens kompetanse, og ha en klar målsetting om å vise at KKE renhold kan være slagkraftige og konkurransedyktige i markedet. Utfordringene i 2015 og de neste årene er å innføre nevnte endringer og å gjennomføre disse i praksis. 18

19 Vedlegg 1 KKE produksjon, avdeling bygningsdrift Bygningsdrift har som hovedoppgave å gjennomfører daglig drift av kommunens bygningsmasse. Dette består i all hovedsak at bygningene til enhver tid overholder kravene til sikkerhet og funksjonalitet. I tillegg gjennomfører avdelingen servicetjenester for brukerne, og ettersyn av bolig og annen eiendom. Det ble i 2013 opprettet en ny serviceavdeling, som skulle ivareta service ovenfor brukerne og bistå de driftsansvarlige bygg med de oppgaver de ikke greier å gjennomføre, med egen kapasitet. Avdelingen har nå fungert i to år med et godt resultat. Det er i dag 14 faste ansatte i avdelingen, hvor 3 av disse jobber i serviceavdelingen. KKE produksjon, avdeling bygningsdrift er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: Stort sett godt fornøyde brukere God kontroll på økonomistyringen Det har ikke vært behov for å benytte egenandelen innenfor forsikringsskader inneværende år Parkvesenet har gjennomført sommervedlikehold, med godt resultat.. Serviceavdelingen har hatt sitt første driftsår med godt resultat. Bygningsdrift er med i planleggingen i alle nye byggeprosjekter, noe som er viktig for å ivareta kvaliteten i de nye prosjektene. Bygningsdrift er med i alle nye byggeprosjekter noe som blir veldig bra for den videre drifting av byggene. God oversikt over branndokumentasjonen og samarbeidet med brannvesenet Bidratt til å beholde kompetansen innenfor enhet produksjon. Viktige utfordringer for KKE produksjon, avdeling bygningsdrift i 2015: Beholde kompetansen i avdelingen. Videreføre opplæringen av personellet. Bidra til å få gjennomført vedlikeholdstiltak for prosjektavdelingen. Overholde budsjettrammene. Videreføre taksjekk som ble startet i Sørge for at vi har rammeavtaler til en hver tid innenfor fagfeltene. Følge opp de nye byggprosjektene i 2015 Lykkes med inn og utflyttinger i nye og gamle bygg. Få på plass ny rammeavtale på vintervedlikehold. Lykkes med inn og utflytting av nye og gamle bygg. Ny driftsansvarlig kommer i mai og vil bli en viktig person i forhold til drifting av varmepumper som er montert i EPC prosjektet. I lys av styrets strategi for KKE ser KKE produksjon, avdeling bygningsdrift følgende utfordringer for veien videre for avdelingen: Få bestiller/utførermodellen til å fungere tilfredsstillende Få på plass riktige bestillinger Fornøyde brukere Overholde budsjettrammene Gjennomføre vedlikeholdsoppgaver for prosjektavdelingen Utnytte serviceavdelingen enda bedre Sørge til enhver tid å ha rammeavtalene på plass. Driftsansvarligs hovedoppgave for 2014 var: Gjennomføre tilsyn av alle bygg. Bestille gjennomføring av driftsoppgaver Bistått EPC prosjektet. Serviceavdelingens hovedoppgave for 2014 var: Gjennomføre servicetjenester for våre brukere Bistå de driftsansvarlige i deres daglige arbeid Utført forefallende arbeid Utføre leieboerskift De driftsansvarlige har nå fått en tydelig rolle med ettersyn kontroll, samt bestille driftsoppgaver. De er i tillegg KKE sin daglige representant mot brukerne. 19

20 Vedlegg 1 KKE produksjon, avdeling plan og utvikling KKE produksjon, avdeling plan og utvikling er godt fornøyd med følgende resultater i 2014: Implementert i ny organisasjon i løpet av året Ferdigstillelse av tiltakene innenfor EPC prosjektet Viktige utfordringer for avdeling plan og utvikling i 2014: Overgang til ny organisasjon Revidering av prosjekthåndbok Utredningsoppgaver innenfor skole og helse og omsorg Anskaffelser, rammeavtaler, innleie lokaler til HO Xpand EPC prosjektet, forsinket ferdigstillelse av fase 2 inn i oppstart fase 3. Målsettinger i budsjett 2014 Oppnådde resultater i 2014 Å gå i null Noe mindre-forbruk enn budsjett Kort om økonomisk resultat for avdelingen Ifm kjøp av tjenester og kjøp av juridiske tjenester var det i år budsjettert med for høye beløp og det ble foretatt budsjettjustering høsten For 2015 er det budsjettert med et lavere beløp. Mer om avdelingen virksomhet i 2014 Plan og utviklingsavdeling innenfor KKE produksjon fra 1. januar Tre årsverk: Jan Magne Svalestuen - Avdelingsleder, Hallvard Benum - Energi og enøk ingeniør, Erik Wåla - prosjektmedarbeider tegning/ FDV fast ansatt fra juli EPC Hallvard Benum har vært mye engasjert i å følge opp gjennomføring av de siste tiltakene innenfor EPC-prosjektet samt å koordinere innkjøring og sluttbefaring av anleggene. Ferdigstillelse av EPC tiltakene ble forsinket og overtakelsesprotokoll for avslutning av fase 2 ble undertegnet 27. mai. Det ble protokollført frister for utbedring av feil og mangler. Videre ble det imidlertid mye oppfølging og innkjøringer etter at fyringssesongen startet i september. Avtalens fase 3, som garanterer energibesparelse fra 1. januar 2014, gjelder selv om fase 2 ble forsinket. 1. driftsår gir ikke forventet gevinst på innspart energi. Tallene fastsettes på nyåret i felles møte mellom partene. Målet på 36 % er ikke nådd og vi vil måtte benytte garantien. Tegningsarkiv/ FDV/ Xpand Etter utlysning av stillingen ble det gjennomført intervju med 2 søkere. Erik Wåla ble tilbudt stillingen og er etter juli fast ansatt som prosjektmedarbeider tegning/fdv. Erik legger inn tegningsunderlag og arealer for byggene i Xpand som et underlag for bla vedlikeholds- og renholdsplanlegging ved hjelp av Xpand. FDV materiale for nye prosjekter mottas og vil bli implementert inn i Xpand. Konvertering av papirtegninger til elektroniske tegninger for våre bygg fortsetter. Opprydning i gammelt tegnings- og FDV arkiv. Oppfriskningskurs er gjennomført innenfor tegneprogrammet Revit, samt Excel og Xpand. Besøksrunde Besøksrunden til våre bygg ble gjennomført i februar og mars sammen med KKE forvaltning. Det fremkom mange positive tilbakemeldinger, men også noen ikke fullt så positive. Berettiget kritikk må vi bruke til å gjøre oss bedre. Arbeidsutveksling Chitose Hallvard gjennomførte i juni et besøk til Kongsbergs vennskapsby i Japan, Chitose. Der hadde han fått til en avtale om et arbeidsopphold i kommunen og fikk et interessant innblikk i hvordan de driftet byggene sine. Han fikk også ideer til nye enøk tiltak som allerede er nedfelt i KKEs videre strategiarbeid. Utredningsoppgaver Funksjonelle bygg i Helse og omsorg Deltatt i arbeidsgruppe «funksjonelle bygg i helse og omsorg», med fokus på: 1. Basestrukturen i omsorgsboligene. 2. Organisering av dagsenter. 20