SAKSFRAMLEGG. Saksgang. Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet Kommunestyre

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet Kommunestyre Arkivsaksnr: 2014/4668 Klassering: Saksbehandler: Harald Magelsen Kløvjan STIFTING AV STEINKJERBYGG KF - FASTSETTING AV VEDTEKTER OG VALG AV STYRE Trykte vedlegg: 1. Utskrift av sak 14/47 behandlet i kommunestyret Forslag til vedtekter for Steinkjerbygg KF 3. Vedtekter for Steinkjerbygg AS av Rådmannens forslag til innstilling: 1. Vedtekter for Steinkjerbygg KF fastsettes i samsvar med forslaget i Vedlegg Kommunestyre velger følgende styre for Steinkjerbygg KF: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Leder Nestleder Ansattes representant Personlig varamedlem 3. Fra etableringsdato: * overtar styret ansvaret for virksomheten i foretaket * registreres Steinkjerbygg KF som kommunalt foretak i foretaksregisteret 4. Fram til foretaksetableringen skal styre fungere som interimsstyre for foretaket og klargjøre og forberede foretaksetableringen.

2 5. Interimsstyret skal videre avklare forvaltningsmessige, økonomiske, driftsmessige og interne forhold og anbefale samt iverksette tiltak som er nødvendige for at Steinkjerbygg KF skal kunne være operativt. 6. Interimsstyret foreslår etableringsdato overfor kommunestyret. Torunn Austheim rådmann

3 Saksopplysninger: Som sak 14/47 i kommunestyret ble organisering av Steinkjerbygg AS behandlet. Følgende vedtak ble fattet: 1. Det stiftes et kommunalt foretak (Steinkjerbygg KF) med tanke på å overta hele/deler av eiendomsmassen i Steinkjerbygg AS fra Rådmannen bes fremforhandle en intensjonsavtale med Steinkjerbygg AS om overtakelse av eiendomsmassen, samt lage en finansieringsplan som viser de økonomiske konsekvenser av overtakelsen. 3. Rådmannen bes igangsette en prosess for å vurdere det samlede ansvarsområdet for Steinkjerbygg KF og ansvarsdelingen mot Steinkjerbygg AS. 4. Rådmannen bes framlegge sak om organisering av eiendomsforvaltningen for øvrig (selskap som i dag er organisert i egne aksjeselskaper) Som oppfølging av vedtakets pkt. 1 må kommunestyret i første omgang vedta: - vedtekter for foretaket - styre / styremedlemmer Innledning om eiers ansvar Kommunelovens 61 sier at foretaket ikke er et eget rettssubjekt, adskilt fra sin eier, men er en del av kommunen. Kommunen vil dermed være ansvarlig for de forpliktelser foretaket påtar seg. Eier av det kommunale eiendomsforetaket, og dermed bygningseier, er kommunestyret. Kommunestyret har ansvar for at foretaket utøver sitt arbeid i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Eier har videre ansvar for kontinuerlig å påse at foretaket forvalter kommunens verdier på en best mulig måte. Det er eiers ansvar at foretaket har vedtekter og andre nødvendige styringsparametre og verktøy. Den overordnede internkontrollen ligger med andre ord hos kommunestyret uavhengig om man etablerer et kommunalt foretak eller organiserer eiendomsforvaltningen under rådmannen. For eier kan det derfor være oversiktelig å få rapporteringen direkte fra foretakets styre og ikke i sammenblanding med rapporteringer fra kommunens mange andre tjenesteområder. Eier har ansvar for sammensetning av styre, og at det i styret finnes den kompetanse som er nødvendig ut i fra det ansvar foretaket blir gitt i sine vedtekter. Vedtekter Kommunelovens 63 fastsetter minimumskravene til vedtektene til foretaket. Det er kommunestyret som vedtar vedtektene. Det er viktig at man gjennom vedtektene gir klare rammer og retningslinjer for styret og daglig ledelse, dvs. tildeler foretaket de verktøy som er nødvendige for å oppnå de formål eier ønsker at foretaksetableringen skal ha. Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene (selskapsavtalen). Innenfor rammen av vedtektene bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Langsiktighet og samfunnsansvar er viktige brikker når

4 politikerne vedtar vedtektene. Vedtektene skal registreres i foretaksregisteret, og kan kun endres av kommunestyret selv. Vedtektene må minimum inneholde jfr. kommunelovens kap. 11, 63: Foretakets navn Foretakets formål Den kommune hvor foretaket skal ha sitt forretningskontor Antallet styremedlemmer Annet som etter lov krever vedtektsbestemmelse Vedtektene bør inneholde: Bestemmelser hvor kommuneloven tillater kommunestyret å avvike fra kommunelovens kap. 11. Dette gjelder blant annet valgperiode for styremedlemmene, om møtene skal være åpne, og hvor ansettelsesmyndigheten av daglig leder skal ligge. Annet som ikke er nedfelt i kommuneloven, eller i andre lover og forskrifter som gjelder for kommunale foretak, og som kommunestyret ønsker å få markert vedrørende handlingsrom og verktøy for det kommunale eiendomsforetaket. Vedtektene foreslås lagt opp som minimumsvedtekter, slik at de forhold som ikke reguleres i vedtektene løses i henhold til de retningslinjer som er gitt i kommuneloven kapittel 11. Vedtektene kan til enhver tid endres av kommunestyret, dersom man i praksis opplever at enkelte forhold bør reguleres nærmere eller presiseres. Foretakets formål 3 Da opprettelsen av det kommunale foretaket ikke var begrunnet i ønske om å foreta endringer i virksomheten som utøves i Steinkjerbygg AS, foreslås det at hovedinnholdet i aksjeselskapets formålsbestemmelse videreføres. Det innebærer at foretaket gis ansvar for eierskap, forvaltning, drift og vedlikehold av de eiendommer som legges til foretaket Formålsbestemmelsen foreslås utformet slik: Foretaket skal på vegne av kommunen stå ansvarlig for eierskap, forvaltning, drift og vedlikehold av den del av kommunens eksisterende og fremtidige bygningsmasse med tilhørende eiendom som kommunestyret til enhver tid legger til foretaket. Foretaket skal sørge for at fellesskapets verdier beholdes og for at hensiktsmessige bygg, boliger og arealer stilles til rådighet for vedtatt kommunal tjenesteproduksjon og kommunal boligtildeling. Ivareta byggherrefunksjonen ved utbygging av eiendommer som er tillagt foretaket. Første ledd i bestemmelsen angir hvilke oppgaver som legges til foretaket. Den er tilstrekkelig fleksibel med tanke på utvidelser/innskrenkninger ved at oppgavene knyttes til de eiendommer kommunestyret velger å legge inn under foretaket. Annet ledd er den egentlige formålsbestemmelsen og angir de retningslinjer styret skal forholde seg til i form av verdisikring og oppfyllelse av kommunens behov.

5 Styret 4 Styret i et kommunalt foretak oppnevnes av kommunestyret. Gjennomgang av kommunale eiendomsforetak viser at de opererer forskjellig når det gjelder styresammensetning. Noen styrer består i sin helhet av aktive politikere, dvs. at samtlige styremedlemmer samtidig sitter i politiske utvalg og/eller i kommunestyret. Andre har bare ikke-politikere i foretakets styre. Og noen har en kombinasjon av politikere og ikkepolitikere som styremedlemmer. Vurderinger av styresammensetning vil kreve refleksjoner over hvordan en ser på foretaket og styrets rolle i kommunens totale styringsstruktur. Spesielt vil det være avgjørende å vurdere behov for fagkompetanse, styrets rolle i forhold til kommunestyret og ikke minst hvordan rådmannens mulighet for å utøve sin rolle vil påvirkes av styret. Det vises for øvrig til KS eierforum som har utarbeidet en veileder med anbefalinger om styresammensetning. Minimumskravet etter kommuneloven 65 er 3 styremedlemmer. Det foreslås at syret settes sammen på samme måte som i Steinkjerbygg AS, med 6 medlemmer og tre varamedlemmer i rekkefølge, og hvor ett styremedlem med varamedlem velges av og blant de ansatte. I tillegg foreslås det en presisering hvor det framgår at de ansattes representant fratrer vervet, hvis ansettelsesforholdet opphører. Ved at styret oppnevnes før foretaket registreres i foretaksregisteret, vil det kunne fungere som et interimsstyre fram til registreringen, og i denne perioden adressere behov for nødvendige avklaringer/presiseringer overfor kommunestyret. Virkemidler 5 Erfaringene fra kommuner som har etablert kommunale eiendomsforetak viser at virkemidlene som stilles til disposisjon for foretaket har betydning for hvorvidt man lykkes eller ikke. Foretaket må derfor gis det nødvendige handlingsrom og verktøy for realisere den målsettingen kommunestyre setter. Foretaket foreslås gitt et vidt handlingsrom innenfor de økonomiske rammer kommunestyret setter gjennom godkjenning av foretakets budsjett. Det foreslås videre gitt retningslinjer for fastsetting av husleie, i form av at denne skal være kostnadsdekkende for formålsbygg og markedsbasert for boliger. For å lette at uhensiktsmessig eiendom kan erstattes med eiendom mer tilpasset kommunens behov, foreslås det at foretaket gis anledning til å bygge opp og anvende et eiendomsfond. Økonomiforvaltning / rapportering Det er gitt utførlige regler om økonomiforvaltning, regnskapsføring og rapportering i Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak (F nr 1033) og Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner (F nr 1425). Det foreslås ikke vedtektsregulering av disse forholdene. Derimot foreslås det at det på administrativt nivå, i samråd med interimsstyret, lages et årshjul for rapportering for foretaket, slik at foretakets budsjettarbeid kan innpasses i kommunes framdriftsplan for årlig rullering av økonomiplanen.

6 Vedtekter for Steinkjerbygg KF Vedlegg 2 Fastsatt at Steinkjer kommunestyre den xx.xx.xx i medhold av Lov av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven) Foretakets navn Foretakets navn er Steinkjerbygg KF. 2 Hovedkontor Foretaket har sitt hovedkontor i Steinkjer kommune. 3 Foretakets formål Foretaket skal (på vegne av kommunen) stå ansvarlig for eierskap, forvaltning, drift og vedlikehold av den del av kommunens eksisterende og fremtidige bygningsmasse (med tilhørende eiendom) som kommunestyret til enhver tid legger til foretaket. Foretaket skal sørge for at fellesskapets verdier beholdes og for at hensiktsmessige bygg, boliger og arealer stilles til rådighet for vedtatt kommunal tjenesteproduksjon og kommunal boligtildeling. Ivareta byggherrefunksjonen ved utbygging av eiendommer som er tillagt foretaket. 4 Styret Styret skal ha 6 medlemmer og 3 varamedlemmer. Både styre og varamedlemmer velges for kommunevalgperioden. Ett av styremedlemmene med personlig varamedlem velges av og blant de ansatte i Steinkjerbygg KF. Ansattes representant trer ut av styret dersom ansettelsesforholdet i foretaket avsluttes. 5 Virkemidler Styret kan fatte vedtak om låneopptak, kjøp, salg og innleie av eiendom, tjenester og produkter innenfor de økonomiske rammer som gis av kommunestyret. Foretaket skal ha følgende virkemidler tilgjengelig for å realisere formålet: Kostnadsbasert husleie og tjenestebetaling for formålsbygg Markedsbasert husleie og tjenestebetaling for boliger Oppbygging og anvendelse av eiendomsfond gjennom kjøp og salg av eiendommer som er tillagt foretaket