Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT

Transkript

1 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT OMN Til styret Status fusjoner i , konsekvenser og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som for fusjoner i perioden I del 1 får styret informasjon om hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser med virkningstidspunkt 1. januar Del 2 inneholder risikovurderingen som styret vil følge på styremøtene fremover. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I 2015 kom Kunnskapsdepartementet (KD) med stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). Noen av fusjonsforslagene i kategori 2 og kategori 3 er nå foreslått vedtatt med virkningsdato 1. januar Fusjonene vil endelig vedtas ved Kongelig resolusjon i juni 2016.

2 1.2 Institusjonenes behov for bistand fra FSAT Følgende institusjoner har bedt om bistand til fusjon: - Universitetet i Bergen og Kunst- og designhøgskolen i Bergen - Høgskolen i Sørøst-Norge - Høgskulen på Vestlandet: Høgskolen Stord/Haugesund, Høgskolen i Bergen og Høgskolen i Sogn og fjordane - VID Vitenskapelige Høgskole og Høyskolen Diakonova UiB har i tillegg bedt om bistand til å flytte drift av FS-databasen fra UiB til USIT. Det er nå utført. FSAT ledet flytteprosjektet i samarbeid med prosjektleder fra UiB. Høgskolen Stord/Haugesund, Høgskolen i Bergen og Høgskolen i Sogn og fjordane har vedtatt å kalle seg Høgskulen på Vestlandet når den nye institusjonen trer i kraft fra 1. januar Fusjonen mellom VID Vitenskapelige Høgskole og Høyskolen Diakonova er satt på vent 28. september mottok FSAT følgende fra VID: Arbeidet med FS-fusjonen mellom VID og Diakonova må dessverre stanses nå, og vi blir derfor ikke med på seminaret i Son. Håper det lar seg avbestille. Bakgrunnen for stansen er at Stiftelsen Diakonissehuset Lovisenberg har gått til voldgiftssak mot fusjonen mellom VID/Diakonhjemmet og Diakonova. Saken kommer først opp 16. januar 2017 og dom vil falle i februar. Konsekvensen av kravet fra Diakonissehuset Lovisenberg og den kommende voldgiftssaken er at vedtak om sammenslåing av høgskolene ikke kan fattes før dom i voldgiftssaken foreligger. Er det kun mulig å fusjonere basene i perioden eller kan det ev tas etter vårrapporteringen dersom fusjonen skjer i løpet av 2017 og ikke Følgende ble svart fra FSAT 29. september: Det må vi bare ta til etterretning. Når det gjelder mulighetene for å ta denne fusjonen i løpet av 2017, må vi nesten komme tilbake til det etter at dette er klarert. I utgangspunktet er ikke dette en veldig stor fusjon, så slikt sett skulle det la seg gjøre, men vi må nesten se det i forhold til andre arbeidsoppgaver. Tidspunkt for fusjonen vil være avgjørende for hva vi kan få til. Siden rapportering er en sentral variabel ville i så fall en slik fusjon måtte skje etter rapporteringen av vår-data i oktober. Antar at aktuelle fusjonstidspunkt avgrenses til enten før studiestart 2017 eller Konklusjon FS-fusjonen mellom VID og Diakonova er satt på vent til nærmere avklaring. 1.3 Møter med UH-sektoren Felles workshop om fusjon av FS-databaser juni 2016

3 FSAT inviterte alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner juni. Det var totalt 29 deltakere, hvorav 5 fra FSAT. De påmeldte bestod av både studieadministrativt ansatte og IT-ansatte. Prosjektleder for fusjonsprosjektet fra FSAT, Knut Løvold, var ansvarlig for programmet. Innholdet var fokusert på egenrefleksjon fra de ulike institusjonene, i tillegg til deling av erfaringer fra Espen Kristensen ved UiT om deres fusjoner, VID-fusjonen og fusjonen Høgskolen Buskerud/Vestfold Flytting av drift av FS for UiB UiB har driftet FS på egenhånd siden 1996, men har bestemt seg for å flytte driften til FSAT/USIT. Flytting av drift av FS for UiB ble utført helgen juni. Flyttingen ble svært vellykket med så godt som ingen brukerhenvendelser etter flytting. God testing i forkant, samt god testing og feilretting i løpet av flyttehelgen bidro til det gode resultatet Klargjøring for prøvefusjon 1 Institusjonene er kommet godt i gang med rydding i data i forkant av prøvefusjon 1 og det meste er utført. Prosjektleder i FSAT følger opp institusjonenes arbeid. Vi regner med at alle institusjonene vil være ferdige med nødvendig rydding i data for gjennomføring av prøvefusjon 1 i oktober.

4 1.4 Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser: - Prosjektstart: Gjennomført o Uke 33 - Testperiode flytting av drift av FS for UiB Gjennomført o April - Seminar 1: Gjennomført o juni - Flytting av drift av FS for UiB Gjennomført o juni - Prøvefusjon 1: o Oktober - Seminar 2: o 31. oktober 1. november - 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, men har identiske vitnemål, Studentweb mv. - Prøvefusjon 2: o Januar/februar Fusjon av databaser: o Februar/mars Semesterstart høsten 2016 o Klargjøring innen 1. juli 2016

5 Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko Styret følger 4 risikoer i fusjonsprosjektet. De er utilstrekkelige ressurser, manglende kompetanse, manglende oppfølging fra institusjonene og flytting av drift for UiB til USIT. Det er ikke avdekket forhold som skulle tilsi risiko for at målene i prosjektet ikke vil oppnås. Det var ikke kommet signaler til FSAT om at VID-Diakonova-fusjonen skulle stanses før FSAT mottok henvendelsen 28. september. At fusjonen skulle saksøkes har aldri vært tema og har ikke tidligere vært ansett som noen reell risiko. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT gjennomførte en intern organisasjonsendring og flyttet til nye lokaler i Ny organisasjon er i ferd med å sette seg. Alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres i 2016 og det må utføres en del oppgaver som ble nedprioritert i Det gjelder spesielt dokumentasjon og flere kurs. Vitnemålsbanken og Emrex skal i produksjon fra 1. januar Studentweb 3 er i produksjon for alle institusjoner, men det er nå mange ønsker til ny funksjonalitet. Fagpersonweb og Evuweb skal skrives om til ny plattform, og EPN skal omskrives. Gruppe for FS, GAUS og RUST i FSAT er prosjektleder for fusjonsprosjektet, men har fått tilført flere ressurser enn i Bemanningen anses nå som tilstrekkelig, men sårbar. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning ved uforutsette behov Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2016 har utilstrekkelige ressurser til å nå målene om fusjonene for og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelige ressurser til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4

6 B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Det ble i 2015 etablert et fusjonsteam i FSAT. Det samme teamet vil håndtere fusjonene i Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse ressurser vil være: Opprette fusjonsteam i FSAT Flere personer er involvert i fusjon av databaser Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2016 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere har fusjonsteamet i FSAT vært opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Jevnlig oppfølging av prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene er gjennomført eller igangsatt. Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2016 har manglende oppfølging fra FS-institusjonene til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke får tilstrekkelige oppfølging til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4

7 Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens AB C