Revidering av reglementer i folkevalgte organer innstilling fra oppnevnt arbeidsgruppe

Transkript

1 Revidering av reglementer i folkevalgte organer innstilling fra oppnevnt arbeidsgruppe Arbeidsgruppens forslag til politisk organisering og revidering av reglementer i folkevalgte organer avgitt den

2 BAKGRUNN OG MANDAT Det vises til formannskapets vedtak i møte den som sak 153/16: 1. Formannskapet vedtar at det igangsettes arbeid for å revidere reglementene i folkevalgte organer. Dette vil da omfatte følgende reglementer: Reglementet for kommunestyret, reglementet for formannskapet, reglementet for politisk organisering (reglement for komiteer og politisk ledergruppe), samt reglementene for rådene. 2. Til å forestå revideringen av reglementene i folkevalgte organer som nevnt i pkt. 1, oppnevner formannskapet en politisk sammensatt arbeidsgruppe med slik sammensetting: Rådmann Arne Skogsbakken Varaordfører Mona Tønnesland Tholin Formannskapsmedlem Jon Odden Formannskapsmedlem Erik Bjørnsveen Kontorsjef Knut Viset som sekretær 3. Arbeidsgruppens forslag til revidering av reglementer i folkevalgte organer må være ferdig innen Arbeidsgruppen bes videre om å involvere fagkomiteene, rådene og alle lokallagspartiene i sitt arbeid. GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET Innledning. Med bakgrunn i innspillet fra Søndre Land Arbeiderparti I forbindelse med kommunestyrets behandling av sak om revidering av delegeringsreglementet, foretok arbeidsgsruppen innledningsvis en gjennomgang og drøfting av gjeldende reglement for politisk organisering, hovedsakelig relatert til reglementets pkt.3 om myndighet og mandat (innstillingsmyndighet til formannskapet via rådmannen), pkt. 4 om tildeling av oppgaver (muligheten til å oppnevne arbeidsgrupper), samt pkt. 7 og 8 om rådmannens rolle. Det ble også innledningsvis gjort rede for kommunelovens bestemmelser iht 10 og 10 a med tanke på ulike muligheter for organisering/oppretting av hhv utvalg og komiteer. Når det gjelder prosess mht gjennomføring av oppdraget, var arbeidsgruppen enig om at den politiske organiseringen (hovedutvalg, komitémodell eller andre modeller), så bør en se dette i en større overordnet sammenheng også med tanke på forholdet til formannskapet og kommunestyret, samt administrative konsekvenser (ressurser og kapasitet). Det ble i den forbindelse innhentet reglementer for politisk organisering fra de øvrige kommunene i Gjøvikregionen, samt fra Lunner kommune. Gjennomgang av reglementene for politisk organisering i andre kommuner Reglementene for politisk organisering i de øvrige kommunene innen Gjøvikregionen (som i hovedsak praktiserer hovedutvalgsmodellen, hjemlet i kommunelovens 10) og Lunner kommune (komitémodellen, hjemlet i kommunelovens 10a) er tidligere utsendt til arbeidsgruppens medlemmer og ble gjennomgått. Videre har sekretæren også innhentet oversikt over sakslistene til de aktuelle utvalgene/komiteene gjennom det siste året som også ble gjennomgått (oppsummert). Fra gjennomgangen av reglementene og sakslistene oppsummeres følgende hovedpunkter: 2

3 Det er noen variasjoner mht hvilke saker de aktuelle utvalgene får til behandling dette skyldes variasjoner i kommunenes delegeringsreglementer mht omfanget av delegert myndighet til utvalgene kontra rådmannen. Det er hovedutvalgene for som har plan- og reguleringssaker som har flest saker disse hovedutvalgene fungerer da som planutvalg. Med unntak av enkeltsaker (varierende utfra kommunenes delegeringsreglement), er det ikke store forskjeller mht saker til behandling i hovedutvalgene kontra de sakene som er til behandling i våre egne komiteer. Komiteene i Lunner har ikke budsjett- og økonomisaker til behandling da disse sakene behandles i en særskilt partssammensatt komité (tre-parts samarbeidskomiteen). Arbeidsgruppens arbeid. Med bakgrunn i det som er gjort rede for innledningsvis, valgte arbeidsgruppen i første omgang å utarbeide en foreløpig delinnstilling vedr. spørsmålet om politisk organisering (basert på foreløpige konklusjoner) med forslag på revidering/fastsetting av nye reglementer for hhv komiteene og politisk ledergruppe. Arbeidsgruppens foreløpige delinnstilling ble da sendt til høring til komiteene og lokallagene for de politiske partiene. Når det gjelder revidering av reglementene for kommunestyret og formannskapet, har arbeidsgruppen valgt å foreta revideringen uten å sende dette til høring. Revideringen av reglementene for rådene er foretatt med bakgrunn i forutgående behandling i de respektive rådene. Arbeidsgruppen har gjennomført oppdraget gjennom 7 arbeidsmøter. Arbeidsgruppen fremmer med dette sin innstilling som omfatter forslag på politisk organisering, samt forslag på revidering/fastsetting av reglementer for kommunal koordineringsgruppe, komiteene, kommunestyret, formannskapet og rådene. Arbeidsgruppens forslag til politisk organisering fremgår direkte av innstillingen, mens arbeidsgruppens forslag på revidering/fastsetting av reglementene i de aktuelle folkevalgte organene, fremmes som egne dokumenter. Innstillingen vil da omfatte en kort redegjørelse for de endringene som er foreslått i de aktuelle reglementene. Som vedlegg til arbeidsgruppens innstilling, følger da følgende: Vedlegg 1: Forslag på revidering/fastsetting av nytt reglement for kommunal koordineringsgruppe (tidligere politisk ledergruppe) Vedlegg 2: Forslag på revidering/fastsetting av nytt reglement for komiteene Vedlegg 3: Forslag på revidering av reglementet for kommunestyret Vedlegg 4: Forslag på revidering av reglementet for formannskapet Vedlegg 5: Forslag på revidering av reglementet for det kommunale eldrerådet 3

4 Vedlegg 6: Forslag på revidering av reglementet for kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Vedlegg 7: Utdrag fra referatene fra behandlingen av arbeidsgruppens foreløpige delinnstilling i komiteene Vedlegg 8: Innkomne høringsuttalelser fra lokallagene for de politiske partiene Vedlegg 9: Utdrag fra protokollene fra rådenes behandling av sine reglementer ARBEIDSGRUPPENS FORSLAG TIL POLITISK ORGANISERING Etter kommunelovens bestemmelser, er både kommunestyret og formannskapet lovpålagte folkevalgte organer. For øvrig kan kommunestyret selv vedta om det er ønskelig å opprette øvrige folkevalgte organer (jfr. kommunelovens 10 og 10 a). Arbeidsgruppen har vurdert de to hovedalternativene som er skissert i hhv kommunelovens 10 (hovedutvalgsmodellen) og kommunelovens 10 a (komitémodellen), og har da foretatt følgende vurderinger: Det er ikke nødvendigvis den politiske organiseringen som regulerer omfanget/hvilke saker som er til behandling og skaper politisk engasjement - om det dreier seg om hovedutvalgsmodellen eller komitémodellen - men om hvilken myndighet/oppgavetildeling som er nedfelt i delegeringsreglementet, samt hvilke rolle/funksjon de enkelte utvalgene har kontra formannskapet og rådmannen/administrasjonen. Med hovedutvalgsmodellen kan det være en fare for at enkeltsakene får større oppmerksomhet på bekostning av de «store linjene» og politiske diskusjonene på overordnet nivå utøvelse av politikk handler om strategiske veivalg og retning og ikke enkeltsaker. Viktig å ha fokus på samhandling og spilleregler/rutiner for samhandlingen mellom politikere og administrasjonen. Innføring av 3-trinns saksbehandling (etter prinsippet om fullført saksbehandling) rådmann komité formannskap kommunestyre i aktuelle saker som krever realitetsbehandling. Behov for å tydeliggjøre det reelle handlingsrommet for utøvelse av politikk og komiteenes rolle/funksjon og muligheter til å påvirke. Behov for å tydeliggjøre funksjonen til politiske ledergruppe og spilleregler for samhandling. Arbeidsgruppens foreløpige konklusjon: Arbeidsgruppen foreslår at dagens komitémodell videreføres, men samtidig videreutvikles med tanke på tydeliggjøring av formål, samhandling/samspill, arbeidsform, handlingsrom og muligheten for å avgi innstillinger i aktuelle saker. Arbeidsgruppens forslag om å videreføre dagens komitémodell gjelder da etter kommunelovens 10 a nr. 2 hvor det heter: 4

5 «Kommunestyret og fylkestinget deler selv alle kommunestyrets og fylkestingets medlemmer inn i kommunestyrekomiteer og fylkestingskomiteer, og velger leder og nestleder til komiteene. Medlemmer av kontrolllutvalget som også sitter i kommunestyret eller fylkestinget, er utelukket fra valg til komiteene. Ordfører og fylkesordfører kan fritas fra valget dersom kommunestyret eller fylkestinget bestemmer det. Arbeidsgruppen foreslo opprinnelig at den etablerte ordningen med politisk ledergruppe bestående av ordfører, varaordfører, komitéledere og rådmannens ledergruppe videreføres. Arbeidsgruppens forslag til politisk organisering og revidering/fastsetting av nye reglementer for hhv komiteene og politisk ledergruppe ble sendt ut til høring til komiteene, samt lokallagene til de politiske partiene i tråd med formannskapets vedtak i pkt. 3 i sak 153/16. Arbeidsgruppens foreløpige forslag er behandlet i alle fagkomiteene (se vedlagte møtereferater), samt at det ble mottatt følgende høringsuttalelser fra lokallagspartiene: Søndre Land Arbeiderparti Søndre Land Bygdeliste Etter høringsfristen som var fastsatt til , er det også kommet inn høringsuttalelse fra Søndre Land Venstre (datert ). Selv om høringsuttalelsen fra Venstre er mottatt etter høringsfristen, har høringsuttalelsen blitt tatt med i arbeidsgruppens vurderinger. Høringsuttalelsene følger vedlagt. Arbeidsgruppens endelige konklusjoner med bakgrunn i innkomne høringsuttalelser: Ad komitémodellen og forslag på revidert/nytt reglement for komiteene, fremkom det ingen innspill vedr. forslag på endringer. Arbeidsgruppen opprettholder da sin foreløpige konklusjon. Ad politisk ledergruppe, så har det kommet forslag på både endring av benevnelse og sammensetting, samt spørsmål om en i det hele tatt skal videreføre ordningen. Med bakgrunn i innkomne høringsforslag, foreslår da arbeidsgruppen at den etablerte ordningen med politisk ledergruppe bestående av ordfører, varaordfører, komitéledere og rådmannens ledergruppe i prinsippet videreføres med følgende endringer: Benevnelsen endres til kommunal koordineringsgruppe Sammensettingen i kommunal koordineringsgruppe utvides til å omfatte en representant utpekt fra opposisjonspartiene dersom samtlige komitéledere er valgt fra posisjonen (flertallskonstellasjonen) i det konstituerende kommunestyremøtet. Representanten fra opposisjonspartiene utpekes av det opposisjonspartiet som har fått størst (prosentvis) oppslutning i kommunestyrevalget. 5

6 Etter arbeidsgruppens vurdering, vil ikke den kommunale koordineringsgruppa være noe folkevalgt organ med beslutningsmyndighet, jfr. kommunelovens 10 og 29, men tillegges oppgaver/funksjoner iht særskilt fastsatt reglement. Funksjonen til kommunal koordineringsgruppe vil da primært omhandle nødvendig koordinering og samordning av aktuelle utredning- og planprosesser, samt avklaring av behandlingsmåter og evt. fordeling av saker mellom komiteene. Etter arbeidsgruppens vurdering, vil da kommunal koordineringsgruppe være et nødvendig organ for å sikre nødvendig samordning og samhandling mellom kommunens politiske og administrative ledelse. For å tydeliggjøre og unngå evt. tvil om funksjonen til kommunal koordineringsgruppe i forhold til kommunelovens bestemmelser som gjelder for folkevalgte organer, vil arbeidsgruppen foreslå at følgende punkter tas ut av gjeldende reglement for politisk ledergruppe: Organisering og koordinering av kommunens politiske arbeid og roller knyttet til ulike samordningsarenaer og samarbeidspartnere som fylkeskommunale organer, interkommunale selskaper, regionrådet og KS. Opprette politiske ad-hoc arbeidsgrupper i saker av politisk karakter involvering av ansatte i administrasjonen krever avklaring fra rådmannen Bistå og eventuelt avlaste ordfører knyttet til ulike representasjonsoppdrag og der ordfører ønsker drøfte/få råd i kontroversielle saker. Videre ble arbeidsgruppen enig om at det i selve reglementet også presiseres at møtene i kommunal koordineringsgruppe er åpne og innarbeides i den ordinære møteplanen i folkevalgte organer. Arbeidsgruppen foreslår at spørsmålet om politisk organisering behandles særskilt, og at gjeldende reglement for politisk organisering inklusive reglement for hhv politisk ledergruppe og komiteene utgår og erstattes av atskilte reglementer. ARBEIDSGRUPPENS FORSLAG TIL REVIDERING/FASTSETTING AV NYTT REGLEMENT FOR KOMITEENE Med henvisning til arbeidsgruppens konklusjoner i spørsmålet om politisk organisering, fremmes det forslag til fastsetting av et nytt og særskilt reglement for komiteene, se eget dokument. I arbeidsgruppens forslag til fastsetting av et nytt reglement for komiteene er det innarbeidet arbeidsgruppens forslag til realitetsendringer slik det fremgår av arbeidsgruppens konklusjoner ovenfor. Videre er det foretatt en omarbeiding/redigering av gjeldende reglement tilpasset oppbyggingen i kommunens øvrige reglementer for folkevalgte organer. I en av høringsuttalelsene, er det stilt spørsmål om hvorvidt formuleringen i det foreslåtte reglementet som omhandler rollen til kommunal koordineringsgruppe relatert til initiativ og/ eller ønsker om oppgaver og utredninger fra medlemmene i komiteene. Arbeidsgruppen vil i den forbindelse understreke rollen til kommunal koordineringsgruppe er å avklare evt. tvil om behandlingsmåten, og er ikke til hinder for at enkeltmedlemmene i komiteene selv kan fremme initiativ/ønske om saker til behandling kanalisert til respektiv komitéleder. Da det er 6

7 hhv ordfører og komitéledere i samråd med rådmannen/kommunalsjefene som skal fastsette innkallingen/sakslisten til møtene, vil det etter arbeidsgruppens vurdering være formålstjenlig at det nettopp er kommunal koordineringsgruppe som avklarer evt. tvil om behandlingsmåten spesielt i saker som går på tvers av kommunalområdene. I en av høringsuttalelsene er det også forslått at reglementet for komiteene bør evalueres etter ett år. Etter arbeidsgruppens vurdering, kan en ikke se at det kan være nødvendig på forhånd bestemme at en endring skal evalueres allerede etter ett år. Dette også med bakgrunn i at forslaget til det nye reglementet for komiteene ikke innebærer innføring av en ny politisk modell, men en videreføring av en allerede etablert modell. Arbeidsgruppen foreslår heller at det bør være komiteene selv som evaluerer endringene i det foreslåtte nye reglementet, og at selve reglementet revideres i sammenheng med prinsippet om at alle reglementene i folkevalgte organer bør revideres/gjennomgås en gang i løpet av hver kommunestyreperiode. ARBEIDSGRUPPENS FORSLAG TIL REVIDERING/FASTSETTING AV NYTT REGLEMENT FOR KOMMUNAL KOORDINERINGSGRUPPE Med henvisning til arbeidsgruppens konklusjoner i spørsmålet om politisk organisering, fremmes det forslag til fastsetting av et nytt og særskilt reglement for kommunal koordineringsgruppe, se eget dokument. I arbeidsgruppens forslag til fastsetting av et nytt reglement for kommunal koordineringsgruppe er det innarbeidet arbeidsgruppens forslag til realitetsendringer slik det fremgår av arbeidsgruppens konklusjoner ovenfor. Videre er det foretatt en tydeliggjøring av funksjonen og rollen til kommunal koordineringsgruppe. ARBEIDSGRUPPENS FORSLAG TIL REVIDERING AV REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRET Arbeidsgruppen fremmer forslag til revidering av reglementet for kommunestyret (se vedlegg) hvor det er gjort følgende endringer i forhold til gjeldende reglement: Ad reglementets pkt. 1 om kommunestyrets virkeområde, er dette punktet oppdatert i forhold til gjeldende delegeringsreglement. Ad reglementets pkt. 8 Taushetsplikt er endret i tråd med anbefalingene fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet tolkning som gjelder begrensninger om taushetsplikten i saker som ikke er underlagt lovmessig taushetsplikt. For øvrig er det gjort endringer av redaksjonell og språklig karakter. 7

8 ARBEIDSGRUPPENS FORSLAG TIL REVIDERING AV REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET Arbeidsgruppen fremmer forslag til revidering av reglementet for formannskapet (se vedlegg) med de samme endringene som er foreslått i reglementet for kommunestyret. I tillegg foreslår arbeidsgruppen at det i reglementet for formannskapets virkeområde, tas inn et nytt punkt som omhandler ivaretakelse av kommunens rolle relatert til de som er valgt som eierrepresentanter i interkommunale selskaper (eiermøter/generalforsamlinger/representantskapsmøter). Dette vil da bl.a. dreie seg om at de som er valgt som kommunens eierrepresentanter orienterer og evt. avklarer med formannskapet evt. prinsipielle saker som er til behandling på eiermøtene. Videre foreslår arbeidsgruppen at følgende punkt i det tidligere reglementet for politisk ledergruppe også tas med som et nytt punkt under formannskapets virkeområde: Organisering og koordinering av kommunens politiske arbeid og roller knyttet til ulike samordningsarenaer og samarbeidspartnere som fylkeskommunale organer, interkommunale selskaper, regionrådet og KS. ARBEIDSGRUPPENS FORSLAG TIL REVIDERING AV REGLEMENT FOR DET KOMMUNALE ELDRERÅDET Eldrerådet har i sin behandling fremmet følgende endringsforslaget til reglementet for det kommunale eldrerådet: Nytt pkt.3: Eldrerådet skal ha 7 medlemmer og 7 varamedlemmer: 2 representanter valgt blant kommunestyrets medlemmer 5 fra pensjonistforeninger (medlemmer av Norges Pensjonistforbund) og andre lag/foreninger som driver aktiviteter for pensjonister. Medlemmene bør representere begge kjønn og det bør være god geografisk spredning. Flertallet av medlemmene skal være alderspensjonister. Nytt i pkt 4 som erstatter de to første setningene: Rådets medlemmer og varamedlemmer oppnevnes av kommunestyret. Lag/foreninger fremmer forslag på kandidater fra sine organisasjoner. Nytt i pkt.5 som erstatter andre setning: Eldrerådet kan på eget initiativ fremme saker de er opptatt av. Arbeidsgruppen er enig i endringsforslagene fra eldrerådet, og har innarbeidet de foreslåtte endringene forslaget til revidert reglement. I tillegg vil arbeidsgruppen for sin egen del foreslå at setningen om at sekretæren skal være direkte underlagt rådmannen (i reglementets pkt. 6 vedr. sekretariatsfunksjonen) strykes. 8

9 ARBEIDSGSRUPPENS FORSLAG TIL REVIDERING AV REGLEMENTET FOR RÅDET FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne har i sin behandling ingen merknader eller forslag til endringer i forhold til gjeldende reglement. På samme måte som i reglementet for det kommunale eldrerådet, foreslår arbeidsgruppen for sin egen del at setningen om at sekretæren skal være direkte underlagt rådmannen (i reglementets pkt. 6 vedr. sekretariatsfunksjonen) strykes. 9