Behandlet i styremøte ÅRSMELDING Visjon: Kongsberg kommunale eiendom - en profesjonell eiendomsforvalter som sikrer kommunens verdier

Transkript

1 ÅRSMELDING 2012 Visjon: Kongsberg kommunale eiendom - en profesjonell eiendomsforvalter som sikrer kommunens verdier 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Hva har vi fått til i 2012? 3 Kongsberg kommunale eiendoms ansvarsområde 4 måloppnåelse i forhold til kommunestyrets vedtekter og vedtak Foretakets økonomi 7 Styret og politiske organer 9 Administrativ organisering 9 Enhet forvaltning 10 Enhet produksjon 10 Ansatte 11 Helse, miljø, sikkerhet 11 Energi 12 Forsikring 13 KKEs strategiarbeid 13 Utfordringer fremover 14 Styrets underskrift 14 Vedlegg 1: Formålsbygg 15 Kommunale boliger 17 Annen eiendom 19 Drift renholdstjenester 20 Drift vaktmester/servivetjenester 21 Vedlikehold, byggutvikling og enøk 23 Nybygg og ombygg 29 Administrativ eiendomsutvikling 31 Vedlegg 2: KKEs vedtekter 33 2

3 HVA HAR VI FÅTT TIL I 2012? (KKE) er godt fornøyd med at blant annet følgende resultater ble oppnådd i 2012: Forvaltning formålsbygg Utarbeidelse av ny vilkårsavtale og ny mal for leiekontrakter. Aksept i budsjett- og økonomiplan fra 2013 på kr 140,-/m2 til vedlikehold i formålsbygg. Vedtak om eiendomskapital i Kongsberg kommune. Investeringer, gjeld og kapitalkostnader i husleien. Bestilling fra Kongsberg kommunes oppveksttjeneste på to nye skoler med inngått avtale om leie av disse. Forvaltning bolig Utleiegrad i de kommunale boligene ble 97% i 2012 i overensstemmelse med budsjettert 95% i ordinære utleieboliger og 98% i omsorgsboliger. Økonomiske ressurser gjennom husleieinntektene til å gjennomføre tilstrekkelig vedlikehold av boligmassen. Forvaltning annen eiendom Kirketorget 4 er overtatt fra formålsbygg (Kulturskolen). Renovert og utleid på 5 års leiekontrakt til Kongsberg næringsforening. Søkt om frivillig registrering for utleie for å ivareta mulighet for fradrag / kompensasjon av merverdiavgift. Utarbeidet nye leiekontraktsmaler tilpasset næringsmarkedet. Produksjon drift vaktmestertjenester O verholdt budsjettrammene og effektivisert driften videre. Ny struktur bygningsdrift, som styrker ettersyn og kontroll av byggene. Utarbeidet nye driftsinstrukser for de driftsansvarlige på byggene. Lite avvik i forhold til branntilsynene. Produksjon drift renholdstjenester Nærvær innen renhold forbedret fra 89,1 % i 2011til 92,0 % i renholdere besto praktisk fagprøve og er nå fagarbeidere. Innført roder med 5 ledende renholdere som gir økt nær-ledelse. Ambulerende team, med egen bil, igangsatt. Medvirker til redusert vikarbehov. 5 års leieavtale med Renholdsoner AS, der alle gamle soner og maskiner ble skiftet ut. Produksjon vedlikehold og byggutvikling Inngåelse av EPC kontrakt, underlag for gjennomføring av tiltak i Avtalen gir en 36% besparelse i energiforbruk ved en investering på 40,5 millioner kr. Det er gjennomført vedlikeholdsarbeider for ca kr 16,5 mill eks mva og byggutviklingstiltak for ca kr 20.5 mill kr eks mva, i tillegg ca kr 9 mill innenfor EPC kontrakten. Rehabilitering av svømmehallen innenfor avtalt tid i perioden 1. juni 1. september. Produksjon nybygg og ombygging Byggeprosjekter ferdigstilt på Tislegård ungdomsskole og Tislegård barnehage. Midlertidige klasseromsfløyer ferdigstilt på Raumyr skole og Vestsiden ungdomsskole. Kvalitetshåndbok for byggeprosjekter i KKE er ferdig utarbeidet og kvalitetsikret. Administrativ eiendomsutvikling Bergseminaret ble tatt i bruk som lokaler for Kongsberg kulturskole, etter avtale med Buskerud fylkeskommune. Regulert og solgt tomt på Raumyr til Interkommunale Arkivsystemer Kongsberg. Etablert KKP eiendom AS for fysisk realisering av Kunnskaps- og kulturpark,vestsida. Se også avdelingenes årsmeldinger i vedlegg 1. 3

4 KONGSBERG KOMMUNALE EIENDOMS ANSVARSOMRÅDE måloppnåelse i forhold til kommunestyrets vedtekter og vedtak Virksomheten i (KKE) er regulert i kommueloven, setter rammen for KKEs myndighet: Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyre. Styrets myndighet etter første ledd omfatter også myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker, i den utstrekning annet ikke er bestemt i vedtektene. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. KKEs ansvarsområder og virkemidler ble i 2011 klargjort i KKEs vedtekter, med basis i det politiske etableringsvedtaket. KKEs vedtekter ble vedtatt i kommunestyremøte (se vedlegg 2). I tillegg til økonomiplan og årsbudsjett, setter enkeltvedtak premisser for foretakets arbeid. KKE rapporterer til kommunestyret. KKE kan anvende formannskapet som strategi/drøftingspartner. Alle innstillingssaker går til rådmannen for uttalelse, før de fremmes for behandling i styret. Styrets innstilling til kommunestyret går via formannskapet, dog uten realitetsbehandling der. KKEs formål fastsettes i vedtektenes 4 4,1: «skal ivareta kommunens eier- og leierinteresser i den samlede eiendomsmassen 1, for gjennom dette å sørge for at fellesskapets verdier beholdes og for at hensiktsmessige bygg/boliger/arealer stilles til disposisjon for vedtatt kommunal tjenesteproduksjon og for kommunal boligtildeling. Foretaket gir leietaker kun adgang til å disponere lokaler/arealer etter inngåelse av kontrakt.» KKEs strategiarbeid i 2012 har lagt grunnlag for å starte målrettet arbeid med å komme ajour med etterslep for vedlikehold og byggutvikling. Ved årsskiftet forelå lister over tiltak summert opp til 335 millioner kroner. KKE har i 2012 lagt grunnlag for at Kongsberg kommune tok beslutninger om nybygg og utviklingsprosjekter som erstatter eldre bygningsmasse, gir arealeffektivitet og øker kapasitet for håndtering av kommunens vekst. I vedtektenes fotnote 1 nevnes eiendommer som er unntatt fra KKEs forvaltning; kirker og gravlunder, eiendommer som inngår i kommunens aksjeselskaper og stiftelser, utendørs kulturanlegg (KKE har dog ansvar for utnyttelse av disse eiendommenes restpotensiale), tekniske VAR-anlegg, med mindre det er inngått særskilt forvaltningsavtale om dette med den ansvarlige part. 4,2: «Med bakgrunn i inngåtte kontrakter sørge for en eiendomsøkonomisk og forskriftsmessig forvaltning, drift, vedlikehold, byggutvikling og serviceytelse (FDVUS) av eiendommene, samt utvikling, avhending og komplettering av eiendomsmassen 2.» KKE har i 2012 organisert foretakets avdelinger i to enheter Forvaltning og Produksjon for å få bedre samordning av ansvar og fag, og styring av ressurser. KKE har i 2012 organisert arbeidet innenfor vaktmestere og renholdere i team for å få bedre samlet oppfølging og drift av eiendomsmassen. Eksisterende vilkårsavtale med Kongsberg kommune og leieavtaler med alle leietakere i formålsbygg utløp Arbeidet med nye avtaler var ved årsskiftet godt igang. KKE har i 2012 videreført kommunal boligportefølje etter dialog med kommunale tjenesteenheter. KKE har i 2012 arbeidet aktivt med salg av kommunale eiendommer, samt gjennomført noen kjøp. I vedtektenes fotnote 2 presiseres følgende: «For eiendom som har vært eller er avsatt til kommunal skog, park, grøntanlegg, friareal, offentlig lekeplass, vei, fortau, torg og gågate, har KKE kun ansvar for administrasjonsdelen av forvaltningen for denne samt for utnyttelse av dens potensiale gjennom utleie eller avhending av den del av eiendommen som kommunens tekniske tjenesteyting ikke er i behov av. Evt. inntekter av slik utnyttelse av eiendommens potensiale budsjetteres og regnskapsføres i KKE.» Med bakgrunn i denne bestemmelsen foreligger enighetsprotokoll mellom rådmann og eiendomsdirektør som avklarer KKEs 4

5 kompetanse i forhold til Kongsberg kommunes eiendommer. 4,3: «skal ikke ha noe økonomisk formål ut over å bidra aktivt til en sunn kommunal eiendomsøkonomi og derigjennom en sunn kommuneøkonomi.» KKE legger vekt på langsiktige økonomiske vurderinger, både i forhold til eiendomsøkonomi og kommuneøkonomi, og sammenhengene mellom disse. KKE anvender økonomiske virkemidler til å forvalte og reinvestere i kommunale eiendommer, slik at verdiene beholdes til beste for kommunens virksomhet i lokalsamfunnet. 4,4: «Ivareta byggherrefunksjonen ved utbygging på vegne av kommunens tjenesteenheter.» KKE har i 2012 gjennomført og planlagt Kongsberg kommunes byggeprosjekter etter bestilling, og vedlikeholds- og byggutviklingsprosjekter etter foretakets tiltakslister, faglige vurderinger og prioriteringer. 4,5: «Være kommunens kompetansesenter innen eiendomsområdet, også ved tilrettelegging for sambruk og områdeutvikling i tråd med kommuneplan der andres eiendom er involvert og som samtidig berører KKEs formål.» KKE deltar i Samordningslaget, der kommunal arealbruk vurderes og samordnes inn mot budsjett- og økonomiplan, kommuneplan og temaplaner. KKE deltar i utredningsgrupper i Kongsberg kommune, der foretakets ansvarsområde er involvert. KKE har i 2012 levert utredningsoppdrag og uttalelser til enkeltsaker. KKE har i 2012 deltatt i ulike grupper knyttet til samfunnsprosjektet Kunnskaps og kulturpark i Kongsberg. KKEs virkemidler fastsettes i vedtektenes 6 Styret kan foreta vedtak om kjøp/salg/innleie av eiendom, tjenester og produkter innenfor de økonomiske rammene styret rår over og de vilkår som lov og vedtak gir. KKE skal ha følgende virkemidler tilgjengelig for å oppnå sitt formål: Kostnadsbasert husleie- og tjenestebetaling for formålsbygg, markedsbasert husleie- og tjenestebetaling for boliger og resteiendommer. Oppbygging og anvendelse av eiendomsfond gjennom kjøp/salg/utvikling av alle eiendommer der KKE har ansvar for å utvikle potensialet. Opprettelser av aksjeselskaper tilknyttet enkelteiendom eller konkrete prosjekter med mål å redusere kommunens økonomiske risiko. Muligheten for å oppta og betjene lån, der dette gir et samlet positivt bidrag til drifts- og investeringssituasjonen for kommunen sett under ett. Korrekt balanseføring av gjeld og eiendeler. De økonomiske rammene som kommunestyret fastsetter gjennom budsjettet er netto ramme for KKEs virksomhet. Innenfor disse nettorammene budsjetterer og disponerer styret gjennom særbudsjett, vedtak og fullmakter til eiendomsdirektør. Kommunestyret behandlet i egen sak 69/12 modell for kapitalelement i husleieordningen for formålsbygg. Ordningen ble bearbeidet gjennom Samordningslaget, og endelig vedtatt av kommunestyret i budsjettvedtak i desember. Med dette er reell kostnadsbasert husleie innført. I og med samme budsjettvedtak har også husleieordningen for formålsbygg fått en vedlikeholdskomponent i tråd med vedtak i kommunestyresak 79/10. Kommunestyret har besluttet at KKE skal låne investeringsmidler fra Kongsberg kommune, og betjene gjeld gjennom en kapitalkomponent i husleieordningen. I og med denne beslutningen skal hoveddelen av tidligere opptatt kommunal gjeld betjenes i husleieordningen fra 1. januar Samtidig er det bestemt at alle nybygg- og ombyggprosjekter skal finansieres av et kapitalelement i husleien, som ligger til grunn ved bestilling. Styret behandler samlet plan for salg og kjøp av eiendommer som regnskapsføres i eiendomsfondet. KKE ønsker at 5

6 investeringer fra eiendomsfondet skal gi avkastning, slik at den frigjorte eiendomskapitalen kan opprettholde reell verdi. Styret har i sak 53/12 besluttet at overskudd fra KKEs drift, og avsettinger av vedlikeholdsmidler i forbindelse med innleieprosjekter, samt avkastning og tilbakebetaling fra prosjekter som eiendomsfondet har vært involvert i, skal føres via en driftsdel av eiendomsfondet. I noen grad gjennomføres dette for 2012, men blir videre innarbeidet i Kongsberg kommunale eiendomsutvikling AS har eget styre. Virksomheten i selskapet har vært liten i 2012, og KKEs styre har ikke drøftet saker der aksjeselskapet har vært vurdert aktivert. KKE har opprettet KKP eiendom AS sammen med Bolten eiendom AS i tråd med kommunestyresaker 53/12 og 121/12. Arbeid med balanseføring av gjeld og eiendeler har vært lavt prioritert, men aktualiseres som en følge av at KKE fra 2013 skal ta opp og betjene gjeld gjennom husleieordningen. Vurdering av formål og virkemidler Vedtak i kommunestyret og samspill med Kongsberg kommunes administrasjon, foretakets eget utviklingsarbeid og effektivisering, er nå i hovedsum slik at foretaket har fått de forutsetninger som lå til grunn ved etableringen i Dette har tatt 10 år. I noen grad kan det ha vært nødvendig å gå en så langdryg prosess. Dette har imidlertid også gitt etterslep av ulikt slag, blant annet innen vedlikehold og byggutvikling. Det er derfor avgjørende arbeid som venter i implementering av vedtektene og forståelsen av disse, slik at foretaket kan befeste og styrke stillingen som et profesjonelt eiendomsforetak som innfrir i forhold til vedtektene. En rekke politiske bekreftelsesvedtak er fattet siden etableringen. Følgende er fortsatt sentrale i det videre: Eiendomsfond-disponering (kstv vedtak 35/07) Husleieordning formålsbygg (kst vedtak 109/07) Husleieordning sesong- og ad hoc-utleie (kst vedtak 109/07) Prinsipper for forvaltning av annen eiendom (kst vedtak 46/09) Evaluering husleieordning formålsbygg og for sesong- og ad hoc-utleie (kst vedtak 81/09 og 99/08) Vedlikeholdskomponenten i husleien økes til forsvarlig nivå fra (kst vedtak 79/10) KKEs rolle og virkemidler i Kongsberg kommunes realisering av KKP spesielt og samfunnsutvikling generelt (kst vedtak 17/11). Konkurranseeksponering av KKEs tjenester (kat vedtak 39/11) Eiendomskapital i Kongsberg kommune investeringer, gjeld og kapitalkostnader i husleien (kst vedtak 69/12) Foretaket forvaltet ved årsskiftet 2012/2013 en bygningsmasse på m2 BTA, hvorav m2 er formålsbygg, m2 er bolig og m2 er bygninger på eiendom som ikke er i bruk for kommunal tjenesteproduksjon. Tomtearealet til disse eiendommene er m2. Foruten tomter med bygningsmasse forvalter KKE for kommunen en rekke uteområder og ubebygde arealer. Disse utgjør m2. KKE har siden foretakets oppstart sørget for at kommunens årlige driftsmessige overføringer til eiendomsivaretakelsen er kraftig redusert, gitt den pris- og lønnsutviklingen som har vært i samfunnet. I 2008 ble denne reduksjonen målt til 50 millioner kroner. KKE har omstilt forvaltning, drift (vaktmester, renhold og energi) og vedlikehold av eiendomsmassen. Dette har dels skjedd på følgende måte: KKE har skilt eiendomsmassen inn i tre ulike resultatområder, og gradvis gjort området bolig og annen eiendom selvdrevne ved å sørge for å utnytte inntektspotensialet slik at ikke kommuneøkonomien blir belastet. KKE har ikke økt personell- eller annen kostnadsbruk i takt med det økte arealvolum av formålsbygg som foretaket i løpet av årene har tatt på seg å drive for Kongsberg kommune. Fram til 2008 ble KKEs effektivisering i hovedsak benyttet i salderingen av Kongsberg kommunes budsjetter. Etter dette har foretaket i økende grad forvaltet effektiviseringsgevinst til fordel for eiendomsmassen, blant annet til økte vedlikeholdsressurser. 6

7 FORETAKETS ØKONOMI Driftsregnskapet Foretakets driftsinntekter bestod i hovedsak av husleie og tjenestebetaling hva angår formålsbygg, samt husleieinntekter fra bolig, inntekter fra utleie til ikke-kommunale leietakere og inntektsført merverdiavgift av investeringer. De største utgiftspostene var personalkostnader og energi. Foretaket har i år 2012 et regnskapsmessig mindreforbruk på driftsregnskapet på kr ,88 i forhold til regulert budsjett. I tillegg vedtok styret i sak 47/12 en budsjettjustering der de valgte å avsette kroner til eiendomsfond, dette er fulgt opp i regnskapsavslutningen. Under presenteres en tabell som viser regnskap, budsjett og budsjettmessig avvik pr aktivitetsområde i 2012, samt regnskapsresultat 2011: Aktivitetsområdet stab og eiendomsutvikling omfatter aktivitetene eiendomsutvikling (kjøp og salg) samt finanstransaksjoner. I 2012 hadde området et negativt resultat på ,21 kroner, et resultatmessig avvik på 1,3 millioner kroner. Dette skriver seg fra kostnader knyttet til kjøp og salg av eiendom, som ikke er ført mot avsetning og bruk av eiendomsfond, men valgt å gå mot foretakets øvrige driftsresultat. Dette utgjør ca kroner, i tillegg ble det en differanse mellom KLPs beregnede premieavvik i september 2012 og endelig resultat i januar Dette utgjorde kroner. Tabellen viser at aktivitetsområdet formålsbygg hadde et merforbruk i 2012 på ca 0,5 mill kroner i 2012, dette er likevel kroner bedre enn det regulerte budsjettet. Det er først og fremst økt aktivitet innen vedlikehold som er årsaken til det negative resultatet, avdeling for vedlikehold har et resultat som er 1,2 millioner kroner dårligere enn budsjettert. 7

8 Avdeling for nybygg og ombygginger har også et resultat som er dårligere enn budsjettert, her er resultatet 0,3 millioner dårligere enn budsjettert. Nybygg og ombygginger måtte dekke inn overforbruk på et prosjekt som var bestilt fra avdeling annen eiendom (Kirketorget 4), dette ble totalt kroner Videre har driftsavdelingen nok en gang effektivisert seg iløpet av året, og samlet fikk drift et positivt resultat på ca 2,2 millioner kroner. Avdeling for forvaltning av formålsbygg leverer et positivt resultat på 1,6 millioner kroner. For aktivitetsområdet annen eiendom ble det et positivt resultat på kroner mot kroner i Resultatet for 2012 inneholder bidrag på 1,101 millioner kroner til dekning av investeringstiltak. Dette gjelder kroner til ombygging for ny leietaker i Kirketorget 4 og kroner til dekning av dyrere prosjekt enn budsjettert til oppgradering av tilfluktsrom i Bjørneparken. For aktivitetsområdet bolig er det positivt resultat på kroner mot et negativt resultat på kroner i Bolig sitt positive resultat foreslås avsatt til fond for vedlikehold av kommunale boliger, i tråd med tidligere praksis, fratrukket det negative resultatet fra Det er avsatt 3,454 millioner kroner til eiendomsfondets driftsdel. Dette er kapitalinntekter i husleie som skriver seg fra utlån fra eiendomsfondet. Eiendomsfondets driftsdel har pr en saldo på 8,445 millioner kroner. Investeringsregnskapet KKE leverer for 2012 et investeringsregnskap der hele kommunestyrets bevilgning til KKE er benyttet. KKE har også, via sitte eiendomsfond dekket merproduksjon på prosjekter i kommunens regnskap der KKE har hatt byggelederrollen. Dette skriver seg til prosjektene utbygging av Tislegård barnehage ( kroner), utbygging av Tislegård ungdomsskole ( kroner) og sluttføring av omsorgsboliger i Cort Adelersgt 29 ( kroner), i tråd med styrets vedtak i sak 47/12. Når det gjelder kjøp/salg og bruk/tilførsel til eiendomsfond i 2012, har KKE handlet eiendommer for totalt 4,113 millioner kroner, dette beløpet er brukt fra eiendomsfond. I tillegg har KKE belastet eiendomsfondet med 5,579 millioner kroner i forbindelse med prosjektene nevnt over. 3,2 millioner kroner er belastet i forbindelse med oppussing av Bergseminaret, i tråd med budsjett, samt kroner til forskuttering av finansiering av oppgradering av tilfluktsrommet i Bjørneparken, som blir refundert i KKE har i 2012 solgt eiendommer for 20,560 millioner kroner, eiendomsfondet er tilført dette beløpet. Pr er det 11,093 millioner kroner disponibelt på KKEs eiendomsfond, mot 2,973 millioner pr Budsjettmålet for fondet var i 2012 satt til 5 mill kr,-. Dette målet er nådd, til tross for at eiendomsfondet måtte håndtere store byggutviklingskostnader i forbindelse med Tislegård-prosjektene. Følgende er i 2012 tilført fra salg og anvendt til kjøp og byggutvikling fra KKEs eiendomsfond: Salg Inn til eiendomsfond Landstadgate ,- Storgata ,- Skrubbemoen ,- Landstadgate ,- Landstadgate ,- Restoppgjør Statens vegvesen Hvittingfoss ,- Oppgjør for garasje Elgfaret 8.000,- Tomt Bjørneveien ,- Lågendalsveien 85, Statens vegvesen ,- Sandsværveien ,- Tomt Interkommunalt Arkiv Kongsberg ,- Sandsværveien 163 c ,- Kjøp og utvikling Ut fra eiendomsfond Kjøp av aksjer i KKPE AS ,- Innskudd i KLP ,- Kjøp av eiendom Østenløkka ,- Bergseminaret ,- Kjøp av leilighet i Peckelsgt ,- Cort Adelersgt 29, byggutvikling ,16 Tislegård barnehage, byggutvikling ,- Tislegård ungdomsskole, byggutvikling ,- Tilfuktsrom, Bjørneparken, forskuttering av frikjøpsmidler ,- Se ellers foretakets årsregnskap 2012 med noter. 8

9 STYRET OG POLITISKE ORGANER Styret har i 2012 avholdt 11 styremøter og behandlet 54 saker. Styresakene var i hovedsak knyttet til budsjett- og regnskapsmeldinger, strategi-, forbedrings- og utviklingsarbeid, status for vedlikeholds- og byggutviklingstiltak, status på byggeherre-oppdrag for kommunen, ENØK-tiltak og energiforbruk, salgs- og kjøpssaker, oppfølging av politiske vedtak, samt utviklingssaker inkludert KKEs arbeid med Kunnskaps- og Kulturpark. Leder: Kåre Hjalland Nestleder: Gro Sel Tveito (t.o.m. styremøte ) Øystein Senum (f.o.m. styremøte ) Styremedlemmer: Ansattes representanter: Marit Røraas Øystein Senum Arne Fridtjof Olsen Bodil Yttervik (f.o.m. styremøte ) Bjørnar Krakenes, vara Kurt Barbala Eva Løcka (f.o.m. styremøte ), vara Elisabeth Carlsson. Bodil Olsen Ulve (t.o.m. styremøte ), vara Elisabeth Carlsson (verken representant eller vararepresentant møtte 1. halvår) Kongsberg kommunestyre er foretakets eier og styrets overordnede organ. Styret har lagt fram 8 innstillingssaker for kommunestyret. Foretakets saker har vært knyttet til årsmelding og årsregnskap, budsjett, kvartalsrapporter, samt etablering av KKP eiendom AS. I tillegg fremmet eiendomsdirektør og rådmann sammen sak om gjeld og kapitalkomponent i husleieordningen, som både KKEs styre og formannskapet innstilte til kommunestyret. ADMINISTRATIV ORGANISERING OG LEDELSE Geir Øystein Andersen ble ansatt som daglig leder fra , etter å ha vært konstituert siden Gjennom 2012 var Kristoffer Grette økonomisjef, samt fungerende leder for drift og servicetjenester. Ledergruppen bestod forøvrig av Eirik Rudi (forvaltning formålsbygg, trådte ut , over i stab for bl.a. utleie til KKP eiendom AS), Kirsten Wolff (forvaltning bolig, annen eiendom, samt konstituert avdelingsleder for formålsbygg fra , fast fra ), Jan Magne Svalestuen (vedlikehold, byggutvikling og enøk), Brynjar Henriksen (nybygg/ombygg), og Geir Øystein Andersen (administrativ eiendomsutvikling til ). Fra ble avdelingene organisert i to enheter, Enhet forvaltning og Enhet produksjon. Hensikten var å samordne KKEs ressurser bedre, styrke samspillet i organisasjonen, og tydeliggjøre roller mellom bestiller (forvaltning) og utfører (produksjon) i KKE. Omorganiseringen innebar ikke endringer i avdelingsstrukturen, organiseringen internt i avdelingene, eller de faste avdelingenes ansvarsområder. Enhet forvaltning rommer de tre avdelingene formålsbygg, bolig, og annen eiendom, og ledes av Kirsten Wolff. Enhet produksjon rommer drift/vaktmester/renhold, vedlikehold/byggutvikling/enøk, og nybygg/ombygg, og ledes av Brynjar Henriksen. Prosjektavdeling administrativ eiendomsutvikling ble lagt til stab. Enhetsledere utgjør eiendomsdirektørens lederteam (ELT). I samarbeid med økonomisjef og stab, arbeider ELT med ledelse og styring av foretaket, samt strategisk utvikling. Enhetsledere skal legge vekt på å utvikle sin enhets arbeidsformer og holdninger ved hjelp av teamarbeid på tvers av avdelinger og fagområder. Enhetsledere har ansvar for å foreslå og følge opp utvikling av organisering og arbeidsformer innenfor enhetens samlede ansvarsområde. 9

10 ENHET FORVALTNING Avdelingene formålsbygg, bolig, og annen eiendom sine rapporter ligger i vedlegg 1. I forbindelse med samorganiseringen av Enhet forvaltning ble ny stilling som eiendomsforvalter opprettet og tilsatt høsten Enhet forvaltning består av tre funksjoner; enhetsleder/avdelingsleder, eiendomsforvalter på avdeling formålsbygg og annen eiendom, og boligkonsulent på boligavdelingen. Målet med dette grepet er blant annet å tydeliggjøre enheten som forvalter av eiendommene, ansvar og fag samt forbedre teamfølelsen. En samlet Enhet forvaltning vil styrke muligheten for samordning og bedre utnyttelse av lokalitetene totalt. Avdelingene skal budsjettere og rapportere separat. Avdeling for bolig skal som tidligere ikke subsidiere de øvrige avdelingene i KKE. Forvaltningen i de tre avdelingene har frem til omorganiseringen vært håndtert ulikt. Dette tilnærmes nå ved å tydeliggjøre bestiller/utfører-rollene på lik linje i alle avdelingene. Tiltakslister for avdelingene vil bli utarbeidet av Enhet produksjon. Driftsoppgaver og vedlikeholdstjenester samt nybygg vil bli bestilt av Enhet forvaltning til gjennomføring av Enhet produksjon. Enhetsleder har som kompetanseheving i løpet av høsten 2012 gjennomført den 3. av 4 moduler i studiet eiendomsforvalteren ved Senter for eiendomsfag. Den siste modulen er planlagt å avslutte i juni I tillegg er det gjennomført aktuelle fagkurs for enhetens ansatte og driftspersonell. ENHET PRODUKSJON Avdelingene drift, vedlikehold/byggutvikling/enøk, og nybygg/ombygg sine rapporter ligger i vedlegg 1. Hensikten med å etablere denne enheten er å samordne alle produksjonstjenestene i KKE, og skape et tettere samarbeid mellom disse avdelingene. Etter at enheten ble opprettet har arbeidet med organisatoriske endringer innen drift fortsatt. Ledende renholdere og nærledelse trådte i kraft, og implementeringen pågår. Endring av drift og struktur i vaktmestertjenesten, fra å være utøvende produksjonsvirksomhet, til å prioritere ettersyn og kontroll, er også besluttet. Hensikten med dette er raskere å avdekke feil og mangler som kan føre til akselererende vedlikeholdbehov. Avdeling vedlikehold/byggutvikling/enøk gjennomfører store mengder tiltak innen vedlikehold og byggutvikling gjennom året. Avdelingen har gjennom de siste årene prioritert registrering av den kommunale bygningsmassens tilstand, og dokumentert etterslepet innen vedlikehold, byggutvikling og enøk. Kommunestyret har gjennom budsjettvedtak i desember 2012 gitt en vedlikeholdkomponent, gitt ansvar for gjeld og kapitalkomponent, samt vedtatt sanering av gamle bygg til fordel for nye, som samlet gir foretaket økte rammer for å håndtere etterslepet. Dette gjør at vedlikeholdsavdelingen vil måtte øke produksjonen i årene som kommer. Utbyggingsavdelingen har utarbeidet prosjekthåndbok, og opplæring av prosjektlederne i henhold til denne har vært hovedfokus. Kommunestyret har i 2012 vedtatt å plassere alle investeringsmidler i foretaket ved å forutsette at KKE fra 2013 låner investeringsmidler av Kongsberg kommune og håndterer dette gjennom en kapitalkomponent i husleia. Slik kan KKE opptre som en profesjonell byggherre, hvor ansvar, myndighet og midler er plassert i samme organisasjon. Enheten har et stort ansvar i forhold til foretakets økonomi, både innenfor daglig drift, omfattende vedlikeholdsarbeider, og utbyggings- og utviklingsprosjekter. Nye rutiner for oppfølging og styring av prosjekter og økonomistyring er utarbeidet. Målsettingen for 2013 er å overholde bestillingene i forhold til økonomi, fremdrift og kvalitet. Det vil også være et fokus på å utvikle bestiller/utfører-modellen hvor Enhet produksjon er utfører på vegne av Enhet forvaltning. 10

11 ANSATTE Foretaket hadde pr til sammen 105 fast eller midlertidig ansatte personer knyttet til 77,6 årsverk. Ved utgangen av 2012 var kjønnssammensetningen hos foretakets 90 faste ansatte 32 menn og 58 kvinner. KKE har som målsetting til enhver tid å tilby minst en plass for personer som er i behov for arbeids- og yrkestrening. I løpet av 2012 hadde KKE til sammen fem personer inne på slike tiltak. Nærværet hos KKEs ansatte for året totalt sett var på 93,9%, en gledelig bedring på 2,5 prosent i forhold til Korttidsfraværet har økt noe og er på 2,1 % (sykefravær i arbeidsgiverperioden), mens langtidssykefraværet er kraftig redusert til 3,9%. Arbeidet med nærværsplan innen renhold har vært prioritert de siste årene, der det er gitt oppmerksomhet til positive tiltak for at KKEs medarbeidere skal være friske og på jobb var også et år der en del langtidsfravær ble avsluttet fordi arbeidstakere gikk over i annen situasjon enn å være sykemeldt. Kompetansebygging i foretaket skjer innen alle aktivitetsområder. Det er stadig utvikling og endringer i lovgivning og/eller utvikling innenfor eiendomsforvaltningsområdet, eiendomsutvikling samt drift, vedlikehold, energi, sikkerhetsarbeid, universell utforming m.m. KKEs ansatte har deltatt på kurs og etterutdanning for ajourføring og videreutvikling. Det er en utfordring å prioritere tid og ressurser til ønskelig oppdatering og etterutdanning. Styret har opprettet et IKT-prosjekt. En prosjektstilling er bemannet i samarbeid med Kongsberg kommunes IT-seksjon. Prosjektet gir KKE langt bedre oppfølging av løpende drift og tilpasninger av IKT. Hovedprioritet er å integrere fag- og økonomisystemer med hverandre, og implementere fagsystem i foretakets daglige drift. HELSE - MILJØ - SIKKERHET Foretakets samhandlingsutvalg (E-SAM) og arbeidsmiljøutvalg (E-AMU) har hatt jevnlige møter, og har, foruten sykefravær, behandlet en rekke forhold innen renholds- og vaktmesterområdet, KKEs budsjettsituasjon, diverse HMSforhold m.m. I 2012 behandlet E-SAM 20 saker, mens E-AMU hadde 24 saker. Det ble i 2012 satt ned en arbeidsgruppe, med representanter for både arbeidsgiver og arbeidstaker, som fremmer gjennomgang av rutinen for E- SAMU. Målsettingen er at KKE skal drive sin virksomhet innenfor de krav som stilles til helse, miljø, sikkerhet og andre bestemmelser i lov og avtaleverk som sikrer arbeidsmiljøet og de ansatte. Av konkrete tiltak i 2012 kan nevnes: Aktiv oppfølging av alle sykemeldte. Medarbeidersamtaler gjennomført. Kontakt med Arbeidslivssenteret i Buskerud. Løpende dialog og samarbeid med Bedriftshelsetjenesten. Befaringer med tanke på branntilsyn, vernearbeid, elektrisk sikkerhet m.v. Krav til HMS-erklæring fra tilbydere ved innkjøp av varer og tjenester. Det er tre verneombud i renholdstjenesten, en i vaktmestertjenesten og en for administrativt ansatte Ansatte er representert med to plasser i styret. Valg av og blant de ansatte gjennomført og organisert etter ny ordning i Det avholdes jevnlig møter i KKEs arbeidsmiljø- og samhandlingsutvalg (E-SAMU) Fellesarrangement for samtlige KKE-ansatte, blant annet utvidet sommerfest i forbindelse med at KKE passert 10 år, og felles julelunsj. Rundskriv med div. nytt til alle KKE-ansatte. Håndtering av avviksmeldinger. Bruk av tilretteleggingstilskudd og unntak fra arbeidsgiveransvar (kompensasjon til arbeidsgiver i forbindelse med økte utgifter ved sykdom). Dokumentasjon og rutiner for internkontroll er innarbeidet. KKE har også arbeidet med forbedring av systematikken rundt sine HMS-rutiner som resultat av tverrfaglig tilsyn. Informasjonsmøter og kompetansebygging for alle ansatte eller ansattegrupper i KKE. 11

12 ENERGI 2012 var første året hvor risikoen og gevinsten knyttet til energi i formålsbyggene ble lagt over fra KKE til leietaker. Det betyr at det er leietakerne som vil sitte med konsekvensene ved et positivt eller negativt resultat i forhold til budsjett. Dermed vil leietaker ha økonomiske motiver for å gjennomføre tiltak som bidrar til lavere energiforbruk og få større bevissthet om eget energiforbruk. I 2012 ble resultatet at leietaker fikk en samlet gevinst på 3,071 millioner kroner, i forhold til vedtatt budsjett. Hovedgrunnen til gevinsten ligger i en langt lavere energipris enn budsjettert. Budsjettet var lagt med en strømpris på 40,3 øre pr kwh. Den gjennomsnittlige strømprisen for 2012 ble 35,6 øre pr kwh. Tabellen under viser energiforbruket for formålsbyggene i Vi har hatt en nedgang fra 2011 på kwt. Nedgangen er korrigert for økt areal og forandring av byggporteføljen. Alle bygninger 2012 BYGG/ Oppv. ENERGIBRUK (kwh) ÅR 2011 Ikke klimakorrigert Klimakorrigert Energiforbruk Endring INSTITUSJON AREAL over eller under Klimakorrigert M2 EL PRI. EL UPRI. FJ.V. OLJE SUM kwh/m*2 Sum kwh/m*2 normtallet Byggenes forbruk kwh/år kwh % Skoler % Barnehager % Helseinstitusjoner % Idrettsanlegg % Administrasjonsbygg % SUM % Fordeling energikilder 87,0 % 67% 30% 2% 2% KKE brukte i % elektrisk energi, 2% bioenergi (flis), og 2% olje på formålsbyggene. Miljøfyrtårn Kongsberg kommune har i sin miljøplan vedtatt at alle kommunens virksomheter skal miljøfyrtårnsertifiseres innen Miljøfyrtårnsertifiseringen innebærer et større fokus på bruk av energi. Virksomhetene må gjennomgå Enøksjekklister eller Enøk-analyser før sertifiseringen kan gjennomføres. Det ble foretatt mange nye enøkanalyser i forbindelse med EPC-prosjektet i løpet av vårmånedene. Arbeidet med sertifisering ble ikke helt ferdig i løpet av året. Endel virksomheter innen Helse og Omsorg, og noen skoler er ikke sertifisert enda, men målet er at de skal bli det i EPC-prosjekt I kommunestyresak 111/11 ble det vedtatt at Kongsberg kommune i 2012 skal inngå kontrakt for gjennomføring av energieffektiviseringstiltak gjennom EPC (Energy Performance Contracting). Kontrakt er tegnet med Norsk Enøk og Energi AS, som gir 36 prosent energibesparelse på de aktuelle byggene. Den første av tre faser, analysefasen ble gjennomført i oktober. Fase 2, implementeringsfasen, startet i november med prosjektering av alle tiltakene. Tiltakene vil bli gjennomført i sin helhet i 2013, og garantifasen starter fra Se for øvrig rapport vedlagt Avdeling for vedlikehold, byggutvikling og enøk i vedlegg 1. Dalkia AS har fått konsesjon til å bygge ut fjernvarme i Kongsberg. KKE har sagt seg villig til å undertegne intensjonsavtale der kommunen forplikter seg til å legge til rette for fjernvarmen i de byggene som aktuelle i konsesjonsområdet. KKE er villige til å binde seg til et volum som tar hensyn til fremtidige ENØK-tiltak i byggene som fjernvarme. FORSIKRING KKE håndterer forsikringsordningen for alle kommunens bygg, utstyr og kjøretøy. De to sistnevnte etter avtale med rådmannens organisasjon. Forsikringsselskap for KKE er KLP, og foretaket har sammen med kommunen også en megleravtale med AON Grieg. Samlet erstatningsutbetaling for Kongsberg kommune, for saker som er avsluttet i 2012, er på kroner ,-. Det er i 2012 innmeldt og behandlet 19 skader på den kommunale bilparken til forsikringsselskapet. KKE har meldt inn og behandlet 7 bygningsskader overfor forsikringsselskapet, inkludert én brann. KKE har ikke meldt skader på 12

13 overvann for Tekniske tjenester, men venter mulig regresskrav som følge av store nedbørsmengder i Hvittingfoss høsten Det er sendt inn19 anmeldelser for hærverk, tagging og innbrudd, mot 9 i Hovedårsaken til økning er at KKE har fulgt oppfordring fra politiet om å være mer nøye med å anmelde tagging. KKES STRATEGIARBEID Styret og administrasjon har arbeidet med KKEs strategi for første halvdel av inneværende kommunestyreperiode. Arbeidet ble forberedt 1. halvår, og 2. halvår startet med strategiseminar. Oppfølging av strategien har også vært en integrert del av foretakets løpende arbeid med å innfri kommunestyrets oppdrag i vedtekter og vedtak. Strategi fra 2009 og evaluering av denne dannet bakgrunn for strategiarbeidet. I tillegg gjorde KKEs ledergruppe en SWOT-analyse, som er vurdering av interne og eksterne muligheter og trusler. Styrets strategiseminar ble summert i eget notat, som senere ble lagt fram for styret og tatt til orientering. Alle KKEs ansatte ble også invitert til å komme med innspill i strategiarbeidet. Hovedmomenter i strategiarbeidet var disse: Føringer fra strategiseminar og strateginotat ble lagt til grunn høsten 2012 inn mot arbeid med KKEs budsjett og Kongsberg kommunes budsjett. Strategien ble senhøstes vedtatt i egen sak av styret, og sendt til drøfting i Kongsberg formannskap. Styret ønsker å fortsette arbeidet med et mer langsiktig strategiarbeid inn mot neste kommunestyreperiode. 13

14 UTFORDRINGER FRAMOVER Kongsberg kommunale eiendom har etablert og evaluert ordningen med husleie på formålsbygg i Kongsberg kommune. Dette har gitt økt bevissthet rundt kostnader og fokus på arealeffektivisering. Ordningen gir også en forutsigbarhet for KKEs forvaltning av den eiendomsmassen Kongsberg kommune har bestilt til sine formålsfunksjoner. En sentral utfordring for 2013 og årene videre vil være å forvalte modellen kommunestyret har vedtatt for kapitalkostnader i husleieordningen. De reelle inntektene og utgiftene ved Kongsberg kommunes eiendommer er nå plassert der de hører hjemme i husleie. KKE har tilgjengelig det rammeverk som er nødvendig for å forvalte, drifte, vedlikeholde og utvikle Kongsberg kommunes eiendomsverdier. Betydelige deler av eiendomsmassen er eldre og lite areal- og driftseffektiv. Mange av byggenes komponenter har passert sin levetid. Tilstandsanalyser utført i 2009 viser store behov for tiltak. Nye stilstandsanalyser i 2013 vil forsterke bildet. Vedlikeholdsetterslepet er stort. KKEs strategi om å være ajour med etterslep i løpet av inneværende fireårsperiode vil er en stor utfordring for hele organisasjonen. KKE vil fortsette å utvikle virksomheten i tråd med kommunestyrets vedtekter. Målet er at KKE skal forvalte vedtekter og verktøy slik at fellesskapets verdier i eiendomsmassen beholdes, og underbygger kommunens virksomhet og økonomi. Foretaket vil som en del av dette fortsette eget arbeid med effektivisering, samt arbeide med å innføre nye verktøy og virkemidler som Kongsberg kommune og foretaket kan benytte seg av. UNDERSKRIFT Kongsberg, Kåre Hjalland Styreleder Øystein Senum Marit Røraas Nestleder Bodil Yttervik Eva Løcka Arne F. Olsen Bjørnar Kraknes 14

15 Vedlegg 1 FORVALTNING formålsbygg FORVALTNING formålsbygg er godt fornøyd med følgende resultater i 2012: Utarbeidelse av ny vilkårsavtale og ny mal for leiekontrakter Aksept i budsjett- og økonomiplan fra 2013 på kr 140,-/m2 til vedlikehold i formålsbygg. Vedtak om eiendomskapital i Kongsberg kommune. Investeringer, gjeld og kapitalkostnader i husleien. Bestilling fra oppveksttjenesten på to nye skoler med inngått avtale om leie av disse. Viktige utfordringer for FORVALTNING formålsbygg i 2012: Kvalitetssikring av arealer i formålsbygg. Skaffe oversikt over formålsbyggene og leiekontrakter. Innarbeide begrepet kapitalkostnader overfor leietakere. Alle leiekontrakter på formålsbygg utgår og må fornyes fra og med Bruk av paviljonger for å levere tilstrekkelig arealer til skoler og barnehager. Arealeffektivisering. Avdelingen forvalter alle bygninger som benyttes i kommunal tjenesteproduksjon. Totalt ca m2. Forvaltningen omfatter kontakt med brukere / leietakere og avtaler om disponering og drift av bygg for kommunal tjenesteproduksjon (formålsbygg). Kommunestyret vedtok i sak 109/07 at KKE skulle iverksette full kontraktsbasert husleie og tjenesteleveranse for alle kommunale formålsbygg fra med evaluering etter 2 år. Evaluering ble gjennomført i Kommunestyret vedtok i sak 69/12 at husleieordningen skulle utvides med kapitalelement i husleien for formålsbygg fra og med Kontraktsbasert husleie / internhusleie innebærer at hver enkelt virksomhet i kommunen inngår kontrakt med KKE om leie av arealer som benyttes til virksomhetens aktivitet. Husleien omfatter eiers forvaltningskostnader som skatter og avgifter, bygg- og inventarforsikring og administrasjon samt kapitalkostnader. I tillegg dekker husleien innvendig og utvendig tilsyn, drift og vedlikehold av leieobjektet. Ny vilkårsavtale og ny mal for leiekontrakter gjeldende fra og med ble utarbeidet høsten Vilkårsavtalen ble underskrevet av rådmannen og KKE ved årsskiftet. Den nye vilkårsavtalen tydeliggjør partenes rettigheter og plikter og ivaretar endringer ift kapitalelementet i husleien. Når det gjelder energikostnader er hovedendringen at leietakerne fra 2012 skal begynne å betale for faktiske energikostnader. Det betyr at det er leietakerne som vil sitte med konsekvensene ved et positivt eller negativt resultat i forhold til budsjett, i motsetning til tidligere da dette har vært plassert hos KKE. Dette betyr at man nå har fått økonomiske insentiver for leietaker til å gjennomføre aktive tiltak som bidrar til å senke energiforbruket. I samsvar med kommunestyrets vedtak foreslo KKEs styre også i budsjettforslaget for at vedlikeholdskomponenten i husleien heves til kr 140 pr m2. I budsjettforslaget til rådmannen ble dette i 2012 hensyntatt. Kommunestyret valgte å vedta KKEs budsjett for i samsvar med rådmannens innstilling. Vedlikeholdsetterslepet ved den kommunale bygningsmassen er omfattende. KKEs strategi er som følge av vedtatt vedlikeholdskomponent at vedlikeholdsetterslepet på formålsbyggene skal være ajour i løpet av utgangen av Det har i 2012 vært gjennomført et intenst og omfattende arbeid med lokaler for kommunale tjenesteproduksjoner i KKP Vestsiden, kunnskaps og kulturparken. Dette arbeidet har tatt mye av avdelingens ressurser i 2012 som igjen har ført til mindre fokus og etterslep på andre viktige oppgaver i avdelingen. Stort engasjement både politisk og i lokalbefolkning og media. Også i 2012 har KKE gjort avtaler for utleie i formålsbyggene til andre enn byggenes primære leietakere. Leie for sesong eller ad hoc-leie skjer i hovedsak til lag og foreninger. Dette gjelder skolelokaler inklusive forsamlingslokaler på kveldstid og i helgene. Ordningen administreres av Kulturtjenesten via et felles anskaffet bookingsystem. Større endringer 2012: 15

16 Kirketorget 4 (Kulturskolen) er overtatt av Annen eiendom for utleie i markedet. Innleie av Bergseminaret for utleie til Kulturskolen. Omfattende renovering for tilpassing til undervisning. Leieavtale med 5 år opsjon. Kirketorget 6 1. og 2.etg (gamle badet) er overtatt av Annen eiendom for utleie i markedet. Tislegård skole utvidet med 620 m2. Tislegård barnehage utvidet med 222 m2 Bjørkebo avsluttet som drift av formålsbygg og overført Annen eiendom for avhending. Plassering av paviljonger på Tislegård, Vestsiden og Raumyr skole. Flyttet Kulturskolens musikkcontainer til Vestsiden skole. 16

17 Vedlegg 1 FORVALTNING kommunale boliger FORVALTNING kommunale boliger er godt fornøyd med følgende resultater i 2012: Utleiegrad i de kommunale boligene ble 97% i 2012 i overensstemmelse med budsjettert 95% i ordinære utleieboliger og 98% i omsorgsboliger. God standard på de kommunale boligene. Økonomiske ressurser til å gjennomføre tilstrekkelig vedlikeholdsarbeid ved at husleieinntekt tilbakeføres boligmassen. Viktige utfordringer for FORVALTNING kommunale boliger i 2012: Via enhet produksjon få utarbeidet tiltaksplaner utfra tilstandsanalyser, opprinnelig planlagt før 2013 Gjennomføre planlagte tiltak. Utfordring intern kapasitet og uforutsigbar turnover i boliger. KKE hadde per totalt 272 utleieboliger med totalt ca m2 bygningsmasse i bruk for utleie. I tillegg forvalter foretakets boligavdeling totalt 40 parkeringsplasser for utleie utover øvrige parkeringsplasser tilknyttet den enkelte bolig. Det er solgt og overdratt en bolig i løpet av 2012 og anskaffet til sammen 4 boliger. Kjøpene er med tanke på å løse andre utfordringer i eiendomsmassen. Skoleutbygging, nytt krisesenter samt en løsning ifm KKP Vestsiden. Disse boligene vil bli avviklet som følge av gjennomføring av de aktuelle prosjektene. 12 omsorgsboliger ble ferdigstilt i slutten av november 2011, men ikke tatt i bruk av helse og omsorgstjenesten før i juni Boligene tildeles av Kongsberg kommune v/helse- og omsorgstjenesten og flyktningtjenesten. KKE har i tillegg til eiendommen og den enkelte bolig ansvar for inngåelse av leiekontrakt og oppfølging av leieforholdet. Det ble i 2012 inngått 22 avtaler om innlån i omsorgsboliger på til sammen 12,76 mill kroner. I tillegg er det inngått 3 avtaler om fritak fra innlån i de tilfeller hvor leietaker ikke har tilgang til nødvendig kapital. Dette utgjør 0,85 mill kroner. Innlån og andel av husleie som utgjør kapitalkostnader tilføres Kongsberg kommune. Totalt per skal det være innestående ca 33 mill kroner i innlån på kommunens konto. Avtaler om innlån og fritak håndteres av KKE på vegne av kommunen. Det er inngått i alt 76 leiekontrakter i % nye avtaler og 20% forlengelser. KKE har husleiegaranti på inntil 6 måneder husleie i totalt 54 % av leieforholdene. Enten ved garanti via innlån i omsorgsboliger eller ved kommunal husleiegaranti, eventuelt depositum i bank. Fra og med er det i følge energimerkeforskriften et krav om at energiattest skal legges fram for alle boliger på 50 m2 eller mer før avtale om salg eller utleie inngås. Energimerkingen utføres fortløpende med egne ressurser og skal være oppdatert i følge forskriften. Husleiene er i hovedsak basert på markedsleie. Det foretas ny takst til markedsleie fortløpende ved totalrenovering. slik at 89% av alle husleiene per i dag skal være oppgradert. I 110 av omsorgsboligene er husleien imidlertid kostnadsbasert. Alle husleiene reguleres i utgangspunktet årlig i forhold til endring i konsumprisindeksen samt ved inngåelse av alle nye leieavtaler. Det ble begjært 11 tvangsfravikelser/utkastelser og gjennomført 3 i Bakgrunnen for utkastelse er i de gjennomførte tilfeller begrunnet i manglende husleiebetaling. Det ble i 2009 foretatt tilstandsanalyser i alle boligkompleksene og enkeltboligene. Tiltaksplanen er hovedsaklig utarbeidet av avdelingen med bakgrunn i disse analysene. Planlagt vedlikehold bestilles av enhet produksjon. Med bakgrunn i at en ved innvendig totalrenovering av de enkelte boligene er avhengig av at boligen er fraflyttet vil det være nødvendig å omrokere noe på tiltakslistene for å tilpasse dette. Det ble utført flere vedlikeholdstiltak på byggene i Disse bestilles av enhet produksjon utfra tiltakslister. (Se enhet produksjon vedlikehold, byggutvikling og enøk). PWCs advokater, med merverdiavgift (mva) som spesialfelt, foretok i 2012 etter bestilling fra KKE en gjennomgang av KKEs boligmasse i forhold til kompensasjon av mva for kommunale utleieboliger. Rapporten fra PWC konkluderer med at boliger til helseformål eller sosiale formål, som er spesielt tilrettelagt, vil ha rett til kompensasjon for mva. I hovedsak gjelder dette omsorgsboliger og boligbygg som er særskilt tilrettelagt. Dette gjelder for 74% av enkeltboligene, 42% av boligbyggene. 17

18 OVERSIKT OVER BOLIGEIENDOM SOM KKE FORVALTER Adresse Type bolig antall boliger Merknad Abelsgt. 7 Boligkompleks med flere boenheter 3 Base for HO Bjørneveien 14B Borettslagsleiligheter 1 Bjørneveien 18A Borettslagsleiligheter 1 Bjørneveien 20A Borettslagsleiligheter 1 Bjørneveien 20A Borettslagsleiligheter 1 Bjørneveien 22B Borettslagsleiligheter 1 Brennerigt 16 Omsorgsboliger 16 tilknyttet Skavangertun Brennerigt 29 Andre 1 Chr. Sindingsv Omsorgsboliger 11 Base for HO Chr. Sindingsv 16B Andre 1 selges ved ledigstillelse Chr. Sindingsv 18C Andre 1 selges ved ledigstillelse Cort Adelersgt 25 Omsorgsboliger 36 Base for HO Cort Adelersgt.29 Omsorgsboliger 12 Base for HO Dalsveien 22 Enebolig 1 Prestebolig Dyrgravveien 50 Enebolig 1 Prestebolig Elgfaret 24A Borettslagsleiligheter 1 Elgfaret 24A Borettslagsleiligheter 1 Fleichersvei 6A Andre 1 Kongsgårdsmoen skole Fleichersvei 6B Andre 1 Kongsgårdsmoen skole Gesellvn. 7 Enebolig 1 Granittveien 3D Borettslagsleiligheter 1 Granittveien 7 Borettslagsleiligheter 1 Granittveien 9 Borettslagsleiligheter 1 Gravdalsvn.20 Andre 2 Hakaveien 4 Borettslagsleiligheter 1 Industriveien Andre 3 Kampestadveien 3 Enebolig 1 Kirkegårdsvn.23 enebolig 1 Kongensgt.10 Boligkompleks med flere boenheter 3 selges ved ledigstillelse Kongsgårdv 13 Enebolig 1 Kongsgårdv 15 Enebolig 1 Landstadsgt 13 enebolig 1 Rives ifm E134 Landstadsgt 14 enebolig 1 Rives ifm E134 Landstadsgt 16 enebolig 1 Rives ifm nytt krisesenter Landstadsgt 6A Omsorgsboliger 8 Landstadsgt 6B Omsorgsboliger 6 Kirkegårdsv 17 Andre 2 Langbergsgt 4 Omsorgsboliger 12 Løkkeveien 21/innleid Andre 1 Løvåsveien 11A Andre 1 Bolig for mindreårige flyktninger Løvåsveien 11B/C Andre 1 Bolig for mindreårige flyktninger Lågendalsveien 80A Boligkompleks med flere boenheter 13 Mangerjordet 13B * Enebolig 1 selges Maries vei 38B Borettslagsleiligheter 1 Maries vei 44A Borettslagsleiligheter 1 Myntgt. 7 Boligkompleks med flere boenheter 26 Møllergt. 12C Andre 1 Tilknyttet base HO Møllergt. 14 Enebolig 1 Numedalsv. 55 ** Andre 2 Numedalsv. 67/innleid Andre 2 Olavsgt. 44/Prahmsgt 17 Boligkompleks med flere boenheter 7 Peckelsgt 4 Omsorgsboliger 10 Base for HO Peckelsgt 8 Borettslagsleiligheter 1 Peckelsgt 9 Omsorgsboliger 22 Base for HO Raumyrveien 16 Enebolig 1 Sandsværveien 134 Enebolig 1 Sidensvansen 18B Borettslagsleiligheter 1 Sidensvansen 19B Borettslagsleiligheter 1 Solvangbakken 20 Boligkompleks med flere boenheter 8 Steensgt 2 Boligkompleks med flere boenheter 3 Stertebakke 9 Borettslagsleiligheter 2 Storhoffs vei 24 enebolig 1 Prestebolig Svartåsveien 15 Borettslagsleiligheter 1 Svartåsveien 7 Borettslagsleiligheter 1 Søren Jaabeksv 3 Andre 2 Torst.Stenbecksv 16 Borettslagsleiligheter 1 Torst.Stenbecksv 56 Borettslagsleiligheter 1 Wergelandsvn.19 Boligkompleks med flere boenheter 1 Wergelandsvn.21 Boligkompleks med flere boenheter

19 Vedlegg 1 FORVALTNING annen eiendom FORVALTNING annen eiendom er godt fornøyd med følgende resultater i 2012: Avklart fradragsmuligheter og kvalitetssikret leiekontrakter ift lov om merverdiavgift og kompensasjon for merverdiavgift. Søkt om frivillig registrering for utleie for å ivareta mulighet for fradrag / kompensasjon av merverdiavgift. Utarbeidet nye leiekontraktsmaler tilpasset næringsmarkedet. Viktige utfordringer for FORVALTNING annen eiendom i 2012: Via enhet produksjon få utarbeidet tiltaksplaner utfra tilstandsanalyser, opprinnelig planlagt før 2013 Utleie av ledig overskuddsareale Salg av ledig overskuddslokale / -tomter til markedspris Kostnader til nødvendig oppgradering tilfluktsrom Energimerking av utleide bygg. Avdelingen forvalter kommunal eiendom (bygg, byggverk og tomter) som p.t. ikke er i bruk som formålsbygg eller kommunal bolig. Totalt ca m2. Eiendommene leies ut i det åpne marked dersom mulig. Husleiene er basert på markedsleie. Mange av eiendommene vurderes for salg de neste årene. Det videreføres arbeid med kost / nytte-vurderinger, avklaring av adkomstrettigheter og andre forhold. Flere eiendommer venter også på avklaring i forbindelse med bygging av ny E134. Kommunestyrevedtak 46/09 bekreftet ansvarsforholdet mellom KKE og Kongsberg kommune vedr. evt. subsidiering av leietakere i annen eiendom. Annen eiendom innfrir målet om at avdelingen skal gå i overskudd, slik at det gis bidrag til drift og utvikling av den øvrige kommunal eiendomsmasse. I 2012 fortsatte arbeidet med å ajourholde og justere utleieavtaler. Enkelte avtaler er reforhandlet, og nye leieforhold er inngått. Vedtak i kommunestyresak 46/09 er også fulgt aktivt opp. Det ble utført flere vedlikeholdstiltak på byggene i Disse bestilles av enhet produksjon utfra tiltakslister. Tiltakslister for 2012 er utarbeidet av avdelingen. (Se enhet produksjon vedlikehold, byggutvikling og enøk). Større endringer 2012: Kirketorget 4 er overtatt fra formålsbygg (Kulturskolen). Renovert og utleid på 5 års leiekontrakt til Kongsberg næringsforening. Kirketorget 6 1. og 2.etg (gamle badet) er overtatt fra formålsbygg (Kulturskolen) og utleid til Åpent verksted på 5 års leiekontrakt. U.etg benyttes av formålsbygg (lager for Hjelpemiddelsentralen). Bjørkebo overført fra formålsbygg med tanke på salg i markedet. Avklares forhåpentligvis tidlig i Sildetomta er utleid til Sølvknuten AS på 2 års kontrakt. Er lagt ut for salg. Tomt i Sandsværveien 163C solgt. Tomt ved Statsarkivet solgt. Tomt i Bjørneveien solgt. Tomt i Cort Adelersgt solgt. Avviklet leiekontrakt med innleid lokale til Hvittingfoss legekontor (direkte leiekontrakt med eier) Bestilling av nytt krisesenter 19

20 Vedlegg 1 PRODUKSJON drift renholdstjenester Renholdsavdelingen har som hoveoppgave å sørge for renhold av kommunens formålsbygg, innleide lokaler og lokaler i annen eiendom. Renholdet utføres med metoder som ivaretar henynet til hygiene og inneklima. Det er i alt 65 faste medarbeidere som ivaretar denne tjenesten. Hovedfokus i 2012 å få på plass ledende renholder og opplæring av disse. Det er ansatt i alt 5 ledende renholdere fordelt på fem roder. Bakgrunnen er å få på plass nærledelse, og et nærmere samarbeid med brukerne. Produksjon renholdstjeneste er godt fornøyd med følgende resultater i 2012: økt faglig kompetanse, 5 renholdere besto praktisk fagprøve, og er nå fagarbeidere. (renholdsoperatører) inndeling i roder, med 5 ledende renholdere som fra fikk nye oppgaver og ansvar for hver sin rode. ( økt nær-ledelse/ avlastet koordinator) igangsetting av «ambulerende team», med egen bil (har medvirket til redusert vikarbehov) ny 5 års leieavtale med Renholdsoner AS, alle gamle soner og maskiner ble skiftet ut. økt nærvær, samlet sett positiv utvikling fra 2011, med forbedring fra 89,1 % til 92,0 % nærvær i fokus på benchmarking, etter styrevedtak. Tislegård skole valgt som «prøveprosjekt» Kan vi konkurrere med private bedrifter? Hva med å sammenligne egne skoler etc? tilnærming til endring «husleieordningen foremålsbygg» fra «pakker» til «godt nok», besøk på byggene, med muntlig og skriftlig informasjon om forventet brukermedvirkning, som er en forutsetning for bedre inneklima, trivsel og resultat. Viktige utfordringer for produksjon renholdstjeneste i 2013: fokus på god økonomistyring følge opp i praksis «godt nok» renhold. Gjennomføre opplæring/innføring i systemet. ID kort med bilde følge opp ledende renholdere, jevnlig evalueringer, målsettinger tydeliggjøre mål i alle ledd, følge opp! Tislegård skole på «anbud» rekruttere dyktige medarbeidere etablere rammeavtaler renhold og viduspuss opplæring av personell for å kunne ta i bruk Insta 800, verktøy for måling av kvalitet på renhold Renholdstjenestens hovedoppgaver bestod i 2012 av: I forbindelse med ansettelse av ledende renholdere, ble følgende kurs gjennomført, i samarbeid med bedriftshelsetjenesten Stamina Hot: «Fra fagarbeider til leder» «Oppfølging av sykemeldte» «Konflikthåndtering» Individuell veiledning. Det ble også satt fokus på ergonomi, for å redusere risikoen for belastningslidelser/skader blant renholdere. Det hjelper ikke å ha moderne utstyr og riktige metoder, om ikke kroppen brukes riktig. I samarbeide med bedriftshelsetjenesten satte vi igang «filming» på arbeidsplassen for å avdekke behovet for tiltak. Alle renholderne får mulighet til å gi tilbakemelding på eget skjema. Rapport, med diagram som viser status, ventes ferdig i løpet av februar. Dette skal heretter gjennomføres hvert 3. år. 20