Referat. Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT. Møte i styret for FSAT 15. juni 2016 FSAT Til stede:

Transkript

1 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT Referat Møte i styret for FSAT 15. juni 2016 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Marianne Øhrn Johannessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, NTNU Kristian Myhre, NSO Richard Borge, FSAT Observatør: Lars Arne Aasen, KD Vertsorganisasjonen: Johannes Falk Paulsen, UiO Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Grete Christina Lingjærde Anne Kathrine Foss Haugen Agnethe Sidselrud (referent) Forfall: Møteleder: Referent: Joar Nybo, KD Christen Soleim, UiB Agnethe Sidselrud Dato: Sist endret:

2 Dagsorden Sak 1. Referat fra styremøte 3. mars 2016 Sak 2. Orienteringer a) Møte 7. april mellom FSAT og KD om Gjedrem-utvalgets rapport b) Seminar om effektivisering og omstilling i kunnskapssektoren 19. april c) FS-Kontaktforum i København april d) Fellesseminar for FSAT i Gdansk april e) Studiedirektørmøte i Kristiansand april f) Møte 11. mai mellom FSAT og KD om status for opptak 2016 g) Møte 11. mai mellom KD, FSAT, HOD og CRIStin h) Møte 12. mai i Studieadministrativt utvalg i UHR i) Møte 24. mai i arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger Vedtakssaker: Sak 3. Tertialrapport 1. tertial Sak 4. Strategi for FSAT tiltak for operasjonalisering Sak 5. Evaluering av styrets arbeid for perioden høst 2015 vår 2016 Sak 6. Evaluering av direktør ift resultatmål for perioden høst 2015 vår 2016 Sak 7. Resultatmål for direktør for perioden høst 2016 vår 2017 Sak 8. Risikoanalyse av FSAT plan for gjennomføring Drøftingssaker Sak 9. Hovedprioriteringer og arbeidsoppgaver 2017 Sak 10. Risikovurdering for opptak 2016 Orienteringssaker Sak 11. Oppfølging av Gjedrem-utvalgets rapport v/arne Lunde Sak 12. Plattform for mulig fusjon mellom FSAT og CRIStin videre prosess Sak 13. Status for fusjoner Sak 14. Årsrapport for drift 2015 Sak 15. Årsrapport for Felles klagenemnd 2015 Sak 16. Eventuelt Side 2

3 Det var ingen saker til Eventuelt: Dagsorden ble godkjent. 1. Referat fra møte i styret for FSAT 3. mars 2016 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orienteringer a. Møte 7. april mellom FSAT og KD om Gjedrem-utvalgets rapport Styreleder orienterte. Det ble avholdt et møte mellom styret for FSAT, ledergruppen i FSAT og Kunnskapsdepartementet v/trond Fevolden og Arne Lunde den 7. april. Tema for møtet var oppfølging av Gjedrem-utvalgets rapport og videre prosess. På møtet ble hovedpunkter i innholdet i FSATs høringsuttalelse presentert, bl.a. ønsket om samorganisering av FSAT med CRIStin. b. Seminar om effektivisering og omstilling i kunnskapssektoren 19. april Styreleder orienterte. Kunnskapsdepartementet inviterte styreledere og daglig ledere/direktører i alle foretak og selskaper som er underlagt KD til et seminar med tema omstilling, effektivisering og fusjoner. Fra FSAT deltok Christen Soleim og Rigmor Bjørkli. På seminaret ble analysen til Produktivitetskommisjonen presentert. Produktiviteten i offentlig sektor har gått ned, samtidig som digitaliseringstakten avtar. NTNU v/styreleder presenterte sine erfaringer fra fusjonsprosessen. I gruppesamtalene ble det understreket av både Uninett og FSAT at begge virksomhetene har som formål å sikre effektivisering og bidra til gevinstrealisering ved hjelp av fellesløsningene for sektoren. Innleggene på seminaret og gruppearbeidet ga en innføring i god ledelse i fusjonsprosesser og viste viktigheten av å få forståelse for hvorfor endring er nødvendig. c. FS-Kontaktforum i København april Direktøren orienterte. Vårens kontaktforum ble avholdt i København april. På seminaret deltok ca. 70 FS-kontaktpersoner og ansatte i FSAT. Følgende innlegg ble holdt: - Det danske ministeriet om deres studentsystemer og situasjon i dansk UHsektor. - Uninett om dataporten - Kripos om rutiner for håndtering av trusselutsatte studenter - FS-institusjonene med erfaringer fra fusjonsarbeid - Presentasjon av STAR-løsningen - Nytt fra FS. d. Fellesseminar for FSAT i Gdansk april Direktøren orienterte. FSAT arrangerte et todagers seminar for FSAT og CRIStin i Gdansk april. På programmet sto presentasjon fra Universitetet i Warszawa om det største studentsystemet for UH-sektoren i Polen, samt presentasjon fra Side 3

4 myndighetene for forvaltning av den offisielle UH-statistikken for Polen. Dag to ble brukt til felles arbeid med strategiplanen og tiltakene for operasjonalisering. e. Studiedirektørmøte i Kristiansand april Styreleder orienterte. Styreleder og direktøren deltok på studiedirektørmøtet i Kristiansand april. På seminaret ble det presentert arbeidsoppgaver for FSAT for Studiedirektørene ga følgende innspill til arbeidsoppgavene: - Ønske om mer fokus på forvaltningskompetanse i opptaket og forvaltning av opptaksforskriften. - Ønske om at EVU-weben prioriteres. Ønske om dokumentopplastning i EVUweb. - Utvidelse av EPN til å være et verktøy for planlegging av studieprogram. Ønske om bl.a. lenking til pensum i BIBSYS. - Få bedre løsninger for administrasjon av mobilitet. - Utvidelse av studentbevisappen. - Forenkling av rapportering til DBH. - Digitale løsninger for administrasjon av klage - Integrasjon knyttet til digital eksamen - Løsninger i FS for problemstillinger relatert til fusjoner og campus-administrasjon Utkastet til Arbeidsoppgaver 2017 er justert i tråd med innspill fra studiedirektørene. f. Møte 11. mai mellom FSAT og KD om status for opptak 2016 Styreleder orienterte. Kunnskapsdepartementet har kalt inn styreleder og direktøren i FSAT til et møte for å få status for opptak Opptaket i år påvirkes av endringer på flere felt: FSATs løsning for søkerportal er i år omskrevet til ny teknisk plattform, med produksjonssetting tett opp til 1. februar, dvs den faste datoen for åpning av portalen for søkere. KD har innført høyere matematikkrav og mulighet for søkere å kvalifisere seg gjennom en forprøve. FSAT har fått ansvar for å utvikle og forvalte løsning for å håndtere påmelding til forkurset i matematikk. Saksbehandlerkapasiteten i opptaket ble vurdert da en del nøkkelpersoner i Samordna opptak har sluttet. KD har behov for mer statistikk for å kunne bistå politisk ledelse og henvendelser fra media. Det ble laget en risikovurdering av opptaket Risikovurderingen ble oversendt departementet (se sak 10). g. Møte 11. mai mellom KD, FSAT, HOD og CRIStin Styreleder orienterte. På møtet 11. mai deltok styreleder for CRIStin, daglig leder for CRIStin, styreleder for FSAT, direktør for FSAT, representanter fra Kunnskapsdepartementet og fra Helse- og omsorgsdepartementet. Tema for møtet var muligheter for sammenslåing av FSAT og CRIStin. Prosessen følges opp av Kunnskapsdepartementet som bestiller en utredning av muligheter og konsekvenser av eventuell sammenslåing av FSAT og CRIStin fra (se sak 11). h. Møte 12. mai i Studieadminstrativt utvalg i UHR Styreleder orienterte. FS og FSATs prioriteringer er tema på hvert møte i Studieadministrativt utvalg i UHR. Det ble gitt status for arbeid med hovedprioriteringer i I tillegg ble innspillene fra Studiedirektørsamlingen presentert for utvalget. Utvalget ga innspill til prioriteringene. Referat fra møtet i utvalget sendes til styret for FSAT når det foreligger. Side 4

5 i. Møte 24. mai i arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger Direktøren og Johannes Falk Paulsen orienterte. Arbeidsgruppen leverer første delrapport 1. juli for å rekke å gi innspill til utdanningsmeldingen. Sluttrapporten leveres i desember Utvalget ser FS som et studieadministrativt system som skal støtte institusjonene. Utvalget diskuterer løsninger knyttet til sentrale organer som leverer fellesløsninger vs løsninger som utvikles i nærhet til læringsmiljøet. 3. Tertialrapport for 1. tertial Direktøren innledet. Rapporten gir status for de vedtatte hovedprioriteringene: 1. Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi 2. Bidra i institusjonenes fusjonsarbeid 3. Implementere en driftsmodell for alle institusjonene 4. Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten 5. Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket 6. Ta i bruk ny nettsøknad for opptak til studieåret 2016/ Gjennomføre opptaket til studieåret 2016/ Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST iht plan 9. Ferdigstille Vitnemålsbanken 10. Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR 11. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehus-prosjektet iht avtale 12. Starte arbeidet med omskriving av NVB 13. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Rapporten synliggjør status med trafikklys-farger. Arbeid på alle felt går etter planen. Styret ga følgende innspill til rapporten - Styret er fornøyd med status for arbeidet med hovedprioriteringene. Fargekodene gir en god oversikt over overordnet status. - Styret ønsker at innledningen utvides med et avsnitt som beskriver eventuelle avvik på et overordnet nivå. - Kommentarer til regnskapet ønskes flyttet helt frem i dokumentet. Det er ønske om kommentar rundt prognosen for året. - Det forventes at mindreforbruket reduseres og at prognosen endres ved neste tertialavslutning. - Styret ønsker at FSAT vurderer å sette inn ekstra ressurser for å fremskynde prioriterte aktiviteter. Vedtak: Styret vedtar den fremlagte rapporten med de innspill som fremkom på møtet: Styret ønsker oppsummerende kommentarer i innledningen til tertialrapporten. Styret ønsker forbedring av periodisering i regnskapet og forventer at mindreforbruket reduseres i neste tertial. Prioriteringer og budsjettdisponeringer for 2016 opprettholdes. 4. Strategi for FSAT tiltak for operasjonalisering Styreleder innledet. Styret for FSAT har vedtatt Strategi for FSAT på møtet Implementering av Strategi for FSAT er et av hovedmålene for På møtet ble det lagt frem forslag til operasjonalisering av strategien i form av aksjonspunkter tilordnet hvert strategisk mål. Styret for FSAT ba om ytterligere konkretisering av Side 5

6 aksjonspunktene. FSAT har hatt en bred prosess for arbeidet med konkretisering av aksjonspunktene. Det ble utarbeidet en liste med konkrete tiltak tilordnet aksjonspunktene. Listen angir konkret hva som skal gjøres og når oppgaven skal utføres. Årsplanarbeidet skal ha kontinuerlig fokus på de strategiske målene, og arbeidsoppgavene fremover skal ha tydelig kobling til aksjonspunktene og tiltakene. Styret ga følgende innspill til listen med tiltakene: - Styret ba om at man hever blikket og supplerer med strategiske tiltak utover FSATs indre liv. - Punktet om innovasjon må få flere konkrete tiltak for å fremme en innovasjonskultur i organisasjonen. Styremedlem Marianne Øhrn Johannessen supplerer med tiltak på dette punktet. - Brukerundersøkelser vil være viktige for å øke FSATS prosesskompetanse. Det skal være relevante brukerundersøkelser som oppfølging av strategien. Dette vil også tydeliggjøre FSATs rolle i sektoren. - Det skal utarbeides konkrete tiltak i forhold til leveranser av statistikk via datavarehuset. - Digital eksamen har høyt fokus i sektoren og det bør være flere tiltak til neste fase av digital eksamen. - Punktet om standardiserte kurs bør utvides med en kurspakke som avlaster institusjonene i å kurse ansatte. - Tiltakene som refererer til organisasjonsutvikling og til lederutvikling bør konkretiseres ytterligere. Styret inviteres også til å sende konkrete tekstlige innspill på e-post til direktøren. Innspillene innarbeides i dokumentet og endelig versjon sendes til styret for en siste kommentarrunde på e-post før behandling på neste styremøte. Vedtak: Styret for FSAT ber om at innspill gitt på møte innarbeides i dokumentet. Dokumentet legges frem for endelig beslutning på neste styremøte. 5. Evaluering av styrets arbeid for perioden høst 2015 vår 2016 Styreleder innledet. Styrets evaluering av eget arbeid er en fast årlig vedtakssak. Styret inviteres til diskusjon rundt arbeidsform, formalia, styrets integritet, forhold til direktøren og organisasjonen, arbeid med sine hovedoppgaver. Styret diskuterte saken og følgende momenter fremkom: - Styret er godt orientert om status for gjennomføring av oppgaver ved FSAT. - Det er ønskelig at det avholdes tre styremøter per semester. Dersom det holdes to møter i stedet for tre, ønsker styret å informeres om eventuelle avvik ved hjelp av et nyhetsbrev. - Styret vurderer det slik at møtene er godt ledet med deltakelse, engasjement og med gode og åpne diskusjoner blant styremedlemmene. Side 6

7 - Styret bør bli tydeligere i bestillingene for å sikre at sakene behandles på riktig nivå og på riktig tidspunkt. - Det er ønskelig at sakene i fremtiden deles i to kategorier: v-saker og o-saker. Lange rapporter bør som hovedregel ikke legges inn i samlefilen, men lenkes opp. Vedtak: Styret vedtar evalueringen av sitt arbeid i perioden høst 2015 vår 2016 og ber direktøren legge opp praksis rundt gjennomføring av styremøtene i samsvar med momentene som er trukket frem under evalueringen. 6. Evaluering av direktøren ift resultatmål for perioden høst 2015 vår 2016 U.off. jfr. offl Resultatmål for direktøren for perioden høst 2106 vår 2017 Styreleder innledet. Styret for FSAT fastsetter resultatmål for stillingen som direktør for FSAT for en periode av 12 måneder. Resultatmålene danner grunnlaget for direktørens arbeid og prioriteringer. Resultatmålene vil også være utgangspunktet for den årlige evalueringen av FSATs direktør. Styret drøftet saken og følgende momenter fremkom: - Årsplanrealiseringen skal prioriteres høyere opp på listen. - Det bør være et tydeligere fokus på måloppnåelse knyttet til arbeidet med digitalisering og integrasjoner. - Punktet om sammenslåingen med CRIStin flyttes lenger ned på listen. - I forbindelse med saksfremleggene ønskes en oppsummering og mer analytisk, strategisk innledning med relevans for styret - Synlighet i sektoren, dialog med institusjonsledelse, brukermedvirkning, styrking av FSATs prosesskompetanse og bidrag til kompetanseheving i sektoren bør inkluderes i resultatmålene. - Styrking av FSATs arbeid med strategiske økonomiske analyser er viktig. Dette vil gi mer overordnet diskusjon knyttet til FSATs prioriteringer. Det vil også kunne bidra til en synliggjøring av hvordan FSAT s virksomhet bidrar til gevinstrealisering for institusjonene i sektoren. Vedtak: Styret for FSAT vedtar de fremlagte resultatmålene for FSATs direktør for perioden høst 2016 vår 2017 med de innspill som fremkom på møtet. Endelig versjon av dokumentet med resultatmål legges ved referatet. 8. Risikoanalyse for FSAT plan for gjennomføring Direktøren innledet. Styret for FSAT har vedtatt risikovurdering av FSAT som en av hovedprioriteringene i Årsplan for FSAT for Etter at FSAT har vært ett år i drift som én organisasjon, legges det frem forslag til temaer for risikovurderingen og en tidsplan for gjennomføringen. Side 7

8 Vedtak: Styret vedtar det fremlagte forslaget til gjennomføringsplan. 9. Hovedprioriteringer og arbeidsoppgaver for 2017 Styreleder innledet. Det legges frem forslag til arbeidsoppgaver for Styret inviteres med dette til drøfting. Hovedprioriteringene for 2017 og budsjettet for 2017 vedtas på styremøtet i oktober. Styret drøftet utkastet og følgende momenter fremkom: - I plandokumentene må det skilles mellom løpende drift og utvikling. Det må framgå tydelig hvilke ressurser som er bundet opp i drift og igangsatte prosjekter. Utviklingsprosjekter må angis med startpunkt og sluttidspunkt og avhengigheter bør tas med. Dette vil synliggjøre handlingsrommet for styret slik at styret kan prioritere oppgavene. - Gevinstrealisering Det bør synliggjøres hvilke prosjekter som gir mest avkastning for institusjonene da dette vil være viktig i forbindelse med prioriteringen. - Styret ønsker at digital eksamen fase 2 og løsninger for begrunnelse og klage til eksamen gis høyere prioritet Endelig forslag til prioriteringer legges frem for styret i neste møte. 10. Risikovurdering for opptak 2016 Kunnskapsdepartementet har bedt FSAT om å rapportere status for gjennomføring av opptak for 2016/2017. FSAT har i den forbindelse gjennomført en risikoanalyse for gjennomføring av opptak Risikoanalysen ble lagt frem for styret for drøfting. 11. Oppfølging av Gjedrem-utvalgets rapport v/arne Lunde Styreleder innledet. Kunnskapsdepartementet satte i april 2015 ned en gruppe for å vurdere organiseringen av forvaltingsoppgavene til Kunnskapsdepartementet og underliggende organer. Gruppen avleverte Rapporten Kunnskapssektoren sett utenfra 6. januar Kunnskapsdepartementet har sendt rapporten ut på høring med frist 11. april. Styret for FSAT vedtok FSATs høringssvar på styremøtet 3. mars Arne Lunde fra Kunnskapsdepartementet orienterte om videre prosess i forbindelse med oppfølging av rapporten. Departementet registrerer stort behov i sektoren for å vite hva skjer i prosessen. Departementet har opprettet et prosjekt («Organseringsprosjektet») for oppfølging av arbeidet med struktur i UH-sektoren. Prosjektet tar utgangspunktet i følgende rapporter og utredninger: - Strukturmeldingen Side 8

9 - Produktivitetskommisjonenes rapporter: - Stortingsmeldingen Digital agenda og Digitaliseringsrundskrivene - Gjedrem-Fagernes-rapporten Prosjektet inviterer styreledere og direktører/daglige ledere til et seminar i slutten av august for orientering om videre prosess. Styret tok saken til orientering. 12. Plattform for mulig fusjon mellom FSAT og CRIStin videre prosess Kunnskapsdepartementet har bedt FSAT og CRIStin om å vurdere hvordan de mest sentrale utfordringene ved en eventuell sammenslåing av FSAT og CRIStin kan løses, herunder hvordan helseforetakene og helsesektoren vil bli ivaretatt både på styrings- og driftssiden i forslag til en eventuell sammenslåing av de to institusjonene. Kunnskapsdepartementet legger til grunn at et mulig tidspunkt for en eventuell sammenslåing, kan være 1. januar 2017, og ber om at dette tas i betraktning i vurderingen. Departementet legger til grunn at en eventuell sammenslåing ikke er til hinder for at også andre virksomheter kan bli slått sammen med en slik organisasjon senere. Styret har drøftet et forslag til et svarbrev til Kunnskapsdepartementet. Brevet er utarbeidet i samarbeid med styret for CRIStin. Merknader fra FSAT styre innarbeides i forslag til svarbrev før det sendes til CRIStin styret for behandling. Brevet behandles på styremøte i CRIStin-styret 17. juni. 13. Status for fusjoner Det forelå et notat med status for arbeid med fusjoner i UH-sektor. Arbeidet går etter planen. Styret tok saken til orientering. 14. Årsrapport for drift var det første ordinære driftsåret for FSAT etter at driftsavtalen ble inngått mellom FSAT og USIT. Årsrapport for 2015 var lagt frem for styret til orientering. Styret tok saken til orientering. 15. Årsrapport for Felles klagenemnd 2015 Årsrapport for arbeidet i Felles klagenemnd i 2015 ble lagt frem for styret til orientering. Styret tok saken til orientering. Side 9

10 Styret ønsker for fremtiden at lange rapporter oppsummeres kort i saksfremlegget med en oversikt over momenter som styret bør være kjent med. 16. Eventuelt Ingen saker. Side 10