Møteinnkalling. Arbeidsutvalget Værnesregionen

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Arbeidsutvalget Værnesregionen Væktarstua, Tydal Dato: Tidspunkt: 16:00 19:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til eller på SMS til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; MERK: Møtested og tidspunkt! Middag 3. desember kl. 20:00 i lavvoen på Væktarstua. Overnatting på Væktarstua er bestilt for de som har ønsket det Stjørdal, Henrik Vinje/sign. leder Bente Bakken sekretær Side1

2 Saksliste for Arbeidsutvalget Værnesregionen i møte Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 41/13 Prosjektforslag for innføring av Ehandel - Værnesregionen 2013/4630 PS 42/13 PS 43/13 Anskaffelsesstrategi og etiske retningslinjer for kjøp av varer og tjenester i Værnesregionen for perioden Orienteringer: Ansvar og rolleavklaringer i vertskommunene, sekretariatet, politisk nemnd og regionråd PS 44/13 Revidert forslag til budsjett 2014 og økonomiplan PS 45/13 PS 46/13 PS 47/13 Årshjul - Arbeidsutvalget Værnesregionen 2014 sendes på mail Orientering: Eventuelt Status Fylkesmannens prosjekt om barnevernet Prosjekter i VR: - Plan, Miljø og Landbruk - Kommuneoverlege - Rehabilitering - Velferdsteknologi - Fagråd oppvekst Godkjenning av møteprotokoll 2013/ /4575 Side2

3 Arkiv: 601 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Bente Bakken Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 41/ Prosjektforslag for innføring av Ehandel - Værnesregionen Forslag til vedtak: 1. Arbeidsutvalget vedtar at prosjektforslaget for innføring av ehandel i Værnesregionen videreføres og tas opp til ny vurdering i BP3(beslutningspunkt 3, beslutte prosjektgjennomføring). 2. Arbeidsutvalget vedtar at kommunene i Værnesregionen signerer samarbeidsavtale med Difi og abonnementsavtale for bruk av ehandelsplattformen med Capgemini. 3. Arbeidsutvalget sammen med de enkelte kommuner ser på muligheten for å rekruttere en egen prosjektleder for ehandelsprosjektet. Prosjektleder søkes primært fra kommunene. 4. Arbeidsutvalget vedtar å etablere prosjektgrupper og styringsgrupper i egen kommune. Vedlegg - Prosjektforslag - Eksempel på abonnementsavtale for bruk av ehandelsplattformen - Utkast til samarbeidsavtale mot Difi Saksopplysninger Kommunene i Værnesregionen ønsker å profesjonalisere og effektivisere innkjøps- og betalingsprosessene. Arbeidet har fått tittelen innføring av ehandel i Værnesregionen. Prosjektforslaget skal danne grunnlag til vedtak om planlegging av prosjektet «Innføring av ehandel i Værnesregionen ved kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Frosta, Stjørdal og Meråker. Vedtaket (beslutningspunkt 2 iflg. Difi s prosjektveiviser) leder over til planleggingsfasen. Innkjøp begynner nå å bli synlig i kommunene og i statsforvaltningen. Det har tatt tid grunnet manglende forståelse for innkjøpsområdets strategiske betydning. Side3

4 Offentlig sektor fikk gjennom Stortingsmelding nr. 36 Det gode innkjøp ( ), satt ehandel på agendaen. Papirbaserte og manuelle arbeidsprosesser skulle gjøres om til digitale og automatiserte prosesser. Man skulle arbeide smartere, annerledes, mer effektivt og med bedre kvalitet. Staten krevde at alle inngående fakturaer skal mottas elektronisk fra 1. juli For kommuner og fylkeskommuner er tilsvarende krav fra 1. januar ehandel er et viktig satsingsområde i både kommunene og statsforvaltningen. Ny regjeringsplattform (okt 2014) vil også være en rammebetingelse for anskaffelsesarbeidet Her påpekes det at offentlige innkjøpsprosesser skal profesjonaliseres og effektiviseres. Det skal videre legges bedre til rette for offentlige- privat innovasjonsarbeid, og bruk av konkurranse som et gjennomgående element i offentlige virksomhet. Effektive offentlige anskaffelser er også trukket fram som et viktig virkemiddel for å frigjøre mere ressurser til mer velferd og økt verdiskapning i fremlagt statsbudsjett for Beveggrunnene er flere. Store summer er involvert. Endring av maktforholdet i favør av den enkelte kommune i forhold til leverandørene skal gi muligheter for bedre betingelser over tid. Mange personer er en del av bestillings- og betalingsprosessene. Papirbaserte og manuelle arbeidsprosesser skal gjøres om til digitale og automatiserte prosesser. Man skal arbeide smartere, annerledes, mer effektivt og med bedre kvalitet. Prosjekt ehandel i Værnesregionen består av tre hovedfaser. Det er forprosjektfasen, hovedprosjektet samt gevinstrealiseringsfasen. Prosjektet er nå i forprosjektfasen. Prosjektet er kommet til beslutningspunkt 2, og arbeidsutvalget (styringsgruppen) skal ta stilling til videreføring av ehandelsarbeidet. Gitt at styringsgruppen beslutter iverksetting av ehandel i Værnesregionen vil hovedprosjektet gå gjennom flere milepæler før gevinstene kan realiseres, og ikke minst effektene dokumenteres. Figur 1 gir en enkel oversikt. «Spørsmålet er ikke om flere deler av samfunnet vil digitaliseres, men når. Derfor må vi rette blikket mot de samfunnsområdene som har det største potensialet for videre utvikling, og som står foran store omveltninger. Det blir viktig å legge til rette for digitalisering av disse på en hensiktsmessig måte» Melding nr 23 ( ) til Stortinget om Digital agenda for Norge angir hvordan regjeringen vil legge til rette for at Norge som samfunn utnytter mulighetene IKT og internett gir for verdiskaping og innovasjon. I meldingen drøftes en rekke tiltak med potensielt store nyttevirkninger for aktører i privat og offentlig sektor og for samfunnet som sådan. Mange av tiltakene vil også innebære kostnader. Disse kostnadene må vurderes opp mot gevinstene på kort og lang sikt. Gevinstene oppstår ofte andre steder enn der investeringen skjer, og gjerne noen år senere. Det kan derfor være utfordrende å estimere virkninger. Arbeidet med å effektivisere fakturaprosessen gjennom elektronisk håndtering er kommet godt i gang i store deler av offentlig sektor. Effekt av dette vil ha størst effekt når elektronisk handel (elektronisk ordrehåndtering) er implementert. Det er iverksatt et arbeid med å legge grunnlag for innføring av elektronisk handel i samarbeid med Værnesregionen, Innherred samkommune, Invest, Kystgruppen, Midtre-Namdal samkommune, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Nord-Trøndelag fylkeskommune. Dette er selvstendige prosjekter med lokalt eierskap og eget gjennomføringsansvar. Arbeidet så langt er koordinert igjennom prosjekt «Innovativ handling bedre offentlige anskaffelser» som eies av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, KS og fylkeskommunen. Side4

5 I dette arbeidet er også Direktoratet for IKT og forvaltning (Difi) en sentral støttespiller. Forutsetning for støtte, kompetanse og økonomi er at prosjektveiviseren for ehandel følges. Figur 1: Forprosjekt, hovedprosjekt og gevinstrealisering. Det er gjennomført møte i anbudsnemda og det kom frem grunner for og i mot innføring av ehandel. Anbudsnemda var enige om at ehandel var ønsket, men det hersket noe usikkerhet til budsjett og planer for Arbeidsutvalget har tidligere valgt å godkjenne budsjettforslaget til Værnesregionen innkjøp hvor årlig abonnementskostnad til ehandelsplatformen ligger inne. Arbeidsutvalget har også godkjent VARIT sitt investeringsbudsjett hvor det er satt av kroner for fullintegrering av ehandel mot Visma. På bakgrunn av dette anbefaler Værnesregionen innkjøp å signere abonnementsavtale mot Capgemini og samarbeidsavtale mot Difi. Difi gir også prosjektstøtte til prosjektet i Nord-Trøndelag i form av kroner til regionene nord for Steinkjer samt NTFK, og kroner til regionene sør for Steinkjer. Utbetalingen vil være kroner ved signering, og kroner når man har nådd milepælene som Difi setter i avtalen, og senest 15. november For Værnesregionen vil dette være 2 x kroner. For å få støtte fra Difi forutsettes samarbeid mot prosjekt Innovativ Handling og at man følger prosjektveiviseren for ehandelsprosjekter fra Difi. Prosjekt Innovativ Handling som eies av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, KS og fylkeskommunen, koordinerer nå et mulig samarbeidsprosjekt for innføring av ehandel i Nord- Trøndelag, samt Malvik, Selbu og Tydal i Sør-Trøndelag. Difi kan også stille med mye bistand ut Difi vil også poengtere at kommunene selv må stille med egne ressurser for å få til et vellykket prosjekt, og anbefaler at man avsetter egen ressursperson til dette i en 100 % stilling i prosjektperioden. I henhold til abonnementsavtalen for bruk av ehandelsplattformen med Capgemini punkt 9. Varighet og oppsigelse kan abonnenten si opp abonnementsavtalen med 30 dagers skriftlig varsel til operatøren. (Abonnementsavtalen; vedlegg 2). Dette vil si at man ikke har noen risiko med å signere abonnementsavtalen før BP3, beslutte prosjektgjennomføring. I henhold til forslag til avtale mot Difi kan man ikke se noen stor risiko ved å signere avtalen mot Difi. (utkast samarbeidsavtale; vedlegg 3). Grovt kostnadsanslag ved innføring av ehandel med Capgemini sin eorder løsning som ikke er integrert mot Visma. Side5

6 Kostnad Sum Årlig abonnementsavgift Capgemini Ca kroner Bistand/opplæring Ca kroner Prosjektleder Ca kroner 10 % usikkerhetsmargin Ca kroner Sum Ca kroner - Prosjektlederstøtte fra Difi Ca kroner Totalkostnad Ca kroner Kostnaden skal deles på alle 6 kommunene. Årlig abonnementskostnad mot Capgemini ligger inne i budsjettet til Værnesregionen innkjøp. Grovt kostnadsanslag ved innføring av ehandel med Visma sin ehandelsløsning som er integrert inklusive mobil godkjenning av bestillinger (handlevogner) og faktura. Kostnad Sum Årlig abonnementsavgift Capgemini Ca kroner Investeringskostnad Visma ehandel Ca kroner Årlig vedlikeholdskostnad Visma ehandel og Ca kroner mobil godkjenning Bistand/opplæring Ca kroner Prosjektleder Ca kroner 10 % usikkerhetsmargin Ca kroner Sum Ca kroner - Prosjektlederstøtte fra Difi Ca kroner Totalkostnad Ca kroner Kostnaden skal deles på alle 6 kommunene. Årlig abonnementskostnad mot Capgemini ligger inne i budsjettet til Værnesregionen innkjøp og VARIT har budsjettert med kroner for investeringskostnad mot Visma ehandel. Kostnader ved prosjektleder er ført opp sett ut i fra et helhetsbilde og innhentede erfaringer fra andre prosjekter der et av de viktigste suksesskriteriene er å ha egen prosjektleder. Det finnes ulike alternativer for å rekruttere prosjektleder: - Intern ressurs i kommunene - Nyrekruttering - Internt i Værnesregionen (dette anbefales ikke på grunn av at ressursene i VR innkjøp må benyttes til oppbygging av portefølje) Ved signering av avtale i 2013 dekker DIFI tilknytningsavgift, integrasjonskostnad (EHF) og leverandøraktivering som beskrevet i prosjektmandatet. Kommune Tilknytningsavgift Integrasjonskostnad(EHF) Leverandøraktivering: Årlig kostnad: Stjørdal kroner kroner kroner kroner Malvik kroner kroner kroner kroner Selbu kroner kroner kroner kroner Tydal kroner kroner kroner kroner Meråker kroner kroner kroner Side6

7 kroner Frosta kroner kroner kroner kroner Total kroner* kroner* kroner* kroner *Total støtte fra DIFI: kroner kroner ved signering av avtale mot ehandelsplatformen før 31/ Etter 31/ faller midlene til støtte fra DIFI bort. Ved å ikke gå videre vil man på et senere tidspunkt få et økt finansieringsbehov på kroner kroner. ARBEIDSUTVALGETS VURDERINGER Foreliggende prosjekt gir grunnlag for en nødvendig modernisering av innkjøpsfunksjonen i Værnesregionen som vil gi bedre kvalitet og effektivitet i innkjøpsarbeidet. Gjennom ehandel vil vi få et bedre verktøy for oppfølging av avtalene med leverandørene enn det vi har i dag, noe som vil gi bedre kontroll med priser og betingelser. Det at leverandørene kan legge til grunn en høyere avtalelojalitet vil også kunne gi bedre priser enn i dag. Videre vil dagens manuelle håndtering av fakturaer bli erstattet av elektronisk flyt, noe som vil gi reduksjon i prosesskostnadene. KONKLUSJON Arbeidsutvalget vedtar at Værnesregionen innkjøp viderefører arbeidet med sikte på innføring av ehandel, og tar opp saken til ny behandling i BP3 Beslutte prosjektgjennomføring. Side7

8 PROSJEKTFORSLAG FOR EHANDEL I VÆRNESREGIONEN (TYDAL, SELBU, MALVIK, FROSTA, STJØRDAL OG MERÅKER) Side8

9 Innhold 1. Hensikten med prosjektforslaget Bakgrunn PRosjektet Mål Prosjektets formål Hovedmål Satsningsområder / Delmål Effektmål Målgruppe Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterium Viktige vilkår for at prosjektet skal bli vellykket er Sluttkriterium for prosjektet Rammebetingelser Eksterne dokumenter Interne dokumenter Prosjektets produkter Prosjektets avgrensninger og avhengigheter Vurdering av prosjektets usikkerheter Risikofaktorene Kvalitetssikring valg av alternative løsninger Alternative løsninger/konsepter Nytte/kost-vurderinger Fakta nøkkeltall Gevinster Kvalitativt Kvantitativt Avhengigheter gevinster/effekter Støtteordninger Difi Støtte fra andre.... Feil! Bokmerke er ikke definert Kostnader Kvantifiserbart Konklusjon kost/nytte Grov tidsplan og milepæler Organisering, roller og ansvar Styringsgruppens ansvar og arbeidsoppgaver Prosjektleder Prosjektgruppen Andre ressurser Side9

10 11.5. Styringsgruppe: Prosjektleder: Prosjektgruppen i fellesprosjektet skal bestå av personer som dekker følgende kompetanse: Arbeidsgrupper Prosjektstyring Interessenter/målgrupper/Kommunikasjon Interessenter Målgrupper Kommunikasjon Risiko/Anbefaling/konklusjon Side10

11 1. HENSIKTEN MED PROSJEKTFORSLAGET Kommunene i Værnesregionen ønsker å profesjonalisere og effektivisere innkjøps- og betalingsprosessene. Arbeidet har fått tittelen innføring av ehandel i Værnesregionen. Prosjektforslaget skal danne grunnlag til vedtak om planlegging av prosjektet «Innføring av ehandel i Værnesregionen ved kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Frosta, Stjørdal og Meråker. Vedtaket (beslutningspunkt 2 iflg. Difi s prosjektveiviser) leder over til planleggingsfasen. 2. BAKGRUNN PROSJEKTET Innkjøp begynner nå å bli synlig i kommunene og i statsforvaltningen. Det har tatt tid grunnet manglende forståelse for innkjøpsområdets strategiske betydning. Offentlig sektor fikk gjennom Stortingsmelding nr. 36 Det gode innkjøp ( ), satt ehandel på agendaen. Papirbaserte og manuelle arbeidsprosesser skulle gjøres om til digitale og automatiserte prosesser. Man skulle arbeide smartere, annerledes, mer effektivt og med bedre kvalitet. Staten krevde at alle inngående fakturaer skal mottas elektronisk fra 1. juli For kommuner og fylkeskommuner er tilsvarende krav fra 1. januar ehandel er et viktig satsingsområde i både kommunene og statsforvaltningen. Ny regjeringsplattform (okt 2014) vil også være en rammebetingelse for anskaffelsesarbeidet Her påpekes det at offentlige innkjøpsprosesser skal profesjonaliseres og effektiviseres. Det skal videre legges bedre til rette for offentlige- privat innovasjonsarbeid, og bruk av konkurranse som et gjennomgående element i offentlige virksomhet. Effektive offentlige anskaffelser er også trukket fram som et viktig virkemiddel for å frigjøre mere ressurser til mer velferd og økt verdiskapning i fremlagt statsbudsjett for Beveggrunnene er flere. Store summer er involvert. Endring av maktforholdet i favør av den enkelte kommune i forhold til leverandørene skal gi muligheter for bedre betingelser over tid. Mange personer er en del av bestillings- og betalingsprosessene. Papirbaserte og manuelle arbeidsprosesser skal gjøres om til digitale og automatiserte prosesser. Man skal arbeide smartere, annerledes, mer effektivt og med bedre kvalitet. Prosjekt ehandel i Værnesregionen består av tre hovedfaser. Det er forprosjektfasen, hovedprosjektet samt gevinstrealiseringsfasen. Prosjektet er nå i forprosjektfasen. Prosjektet er kommet til beslutningspunkt 2, og arbeidsutvalget (styringsgruppen) skal ta stilling til videreføring av ehandelsarbeidet. Gitt at styringsgruppen beslutter iverksetting av ehandel i Værnesregionen vil hovedprosjektet gå gjennom flere milepæler før gevinstene kan realiseres, og ikke minst effektene dokumenteres. Figur 1 gir en enkel oversikt. Rådmennene i Værnesregionen har valgt å utrede om ehandel skal innføres i Værnesregionen. «Spørsmålet er ikke om flere deler av samfunnet vil digitaliseres, men når. Derfor må vi rette blikket mot de samfunnsområdene som har det største potensialet for videre utvikling, og som står foran store omveltninger. Det blir viktig å legge til rette for digitalisering av disse på en hensiktsmessig måte» Melding nr 23 ( ) til Stortinget om Digital agenda for Norge angir hvordan regjeringen vil legge til rette for at Norge som samfunn utnytter mulighetene IKT og internett gir for verdiskaping og innovasjon. I meldingen drøftes en rekke tiltak med potensielt store nyttevirkninger for aktører i privat og offentlig sektor og for samfunnet som sådan. Mange av tiltakene vil også innebære kostnader. Disse kostnadene må vurderes opp mot gevinstene på kort og lang sikt. Gevinstene oppstår Side11

12 ofte andre steder enn der investeringen skjer, og gjerne noen år senere. Det kan derfor være utfordrende å estimere virkninger. Arbeidet med å effektivisere fakturaprosessen gjennom elektronisk håndtering er kommet godt i gang i store deler av offentlig sektor. Effekt av dette vil ha størst effekt når elektronisk handel (elektronisk ordrehåndtering) er implementert. Det er iverksatt et arbeid med å legge grunnlag for innføring av elektronisk handel i samarbeid med Værnesregionen, Innherred samkommune, Invest, Kystgruppen, Midtre-Namdal samkommune, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Nord-Trøndelag fylkeskommune. Dette er selvstendige prosjekter med lokalt eierskap og eget gjennomføringsansvar. Arbeidet så langt er koordinert igjennom prosjekt «Innovativ handling bedre offentlige anskaffelser» som eies av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, KS og fylkeskommunen. I dette arbeidet er også Direktoratet for IKT og forvaltning (Difi) en sentral støttespiller. Forutsetning for støtte, kompetanse og økonomi er at prosjektveiviseren for ehandel følges. Figur 1: Forprosjekt, hovedprosjekt og gevinstrealisering. 3. MÅL 3.1. Prosjektets formål Innføring av elektronisk ordre og fakturahåndtering har primært som formål å bidra til effektivisering i organisasjonen, kvalitetsløft av innkjøp og fakturaprosess overholdelse av lovgivning 3.2. Hovedmål Prosjektets hovedmål er å innføre elektronisk ordrehåndtering og fakturering, samt øke antall volum/bestillinger på den valgte ehandels-plattformen. Samarbeid må utvikles hvor dette er ønsket og hensiktsmessig. 1. Målet er å bedre styringen av innkjøp opp mot inngåtte avtaler og budsjett. Innføringen skal bidra til bedre, enklere og sikrere innkjøp. Side12

13 2. Målet er å sette et tydeligere fokus på leders ansvar for egen avdelings bruk av ehandel, samt stille krav til hver enkelt bestiller om å benytte kommunens elektroniske ordrehåndteringssystem. 3. Målet er å øke kompetansen rundt ehandel, slik at man kan nyttiggjøre seg fordelene ved ehandel. 4. Målet er å utvikle samarbeid hvor dette er hensiktsmessig og ønsket Satsningsområder / Delmål Satsningsområdene beskriver hva som skal være igangsatt når prosjektet er ferdig. ehandel (Elektronisk ordre og fakturahåndtering) på plass i kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Frosta, Stjørdal og Meråker. Aktivere leverandører for ehandel Sikre forankring og bygge kompetanse i alle ledd Utviklet samarbeid som er ønsket og hensiktsmessig Effektmål Effektmål beskriver de ønskede effektene eller gevinstene av prosjektet. Større lojalitet mot rammeavtaler Reduserte innkjøpskostnader Økt innkjøpskvalitet (færre feil i bestillings-, fakturerings- og leveringsprosessen) Bedre budsjettkontroll og styringsinformasjon 3.5. Målgruppe Innkjøpere og bestillere i kommunene Ledere i virksomhetene Leverandører Lokalt næringsliv 3.6. Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterium Viktige vilkår for at prosjektet skal bli vellykket er Ledelsen i alle enheter støtter prosjektet Kommunene setter av nok ressurser til prosjektet Godt nok analysearbeid blir gjort i riktig fase God informasjon/opplæring til alle innkjøpere/bestillere slik at verktøyet blir effektivt brukt Informasjon/opplæring til lokalt næringsliv Forberedelser for nødvendig organisasjonstilpasning Leverandører / lokalt næringsliv opptrer som aktive interessenter 3.7. Sluttkriterium for prosjektet Dette vil være kriterium for at prosjektet kan avsluttes, og at realiseringsfasen kan begynne. Rutiner for innkjøp skal være innført i alle virksomheter ehandel som innkjøpsverktøy skal være innført i alle virksomheter som er med i prosjektet En drifts/støtte organisasjon/ressursperson for ehandel må være på plass. En sluttrapport er utarbeidet og prosjektdokumentet er arkivert Side13

14 4. RAMMEBETINGELSER 4.1. Eksterne dokumenter Lover og forskrifter som regulerer forhold rundt offentlige anskaffelser Lover, forskrifter og avtaler som regulerer generelle arbeidsforhold Prosjektveiviseren til Difi Prosjektdokumenter mottatt av prosjekt Innovativ Handling Verdien av styrket kompetanse i offentlige anskaffelser; Rapport fra Menon 2012:6 Regjeringens digitaliseringsprogram Samfunnsøkonomisk analyse av krav om elektronisk faktura; Statens senter for økonomistyring februar Interne dokumenter I sak 64/12 AU og sak 38/12 RR Samarbeidsavtalen for Værnesregionen Innkjøp I sak 26/ september 2013 er vedtaket som følger: Værnesregionen innkjøp viderefører arbeidet med sikte på innføring av ehandel, og tar opp saken til ny behandling i BP2 Beslutte prosjektplanlegging. AU tar da endelig stilling til en eventuell signering av avtale med Difi og Capgemini. Framdrift i prosjektet presenteres av innkjøpskoordinator på neste møte i AU. Innkjøpsstrategi (Muligens vedtatt) Etiske retningslinjer (Muligens vedtatt) estrategi VARIT estrategi Malvik? Roar sjekker Kommuneplan med delplaner Økonomireglement/planer 5. PROSJEKTETS PRODUKTER Prosjektet skal bidra til å implementere elektronisk ordre- og fakturahåndtering. Implementeringen vil utvikle organisasjonsmessige, system- og rutinemessige og personalmessige forhold. Implementeringen har betydning for samarbeid med andre organisasjoner. Se også pkt Gevinster 6. PROSJEKTETS AVGRENSNINGER OG AVHENGIGHETER Prosjektet for innføring av ehandel er i denne sammenheng avgrenset til implementering av elektronisk ordre- og fakturahåndtering. Prosjektet har fokus på forbedringer i denne delen av innkjøpsprosessen. Forbedring av anbudsprosessen er ikke en del av prosjektet. Et vellykket prosjekt er avhengig av blant annet tilstrekkelig tilgang på ressurser (økonomi og bemanning) full tilslutning fra organisasjonen ledelsesforankring og fokus gjennom hele prosjektet leverandørengasjement Side14

15 7. VURDERING AV PROSJEKTETS USIKKERHETER Innføring av ehandel er et omfattende prosjekt. I slike prosjekter anses risiko knyttet til organisatoriske forhold å utgjøre 80 %, mens 20 % knyttes til tekniske forhold. Prosjektet vil endre arbeidsprosesser og fullmakter og kan derfor møte motstand. Det må derfor fokuseres på endringsledelse, kommunikasjon, medvirkning, motivasjon og opplæring Risikofaktorene for liten grad av forankring av prosjektet i kommunene undervurdering av kostnader og tidsbruk overvurdering av gevinster manglende system for måling av gevinster motstand mot endringer i kommunene undervurdering av kompleksiteten i prosjektet for liten fokus på opplæring og rutineendringer 7.2. Kvalitetssikring Måten prosjektet legges opp med ulike prosjektfaser er i seg selv en kvalitetssikring. Det er på denne måten mulig å stoppe prosjektet etter forskjellige faser og beslutningspunkter. Det er nødvendig med en sterk forankring av prosjektet hos rådmennene i kommunene samt at de ansatte trekkes inn i prosessen på en god måte. Det kan være nødvendig å trekke inn ekstern kompetanse på enkelte områder. 8. VALG AV ALTERNATIVE LØSNINGER 8.1. Alternative løsninger/konsepter Valg av løsning gjøres på et senere tidspunkt. Konsekvenser vil bli grundig kartlagt og vurdert. Det er også naturlig å vurdere samarbeidsløsninger med en eller flere andre aktører, for eksempel andre kommuner eller regioner. Samarbeid kan for eksempel bety felles funksjon for brukerstøtte. Alternative løsninger Fortsette som i dag Konsekvenser Ingen endringer Ta i bruk «e-order» løser ordre- og fakturahåndteringen enkel, lite omfattende løsning «lav økonomisk kostnad» er ikke integrert mot øvrige administrative systemer ikke fakturamatching Innkjøp av fullintegrert ehandelsløsning løser ordre- og fakturahåndteringen omfattende løsning medfører innkjøps- og vedlikeholdskostnader mulig fullintegrasjon mot øvrige administrative systemer mobil godkjenning Om man ikke velger fullintegrert løsning, vil dette mest sannsynlig komme som krav, på lik linje med Side15

16 efaktura. 9. NYTTE/KOST-VURDERINGER 9.1. Fakta nøkkeltall Det foretas offentlige anskaffelser i Norge for mer enn 380 milliarder årlig. Av dette kjøper norske kommuner varer og tjenester for over 100 milliarder. Dette er betydelig beløp som representerer stor markedsmakt. Hvordan offentlige anskaffelser håndteres får følgelig stor betydning for hvordan leverandører kan operere og hvordan marked og produksjonsforhold påvirkes Værnesregionen kjøper varer og tjenester for om lag 300 mill. kroner i året. Kommunene har ikke felles elektroniske systemer for å støtte opp om operative innkjøp. Bestillinger gjøres manuelt ved tradisjonelle metoder som besøk av eller hos selger, per telefon eller per e-post. Noen leverandører har egne netthandelsløsninger som benyttes. Dette fører til at kommunene ikke har en fullstendig samlet sentral oversikt og statistikk over hva som faktisk anskaffes eller hvilke mengder det kjøpes inn. Økonomisystemet gir kun aggregert informasjon om hvilke budsjettposter som berøres og totalt kjøpsvolum pr leverandør. Mer detaljert informasjon må innhentes hos leverandørene i ettertid. Dette fungerer for så vidt greit med etablerte leverandører. I økonomisystemets leverandørreskontro er det mer enn 5000 aktive kontoer. Ved gjennomgang av de enkelte kontoarter finner vi at det kan være mer enn 70 leverandører på noen av de sammen varetypene. Et slik spredt og fragmentarisk innkjøpsmønster gir økte kostnader blant annet ved håndtering av mange leverandører, ulike vilkårssett, manglende rabatter og manglende standardisering. I tillegg mister rammeavtaleleverandører omsetning det kanskje ellers skulle ha hatt, kommunenes statistikk- og kunnskapsgrunnlag for å etterspørre og konfigurere avtaler blir vesentlig redusert. Dette gjelder for eksisterende avtaler og det blir også vanskelig å avdekke områder der det er hensiktsmessig å inngå nye avtaler. I en slik situasjon blir det vanskelig å føre fullgod kontroll med at alle anskaffelser er i henhold til regelverket og i henhold god etisk standard 9.2. Gevinster Kvalitativt Ved å investere i en helhetlig elektronisk innkjøps- og betalingsprosess legges forholdene til rette for at alle kommunene i Værnesregionen skal oppnå: Mer effektive arbeidsprosesser innad i kommunene o enkel o forutsigbar o strukturert Bedre økonomisk kontroll over alle enhetenes forbruk o tidligere oppdatert o sporbarhet / etterprøvbarhet o likviditetsoversikt Overholdelse av anskaffelsesregelverket Gunstige avtaler med leverandørmarkedet o sikre avtalte betingelser Tabellen gir en mer detaljert oversikt over gevinstene ved innføring av ehandelsløsning. Side16

17 Her knyttes gevinstene til direkte og indirekte forbedringer og de effektene de vil kunne ha i kommunene. Kategori Potensielle gevinster/forbedringspotensialer Effekt Direkte forbedringer Oversikt over hvilke varer og tjenester som kan bestilles Reduserte administrative driftskostnader Ved fullintegrert løsning; punkt 8.1: Automatisk matching mellom bestilling og faktura/varemottak og kontrakt - ved fullintegrert løsning Oppdaterte oversikt over hvem som er bestiller/tilgang til systemet (vedlikehold av tilganger) Flere riktige varer og tjenester bestilles Flere korrekte utfylte bestillinger Mindre tid på å bestille? Leverandører sparer porto, telefonutgifter og utgifter til blanketter etc En slipper manuell behandling av faktura innenfor den definerte avviksgrensen Færre avvik mellom bestilling og faktura/varemottak Redusert antall purregebyrer En slipper å koble faktura og kontrakt manuelt Kan finne ut fra systemet hvem som har bestilt fra hvem og hva som er bestilt Indirekte forbedringer Flere innkjøp/bestillinger i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser Økt gjennomsiktighet Mindre rutinearbeid Kan se hvor bestillingen er i prosessen Flere bestillinger under eksisternde avtaler Omdisponering av ressurser fra kontrollformål til proaktive aktiviteter Mindre risiko for underslag og korrupsjon Enklere oppfølging av forbruk innenfor spesifikke varer og tjenester (unngår overforbruk) Kan få reduserte kostnader brukt på innkjøp Mer motivasjon for innkjøpere Bedre utnyttelse av kompetanse/profesjonalisering av innkjøp Side17

18 Oversikt over hvilke leverandører virksomheten har kontrakt med (som er med i ehandelsløsningen) Oversikt over alle leverandørene i ehandelsløsningen Innkjøp over de avtalene virksomheten har i ehandelsløsningen Økt kontroll gjennom godkjenning Bedre styringsdata i forhold til budsjett Bedre datakvalitet Bedre informasjonsgrunnlag Mer attraktiv som samarbeidspartner/kunde? Økt avtalelojalitet Enklere å gjennomføre forbruksanalyser fordi datakvaliteten er bedre (leverandør ID er legges inn i systemet ved mottak av elektronisk faktura) Reduserer overforbruk Oppdatert oversikt over løpende forpliktelser Tilrettelegger for mer riktig kontering i forhold til aktivitet og kostnadssted Lettere tilgjengelig informasjon om brukerbehov (hvem kjøper hva) Gjennomsiktighet ned til varelinjenivå Effektivisering av leverandørens ordremottaks- og faktureringsprosess Kvantitativt Det er utfordrende å kvantifisere gevinstene av ehandel i kroner og ører. Dette er en svakhet i mange kommuner og statlige virksomheter som har besluttet å implementere ehandelsløsninger. I følge Difi s erfaringstall, vil innføringen av ehandel kunne gi en gevinst på 2,5 7 % av relevant innkjøpsvolum. Erfaringsmessig tar man ikke ut vesentlige gevinster i år 1 og 2. Gevinstpotensialet øker i takt med virksomhetens omfang av ehandel. En gevinstplan utarbeides i kommende plandokumenter. Litt forenklet kan en hevde at det er tre hovedtyper av økonomiske gevinster. Disse er knyttet til: Bedre produkt/tjenestepriser (2,5-7 %) Det finnes eksempler i Norge på at flere leverandører priser produkter opptil 5-6 ganger dyrere enn avtalt pris. Leverandørene ønsker at kommunene skal kjøpe et annet og dyrere produkt/tjeneste enn hva man har inngått avtale om. Når ehandelssystemet er i bruk kombinert med sterkere sortimentstyring vil slik leverandørtilpasning bli meget vanskelig. Erfaringene viser også at ved nye kontraktinngåelser får kommunene bedre priser enn på gamle avtaler. Leverandørene får større volum fordi det blir mindre lekkasjer til andre produkter og leverandører. Reduserte prosesskostnader knyttet til bestillinger Manuell gjennomføring av en innkjøpsprosess, deriblant manuell bestilling, fakturahåndtering og utbetaling, koster i form av arbeidstimer. Side18

19 Reduserte prosesskostnader knyttet til fakturabehandling Manuell gjennomføring av en innkjøpsprosess, deriblant manuell bestilling, fakturahåndtering og utbetaling, koster i form av arbeidstimer. Reduserte rentekostnader og morarenter. Reduserer antall fakturaer som generer rentekostnader og morarenter Avhengigheter gevinster/effekter For å oppnå effekter/gevinster vil det være forhold som spiller inn, samtidig vil det oppstå effekter/gevinster som følge ulike tiltak. I planleggingsfasen bør et gevinstavhengighetskart etableres Støtteordninger Difi Økonomisk støtte: - Fri tilknytningsavgift til E-handelsplattformen. - Bistand til leverandøraktivering via Aksesspunkt. - Ved valg av eget innkjøpssystem (ikke eorder), vil integrasjonsavgift mot E- handelsplattformen dekkes basert på EHF-formater. Annen støtte fra Difi: - Kompetanse fra ressursteamet i Difi. Dedikert prosjektteam som vil kunne bistå ut 2014 i tillegg til lokal ressursperson Kostnader Kvantifiserbart System - Abonnementsavgift til IBX/Capgemini på 0,014% av beregningsgrunnlaget som er 25% av driftskostnadene. Minimum kr Værnesregionen har fått pristilbud fra Visma for fullintegrert system mot økonomi, inklusive mobil godkjenning. Se for øvrig saksframlegget. Prosjektledelse Det anses som helt nødvendig med egen prosjektleder for fellesprosjektet ehandel i Værnesregionen. Møtevirksomhet På nåværende tidspunkt er det vanskelig å si noe om møtehyppighet. Timeforbruk På nåværende tidspunkt er det vanskelig å si noe om timeforbruket i de kommunevise prosjektene og i fellesprosjektet. Annet Konklusjon kost/nytte Det vil ved en relativt beskjeden kostnadsbelastning være mulig å ta ut store gevinster. Vi forventer gevinstrealisasjon fra år 3. For kommunene i Værnesregionen vil det være svært få andre prosjekter som har en slik positiv økonomisk effekt som nettopp innføring av ehandel. Side19

20 10. GROV TIDSPLAN OG MILEPÆLER Hovedaktivitet/milepæl 4/13 1/14 2/14 3/14 4/14 1/15 2/15 3/15 4/15 Ide og konseptfase Milepæl BP2 - Beslutte prosjektplanlegging Planleggingsfase Milepæl BP3 - Beslutte prosjektgjennomføring Gjennomføringsfase Milepæl BP4 - Beslutte oppstart av avslutningsfasen Avslutningsfase Milepæl BP 5 - Beslutte avslutning av prosjektet Realiseringsfase 11. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR Arbeidet med å implementere ehandel for kommunene i Værnesregionen er prosjektorganisert. Dette for å få nødvendig fokus, kvalitet og fremdrift i arbeidet. Det vil være et implementeringsprosjekt i hver enkelt kommune. I tillegg til de seks kommunevise prosjektene er det et fellesprosjekt som skal understøtte prosjektene i den enkelte kommune. Figuren under gir en illustrasjon. Styringsgruppen Tydal kommune Styringsgruppen Selbu kommune Styringsgruppen Malvik kommune Styringsgruppen Frosta kommune Styringsgruppen Stjørdal kommune Styringsgruppen Meråker kommune Prosjektgruppen Tydal kommune Prosjektgruppen Selbu kommune Prosjektgruppen Malvik kommune Prosjektgruppen Frosta kommune Prosjektgruppen Stjørdal kommune Prosjektgruppen Meråker kommune Prosjektgruppen fellesprosjekt Værnesregionen Fellesprosjekt Innovativ Handling Styringsgruppen Fellesprosjekt Værnesregionen Prosjektstruktur ehandel i Værnesregionen. Side20

21 Fellesprosjektet i Værnesregionen: - Styringsgruppen kan for eksempel være Arbeidsutvalget. - Prosjektgruppen kan for eksempel være prosjektleder, representant fra Værnesregionen innkjøp, representant fra Værnesregionen lønn/regnskap, representant VARIT, prosjektansvarlig og til tider anbudsnemda. Kommunevise prosjektene: - Styringsgruppen kan for eksempel være rådmannens ledergruppe. - Prosjektgruppen kan for eksempel bestå av representanter fra de ulike etater/sektorer, en fra hver Styringsgruppens ansvar og arbeidsoppgaver Styringsgruppen skal ha følgende oppgaver: Vedta PA i styringsgruppen (fellesprosjekt) Vedta mål og gjennomføringsopplegg for hovedprosjektet Vedta prosjektets organisering og ansvarsdeling Vedta overordnet framdriftsplan med tilhørende leveranser Vedta et informasjonsopplegg for prosjektet Sikre at prosjektet har en framdrift som forutsatt Sikre at prosjektet har nødvendig forankring i egen del av organisasjonen Stille til disposisjon nødvendige ressurser og kompetanse for prosjektet Godkjenne leveransene fra prosjektet Prosjektleder Til å lede prosjektet utnevnes en prosjektleder. Prosjektleder har følgende oppgaver: Rapporterer til styringsgruppen og er sekretær for styringsgruppen Skal koordinere arbeidet i prosjektgruppen Sørge for at prosjektarbeidet blir organisert på en hensiktsmessig måte, inkludert en hensiktsmessig arbeids- og ansvarsfordeling Sørge for at det blir utarbeidet en detaljert prosjektplan for hovedprosjektet Sørge for at det blir utarbeidet et informasjonsopplegg for prosjektet Sørge for at mandatet for prosjektet blir besvart innen de tids- og ressursrammer som er lagt i prosjektplanen for forprosjektet Sørge for at leveransene fra prosjektet har nødvendig kvalitet Sørge for at det er gode samarbeidsforhold i prosjektet Informere styringsgruppen dersom det oppstår problemer med framdriften eller kvaliteten på leveransene Sørge for at det utarbeides risiko- og sårbarhetsvurderinger og at nødvendige tiltak iverksettes Utarbeide dokumentasjon og rapporter Prosjektgruppen Prosjektgruppen vil ha følgende oppgaver: Side21

22 Oppnevnes av styringsgruppen Bistå prosjektleder med å gjennomføre de nødvendige leveransene gitt av styringsgruppen innen de tids- og ressursrammer som er fastlagt Utføre konkrete arbeidsoppgaver etter avtale med prosjektleder Bidra til å forankre prosjektet i egen enhet/egen del av organisasjonen Det er viktig å slå fast at fellesprosjektet har som sin hovedoppgave å legge forholdene til rette og understøtte implementeringen av ehandelsløsningen i den enkelte kommune. Det er i kommunene bestillingene utføres og det er her prosessgevinstene er desidert størst. I full skala drift vil kommunene i tillegg til prosessgevinster få bedre betingelser på produkt/tjenester samt noe lavere lager kostnader. For å sikre nødvendig kvalitet i implementeringsarbeidet fordrer det at prosjektgruppen i fellesprosjektet er sammensatt med riktig kompetanse for de oppgavene som må utføres. Prosjektgruppen anbefales satt sammen slik at det er en klar sammenheng mellom arbeidsområdene og tilhørende kompetanse. Figuren under illustrerer arbeids- og kompetanseområdene i fellesprosjektet. Drift av ehandelsløsning Gevinstrealisering Program og prosjektledelse Kontrakter Systemløsninger og integrasjon Prosjektgruppen fellesprosjekt ehandel kommunene i Værnesregionen Informasjon Innkjøps- og betalingsprosesser Sortimentstyring Leverandøraktivering og utrulling produkter og tjenester Support Opplæring Arbeids- og kompetanseområdene i fellesprosjektet ehandel Andre ressurser Felles prosjektkoordinator i Nord-Trøndelag Fagstøtte fra DIFI Side22

23 Prosjekt Innovativ handling bedre offentlige anskaffelser Styringsgruppe: Navn (prosjektansvarlig) Navn Navn Navn 1-2 representanter for virksomhetene oppnevnt av prosjekteier (Tillitsvalgt!) Prosjektleder: Navn Prosjektgruppen i fellesprosjektet skal bestå av personer som dekker følgende kompetanse: Navn / IT -kompetanse Navn/ Regnskaps- og økonomikompetanse Navn/ Bruker- og innkjøpskompetanse Arbeidsgrupper Det vil bli opprettet arbeidsgrupper etter behov på ulike tidspunkt i prosjektet Prosjektstyring Prosjektleder rapporterer status for prosjektet månedlig til Styringsgruppen. Rapportering omfatter rapportering på: - Fremdrift - Kvalitet - Økonomi - Tekstlige kommentarer 12. INTERESSENTER/MÅLGRUPPER/KOMMUNIKASJON Interessenter Det er mange aktører som vil bli berørt og har interesse for innføring av elektronisk ordre og fakturahåndtering. Dette gjelder både i prosjektfasen og i driftsfasen. I neste fase må interessentene identifiseres og kategoriseres Målgrupper Kategorisering av målgruppe kan være: Tilfredsstille Engasjere Informere Følge opp Interessenter med stor innflytelse, men liten interesse av å bruke. Meget viktig å tilfredsstille Interessenter som både har stor innflytelse og stor interesse av å bruke. Disse er viktig å engasjere i arbeidet og tilfredsstille Interessenter som er interessert, men som har lite innflytelse. Nyttig informasjon bør de holdes informert om. Personer/grupper/virksomheter som man kun skal følge opp. Side23

24 12.3. Kommunikasjon På grunnlag av interessentanalysen må en kommunikasjonsplan etableres. 13. RISIKO/ANBEFALING/KONKLUSJON Profesjonalisering og effektivisering av innkjøps- og betalingsprosessene er utfordrende. Prosessene er tverrgående gjennom hele det kommunale driftsapparatet. Mange personer med ulike roller er involvert. Basert på erfaringer fra flere ehandelsprosjekter i kommuner og statsforvaltning synes de viktigste risikovurderingene å være: Manglende forståelse for kommunens utfordringer innen ehandel Manglende forståelse for at alle innkjøp skal gjennomføres i ehandelssystemet og dermed utfordrer etablerte verdier og holdninger (kulturer) i kommunen Manglende enighet om hvilke tiltak som er nødvendige å iverksette for å videreutvikle ehandel i kommunen Manglende forståelse for behovet for et systematisk og effektivt gjennomføringsopplegg (lavt ambisjonsnivå) Manglende frigjøring av ressurser for å videreutvikle ehandelsområdet Manglende synliggjøring av de faktiske gevinstene av ehandel Manglende erkjennelse av at utvikling av ehandelsområdet vil ta noe tid Prosjektforslaget angir hvordan kommunen samlet og enkeltvis best kan profesjonalisere og effektivisere ehandelsområdet. Den aller største risikoen er faktisk å ikke gjøre noe. På bakgrunn av rammer og forutsetninger gitt i prosjektforslaget, anbefaler vi at prosjektplanlegging iverksettes. Side24

25 Abonnementsavtale for bruk av Ehandelsplattformen Kjøper Versjon-1 1 av 8 Side25

26 Denne abonnementsavtale med vedlegg ( Abonnementsavtalen ) er i dag, inngått mellom: IBX Norge AS, Postboks 348 Skøyen, 0213 Oslo, , ( Operatøren ) og Abonnent, Adresse, Postnummer/Sted, Organisasjonsnummer, ( Abonnenten ) Operatøren og Abonnenten er hver og en også kalt Part, og i fellesskap kalt Partene. Partene har oppnevnt følgende kontaktpersoner: For IBX: For Abonnent: Brikt Grendar brikt.grendar@capgemini.com Oslo, Brikt Grendar Navn Tittel For Operatør For Abonnent Versjon-1 2 av 8 Side26

27 1. DEFINISJONER 1.1 Administrator : Individer eller virksomheter som har ansvar for å administrere tilgang til rammeavtaler samt å etablere og vedlikeholde brukeridentiteter og brukerroller på vegne av en eller flere Abonnenter og/eller Avtaleforvaltere. 1.2 Avtaleforvalter : Enhver som inngår og forvalter rammeavtaler for organer eller selskaper omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 2 eller på vegne av slike virksomheter, og ønsker å gjøre rammeavtalen tilgjengelig på Ehandelsplattformen for en eller flere Abonnenter. 1.3 DIFI : Betyr Direktoratet for forvaltning og IKT. 1.4 "Dokumentasjon": Enhver brukermanual eller annet skriftlig materiale, både i elektronisk og papirbasert format, som inneholder opplysninger angående bruken av de Tjenestene som Operatøren gjør tilgjengelig for brukerne av Tjenestene. 1.5 Elektronisk Katalog : Spesialtilpasset elektronisk varekatalog laget av Selger etter krav fra Kjøper/Operatør. 1.6 "Innhold": Alt materiale og alle data, bearbeidet eller originalt, som Operatøren med grunnlag i denne Abonnementsavtalen benytter i tilknytning til Tjenesten. 1.7 "Kjennetegn": Varemerker og firmanavn, samt tjenestekjennetegn og servicemerker som bl.a. grafisk design, ikoner mv. 1.8 Kjøper : En Abonnent som benytter Ehandelsplattformen for kjøp av Selgerens produkter og/eller tjenester. 1.9 "Programvare": Dataprogrammer som brukes eller tilbys av Operatøren ved leveranse av Tjenester "Selger": En abonnent/leverandør som benytter Ehandelsplattformen for salg av produkter og/eller tjenester til Kjøper "Tjenester": Tjenester som Operatøren eller Operatørens underleverandører tilbyr og som Abonnenten abonnerer på gjennom denne Abonnentsavtalen, nærmere spesifisert i vedlegg 1, eventuelt med senere skriftlige tillegg. 2. ABONNEMENTSTJENESTER 2.1 Bruk av Tjenesten og Dokumentasjon Abonnenten gis tilgang til Tjenesten via en brukerkonto på Ehandelsplattformen. En slik brukerkonto kan administreres av en Administrator. Tjenestene er spesifisert i vedlegg 1. Tjenestene skal tilrettelegge for, og muliggjøre, transaksjoner mellom Kjøpere og Selgere på Ehandelsplattformen. Abonnenten kan benytte Tjenesten for gjennomføring av salg og kjøp av varer og tjenester på de vilkår som fremgår av Abonnementsavtalen. Annen bruk av Tjenesten er ikke tillat. Operatøren skal ikke være part i, være ansvarlig for tap, eller ha noen rettigheter eller forpliktelser i de avtalene som inngås mellom Selger og Kjøper på ved bruk av Tjenestene. Abonnenten har rett til å benytte Dokumentasjonen til å nyttegjøre seg Tjenestene, med de begrensninger som følger av Abonnementsavtalen. Abonnenten kan lage utskrifter og kopiere Dokumentasjonen, men kun til internt bruk. Abonnenten, eller dennes Administrator, har ansvar for å etablere og vedlikeholde Abonnentens brukerkonto på Ehandelsplattformen. Abonnenten kan ikke registrere mer enn én brukerkonto eller registrere én brukerkonto i en annens navn. Brukerkontoen kan kun benyttes av Abonnenten og kan ikke overføres eller overdras til tredjepart. Abonnenten skal ha løpende tilgang fra Operatøren til aggregert statistikk over bruken av Ehandelsplattformen. Slik statistikk skal minimum omfatte oversikt over antall personer hos Abonnenten som benytter Ehandelsplattformen, antall og typer avtaler Abonnenten har lagt inn og bruken av disse avtalene (antall bestillinger, verdi, type produkter og lignende). Det skal også være mulig å få oversikt over leverandører som bruker Ehandelsplattformen mot flere brukere. 2.2 Operatørens ansvar for Tjenestene Operatøren har ansvar for at Tjenestene fungerer i samsvar med de krav som følger av Abonnementsavtalen. Operatøren garanterer ikke at Tjenestene til enhver tid vil fungere uten forstyrrelser eller feil, men at eventuell nedetid for Tjenestene kompenseres for som angitt i vedlegg 2, jf punkt nedenfor. Operatøren har ansvaret for at Innhold og Elektroniske Kataloger Versjon-1 3 av 8 Side27

28 som overføres fra Abonnenten til Kjøpere og/eller Selgere gjennom Ehandelsplattformen kommer frem til angitt(e) mottaker(e) i uendret form og med uendret innhold. Operatøren skal kontinuerlig overvåke Tjenesten for å avdekke feil og mangler. Operatøren plikter å gi Abonnenten opplysninger av forebyggende karakter om eventuelle spesielle forhold knyttet til sin ytelse, som kan være av betydning for å unngå feilsituasjoner, driftsstans og tap for brukerne av Tjenesten. Operatøren har også tilsvarende varslingsplikt når det er fare for at slike situasjoner kan inntreffe. Dersom feil og mangler avdekkes skal Abonnenten uten opphold skriftlig informeres om feilen eller mangelen og hvilke tiltak som er iverksatt for å gjenopprette Tjenesten. Operatøren plikter å avhjelpe feil og mangler innenfor de tidsfrister som angitt i vedlegg 2, og dersom ingen frister er avtalt, innen rimelig tid hensyntatt feilens eller mangelens alvorlighet og konsekvenser for Abonnenten. Dersom Abonnenten mener at Operatøren ikke i tilstrekkelig grad setter i verk nødvendige tiltak for å avhjelpe feilen, og/eller tidsfrister som nevnt ovenfor i dette avsnitt ikke er overholdt skal Operatøren umiddelbart informere om feilsituasjonen til DIFI. Feilsituasjonen skal eskaleres internt hos Operatøren og hos DIFI avhengig av alvorlighetsgrad. 2.3 Teknisk støtte Operatøren skal gi Abonnenten hjelp og veiledning slik at Tjenesten kan utnyttes som avtalt. Den tekniske støtten er nærmere beskrevet i vedlegg Katastrofeberedskap Operatøren plikter å etablere rutiner for håndtering av ekstraordinære hendelser som brann, sabotasje m.v. (katastrofer). Dersom en katastrofe inntreffer skal Operatøren innen de maksimaltider som er angitt i vedlegg 4 kunne etablere ett nytt driftsmiljø som skal oppfylle de kravene til Tjenesten som fremgår av Abonnementsavtalen. Ytterligere krav til Operatørens katastrofeberedskap fremgår av vedlegg Endringer i Tjenestene Installasjon av mindre endringer i Tjenestene skal gjøres kontrollert og endringene skal ha en kvalitet slik at de ikke påvirker driftsstabiliteten. Installasjon av større endringer skal godkjennes av DIFI før de installeres. Operatøren plikter å teste alle endringer i et egnet testmiljø og endringene skal være uten feil før endringene implementeres i Tjenestene. Operatøren plikter innen rimelig tid, og senest innen 5 fem - virkedager fra beslutningen om å foreta en endring, å gi Abonnenten skriftlig melding om endringens innhold og mulige konsekvenser for Partenes rettigheter og plikter etter Abonnementsavtalen. Endringer i Tjenestene skal uansett ikke medføre en urimelig ulempe eller kostnad for Abonnenten. 2.6 Oppdateringer og nye versjoner Abonnenten har rett til automatisk, og uten ekstra kostnad, å få tilgang til nye versjoner og oppdateringer av Tjenestene. 3. RETTIGHETER 3.1 Rettigheter til Programvare og Dokumentasjon Operatøren beholder alle rettigheter til Programvare og Dokumentasjon. Abonnenten kan bare bruke Programvare og Dokumentasjon i den utstrekning det er nødvendig for å benytte Tjenestene som avtalt i Abonnementsavtalen. 3.2 Rettigheter til Innholdet Kjøper beholder alle rettigheter til Innhold som tilhører Kjøper. Selger beholder alle rettigheter til Innhold som tilhører Selger. Operatøren kan bare bruke Innholdet i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle sine forpliktelser i henhold til Abonnementsavtalen. Operatøren skal uten hensyn til punkt 3.2 ha rett til å bruke Innholdet til statistikk- og testformål. Versjon-1 4 av 8 Side28

29 For å kunne presentere Innholdet for Abonnenten via Elektroniske Kataloger, gir Abonnenten Operatøren en ikke-eksklusiv rett til å reprodusere og distribuere Innholdet, og gjøre det tilgjengelig for Kjøpere og Selgere som Abonnenten skriftlig har godkjent. Operatøren gis i denne sammenheng også rett til å endre format, struktur og organisasjon på Innholdet i den hensikt å integrere Innholdet i Elektroniske Kataloger i overensstemmelse med Operatørens tekniske krav og Kjøpernes forretningsbehov. Operatøren har ikke under noen omstendighet rett til å utøve tilbakeholdsrett i Innholdet som er nevnt ovenfor i dette punkt. Operatøren kan ikke kommersielt nyttiggjøre seg Innholdet i noen form, herunder å tilby tredjepart transaksjonshistorikk eller andre statistiske opplysninger basert på Innholdet. 3.3 Markedsføring Operatøren har rett til å oppgi i sin markedsføring at Abonnenten benytter Tjenesten, og kan med skriftlig samtykke fra Abonnenten bruke Abonnentens Kjennetegn i forbindelse med slik markedsføring. Abonnenten har rett til å oppgi i sin markedsføring at Abonnenten benytter Tjenesten, og kan med skriftlig samtykke fra Operatøren bruke Operatørens Kjennetegn i forbindelse med slik markedsføring. 3.4 Fjerning av Innhold Operatøren har rett til å fjerne Innhold som Abonnenten legger ut på Ehandelsplattformen dersom det foreligger en klar risiko for at Innholdet eller visningen av Innholdet er i strid med tredjemanns rettigheter eller norsk lov. Abonnenten skal så langt som det er praktisk mulig varsles og få anledning til å uttale seg før Operatøren iverksetter fjerning av Innhold etter denne bestemmelsen. I varselet skal Operatøren begrunne hvorfor vilkårene for fjerning av Innhold anses å være oppfylt. 4. VEDERLAG OG BETALING 4.1 Vederlag For bruken av Tjenesten skal Abonnenten betale vederlag som angitt i vedlegg 5. Vederlaget er fast i avtaleperioden. Operatøren har rett til å registrere all informasjonen som er nødvendig for å kunne beregne vederlagets størrelse, deriblant opplysninger om den totale verdien av de transaksjonene som er foretatt på Ehandelsplattformen. Operatøren har i avtaleperioden rett til å føre et register over og lagre slik informasjon. Operatøren skal sørge for at Operatørens pris til enhver tid er minst like gunstig for Abonnenten som sammenlignbare tjenester Abonnenten normalt kan oppnå hos Operatøren eller andre sammenlignbare tjenesteytere. Prisene kan, etter godkjennelse av DIFI, økes som følge av relevante dokumenterbare endringer i Operatørens valutakostnader. Fører slike endringer til lavere priser skal dette automatisk komme Abonnentene til gode. Prisene kan endres som følge av relevante endringer i skatter og avgifter pålagt Tjenesten. Operatøren plikter å refundere Abonnenten eventuelle reduserte skatter og avgifter straks det er mulig å beregne størrelsen på refusjonen. Operatøren skal to ganger årlig dokumentere overfor DIFI at Operatøren og Operatørens underleverandører har priser som overholder bestemmelsen i punkt 4.1. Operatøren kan lagre en transaksjonslogg med alle transaksjoner sluttet mellom Kjøper og Selger på Ehandelsplattformen, men kun så lenge Abonnementsavtalen er i kraft. Operatøren har rett til å registrere, lagre og sammenstille den informasjon som er nødvendig for å beregne vederlagets størrelse. 4.2 Betaling Abonnenten plikter å betale innen 30 dager etter Abonnentens mottak av faktura. Faktura og bilag til faktura skal inneholde de opplysninger som følger av vedlegg 5. All dokumentasjon skal være tilgjengelig hos Operatøren i minst 5 fem - år regnet fra fakturadato. Det er en forutsetning for rettidig oppgjør av faktura at korrekt faktura er mottatt av Abonnenten, og at Operatørens forpliktelser i henhold til Abonnementsavtalen er oppfylt. Versjon-1 5 av 8 Side29

30 Reise- og diettutgifter dekkes i henhold til statens regulativ. Ved forsinket betaling skal Abonnenten betale den til enhver tid gjeldende forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. Dersom Abonnenten i konkrete tilfeller har betalt for mye i vederlag til Operatøren, skal Operatøren omgående, og uten å avvente påkrav fra Abonnenten, refundere Abonnenten det beløp som Kunden feilaktig har betalt for mye. 5. TAUSHETSPLIKT Informasjon som Partene blir kjent med i forbindelse med inngåelse og gjennomføringen av Abonnementsavtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen Part. Ethvert passord eller liknende skal behandles konfidensielt. Hvis Abonnenten er en offentlig virksomhet, er taushetsplikten etter denne bestemmelsen ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering. Partene skal ta nødvendig forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder Partenes ansatte, underleverandører eller tredjeparter som handler på Partens vegne i forbindelse med inngåelse og gjennomføring av Abonnementsavtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for å gjennomføre Abonnementsavtalen, forutsatt at disse pålegges en tilsvarende taushetsplikt som etter dette punkt 5. Taushetsplikten gjelder også etter at Abonnementsavtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av Partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. 6. INFORMASJONSSIKKERHET Operatøren plikter å ha, iverksette og opprettholde sikkerhetstiltak som på en betryggende måte sikrer Innholdet i overensstemmelse med gjeldende lover og forskrifter og alminnelig anerkjente standarder for informasjonssikkerhet. Kravene til sikkerhet er nærmere regulert i vedlegg MISLIGHOLD 7.1 Operatørens mislighold Hva regnes som mislighold Det foreligger mislighold fra Operatørens side dersom Tjenestene ikke dekker de formål, krav og spesifikasjoner som følger av Abonnementsavtalen. Det foreligger også mislighold dersom Operatøren ikke oppfyller sine øvrige plikter etter Abonnementsavtalen Rett til prisavslag Tjenestene skal være tilgjengelige som angitt i vedlegg 2. Dersom Tjenestene ikke tilfredsstiller kravene i vedlegg 2, har Abonnenten krav på et prisavslag som angitt i vedlegg 2. Abonnenten har ikke rett til prisavslag dersom Tjenestene er utilgjengelig grunnet utilgjengelig Internett og andre nettverksfunksjoner som ligger utenfor Operatørens kontroll Erstatning Abonnenten kan kreve erstatning for alle dokumenterte direkte tap Abonnenten lider som følge av Operatørens mislighold. Erstatningsansvaret er begrenset oppad til tilknytningskostnaden pluss 24 måneders vederlag for bruk av Tjenesten. Operatøren skal ikke være ansvarlig for indirekte tap, herunder men ikke begrenset til tap av omsetning, fortjeneste, investeringer, data, bruk eller tap av oppsparte midler som skyldes bruk eller manglende mulighet for bruk av Tjenestene. Versjon-1 6 av 8 Side30

31 Skyldes misligholdet grov uaktsomhet eller forsett fra Operatørens side eller noen han svarer for kan Abonnenten kreve erstattet direkte tap og indirekte tap uten begrensning i erstatningens størrelse. Erstatning kommer i tillegg til eventuelle prisavslag Tilbakehold av betaling Ved mislighold kan Abonnenten holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Abonnentens krav som følge av misligholdet Heving Dersom det foreligger vesentlig mislighold kan Abonnenten etter å ha gitt Operatøren skriftlig varsel og en rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve hele eller deler av Abonnementsavtalen med øyeblikkelig virkning, eller en tidsfestet fremtidig virkning. Fram til virkningstidspunktet for heving gjelder bestemmelsene i Abonnementsavtalen. 7.2 Abonnentens mislighold Hva regnes som mislighold Det foreligger mislighold fra Abonnentens side hvis Abonnenten ikke oppfyller sine plikter etter Abonnementsavtalen Begrensning i Operatørens tilbakeholdsrett Operatøren kan ikke holde tilbake sine ytelser som følge av Abonnentens mislighold med mindre misligholdet er vesentlig, og Abonnenten skriftlig har erkjent misligholdet eller misligholdet er fastslått gjennom rettskraftig dom Erstatning Operatøren kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til Abonnentens mislighold, med mindre Abonnenten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Abonnenten. Abonnenten skal ikke være ansvarlig for indirekte tap, herunder men ikke begrenset til tap av omsetning, fortjeneste, investeringer, data, bruk eller tap av oppsparte midler Heving Ved betalingsmislighold kan Operatøren heve Abonnentsavtalen dersom Abonnenten ikke har gjort opp forfalt vederlag innen 60 seksti kalenderdager etter at Abonnenten har mottatt skriftlig varsel fra Operatøren. 8. SKADESLØSHOLDELSE 8.1 Operatørens ansvar Operatøren skal holde Abonnenten skadesløs fra ethvert krav tredjepart fremsetter mot Abonnenten for brudd på immaterielle rettigheter i forbindelse med bruk Tjenestene, Operatørens Kjennetegn eller andre forhold som kan tilskrives Operatøren. 8.2 Abonnentens ansvar Abonnenten skal holde Operatøren skadesløs fra ethvert krav tredjepart fremsetter mot Operatøren for brudd på immaterielle rettigheter i forbindelse med bruk av Innholdet, bruk av Abonnentens Kjennetegn eller andre forhold som kan tilskrives Abonnenten. 8.3 Unntak fra ansvar En Part er ikke ansvarlig etter punkt 8.1 eller 8.2 dersom den kravet retter seg mot ikke har gjort rimelige tiltak for å begrense tapet, og ikke gitt den andre Parten skriftlig melding om at kravet er fremmet innen rimelig tid. Versjon-1 7 av 8 Side31

32 9. VARIGHET OG OPPSIGELSE Abonnementsavtalen trer i kraft den dato den er undertegnet av Partene, og løper til den sies opp av Abonnenten eller heves av en av Partene. Abonnenten kan si opp Abonnementsavtalen med 30 tretti dagers skriftlig varsel til Operatøren. Ved avslutning av Abonnementsavtalen, uansett årsak, skal: (i) Operatøren skriftlig bekrefte at Innholdet er levert tilbake til Abonnenten og eventuelle kopier destruert i samsvar med Abonnentens instruksjoner. (ii) Partene slutte å benytte informasjon som er taushetsbelagt etter Abonnementsavtalen punkt 5. (iii) Partene innen 10 ti kalenderdager skriftlig bekrefte at alle kopier, utdrag og avledninger av taushetsbelagt etter Abonnementsavtalen punkt 5 enten er levert tilbake til den andre Parten eller destruert i samsvar med den andre Partens instruksjoner. 10. OVERDRAGELSE Partene kan ikke helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter Abonnementsavtalen, uten den andre Parts forhåndssamtykke. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. 11. FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor Partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle forpliktelser etter Abonnementsavtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal den andre Parten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede Parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen Parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. En Part kan i force majeure-situasjoner bare heve avtalen med den rammede Parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare mer en 90 nitti kalenderdager regnet fra det tidspunktet situasjonen inntrer. 12. ENDRINGER OG TILLEGG TIL ABONNEMENTSAVTALEN Endringer av og tillegg til Abonnementsavtalen skal være utformet skriftlig og undertegnet av Partene. 13. TVISTELØSNING Partenes rettigheter og plikter etter denne Abonnementsavtalen reguleres i sin helhet av norsk rett. Dersom det oppstår tvist mellom Partene om tolkningen eller rettsvirkningene av Abonnementsavtalen, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Dersom tvisten ikke løses ved forhandlinger kan hver av Partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning for norske domstoler. Abonnentens forretningsadresse er rett verneting. Versjon-1 8 av 8 Side32

33 Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Kjøper Versjon-1 1 av 5 Side33

34 Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Innholdsfortegnelse 1 Generelt Funksjonalitet i Ehandelsplattformen Tjenestenivå Transaksjonstjenester (IBX Connect) Katalogtjenester (IBX Content Workbench) Rapporter Tjenestenivå Transaksjonstjenester (IBX Connect) Katalogtjenester (IBX Content Workbench) Webshop (IBX eorder) Søkemotor (IBX Search Engine) Rapporter Enkle forespørsler en-til-en (IBX erequest) Selgerregister Åpen Markedsplass (IBX Open Marketplace) Ekstra tjenester Språk Dokumentasjon IBX Support... 5 Versjon-1 2 av 5 Side34

35 Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene 1 Generelt Dette vedlegget beskriver de tjenester som Abonnenten abonnerer på. Denne abonnementsavtalen omfatter: Tjenestenivå 1 Tjenestenivå 2 Den nye Ehandelsplattformen årlig Nei Ja Ekstra tjenester Nei Ja Forklaring til tabellen: I tabellen fylles aktuell kolonne ut for valgt tjenestenivå 1 eller 2 med ja/nei i respektive kolonne. Om det avropes ekstra betalbare tjenester utover tjenestenivå 1 eller 2 i henhold til spesifikasjonen i Vedlegg 5, Vederlag og betalingsbestemmelser, skal dette angis her. 2 Funksjonalitet i Ehandelsplattformen Under Ehandelsplattformen tilbys to nivåer av tjenester. De to nivåene er omtalt i avsnittene under. 2.1 Tjenestenivå 1 Tjenesten omfatter følgende hovedfunksjonalitet: Transaksjonstjenester (IBX Connect) Formidling av ordredokumenter fra Kjøpers innkjøpsløsning i format støttet av Ehandelsplattformen til Selger gjennom IBX Connect. Ordre leveres enten via e-post, til Selgerportal i Ehandelsplattformen eller til Selgerens ordresystem om dette er integrert med Ehandelsplattformen. Formidling av ordresvar tilbake fra Selger til Kjøpers sluttbrukerapplikasjon. For at IBX skal kunne formidle ordre og ordresvar må Sluttbrukerapplikasjoner og andre innkjøpsløsninger være oppsatt og integrert mot IBX Connect pr. Kjøper. Dette har en separat pris spesifisert i Vedlegg 5, Vederlag og betalingsbestemmelser Katalogtjenester (IBX Content Workbench) Opplasting av katalog i Ehandelsplattformens format fra Selger til katalogverktøy IBX Content Workbench. IBX validerer katalog teknisk før denne lastes videre for godkjenning av avtaleansvarlig hos Kjøper i annet katalogverktøy. Formidling av statusmeldinger via e-post til Kjøper om katalogens status. Versjon-1 3 av 5 Side35

36 Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Rapporter Ehandelsplattformen leverer et sett med forhåndsdefinerte rapporter på månedlig basis som blant annet vil gi oversikt over ordrevolum. 2.2 Tjenestenivå 2 Tjenesten omfatter følgende hovedfunksjonalitet: Transaksjonstjenester (IBX Connect) Formidling av ordredokumenter fra Kjøpers innkjøpsapplikasjon i format støttet av Ehandelsplattformen til Selger gjennom IBX Connect. Ordre leveres enten via e-post, til Selgerportal i Ehandelsplattformen eller til Selgerens ordresystem om dette er integrert med Ehandelsplattformen. Formidling av ordresvar tilbake fra Selger til Kjøpers sluttbrukerapplikasjon. For at IBX skal kunne formidle ordre og ordresvar må Sluttbrukerapplikasjoner og andre innkjøpsløsninger være oppsatt og integrert mot IBX Connect pr. Kjøper. Dette har en separat pris spesifisert i Vedlegg 5, Vederlag og betalingsbestemmelser Katalogtjenester (IBX Content Workbench) Opplasting av katalog i Ehandelsplattformens format fra Selger til katalogverktøy IBX Content Workbench. IBX validerer katalog før denne gjøres tilgjengelig for godkjenning av avtaleansvarlig hos Kjøper i IBX Content Workbench. Formidling av statusmeldinger via e- post til Kjøper om katalogens status. Mulighet for kontroll av pris- og sortiment utvikling i katalogen gjennom presentasjon av avviksrapport i Excel format fra IBX Catalogue Workbench. Mulighet for å legge til Kjøper spesifikk informasjon i katalogen via ned/opp lasting av enrichment report i Excel format Webshop (IBX eorder) Løsningen inneholder funksjonalitet for å søke opp produkter og tjenester, legge de i handlekurv, sjekke dette ut som ordre, samt sende til godkjenner for godkjenning via e-post. I løsningen er det også mulighet å ta i mot ordresvar og gjøre varemottak. Webshop bygger på og forutsetter bruk av IBX Search Engine Søkemotor (IBX Search Engine) Avansert søkemotor for søk etter produkt eller tjeneste. Støtter forskjellige avropsmetoder som: Katalog Katalog med e-formular Punch-out Fritekst eller Enkle prisforespørsler Versjon-1 4 av 5 Side36

37 Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Søkemotoren støtter utsjekk av handlekurv til Sluttbrukerapplikasjoner og andre innkjøpsløsninger Rapporter Ehandelsplattformen leverer et sett med forhåndsdefinerte rapporter på månedlig basis som blant annet vil gi oversikt over ordrevolum Enkle forespørsler en-til-en (IBX erequest) Løsningen for enkle forespørsler en-til-en (IBX erequest), er tilgjengelig via Webshop, Sluttbrukerapplikasjoner eller andre innkjøpsapplikasjoner gjennom en OCI integrasjon. Gjennom IBX erequest kan kjøpende virksomheter kjøre en dialog med en kvalifisert Selger og når dialogen/forespørselen er ferdig og en har en enighet om produkt/tjeneste og pris, kan dette overføres som en handlekurv direkte til Webshop, Sluttbrukerapplikasjon eller en annen innkjøpsløsning Selgerregister Seller Repository er et søkbart register over forskjellige kategorier Selgere med blant annet kommersielle betingelser for handel med Selgerne Åpen Markedsplass (IBX Open Marketplace) Åpen markedsplass er en nettbasert løsning hvor Kjøpere har tilgang til Selgere med listepriser. IBX Open Marketplace er tilgjengelig via Webshop, Sluttbrukerapplikasjoner eller andre innkjøpsløsninger gjennom en OCI integrasjon. Åpen Markedsplass kan inneholde både produkter og tjenester. Selgerne er tilgjengelige med katalog eller knyttet til funksjonalitet for enkle forespørsler en-til-en. 3 Ekstra tjenester Ekstra betalbare tjenester avropes i henhold til spesifikasjoner og priser i Vedlegg 5, Vederlag og betingelser. 4 Språk Alle tjenester tilgjengelige under tjenestenivå 1 eller 2, er tilgjengelige med norsk brukergrensesnitt. 5 Dokumentasjon Det er elektronisk tilgjengelig brukerveiledning for alle tjenestene under nivå 1 og 2. 6 IBX Support Tjenesten dekker 2. linje teknisk support Single Point of Contact (SPOC). Versjon-1 5 av 5 Side37

38 Vedlegg 2 SLA krav Vedlegg 2 SLA krav Versjon-1 1 av 4 Side38

39 Vedlegg 2 SLA krav Innholdsfortegnelse 1 Generelt Beskrivelse av tjenestenivå Avviksrapportering... 4 Versjon-1 2 av 4 Side39

40 Vedlegg 2 SLA krav 1 Generelt Dette vedlegget beskriver de krav som stilles til den tjeneste som skal leveres. 2 Beskrivelse av tjenestenivå Operatøren måler kontinuerlig tjenestens tilgjengelighet, responstider, gjennomløpstider og registrerer alle avvik fra forventet tjenestenivå basert på simuleringer. Dette innebærer at det kan være avvik mellom det tjenestenivå den enkelte bruker opplever og hva som blir registrert i de offisielle målingene. Måling og de angitte krav er avgrenset til Ehandelsplattformens transaksjonsprosess. Kjøpers og Selgers egne innkjøps eller mottakssystemer faller ikke inn under denne avtalen. Feil i Kjøpers eller Selgers systemer må overvåkes og utbedres av Partene selv. I tiden mellom klokken 0700 og 2000 på alle virkedager, er følgende tjenestenivå garantert: Tilgjengelighet: 99 %. Web-shop: Login skal normalt være 3 sekunder og hvis den overstiger 10 sekunder er det å anse som nedetid inntil responstiden igjen er under 10 sekunder. Katalogverktøy: Dersom påloggingstiden overstiger 10 sekunder er det å anse som nedetid inntil responstiden igjen er under 10 sekunder. Enkel RFx: Dersom påloggingstiden overstiger 10 sekunder er det å anse som nedetid inntil responstiden igjen er under 10 sekunder. Katalogsøk: Dersom svartiden på et katalogsøk overstiger 10 sekunder er det å anse som nedetid inntil responstiden igjen er under 10 sekunder. Transaksjonsbehandling: Dersom Ehandelsplattformen bruker mer enn 60 minutter på å videresende en melding, er tjenesten å anse som ikke tilgjengelig. Dersom Operatøren ikke tilfredsstiller garantert tjenestenivå, gjelder følgende kompensasjoner. Tilgjengelighet % 5 % kompensasjon pr prosentpoeng under garantert tilgjengelighet (0 20 % i kompensasjon) % 15 % kompensasjon pr prosentpoeng under garantert tilgjengelighet (20 95 % i kompensasjon) Under 90 % 100 % i kompensasjon En eventuell kompensasjon blir beregnet av oppnådde resultat i løpet av en kalendermåned og kompenseres automatisk en gang i kalenderåret, normalt i desember. Versjon-1 3 av 4 Side40

41 Vedlegg 2 SLA krav Avvik målt innenfor planlagt nedetid, kompenseres ikke. For planlagt nedetid gjelder følgende vilkår: Stor service: Max 4 ganger i året. Varsles henholdsvis 2 måneder, 2 uker og 1 uke før nedetid. Vil kunne pågå mellom lørdag klokken 0500 og søndag Liten service: Max 26 ganger i året. Vil foregå annenhver torsdag etter klokken 2000 ved behov. 3 Avviksrapportering Operatøren rapporterer månedlig til DIFI sitt tjenestenivå basert på simulering. Dersom målt tjenestenivå avviker fra garantert tjenestenivå, vil alle Abonnentene bli kompensert i henhold til kompensasjonsmodell. En eventuell kompensasjon vil bli presisert i påfølgende faktura. Dersom den enkelte bruker oppdager vesentlige avvik mellom garantert/fakturert tjenestenivå og opplevd tjenestenivå, bes dette rapportert til Abonnentens kontaktperson/administrator. Følgende forhold er eksempler på årsaker som kan gi en annen brukeropplevelse enn det garanterte tjenestenivået til Operatøren: a. Tilgjengelighet og tilgang på ekstern internettlinje hos sluttbrukeren b. Tilgjengelighet og hastighet på internt nett hos sluttbrukeren c. Hastighet på PC hos sluttbrukeren Dersom dette avviket ikke skyldes systemproblemer hos Abonnenten, oppfordres Abonnenten å sende en feilmelding til DIFI og Operatøren sammen med en beskrivelse av avviket og feilsøking som er blitt gjort. Versjon-1 4 av 4 Side41

42 Vedlegg 3 Teknisk støtte Vedlegg 3 Teknisk støtte Versjon-1 1 av 6 Side42

43 Vedlegg 3 Teknisk støtte Innholdsfortegnelse 1 Operatørens tekniske support Single Point of Contact (SPOC) Henvendelser til Operatørens tekniske support Prioritering av henvendelser Kontaktdata... 6 Versjon-1 2 av 6 Side43

44 Vedlegg 3 Teknisk støtte 1 Operatørens tekniske support Single Point of Contact (SPOC) Operatøren har sitt kundesenter lokalisert i Stockholm, Sverige. Kundesenteret er bemannet med ca 25 personer. Disse er i tillegg støttet av ca 70 spesialister i forskjellige løsningsgrupper. Primærfunksjonen for Operatørens tekniske support er: Single Point of Contact, SPOC, for alle operasjonelle spørsmål Incident lifecycle management følge opp rapporterte hendelser og kommunisere løsning o Definere prioriteringer av hendelser Kommunikasjon - holde kunder oppdaterte om henvendelser Single Point of Contact - SPOC innebærer at Abonnenten utpeker en person/superbruker, gruppe eller avdeling som henvender seg til Operatørens tekniske support. Abonnentens SPOC rapporterer hendelser til Operatøren og mottar rapporter tilbake om sakens framløp. Fra Operatørens side følges saken til den har fått en løsning. Ved henvendelse til Operatørens tekniske support skal følgende oppgis: Basis detaljer: o Abonnentens navn, person navn, telefonnummer, epostadresse, login id på system berørt og lignende Tjeneste detaljer: o Navn på løsning som er berørt, beskrivelse av forventet tjeneste og tidspunkt for hendelse Hendelses detaljer: o Beskrivelse av feilforløp, evt. dokumentert med kopi av skjermbilder/feilmeldinger Norske Abonnenter vil støttes på norsk språk. Åpningstidene på kundesenteret er: 08:00 17:00. Versjon-1 3 av 6 Side44

45 Viktighet Vedlegg 3 Teknisk støtte 1.1 Henvendelser til Operatørens tekniske support Alle henvendelser til Operatørens tekniske support følger en forhåndsdefinert prosess som beskrevet i figuren under. IBX overvåkningssystem IBX teknisk support Abonnent superbruker 1. Registrering Saksnummer sendt tilbake til kunde 2. Klassifisering 3. Oppdrag Oppdatering med prioritering Prosedyre tjeneste forespørsel Ja Tjeneste forespørsel? Nei Henvendelser som er godkjent definert tjeneste og som har egne SLA-mål 4. Undersøkelse 5. Diagnose 6. Beslutning og utbedring Forespørsel for utfyllende informasjon Oppdatering for utbedringen eller Work around 7. Forespørsel lukket Oppdatering for lukking av forespørsel 1.2 Prioritering av henvendelser Definisjon hendelse versus tjeneste: Hendelse: Enhver hendelse som ikke er en del av standard operasjon til en applikasjon og som forårsaker avbrudd/forstyrrelse eller reduksjon i kvaliteten på servicen. Tjeneste: Kommunikasjon fra Kjøpere og Selgere for å løse en oppgave som ikke er relatert til en feil i IT infrastruktur. Påvirkning Høy Middels Lav Høy Middels Lav Prioritet for ordre & endringsordre: Tabellen over beskriver hvordan henvendelser prioriteres ut i fra to dimensjoner: Versjon-1 4 av 6 Side45

46 Vedlegg 3 Teknisk støtte Påvirkning, f. eks antall brukere eller forretningsprosesser Viktighet i forhold til akseptabel forsinkelse for Abonnent eller forretningsprosess Prioritet 1 Totalt utilgjengelige tjenester. Systemet er utilgjengelig. En hendelse som tilfredsstiller følgende kriterier: - Forhindrer full bruk av applikasjonen og berører et stort antall av brukere Prioritet 2 Redusert eller avbrutt tjeneste som materielt påvirker Abonnenten. Workarounds kan eksistere. En hendelse som tilfredsstiller følgende kriterier: - Forhindrer effektiv bruk av en eller annen tjeneste og berører et stort antall brukere - Skaper forstyrrelser for alle brukere av en tjeneste eller løsning Prioritet 3 Redusert eller avbrutt tjeneste, men bruk av generell løsning/tjeneste kan fortsette. Løsning krever vanligvis ikke utvikling, men som oftest trengs spesiell ekspertise for løsning. Kjente feil som kanskje har workarounds. En hendelse som tilfredsstiller følgende kriterier: - Forhindrer full bruk av noen av de støttede tjenester på personnivå - Skaper forstyrrelser for mange brukere av en tjeneste eller løsning Prioritet 4 Vanlig hendelse, relatert til kjente feil og har kanskje eksisterende workarounds. En hendelse som tilfredsstiller følgende kriterier: - Skaper forstyrrelser for noen brukere av en tjeneste eller løsning Prioritet 5 Hendelse som vanligvis er av kosmetisk karakter, eller vil ikke ha noen påvirkning på system tilgjenglighet eller basis funksjonalitet. En hendelse som tilfredsstiller følgende kriterier: - Kjente feil og workarounds som tillater bruk av tjeneste eller løsning på et nivå som er tilnærmet normal service. Versjon-1 5 av 6 Side46

47 Vedlegg 3 Teknisk støtte Tabellen under beskriver responstider ved henvendelser til Operatørens tekniske support, samt målsetninger for når problemet skal være løst. Prioritet Responstid Målsetning for løsning 1 2 timer 2 2 arbeidsdager 3 1 time 7 arbeidsdager 4 20 arbeidsdager 5 Planlagt release 2 Kontaktdata Operatørens kundesenter kan nås enten via epost; support@ibxplatform.com eller på gratis telefon: Operatøren har websider som også gir brukere driftsrelatert informasjon: Versjon-1 6 av 6 Side47

48 Vedlegg 4 Katastrofeberedskap Vedlegg 4 Katastrofeberedskap Versjon-1 1 av 4 Kjøper Side48

49 Vedlegg 4 Katastrofeberedskap Innholdsfortegnelse 1 Innledning Preventive tiltak Gjenoppretting... 3 Versjon-1 2 av 4 Kjøper Side49

50 Vedlegg 4 Katastrofeberedskap 1 Innledning Operatøren har utarbeidet beredskaps- og katastrofeplaner for driften av Ehandelsplattformen. Disse planene er dokumentert og godkjent av DIFI. Operatøren gjennomfører beredskapsøvelse hvert år og katastrofeøvelse annethvert år, med tilhørende evalueringer, kvalitetssikring og forbedringer i henhold til Driftsspesifikasjonen avtalt med DIFI. 2 Preventive tiltak For å minimere risikoen ved en eventuell katastrofe benytter Operatøren en del preventive tiltak. Blant annet kan nevnes: Adgangskontroll Brannsikring Kjølesystemer Redundante systemer Backupløsninger Sikker lagring av backupmedia 3 Gjenoppretting Dersom en katastrofe inntreffer skal Operatøren innen 48 timer kunne etablere ett nytt driftsmiljø som skal oppfylle de kravene til Tjenesten som fremgår av Abonnementsavtalen. Daglig backup skal sikre at data ikke eldre enn 24 timer skal kunne gå tapt. Versjon-1 3 av 4 Kjøper Side50

51 Vedlegg 4 Katastrofeberedskap Versjon-1 4 av 4 Kjøper Side51

52 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kjøper Versjon-1 1 av 11 Kjøper Side52

53 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Innholdsfortegnelse 1 Generelt Funksjonalitet i Ehandelsplattformen Tjenestenivå Transaksjonstjenester (IBX Connect) Katalogtjenester (IBX Content Workbench) Rapporter Tjenestenivå Transaksjonstjenester (IBX Connect) Katalogtjenester (IBX Content Workbench) Webshop (IBX eorder) Søkemotor (IBX Search Engine) Rapporter Enkle forespørsler en-til-en (IBX erequest) Selgerregister Åpen Markedsplass (IBX Open Marketplace) Ekstra tjenester Språk Dokumentasjon IBX Support Generelt Beskrivelse av tjenestenivå Avviksrapportering Operatørens tekniske support Single Point of Contact (SPOC) Henvendelser til Operatørens tekniske support Prioritering av henvendelser Kontaktdata Innledning Preventive tiltak Gjenoppretting Generelt Definisjoner Beregningsgrunnlag Beregningsgrunnlag, virksomheter som fører regnskap etter Regnskapsloven Beregningsgrunnlag, virksomheter som benytter kontantprinsippet og fører KOSTRA-arter Beregningsgrunnlag, virksomheter som benytter kontantprinsippet og fører regnskap etter statens kontoplan Størrelse på Abonnent Liten virksomhet Mellomstor virksomhet Stor virksomhet... 5 Versjon-1 2 av 11 Kjøper Side53

54 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser 2.3 Tjenestenivåer Tjenestenivå Tjenestenivå Priser Tilknytningsavgifter Årlige abonnementsavgifter Betalbare tilleggstjenester Generelle konsulenttjenester Rabatter Priser for Kjøper Betalingsbestemmelser Dato for oppstart av abonnementet Faktureringsbestemmelser Generelt Rutiner for bytte av passord Konfidensialitet... 3 Versjon-1 3 av 11 Kjøper Side54

55 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser 1 Generelt Dette vedlegget beskriver vederlag og betingelser i forbindelse med abonnement av tjenester på Ehandelsplattformen. Operatøren vil basere prisene for den enkelte Abonnent på en andel av adresserbare kostnader/utgifter den enkelte offentlige virksomhet/kjøper har til innkjøp, kalt beregningsgrunnlag. Beregningsgrunnlaget vil være en sentral faktor i å kalkulere tilknytningsavgifter og abonnementskostnader. Denne modellen er valgt av følgende grunner: En felles modell for kalkulering av beregningsgrunnlag for alle Kjøpere Alle data nødvendige for beregningene er tilgjengelige i Statistisk Sentralbyrås infobank, eller i andre offentlige tilgjengelige kilder, f. eks. Brønnøysundregistrene Operatøren kalkulerer beregningsgrunnlaget basert på offentlig tilgjengelig informasjon 2 Definisjoner Definisjoner av beregningsgrunnlag utformet på bakgrunn av tilgjengelig informasjon. Det kan være detaljer i det som presenteres her som ikke fullt ut reflekterer alle offentlige foretak. I den grad det er tilfellet, vil førende prinsipp være at sum driftskostnad/sum driftsutgift gjelder for fremhenting av beregningsgrunnlaget, og at det er disse størrelser som skal fremhentes. 2.1 Beregningsgrunnlag Beregningsgrunnlag, virksomheter som fører regnskap etter Regnskapsloven For virksomheter som fører regnskap etter Regnskapsloven og benytter norsk standard kontoplan, så vil posten sum driftskostnader være grunnlaget for å hente frem Beregningsgrunnlaget = Sum Driftskostnader * 0,25. Dette vil f. eks. gjelde for statlig eide foretak og offentlige helseforetak Beregningsgrunnlag, virksomheter som benytter kontantprinsippet og fører KOSTRA-arter For virksomheter som benytter kontantprinsippet og fører KOSTRA-arter, så vil posten sum driftskostnader være grunnlaget for å hente frem Beregningsgrunnlaget = Sum Driftskostnader * 0,25. Versjon-1 4 av 11 Kjøper Side55

56 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kommuner og fylkeskommuner fører regnskap etter kontantprinsippet og har KOSTRA-arter Beregningsgrunnlag, virksomheter som benytter kontantprinsippet og fører regnskap etter statens kontoplan For virksomheter som benytter kontantprinsippet og fører regnskap etter statens kontoplan så vil også sum driftsutgifter benyttes. Sum driftsutgifter er definert til å være: Sum driftsutgifter = summen av postene: Post 01 Driftsutgifter Post 21, 22 og 23 - Spesielle driftsutgifter Post 24 Underpost 02 - Driftsutgifter Post 25 Driftsutgifter Post Nybygg og anlegg Igjen så er Beregningsgrunnlaget = Sum Driftskostnader * 0,25. Ordinære forvaltningsorganer (etater, tilsyn, etc.), høyskoler og alle departementer fører etter kontantprinsippet og benytter statens kontoplan. 2.2 Størrelse på Abonnent Nivået på tilknytningsavgifter og abonnementsutgifter for Ehandelsplattformen er videre bestemt ut i fra de offentlige virksomhetenes størrelse etter følgende definisjon: Liten virksomhet Liten offentlig virksomhet har beregningsgrunnlag mindre enn kr , Mellomstor virksomhet Mellomstor offentlig virksomhet har beregningsgrunnlag større enn eller lik kr ,- og mindre enn kr , Stor virksomhet Stor offentlig virksomhet har beregningsgrunnlag større enn eller lik kr ,-. Versjon-1 5 av 11 Kjøper Side56

57 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser 2.3 Tjenestenivåer Tjenestenivå 1 Tjenestenivå 1 på Ehandelsplattformen er laveste tjenestenivå. Dette tjenestenivået er kun egnet for virksomheter med egne katalogverktøy installert. Tjenestenivået over Ehandelsplattformen dekker: Transaksjonstjenester Teknisk validering av varekataloger, og opplasting til virksomhetens eget katalogverktøy KPI rapporter, f. eks ordrestatistikk 2. linje teknisk support, ref. Vedlegg Tjenestenivå 2 Tjenestenivå 2 er full service tjenestenivå over Ehandelsplattformen. Tjenestenivået dekker: Transaksjonstjenester Katalogverktøy, etablering av masterkatalog og katalog statistikk Webshop Søkemotor eller eksport av varekatalog til SBA eller lokalt innkjøpssystem KPI rapporter, f. eks ordrestatistikk Enkelt forespørselsverktøy en-til-en Selger/Leverandørregister Åpen markedsplass Elektronisk dokumentasjon Norsk språk 2. linje teknisk support, ref. Vedlegg 3 3 Priser 3.1 Tilknytningsavgifter For å starte opp et abonnement på Ehandelsplattformen, kreves følgende tilknytningsavgift av Operatøren: Liten virksomhet Mellomstor virksomhet Stor virksomhet Tjenestenivå 1 Kr ,- Kr ,- Kr ,- Tjenestenivå 2 Kr ,- Kr ,- Kr ,- Tilknytningsavgiften for tjenestenivå 1 inkluderer: Prosjektledelse, IBX aktiviteter o Forberedelse og konfigurering av Ehandelsplattformen Transaksjonsserver (IBX Connect) Katalogtjenester (IBX Content workbench og katalog opplasting) Dokumentasjon av tjenester Etablering av KPI rapporter Versjon-1 6 av 11 Kjøper Side57

58 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser o Overføring av prosjekt til produksjon Tilknytningsavgiften for tjenestenivå 2 inkluderer: Prosjektledelse, IBX aktiviteter o Forberedelse og konfigurering av Ehandelsplattformen Transaksjonsserver (IBX Connect) Katalogtjenester (IBX Content workbench og etablering av masterkatalog (baseline) Søkemotor (IBX Search Engine) Webshop (IBX eorder) Enkelt forespørselsverktøy en-til-en (IBX erequest) Selger/Leverandørregister Dokumentasjon av tjenester Etablering av KPI rapporter o En halvdags opplæring pr. løsning, maks. 8 deltakere pr sesjon IBX Content workbench IBX Webshop IBX Search enginge IBX erequest IBX leverandørregister o Overføring av prosjekt til produksjon 3.2 Årlige abonnementsavgifter Den årlige abonnementsavgiften beregnes som en prosent multiplisert med beregningsgrunnlaget. Tabellen under lister opp nivået for tjenestenivå 1 og tjenestenivå 2: Tjenestenivå 1 Tjenestenivå 2 Prosent av beregningsgrunnlag 0,01% 0,014% Minimum årlig abonnementsavgift er kr , Betalbare tilleggstjenester Betalbare tilleggstjenester: Omfang: Fast pris: Ekstern integrasjon, SBA innkjøpsapplikasjon (ASP) Ekstern integrasjon, ikke-sba innkjøpsapplikasjon Integrasjon til IBX SBA innkjøpsapplikasjon Nytt dokument (f. eks ordre eller ordresvar), 1. gang oppsett av integrasjon eller ny dokumenttype. Gjenbruk av integrasjon for forretningsdokument, ny Kjøper Nytt dokument (f. eks ordre eller ordresvar), 1. gang oppsett av integrasjon eller ny dokumenttype. Kr Årlig vedlikeholdsavgift:16% Kr Årlig vedlikeholdsavgift: 16% Kr Årlig vedlikeholdsavgift: 16% Integrasjon til IBX WebShop Kr 0 RFx en-til-mange, forespørselsverktøy (IBX erequest) efaktura aktivering 5 brukere: 1. gang oppsett IBX erequest Årlig abonnementsavgift erequest 1. gang oppsett, digitale signaturer Månedlig abonnementsavgift, digitale signaturer Pris pr. aktivert leverandør. Manuell aktiveringsprosess hvor IBX kontakter leverandøren og bistår leverandøren i forberedelse av forsendelse av e-fakturaer. Kr 0 Kr Kr Kr Kr Kr Versjon-1 7 av 11 Kjøper Side58

59 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Ruting av e-fakturaer Pris pr. faktura Kr 1 e-faktura pre-matching og prosess støtte Tilgang til full Business Intelligence løsning (statistikkverktøy) Liten virksomhet, årlig abonnementsavgift: Mellomstor virksomhet, årlig abonnementsavgift: Stor virksomhet, årlig abonnementsavgift: Pris pr. faktura I tillegg til standard KPI rapporter distribuert av Operatøren på månedlig basis, kreves følgende for tilgang til Business Intelligence løsning for maks. 5 brukere: Etableringskostnad: Årlig abonnementsavgift: Kr Kr Kr Kr 1 Kr Kr Versjon-1 8 av 11 Kjøper Side59

60 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Betalbare tilleggstjenester: Omfang: Fast pris: IBX Etableringspakke / Revitaliseringspakke 1 IBX Etableringspakke / Revitaliseringspakke 2 IBX Etableringspakke / Revitaliseringspakke 3 Prosjektledelse Kjøper relaterte analyser/arbeidsmøter Arbeidsmøte nåtidsanalyse og framtidige avropsprosesser Arbeidsmøte leverandør-reskontro analyse Arbeidsmøte, leverandør vurdering Arbeidsmøte, leverandør aktiveringsplan Arbeidsmøte samhandlingsavtale Prosjektledelse Endringsledelse Kjøper relaterte analyser/arbeidsmøter Kartlegging av prosesser og framtidige avropsprosesser Leverandørreskontro analyse Leverandør vurdering Arbeidsmøte, leverandør aktiveringsplan Utvidet leverandøraktiveringsplan etablering og vedlikehold av bølge på 5 leverandører Prosjektledelse Endringsledelse Kjøper relaterte analyser/arbeidsmøter Kartlegging av prosesser og framtidige avropsprosesser og faktura prosesser Leverandørreskontro analyse Leverandør vurdering Arbeidsmøte, leverandør aktiveringsplan Utvidet leverandøraktiveringsplan etablering og vedlikehold av bølge på 10 leverandører Utvidet leverandøraktiveringsplan etablering og vedlikehold 8 timer 16 timer 12 timer 4 timer 4 timer 6 timer Kr timer 4 timer 40 timer 40 timer 16 timer 4 timer 50 timer Kr timer 40 timer 80 timer 120 timer 16 timer 4 timer Definisjon og dokumentasjon av Samhandlingsavtale eller andre katalogrelaterte krav. Støtte for kjøpende virksomheter i å definere standarder i rammeavtaler med leverandører. Kjøper skal ved rekvisisjon av tjenesten indikere behovet for omfang av støtte 100 timer Kr Pris pr. leverandør aktivert: Kr Kr Katalog scorecard Pris pr. scorecard: Kr Utvidet støtte til katalog vedlikehold. Arbeidsmøte Utvidet støtte til katalog vedlikehold, kataloger generert internt av Kjøper. Planlegging og organisering av vedlikehold. Vedlikehold utføres av Kjøpers personale Oppsett av katalog eksport til innkjøpsapplikasjon, f. eks. Visma Unique, Basware, Visma Proceedo, Oracle etc. Format xcbl 3.5. Transportprotokoll, FTP Oppsett av katalog eksport for ny kjøpende virksomhet, eksisterende innkjøpsapplikasjon, f. eks. Visma Unique, Basware, Visma Proceedo, Oracle etc. Format xcbl 3.5. Transportprotokoll, FTP Nytt dokument (f. eks ordre eller ordresvar), 1. gang oppsett av integrasjon eller ny dokumenttype. Gjenbruk av integrasjon for forretningsdokument, ny Kjøper Pris for maks. 10 leverandører Kr Kr Kr Kr Pris pr. dokument Kr % årlig vedlikeholdsavgift Pris pr. dokument Kr % årlig vedlikeholdsavgift Betalbare tilleggstjenester Tjenestebeskrivelse: Time pris: IBX Innkjøpsanalyse Kr Kartlegging av innkjøpsprosesser, nåtidsbeskrivelse Kr SWOT analyse: eksterne faktorer, organisasjon, prosess og verktøy Kr Investeringsavkastings analyse Kr Leverandørreskontro analyse Kr Prosess mapping framtidige innkjøpsprosesser Kr Versjon-1 9 av 11 Kjøper Side60

61 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Organisasjonsutvikling Kr IBX Implementeringsstøtte Kr IBX Managed Sourcing outsourcing av innkjøpsprosesser Kr Prosjektledelse - leverandøraktivering Kr Manuell validering av varekataloger Kr 870 UNSPSC og annen kategoriseringsstøtte, verktøy og tjenester Kr 870 Utvidet støtte, etablering av varekataloger Kr Utvidet katalog støtte, billedlinker og lokal billedbank Kr 870 Utvidet katalog støtte, billedlinker og lokal billedbank, vedlikehold Kr 870 Utvidet katalog støtte, billedlinker og lokal billedbank, reskape eksterne billedlenker Kr 870 Integrasjonsstøtte, mot eksterne nettverk Kr Prosjektledelse Kr Endringsledelse Kr Leverandør vurdering Kr Kort tid/lang tid lokale støttetjenester Kr ehandel modenhets vurdering, kjøpende virksomhet Kr Støtte for implementering av søkemotor og webshop, innføring for brukere Støtte for implementering av søkemotor, innføring for brukere, andre SBA Kr Kr Støtte til efaktura pre-matching og prosess Kr Utvikling av skreddersydde treningsprogrammer Kr Generelle konsulenttjenester Timerater Pris pr. time Manager: Senior konsulent Konsulent Teknisk personell 870 Versjon-1 10 av 11 Kjøper Side61

62 Vedlegg 5 Vederlag og betingelser 3.5 Rabatter Når Kjøper oppnår et årlig aggregert ordrevolum på 15% av beregningsgrunnlaget, vil den årlige abonnementsavgiften bli redusert med 5%. Rabatten inntreffer første året etter at volumet er oppnådd. Når Kjøper oppnår et årlig aggregert ordrevolum på 25% av beregningsgrunnlaget, vil det årlige beregningsgrunnlaget bli redusert med ytterligere 5% av beregningsgrunnlaget, slik at en total rabatt på 10% av den opprinnelige årlige abonnementsavgiften er oppnådd. Rabatten inntreffer første året etter at volumet er oppnådd. 4 Priser for Kjøper For Abonnent er det avtalt følgende priser: Beregningsgrunnlag: Tjenestenivå: Virksomhetsstørrelse: Tilknytningsavgift: Årlig abonnementsavgift: Integrasjoner: Årlig avgift vedlikehold integrasjon: Avtalte tilleggstjenester ved avtale inngåelse: 5 Betalingsbestemmelser Alle priser er faste fram til 31. mai Dato for oppstart av abonnementet Dato for oppstart av abonnementet er av partene avtalt til DD, MM, 201X. 5.2 Faktureringsbestemmelser Tilknytningsavgifter faktureres ved oppstart av abonnementet. Årlige abonnementsavgifter faktureres årlig, forskuddsvis. Konsulenttjenester faktureres etter løpende regning. Alle priser er oppgitt eks. offentlige avgifter. Versjon-1 11 av 11 Kjøper Side62

63 Vedlegg 6 Informasjonssikkerhet Vedlegg 6 Informasjonssikkerhet Versjon-1 1 av 3 Kjøper Side63

64 Vedlegg 6 Informasjonssikkerhet Innholdsfortegnelse 1 Generelt Rutiner for bytte av passord Konfidensialitet... 3 Versjon-1 2 av 3 Kjøper Side64

65 Vedlegg 6 Informasjonssikkerhet 1 Generelt Operatøren følger gjeldende regelverk og alminnelig anerkjente standarder for informasjonssikkerhet på de områder som er aktuelle for Operatøren ut fra Operatørens profesjonelle ansvar som tilbyder av driftstjenestene. Det forutsettes at hverken Kjøper eller Selger sender personsensitiv informasjon over Ehandelsplattformen. Under beskriver vi ytterligere tiltak for å ivareta god informasjonssikkerhet. 2 Rutiner for bytte av passord For passord gjelder følgende rutiner: Passord skal byttes minimum en gang i løpet av en 90 dagers syklus Passordet skal inneholde minimum 8 karakterer Passordet skal innholde minimum 3 store bokstaver, 3 små bokstaver, 2 karakterer bestående av tall eller symboler Etter mislykkede innloggingsforsøk med 5 feilinnlogginger eller ved en dynamisk forsinkelse vil brukerkontoen bli lukket i minst 15 minutter Samme passord kan ikke bli gjenbrukt med et minimum på 5 intervaller Passordet skal endres ved førstegangsinnlogging 3 Konfidensialitet Alle data i Ehandelsplattformen lagres og overføres på en sikker måte. Passord og all datakommunikasjon mellom Operatøren og andre parter er kryptert via SSL. Rollebasert sikkerhet sikrer at informasjon er bare tilgjengelig for autorisert personell. Ehandelsplattformen er designet for separasjon av abonnentdata. Det vil si at en Abonnent ikke skal kunne få tilgang til en annen Abonnent sine data. Versjon-1 3 av 3 Kjøper Side65