TILLEGGSLISTE FOR FORMANNSKAPET

Transkript

1 Aurskog-Høland kommune TID: kl. 10:00 STED: FORMANNSKAPSSALEN TILLEGGSLISTE FOR FORMANNSKAPET Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat på telefon Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Gruppemøtene starter kl. 08:15 SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 31/12 SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET - SELSKAPSAVTALE 32/12 VALG AV VALGKOMITE FOR AURSKOG-HØLAND KOMMUNES AKSJESELSKAPER SAMT INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN Bjørkelangen, Jan A. Mærli ordfører

2 SAK NR.: 31/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 2811/12 Møtedato: Arkivsaksnr.: 12/631 Saksbeh.: John-Ivar Udnesseter Arkivnøkkel.: 033 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet /12 Kommunestyret / SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET - SELSKAPSAVTALE Vedlegg: 1. Brev av til kommunene med innkalling til konstituerende møte i representantskapet for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. 2. Forslag til selskapsavtale for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. 3. Særutskrift sak 41/2011 for kontrollvalget. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): K-sak 24/11: Etablering av sekretæriatsløsning for kontrollutvalgene på Romerike. Saksopplysninger: Kontrollutvalgene i Lørenskog, Nittedal, Rælingen og Skedsmo startet høsten 2010 en prosess med tanke på å etablere et interkommunalt samarbeid om sekretariatsbistand til kontrollutvalgene. Etterhvert er prosessen utvidet til å gjelde alle de 13 kommunene på Romerike. Kommunestyret er tidligere gitt en grundig orientering om etablering av sekretæriatsløsning for kontrollutvalgene på Romerike, se K-sak 24/11. Kommunestyret fattet da følgende vedtak: «Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fatte følgende vedtak: 1. Det opprettes et felles sekretariat for kontrollutvalgene på Romerike med virkning fra 1. juli Sekretariatet organiseres som et IKS etter lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 nr Selskapets foretaksnavn er Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS 3.Plassering av selskapets hovedkontor fastsettes senere. 4. Forslag til selskapsavtale tas til foreløpig orientering.

3 5. Sekretariatet bemannes med 3 årsverk. 6. Total kostnadsramme for virksomheten anslås til 2,4 millioner kroner. 7.Kostnadene fordeles etter følgende nøkkel: 60 % (felleskostnader) fordeles etter innbyggertallet i kommunene pr inneværende år og 40 % fordeles etter registrert tidsforbruk på den enkelte kommunes kontrollutvalg i regnskapsåret 8. Dagens sekretariatsordning videreføres inntil ny ordning er etablert.» Som en oppfølging av dette vedtaket fattet kontrollutvalget i sak 41/11 følgende vedtak /innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtar selskapsavtalen for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS i samsvar med vedlegget til saken. 2. Kommunestyret oppnevner AA som medlem og BB som varamedlem til representantskapet for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Relevante bestemmelser: Kommuneloven og Lov om interkommunale selskaper. Vurderinger: Rådmannen ser på etableringen av Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS som et naturlig ledd i å styrke kontrollorganenes rolle. Ved etableringen av dette selskapet vil kompetansen styrkes og samles ved at det blir et sterkere fagmiljø. Det nye sekretariatet skal i tillegg til de oppgavene som inngår i dagens "minimumsløsninger", gjennomføre overordnet analyse og utarbeide planer for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det er også positivt at de enkelte kommuner nå går fra midlertidige løsninger til en permanent og forutsigbar situasjon hva angår sekretæriatsbistanden til kontrollutvalgene. Rådmannen understreker ellers at behandlingen av økonomiplan, årsbudsjett og årsregnskap for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS tilpasses årshjulene for den enkelte kommune. Når det gjelder selve saksbehandlingen, er det slik at kontrollutvalget har innstillingsrett direkte til kommunestyret. Dette er imidlertid ikke til hinder for at formannskapet i enkelte saker kan fremme 3

4 egen innstilling til kommunestyret i samme sak. Denne saken er av en slik art. Rådmannen vil i tillegg til kontrollutvalgets innstilling foreslå for formannskapet at: Kommunestyret binder kommunens representant i representantskapet til å velge person X som styremedlem og person Y som varamedlem til styret. Det i forbindelse med 1. tertial rapporteringen finnes dekning for kr i deltakerinnskudd i Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Økonomiske vurderinger: Investering: I avtalens punkt 7 om innskudd framgår det at hver av deltakerne bidrar med et etableringstilskudd på til sammen kr Drift: Foreløpige signaler om kostnadsrammen for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS tilsier at utgiftene kan bli noe høyere ved den nye ordningen enn tidligere, men dette må vurderes nærmere når budsjett for det nye selskapet foreligger. Alternativer og konsekvenser: Å delta /å ha eier-/ansvarsandel i Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Å ikke delta /å ha eier-/ansvarsandel i Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Sistnevnte alternativ betyr at kommunen må etablere et kontrollutvalgssekretæriat for seg selv eller eventuelt i samarbeid med andre kommuner. Et slikt alternativ vurderes som lite hensiktsmessig. Konklusjon: Rådmannen vil med denne bakgrunnen anbefale at kommunen slutter seg til Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Rådmannens innstilling:. 1. Kommunestyret vedtar selskapsavtalen for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS i samsvar med vedlegget til saken. 2. Kommunestyret oppnevner AA som medlem og BB som varamedlem til representantskapet for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Som medlem oppnevnes. Som varamedlem oppnevnes 3. Kommunestyret binder kommunens representant i representantskapet til å velge person X som styremedlem og person Y som varamedlem til styret. 4

5 Som medlem velges. Som varamedlem velges 4. I forbindelse med 1. tertial rapporteringen må det finnes dekning for kr i deltakerinnskudd i Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. 5

6 SAK NR.: 32/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 1468/12 Møtedato: Arkivsaksnr.: 12/340 Saksbeh.: Dagfinn Lunner Arkivnøkkel.: 037 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet /12 Kommunestyret / VALG AV VALGKOMITE FOR AURSKOG-HØLAND KOMMUNES AKSJESELSKAPER SAMT INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN Vedlegg: 1. Forslag til sammensetning og instruks for Valgkomite for Aurskog-Høland kommunes aksjeselskap 2. Uttalelse fra Rømskog kommune av om valgkomitè for ASVO Bjørkelangen AS. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Eierskapsmelding for Aurskog-Høland kommune, vedtatt av kommunestyret 3. mai Vedtekter for selskapene: ASVO Bjørkelangen AS, Neverstua AS, A-H Utbyggingsselskap AS. Saksopplysninger: Etter kommunens Eierskapsmelding skal det innføres som prinsipp at det alltid skal velges og benyttes valgkomite ved valg av styremedlemmer til kommunale aksjeselskaper. Formannskapsmedlem Lars Henrik Sundby har fremmet forslag til hvordan dette kan organiseres. Det foreslås at formannskapet velger en felles valgkomitè på 3 medlemmer og 2 varamedlemmer i nummerrekkefølge. Valget skal foregå innen utgangen av februar måned hvert år og slik at ett medlem er på valg hvert år. Valgene gjelder for tre år med unntak av det året valgkomiteen opprettes. Varamedlemmene velges for ett år. Formannskapet velger selv leder hvert år. Det foreslås videre at valgkomitèen skal gjelde for alle kommunens selskaper, men det foreslås muligheter for unntak i de tilfeller hvor kommunen ikke er eneeier. Valgkomitèen skal også fremme forslag for generalforsamlingene om godtgjøring til de tillitsvalgte (styremedlemmene).

7 Vurderinger: Rådmannen vil vise til at det i Eierskapsmeldingen er forutsatt at valgkomitèen skal velges av generalforsamlingen. Det er ikke sagt noe om at det kan være en felles valgkomitè for alle selskapene, men dette kan synes og være hensiktsmessig av hensyn til en helhetlig betraktning av aktuelle styrekandidater. Det er tatt inn i vedtektene at generalforsamlingen skal velge valgkomitè når det gjelder de kommunale selskapene: ASVO Bjørkelangen AS, Neverstua AS og Aurskog-Høland Utbyggingsselskap AS. Det kreves vedtektsendring for å kunne endre til av formannskapet skal velge valgkomitèn. For de to sistnevnte selskapene er som kjent formannskap og generalforsamling personidentiske. Generalforsamling settes som eget møte og andre kan være tilstede. Dersom en legger til grunn at ordinær generalforsamling i juni 2012 skal velge nye styremedlemmer basert på innstilling fra valgkomitè mener rådmannen at det må settes ekstraordinær generalforsamling. Her kan det gjøres vedtak om vedtektsendring. Først etter vedtektsendringen kan formannskapet velge valgkomitè. Deretter kan valg av styremedlemmer skje i ordinær generalforsamling. Rådmannen legges også til grunn at det er kommunestyret som øverste eier som må instruere eierrepresentantene i generalforsamlingen til å fatte vedtak om vedtektsendringer. Det er neppe riktig at formannskapet gjør dette. Valgkomitè for ASVO Bjørkelangen AS Rømskog kommune påpeker i brev av at valgkomitèen bør bestå av tre medlemmer, hvorav ett velges av Rømskog. Rådmannen mener prinsipielt at det bør velges en egen valgkomitè for ASVO Bjørkelangen AS med grunnlag i at Rømskog kommune er medeier. Aurskog-Høland kommune kan velge de samme representanter med unntak av ett medlem i denne valgkomiteen. Eierforholdet i ASVO Bjørkelangen AS er 80% på Aurskog-Høland kommune og 20% på Rømskog kommune. Etter en prosentmessig fordeling av aksjene må Rømskog har minst 33,3% av aksjene for å kunne få ett medlem i valgkomiteen. Rådmannen mener likevel at det er rimelig at Rømskog får velge ett medlem. Valgkomitè for Neverstua AS og A-H Utbyggingsselskap AS Det er ingen hindringer i veien for at disse selskapene kan ha felles valgkomitè. Øvrige aksjeselskaper I forslaget fra formannskapsmedlem Sundby er det uttalt at instruksen også skal gjøres gjeldende for Haldenvassdragets kanalselskap AS, Bjørkelangen stasjon AS og Berger Eiendom AS. Det er foreslått at formannskapet kan unnlate ett eller flere av selskapene av særskilte årsaker. Rådmannen foreslår at kommunen sender en anmodning til de respektive selskapene om at det velges en valgkomitè for å forberede valg av styremedlemmer i generalforsamlingen. Kommunen kan vanskelig ensidig fatte egen vedtak om valgkomitè uten at de øvrige medeiere er involvert. 7

8 Valgkomitèen forutsettes å vurdere godtgjørelse for styrevervene Det foreslås at valgkomitèen også skal fremme forslag til den enkelte generalforsamling om godtgjørelse for styrevervene. Valgkomitèen skal legge fram en egen innstilling om dette. Alternativer og konsekvenser: Gjeldende vedtekter om at generalforsamlingene skal velge valgkomitè kan opprettholdes. Fordelen med at formannskapet velger valgkom Rådmannens innstilling:. 1. Aurskog-Høland kommune ber om at generalforsamlingen i ASVO Bjørkelangen AS, Neverstua AS og A-H utbyggingsselskap AS foretar følgende vedtektsendring: 7 sak nr. 7 - valg av valgkomitè strykes. 2. Det delegeres til formannskapet å velge valgkomitè til valg av styremedlemmer i selskapene Neverstua AS og A-H utbyggingsselskap AS 3. Det delegeres til formannskapet å velge 2 medlemmer til valgkomitèen i ASVO Bjørkelangen AS. Ett tredje medlem velges av Rømskog kommune. 4. Valgene skjer i henhold til nærmere fastsatt instruks om sammensetning av valgkomitè for Aurskog-Høland kommunes aksjeselskaper av