Saksframlegg. Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Bjørn Bremseth Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Stjørdal Rådhus - Økning av kostnadsramme Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar Rådmannens redegjørelse i denne saken til etterretning, og vedtar en kostnadsøkning for utvidelse / ombygging av Stjørdal Rådhus på kr mill.kr som gir en total kostnadsramme på 47,41 mill.kr. Av økningen på 6.20 mill.kr medgår 3.2 mill.kr til oppussing/oppgradering av K-sal, F-sal samt andre fellesareal til universell utforming, som vist under saksopplysninger. Resterende 3,0 mill.kr. er på selve utbyggingsprosjektet. 2. Låneopptak på mill.kr finansieres på følgende måte: Husleieavtale med NAV: 23.0 mill.kr. Avtale med Værnesregionen: mill.kr. Stjørdal kommune: 20,42 mill.kr. Til formannskap, komiteer: 1. Referat datert vedr. befaring for universell utforming med Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne og Eldrerådet 2. Kostnadsoverslag datert fra RG-Prosjekt 3. Tegninger over forslag til innreding kommunestyresalen datert Brev datert fra Norges Handikapforbund Til kommunestyret: 1. Referat datert vedr. befaring for universell utforming med Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne og Eldrerådet

2 2. Kostnadsoverslag datert fra RG-Prosjekt 3. Tegninger over forslag til innreding kommunestyresalen datert Brev datert fra Norges Handikapforbund Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. K-sak 17/08 Etablering av NAV Stjørdal 2. K-sak 45/08 NAV - Utredning av interkommunalt samarbeid 3. K-sak 62/08 Romprogram, kostnadsramme og finansiering 4. K-sak 92/08 Utvidelse av Rådhuset, valg av entreprenør og oppjustering av kostnadsramme og finansiering. Sammendrag: Byggeprosjektet med utvidelsen av Rådhuset ble vedtatt i K sak 62/08 med en samlet investering på 37,85 mill kr. Etter innhenting av anbud, og valg av entreprenører, ble kostnadsrammen endret til 41,210 mill.kr. i K sak 92/08. Oppstart byggeprosjekt var opprinnelig oktober 2008 med avslutning juli Dette ble forsinket i hovedsak av at det ble lokalisert mange strømkabler og bunnledninger som ikke var avmerket på noen tegninger eller kart ved byggegropa. Dette førte til at utgraving og undersøkelse av disse måtte først gjennomføres før resten av prosjektet kunne fortsette. Dette var et omfattende arbeid som krevde omlegginger av flere strømkabler og ledninger. Oppstarten med bygget startet først på senhøsten oppunder jul. Dette saksfremlegget er en konsekvens av at mange uforutsette tilleggsarbeider var nødvendig for å fullføre byggeprosjektet, mange brukerkrav som måtte gjennomføres, samt flere tilleggsarbeider som ønskes utført i denne byggeprosessen. Vedr. utgiftene til K-sal, F-sal osv kommer dette som en prosess med tilpasning av rådhuset ihh til Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven) av I tillegg brev datert fra Norges Handikapforbund som henviser til den samme lov. Samlet kostnad er nå estimert / prognosert til 47,41 mill.kr, hvorav 3,0 mill.kr. er relatert til selve byggeprosjektet. Av overskridelsene på byggeprosjektet (tot. 3,0 mill.kr.) er det en merkostnad på 1,4 mill.kr. til nytt serverrom for Værnesregionen. Rådmannen forutsetter at dette inndekkes ved økt husleie, ovenfor alle medlemmer i Værnesregionen. 3,2 mill.kr. av overskridelsene er relatert til forhold utenfor selve byggeprosjektet, som omgjøring /oppussing av K.sal, F.sal, andre lokaler, og andre kostnader knyttet til universell utforming. Saksopplysninger Utvidelse av Stjørdal rådhus for NAV etablering: I hele byggeprosessen har det vært mange endringer, nye krav og behov. Nedenfor er det listet opp de endringene som har en verdi på over ,- inkl mva. Det er ikke foretatt sluttregnskap enda, slik at noe usikkerhet vil det være i denne oversikten: 1. Nytt serverrom: Dette var opprinnelig planlagt i nye kjellerarealer, men når detaljeringen startet ble det raskt klart at det ikke var egnet areal grunnet grunnvannsproblematikken og at en måtte bygge ut serverrommet i 4. etg. Opprinnelige stipulerte kostnader for serverrom var på 4.1 mill kr., jfr. K-sak 62/98 og 92/08.

3 Tilleggskostnader for å etablere serverrom i 4.etg er fordelt på bygningsmessige kostnader ca 1.3 mill kr. og resterende kostnader i all hovedsak på innholdet av datautstyr i rommet. Dette viser at ny kostnad for etablering av serverrom blir på ca 5.4 mill.kr parts kontroll av brannbeskrivelse ble gjennomført etter kontraheringen. Kostnader ca ,- 3. Uregistrerte kabler i bakgården, kostnader ca ,- 4. Oppgradering av lysgård i bakgården, kostnader ca ,- 5. Etablere internt ventilasjonsanlegg NAV vestfløy, kostnader ca ,- 6. Oppgradere nye areal NAV mellomfløy med ventilasjon, kostnader ca ,- 7. Interne endringer: Det har i hele byggeprosessen vært behov for interne oppgraderinger. Det er gjennomført mange endringer både bygningsmessige og tekniske. Det gjelder oppussing i 2. etg for etat Teknisk Drift, for etat Oppvekst og Kultur i 1.etg, ombygging av eks. politiske kontorer i 3.etg, etat Omsorg for flyktningmottakets etablering i 1.etg og økt omfang for oppgradering på kantineareal. Stipulert sum ca 2 mill kr 8. Det er foretatt utbedring av eksisterende brannskiller i bygget. Dette prosjektet har avdekket mangelfull branntettinger fra tidligere utbygginger. Dette gjelder perforerte brannskillevegger, manglende branntettinger, underdimensjonerte brannvegger, branndører og bæresøyler. Prosjektet har ingen mulighet til å registrere og utbedre eventuelt alle feil og mangler på eksisterende bygg, men det er utført nødvendige oppgraderinger der dette er oppdaget. Stipulerte kostnader ca ,-. 9. Ny brannsentral for Rådhuset, kostnader ca ,- 10. Oppgradering av kantinekjøkken, kostnader ca ,- 11. Fradrag for endring av dekketype 3.etg, trapp til 3.etg utgår, samt opsjon, fradrag ca ,- 12. NAV lokaler: Dette arbeidet skulle gjennomføres som timebasert arbeid med påslag av materialer. Det var beregnet en kostnad på 5 000,- m2. I ettertid når detaljprosjekteringen startet ble det mottatt en kravspesifikasjon fra NAV, dokument C, som stiller høyere krav, spesielt innen elektro/data installasjonen, enn det som er normalt ved kontorplasser. I tillegg er det også flere krav og brukerønsker fra NAV som fordyrer dette. Arbeidene er ikke kontrollert og man har fortsatt ikke full oversikt på økonomien enda, men en stipulerer med en tilleggskostnad på ca 1.9.mill kr. Som en ser ut i fra denne oversikten er det store kostnader som har kommet etter at prosjektet har startet, og som ikke en kunne forutsi før byggebudsjettet ble laget. Det er over 40 stk. tilleggsendringer i dette prosjektet, men kun de største er nevnt her. Budsjettet ligger an til en overskridelse på ca 3 mill.kr og en revidert totalkostnad på mill.kr. Det er fortsatt noe usikkerhet da flere tilleggsarbeider ikke er ferdigstilt og sluttregnskapet ikke gjennomført. Ombygging eksisterende Rådhusfløy av 3 etasje og arbeidene i 2 etasje for Værnesregionen finansieres gjennom omdisponering av tidligere vedtatte midler, bl.a. tilbygg ved tidligere ordførerkontor i både 2. og 3. etasje, nå omdøpt til prosjektnummer Ombygging 2 og 3 etasje. Det vil senere komme en orienteringssak om bruk av disse midlene. Endring av finasieringsplan vist i K-sak 62/08 og 92/08 For Værnesregionen, serverrom:

4 I kostnadsoppsettet i K-sak 62/08 og 92/08 ble det kalkulert med en kostnad på 4,0 mill.kr slik at fordelingsnøkkel vist i saken nå må endres: Opprinnelig oppsett, utskrift av sak K-sak 62/08: I tillegg kommer innholdet i serverrommet med en kostnad på kr 4,0 mill hvor normal fordelingsnøkkel i Værnesregionen er at 45 % investeringskostnadene fordeles flatt mellom de 6 kommunene i og at de resterende 55 % fordeles etter innbyggertall. I dette tilfellet vil det for Stjørdal kommune påløpe en kostnad flatt på kr ,- og etter innbyggertall kr ,-, dvs. en samlet kostnad på kr ,-. Det forutsettes at resterende beløp på kr ,- finansieres av de 5 øvrige kommuner i Værnesregionen. Ny kostnad for serverrom på 5,4 mill.kr gir ved at 45% av investeringskostnadene fordeles flatt mellom de 6 kommunene en økning fra til En fordeling etter innbyggertall av de resterende 55% gir en økning fra til , dvs en samlet kostnad på Restbeløpet som skal finansieres av de øvrige 5 kommuner i Værnesregionen øker da fra til For NAV: I beregning av finansieringen i K-sak 62/08 ble det beregnet et areal på 800 m2 + andel fellesareal ca. 35% gir totalt 1080 m2. Opprinnelig oppsett, utskrift av sak K-sak 62/08: En husleiesats på kr 1600 pr. m2 pr. år og leieareal på 800 m2 + andel fellesareal ca. 35 %, (totalt 1080 m2) med 71,11 % andel til staten, gir en årlig husleie fra NAV på kr 1,228 mill pr. år. Denne husleien forsvarer ett investeringsbeløp med 7 % rente og avskrivning på 30 år et beløp på kr 15,35 mill. Dette gir ny beregning av inntekt fra husleie fra NAV ved at arealene er økt til 878 m2 + andel fellesareal ca. 35% som gir 1185 m2 totalt. Årlig husleie blir da endret fra 1,288 mill.kr pr år til nill.kr pr. år. Forrige beregning kalkulerte med 7% rente som Rådmannen nå mener kan endres til 5% i dagens lånemarked og 40 års nedskrivningstid. Dette gir da et lånebeløp som kan økes fra 15,35 mill.kr til 23.0 mill.kr. Finansieringsplan vist i K-sak 92/08: Total kostnad/finansieringsbehov kr husleieinntekt fra NAV(7 %, 30 år)(1080 m2) kr finansiering serverrom fra Værnesregionen ekskl. Stjørdal kr Total kostnad/finansiering for SK: kr Revidert prosjektkostnader pr Total kostnad/finansieringsbehov kr husleieinntekt fra NAV(5 %, 40 år)(1185 m2) kr finansiering serverrom fra Værnesregionen ekskl. Stjørdal kr Total kostnad/finansiering for SK: kr Oppgradering av eksisterende arealer ved Rådhuset, se vedlagte kostnadsoverslag datert , jfr. krav i Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne

5 (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven) av I tillegg brev datert fra Norges Handikapforbund. K-sal: Vedlagt følger en oversikt over forslag til tiltak. Det er utarbeidet en skisse som viser forslag til oppussingsomfanget. Teppegulv fjernes og industriparkett av eik legges. Himlinger endres til perforerte himlingsplater med hvit overflate. Alle vegger males hvite/lilla bortsett fra teglvegg som ikke berøres. Det monteres vertikale lamellgardiner i hvit overflate med innspill av rustfarget lameller. Det etableres utvendige persienner med værstasjon for automatisk kontroll. Nye pulter i sal av eik, nye stoler i sal med stoff farge rustfarget, nye stoler podiet, samt ny front i eik ved podiet. Ny belysning plasseres som i dag med spotter og pendler. Alle bord får stikkontakt og datauttak, noe som begrenser fleksibiliteten om en ønsker å ommøblere rommet. Teleslynge skal også monteres. Det er også planlagt å lage 2.stk pulter som er tilrettelagt for rullestolbrukere. Disse kan monteres ved behov. Nedenfor er det satt opp stipulerte kostnader for disse tiltakene: K-sal Bygningsmessig ,- Utv. Glassfelt ,- Elektro ,- Prosjektør ,- Data ,- Lyspendler ,- Inventar ,- ARK / adm ,- Uforutsett 10 % , ,- Inkl mva Oppgradering av gulv: Dette gjelder ved F-sal, møterom Halsen og Elvran, samt korridor utenfor F-sal: F-sal og møterom vil få parkett av eik, henholdsvis industriparkett og klikkparkett. Korridor utenfor disse rommene vil få flis tilsvarende øvrige arealer i trappoppgang. Stoler fra K-sal er tenkt brukt ved møterom Halsen. Stipulerte kostnader for disse tiltakene: ,- inkl mva. Oppgradering for universell utforming: Det ble gjennomført en befaring vedr. universell utforming med representant for Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne og Eldrerådet, se vedlagte referat datert For Rådhuset sin del går mye av dette på med oppmerking av søyler, trapper og endring av dørfelter. Utvendig rullestolrampe ved hovedinngang har en uheldig avslutning som bør justeres. Dette er ikke en fullgod løsning, men det er planer om å endre hele rådhusplassen, og da vil et nytt inngangsparti være inkl. her. Innvendig rullestolrampe ved servicetorget har en uheldig form slik at det er vanskelig for de største rullestolene å passere her. Der er gjort utbedringer på den ene siden, noe som forbedrer rampen noe, men dette er heller ikke en fullgod løsning. De fleste punkter i referatet vil være inkl. i dette bortsett fra ny rampe ved servicetorget. Stipulerte kostnader for disse tiltakene er på kr ,- inkl. mva.

6 Endringsarbeidene i K sal, F.sal, andre lokaler, m.m. (jfr. universell utforming) er lagt ut på Doffinbasen som eget anbud. Dette for å oppnå reell priskonkurranse på disse arbeidene. Vurdering Rådmannen medgir at kostnadsoverskridelsene vedrørende utvidelse av Rådhuset for å etablere NAV er uheldig, men samtidig er mange av disse tilleggsarbeidene uforutsette hendelser som er nødvendig for at bygningen skal være tilfredsstillende og funksjonell. Også andre brukerbehov var nødvendige i denne byggeprosessen. Tilleggsarbeidene med utbedring av universell utforming av Rådhuset er absolutt nødvendige for å ha en akseptabel funksjonalitet for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Øvrige tilleggsarbeider med oppussing menes å være høyst nødvendig. Rådmannen anbefaler at Kommunestyret slutter seg til saksopplysningene og vurderingen i saken og forslag til økning av kostnadene.