MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf eller pr. e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 RANA KOMMUNE Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: 11:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller pr. e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 99/13 09/1857 CAMPUS HELGELAND - KUNNSKAPSSENTER - STAKOBYGGET KOSTNADSOVERSKRIDELSE I FORHOLD TIL BUDSJETT - SØKNAD FRA STAKOBYGGET AS OM TILLEGGSFINANSIERING. Ordføreren i Rana, 10. Desember 2013 Kai Henriksen Ordfører Tomas A. Bang Sekretær

2 RANA KOMMUNE Sak 99/13 CAMPUS HELGELAND - KUNNSKAPSSENTER - STAKOBYGGET KOSTNADSOVERSKRIDELSE I FORHOLD TIL BUDSJETT - SØKNAD FRA STAKOBYGGET AS OM TILLEGGSFINANSIERING. Saksbehandler: Jostein Jacobsen Arkiv: D12 Arkivsaksnr.: 09/1857 Saksnr.: Utvalg Møtedato 99/13 Kommunestyret /13 Formannskapet Rådmannens innstilling: 1. Rådmannen gis fullmakt til å innhente tilbud på låneopptak på inntil 33 mill kr for å tilføre Stakobygget AS nødvendig kapital for fullføring av Campus Helgeland. Tilbudene skal omfatte både opplåning til Rana kommune for videreutlån, og til Stakobygget AS i egen regi. I denne sammenheng vurderes også den totale finansiering / låneopptaket til prosjektet. Rådmannen gis fullmakt til å velge det tilbudet som er mest fordelaktig for prosjektet. 2. Rådmannen får fullmakt til å vurdere om det skal innhentes tilbud fra ekstern rådgiver for gjennomgang og evaluering av planlegging og gjennomføring av byggeprosjektet. Rådmannen i Rana, Side 2 av 7

3 Saksutredning: Oppsummering: Gjennomgang i forbindelse med sluttoppgjør for byggeprosjektet Campus Helgeland viser en kostnadsoverskridelse i forhold til vedtatt budsjett på inntil 33 mill. kr. Overskridelsen forklares i noen grad med at byggeprosjektet er planlagt og gjennomført innenfor svært stramme tidsrammer. Spesielt i prosjekteringsfasen medførte kravet til fremdrift for dårlig kvalitet og kvalitetssikring på planer og kostnadskalkyler. Prosjektgjennomføringen har blitt beheftet med uvanlig mange endringer med kostnadskonsekvenser. Kommunens prosjektavdeling sin løpende kostnadsoppfølging av prosjektet med mange endringsmeldinger, og økonomirapportering i den sammenheng, er ikke tilfredstillende ivaretatt. Dette har medført at en kostnadsoverskridelse i denne størrelsesorden ikke er blitt rapportert før i prosjektets sluttfase. Dette beklages sterkt, og vil bli gjenstand for en grundig intern gjennomgang og evaluering. Prosjektet Campus Helgeland har slik styret i Stakobygget AS og rådmannen vurderer det fortsatt en god økonomi. Stakobygget AS søker kommunen om ytterligere lån til fullfinansiering av prosjektet. Bakgrunn: Campus Helgeland ble åpnet som forutsatt i august Ved åpningen var hoveddelen av byggearbeidene ferdigstilt, men det gjensto en del etter- og tilleggsarbeider. Rana bibliotek tok sine nye lokalene i bruk i november Ved inngangen av desember 2013 pågår fortsatt en del etter- og reklamasjonsarbeider. Arbeidet med gjennomgang av sluttoppgjør har vist seg å bli svært omfattende, og pågår fortsatt. Gjennomgangen er nå kommet så langt at kostnadsnivået for hele byggeprosjektet anses klarlagt, og viser betydelige merkostnader i forhold til kostnadsoverslag og finansieringsplan som lå til grunn ved kommunestyrets vedtak om å iverksette prosjektet. Selv om gjennomgangen av sluttoppgjør ikke er sluttført og det ennå kan bli justeringer, er Stakobygget AS som byggherre informert om størrelsesorden på overskridelsene som er påløpt byggeprosjektet. Styret i Stakobygget AS har etter styremøte søkt Rana kommune om et lån stort inntil kr.33 mill.kr for å dekke påløpte merkostnader i byggeprosjektet. Sak om innvilgelse av slikt lån fremmes som en haste- og tilleggssak for Formannskap og Kommunestyre. Stakobygget AS er avhengig av et slikt lånetilsagn for å kunne betale fakturaer for påløpte byggekostnader. Prosjektet Campus Helgeland: Kommunestyret vedtok som K.sak 25/11, følgende: Forprosjektet "Helgeland kunnskapssenter" datert tas til etterretning og legges til grunn for detaljprosjektering med påfølgende anbudsinnbydelse. Side 3 av 7

4 Realisering av "Helgeland kunnskapssenter" iverksettes innenfor en øvre ramme knyttet til forprosjektets kostnadskalkyle på 250 mill kr. I saksutredningen var finansieringen forutsatt som følger: Finansiering STAKO-bygget Prosjektkostnad SUM investering Momskompensasjon Finansieringsbehov Egenkapital Lån Formannskapet vedtok som F.sak 30/12, behandlet låneopptak som følger: Rådmannen gis fullmakt til å innhente tilbud på låneopptak på 246,4 mill kr for finansiering av utbyggingen av Helgeland Kunnskapssenter i STAKO- bygget. Tilbudene skal omfatte både opplåning til Rana kommune for videreutlån og til Stakobygget AS i egen regi. Rådmannen gis fullmakt til å velge det tilbudet som er mest fordelaktig for prosjektet på langs sikt med hensyn til årlige kostnader og forutsigbarhet for prosjektet. Dersom innlån til Rana kommune for videreutlån til prosjektet velges som det mest fordelaktige for prosjektet, har rådmannen fullmakt til å godkjenne avtale mellom Rana kommune og Stakobygget AS om betjening av kostnadene ved finansieringen. Anbud ble utsendt Byggearbeidene startet opp Økonomi: Kommunestyrevedtaket i mai 2011 satte en øvre ramme på kostnadene for realisering av prosjektet på 250 mill.kr Etter anbudsvurdering i desember 2011 ble prosjektet ved å anta de økonomisk mest fordelaktige anbud ansett å kunne gjennomføres innenfor den økonomiske rammen som kommunestyret hadde satt. Det var derfor ikke nødvendig med ytterligere politisk behandling før prosjektet ble igangsatt. Pr er det utbetalt ca kr 249,7 mill. kr. Etter gjennomgang av krav i forbindelse med sluttoppgjør foreligger nå en prognose for at sluttsummen for prosjektet vil beløpe seg til ca. 283 mill. kr. Dette innebærer en overskridelse i forhold til finansieringsplan på ca.33 mill. kr, tilsvarende ca.10,2 prosent av SUM investering eller ca.13,2 prosent av Prosjektkostnad. Fordelt på klargjort areal gir dette en prosjektkostnad på ca kr/m2. Styret i Stakobygget AS har gjort følgende vurdering i samband med søknaden til kommunen om lån til fullfinansiering av Campus Helgeland: Side 4 av 7

5 «Selskapet er ikke i stand til å håndtere overskridelsen på prosjektet uten tilførsel av kapital. Den må derfor finansieres ved økt ekstern finansiering, utlån fra Rana kommunen eller ved eksternt låneopptak. Dette påvirker selvsagt kostnadsbildet i prosjektet og driften av selskapet i årene framover. Økt låneopptak fører til økte rentekostnader for selskapet, samtidig som den årlige avskrivningskostnaden øker på grunn av økt avskrivningsgrunnlag. Likviditetsmessig påvirkes driften av rentekostnadene og økte avdrag på den eksterne finansieringen. Avskrivningene vil øke med i overkant av 0,6 mill. kr årlig, mens rentene vil øke med i overkant av 1 mill. kr første år, en svekkelse av økonomien i prosjektet på ca. 1,7 mill. kr. Kalkylen er basert på en rente på 4 prosent og en avskrivningstid på 50 år. I vedtaket om å realisere prosjektet ble det lagt til grunn et avkastningskrav på 5 prosent på investert kapital i prosjektet. Det er derfor, i følge styrets vurdering av økonomien, fortsatt god økonomi i prosjektet.» Fra kommunens side deler Rådmannen den vurdering av prosjektets økonomi som styret i Stakobygget AS redegjør for. Redegjørelse om kostnadsoverskridelsene årsaker og håndtering: Planleggingen: En hovedforutsetning for prosjektet var at Campus Helgeland skulle stå ferdig til skolestart Minimum byggetid ble vurdert til ca 1.5 år. Byggestart måtte da skje senest I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser ble anbud utsendt for å rekke byggestart Prosjektet fikk klarsignal for detaljprosjektering i kommunestyret den Det innebar en prosjekteringstid på ca 4.5 måned inkl sommerferie. Dette er ekstremt kort for et prosjekt av denne størrelse og kompleksitet, og stiller store krav til prosjekteringsgruppen. Prosjekteringsgruppen besto av Solem arkitektur AS fra Trondheim og teknisk konsulent Norconsult AS fra Mo i Rana som var klar over denne forutsetningen da de leverte inn anbud. På grunn av kvikkleire ble det krevd områdekartlegging som først var klar , kun dager før anbud ble utsendt. Prosjekteringstiden har i ettertid vist seg å være for kort til å få levert og kvalitetssikret prosjektmateriale for betryggende styring med dette store og komplekse prosjektet. Det er registrert opp mot 900 endringsmeldinger, noe som er et uvanlig høyt antall. De fleste endringene kan henføres til mangelfulle beskrivelser, og mange skyldes også bestillinger fra byggherre for nye forhold. I forbindelse med forprosjektet utarbeidet prosjekteringsgruppen et kostnadsoppsett som ble benyttet som grunnlag i K.sak 25/11. Gjennomføringen: Feil og mangler i beskrivelsene samt byggherrestyrte tilleggsbestillinger gir utfordringer i byggefasen. Fokus for byggherre har vært å holde tidsplanen samt å få gode løsninger. Fra byggentreprenør er det mottatt ca 550 endringsmeldinger. Sammen med sluttoppgjøret (overlevert ) kom det inn 255 fakturaer på endringer. De økonomiske konsekvenser av endringsmeldinger skal meldes fortløpende. Her er slik rapportering i stor utstrekning ikke fremkommet før i forbindelse med sluttoppgjør. I denne situasjonen har byggherrens økonomistyring vært for dårlig ved at de samlede økonomiske konsekvenser av endringsmeldinger og mangelfull prosjektering ikke er løpende sammenstilt og rapportert slik vi skal praktisere i byggeprosjekter. Side 5 av 7

6 Sluttoppgjør: Vår fast ansatte byggeleder sa opp stillingen sin og sluttet i sluttfasen av byggeprosjektet. Leder for prosjektavdelingen har derfor selv måtte ta over all håndtering og oppfølging av tiltak og krav i prosjektets sluttfase. Sluttoppgjøret antas å kunne sluttføres i løpet av første kvartal En del rest- og garantiarbeid vil måtte skje sommeren De største postene som har medført kostnadsoverskridelse er: Uforutsette kostnader i forbindelse med Babettes ca 3 mill. kr. Forutsetning var at det kun skulle monteres sprinkleranlegg i lokalene. Manglende kartlegging på forhånd resulterte i merkostnader. Størst på elektro og bygg med 2,4 mill.kr Oppretting av skjeve gulv i eksisterende bygg A og B-fløy: ca 2,7 mill.kr Senking av Torggata inkl. tilstøtende gater og naboeiendommer. ca 3 mill.kr Manglende beskrevne bygningsmessige rivingsarbeider ca 1,4 mill. kr. Endret dørløsninger glassvegger: ca 0,8 mill.kr Endret løsninger for lecavegger A/B-fløy: 0,8 mill.kr Ikke beskrevet arbeid med kabelkummer ved C-fløy. ca 0,6 mill.kr Økte kostnader utenomhus.ca 1,1 mill kr Tillegg lås og beslag ihht til TEK 10: ca 1,1 mill.kr Innredning av kontorer 4 etg A/B-fløy: ca 2,5 mill. kr. Totalt 16 kontorer / 325 m2. Det skulle ikke utføres arbeider i kjeller med unntak av etablering av søppelrom. Her er det nå etablert vaskesentral og det må pga krav etableres nytt teknisk anlegg vedrørende lys og varme. Kostnader ca 2 mill. kr. Ikke hensyntatt at oppgradering av elanlegg fra 230V til 400V vil bli pålagt. Byggherre har mottatt krav om på 6,2 mill kr på avfallshåndtering. Kravet er ikke akseptert fullt ut av byggherre, men beløpet er tatt inn i prognose sluttsum. Konsulent har beskrevet 35 tonn avfall i byggeprosessen og entreprenør krever oppgjort for leverte 502 tonn til deponi. Enhetsprisen er priset svært høyt. Entreprenør har i sluttoppgjøret krevd 2,6 mill. kr. i riggkompensasjon pga endringer ut over 15 % av kontraktsummen. Kravet er ikke akseptert fullt ut av byggherre, men beløpet er tatt inn i prognose sluttsum. Alternative forslag til vedtak: Stakobygget AS er et av kommunen heleid aksjeselskap. Byggingen av Campus er hovedsakelig finansiert gjennom kommunens innlån og viderelån til Stakobygget AS. Selskapet søker om at overskridelsen på byggeprosjektet på inntil 33 mill.kr dekkes inn gjennom ytterligere lån fra kommunen. Slikt tilsagn kan gis på to måter, enten ved at kommunen selv låner og låner ut beløpet til Stakobygget AS, eller ved at kommunen garanterer for lån som Stakobygget AS selv opptar. Pkt.1, alt 1: Rana kommune tar opp inntil 33 mill. kr. i lån for å tilføre Stakobygget AS nødvendig kapital for fullføring av Campus Helgeland. Pkt.1, alt.2: Rana kommune stiller nødvendig garanti slik at Stakobygget AS kan ta opp lån stort inntil 33 mill. kr. til fullføring av Campus Helgeland. Side 6 av 7

7 Det er ikke er innhentet tilbud eller undersøkt hvilke betingelser som kan oppnås under de to alternativene. Det foreslås derfor et vedtak hvor rådmannen gis fullmakt til å velge det totalt sett gunstigeste lånealternativet. Vedtaket blir da korresponderende med det som Formannskapet gjorde i F.sak.30/12 om låneopptaket på 246,4 mill.kr. Det vil i en sammenheng med søknader om tilleggsfinansiering være naturlig også å se på nytt på hele finasieringsløsningen / låneopptaket til prosjektet. Pkt 2: Rådmannen får fullmakt til å vurdere om det skal innhentes tilbud fra ekstern rådgiver for gjennomgang og evaluering av planlegging og gjennomføring av byggeprosjektet. Utrykte vedlegg: Søknad dat fra Stakobygget AS. F.sak 30/12 K.sak 25/11. Mo i Rana Sverre Å. Selfors Teknisk sjef Jostein S. Jacobsen Prosjektsjef Side 7 av 7