Referat fra møte i Arbeidsgruppe sikker drift

Transkript

1 Referat fra møte i Arbeidsgruppe sikker drift Til stede: Forfall: IT-direktør Stig Ørsje UiT (leder) Ass. IT-direktør Kai Mathisen UiT IT-leder Ørjan D. Pettersen HiN Overingeniør IT Håvard Espenes HiH Økonomidirektør Eli Margrete Pedersen UiT Økonomisjef Eirik Sund HiN Økonomi- og personalsjef Turid Eilertsen HiH Studiedirektør Heidi Adolfsen UiT Studiesjef Rolf Håkon Rensaa HiN Studiesjef Marina Trogen Hansen HiH Kommunikasjonsdirektør Asbjørn Bartnes UiT Kommunikasjonsrådgiver Espen Dalmo HiN Informasjonsansvarlig Kjetil Nilsen HiH Bygg, leder teknisk drift Geir Nygård HiN Økonomirådgiver Asbjørn Fredheim HiH Personal- og organisasjonsdirektør Odd Arne Paulsen UiT Personalsjef Lise Bang Ericsson HiN Personalrådgiver Linda Risnes HiH Fagforeningsrepresentant Johanne Størkersen (NITO) UiT Jonas B. Johnsen (studentrepresentant) UiT Bjarte Toftaker UiT/fusjonssekretariatet Bygg- og eiendomsdirektør Erland Loso UiT Fagforeningsrepresentant Asbjørn Førlie (NITO) HiN Sekretær: Ingeborg Hellemo Fagforeningsrepresentant Tor Alvin Strand blei ikke meldt inn som medlem i gruppa tidsnok til å bli innkalt til møtet. Endringer til dagsorden: Undergruppene har behov for å samsnakkes før rapporteringa i sak 2 og fikk 30 minutter til dette mellom sak 1 og 2.

2 1. Fusjonssekretariatet informerer Bjarte Toftaker rapporterte fra fusjonssekretariatet. Rektorrådet har vedtatt et måldokument for fusjonen som erstatning for intensjonserklæringa som ikke rakk å bli vedtatt. Dokumentet ligger tilgjengelig på heimesida til fusjonen. Arbeidet med fusjonen er ca. 1 måned forsinket, men rektorrådet ønsker at fristene i opprinnelig milepælsplan skal forsøkes overholdt. Spesielt AG Organisasjon vil ha problemer med å komme i mål og innplassering av alle ansatte vil trolig ikke være på plass innen 1. desember. Datoer spesielt aktuelle for AG sikker drift er 19. juni. Kongelig resolusjon. Vil kanskje legge føringer på navn på den nye institusjonen. 1. september. Møte i rektorrådet med fordeling av SAKS-midler på 11 millioner. Innspill må være inne medio august. Eget skriv om kriterier kommer fra fusjonssekretariatet. 9. oktober. Leveranser fra arbeidsgrupper. Den seine innplasseringa av ansatte vil få konsekvenser for AG sikker drift og det må innføres midlertidige løsninger. Det bør være en gjennomgående forståelse i organisasjonen at ingen må slutte å utføre en oppgave før det finnes noen i den nye organisasjonen som kan ta over. 2. Undergruppene rapporterer Økonomi Har hatt seminar for alle ansatte i forrige uke i Malangen. Har delt inn i faggrupper med representanter fra alle tre institusjoner ut fra funksjonsområder (budsjett, regnskap etc) og vil formalisere disse innen 1. juli. Vil kartlegge hva som må gjøres før og etter Hovedutfordring er den seine innplassering av ansatte. Budsjett er helt avhengig av en organisasjonsstruktur for å fordele budsjettrammer. Paga og Agresso er avhengig av hverandre og må ha identisk bilde av organisasjonsstrukturen. En mulig løsning er å flytte HiH og HiN med sin gamle organisasjonsstruktur, «på rot», inn i UiTs systemer, bare med nytt kodeverk. Dette vil gi andre utfordringer rundt nye lederes tilganger til egne budsjett, fullmakter o.l. Undergruppa vil arbeide videre for å finne de beste overgangsløsningene. Ulike avtaler må kartlegges og reforhandles eller sies opp. Personal/lønn/arkiv Har hatt godt samarbeid. Fire faggrupper er opprettet og kommet i gang. Ulikt hvor langt de har kommet, men alle har identifisert hva som skal gjøres. Personal: Områder som må være på plass før :

3 Tilsetting. Stillinger lyses ut i felles utlysing med alle tre logoer fra Arbeidstid/fleksitid. Tydelighet rundt eventuelle overgangsordninger. Avtaleverk. Lønn, særavtaler, fagforeninger. Utfordringer i forhold til dagens bruk av ansatte hos hverandre (sensur, II-er stillinger o.l.) Avtaler Områder som kan vente til etter er f.eks. HR-portal og IA. Lønn: Bluegarden har laget framdriftsplan for konvertering inn i PAGA. DFØ har vært vanskelige, men mye ordnet seg når NTNU kom på banen. Skal delta i workshop med DFØ 25. juni. Det er kritisk å få på plass organisasjonsstruktur. Ser at vi må ha midlertidige løsninger. Vet at NTNU løfter «på rot» og utsetter organisasjonsplassering helt til HMS: Organisasjonene har veldig lik struktur og det er uproblematisk å kjøre videre etter UiTs modell. Det blir ett AMU fra og overgangsordning fram til valg høst Vil tilstrebe at alle hovedcampus er representert i det nye AMU. Bedriftshelsetjeneste. Avtaler må sies opp og nye opprettes. HiN bruker sin bedriftshelsetjeneste aktivt i dag og dette må tas hensyn til i valg av ny. Bruker eksisterende verneområder til ny organisasjon er på plass. Beredskapsplan bør være på plass Egen arbeidsgruppe på dette. Undergruppe Kommunikasjon har «Kriseinformasjonsplan» på si arbeidsliste så dette arbeidet må samkjøres. Kan løses ved at noen fra Kommunikasjon tas inn i arbeidsgruppa. Det må kjøres opplæring på KunnskapsCIM Diskusjon rundt bordet rundt beredskapsøvelser som HiH og HiN er pålagt å avholde før jul. HiH kjører sin som planlagt til høsten. Det vurderes om HiN skal søke om å utsette sin slik at denne øvelsen kan omfatte heile den nye beredskapsorganisasjonen. Arkiv: Den nye institusjonen må ha ett felles arkivsystem og Harstad og Narvik må dessverre gå tilbake til å bruke ephorte. ephorte vil bli oppgradert og man vil ta i bruk ephorte Outlook, en klient som ligner mer på Public 360. Ønsker å få på plass ephorte-grensesnitt mot historiske baser. Studie Har opprettet 4 faggrupper. Oppdaget overlapp mellom gruppa Internasjonalisering og AG Utdanningsvirksomhet og oppgavene flyttes til AG Utdanningsvirksomhet. FS-team: Faggruppa har underskrevet kontrakt med FSAT for å være med i det nasjonale prosjektet for fusjon av FS-databasene. Det nasjonale prosjektet har en klar framdriftsplan. Ny studentweb innføres hos alle tre allerede før høstsemesteret for å frigjøre kapasitet rundt fusjonstidspunktet. Prøvefusjoner av databasene gjennomføres i september og november før den endelige fusjonen i mars. Også FS er avhengige av organisasjonsstruktur og stedkodetre. Timeplan: Velger Syllabus. Avtaler på dagens systemer i Harstad og Narvik sies opp i september. Data fra Harstad og Narvik flyttes inn i Syllabus i løpet av høsten slik at timeplanen for 2016 kan planlegges i slutten av november.

4 Regelverk: Har laget en detaljert framdriftsplan og trenger følgende avklaringer: Kan tilsatte ved HiH og HiN gis tilgang til UiTs Intranett for tilgang til interne retningslinjer og veiledninger? Avklare hva som skjer med materialavgift (utskrift/kompendier) som HiH og HiN har i dag. Trenger profilhandbok for å tilpasse maler for vitnemål og karakterutskrifter. Hvem vedtar studieporteføljen for den fusjonerte institusjonen? Gruppa har også ansvar for opptak og har kontroll på dette, både Samordna Opptak og lokale opptak. Begge LMS-er vil videreføres etter fusjonstidspunktet. Deretter må det gjennomføres et videre arbeid i linja for å planlegge overgang til felles (kanskje nytt for alle) LMS. Eiendom Har så langt ikke opprettet noen faggrupper. Trenger avklaring rundt servicetorg og betaling i kasse. Kan lage løsning i samarbeid med Samskipnadene. Trenger avklaring rundt avgift på utskrift. Narvik planlegger å administrere kompendier via BOLK. Undergruppe Bibliotek får i oppgave å se på BOLK og betalingsløsninger rundt denne. Spørsmål om sentralbord overlates til undergruppe IT. Adgangskontroll: HiN går nå over til å bruke ARX (samme som i Alta), slik at dette virker uten videre. Må anskaffes kortskriver i Narvik. Harstad er en utfordring og bør kanskje bytte ut låsesystemet. Innspill til videre arbeid etter fusjonen: Mulighet for selvproduksjon av studiekort ala fotoboks. Skilting: Trenger profilhandbok fra undergruppe Kommunikasjon Harstad og Narvik har i dag ingen teknisk vakt utenfor arbeidstid og det planlegges en formalisering av dette. Kommunikasjon Har opprettet faggrupper Samordning rekrutteringsaktivitet: Trenger studietilbudet i samme FS-base. Dette arbeidet må samkjøres med AG Utdanningsvirksomheten som også har rekruttering i sitt mandat. Samordning digitale kanaler: Trenger avklaring på organisasjon og stedkoder og domenenavn. I parallell foregår et eget prosjekt som ser på ny publiseringsløsning. Dette er ikke en del av sikker drift, men faggruppa må forholde seg til dette arbeider. Krisekommunikasjon: Dette arbeidet må samkjøres og eventuelt slås sammen med arbeidsgruppa beredskap opprettet av undergruppe Personal/Lønn/Arkiv. Profil og merkevare: Når navn blir klart fredag 19. juni kan arbeidet starte med ev. profiljusteringer, plan for skilting etc. Vil kreve ekstra midler. Trenger tilbakemelding fra andre grupper om når profilhåndbok må være klar for produksjon av vitnemål/skilt mm.

5 IT Har hatt to møter, gjennomført kartlegging og opprettet faggrupper. Ønsker avklaring på følgende Primært domenenavn. Uit.no eller noe annet? Stedkodetre Hvor mange sentralbord fra fusjonstidspunktet? Ett eller tre. Tilgang til elektroniske biblioteksdatabaser. Ansvar for dette overlates til Undergruppe Bibliotekssystemer Likt format på epostadresser for alle fra fusjonstidspunktet? Gratis utskrift for alle? Fargeutskrift? Harstad har annen follow-me-løsning noe som kan kreve investeringer. Ansattkort/studentkort. Viktig at noen har et dedikert ansvar. IT bidrar med personell. LMS. Allerede klart at det tidligst blir felles fra høst Digital eksamen må forholde seg til hvilket LMS som brukes. Vil være stor jobb å lære opp alle ansatte i et ev. helt nytt LMS. Store investeringsbehov. Harstad og Narvik har noen investeringsmidler allerede i år. Hvordan disponere disse best mulig. 3. Prinsippdiskusjoner med vekt på følgende punkter a. Stedkodetre Svært mange systemer er avhengig av en ferdig organisasjonsstruktur og stedkodetre. Vi veit at dette vil bli ferdig for seint i forhold til Vi vil måtte ha overgangsordninger: Sette opp en struktur slik vi tror det blir? Flytte eksisterende struktur i Harstad og Narvik «på rot» inn i UiTs struktur? Det vil uansett bli manuelt ekstraarbeid. Det er viktig å presse på oppover i systemet slik at beslutningsprosessene kan bli gjennomført kjappest mulig etter at et forslag er utarbeidet. b. Studentkort/ansattekort Undergruppe Eiendom får ansvar for å organisere arbeidet med studentkort og ansattekort, herunder innhold og produksjon. Undergruppene Utdanning og IT bidrar med personer inn i arbeidet. UG Bibliotekssystemer kan også ha interesser inn i arbeidet. c. Brukeridentitet overgangsordninger for IT-systemer Vi vil mest sannsynlig ende opp med samme løsning som i fusjonen i Primær identitet på felles ITsystemer (pålogging PC, epost, mm) vil være den nye UiT-identiteten, mens den gamle HiH/HiNidentiteten brukes mot gamle systemer (f.eks. LMS) d. Tidsrammer og risikofaktorer Tas inn i rapportering. Se sak 5 Eventuelt.

6 4. Neste møte Neste møte avholdes 27. august hos Høgskolen i Narvik. 5. Eventuelt For at AG sikker drift skal kunne møte fristene fra rektorrådet rundt rapportering og budsjettinnspill bes undergruppene rapportere inn følgende. Innspill til tidslinje. Sett dato for når vedtak i undergruppa vil bli tatt. Spesielt viktig for ting andre grupper trenger å benytte seg av (f.eks. profilhandbok). Også datoer for når man trenger beslutninger i andre grupper. Innspill til budsjett. Fusjonsmidler fordeles i møtet i Rektorrådet 1. september. Vi kan be om midler til profilering og innkjøp av utstyr og systemer (engangsinvesteringer). Se også eget skriv fra fusjonssekretariatet Beslutningsnotater. Dersom AG sikker drift ikke blir enige om valg av løsning, eller løsninga krever investeringer som må godkjennes av Rektorrådet, må det lages beslutningsnotat. Oppsummering av valg av løsning De beslutningene som undergruppa allerede har gjort rundt valg av løsninger beskrives (f.eks. valg av ephorte, to LMS-er) Frist 30. juni