Saksfremlegg. 1. Rapporten om selskapskontroll for Sørumsand ASVO AS tas til orientering.

Transkript

1 Saksfremlegg Arkivsak: 07/3818 Sakstittel: SØRUMSAND ASVO AS: EIERSKAPSKONTROLL K-kode: 037 Saksbehandler: Per Erland Aamodt Innstilling: 1. Rapporten om selskapskontroll for Sørumsand ASVO AS tas til orientering. 2. Administrasjonen pålegges å følge opp rapportens merknader som retter seg mot Sørum kommune som eier, eventuelt i samarbeid med Sørumsand ASVO AS der hvor det er nødvendig. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Saken er en oppfølging av eierskapskontroll som Østre Romerike revisjonsdistrikt har foretatt av Sørumsand ASVO AS. Vedlegg: 1. Rapport Eierskapskontroll: Sørumsand ASVO AS av Brev fra Sørumsand ASVO AS til Østre Romerike revisjonsdistrikt av Særutskrift fra møtet i kontrollutvalget i Sørum kommune den : Sak nr. 23/07 Selskapskontroll i Sørumsand ASVO AS. Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Kommunestyresak 58/07 Ordinær generalforsamling 2007 for Sørumsand ASVO AS. Saksutredning: Bakgrunn for saken: I sak 58/07 opptrådte Økonomi- og administrasjonsutvalget (Ø/A) som generalforsamling for Sørumsand ASVO AS. Vedlagt saken fulgte Selskapskontroll: Utkast til rapport fra Østre Romerike revisjonsdistrikt til orientering, med et varsel om at denne ville bli fulgt opp i egen sak høsten Nærværende sak er altså en oppfølging av revisjonens selskapskontroll av Sørumsand ASVO. Saksopplysninger: Sørumsand ASVO AS har i brev til Østre Romerike revisjonsdistrikt tilkjennegitt sine synspunkter. Brevet er vedlagt saken. Rapporten ble behandlet av Kontrollutvalget i møte den Her ble det vedtatt: 1. Saken oversendes kommunestyret 2. Det gjennomføres ny eierskapskontroll av Sørumsand ASVO AS i løpet av valgperioden Rapporten inneholder flere bemerkninger som det er nødvendig at kommunen som eier tar stilling til. Det vises til anbefalingene under pkt. 8, s. 11: Kommunestyret som eier anbefales å påse at generalforsamlingen i Sørumsand ASVO AS følger opp forholdene som er nevnt i rapport eierskapskontroll av Sørumsand ASVO AS.

2 Det anbefales at det gjennomføres en ny eierskapskontroll av Sørumsand ASVO AS i løpet av valgperioden Revisjonens bemerkninger retter seg både mot Sørum kommune som eier og selskapet (som det selvstendige rettsubjekt et aksjeselskap er). Dette har betydning for hvordan rapporten følges opp, slik at kommunen som eier må gjøre sine grep, mens selskapet må gjøre sine grep. Forhold til eksisterende plandokumenter: Forhold til gjeldende vedtak: Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Drift, vedlikehold: Bærekraftig utvikling: Oppfølging av selskaps/eierskapskontroll er ledd i en aktiv og tydelig eierstyring, som skal bidra til en bærekraftig utvikling. Bemanningskonsekvenser: Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei. Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei. Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei (saken har vært behandlet i kontrollutvalget). Alternative løsninger: Ikke å ta rapporten til orientering. Vurdering: I det følgende vil rapporten bli belyst på de punktene hvor revisjonen har bemerkninger. Pkt. 2.5 Organisasjon I følge rapporten foreligger det en bonusordning. Denne ordningen er slik at hvis årsregnskapet viser overskudd, gis bonus til VTA-deltagere, daglig leder og ansatte. Rapporten sier videre at det er uklart om det er anledning til å utbetale bonus til daglig leder/ansatte med hjemmel i vedtektene og forskriften. Vedtak om utbetaling av bonus bør dokumenteres og vedtas av styret før hver utbetaling, men kan ikke videreføres dersom ordningen ikke er i samsvar med forskriften når det gjelder daglig leder/ansatte. Rådmannen mener det er uheldig at en slik bonusordning er innført uten at eierne er blitt orientert om dette. Bonusordninger er ikke i tråd med Sørum kommunes lønnspolitikk, og Sørumsand ASVO AS, som en heleid kommunal virksomhet, bør underlegges den samme politikken. I tillegg pekes det på Forskrift om arbeidsmarkedstiltak ( 7-4 annet ledd, nr. 2), hvor det heter at overskudd skal forbli i virksomheten og komme formålet og deltakerne til gode. Rådmannen mener at denne bestemmelsen under enhver omstendighet er til hinder for at bonuser utbetales til daglig leder og ansatte. Rådmannen forutsetter også at eventuelt overskudd disponeres i tråd med forutsetningene i forskriften. Pkt 3 Styret Egenerklæring

3 Rapporten peker på at det ikke er utarbeidet skriftlige rapporteringsrutiner til eierne med unntak av regnskap og årsberetning som sendes til eier ved generalforsamling. Rådmannen mener at rapporteringsrutinene kan forbedres. Det beste tiltaket vurderes å være at selskapet pålegges å sende styredokumenter (saksdokumenter, protokoll) til eierne. Et slikt pålegg kan inntas i vedtektene (slik som det eksempelvis er gjort i den nye selskapsavtalen til NRV IKS). Vedtektsendringer må imidlertid behandles i selskapets generalforsamling. I den forbindelse har rådmannen merket seg at selskapet vil ta initiativ til å drøfte hvorvidt rapporteringsrutinene til eierne kan bli bedre, samt å få utarbeidet styreinstruks. Rådmannen mener dette er positivt. Pkt 5 Representantskapet Rapporten viser til at det ikke er definert en egen, konkret eierskapsstrategi, men peker på vedtektene (særlig formålsbestemmelsen) og Sørum kommunes eiermelding. I sin kommentar til revisjonsrapporten sier selskapet at det vil sørge for at selskapets strategier og planer blir formidlet til eieren, og at det utarbeides et forslag til eierskapsstrategi som eieren i så tilfelle må fastsette. Rådmannen imøteser disse tiltakene fra selskapet. Når det gjelder eierskapsstrategi for selskapet, finnes det ikke i dag en konkret sådan. Imidlertid legger formålsparagrafen ( 1-3) i vedtektene klare føringer for strategien. I tillegg driver selskapet en virksomhet som ikke er typisk for aksjeselskaper, men en velferdsvirksomhet hvor viktige hensyn reguleres av lov- og forskriftsverk. Disse myndighetskrav vil derfor også kunne sies å være en del av selskapets strategi. Pkt 6.2 Innkalling til generalforsamling I punkter peker rapporten på forbedringsområder: - Det er styret for Sørumsand ASVO AS som skal innkalle generalforsamlingen og sette opp forslag til dagsorden - Det bør utarbeides egen innkalling til generalforsamlingen. Møte i generalforsamlingen kan likevel legges til samme dag som det er møte i Ø/A. Dagens praksis fremstår som uryddig. - Rådmannen er ikke saksforbereder etter aksjeloven, men etter kommuneloven. - Endret praksis vil gi et ryddigere inntrykk og bidra til saksbehandling i samsvar med aksjelovens bestemmelser. Rådmannen deler revisjonens oppfatning om at det er nødvendig å endre dagens praksis når det gjelder avholdelse av generalforsamling. Rapportens merknader har sitt grunnlag i aksjeloven. Det er derfor ikke nødvendig med vedtektsendringer for å endre praksis slik at den fyller aksjelovens krav. Hovedpoenget i denne delen av rapporten er altså at selskapets styre og daglig leder overtar administrasjonens rolle som saksforbereder. Fremgangsmåten følger av aksjeloven, og det er ikke anledning til å gjøre unntak fra dette selv om kommunen er eneeier eller selskapet driver virksomhet som ikke er typisk for aksjeselskaper. Det vil etter dette være selskapet som bestemmer tid og sted for generalforsamling. Men som rapporten påpeker er det ingenting i veien for at generalforsamling avholdes i tilknytning til et ordinært Ø/A-møte. Rådmannen merker seg at selskapet er innforstått med at praksis rundt innkallelse/avholdelse av generalforsamling må endres. I sitt svarbrev til revisjonen sier styret at de fra og med i år vil utforme og sende innkalling til generalforsamling. Pkt. 6.3 Vedtak om godtgjørelse til styret Rapporten bemerker at det er uklart om det foreligger et gyldig grunnlag (vedtak) for å utbetale godtgjørelse til styret. Rådmannen bemerker at dette punktet ble tatt til etterretning i og med at årets generalforsamling ( ) fattet vedtak om godtgjørelse også til styret.

4 Pkt 6.5 Lov om offentlige anskaffelser Revisjonens vurdering er at Lov om offentlige anskaffelser vil gjelde for Sørumsand ASVO AS. I følge pkt. 2.2 fremkommer det at selskapet ikke har fulgt regelverket om offentlige anskaffelser, og at det i følge daglig leder ikke har vært aktuelt å følge dette regelverket. I sitt svarbrev til Østre Romerike revisjonsdistrikt sier selskapet at enkelte virksomheter av denne karakter kan være omfattet av loven, mens andre ikke er det. Selskapet anser seg foreløpig ikke å være omfattet av regelverket, men skal arbeide videre med problemstillingen. Østre Romerike revisjonsdistrikt kommenterer dette i saksfremlegget til Kontrollutvalget, og anser det positivt at det arbeides videre med dette. Det pekes også på en avgjørelse fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) der en tilsvarende virksomhet under tvil ble vurdert ikke å være omfattet av regleverket om offentlige anskaffelser. Rådmannen bemerker at det ikke er et typisk eierspørsmål å vurdere hvilke lover som måtte gjelde for et selskap man eier. Eier eller selskap har heller ingen myndighet til å vedta hvorvidt en lov skal gjelde eller ikke. Styret og daglig leder har ansvaret for at selskapet ikke opptrer i strid med gjeldende anskaffelsesregleverk. Det legges til grunn at styret og daglig leder foretar sine disposisjoner og vurderinger ut ifra et slikt utgangspunkt. Pkt. 6.7 Avklaring med eier Rapporten omtaler flere steder spørsmålet om en eventuell utvidelse av virksomheten, og at det er behov for avklaring med eier om dette. Spørsmålet ble drøftet i det ovenfornevnte møtet mellom selskapet og Helse- og sosialseksjonen og eiersekretariatet. Det ble gitt en foreløpig tilbakemelding om at dette spørsmålet burde behandles på generalforsamling, hvilket det også fra selskapets side var tiltenkt. I og med at rapporten så klart slår fast at praksis vedrørende generalforsamling bør endres, vil det derfor bli opp til selskapet (styre/daglig leder) å utarbeide en slik sak som kan fremmes på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling. En slik sak med en innstilling fra styret vil gi eierne et godt grunnlag for å vurdere en eventuell utvidelse. Dersom en utvidelse vil avhenge av økte tilskudd fra kommunen, vil dette spørsmålet bli behandlet av politiske organer i påfølgende budsjett/økonomiplan. Pkt 6.8 Kommunestyrets delegering Rapporten peker på at saker til generalforsamlingen i Sørumsand ASVO AS ikke har vært forelagt kommunestyret. Det vurderes om dette skal endres som en følge av eiermeldingen, slik at kommunestyret heretter behandler generalforsamlingssakene før generalforsamlingen har sitt møte. Rapporten sier videre at kommunestyret selv må ta stilling til dette. Etter rådmannens vurdering er det ikke nødvendig at kommunestyret forelegges sakene i forkant. At kommunestyret skal kunne instruere Ø/A i en slik sak, synes som unødig dobbeltbehandling. I et slikt system ville Ø/A kun hatt en sanksjonerende funksjon uten reell betydning. Dersom kommunestyret ønsker en formell funksjon i forbindelse med behandling av generalforsamlingssaker, ville en mer praktisk løsning være at kommunestyret selv er generalforsamling. Kommunestyrer som fungerer som generalforsamling synes imidlertid ikke å være utbredt. Ettersom kommunestyret selv har delegert generalforsamlingsfunksjonen til Ø/A (sak 69/92) må det forutsettes at kommunestyret ikke har ansett det hensiktsmessig å ivareta en formell rolle når det gjelder avvikling av generalforsamling. En ordning med at kommunestyret instruerer Ø/A i generalforsamlingssaker vil også avvike fra den praksis som i dag foreligger når det gjelder eierstyring. Kommunestyret har delegert til Ø/A å vurdere økonomiske disposisjoner i de interkommunale selskaper og gi uttrykk for kommunens syn overfor

5 representanter i selskapenes styrende organer. Delegeringen omhandler interkommunale selskaper, men rådmannen kan ikke se at kommunale selskaper bør behandles annerledes så lenge det allerede finnes et delegasjonsvedtak (sak 69/92). Utskrift av saken til: Østre Romerike revisjonsdistrikt Sørumsand ASVO AS v/daglig leder Saksbehandler Sørumsand, den Rådmann Rannveig E. Eidet