Saksframlegg. Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret. Utvidelse av rådhuset - romprogram, kostnadsramme og finansiering

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Bjørn Bremseth Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Utvidelse av rådhuset - romprogram, kostnadsramme og finansiering Rådmannens innstilling 1. Arealbruk og romprogram for ombygging og påbygg av Stjørdal Rådhus godkjennes iht. skissetegninger med ca m2 nybygg og ca. 800 m2 ombygging. 2. Kostnadsramme for investeringen på totalt kr 37,85 mill. godkjennes og finansieres ved økt låneopptak. 3. Låneopptak på kr 37,85 mill. finansieres på følgende måte: Husleieavtale med NAV: kr 15,35 mill. Avtale med Værnesregionen: kr 2,956 mill. Stjørdal kommune: kr 19,544 mill jfr. Vedtatt økonomiplan. 4. Renter og avdrag for Stjørdal kommune (7 % - 30 år) av kr 19,544 mill. til sammen ca. kr ,- mill. pr. år innarbeides i økonomiplan og fremtidige budsjett. 5. Kommunestyre forutsetter at Rådmannen fremforhandler avtale med NAV og Værnesregionen ihh til saksopplysninger og ihht kostnadsfordeling i pkt. 3 og 4 over. Fremforhandlede avtaler fremlegges til politisk godkjennelse. Til formannskap, komiteer, nemder: 1. Skissetegninger fra Madsø Sveen arkitekter AS 2. Fremdriftsplan 3. Møtereferat fra møte mellom Stjørdal kommune og NAV datert Til kommunestyret: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): K-sak 17/08 Etablering av NAV Stjørdal K-sak 45/08 NAV Utredning av interkommunalt samarbeid

2 Saksopplysninger: Kommunene Stjørdal, Frosta og Meråker har alle undertegnet en avtale om interkommunalt samarbeid med NAV-Værnes Nord. Rådmannen og NAV ønsker at NAV skal flytte inn i rådhuset. Dette for å samlokalisere fellestjenester for befolkningen. Arealbehov: Ved at NAV etableres i rådhuset utløses det et behov for mer areal. NAV ønsker et areal på ca 800m 2 som skal romme 40 ansatte. I tillegg må NAV betale en andel av fellesareal. NAV ønsker å benytte samme hovedinngang som Rådhuset forøvrig. Skissetegninger tar utgangspunkt i at NAV etableres i eksisterende lokaler i 1.etg der etat Omsorg, etat Teknisk Drift (enhet Arealforvaltning og enhet Næring) holder til i dag. Det vil også bli et nytt påbygg i på nordsiden mot Rådhusparken på ca 178m 2 i alle etg. for å ivareta arealet som NAV trenger. Mottaksarealet for NAV vil være i nærheten av dagens servicetorg. Ved mottaksarealet vil det også være egne arbeidsstasjoner for NAV sine brukere. Kontorlandskap, samtalerom, fellesrom og arkiv vil etableres i fløyen der enhet Arealforvaltning og enhet Næring holder til i dag, slik skissetegning viser. For å erstatte de areal som NAV trenger, er det funnet hensiktsmessig å bygge på en ny 3.etg over mellombygget som ble oppført i Deler av dette bygget er forberedt for en ny etasje, men man må forsterke opp bæresystemet ned til fundament på deler av nybygg. Oversikt over nye areal: De berørte er etat Omsorg, etat Teknisk Drift og areal for politisk ledelse. U.etg: Påbygg på ca 178 m 2 som kan fordeles på 6 cellekontor, samt nytt serverrom for IKT. Luftrør må flyttes da disse kommer i konflikt med påbygget. Ett kontor, samt verksted vil forsvinne for etat Teknisk Drift. 1.etg: Påbygg på ca 178 m 2 som skal benyttes til NAV sammen med de eksisterende areal. Etasjen blir åpnet opp og utvidet til mottaksområdet for NAV. Dagens areal som brukes av etat Omsorg, og etat Teknisk Drift (enhet Arealforvaltning og enhet Næring) vil i sin helhet benyttes av NAV. 2.etg Påbygg på ca 178 m 2 som gir utvidelse av kantina, samt nye møterom. Etasjen får et større kantineområde med større kjøkken. Noen vinduer kan forsvinne på eksiterende kontor på vestfløy. Her bør man etablere lager/kopirom eller lignende. Totalt 6. stk. kontorer mister vindusareal ved etat Oppvekst og Kultur som må flyttes. Det opprettes 3 nye cellekontor, samt 3 kontorplasser i landskap for å erstatte disse. Rommene uten vindu kan benyttes som møterom eller ha andre formål. 3.etg Nybygg på ca 660 m 2. Skissetegning viser 32 arbeidsplasser samt et stort møterom. Teknisk rom ønskes plassert på tak. Dette fordi lange føringsveier fra kjeller tar beslag på eksisterende areal og er en kostbar løsning. Byggeteknisk for dette prosjektet fører til at bæresystem ved lysgård må forsterkes, akse VIII må forsterkes helt ned til fundament, og akse 18 må mulig forsterkes ned til fundament.

3 Oppgradering av NAV sine lokaler vil i hovedsakelig bestå av å åpne opp arealet mer enn i dag. Man må ta forbehold om bæresøyler/vegger som ikke kan fjernes. IKT trenger et nytt serverom. Det bør etableres en ny varig løsning da alle dataserverne for Værensregionen er plassert i Rådhuset og dagens forhold tilfredsstiller ikke bruks - og sikkerhetsmessig krav. Stjørdal kommune sitter med ansvaret om datasystemene (ikke minst legevakt og trygghetsalarmer) faller ut. Et slikt rom kan etableres i u.etg ved påbygget. Man forutsetter at det er mulig å etablere minimum takhøyde på 3,3m i dette området. Vedlagte skissetegninger viser prinsippene for de areal som er tenkt brukt. Dette gjelder også for de andre arealene. I tillegg tar man forbehold om tekniske løsninger som ikke er inntegnet i skissetegningene. Parkeringsbehov: Om NAV etableres vil man få tilført nye arbeidsplasser i rådhuset. Ved siste utbygging ble totalt disponible plasser beregnet til 155 pl. fordelt på plass nord for samfunnshusdelen (24 pl.) og nord for Rådhuset (65 pl.) samt plass øst for Krogstads veg (66 pl.). Totalarealer for kontorer utgjorde 3960 m2. I henhold til bestenmmelsene skulle det foreligge 1 parkeringsplass pr. 50 m2 kontorer dvs m2/50 = 79,2 som utgjør 80 plasser. Disse ble dekt opp av plassene nord for Rådhuset og nord for samfunnshuset (89 pl.). Ledige plasser øst for Krogstads veg er i dag 17 pl. Dette fremkommer ved at Kjøpmannsgata 13/Berg ANS måtte frikjøpe 55 plasser ved oppføring av nybygg. Eierne opparbeidet senere 6 pl. mot Krogstads veg som ble refundert av kommunen. Dette gir 65 pl. 55 pl. 6 pl. = 17 disponible plasser øst for Krogstads veg. Bestemmelsene i ny sentrumsplan krever 1 parkeringsplass pr. 100 m2 kontor. En utvidelse av Rådhuset fra 3960 m2 til 5154 m2 utgjør krav til parkeringsdekning på: ( )/100 = 11,92 dvs. 12 plasser i økning. Krav til 12 plasser vurderes å ligge innenfor de ledige parkeringsplasser som nevnt ovenfor og det vurderes i dag til at det ikke blir stilt krav om frikjøp ( kr ,- pr plass). Byggeperiode: Det forutsettes at store deler av området skal ha tilnærmet vanlig drift i byggeperioden. I tillegg vil kantina bli berørt og må trolig minske areal/flyttes. Da bæresystem må forsterkes helt ned til fundament, vil også servicetorget, IT avd, kino og tekniske rom bli berørt. Fremdrift: Vedlegg 8 viser fremdriftsplan som er akseptert av NAV. Dette er en meget stram plan som ikke gir mye rom for endringer, spesielt med tanke på politiske behandlinger. Viktige milepæler er å få godkjenning av romprogram og entrepriseform før ferien. Da kan tilbud innhentes og evalueres tidlig i august med endelig vedtak av budsjett og leiekontrakt i kommunestyret 11.september. Prosjektet vil gjennomføres i to trinn. Byggetrinn 1 omfatter påbygg og ny 3.etg. Det flyttes inn i de nye lokalene før byggetrinn 2 starter, som omhandler oppgradering for NAV sine lokaler i 1.etg. Det er i utgangspunktet tenkt at byggetrinn 1 skal gjennomføres med fast pris fra entreprenør, mens byggetrinn 2 skal gjennomføres som styrt regningsarbeid. Byggetiden for byggetrinnene er kun satt opp som en føring, og vil endelig fastsettes ved mottak av tilbud fra entreprenør.

4 Kostnadsramme: Med utgangspunkt i de byggepriser som er innhentet på barnehager og Lånke skole mener Rådmannen at kr ,- pr. m2 må være en realistisk målsetting for påbygget og ny 3. etasje. Til sammen er dette 1194 m2 og vil gi en kostnad på kr 29,85 mill. I tillegg kommer ombygging av 1. etasje som anbefalt styrt regningsarbeid som en del av totalentreprisen. Tidligere erfaringspriser på tilsvarende arbeider gjør at Rådmannen mener realistisk en pris pr. m2 er kr 5000,-, som gir en kostnad på kr. 4,0 mill.( 800 m2 a`kr 5 000,-). Til sammen utgjør dette en total kostnadsramme på kr 33,85 mill. I tillegg skal Værnesregionen betale husleie for serverrommet i underetasjen. Dette rommet er på ca. 43 m2 og IKT v/enhetsleder Elin Darell har grovt beregnet utgiftene til innholdet i serverrommet (isvannmaskin, datogulv, brannsikring og div. alarmer og følere) til ca. kr 4,0 mill. Finansiering: Det er ovenfor NAV fremlagt en husleiesats på kr 1600,- pr. m2 pr. år, som skal reguleres etter konsumprisindeksen, ekskl. drift, vedlikehold, renhold og energi/strøm(jfr. vedlagte referat). Det forutsettes at husleieavtalen legges frem til politisk behandling i Formannskapet og Kommunestyret i august/september d.å. Kostnadsfordelingsnøkkelen på husleia mellom kommunen og staten er regulert i en avtale som er inngått mellom sentrale aktører fra NAV sin side(staten) og sentralt valgte KS aktører Mal for samarbeidsavtale med kommunen om drift og forvaltning av eiendom som gir staten en andel av husleia på 71,11 %, og kommunen 28,89 %, med basis i antall ansatte (24) fra NAV og antall ansatte (9,75) fra Stjørdal kommune. En husleiesats på kr 1600 pr. m2 pr. år og leieareal på 800 m2 + andel fellesareal ca. 35 %, (totalt 1080 m2) med 71,11 % andel til staten, gir en årlig husleie fra NAV på kr 1, 228 mill pr. år. Denne husleien forsvarer ett investeringsbeløp med 7 % rente og avskrivning på 30 år et beløp på kr 15,35 mill. Da er ikke økningen for konsumprisindeksen ikke medtatt. Med bakgrunn i de store kostnadsøkninger den senere tid i byggemarkedet må husleien ha basis i dette. Rådmannen må synliggjøre dette overfor NAV. I tillegg kommer innholdet i serverrommet med en kostnad på kr 4,0 mill hvor normal fordelingsnøkkel i Værnesregionen er at 45 % investeringskostnadene fordeles flatt mellom de 6 kommunene i og at de resterende 55 % fordeles etter innbyggertall. I dette tilfellet vil det for Stjørdal kommune påløpe en kostnad flatt på kr ,- og etter innbyggertall kr ,-, dvs. en samlet kostnad på kr ,-. Det forutsettes at resterende beløp på kr ,- finansieres av de 5 øvrige kommuner i Værnesregionen. Prosjektkostnader/finansiering: Total kostnad/finansieringsbehov kr husleieinntekt fra NAV(7 %, 30 år)(1080 m2) kr finansiering serverrom fra Værnesregionen ekskl. Stjørdal kr Total kostnad/finansiering for SK: kr Stjørdal kommune må for egen regning finansiere et låneopptak på kr 19,544 mill og med basis i 7 % rente over 30 år gir dette en økt kapitalkostnad på kr ,- pr. år.

5 Vurdering: Rådmannen ønsker at NAV skal ha sin virksomhet i rådhuset. Dette vil utløse behov for nye areal. Dette kan løses med et påbygg med en ny 3.etg som har et areal på ca 660 m 2. I tillegg vil man få 534m 2 fordelt på eksisterende etasjer. Til sammen utgjør påbygget ca 1194 m 2. Skissetegninger som er vedlagt saken viser prinsipper for hvordan arealene kan utnyttes. Tegningene viser de ytre rammer som skal fordeles på de ulike brukerne. Man må forvente at møbleringsplan, små endringer av areal, kontorplassering med mer vil endres noe når prosjekteringen fortsetter. Dette da brukerne selv skal påvirke hvordan arealene skal best mulig utnyttes til sine formål. Da Stjørdal kommune er ansvarlig for drift av servere for hele Værnesregionen, er det viktig at en godkjent varig løsning av et nytt serverrom etableres snarest, da dagens forhold ikke er tilfredsstillende. Det er lagt opp til en stram fremdriftsplan som er godkjent av NAV.