Statusrapport AG sikker drift
|
|
- Eva Simonsen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Statusrapport AG sikker drift Dato: 09. okt Innholdsfortegnelse 1 Innholdsfortegnelse Innledning... 2 AG sikker drift vil spesielt framheve Undergruppe Bibliotekstjenester... 3 Arbeidsgruppe E-ressurser, lisenser og anbud... 3 Arbeidsgruppe Felles biblioteksystem... 5 Arbeidsgruppe organisasjon, økonomi og administrasjon... 7 Narvik... 7 Harstad Undergruppe Eiendomsdrift... 8 Skilting... 8 Adgangssystemet Undergruppe IT... 9 Viktige valg og forutsetninger... 9 Økonomi i fusjonen Fremdriften Undergruppe Kommunikasjon Profil Samordning av digitale kanaler Studentrekruttering Undergruppe Personal, lønn og arkiv Lønn HMS Personal Arkiv Undergruppe Studie Felles studentsystem (FS) Timeplaner Ansatt-/studentkort Undergruppe Økonomi... 28
2 Faggrupper innen økonomi-området Beslutninger, valg og avklaringer Område: System og bilagshåndtering: Område: Økonomistruktur og BOA Område: Budsjett Område: Regnskap Område: Innkjøp Innledning Arbeidsgruppe sikker drift blei opprettet av rektorrådet og har følgende sammensetning: Stig Ørsje, IT-direktør, UiT Kai M. Mathisen, Ass. IT-direktør, UiT Ørjan D. Pettersen, IT-leder, HiN Håvard Espenes, Overingeniør IT, HiH Eli Margrete Pedersen, Økonomidirektør, UiT Eirik Sund, Økonomisjef, HiN Turid Eilertsen, Økonomi- og personalsjef, HiH Heidi Adolfsen, Studiedirektør, UiT Rolf Håkon Rensaa, Studiesjef, HiN Marina Trogen Hansen, Studiesjef, HiH Asbjørn Bartnes, Kommunikasjonsdirektør, UiT Espen Dalmo, Kommunikasjonsrådgiver, HiN Kjetil Nilsen, Informasjonsansvarlig, HiH Erland Loso, Bygg- og eiendomsdirektør, UiT Geir Nygård, Bygg, leder teknisk drift, HiN Asbjørn Fredheim, Økonomirådgiver, HiH Odd Arne Paulsen, Personal- og organisasjonsdirektør, UiT Lise Bang Ericsson, Personalsjef, HiN Linda Risnes, Personalrådgiver, HiH Johanne Størkersen, Fagforeningsrepresentant (NITO), UiT Asbjørn Førlie, Fagforeningsrepresentant (NITO), HiN Tor Alvin Strand, Fagforeningsrepresentant (NTL). HiH Jonas B. Johnsen, Studentrepresentant, UiT Sekretær: Ingeborg Ø. Hellemo Odd Arne Paulsen gikk ut i permisjon i august 2015 og hans oppgaver i fusjonsarbeidet er tatt over av fire andre ved UiT: Sissel Tjosaas (personal), Lajla Johansen (lønn), Anita Dahlberg (arkiv) og Anita Pettersen (HMS).
3 Arbeidsgruppa har hatt som hovedoppgave å sikre driftskritiske funksjoner i fusjonen. Gruppa skulle utrede og foreslå nødvendig samordning av IT-systemer, administrative systemer, regelverk og forskrifter. Arbeidet i AG sikker drift blei startet opp 21. april Arbeidet er organisert i seks undergrupper: Eiendomsdrift, IT, Kommunikasjon, Studie, Økonomi samt Personal, lønn og arkiv. Undergruppene består av fagdirektører/-ledere på de tre institusjonene. I tillegg kommer undergruppe Bibliotekstjenester som blei opprettet av rektorrådet. Undergruppene har igjen opprettet faggrupper innenfor sine aktuelle områder som inneholder medlemmer fra alle tre institusjoner. Undergruppene arbeider selvstendig innenfor sine områder og rapporterer sin framdrift i eget kapittel. Arbeidsgruppa har hatt tre møter; ett via Lync, ett i Harstad i juni og ett i Narvik i august. AG sikker drift vil spesielt framheve Svært mange oppgaver innenfor bl.a. økonomi, personal og IT avhenger av at den endelige organisasjonsstrukturen med navn blir vedtatt av styret 27. oktober. Vi vil da rekke å opprette nytt stedkodetre som kan brukes av de underliggende systemene. Forsinkelser i vedtak av organisasjonsstrukturen vil medføre at det må opprettes midlertidige løsninger med påfølgende dobbeltarbeid. Siden det ikke blei tildelt SAKS-midler til profilarbeid er det ikke blitt utarbeidet ny profilhandbok og dagens profil og løsning med navnetrekk og logo brukes også etter fusjonstidspunktet. 3 Undergruppe Bibliotekstjenester Det er avviklet to møter i Undergruppe Bibliotektjenester. En samling i Tromsø og et møte via Skype. UG Bibliotektjenester har opprettet tre interne arbeidsgrupper, med representanter fra alle de involverte institusjonene, og det er vedtatt mandat for disse. Arbeidsgruppe E-ressurser, lisenser og anbud Mandat: Utarbeide oversikt over e-ressurser og lisenser ved de to nye bibliotekavdelingene i Harstad og Narvik Sammenligne litteraturporteføljer og bli enige om felles portefølje Gjøre et overslag over kostnader fusjonene innebærer når UBs eksisterende avtaler utvides til å gjelde de nye brukerstedene Kartlegge IP-adresser Lage en plan for å innføre tilgang til litteraturressurser for den nye institusjonen og dens brukere Møtevirksomhet: Det er avviklet to møter i arbeidsgruppen. Ett i Tromsø og et via Skype.
4 Status for arbeidet Det er utarbeidet en oversikt over IP-adresser, e-ressurser, lisenser og trykte abonnement ved HiH og HiN. Disse er i stor grad overlappende porteføljer med UiTs, men både HiH og HiN har elektroniske og trykte abonnement som UiT ikke har. UNIKE elektroniske abonnement HiH /HIN Tittel Leverandør Pris NOK 2015 Pris Valuta 2015 Ny kostnad 2016 Institusjon Academic Search Premier (ASP) Ebsco $ HiH Business Source Premier (BSP) Ebsco $ HiH Business Continuity & Disaster Recovery Ebsco $ HiH Risk Management ref center Ebsco $ HiH Byggforsk kunnskapssystemer SINTEF Byggforsk HiN Standarder på web Standard online HiN Kompetansebiblioteket Skarland press HiN Info-blad Rasjonell elektronisk nettverks HiN FDV-nøkkel, kalkulasjonsnøkkel Holteprosjekt HiN Norsk Byggenormserien byggtjeneste HiN Norsk Vann HiN Av de unike abonnementene så er det foreløpig ikke gjort grundige vurderinger av behov for videreføring. Dvs. det er EBSCO-databasene som sannsynligvis bør sees nærmere på, mens det øvrige bør videreføres. EBSCO-databasene er samlinger av elektroniske tidsskrifter som UiT kanskje allerede har i fulltekst direkte fra forlaget. UiTs praksis har vært, og er å ha abonnement direkte fra forlag og ikke i aggregator-pakker. Høgskole-praksis er ofte motsatt, dvs. abonnement på aggregator-pakker og ikke abonnement direkte fra forlag. Vi har fått kunnskap om at de tre institusjonenes kataloger ikke blir fusjonert fra 1. januar 2016, men at det blir tre ulike kataloger en god stund ut i Dette innebærer at selv om UiTs samlede portefølje blir tilgjengelig for studenter og ansatte ved HiH og HiN og omvendt, så blir ikke katalogene oppdatert. Eksempelvis innebærer det at dersom du som student ved HiH ønsker tilgang til fulltekst-ressurser ved UiT, så må du forholde deg til UiTs katalog, og ikke til HiHs katalog. Ønsker du å finne ut hva som står på hylle ved HiH, må du derimot forholde deg til HiHs katalog.
5 Arbeidsgruppa mener at dette gjør gjenfinning komplisert for innfusjonerte studenter og ansatte, og mener derfor at videreføring av alle abonnement for 2016 er ønskelig. Vår/sommer 2016 benyttes for å vurdere databasene opp mot UiTs fullteksttilganger, slik at disse eventuelt kan sies opp eller fornyes for Kostnader Kostnader er foreløpig ikke klarlagt, da priser ikke er ferdig forhandlet eller innhentet. Fornyelser/oppsigelser for 2016 er nylig gjort, og i den forbindelse er det gitt beskjed til de fleste leverandører av abonnement om den forestående fusjonen. HiNs og HiHs leverandører har også fått beskjed om at abonnement nå overføres til EBSCO. Arbeidsgruppa jobber videre med å kartlegge kostnader. Plan for overføring I forbindelse med fornyelsene for 2016 gis alle leverandører beskjed om fusjonen og nye IP-adresser. Erfaringsmessig tar det noe tid å få etablert tilgang på nye IP-adresser. Arbeidsgruppa vurderer at 90% av tilgangene vil være etablert første kvartal Det øvrige tas hånd om løpende. Arbeidsgruppe Felles biblioteksystem Mandat: Kartlegge små og store problemstillinger ved sammenslåing av bibliotekkatalogene Forberede sammenslåing av bibliotekkatalogene og andre felles system (for eksempel lånetakerregister) Foreslå navn/koder på de nye enhetene i Harstad og Narvik Opprette nye utlånssteder Samkjøre Oria Møtevirksomhet: Gruppen har hatt to Skype-møter, 8. og 24. september. Status for arbeidet Problemstillinger som har vært diskutert: Kontakt med BIBSYS: Det er etablert kontakt med BIBSYS om sammenslåingen. Vår kontaktperson hos BIBSYS er Arnvid Hellebust, Frode Nilsen er UiTs kontaktperson. Tidspunkt for sammenslåing: På grunn av overgangen til Alma er det ikke mulig for ExLibris og BIBSYS å starte arbeidet med sammenslåing av institusjoner før i første kvartal Sammenslåingen kan ikke påregnes å være ferdigstilt før i andre kvartal Oria: Ved tidligere fusjoner har det vært et mål at alle studenter og ansatte skal ha lik tilgang til bibliotekressurser, uavhengig av campustilhørighet. Gruppa legger til grunn at dette gjelder i denne fusjonen også. Institusjonene vil etter overgangen til Alma ha sitt søkegrensesnitt koplet til sin instans av biblioteksystemet. Inntil institusjonene er slått sammen og kjører samme instans av Alma, vil det derfor heller ikke være mulig å ha ett felles
6 Oria-grensesnitt som søker og gir treff i hele porteføljen til den fusjonerte institusjonen. Det må avklares med arbeidsgruppa for «E-ressurser, lisenser og anbud» hvorvidt alle elektroniske ressurser vil være tilgjengelig for alle fra 1. januar Dersom dette er på plass, vil ansatte og studenter i Narvik og Harstad (gjelder også Tromsø, men her vil kanskje behovet/omfanget være minimalt?) måtte forholde seg til tre (dersom Narviks og Harstads ressurser ikke er relevante for hverandre, vil det kanskje holde med to) Oria-grensesnitt i en overgangsperiode for å få tilgang til alle ressurser. Det vil være en utfordring å nå ut til studenter og ansatte med informasjon om dette. Lånekort: Det er satt ned en egen fusjonsgruppe som jobber med student- og ansattkort. Frode Nilsen deltar fra universitetsbiblioteket. Alle institusjoner har i dag bibliotekstjenester inne som en del av tjenestene i studentkortene sine, for ansattkort er det noen forskjeller. Målet er å ha lik praksis/rutiner for studenter og ansatte. På grunn av at eksterne baser (FS og BIBSYS) ikke er fusjonert fra 1. januar, vil det måtte være en overgangsperiode hvor ulike kort er i bruk/omløp. Utlånssteder navn og koder: Navn og koder på utlånsstedene ved UiT er en blanding av benevnelser som angir faglig eller geografisk tilhørighet. Enhetene i Tromsø har navn som indikerer hvilke fagmiljøer de betjener, mens enhetene i Finnmark angir geografisk plassering. Arbeidsgruppa har ikke blitt enig om ett forslag til navn på enheten i Narvik, og har derfor to forslag. For enheten i Harstad er det enighet om å foreslå «Harstadbiblioteket». Navn dagens ved UiT + forslag Avdelingskode - dagens ved UiT Utlånskoder til nye + forslag til nye Natur- og helsebiblioteket UBT/NH ubtnh Museumsbiblioteket UBT/TMU ubttmu Kultur- og UBT/KS ubtks samfunnsfagsbiblioteket Psykologi- og jusbiblioteket UBT/PJ ubtpj Musikkbiblioteket UBT/MUS ubtmus Kunstakademiet UBT/KA ubtka Lærerutdanningsbiblioteket UBT/LU ubtlu Altabiblioteket UBT/ALTA ubtalta Hammerfestbiblioteket UBT/HF (endres til UBT/HFEST) ubthfest Narvikbiblioteket (forslag) Teknologibiblioteket (forslag) UBT/NAR (forslag) UBT/TEKNO (forslag) ubtnar ubttekno Harstadbiblioteket (forslag) UBT/HAR (forslag) ubthar Institusjonelle arkiv: Har avklart med Stein Høydalsvik (UiT) at problemstillingene er identifisert. UiT har erfaring med sammenslåing av DSpace arkiv, fusjonen med Finnmark var relativt uproblematisk. Behov for overgangsordninger: o Lånekort håndteres av annen gruppe o Oria vil måtte forholde oss til flere grensesnitt i en periode, hvordan informere ansatte og studenter? o Rutiner for «fjernlån» mellom fusjonerte institusjoner? o Felles rutiner rundt utlån?
7 Arbeidsgruppe organisasjon, økonomi og administrasjon Mandat: Foreslå innplassering av de nye bibliotekavdelingene i UBs organisasjon Planlegge samkjøring av budsjett og økonomi- både drifts- og litteraturbudsjett Problemstillinger knyttet til BOLK Møtevirksomhet: Det er avviklet ett Skypemøte i arbeidsgruppen. Status for arbeidet: Gruppa har hatt et møte på Skype for å identifisere en del punkter som er viktige å ta tak i. Bibliotekene er svært ulikt organisert på de tre institusjonene. I UG-bibliotek sitt mandat er følgende fremført: Undergruppa har som hovedoppgave å sikre at bibliotekstjenestene integreres i en felles organisasjon, og at systemer og retningslinjer harmoniseres. Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, legges UiT sine system, regelverk og forskrifter legges til grunn i arbeidet. Vurdere hensyn til den geografiske dimensjonen ved forslag til løsninger, herunder stedlig samordninga av tjenester. Undergruppa skal vurdere behov for overgangsordninger, og eventuelt foreslå prolongering av nåværende systemer, regelverk, ordninger, rutiner mv. hvor det kan være hensiktsmessig. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet. Narvik Organisasjon: Ved Høgskolen i Narvik er biblioteket en egen enhet under fellesadministrasjonen. Biblioteket ledes av en hovedbibliotekar med personal og økonomiansvar. Bibliotekets leder rapporterer til Høgskoledirektøren. Økonomi: Totalt budsjett 2015: ,- Administrasjon: Ingen egne administrative ressurser Harstad Organisasjon: Ved Høgskolen i Harstad er biblioteket organisert under seksjon for økonomi-personal og drift som er en av tre seksjoner i Fellesadministrasjonen. Ingen av bibliotekets ansatte har personal eller økonomiansvar, men en bibliotekleder har det faglige ansvaret og følger opp økonomi og personalet i det daglige. Økonomi: Totalt budsjett 2015: ,- Administrasjon: Ingen egne administrative ressurser. Arbeidsgruppen arbeider videre med de problemstillingene som er gitt gjennom mandatet. Flere av disse ligger i skjæringspunktet for arbeidet i UG Bibliotekdrift, og vil også bli håndtert her.
8 4 Undergruppe Eiendomsdrift I perioden har det vært flere møter mellom relevant personell i Narvik og personell i Tromsø. Det har vært ett møte i Harstad den 28.april hvor b.la Statsbygg var tilstede. Mye av strukturene i oppgavefordelingen vil bli uberørt, men sentrale ting som skilting og adgangskontroll er det som har vært de viktigste fokusområdene. I tillegg til dette så har servicetorgets funksjon blitt løftet frem. I all hovedsak vil eiendomsdrift fortsette som før siden det er Statsbygg som eier størstedelen av lokalene. UiT vil overta kontraktene som er signert. Nye avtaler eller kontrakter som er under arbeid etter vedtaket om fusjonen er avdeling for bygg- og eiendom informert om. Skilting Veiskilting: Tekst på retningsskilt som viser vei til høgskolen skiftes ut med nye skilt tekstet «Universitetet» Utvendig skilt: Ny folie trykk iht. UiTs grafiske profil monteres på eksisterende plateskilt og monolitter. Der det er nødvendig bestilles nye skiltplater med folie trykk. BEA og KSA samarbeider om dette. Utskifting av lys-skilt og fasadeskilt med belysning: Disse skiltene er en del av fasadeuttrykket og utskifting til andre type skilt må utredes nærmere. Innvendigskilting: Navn endres på informasjonstavler og andre plasser der det er nødvendig. Oversikt utarbeides når de nye navnene er klar. Det forutsettes bruk av lokale leverandører til jobben. Drift i Narvik vil stå for gjennomføringen av skiltingen der, men i Harstad er det mer usikkert. Bestilling av skilt kan ikke gjøres før enhetenes navn er klart ref. beslutningen om organisering. Adgangssystemet I Narvik er RITA er blitt oppgradert til ARX ila sommeren 15. Adgang på tvers av alle campus vil bety at ID-kortene og eventuelt kortleserne må byttes. En fullstendig integrasjon mellom alle systemene vil ikke være mulig før tidligst mars Dette vil kunne medføre bruk av flere kort (adgangskort, lånekort m.m.) en periode. I Harstad er utfordringen større siden det er både Statsbygg og privat utleier som har både undervisning- og ansattearealer. Dette vil medføre en større utskifting av adgangskontroll i Campus Harstad. Når dette kan skje er uklart.
9 5 Undergruppe IT Undergruppe for IT-området består av ass. IT-direktør Kai Mathisen (UiT), IT-leder Ørjan D. Pettersen (HiN) og IT-leder Håvard Espenes (HiH). Første del av arbeidet har vært lagt opp slik at hver av institusjonene har gjort en kartlegging av systemer og løsninger ved den enkelte institusjon. Dette arbeidet var i stor grad gjort før ferien og danner grunnlaget for det videre arbeidet med å se på hvilke løsninger som skal gjelde fra fusjonstidspunktet og hvor det må lages overgangsordninger. Det videre arbeidet er organisert i faggrupper som har foreslått løsninger som implementeres før fusjonstidspunktet, eventuelle overgangsløsninger og hva som kan/bør gjøres etter Faggruppene vil også se på eventuelle utfordringer og avhengigheter som man må ha fokus på i det videre arbeidet. Dersom faggruppene ser utviklingsoppgaver på områder som ikke er kritisk i forhold til fusjonen er de også bedt om å spille inn forslag på utviklingsprosess som kan tas videre i linja etter fusjonen. Det har vært etablert fem faggrupper som i all hovedsak følger linjeansvaret ved UiT da man på den måten sikrer at alle sentrale områder blir ivaretatt. Faggruppene består av person(er) fra hver av institusjonene som trekker inn nødvendig personell ved behov. Fagdirektørteamet er i samråd blitt enig at faggruppene av praktiske grunner ledes av UiT. Faggruppene er: Nett- og systeminfrastruktur Applikasjon og grunntjenester Prosesstøtte, integrasjon og utvikling Klientdrift og brukerstøtte Avtaler og regelverk Faggruppene trekker ellers inn ressurspersoner der det er hensiktsmessig. Viktige valg og forutsetninger I arbeidet så langt er det gjort en del viktige IT-relaterte valg og forutsetninger som det videre fusjonsarbeidet legges opp etter. Valgene og forutsetningene har vært fremmet i AG Sikker drift og det er ingen motforestillinger til disse. Følgende viktige valg og forutsetninger er gjort: Uit.no blir primært domenenavn fra Ett felles sentralbord fra Brukerne ved HiN og HiH får ny primære brukeridentitet for IT-systemer fra Ansattes e-postadresse blir på formatet fornavn.etternavn@uit.no fra Studentenes e-postadresse ved HiN og HiH videreføres frem til Ephorte blir felles saks- og arkivsystem fra UiTs Safecom-løsning velges som kopi/print-løsning fra UiTs studentkort og ansattekort blir videreført fra Studentene får gratis sort/hvit utskrift fra UiTs portalløsning videreføres fra
10 Paga blir institusjonens lønns- og personalsystem fra UiTs BAS-løsning videreføres fra Institusjonenes FS slås sammen i mars Institusjonenes LMS videreføres ut vårsemesteret UiTs Syllabus videreføres som felles timeplansystem fra UiTs gruppevareløsning Exchange implementeres for alle ansatte fra UH Skype innføres som felles desktop samhandlingsløsning fra UiTs styringssystem for informasjonssikkerhet gjelder fra Økonomi i fusjonen I forbindelse med implementeringen av IT-løsningene ble det søkt om ekstra fusjonsmidler til infrastrukturtiltak som man mener er viktig i fusjonssammenhengen. Det meste av de omsøkte midlene gjaldt oppgradering av nettverksinfrastruktur i Harstad og Narvik for å få en likeverdig infrastruktur på alle campusene. Det ble søkt om fusjonsmidler til følgende tiltak: Oppgradering av nettverksinfrastruktur. Behov 5,5 mill. Kopi/print-løsning. Behov kroner. Gratis utskrift for studentene. Behov kroner i Programvarelisenser. Foreløpig behov kroner. UH Skype for Business. Behov kroner. Det ble ikke bevilget midler til noen av disse tiltakene, men det jobbes likevel videre med de planene man har lagt selv om tjenestekvaliteten vil kunne bli ulikt på de forskjellige campusene. Foreløpig ser man disse konsekvenser av at det ikke ble bevilget fusjonsmidler: Oppgradering av nettverksinfrastruktur. Behov 5,5 mill. Konsekvensen av at midlene ikke ble bevilget er at kvaliteten på nettinfrastrukturen i Harstad og Narvik ikke holder samme kvalitet som ved UiT for øvrig. En del av utstyret har nådd «end-of-life» og kan ikke lenger tegnes vedlikeholdsavtale for med den risikoen det medfører. Noe utstyr støtter heller ikke nyere standarder som benyttes og det kan bety at ikke alle tjenestene blir like tilgjengelig på alle campusene. Forventes at det bevilges fusjonsmidler i Kopi/print-løsning. Behov kroner. Disse midlene skulle gi studentene en felles kopi/print-løsning. Det er spesielt i Harstad at det må investeres i nye kortlesere for å få dette på plass. Selv om det ikke ble bevilget fusjonsmidler til dette forutsettes det at HiH bruker av sin ordinære 2015 bevilgning for å få dette på plass. Noen multifunksjonsmaskiner skulle også byttes ut, men det kan man leve med i en overgangsfase. Forventes tilføring av fusjonsmidler i Gratis utskrift for studentene. Behov kroner i Dette implementeres fra , men det forutsettes dekket over ordinære budsjettmidler for 2016 som er tilkommet som følge av fusjonen med HiH og HiN. Programvarelisenser. Foreløpig behov kroner. Økte lisenskostnader som følge av flere brukere forutsettes dekket/regulert over fakultetenes budsjett for UH Skype for Business. Behov kroner. Dette er ikke kritisk for , men vil bli en økt kostnad i løpet av våren 2016 som forventes dekket av fakultetenes budsjett.
11 Fremdriften Det jobbes godt i faggruppene og status så langt er at fusjonsarbeidet synes å gå som planlagt. Senere i måneden, torsdag 20. oktober, vil bli satt av til felles arbeidsdag der alle deltagerne i faggruppene samles for å koordinere og samordne arbeidet. Det er fortsatt en del tekniske avklaringer som må på plass, men det er ingen ting som tyder på at det vil skape uoverkommelige utfordringer i fusjonsarbeidet. Det vil fremover mot fusjonstidspunktet bli laget mer detaljerte planer for implementeringen av de tekniske løsningene som det legges opp til. Planen er i all hovedsak å følge samme opplegg som ble gjort ved fusjonen med HiFm. Det betyr at det legges opp til en fusjonsdugnad i Harstad og Narvik i siste halvdel av desember for oppsett av de tekniske løsningene som er valgt. Da sendes det også folk fra Tromsø til Harstad og Narvik for å bistå i arbeidet. For å forberede ansatte og studenter på de endringene og løsningene som vil komme på ITsystemene vil det legges opp til introduksjonskurs både i Harstad og Narvik. Det er også laget egen nettside for IT-brukerstøtte for informasjon om fusjonen, og denne skal hjelpe brukerne i forhold til de nye oppsettene de vil bli eksponert for etter Disse sidene vil bli fortløpende oppdatert etter hvert som tingene faller på plass. Frem mot fusjonstidspunktet tenkes det også at det skal gis jevnlig informasjon via e-post om de endringene som brukerne vil oppleve og hvordan de skal forholde seg til nye og gamle systemer. Konklusjonen så lagt er at arbeidet med fusjonen går etter planen. 6 Undergruppe Kommunikasjon Profil Utførelse av de oppgavene som ligger i mandatet til UG Profil, har forutsatt tilførsel av ressurser (SAKS-midler). Dette er tydelig i mandatet og opprettelsen, og i innspillet til fordeling av SAKSmidlene. Rektorrådet besluttet i møte 2. september å ikke tildele ressurser til dette arbeidet. Det er prioritert ressurser til omskilting i Harstad og Narvik, og dette arbeidet må ivaretas av undergruppe eiendomsdrift. Tiltaket er tildelt en million kroner, og det anbefales at noen av midlene brukes på justering av grafisk profil for skilt i tråd med innspill og tilbud fra faggruppe Profil. Det vil ikke bli gjennomført andre endringer i profilhandboka for UiT ( som har betydning for de andre gruppene under Sikker driftt. Arbeidsgruppa vil vurdere å realisere et justert mandat for de øvrige arbeidsoppgavene, men dette skal ikke har direkte konsekvens for de øvrige arbeidsgruppene. Samordning av digitale kanaler Mål: Den fusjonerte institusjonen framstår enhetlig og helhetlig i digitale kanaler fra og med fusjonstidspunktet. Arbeidet forutsetter samordning av digitalstrategier etc.
12 Utvikling Campussider Campussider skal utvikles av faggruppe web fra dagens UiT. Viktig at fortreffeligheten ved hver campus/by kommer godt frem på campussidene. Dagens sider er rettet mot studentrekruttering. Spørsmålet er om disse bør rettes mer i retning av en "hub" for alle målgrupper på hvert campus. Avhengighet: Bidrag av gjennomgått informasjonsmateriale (tekst, bilder, annet) fra Narvik og Harstad. Studieinformasjon til studentene vedrørende fusjon (systemer, rutiner etc.) må også forefinnes. Enhetssider Det er viktig at vi har oppdaterte enhetssider hvor man raskt kan finne ansatte, aktuelt og kort informasjon om de nye enhetene. Så raskt man har en avklaring rundt organisasjonen bør det implementeres 'noder' i enhetsstrukturen slik at disse sidene kan opprettes. Ansatte vil bli importert automatisk, men det bør oppnevnes ansvarlige ved disse enhetene som får som ansvar å bidra med tekster, bilder og annen informasjon, samt holde dette oppdatert. Disse vil få utvidede rettigheter i publiseringsløsningen. Avhengighet: Bidrag av gjennomgått informasjonsmateriale (tekst, bilder, annet), samt overføring av informasjon fra fagmiljøer og forskningsgrupper Toppsiden uit.no Det må skinne gjennom at vi har blitt en ny institusjon, og at studiestedene får en tydelig plass i navigasjonsmenyen og strukturen på toppnivå. Arkivering av gamle sider Statisk arkivering av hin.no og hih.no og linking til disse i en overgangsfase fra campussidene. Foreslås at det ligger åpent tilgjengelig i ca. et halvt års tid (med henvisning til nye sider) før det flyttes over til intranett. Avhengighet: IT for statisk arkivering av filer/dokumenter. Studiekatalog Avhengig av import fra FS og at ansatte i Narvik og Harstad får brukerkonto i publiseringsløsningen og deretter gis tilleggsrettigheter for å legge inn informasjon som ikke ligger i FS (bilder, kontaktperson, video, dokumenter etc.). Skal være klar til lansering av katalogen på uit.no i begynnelsen av januar. Avhengighet: Faggruppe FS-team Sosiale medier Felles strategi for navngivning/oppsett/profilering av eksisterende konti i sosiale medier (Facebook, Twitter m.fl.) for Harstad og Narvik. Bør navngis etter by/campus.
13 Opplæring Ansatte i Harstad og Narvik må tidlig få opplæring i bruk av nye systemer. Alle ansatte har i dagens UiT rettigheter til å publisere sider, arrangementer, prosjekter, forskningsgruppestruktur osv. Så kursing i publiseringsløsningen må prioriteres, både for eksterne sider og intranett. Webgruppa på KSA vil være ansvarlige for en slik opplæring. Annet Infoskjermer - Avklaring rundt systemer, utstyr og opplæring behøves. UiT bruker Scala som løsning, mens HiH bruker infoskjermen.no og HiN bruker open source-løsning. Studentrekruttering Referat fra møte i Harstad 8. september Mandat Samordning av planer, aktiviteter og materiell for rekruttering av studenter - herunder studiekataloger, messer, skolebesøk, informasjonsmateriell etc. Med utgangspunkt i dagens format og planer, skal gruppa særlig se på: Campuspresentasjoner og behov for geografisk differensiering Aktuelle verktøy og metodikk for arbeidet Internasjonal rekruttering. Studieinformasjon. Studieinformasjon og rekruttering inngår også i mandatet til Arbeidsgruppe for utdanningsvirksomheten ( så referatene fra arbeidsgruppe for rekrutering sendes også dit. Dette for å unngå at de ulike gruppene ikke jobber med de samme tingene. Rekrutteringsteam Presentasjon av hvordan rekrutteringsarbeidet er organisert ved lærestedene. Rekrutteringsteamet fungerer i all hovedsak likt ved UiT, HiN og HiH. Det er en blanding av administrative ansatte og studenter. HiN har ikke lønna sine studenter og har hatt med fagansatte. HiN og HiH må melde inn navn på studenter som kan inngå i rekrutteringsteamet fra neste år. KSA vil snakke med studentene før de eventuelt får jobben. En student fra hvert sted vil bli valgt ut. Formidlingsevne er viktig. Studentene vil få lønn og reiseutgifter dekka pluss forsikring. Det må også være en administrativt ansatt fra HiN og HiH i rekrutteringsteamet. Studieinformasjon Det er viktig at studentene får informasjon om endringer som vil skje på bakgrunn av fusjonen, slik at de vet hva de har å forholde seg til fra 1. januar I og med at det ikke er faggruppe for studentrekruttering som foreslår endringer knytta til studieadministrasjon (regelverk, opptak, etc. semesterregistrering) og praktiske forhold (IT-
14 brukerkonto, adgangskort, studentkort, etc.), så blir det viktig for oss å innhente informasjon fra de andre gruppene etter hvert som ting blir vedtatt. Vi er enige om at vi i første omgang prøver å kartlegge forhold som har betydning for studentene, og som vi vet vil endres på grunn av fusjonen. I og med at Kjetil og Espen ikke jobber med studieadministrasjon, vil de innhente hjelp fra andre i sin studieadministrasjon. Vi er enige om at informasjon til studentene sendes på e-post + at vi oppretter en egen nettside. Avdeling for utdanning ved UiT for ansvar for å sende ut info til alle studenter + opprette en nettside. Vi ønsker å sende ut informasjon før semesterregistreringa for våren 2016 åpner, og vi ber om at arbeidsgruppe for FS fastsetter en felles frist for åpning av studentweb. Når det gjelder informasjon til studiesøkere, om at de fra 1. januar 2016 vil være student ved UiT og ikke HiH eller HiN, så anbefaler vi at denne informasjonen tas med i tilbudsbrevet. Derom kun UiT vil finnes som et søknadsalternativ hos Lånekassen, så må dette også fremkomme i tilbudsbrevet. Studiekatalog på nett UiT planlegger å publisere studiekatalogen på nett 7. januar Studiekatalogen inneholder en oversikt over studieprogram/studieretninger som tilbys studieåret 2016/2017. Arbeidsgruppe for rekruttering anbefaler at vi publiserer en felles katalog for den fusjonerte institusjonen allerede fra 7. januar. Dette for å sikre informasjon til studiesøkere, og for å legge til rette for en god rekruttering til den fusjonerte institusjonen. Beskrivelse av studiene til HiH og HiNs finnes ikke i FS. Vi trenger en nærmere avklaring av hvordan arbeidet med å få inn info om HiH og HiNs studier i UiTs FS-database skal fungere. Skal HiH og HiN få tilgang til å legge inn info i UiTs database eller skal Avdeling for utdanning gjøre jobben? Emnekatalogen for 2016/2017 publiseres på nett 1. mars. Arbeidsgruppe for rekruttering anbefaler at vi skal ha en felles emnekatalog fra 1. mars. For at dette skal være mulig, så må HiH og HiNs emner overføres til UiTs FS-database før den planlagte fusjonen av FS-databasene, som planlegges 1. mars. Studiekatalog i papirversjon Arbeidet med Studiekatalogen startet allerede i vår. HiH og HiN har allerede levert tekster for sine studier til KSA. Stine-Marie har hatt møte med HiN og HiH på Skype om tekstene til den generelle delen av studiekatalogen, som nå må utvides med nye sider om bl.a Studentlivet i Harstad og Narvik. Studiekatalogen skal trykkes tidlig i desember. Dette for at katalogen skal være klar til skolebesøk/utdanningsmesser/universitetsturneen som starter i januar. Fram til nå så har UiTs studiekatalog hatt et opplag på Må det økes etter fusjonen? Dette må avklares i løpet av høsten (har med anbud til trykkeriene å gjøre). Trykkeriet sørger for at katalogen distribueres til grunnskoler i Nord-Norge, Videregående skoler i Norge, Bibliotek, Folkehøgskoler, Nav, Universiteter og høgskoler og Voksenopplæring i forsvaret. Når det gjelder distribusjon til de ulike campusene, så skal 600 eksemplarer sendes til Campus
15 Harstad. Espen vil avklare med Arvid Urke hvor mange som skal sendes til Campus Narvik. Bør vi sende med et skriv om at vi er fusjonert, når vi sender ut studiekatalogen? Anne Karin hører med noen rådgivere om dette er nødvendig. Utdanningsmesser UiT er allerede påmeldt de store nasjonale messene (Tromsø, Trondheim, Stavanger, Bergen og Oslo Spektrum). Det er både studenter og ansatte som reiser. KSA setter sammen team for utfyller hverandre. Representanter fra alle fagområder deltar på messa i Tromsø. Det er ønskelig at rep. Campus Harstad og Campus Narvik også deltar. Skolebesøk På skolebesøkene deltar både ansatte og studenter. Det er fra to til fire stykker som reiser, avhengig av hvilken skole som skal besøkes. Planlagt besøk i Indre-Troms i november. HiH og HiN drar nok også dit. Resten av skolebesøkene begynner i januar. UiT sørger for at studiekatalogen sendes til skolen på forhånd. Universitetsturneen UiT står som arrangør av universitetsturneen i Troms og Finnmark. UiT skal i delta på universitetsturneene i Sør- og Nord-Trøndelag, Oslo, Akershus, Østfold, Nordland. På universitetsturneen er det studenter som representerer UiT. Fagpresentasjoner Skjer på UiT samtidig som utdanningsmessa i Tromsø. Avgangselever fra alle videregående skoler i Troms inviteres. Elevene velger hvilken av de sju ulike fagpresentasjonene de vil høre på. Det er ansatte som holder presentasjonene. Arrangeres også på Campus i Alta der alle videregående skoler i Vest-Finnmark inviteres. Det reiser ansatte fra Tromsø til Alta for å delta i arrangementet. Fagpresentasjonene er ikke inndelt etter fakultet. Ønsker å ha samme opplegg i Harstad og Narvik. HiH og HiN undersøker med sine vgs. om når det kan være aktuelt med fagpresentasjoner på Campus i Harstad og Narvik.
16 Messevegg Må lages en helt ny messevegg. Ønsker å ha et kart over Norge hvor bilder av campusene er plotta inn. Går i produksjon etter at UiT-styret har vedtatt studieprogramporteføljen i november. Internasjonal rekruttering Dette arbeidet er allerede satt i gang av en annen arbeidsgruppe, og vi anser derfor ikke det som nødvendig at Arbeidsgruppe for rekruttering følger dette opp ytterligere. Annet Hvilken mediestrategi foreligger for å informere omverden om fusjonen. Anne Karin sjekker dette med Asbjørn Bartnes. Økonomi Viktig at det settes av penger til materiell knytta til rekruttering. Ikke fått SAKS-midler. Vi kan ikke bruke gammel materiell da Campus Narvik og Campus Harstad ikke vises. Studieinformasjon på nett Viktig at Campus Narvik og Harstad synliggjøres på nettsider retta mot studenter/studiesøkere fra 1. januar Vi forutsetter at dette arbeidet følges opp av Kommunikasjonsavdelinga ved UiT. 7 Undergruppe Personal, lønn og arkiv Lønn Arbeidsgruppen avholdt Skype møte 30. September Til Stede Eirin Fjeld Melund, Ellen D. Kvitvær HiN, Idar Indrevoll, Harald E. Helland og Lajla Johansen UiT. Prøvekonvertering av lønn: HiH og HiN har levert uttrekk av lønns og personaldata til Bluegarden etter oppsatt prosjektplan. Bluegarden er i gang med mapping og testing av data, og vil overleverer prøvekonvertering/prøvelønn HiH og HiN avstemmer prøvelønn mot lønn ført i SAP. Prøvekonvertering skal godkjennes i styringsgruppen Skarp konvertering: Skarp konvertering gjennomføres etter oppsatt prosjektplan. Uttrekk leveres av HiH og HiN til Bluegarden. Resultat av skarp konvertering overleveres HiH og HiN til godkjenning Godkjenning skal foreligge Lønnsdata blir deretter innlastet i produksjon Vellykket skarp konvertering forutsetter at organisasjonsstrukturen og innplassering i stillinger er gjort innen Denne datoen er endelig og det vil medføre stor grad av merarbeid dersom dette ikke er på plass innen
17 Dersom ny organisasjonsstruktur ikke er på plass innen angitte dato, vises det til punkt 4 i Stedkodegruppas anbefalinger vedrørende stedkoder i forbindelse med fusjon med HiH og HiN. Gjennomgang av rutiner samordning: EK-tjenester pr Idar Indrevoll gjennomgikk UiT sine retningslinjer for EK tjenester. Ordningen er tatt opp med personalsjef ved HiN og HiN har i utgangspunktet ingen problemer med å gå inn på UiT sin ordning fra , HiN sier opp sine avtaler og nye avtaler tegnes i tråd med UiT sine retningslinjer, det tas forbehold om at det er noen få tilfeller som må sjekkes i forhold til tilsettingsavtaler. Reisepolicy/reiseavtaler: HiN har ingen avtale pr. i dag, men bruker VIA. Har ikke inngått ny avtale i påvente av fusjon. Idar Indrevoll gjennomgikk UiT sin reisepolicy og reiseavtaler. HiN ser per nå ingen grunn til ikke å akseptere UiTs reisepolicy/reiseavtaler. Retningslinjer for inngåelse av kontrakt og utbetaling til selvstendig næringsdrivende: Idar Indrevoll gjennomgikk kort UiT sine retningslinjer. HiN har i dag retningslinjer som er svært lik, og det byr ikke på problemer å ta i bruk UiT sine retningslinjer. Utbetaling til timelønnet personale: Kort gjennomgang av UiT sine rutiner som krever timelister fortløpende for å sikre korrekt rapportering. HiN har ikke krav til levering av timelister for ansatte som har kontrakt på opptil 300 timer pr. semester. Timene fordeles over semesteret for utbetaling. Det må avklares nærmere hvordan dette løses. Skjema for lønn og reise utbetaling til personer uten tilgang til PagaWeb: Det er enighet mellom HiN og UiT om at UiT sine skjema skal tas i bruk for utbetaling fra og med Kurs opplæring: Nødvendige kurs og opplæring vil bli gitt når organisasjonsstrukturen er på plass og ansatte er innplassert i stillinger. UiT vil gjennomføre kurs/opplæring for aktuelle ansatte som skal inneha ulike PagaWeb funksjoner og for ansatte som vil inneha rolle som attestanter og budsjettdisponenter. Kurs/opplæring gjennomføres i desember/januar. Informasjon: HiN/UiT informerer ansatte og ledere om avslutning av SAP og overgang til Paga. Informasjonen gis både skriftlig og i avdelingsmøter. Tidspunkt for informasjon vil være november/desember.
18 Informasjonen utformes slik at det sendes spesifikk informasjon til ulike grupper. Gjelder både skriftlig informasjon og informasjon som gis på møter med ansatte, saksbehandlere og ledere. Overgangsordninger- papirbilag: SAP stenges for registering 30. november og HiN må sende informasjon medio november om at papirbilag må brukes i en overgangsperiode. Høgskolen i Harstad deltok ikke på møtet, slik at det er Høgskolen i Narvik sine synspunkter som framkommer i rapporteringen. HMS Arbeidsmiljøutvalg Faggruppens innspill til AG sikker drift om å supplere AMU med to deltakere fra både HiH og HiN fra årsskiftet er tatt til følge. Sammensetningen av AMU evalueres ved nyvalg høst Bedriftshelsetjeneste Her er det uavklarte spørsmål. HiH har sagt opp sin avtale med Harstad bedriftshelsetjeneste, og regner med at de vil få en tilfredsstillende ordning med UiTs bedriftshelsetjeneste, Hemis. Det er ikke satt tidspunkt for møte mellom Hemis og HiH. HiN har en mer krevende virksomhet når det gjelder bruk av bedriftshelsepersonell, de trenger fagpersoner med et bredt spekter av kompetanse. De har sagt opp avtalen med Narvik bedriftshelsetjeneste med virkning fra årsskiftet. Hvordan løsningen blir etter årsskiftet diskuteres i møte mellom Hemis og HiN 12. oktober. Hemis er representert med en ansatt i Narvik. Beredskap På dette området er det oppnevnt en arbeidsgruppe bestående av: Jan Ivar Johansen POA/UiT (leder), Randi Solhaug KSA/UiT, Reidar Øren fra HiH og Anne Gjerløw fra HiN. Arbeidsgruppen hadde første møte 1. oktober Representanten fra HiH deltok ikke i møte på grunn av midlertidig stans i fusjonssamarbeidet mellom UiT og HiH. Lokale beredskapsplaner. Organisasjonsstrukturen må være kjent ved fastsetting av eierskapet til beredskapen. POA har utarbeidet en generalisert lokal beredskapsplan som hjelpemiddel til strukturering av de nye lokale beredskapsplanene ved campus Narvik og campus Harstad. POAs representant samarbeider med representantene for HiN og HiH pr. telefon/epost/lync individuelt, og ellers ved behov i fellesmøter på Lync/Skype. Samordningsavtaler må etableres ved behov for samordning av beredskap. Dette kan vente til etter fusjonen. Krisekommunikasjonsplan. KSA eier krisekommunikasjonsplanen ved UiT. Det er videre avklart at KSA er ansvarlig for revisjonen. KSAs representant arbeider selvstendig med planen fram til neste møte i arbeidsgruppen. KSA samarbeider med HiN og HiH om bidrag til krisekommunikasjonsplanen.
19 Overordnet beredskapsvakt. Ny bestilling fra AG sikker drift 27. august 2015 er å se på ressursene til universitetets overordnede beredskapsvakt ved flercampusinstitusjon. Organisasjonsstrukturen må være kjent ved vurdering. Neste møte i arbeidsgruppen er i første halvdel av november, etter at organisasjonsstrukturen er fastsatt. Verneområder Alle tre institusjonene har samme oppbygging av verneombudsordningen. I prinsippet skal organiseringen av verneområdene motsvare lederstrukturen i organisasjonen. Utfordringen når det gjelder flercampusinstitusjon er å sørge for at den enkelte medarbeider har tilgang til verneombud i rimelig nærhet, og at arbeidsmiljøet til alle arbeidstakere er gjenstand for engasjement fra et verneombud som har oversikt over forholdene. Samordningsavtaler kan inngås for å sikre at alle skal ha tilgang til et verneombud på sitt eget arbeidssted. Organisasjonskartet må etableres før konkret inndeling av verneområder. Verneområder skal etter planen fastsettes av AMU i møtet 19. november Personal Mandat Arbeidet i UG-personal tar utgangspunkt i mandat for AG sikker drift og Arbeid i undergrupper, notat Arbeidet skal ha fokus på: Det som må være på plass til årsskiftet for at vi skal fungere som én institusjon. Arbeid med ordninger mv som ikke er driftskritiske kan utsettes til etter årsskiftet Gå gjennom de ordninger og retningslinjer som institusjonene har på personalområdet Vurdere behov for overgangsordninger, dersom ikke alt er samordnet per Hovedtemaer i arbeidet: Jobbportal og tilsettinger, inkludert tilsettingsreglement Arbeidsavtaler (etter innplasseringer) Arbeidstid, fleksitid, tidsregistrering Permisjonsordninger Gaver og oppmerksomheter Inkluderende arbeidsliv, lokale avtaler Stillingsstruktur/-beskrivelser Lønnspolitikk Særavtaler lønn Hovedavtale/Tilpasningsavtale, medbestemmelse Ressurser for organisasjonene og vernetjeneste, frikjøpsordninger HR-portal og nettsider Bruk av hverandres ansatte til II er-stillinger, bedømmelseskomiteer og sensur Personal- og organisasjonsoversikter til bruk i fusjonsarbeidet
20 Sidegjøremål/biarbeid, retningslinjer Opplæringsbehov Fordeling av arbeidstid i undervisnings- og forskerstillinger, arbeidsplaner Møtevirksomhet: Det er avviklet 4 møter i Faggruppe personal. 3 møter via Skype, og et heldags arbeidsmøte. Status for arbeidet Oppsett og tidsfrister: Område Tidsfrist Ressurser Innspill budsjett Odd Arne, Turid, Lise Info om II`er stillinger Anne, Lillian, Turid Info om sensur Anne, Jan Ove, Turid Personal- og org. oversikter Siri, UiT, Anne, Linda Betenkningsmaler/utlysningsmaler Jan Ove, Anne, Linda Jobbportal, Jobbnorge, felles utlysninger Jan Ove, Hege, Anne, Linda? Stillingsstruktur Jan Ove, Anne, Linda Personalreglement Gunhild, Anne, Turid Info om II`er stillinger Anne, Lillian, Turid Sende ut brev til ansatte med IIer stillinger - opphør Fordeling av arbeidstid Gunhild, Sissel, Lise, Turid, Anne Tilsettingsprosess, tilsettingsråd, Jan Ove, Hege, Anne, Turid tilsettingsutvalg Seniorpolitikk Sissel/Tove, Turid, Lise Seniordager Trening i arbeidstid Velferdsordninger Sissel, Turid, Lise Subsidierte treningskort - HiN Avtaler om kjøp av terminalbriller Sissel, Turid, Lise Rammeavtaler Hovedavtale/tilpasningsavtale Gunhild/ Jan Ove, Turid, Lise, Anne Særavtaler lønn Gunhild/Jan Ove, Turid, Lise Opplæringsbehov Ann Karin, Lise, Turid Sidegjøremål Svein Are, Turid, Lise Inkluderende arbeidsliv Vår 2016 Sissel HR-portal Vår 2016 Lillian, Anne, Linda Gaver og oppmerksomhet Vår 2016 Tove Lønnspolitikk Vår 2016 Jan Ove, Turid, Lise Permisjonsordninger Vår 2016
21 Budsjettinnspill Budsjettinnspill ble levert og det ble gitt midler til opplæring - omstillingsseminar 15.oktober. Info om II`er stillinger Det er kartlagt hvilke ansatte som har IIer stillinger som blir berørt som følge av fusjonen. Generell informasjon gitt ved HiN og HiH. Brev om opphør av IIer stillingene sendes innen 15.november. Hver institusjon sender brev til ansatte i bistillingene. Info om sensur Informasjon om sensurarbeid og konsekvenser ved fusjonen er gitt. Personal- og organisasjonsoversikter Personal og organisasjonsoversikter er laget. Betenkningsmaler/utlysningsmaler Utlysningsmalene er gjennomgått. Det foretas revideringer i malene for utlysninger av topp- og førstestillinger på grunn av endring i Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger og nødvendige tilpasninger når organisasjonskartet er på plass. Jobbportal, Jobbnorge, felles utlysninger Det er enighet om å fortsette med bruk av Jobbnorge som jobbportal, med UiTs rammeavtale. HiN og HiH sier opp sine avtaler med Jobbnorge innen årsskiftet og beholder jobbnorgetilgangen til og med av rapporteringshensyn og for å avslutte pågående tilsettingsprosesser. UiTs jobbnorgeportal benyttes f.o.m Det er opprettet midlertidige avdelinger for hhv. HiN og HiH. Felles henvisningsannonser er laget og klar til å tas i bruk. Stillingsstruktur HiN og HiH har gjennomgått stillingsstruktur og stillingskoder og gitt tilbakemelding. Stillingskoder som ikke ligger i UiTs stillingsstruktur tas inn fra Revisjon av stillingsstruktur med kvalifikasjonskrav og stillingsinnhold tas i forbindelse med gjennomgang av lokal lønnspolitikk vår Fordeling av arbeidstid FG personal anbefaler en videreføring av UiTs utfyllende bestemmelser og regler for fordeling av arbeidstid, med nødvendige justeringer. HiN og UiT har lik struktur for fordeling av arbeidstid i alle de vitenskapelige stillingene. Personalreglement
22 Det er enighet i gruppa om å videreføre UiTs personalreglement med nødvendige justeringer Tilsettingsprosess Tilsettingsprosessen er gjennomgått, og det er enighet om å videreføre UiTs praksis og ordning. Tilpasninger, opprettelser av nye tilsettingsråd, og tilsettingsutvalg gjøres når det nye organisasjonskartet er på plass. HR-portal HiN og UiT har bruker Compendia. HiH har ikke innkjøpt HR-portal. HiN sier opp avtalen med Compendia innen årsskiftet. HiNs avtale med Compendia har varighet til Arkiv Generell aktivitet: Faggruppe arkiv har avholdt ett fysisk møte i Narvik Det er planlagt et nytt fysiske møte inkludert opplæring november Avslutning av Public360 baser/avslutning av historiske baser Faggruppe arkiv har avventet tilbakemelding fra UNINETT som forvalter av HiN/HiH arkivbaser. Vi har fortsatt ikke fått tilbakemelding. Vi har blitt opplyst at det skal komme et felles tilbud til Høgskoler som skal fusjoneres. Tilbudet skal ifølge opplysningene inneholde pris og betingelser for driftsavtale for Public360 for første halvår 2016 samt deponering av produksjonsbaser til Riksarkivet. Videre er det bedt om overføring av eksisterende ephorte-baser (historiske baser) til vårt driftsmiljø. Til slutt har vi bedt om en prisestimering på oppbevaring av de konvertert historiske basene som P360 baser i påvente av et ev. systemskifte ved UiT. Det er bedt om avklaring i brev av (ref. sak 2015/4762) 8 Undergruppe Studie Det er opprettet tre fagteam under vår virksomhet. Dette er fagteam for FS, fagteam for timeplaner og fagteam for ansatt- og studentkort. Se egne beslutningsnotat om dette hvor mandatet for gruppene er beskrevet. Rapport fra gruppene er levert til fagdirektørene og her følger oppsummering av hovedpunktene: Felles studentsystem (FS) Formålet til fagteamet Fagteamet skal sørge for fusjon av studentdatabasene til HiH, HiN og UiT. Fagteamet skal også sørge for sikker drift av FS, samt legge til rette for sikker drift av systemer som henter data fra FS over fusjonstidspunktet.
23 I sektoren foregår det flere parallelle fusjoner med fusjonstidspunkt fra Felles for alle involverte institusjoner er at de benytter FS til å administrere studenter. Det er opprettet et felles nasjonalt prosjekt for fusjon av de enkelte FS-databasene. I prosjektet inngår også det tekniske arbeidet ved selve databasefusjonen. Prosjektet er styrt fra programvareleverandøren FSAT. HiH, HiN og UiT fusjonen har inngått kontrakt med FSAT for å være med i det nasjonale prosjektet. Det nasjonale prosjektet har delt arbeidet inn i delbolker på ca. 14 dager, der hver enkelt fusjon får tildelt arbeidsoppgaver som må kvitteres ut i løpet av bolken. Fagteamet er i rute med arbeidet med arbeidsoppgavene i det nasjonale prosjektet. Milepæler Følgende milepæler for arbeidet framover er satt opp: Oktober (uke 41): Første prøvefusjon av databasene Oktober/November: Klargjøre FS for innlegging av studieprogram og emneinformasjon for studieåret 2016/2017. November: Klargjøre for åpning av semesterregistrering våren Januar/februar: Andre prøvefusjon av databasene Mars: Fusjon av databasene Saker som berører andre grupper i fusjonsprosessen Fagteamet for FS har identifisert saker som må avgjøres av andre grupper for å sikre sikker drift over fusjonstidspunktet. Semesteravgift. Semesterregistreringen for våren 2016 åpner i desember og i god tid før den tid må semesteravgiften og papirpenger avklares. Det er også nødvendig å sikre at kontoene som studentene ved HiH og HiN betaler semesteravgift til ikke blir avsluttet 1.1, men holdes åpne fram til vårsemesterets slutt. Studenter som før generer en giro i studentveven vil få påført henholdsvis HiH eller HiNs kontonummer. Stedkodestruktur. Innen må den nye stedkodestrukturen være på plass dersom rapporteringen til DBH skal gjenspeile den nye organisasjonen. Timeplaner Gruppa for timeplaner avholdt møte 16. og i Tromsø Innledning og sammendrag Både i Harstad og Narvik vurderes FS kapasiteten som for lav. FS data og bruk av undervisningsaktivitet samlebilde er den viktigste kilden til timeplansystemet for UiT. Dette dataområdet i FS er ikke i bruk ved HiH og HiN. Timeplansystemene som HiH og HiN har i bruk baserer seg lite på FS data utover å få emne, student og klasseinfo fra FS. Det medfører at mye av timeplaninformasjonen ikke finnes i FS, og en har heller ikke gruppepåmelding i Studweb og andre tjenester. Det er ikke noe korps av studiekonsulenter ved HiH og HiN, men vi kan utnytte kapasitet vi har på UiT i første omgang eller leie inn ressurser. Det er stor administrativ kapasitet knyttet til studieledere, o.l. i Narvik og Harstad, men dette er faglige stillinger ikke tiltenkt FS eller timeplanarbeidet.
Referat fra møte i Arbeidsgruppe sikker drift 17.06.2015
Referat fra møte i Arbeidsgruppe sikker drift 17.06.2015 Til stede: Forfall: IT-direktør Stig Ørsje UiT (leder) Ass. IT-direktør Kai Mathisen UiT IT-leder Ørjan D. Pettersen HiN Overingeniør IT Håvard
DetaljerReferat fra møte i Arbeidsgruppe sikker drift, 12.03.2013
Referat fra møte i Arbeidsgruppe sikker drift, 12.03.2013 Til stede: IT-direktør Stig Ørsje - UiT (leder) IT- og driftsdirektør Knut Jakobsen HIF Ass. IT-direktør Kai Mathisen UiT Økonomidirektør Eli Margrete
DetaljerFusjonsprosessen Arbeidsgruppafor utdanningsvirksomhet Rapport
Fusjonsprosessen Arbeidsgruppafor utdanningsvirksomhet Rapport Til: Fusjonssekretariatet Fra: Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet Gruppeleder/kontakt: Anne Mari Harper Dato: 18.03.13 Arbeidsgruppa for
DetaljerErfaringer fra tre fusjoner
Erfaringer fra tre fusjoner 2009-2016 - sett fra et arkivfaglig ståsted Seksjonssjef Anita Dahlberg Om UiT Norges arktiske universitet - Vedtatt opprettet 1968 Breddeuniversitet med både klassiske universitetsfag
DetaljerHøringsuttalelse. Til Rapport fra faggruppen helse og omsorgsfag. Anne Clancy- representant, Høgskolen i Harstad
Høringsuttalelse Til Rapport fra faggruppen helse og omsorgsfag Anne Clancy- representant, Høgskolen i Harstad Linda Løvdal- representant, Høgskolen i Harstad Gunn K. Stenhaug HTV, Norsk sykepleierforbundet
DetaljerFØRSTE UTKAST TIL SJEKKLISTE FOR KOMMUNER
FØRSTE UTKAST TIL SJEKKLISTE FOR KOMMUNER Konsekvenser av å endre kommunenummer April 2017 Forbehold: Dette er en delleveranse for en pågående utredning. Flere områder er ikke ferdig utredet, og det tas
DetaljerUniversitetet i Tromsø helt uten voksesmerter? Johanne Raade
Universitetet i Tromsø helt uten voksesmerter? Johanne Raade Historikk I 2009 Fusjonerte Universitetet i Tromsø med Høgskolen i Tromsø Frivillig fusjon mellom to «likeverdige parter». Institusjonene lå
DetaljerSikker drift - foreløpig risikovurdering - foreløpige tiltaksområder
Sikker drift - foreløpig risikovurdering - foreløpige tiltaksområder 7.5.2015 Sannsynlighet -> Sikker drift - overordnet risikobilde (foreløpig oversikt) 2 1 23 2 24 25 1. Ressursknapphet /overbelastning
DetaljerMØTEPROTOKOLL. Fra rektoratet møtte: Wenche Jakobsen Prorektor utdanning Sak S 4/15
MØTEPROTOKOLL Utvalg: Universitetsstyret Møtested: Styrerommet, UiT Administrasjonsbygget Møtedato: 12.02.2015 Tidspunkt: 10:30-15:30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Anne Husebekk
DetaljerHøringsuttalelse 2015
Høringsuttalelse 2015 Kommentarer på rapporter fra faggrupper levert 5.oktober 2015 Fra Lisa Øien Programområdeleder og studiekoordinator sykepleie Avdeling for helse og samfunn Høgskolen i Narvik Tlf.
DetaljerTiltaksplan for rekruttering til studieprogram ved Helsefak. «Redegjørelse for tiltak og ansvar for rekrutteringsarbeidet ved Helsefak»
Tiltaksplan for rekruttering til studieprogram ved Helsefak «Redegjørelse for tiltak og ansvar for rekrutteringsarbeidet ved Helsefak» Hvorfor en tiltaksplan for rekruttering? «I konkurranse med andre
DetaljerSak RR Organisering, ledelse og styring av det fusjonerte universitetet
MØTEREFERAT Møte: Rektorrådet for fusjonen mellom HiN, HiH og UiT Møtedato: 19.10.2105 Møteleder/referent: Rektor Anne Husebekk/seniorrådgiver Bjarte Toftaker Arkivref.: 2015/1550 Referat fra møte i rektorrådet
DetaljerStatus fusjoner i 2015-2016, konsekvenser og risikovurdering
Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-029 OMN Notat Status fusjoner i 2015-2016, konsekvenser og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt og svarer på de problemstillingene
DetaljerVersjon 0.2 Dato
Ansvarlig: Marit Hellum/Bente K.S. Roel Side 1 av 5 Bakgrunn Styrene i Høgskolen i Hedmark (HH) og Høgskolen i Lillehammer (HiL) har vedtatt fusjon mellom HH og HiL, gjeldende fra 1.1.2017. Styrene og
DetaljerUtvalg: Universitetsstyret Møtested: Árdna, universitetets samiske kulturhus, Campus Breivika, Tromsø Møtedato: Tidspunkt: 09:00 15:30
MØTEPROTOKOLL Utvalg: Universitetsstyret Møtested: Árdna, universitetets samiske kulturhus, Campus Breivika, Tromsø Møtedato: 10.03.2016 Tidspunkt: 09:00 15:30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon
DetaljerStrategi og strukturprosessen videre
SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Strategi og strukturprosessen videre Anita Eriksen Universitetsledelsens kommentarer I denne styresaken får styret en oversikt over det arbeidet som er startet opp rundt
DetaljerStyrene i Høgskolen i Hedmark (HH) og Høgskolen i Lillehammer (HiL) har vedtatt fusjon mellom HH og HiL fra
Ansvarlig: Sigbjørn Hernes/Anna Løken Side 1 av 6 Bakgrunn Styrene i Høgskolen i Hedmark (HH) og Høgskolen i Lillehammer (HiL) har vedtatt fusjon mellom HH og HiL fra 01.01.2017. Styrene og Rektorene har
DetaljerOslo universitetssykehus HF
Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 29. september 2009 Dato møte: 8. oktober 2009 Saksbehandler: Prosjektdirektør IKT Vedlegg: Status og risikorapportering IKT SAK 138/2009 STATUS IKT I OSLO
DetaljerMøteprotokoll. Utvalg: Hovedtillitsvalgte Rissa og Leksvik Møtested: LIV-bygget, Vanvikan Dato: Tid: 13:00
Møteprotokoll Utvalg: Hovedtillitsvalgte Rissa og Leksvik Møtested: LIV-bygget, Vanvikan Dato: 06.12.2016 Tid: 13:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Per Olav Foss Medlem NITO Elin
DetaljerIMPLEMENTERING AV ADM2003 - INNPLASSERING I STILLINGER
Vår dato: 18.11.03 Vår referanse: Vår saksbehandler: Pål Hovde Deres dato: Deres referanse: Til: Alle fast tilsatte i administrative stillinger ved HiST. IMPLEMENTERING AV ADM2003 - INNPLASSERING I STILLINGER
DetaljerInnovativ Ungdom. Fremtidscamp 2015
Innovativ Ungdom Fremtidscamp2015 TjerandAgaSilde MatsFiolLien AnnaGjersøeBuran KarolineJohannessenLitland SiljeKristineLarsen AnetteCelius 15.mars2015 1 Sammendrag Innovasjon Norge har utfordret deltagere
DetaljerOmstilling og innplassering i stilling ved det nye universitetet
Omstilling og innplassering i stilling ved det nye universitetet Seminar i Tromsø November 2015 Rammer for omstillingsarbeidet Melding til Stortinget nr. 18 (2014-2015) Konsentrasjon for kvalitet Kongelig
DetaljerViser til beslutningsnotat fra universitetsdirektøren hvor følgende beslutning ble tatt vedrørende fellestjeneste for eksamen og vitnemål:
Avdeling for utdanning Arkivref.: 2016/1514 Dato: 04.02.2018 Universitetsdirektøren Fellestjeneste for eksamen og vitnemål- revidert forslag Viser til beslutningsnotat fra universitetsdirektøren hvor følgende
DetaljerProsjektplan SD- Studieadministrasjon Fusjoninnlandet.no
Prosjektplan SD- Studieadministrasjon Fusjoninnlandet.no 11.11.16 Prosjektledelse Studieadministrasjon Prosjektet og har nedsatt en koordinerende arbeidsgruppe (KA Studie) som leder prosjektet. Arbeidsgruppen
DetaljerFSAT. Notat: Campus-funksjonalitet FS
FSAT Felles studieadministrativt tjenestesenter Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo E-mail: fs-sekretariat@fsat.no URL: www.fellesstudentsystem.no Telefon: 22852818 Telefax: 22852970
DetaljerNTNU S-sak 19/15 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Saksansvarlig: Ida Munkeby Saksbehandler: Trond Singsaas/Jens Petter Nygård
NTNU S-sak 19/15 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 8.6.2015 Saksansvarlig: Ida Munkeby Saksbehandler: Trond Singsaas/Jens Petter Nygård N O T A T Til: Styret Fra: Rektor Om: Oppdatert risikovurdering
DetaljerBeslutningsnotat vedrørende fellestjenester
Universitetsledelsen Arkivref.: 2016/1514/JSE001 Dato: 08.12.2017 Avdeling for bygg og eiendom Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Avdeling for IT Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Avdeling
DetaljerAnbefalinger til Standardiseringsrådet vedrørende utredning av standarder for informasjonssikkerhet
Anbefalinger til Standardiseringsrådet vedrørende utredning av standarder for informasjonssikkerhet Bakgrunn Utredningen av standarder for informasjonssikkerhet har kommet i gang med utgangspunkt i forprosjektet
DetaljerForslag til prosjekter Fornyelsen av studieadministrasjonen. Arbeidsgruppens tiltak strukturert i prosjekter
Forslag til prosjekter Fornyelsen av studieadministrasjonen Arbeidsgruppens tiltak strukturert i prosjekter Forslag til prosjekter 12.02.2014 Tjenester i studieadministrasjonen 1. Internasjonalisering
DetaljerNotat. Bistandsprosjekt - Høgskolen i Nesna Andre statusrapport. Kunnskapsdepartementet Agenda Dato: 16.12.2008 Emne: Til: Fra:
Notat Til: Fra: Kunnskapsdepartementet Agenda Dato: 16.12.2008 Emne: Bistandsprosjekt - Høgskolen i Nesna Andre statusrapport Ut fra vår rolle i dette bistandsprosjektet som er: Kvalitetssikring av høgskolens
DetaljerSammenslåing av avklarings- og oppfølgingstiltak overgangsregler og gjennomføringsplan
ARBEIDS- OG VELFERDSDIREKTORATET/TJENESTEAVDELINGEN Attføringsbedriftene i NHO ASVL VIRKE Deres ref.: Vår ref. 14/1820/008/ - 11. februar 2015 Saksbehandler: Nina Strømmen Sammenslåing av avklarings- og
DetaljerProsjektmandat. Implementering av Intranett ved Universitetet i Tromsø
Prosjektmandat Implementering av Intranett ved Universitetet i Tromsø Tromsø, 7. februar 2013 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE 1 1. PROSJEKTETS NAVN 3 2. PROSJEKTETS OPPDRAGSGIVER 3 3. PROSJEKTEIER
DetaljerSSØ skal gi tilbakemelding før ferien til sektoren på utrullingstidspunkt og hva som må gjøres i sektoren
Møtetype: SAP HR statusmøte mellom og UNINETT FAS Til stede: Geir Knudsen,, Tone Thorstensen,, Øyvind Akselsen,, Tore Bjørn Hatleskog, UiS, Anne Grete Lindeland, UiA, Eirin Fjeld Melund, UNINETT FAS, Arild
DetaljerDelprosjekt S 3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon.
Delprosjekt S 3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon. Rapport pr 25.10.2012 for delprosjekt 3 IKT, Kommunikasjon og Bygg/eiendom Vedlagt følger rapport pr 25.10.2012 for arbeidsgruppene innenfor delprosjekt
DetaljerEtablering av Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HiBV) fra 010114 Oppstartsmøte delprosjekt Sikker drift - 280912
Etablering av (HiBV) fra 010114 Oppstartsmøte delprosjekt Sikker drift - 280912 HiBV Ringerike VI skal. HiBV Bakkenteigen HiBV Drammen HiBV Kongsberg Etablering av (HiBV) fra 010114 Kortversjonen av Sikker
DetaljerÅpen dag om pensumlistesystemet Leganto. USN, Drammen 14/6 2018
Åpen dag om pensumlistesystemet Leganto USN, Drammen 14/6 2018 Litt om navn BIBSYS ble fusjonert med CERES og deler av Uninett ved årsskiftet Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan for forskning og høyere
DetaljerOmstillingsavtale. mellom arbeidsgiver og ansatte i kommunene Ski og Oppegård
Omstillingsavtale mellom arbeidsgiver og ansatte i kommunene Ski og Oppegård Vedtatt i Fellesnemnda 20. november 2018 OMSTILLINGSAVTALE FOR NORDRE FOLLO BEHOLDE, REKRUTTERE OG UTVIKLE Behandlet i drøftingsforum
DetaljerDel 1 Arbeidsmiljøutvalget
ÅRSRAPPORT FRA ARBEIDSMILJØUTVALGET (AMU) VED UNIVERSITETET I TROMSØ 2012 1 2 Del 1 Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalgets mandat og sammensetning I henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser i kapittel
DetaljerBibliotek i omstilling - noen refleksjoner rundt fusjoner og organisering i Universitetsbibliotek
Bibliotek i omstilling - noen refleksjoner rundt fusjoner og organisering i Universitetsbibliotek Johanne Raade mars 2016 Bibliotekdirektør ved UiT Norges arktiske universitet Oversikt Stortingsmelding
DetaljerOmstillingsavtale og retningslinjer for innplassering av ansatte
Omstillingsavtale og retningslinjer for innplassering av ansatte HUSTADVIKA KOMMUNE Hustadvika kommune, 03.11.2017 HØRINGSUTKAST 1 Omstillingsavtale og retningslinjer for innplassering av ansatte For Eide
DetaljerIntegrasjonsstatus uke 48
Integrasjonsstatus uke 48 Overgripende prosjektplan med viktigste milepæler Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase Forberede closing og eierskapsskifte Start operasjonell drift med felles profilering Ferie Operasjonell
DetaljerREFERAT. Saksliste. Det er positivt at det til dette møtet kom en godt forberedt agenda god tid i forveien. UNINETT, NO-7465 Trondheim info@uninett.
Møtetype: SAP HR statusmøte mellom SSØ og UNINETT FAS Til stede: Geir Knudsen, SSØ, Tone Thorstensen, SSØ, Tore Bjørn Hatleskog, UiS, Anne Grete Lindeland, UiA, Eirin Fjeld Melund, UNINETT FAS, Arild Halsetrønning,
DetaljerÅrsplan Studieåret 2015/2016
Årsplan Studieåret 2015/2016 INSTITUTT FOR INGENIØRVITENSKAP OG SIKKERHET FAKTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI Vedtatt av instituttstyret 09.06.2015 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 1.1 Styringssignaler
DetaljerSatsing på fleksibel læring ledelsens oppfølging Ledermøtet , Allmøte ØSS, 30.4, Adm. ledermøte 6.5
BAKGRUNN I gjeldende Strategisk plan 2015 2018 er det lagt til grunn at høgskolen skal satse på fleksibel læring. Målet er å gjøre alle HiØs studietilbud mer fleksible slik at studentene har større mulighet
DetaljerFelles Studentsystem. Prosjektplan Overgang til FS for Høgskolen i Nesna 2009
Felles Studentsystem Prosjektplan Overgang til FS for Høgskolen i Nesna Versjon 9. september INNHOLD 1... Prosjektet 3 1.1 Prosjektansvarlig 3 1.2 Prosjektleder 3 1.3 3 1.4 Prosjektperiode 3 1.5 Arbeidsoppgaver
DetaljerFå møter mange FUSJONEN MELLOM HIF OG UIT SETT FRA HIF'S BIBLIOTEKLEDER
Få møter mange FUSJONEN MELLOM HIF OG UIT SETT FRA HIF'S BIBLIOTEKLEDER Fusjon i august 2013: HiF går inn i UiT Forskjeller mellom HiF og UiT Organisasjonskartet og nye navn Den formelle prosessen Den
DetaljerFelles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT
Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT OMN Til styret Sak 3 Status fusjoner i 2015-2016, konsekvenser og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering.
DetaljerMØTEBOK HØGSKOLESTYRET
MØTEBOK HØGSKOLESTYRET Møte 5/2007 7. september 2007 Til stede: Håkon With Andersen Åge Danielsen Ellen Øseth Sidsel Kruuse-Meyer Elisabeth Romàn Bjørn Reidar Sørensen Annette Meidell Per Johan Nicklasson
DetaljerOmstillingsavtale. mellom arbeidsgiver og ansatte i kommunene Ski og Oppegård
Omstillingsavtale mellom arbeidsgiver og ansatte i kommunene Ski og Oppegård Vedtatt i Fellesnemnda 24. april 2018 OMSTILLINGSAVTALE FOR NORDRE FOLLO BEHOLDE, REKRUTTERE OG UTVIKLE Innhold 1. Generelt...
DetaljerFelles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT
Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-117 OMN Til styret Sak 3b Status fusjoner i 2015-2016 og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering.
DetaljerInnkalling til prosjektgruppemøte
Innkalling til prosjektgruppemøte Tid: 23. april kl. 12 14 Sted: Møterom NYER i kjelleren i Hovedbygningen Gløshaugen Saksliste Beslutningssaker Sak 19/15 Ledelsesfunksjon fra 1.1.2016 Styringsgruppa la
DetaljerNy organisering av Biblioteksystemkonsortiets virksomhet. Rådgivende gruppe BIBSYS-konferansen 2017
Ny organisering av Biblioteksystemkonsortiets virksomhet Rådgivende gruppe BIBSYS-konferansen 2017 Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet Fra retningslinjer for Biblioteksystemkonsortiet Biblioteksystemkonsortiet
DetaljerReferat fra prosjektgruppemøte
Referat fra prosjektgruppemøte Tid: 18. juni, formøte kl 08.30 09.00, prosjektgruppemøte kl. 12-15 Sted: HiST Styrerommet, Schnitlergården, Sverresgate 15, Trondheim Til stede Prosjektgruppa: Trond Singsaas,
DetaljerFusjon UiT-HiTø - hvordan ivaretas personalet?
Fusjon UiT-HiTø - hvordan ivaretas personalet? Seminar FBF/FAP 12. desember 2008 Personalbehandling i forhold til endringsprosesser Vilkår for den enkeltes engasjement og deltakelse i endringsprosesser
DetaljerNettstudent 2017 viktig info
Nettstudent 2017 viktig info Studiestart Det er ikke et spesifikt studiestartprogram for nettstudentene. Du er hjertelig velkommen til ordinær studiestart på campus Narvik dersom du har anledning. I forbindelse
DetaljerNettstudent 2018 viktig info
Nettstudent 2018 viktig info Studiestart Det er ikke et spesifikt studiestartprogram for nettstudentene. Du er hjertelig velkommen til ordinær studiestart på campus Narvik dersom du har anledning. I forbindelse
DetaljerUniversitetsbiblioteket Digitale tjenester
Universitetsbiblioteket Digitale tjenester Til: Bibliotekdirektøren Dato: 12. april 2012 Årsplan 2012-2014: Digitale tjenester UB Oslo Digitale tjenester har definert 5 satsingsområder for 2012. 1. Digitalt
DetaljerHMS-håndbok Dato: 07.03.06 Godkjent av: Sverre Mogstad. Revisjon nr. 1 Kapittel 2 Dokument 1 Side 1 av 7
Kapittel 2 Dokument 1 Side 1 av 7 Innhold 2.... 1 2.1 Organisasjonskart... 1 2.2... 2 2.3 Verneorganisasjon... 3 2.4 AMU... 5 2.5 Verneområder / HVO... 5 2.6 Saksgang i HMS-saker... 6 2.7 Opplæring i HMS-arbeid...
DetaljerRetningslinjer for helse- og sosialfagutdanningene. RETHOS fase 3
Dato: September 2019 Oppdragsgiver: KD Mandat Retningslinjer for helse- og sosialfagutdanningene RETHOS fase 3 1 Bakgrunn I forbindelse med behandlingen av Meld. St. 13 (2011 2012) Utdanning for velferd
DetaljerUniversitetet i Oslo
Universitetet i Oslo Notat Til Fra KHMs styre Museumsdirektør Sakstype: Ordinær sak Møtedato: 16.06.2017 Notatdato: Saksbehandler: 07.06.2017 HR-sjef Stina Mosling S 18/17 Evaluering av funksjonsanalysen
DetaljerVeileder for innplassering av ansatte
Veileder for innplassering av ansatte Fase 3 (3.1 og 3.2) møte med avdelingssjefer 4.04.2019 Prosjekt virksomhetsoverdragelse Intensjon med veilederen Redegjøre for rettslige begreper og tillitsvalgtes
DetaljerFusjonen i Tromsø. - Bakgrunn, prosess og konsekvenser. Av universitetsdirektør Lasse Lønnum FAP seminar, Kristiansand 19.
Fusjonen i Tromsø - Bakgrunn, prosess og konsekvenser Av universitetsdirektør Lasse Lønnum FAP seminar, Kristiansand 19.september 2008 Universitetet i Tromsø 1 Universitetet i Tromsø 2 Organisasjonskart
DetaljerVidere fremdrift i arbeidet med gjennomgang av tilbudsstrukturen
Utarbeidet av: Avdeling for fag- og yrkesopplæring Notat Dato: 18.03.2015 Saksnummer: 2014/2309 Videre fremdrift i arbeidet med gjennomgang av tilbudsstrukturen 1. Bakgrunn Et konkret forslag til organisering
Detaljer4/15 Målstruktur: Dato og innhold
Administrasjonsutvalget Referat fra møte i UHRs administrasjonsutvalg 7. januar 2015 Tilstede: Medlemmer: Direktør Ann Elisabeth Wedø, Høgskolen i Oslo og Akershus (leder) Rektor Frøystein Gjesdal, Norges
DetaljerGruppa vedtok i sitt siste møte et forslag til revidert mandat, som legges fram for Styringsgruppa til vedtak.
Fusjon HiG, HiÅ, HiST, NTNU Styringsgruppa møte 14.09. 2015, kl 1200-1600. Saksliste 38/15 Administrativ organisering fra 2017 Styringsgruppa har tidligere oppnevnt en egen arbeidsgruppe for å utrede NTNUs
DetaljerPensum quick and easy. BIBSYS-konferansen 21/ Asbjørn Risan Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, BIBSYS
Pensum quick and easy BIBSYS-konferansen 21/03 2018 Asbjørn Risan Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, BIBSYS Hvem er jeg? Asbjørn Risan Tjenesteansvarlig, Leganto Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan
DetaljerHandlingsplan Adm2020
Handlingsplan Adm2020 Handlingsplan Adm2020 HOVEDOPPGAVE FASER I ARBEIDET FRIST FORBEREDE OMSTILLING Fastsette nytt måltall og innføre stillingsstopp Utvikle omstillingsavtale og omstillingshåndbok Utvikle
DetaljerUNIVERSITETET I OSLO
Diskusjonsutkast #1 UNIVERSITETET I OSLO NOTAT Til Fra Direktørnettverket IS-direktøren Notatdato: 18. januar 2011 Saksbehandler: Arne Laukholm Saksnr.: PROSJEKTBESKRIVELSE FOR PROSESSEN INTERNT
DetaljerUiT arkivref: Dato: INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET: 1.september 2015 kl Møtet avholdes ved Høgskolen i Narvik, rom E 1700.
Til rektorrådets medlemmer UiT arkivref: Dato: 26.08.2015 INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET: 1.september 2015 kl 11.00. Møtet avholdes ved Høgskolen i Narvik, rom E 1700. Følgende saker er til behandling:
DetaljerOverordnet beskrivelse av fusjonsprosessen SiTel SIBV
Overordnet beskrivelse av fusjonsprosessen SiTel SIBV Bakgrunn Kunnskapsdepartementet (KD) har igangsatt en restruktureringsprosess av universitets- og høgskolesektoren. I brev fra KD 19.6.2015 står det
DetaljerINTEGRASJON. E-CO Energi - Eidsiva Vannkraft
INTEGRASJON E-CO Energi - Eidsiva Vannkraft 146 Innhold 1. Formål... 2 2. Bakgrunn... 2 3. Føringer som grunnlag for prosess... 2 3.1 Eierskapsmodell... 2 3.2 Nærmere om Produksjonsvirksomheten... 3 4.
DetaljerStatus fusjoner i og risikovurdering
Status fusjoner i 2015-2016 og risikovurdering FSAT-16-018-2 OMN Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som i tidligere
DetaljerNAV i nye Sandefjord - Informasjonsskriv nr
NAV i nye Sandefjord - Informasjonsskriv nr. 2 14.09.16 Kjære kollegaer i nye NAV Sandefjord! Mange av oss er involvert i mange grupper og prosesser knyttet til nytt NAV kontor. Samtidig er det også mange
DetaljerUtkast Kravspesifikasjon sensurregistrering
Utkast Kravspesifikasjon sensurregistrering versjon 2.9.15 Richard Edvin Borge, Adelheid Mortensen Huuse 1 1 Introduksjon Som et ledd i digitaliseringen av eksamensprosessen er det ønskelig å få en løsning
DetaljerReferat fra prosjektgruppemøte
Referat fra prosjektgruppemøte Tid: 3. september, formøte kl 08.30 09.00, prosjektgruppemøte kl. 12.00 15.00 Sted: Trondheim, Gløshaugen Til stede Prosjektgruppa: Trond Singsaas, Frank Arntsen, Roar Tobro,
DetaljerSTYREMØTE 16. juni 2015 kl.08.30-12.00. Styrerommet, HiN
Vedtaksprotokoll: STYREMØTE 16. juni 2015 kl.08.30-12.00 Styrerommet, HiN Til stede: Styremedlemmer Åge Danielsen Merethe Kumle Randi Punsvik Bjørn Christian Nilsen Ragnhild Johanne Rensaa Raymond Kristiansen
DetaljerStatus, deponering og avslutning for ephorte. Ved Leif Kristiansen
Status, deponering og avslutning for ephorte Ved Leif Kristiansen Status for sak/arkiv Ephorte har normal drift Tidvise problemer med pdf-konverteringen og Ootlook2ephorte. Tett Dialog med Evry for å løse
DetaljerUNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET ADMINISTRASJONSUTVALGET
UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET ADMINISTRASJONSUTVALGET Referat fra møte i UHRs administrasjonsutvalg 20. april 2007 Tid: 20.04.07 fra kl. 10.00-14.00 Sted: Universitets- og høgskolerådets lokaler, Pilestredet
DetaljerEt helhetlig og strategisk LMU ved en fusjonert institusjon
Et helhetlig og strategisk LMU ved en fusjonert institusjon Jørund Jørgensen seniorrådgiver Erlend Berntsen rådgiver LMU-forum i Drammen 13.9.2018 UiT i tall Fra et universitet på Tromsøya i 2008 til et
DetaljerTil rapport fra arbeidsgruppen organisasjon
14.10.2015 Høringsuttalelse Til rapport fra arbeidsgruppen organisasjon Hege Olsen Richardsen NARVIK UNIVERSITY COLLEGE Innholdsfortegnelse 1.0 Campusråd s. 2 2.0 Lokal faglig stedlig ledelse med personalansvar
DetaljerSAK FS-31/2018. Til: Fakultetsstyret HSL Møtedato: 25. september Gjennomgang av organisering og mandater for sentrene på HSL-fakultetet
Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref.: 2018/4343 FLA000 Dato: 17.09.2018 Saksnr: FS-31/2018 SAK FS-31/2018 Til: Fakultetsstyret HSL Møtedato: 25. september 2018 Gjennomgang
DetaljerOslo universitetssykehus HF
Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 19. desember 2013 Saksbehandler: Direktør Oslo sykehusservice Vedlegg: Utkast til avtale om virksomhetsoverdragelse Vedtak av rektor ved Universitetet i
DetaljerBodø kommunale eiendommer KF - Budsjett, 1. tertial 2015
Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 11.06.2015 43561/2015 2015/874 033 Saksnummer Utvalg Møtedato 15/79 Bystyret 18.06.2015 Bodø kommunale eiendommer KF - Budsjett, 1. tertial 2015
DetaljerFelles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT
Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT OMN Til styret Status fusjoner i 2016-2017, konsekvenser og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen
DetaljerVelkommen v/tina Lingjærde
FS-kontaktforum Velkommen v/tina Lingjærde 1 Innhold Presentasjon av CERES Tjenesteorganet Digitaliseringsstrategien 2 CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier National
DetaljerSAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 33/07 og 34/07 ble behandlet først i møtet. Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes.
UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET ADMINISTRASJONSUTVALGET Referat fra møte i i UHRs administrasjonsutvalg 22. juni 2007 Tid: 22.06.07 fra kl. 09.00-12.30 Sted: Høgskolen i Agder, Kristiansand Tilstede Medlemmer:
DetaljerSak 4/2014: Prosjektet «Fleksibel utdanning» videreføring notat til diskusjon og vedtak med eventuelle endringer
MØTEINNKALLING Til: Styringsgruppemøte Fleksibel utdanning Møtetid: tirsdag 6.mai 2014, kl. 09.00-12.00 Møtested: Møterom RESULT Saksliste SAK 1/14. Godkjenning av referat 03.12.13 SAK 2/14. Orienteringssaker:
DetaljerInnkalling til hovedstyremøte 3/2019. Dagsorden Tidsestimat
Til hovedstyret Dato: 19. mars 2019 Innkalling til hovedstyremøte 3/2019 Vi innkaller med dette til styremøte i Juristenes Hus torsdag 21. mars 2019. Styremøtet starter kl. 10.00 og antas å vare til kl.
DetaljerNettstudent 2019 viktig info
Nettstudent 2019 viktig info Studiestart Det er ikke et spesifikt studiestartprogram for nettstudentene. Du er hjertelig velkommen til ordinær studiestart på campus Narvik dersom du har anledning. I forbindelse
DetaljerVIKTIG STUDIEADMINISTRATIV INFORMASJON TIL NYE STUDENTER. Masterstudiet i økonomi og administrasjon
VIKTIG STUDIEADMINISTRATIV INFORMASJON TIL NYE STUDENTER Høsten 2014 Masterstudiet i økonomi og administrasjon Fakultet for samfunnsfag Institutt for økonomi og administrasjon INFORMASJONSKANALER http://www.hioa.no
DetaljerFusjon faggruppe helse- og omsorgsfag Instituttleder Nina Emaus / kontorsjef Vibeke Guddingsmo
Institutt for helse- og omsorgsfag Arkivref: 2015/2954 VGU001 Dato: 28.08.2015 MØTEREFERAT Utvalg/møte i: Møteleder/referent: Møtedato: 28.08.2015 Til stede: Fusjon faggruppe helse- og omsorgsfag Instituttleder
Detaljer1. Om å skrive mastergradsoppgave ved IØR
1. Om å skrive mastergradsoppgave ved IØR 1.1. Valg av tema Denne katalogen inneholder forslag til temaer for mastergradsoppgaven, innenfor de ulike fagområder og prosjekter som lærere/forskere har ansvaret
DetaljerMØTEPROTOKOLL. Fra administrasjonen møtte: Bjørn Solvang. Ragnhild Johanne Rensaa Prodekan for utdanning
MØTEPROTOKOLL Utvalg: Fakultetsstyret for Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi Møtested: Styrerommet E2016, UiT i Narvik Møtedato: Tidspunkt: 09:00 15:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon
DetaljerDeres ref.: Vår ref.: 2012/6256 JFO001/011.0 Dato:
fakultetsdirektør Jørgen Fossland Tlf.: 77 64 45 95 Faks: 77 64 49 05 jorgen.fossland@uit.no Deres ref.: Vår ref.: 2012/6256 JFO001/011.0 Dato: 12.04.2013 - - - FAKULTET FOR HUMANIORA, SAMFUNNSVITENSKAP
DetaljerRapport fra AG utdanningsvirksomhet oktober 2015
Til rektorrådet Rapport fra AG utdanningsvirksomhet oktober 2015 Innledning Arbeidsgruppe for utdanningsvirksomheten skal sikre integrering og organisering som ivaretar: Samordning av regelverk og forskrifter,
DetaljerFUNKSJONSBESKRIVELSE 01 for utøvelse av roller knyttet til innkjøp
FUNKSJONSBESKRIVELSE 01 for utøvelse av roller knyttet til innkjøp Fastsatt av: Økonomidirektøren Dato: 28.02.2007 Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: UIT.ØA.ANSK.FUNK.01 Sist endret av: Avdeling
DetaljerProsjektplan A5 Anskaffelser
Prosjektplan A5 Anskaffelser Programleder: Prosjektleder: Morten Deol Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som
DetaljerPersonalforum Midlertidige ansatte
Personalforum 21.02.14 Midlertidige ansatte Midlertidige ansatte Bakgrunn Mål Tiltak Handlingsplan Helsefak Oppdaterte tall Bakgrunn UiT høy andel midlertidige årsverk sammenliknet med andre i UHsektoren
DetaljerFakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning. Strategi for rekruttering av studenter ved HSL-fakultetet
Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning. Strategi for rekruttering av studenter ved HSL- Vedtatt av sstyret 13. januar 2011 FS-9/2011 PLAN FOR REKRUTTERING, FAKULTET FOR HUMANIORA,
DetaljerRapport AG 2. Forslag til organisering av tekniske og administrative funksjoner ved MOF i fremtidens fakultet Synnøve Myhre Leder av AG 2
Rapport AG 2. Forslag til organisering av tekniske og administrative funksjoner ved MOF i fremtidens fakultet 20.09.12 Synnøve Myhre Leder av AG 2 AG2 sammensetning Synnøve Myhre, administrasjonssjef,
Detaljer