SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 16/09

Transkript

1 Sak 16/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 16/09 Sakstittel: VEKTERGÅRDEN - TEKNISK OG FUNKSJONELL OPPGRADERING Arkivsaknr: 09/3247 Saksbehandler: RKO/ØKO/SKR Stein Kristian Andersen K-kode: 612 Saksnummer Utvalg Møtedato 16/09 Arbeidsmiljøutvalget /09 Kommunestyret /09 Økonomi- og administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Tidligere behandlinger: Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: 67/09 Behandling: Fra økonomi- og administrasjonsutvalget forelå slik innstilling: Repr. Arne-Rune Gjelsvik satte på vegne av FrP fram slikt alternativt forslag: Vektergården oppgraderes ikke, og legges ut for salg. Repr. Marianne Grimstad Hansen satte på vegne av Høyre fram slikt alternativt forslag: Oppgradering av Vektergården stanses umiddelbart. Det legges frem en ny plan for disponering og utforming av Vektergården. Avstemningen: FrPs forslag : 14 stemmer, falt. Høyres forslag : 15 stemmer, falt. Rådmannens innstilling : 16 stemmer, vedtatt. Vedtak: Side 1 av 10

2 Sak 16/09 Utvalg: Økonomi- og administrasjonsutvalget Møtedato: Sak: 72/09 Behandling: Fra rådmannen forelå slik innstilling: Repr. Arne-Rune Gjelsvik satte på vegne av FrP fram slikt alternativt forslag: Vektergården oppgraderes ikke, og legges ut for salg. Repr. Odd Sars-Olsen satte på vegne av Høyre fram slikt alternativt forslag: Oppgradering av Vektergården stanses umiddelbart. Det legges frem en ny plan for disponering og utforming av Vektergården. Avstemningen, som økonomi- og administrasjonsutvalgets innstilling til kommunestyret: FrPs forslag : 2 (FrP) stemmer, falt. Høyres forslag : 4 (H, FrP) stemmer, falt. Rådmannens innstilling : 5 (Ap, KrF, Sp, SV) stemmer, vedtatt. Vedtak: Side 2 av 10

3 Sak 16/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/ Sakstittel: VEKTERGÅRDEN - TEKNISK OG FUNKSJONELL OPPGRADERING K-kode: 612 Saksbehandler: Stein Kristian Andersen Innstilling: For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Forslag til framtidig bruk av Vektergården framlegges nå til politisk behandling. Vedlegg: Tegninger av Vektergården fra Planforum Arkitekter AS. Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Sak 1/09 fra kommunestyrets møte Saksutredning: Bakgrunn for saken: Som en del av oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i sak 1/09 Disponering av lokaler i Vektergården er det gjennomført et forprosjekt som konkluderer med at lokalene i Vektergården kan tilrettelegges for et sambruk mellom Plan- og utbyggingsseksjonen og staben i Sørum kommunalteknikk KF. For å kunne tilrettelegge for dette sambruket er det imidlertid en forutsetning at det samtidig gjennomføres en betydelig teknisk og funksjonell oppgradering av bygget. Saksopplysninger: Gjennom Sørum kommunale eiendomsselskap KF har kommunen de siste årene gjennomført en betydelig kvalitetsheving på de fleste kommunale bygg gjennom nybygg, rehabilitering og og et omfattende vedlikehold. For de byggene som gjenstår foreligger det enten vedtak om nybygg (Nordli barnehage), rehabiltering (Sørum sykehjem) eller det er igangsatt forprosjekter for rehablitering/utvidelse (Melvold ungdomsskole, Blaker aldersheim, Blaker barnehage). Også for rådhuskomplekset er det fattet vedtak om forbedringer, både gjennom ovennevnte sak 1/09, men også gjennom tildeling av midler fra regjeringens krisepakke til installering av heis og ikke minst til utarbeiding av en helhetlig plan for utbedringsbehovene i rådhuset. Gjennom forprosjektet for Vektergården er det imidlertid allerede avdekket betydelige behov for teknisk og funksjonell oppgradering av denne delen av rådhuskomplekset. Dette dreier seg om full utskifting av ventilasjonsanlegg (herunder tilbygg av teknisk rom som også gir plass for permanent nødstrømsanlegg, jfr Fylkesmannens rapport fra beredskapsøvelsen mai), forbedring av elektrisk anlegg, Side 3 av 10

4 Sak 16/09 brannsikringstiltak, anlegg for sentral driftsovervåking og adgangskontroll og utarbeiding av nytt tegningsgrunnlag for bygget i og med at dette ikke eksisterer fra før. Arbeidene ligger innenfor eiers, dvs Sørum kommunale eiendomsselskap KFs ansvarsområde og er kostnadsberegnet til kr 8 millioner. På grunn av omfanget må arbeidet utføres mens bygget er tomt og før innredning av lokaler til Plan- og utbyggingsseksjonen og staben i Sørum kommunalteknikk KF kan påbegynnes. Innredningsarbeidene er forøvrig kostnadsberegnet til kr 4 millioner, dvs innenfor kostnadsrammen i sak 1/09. Forhold til eksisterende plandokumenter: Teknisk og funksjonell oppgradering av Vektergården er ikke tatt inn i gjeldende vedlikeholds- og utviklingsplan for Sørum kommunale Eiendomsselskap KF. Forhold til gjeldende vedtak: Forprosjektet er en del av oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i sak 1/09 Disponering av lokaler i Vektergården. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Kr 8 mill til teknisk og funksjonell oppgradering og kr 4 mill til innredning av lokaler. Drift, vedlikehold: Noe belastning innenfor rammen av rådhusets ordinære driftsbudsjett må påregnes. Bærekraftig utvikling: Gjennom dette forslaget legges det til rette for at vekstkommunen Sørum kan forbedre sin betjening av kommunens innbyggere og næringsliv på det tekniske området. Bemanningskonsekvenser: Ingen Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei Alternative løsninger: Bruke Vektergården som i dag, leie ut lokalene etter Posten slik de er og la Sørum kommunalteknikk KF bygge lokaler for staben på driftssentralen. Alternativet vil medføre at plassmangelen på rådhuset blir kritisk og vil kreve bevilgning for istandsetting av kontorlokaler i underetasjen på Helsebygget som et strakstiltak. Sluttføre den helhetlige planen for utbedringsbehovene i rådhuskomplekset før det på nytt tas stilling til bruken av Vektergården, samtidig som staben i Sørum kommunalteknikk KF fortsetter i leide lokaler til vedtak er fattet. Også dette alternativet vil medføre kritisk plassmangel på rådhuset. Alternativet vil også påføre Sørum kommunalteknikk KF økte leiekostnader. Samtidig er behovet for teknisk og funksjonell oppgradering av Vektergården allerede klarlagt og dette behovet vil ikke bli påvirket av de behov som avdekkes for resten av rådhuskomplekset, dvs selve rådhuset samt Helsebygget. Vurdering: Etter rådmannens oppfatning er det både riktig og nødvendig å forbedre de tekniske og klimamessige forholdene også i kommunens kontorbygg for derigjennom å ivareta de ansattes arbeidsmiljø og sikkerhet, forbedre og forenkle den tekniske driften og sikre den investerte kapitalen. Side 4 av 10

5 Sak 16/09 I og med at det gjennom forprosjektet nå er kartlagt hva som må til for å gjøre en fullstendig teknisk og funksjonell oppgradering av Vektergården mener rådmannen at dette arbeidet bør igangsettes uavhengig av det videre arbeid med en helhetlig plan for resten av rådhuskomplekset. Den løsningen som er funnet med hensyn på samlokalisering av Plan- og utbyggingsseksjonen og staben i Sørum kommunalteknikk KF vil legge til rette for å kunne betjene kommunens innbyggere og næringsliv på en god måte og for et godt samarbeid disse avdelingene imellom. Alternativet med lokaler for staben i Sørum kommunalteknikk KF på driftssentralen bør av samme grunn unngås. Samtidig er kontorbehovet i rådhuskomplekset i ferd med å bli så prekært at prosjektet også av den grunn ikke bør utsettes. Utskrift av saken til: Sørum kommunale eiendomsselskap KF v/ daglig leder Økonomisjefen Sørumsand, den 10. august 2009 Rannveig E. Eidet, rådmann Side 5 av 10

6 Sak 17/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 17/09 Sakstittel: INNFØRING AV RØYKEFORBUD I ARBEIDSTIDEN Arkivsaknr: 08/40 Saksbehandler: RKO/LPK/ISYVE Ingvild Helene Hougen Syversten K-kode: 441 Saksnummer Utvalg Møtedato 17/09 Arbeidsmiljøutvalget /09 Arbeidsmiljøutvalget /08 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: 1. Sørum kommune som arbeidsplass gjøres røykfri f.o.m. den Det tilbys inntil 75 % utgiftsdekning til medarbeidere som ønsker å ta røykeavvenningskurs 3. Vedtaket innarbeides som ny paragraf i arbeidsreglementet Tidligere behandlinger: Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: Sak: 3/09 Behandling: 1. Det settes ned et utvalg som involverer virksomhetene, som kommer tilbake til AMU med forslag til tiltak for hvordan Sørum kommune kan bli en røykfri kommune i Utvalget består av verneleder, hovedverneombud og en hovedtillitsvalgt. 3. AMU peker ut den hovedtillitsvalgte. 4. Forslag til tiltak legges frem i AMUs møte i september Rep. Gaalaas fremmet tilleggsforslag om at den hovedtillitsvalgte som skal sitte i utvalget skal være Wenche Mjønerud. Forslaget ble enstemmig vedatt. Vedtak: 1. Det settes ned et utvalg som involverer virksomhetene, som kommer tilbake til AMU med forslag til tiltak for hvordan Sørum kommune kan bli en røykfri kommune i Side 6 av 10

7 Sak 17/09 2. Utvalget består av verneleder, hovedverneombud og en hovedtillitsvalgt. 3. AMU valgte hovedtillitsvalgt Wenche Mjønerud, Fagforbundet. 4. Forslag til tiltak legges frem i AMUs møte i september Side 7 av 10

8 Sak 17/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 08/40-5 Sakstittel: INNFØRING AV RØYKEFORBUD I ARBEIDSTIDEN K-kode: 441 Saksbehandler: Ingvild Helene Hougen Syversten Innstilling: 1. Sørum kommune som arbeidsplass gjøres røykfri f.o.m. den Det tilbys inntil 75 % utgiftsdekning til medarbeidere som ønsker å ta røykeavvenningskurs 3. Vedtaket innarbeides som ny paragraf i arbeidsreglementet For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Sørum kommune som arbeidsplass gjøres røykfri f.o.m. den Saksutredning: Bakgrunn for saken: Sørum kommune deltar i Kvalitetskommuneprogrammet med prosjektet Vi SER deg! Hva VIL du? Hva KAN du? En av målsettingene i prosjektet er å redusere antall røykere med 60 %. Den , behandlet AMU sak nr 08/40 Hvordan kan vi hjelpe hverandre til å bli røykfri kommune i Det ble nedsatt et utvalg bestående av verneleder, hovedtillitsvalgt fra fagforbundet, samt hovedverneombudet. Utvalgets oppgave var blant annet å involvere virksomhetene til å fremme forslag til tiltak som kan hjelpe oss å nå målet om å bli en røykfri kommune i Utvalget skal på AMU møte den redgjøre for hvilke forslag til tiltak som er foreslått for at Sørum kommune skal bli røykfri i Saksopplysninger: Sørum kommune som arbeidsgiver ønsker å fokusere på tiltak som kan ha positiv innvirkning på helsesituasjonen for den enkelte medarbeider og hensynet til tjenestemottakerne. Utvalget har gjennomført tre møter hvor målet har vært å involvere virksomhetene. For å få kontakt med medarbeiderne i den enkelte virksomhet ønsket utvalget å opprette et nettsted/evt blogg for utveksling av ideer/meninger. Dette tiltaket ble ikke iverksatt, fordi det med dagens system ikke var mulig å gjennomføre. Utvalget laget isteden en plakat som ble sendt ut til den enkelte virksomhet med oppfordring om å henge opp plakaten på et synlig sted i virksomheten og ta det opp som et tema på personalmøte. Svarfristen for gode forslag var satt til den15. juni. Utvalget mottok ingen forslag fra den enkelte virksomhet eller medarbeider. Den samme mailen ble sendt ut en gang til med samme oppfordring. Dette medførte heller ingen forslag. Som følge av manglende respons valgte utvalget å sende en mail til alle virksomhetsledere med forespørsel om den enkelte virksomhet hadde utarbeidet noen egne rutiner i forhold til røyking i arbeidstiden. Utvalget fikk respons fra fem virksomheter, som hadde utarbeidet sine egne kjøreregler i forhold til når det var lov å ta seg en røykepause. Utvalget mener at den enkelte medarbeider er forhåndsorientert om planene i forhold til at Sørum kommune skal bli en røykfri kommune i 2010, ved at den enkelte virksomhetsleder har mottatt mail hvor Side 8 av 10

9 Sak 17/09 virksomhetsleder skulle henge opp plakaten, samt ble oppfordret til å ta det opp som et tema på personalmøtet. Hvordan kan vi hjelpe hverandre til å bli en røykfri kommune i Utvalget forslår at Sørum kommune som arbeidsplass gjøres røykfri fra Utvalgets definisjon av hva som omfattes av røykeforbudet er som følger: Det blir ikke tillatt for arbeidstakere å røyke i arbeidstiden i kommunale bygg med tilhørende tomteareal. Nærmere presisert betyr dette at: Den enkelte medarbeider gis i arbeidstiden ikke anledning til å røyke i kommunalt eide/leide lokaler. Det innføres røykeforbud i den kommunale bil og maskinpark så vel eide som leide kjøretøy. Røykeforbudet gjelder i arbeidstiden der den enkelte utfører arbeid på vegne av kommunen. Utvaglet har forståelse for at røykekutt i arbeidstiden kan bli tøft for enkelte medarbeidere. Det foreslås av den grunn å gi tilbud om røykeavvenningskurs til medarbeidere som ønsker det, hvor arbeidsgiver dekker inntil 75 % av utgiftene. Forhold til gjeldende vedtak: Ingen Økonomiske konsekvenser: Eventuelle kostnader til røykeavvenningskurs. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei Vurdering: Sørum kommune er med i Kvalitetskommuneprogrammet og har som mål å redusere antall røykere og fokusere på tiltak som kan ha positiv innvirkning på helsesituasjonen for den enkelte medarbeider og hensynet til tjenestemottakerne. I februar i 2008 ble det fremmet forslag om totalt røykeforbud, saken ble trukket fra AMU. I og med at et røykeforbud vil være vanskelig for mange medarbeidere, ble det i AMU i februar 2009 fremmet ny sak i forhold til Hvordan vi kan hjelpe hverandre til å bli en røykfri kommune. Utvalget ønsket innspill fra medarbeidere i forhold til tiltak, men fikk ikke noen forslag. Utvalget foreslår at Sørum kommune som arbeidsplass gjøres røykfri fra og at vedtaket innarbeides som ny paragraf i arbeidsreglementet. Det tilbys røykeavvenningskurs for medarbeidere som ønsker dette, hvor arbeidsgiver tilbyr å dekke inntil 75 % av utgiftene. Sørum kommune Utskrift av saken til: Lederforum Side 9 av 10

10 Sak 17/09 Fagforeningene Sørumsand, den Seksjonsleder: Rannveig E. Eidet, rådmann Side 10 av 10