FORSLAG TIL ENDRINGER I ROLLE-, OPPGAVE- OG ANSVARSFORDELING MELLOM SØRUM KOMMUNALTEKNIKK KF OG RÅDMANNEN

Transkript

1 Arkivsak: 11/ Sakstittel: Saksfremlegg FORSLAG TIL ENDRINGER I ROLLE-, OPPGAVE- OG ANSVARSFORDELING MELLOM SØRUM KOMMUNALTEKNIKK KF OG RÅDMANNEN K-kode: 030 Saksbehandler: Inger Kronen Tveranger Innstilling: Det gis tilslutning til at: Sørum kommunalteknikk KFs oppgaver er å utøve tjenester på vegne av kommunen til beste for innbyggerne innen det kommunaltekniske området. Ansvaret for overordnet strategisk arbeid (planer/strategier) på det kommunaltekniske området tilhører rådmannens myndighet, sammen med øvrig strategisk samfunnsplanlegging. Forslag til endringer i Sørum kommunalteknikk KFs vedtekter vedtas. På bakgrunn av vurderinger som framkom under seminar mellom daglige ledere og styrer i Sørum kommunalteknikk KF og Sørum kommunale eiendomsselskap KF, ordfører, rådmann og andre sentrale fra rådmannens ledergruppe, kommer en arbeidsgruppe nedsatt av rådmannen med forslag til endringer i SKT KFs vedtekter for å sikre økt tydelighet i ansvar, rolle- og oppgavefordelingen mellom rådmannen og foretaket. Vedlegg: 1. Skisse for arbeidet lagt fram for styret i SKT KF Forslag til endringer i vedtektene for SKT KF, datert Høringsuttalelse fra styret i SKT KF, møte Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Saksutredning: Bakgrunn for saken: Da foretakene ble opprettet i 2004 ble alle tidligere Drift- og vedlikeholdsseksjonens oppgaver med over i SKT KF. Hensikten var å samle alle aktiviteter og kompetanse i KF-et av styrings- og ressurseffektive hensyn. Ansvaret for det overordnede, strategiske arbeidet ble ikke ble drøftet i forbindelse med opprettelsen av SKT KF, dette var en problemstilling som dukket opp i etterkant. Av formålsparagrafen fremgår det samtidig at foretakets primæroppgave er å drive foretningsmessig innenfor sine områder. Uklarheter og uenighet om ansvars- og oppgavefordelingen mellom rådmannen og SKT KF har vært gjenstand for mye diskusjon og energilekkasje adminstrativt de siste 5 6 årene. Det har vokst fram en økende bevissthet både hos foretaket og rådmannen om at grenseflatene bør tas opp til ny vurdering. Samtidig handler saken om kommunestyret og Ø/As ansvar for en helhetlig politikk, inkl. det interkommunale samarbeidet og hvilke forutsetninger som må på plass for å kunne ivareta dette ansvaret.

2 Daglig samhandling om konkrete forvaltningsoppgaver fungerer i det store godt mellom foretaket og rådmannens organisasjon. Foretaket er viktige bidragsytere bl.a. i samhandlingsmøtene sammen med PLU og andre seksjoner /SKE KF. Om saksforberedelser hos KF-et og rådmannen: Ved alle saker, også dem av strategisk karakter for kommunen, forbereder foretaket sakene før de legges fram for styret til behandling. Rådmannens representanter er ikke systematisk med i denne saksforberedelsen. Kommunale foretak har en selvstendig stilling i forhold til kommunens øvrige administrasjon. Rådmannen har ikke instruksjons- og omgjøringsrett ovenfor foretaket, jamfør kommunelovens 72, nr. 1. Sakene oversendes fra styret til eiersekretariatet hos rådmannen for forberedelse til behandling i innstillingsutvalg og kommunestyre. Rådmannen plikter å sørge for at saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet i samsvar med kommunelovens 23,2 og så godt opplyst som mulig, jfr. forvaltningslovens 17. Kravene i forvaltningsloven gjelder også for kommunale foretak. Selv med kravene til fullført saksbehandling berøres ikke foretakets selvstendige stilling i fht hvilke sluttvurderinger som vektlegges og hvilke vedtak styret fatter. Fullført saksbehandling kan være krevende å få til, både for rådmann og foretak. Bestilling: 6. og ble det holdt et seminar med styrene og daglige ledere i SKE KF og SKT KF, ordfører, rådmann, økonomisjef, seksjonsleder plan- og utbygging og leder for servicesenteret. En av konklusjonene i seminaret var at ansvaret for overordnede strategiske oppgaver måtte ligge hos rådmannen, og at det var behov for en gjennomgang av formålsparagrafen mht å sikre større tydelighet. Det ble derfor besluttet å sette ned en gruppe med følgende mandat: Utarbeide forslag til en tydelig rolle-, oppgave- og ansvarsfordeling mellom foretaket og rådmannen, spesielt i forhold til samfunnsansvaret. Foreslå nødvendige endringer i formålsparagrafen. Gruppa formulerer sitt svar innenfor ordinær saksmal. Rådmannen satte ned følgende gruppe til å arbeide med dette: Seksjonsleder plan- og utbyggingsseksjonen Inger Kronen Tveranger (leder), leder for servicesenteret Helga Soldal og daglig leder SKT KF Hogne Røisheim. Krav til tidsplan fra rådmannen: Gruppa legger en tidsplan som gjør at saken kommer opp i kommunestyret I tillegg til ordinær saksgang skal det gjennomføres et drøftingsmøte med styret og en høring til styret. En grovskisse (vedl 1) ble lagt fram for styret 22. juni. Det ble gitt positive tilbakemeldinger fra styret i møtet. Rådmannens endelige saksfremlegg sendes på høring til styret i august, før saken skal videre til ØA 31. august, deretter kommunestyret 7. september. Arbeidsgruppa har avholdt 5 møter. Saksopplysninger: Kommunen skal ivareta vesentlige oppgaver på vegne av fellesskapet. Det innbærer et fokus på helhet og samfunnsbygging. Hensikten med foretak er å få utført bestemte kommunale oppgaver på en måte kommunestyret finner mer hensiktsmessig enn at dette løses innenfor rådmannens organisasjon.

3 Prinsipielt handler saken om følgende: Sikre tydelighet på hvor ansvaret for overordnede, strategiske oppgaver på det kommunaltekniske området skal ligge. Tydeliggjøring av bestiller utførerrollen mellom rådmann/kommunestyret og SKT KF. Forhold til eksisterende plandokumenter og vedtak: Kommuneplan : Oppfølging av Strukturkapitalens mål: Kommunen skal ha evne til å tilrettelegge systemer og strukturer for effektiv bruk av de totale ressurser. Bærekraftig utvikling: Plassering av strategiske oppgaver på riktig sted bidrar til at helhetlige perspektiver i fht samfunnsutviklingen ivaretas. God rolle, oppgave og ansvarsfordeling bidrar til en ressurseffektiv oppgaveløsning innad og utad mot politikere og innbyggere. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? styret i SKT KF Alternative løsninger: Et alternativ kan være å evaluere foretaket, med tanke på å belyse om modellen er mer hensiktsmessig enn at kommunalteknikk er en del av rådmannens organisasjon. Uavhengig av tjenesteområde handler dette om å benytte en organisering som er mest mulig effektiv og gir det beste resultatet. Vurdering: Hovedhensikten med denne saken er å styrke rådmannens og foretakets arbeid med sine respektive primæroppgaver. Større tydelighet her vil gagne helheten, dvs både kommunen og innbyggerne. 1) Formålsparagrafen i Sørum kommunalteknikk KF: Dagens formålsparagraf ( 2) fastsetter foretakets ansvarsområde på følgende måte: 1. Foretakets formål er å samle Sørum kommunes aktiviteter, infrastruktur og eiendomsmasse innen kommunalteknikk i en resultatenhet. 2. Foretaket skal primært ha ansvaret for en foretningsmessig drift og utvikling av infrastrukturen og eiendomsmassen, herunder ansvaret for å eie, bygge ny og kjøpe slik infrastruktur. Subsidiært kan foretaket ta del i utvikling av nye produkter og tjenester som ved videresalg kan generere inntekter, når dette naturlig hører sammen med foretakets virksomhet, ikke går på bekostning av foretakets primæroppgaver, og på forhånd er godkjent av økonomi- og utviklingsutvalget. SKT KF har ansvar for all aktivitet, men primæroppgavene er foretningsmessig drift, vedlikehold og utvikling av områdets infrastruktur og eiendomsmasse. Det understrekes at det kun er når disse primæroppgavene er ivaretatt at utviklingsoppgaver relatert til utvikling av nye produkter og tjenester kan finne sted.

4 Formålsparagrafen fastsetter ikke et overordnet, strategisk ansvar utover det foretningsmessige foretaket har ansvar for. Samtidig gir ordet aktiviteter i nr 1 et signal om at også strategisk planlegging er inkludert. Både daglig leder og rådmannen ser at å drive foretningsmessig innenfor KF-et kan stå i motsetning til å ivareta helhet utover eget foretningsområde. Vann kan være et slikt område. Kommunen har blant annet et overordnet ansvar for å påse at de sanitære forholdene og brannvannsdekningen er tilfredsstillende. Kommunens ansvar er uavhengig av om tjenestene utføres av offentlige og/eller private vannverk, uavhengig av foretaksmodellen. Helheten er kommunens strategiske ansvarsområde. Arbeidsgruppas forslag til endringer i vedtektene: Se også vedlegg 1, forslag til ny tekst er understreket og rød, gammel tekst er overstrøket. Ny 2.1: 1. Foretaket skal utøve tjenester på vegne av kommunen til beste for innbyggerne innen det kommunaltekniske området. Kommentar: Her understrekes nettopp at KF-et utfører på vegne av kommunen, og dermed at det overordnede strategiske ansvaret innenfor det kommunaltekniske området fortsatt ligger hos rådmannen. Endringer i Foretaket skal: a. Primært ha ansvaret for en forretningsmessig drift og utvikling av infrastrukturen og eiendomsmassen, herunder ansvaret for å eie, bygge ny og kjøpe slik infrastruktur. b. Bistå rådmannen med fagkompetanse i forhold til strategisk samfunnsplanlegging for kommunen. c. Subsidiært kan foretaket ta del i utvikling av nye produkter og tjenester som ved videresalg kan generere inntekter, når dette naturlig hører sammen med foretakets virksomhet, ikke går på bekostning av foretakets primæroppgaver, og på forhånd er godkjent av økonomi- og administrasjonsutvalget. Kommentar: Foretakets primære oppgave er fortsatt å drive det kommunaltekniske området foretningsmessig, men det nye punkt b synliggjør foretakets ansvar for å bistå i fht rådmannens strategiske planlegging for å ivareta helheten innenfor det kommunaltekniske området. 3. Alle avgiftsfinansierte tjenester skal leveres til selvkost. 4. Foretaket kan ikke, uten kommunestyrets godkjennelse, selge eksisterende eller senere anskaffet infrastruktur. 5. Foretaket kan delta på eiersiden i andre selskaper når det ligger innenfor foretakets formål og de rammer kommuneloven og eventuelt andre lover/forskrifter angir for kommunens deltagelse i selskaper/forretningsdrift, forutsatt økonomi- og administrasjonsutvalgets godkjenning. 6. Foretaket kan på forespørsel også representere kommunen i interkommunale samarbeid som naturlig hører inn under rådmannens ansvarsområder Kommentar: Punkt 5 regulerer foretakets deltagelse på eiersiden, men sier ikke noe om samarbeid. Nytt punkt 2.6 understreker at foretaket kan representere kommunen etter avtale med rådmannen. Dette er en annen rolle enn å representere foretaket. Det vesentlige her er tydelighet på om en representerer fagområde kommunalteknikk eller rådmannen/kommunen (og dermed har fokus utover foretakets foretningsmessige område) I noen sammenhenger vil det være naturlig at medarbeidere fra foretaket representerer kommunen, nettopp fordi det krever stor grad av den fagkompetanse

5 foretakets medarbeidere har. Dette kan for eksempel være deltagelse i ulike vannregionfora. Dette punktet regulerer ikke KF-ets rent faglige samarbeid med andre. 7. Kommunestyret kan pålegge foretaket å ivareta andre oppgaver. Andre forslag til endringer (tilsvarende endring foreslås for SKE KF). 7 Styrets sammensetning, 1. setning, lyder slik: Foretaket skal ha et styre med 5 medlemmer, med personlige varamedlemmer, som velges av kommunestyret. Foreslås endret til: Foretaket skal ha et styre med 5 medlemmer, med ett eller flere varamedlemmer, som velges av kommunestyret. Første varamedlem innkalles til styremøtene. Begrunnelsen for forslaget er at ordningen med personlig varamedlemmer gir for lite kontinuitet i styrets arbeid. En ordning med felles varaliste og med første varamedlem fast innkalt til styremøtene, vil i langt større grad sikre styrets fulltallighet og beslutningsdyktighet. 2. Samfunnsansvaret Oppgave: Utarbeide forslag til en tydelig rolle-, oppgave- og ansvarsfordeling mellom foretaket og rådmannen, spesielt i forhold til samfunnsansvaret. Foretaksmodellen i fht strategisk arbeid og i forhold til omverden: Det er særlig på det overordnede, strategiske området rådmannen ser at foretaksmodellen, slik den har utviklet seg i SKT KF, har skapt utfordringer. Foretakene er utenfor rådmannens myndighet, og dermed er også eventuelt strategiarbeid kommunen har lagt til foretaket utenfor rådmannens område. Det understrekes at foretakene samtidig er en del av politikernes sfære. Det tilligger ordførers og rådmannens ansvarsområde å samhandle om alle kommunens strategiske spørsmål på interkommunale arenaer. Det kreves tett samhandling /koordinering/ informasjonsutveksling mellom KF-ene og rådmannen for å ivareta kommunens interesser i slike settinger. Vår modell har medført at enkelte sentrale oppgaver ikke har vært på Sørums rådmanns arena, og vår foretaksmodell kan ha skapt utydelighet i fht andre kommuner. Samtidig har vår modell medført stor frihet, og stort handlingsrom til KF-et. Foretaket er preget av innovasjon og nytenkning, noe som har medført at KF-et har bidratt til overordnet strategisk planlegging Om fullført saksbehandling: Slik det er nå blir saker oversendt fra styret i foretaket gjenstand for ny saksutredning hos rådmannen før de går videre til politisk behandling. Gjennom fullført saksbehandling som skal ivareta at alle sider ved en sak blir belyst fra starten av, kunne dette vært unngått. Rolle-, oppgave- og ansvarsfordeling: Gitt de presiseringer som er foreslått i formålsparagrafen er arbeidsgruppa kommet fram til følgende grenseoppganger: Rådmannens ansvar og oppgaver: Rådmannen og daglig leder er prinsipielt enige om at ansvaret for strategiske oppgaver internt i kommunen og interkommunalt ligger hos rådmannen.

6 1. Oppgaver relatert til det overordnede samfunnsansvaret: Strategiske oppgaver, både internt i kommunen og interkommunalt, innenfor det kommunaltekniske området tilligger rådmannen. 2. Å utarbeide overordnede planer/strategier innenfor kommunalteknikk, med avklaring av strategiske spørsmål mht: Mål, ambisjonsnivå, behov for framdrift og økonomi. Foretaket får slike saker til orientering. Å lede og ha ansvar for at planene/oversiktene utarbeides og fremmes for politisk behandling påligger rådmannen. Til å utarbeide slike planer vil rådmannen være avhengig av bidrag fra SKT KF fordi fagkompetansen nettopp sitter i foretaket. 3. Bestillerrollen: Bestillinger utformes av rådmannen, behandles politisk og oversendes deretter SKT KF. Dette er tilsvarende som ved bestillinger til SKE KF. Dette kan være bestillinger på å fremskaffe oversikt over status og fremtidige utfordringer, planer og prosjekt. Det er behov for å tydeliggjøre nærmere hva som ligger i bestillerrollen. Daglig leder i foretaket ønsker også tydelige bestillinger fra kommunestyret. Fordi alle aktiviteter ble overført fra rådmannen til KF-et sitter ikke rådmannen inne med spesialkompetanse innenfor det kommunaltekniske området. Det må være overordnet strategisk kompetanse på området og bestillerkompetanse hos rådmannen. Rådmannen vil ha behov for noe ressurser til dette. Fagkompetansen har kommunen allerede i SKT KF som må forvente å bidra i svært stor grad. Dette vil utgjøre den største ressursen. Det anses ikke som aktuelt å dublere med fagkompetanse hos rådmannen. SKT KFs ansvar og oppgaver: Her kommenteres kun de oppgaver som omhandler grenseoppgangen mot rådmannens oppgaver, det vises til vedtektene ellers: 1. Utføre kommunaltekniske oppgaver på kommunens vegne, herunder å ivareta utførerfunksjonen ovenfor innbyggerne, kommunestyret og rådmannen. 2. Utvikle strategier og hovedplaner med bakgrunn i kommunens overordnede mål, strategier og planer, innefor sine områder. 3. Ulike oppgaver som medfører bruk av driftspersonell. 4. Selv om ansvaret for strategiske spørsmål på det interkommunale området ligger hos rådmannen, er det naturlig at SKT KF har ansvar for og deltar i faglig interkommunalt samarbeid innenfor sine områder. Dette er tilsvarende som for seksjonene. Den viktige sonderingen vil være på hvilket tidspunkt en sak/et tema går over fra å være faglig til politisk/strategisk. På dette tidspunktet må rådmannen involveres. Dette er også tilsvarende som for seksjonene. Et eksempel på rolle og ansvarsdeling: Område vann: Kommunen plikter å påse at kommunen har tilfredsstillende vannforsyning, sanitærforhold og brannvanndekning, uavhengig av om en har organisert dette med private og/eller offentlige vannverk. På stategisk nivå ligger dette ansvaret på rådmannen, herunder å koordinere ulike lovkrav satt gjennom bl.a. plan- og bygningsloven, beredskapslovgivningen, kommunehelseloven og forskrift om miljørettet helsevern. Dette betyr at rådmannen har ansvar for at det på overordnet nivå finnes koordinert oversikt og kunnskap om situasjonen i egen kommune. Et eksempel kan være brannvannskapasitet på strategisk nivå. For å fremskaffe data og koordinere disse,

7 må rådmannen innhente informasjon og støtte seg på fagkompetansen hos SKT KF, Blaker vannverk og ØRBR. Slike oversikter kan også være grunnlag for saker for politisk behandling. Et eksempel kan være hva kommunens strategi bør være for å øke beredskapen i områder med lav brannvannsdekning. Her vil SKT med sin fagkunnskap være viktig for å belyse ulike strategier for å håndtere dette. Dersom dette munnet ut i at vårt eget foretak burde gjøre noe med dette, ville det gå som en bestilling, ført i pennen av rådmannen, fra kommunestyret til KF-et. Oppsummering: Endringsforslagene medfører økt tydelighet på: Større tydelighet på ordfører, kommunestyret og Ø/A s roller i strategiske (herunder interkommunale) spørsmål ved at viktige strategiske diskusjoner flyttes tidligere inn på denne arenaen. At ansvaret for overordnet strategisk arbeid på det kommunaltekniske området hører sammen med den øvrige strategiske samfunnsplanleggingen under rådmannens myndighet. At hensikten med foretak er at kommunestyret har funnet at det er den mest hensiktsmessige organiseringen for å få utført noen av kommunens oppgaver. At SKT KF primæroppgave er å utføre kommunaltekniske tjenester på vegne av kommunen, dvs være utfører og ivareta den daglige driften ovenfor innbyggerne. Selv om foretakets primæroppgave er å drive foretningsmessig, kan ikke dette tolkes som at alle foretakets aktiviteter skal skje i lys av dette prinsippet. Her ligger et bredere perspektiv enn det foretningsmessige fordi foretaket også har en rekke andre oppgaver: Døgnbemannet vakttelefon som ivaretar innbyggernes interesser i bred forstand, dyktige medarbeider med høy kompetanse som det forventes bidrar ved ulike behov, for eksempel ved situasjoner som ras, flom osv utover foretakets egne anlegg. Det forventes at kravene til fullført saksbehandling etterleves i alle saker, både fra rådmannen og SKT KF. Der forventes at foretaket inngår i et forpliktende samarbeid i fht best mulig utnyttelse av kommunens samlede ressurser: o internt i kommunen; herunder tidlig involvering og samarbeid med den øvrige av kommunens organisasjon til beste for innbyggere og samfunn. o i interkommunalt samarbeid og fora i fht en strategisk rolle, dvs etter avtale med rådmannen representere kommunen, utover foretakets foretningsmessige oppgaver. Det tas sikte på at endringer kan iverksettes fra om med Det er fortsatt en del områder med overlappende ansvar, og der både rådmannen og foretaket sammen må bidra til avklaringer. Det er behov for å tydeliggjøre bestillerrollen. Dette må utredes videre og kan f. eks være et dokument i kvalitetssystemet. Endring i oppgave- og ansvarsfordelingen må avklares i lys av endringene i formålsparagrafen. Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Saken blir tilgjengelig på kommunens internettsider, og bør være tema i foretakets og rådmannens organisasjon, f. eks på personalmøter. Utskrift av saken til: Sørum kommunalteknikk KF v/daglig leder Rådmannen Eiersekretariatet Sørumsand, den Rådmann: Marius Trana