Gruppe for administrativ organisering

Transkript

1 1 av 5 HMS-avdelingen Notat Til: Gruppe for administrativ organisering Kopi til: Fra: Helse-, miljø- og sikkerhetsavdelingen Signatur:ABH FORSLAG TIL FRAMTIDIG FUNKSJONSINNDELING HMS-avdelingen består i dag av tre funksjoner: HMS-system, Sikkerhet/beredskap og Bedriftshelsetjeneste. Lovkrav En rekke lover regulerer HMS-området og sikkerhet/beredskap. NTNU har plikt til å knytte bedriftshelsetjeneste (BHT) til virksomheten, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning I forskrift om administrative ordninger 2-2 stilles det krav til BHT for å bli godkjent. BHT skal: «samlet sett være i stand til å gi en helhetlig og forebyggende bistand i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet» og «ha en sammensetning og et faglig personale som er i stand til å gi rådgivning innen følgende kompetanseområder: arbeidsmedisin/arbeidshelse, yrkeshygiene, ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø og systematisk HMS-arbeid». Tjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakere, verneombud og arbeidsmiljøutvalg som angitt i arbeidsmiljøloven 3-3 andre ledd. Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig rolle i arbeidsmiljøspørsmål der det gis faglige råd til sak, ikke til side (arbeidstaker/arbeidsgiver), jf. arbeidsmiljøloven 3-3 tredje ledd. HMS-avdelingen ble i desember 2015 godkjent som NTNUs bedriftshelsetjeneste for nye 5 år. Godkjenningen er basert på de oppgaver som utføres, og den kompetansen som finnes i HMSavdelingen i dag. Arbeidsmiljølovens bestemmelser gjelder også for studenter som utfører arbeid som ledd i praktisk opplæring jf. forskrift om aml. og ikke-arbeidstakere 1 (eks. krav til helseoppfølging/vaksinering, opplæring). E-forvaltningsforskriften sier i 15 at interkontroll på informasjonssikkerhetsområdet skal inngå som del av virksomhetsstyringen. Videre stiller eksportkontrolloven krav til at utdanningsinstitusjoner følger gitte bestemmelser rundt kunnskapsoverføring til personer fra sanksjonerte stater. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Rådgiver 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen Hilde Apneseth Geologibygget Telefaks Gløshaugen Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 5 Andre krav/forventninger Kunnskapsdepartementet har gjennom flere år stilt krav til NTNU gjennom årlige tildelingsbrev. I de senere årene har sikkerhet og beredskap hatt hovedfokus. NTNU utdanner framtidens ledere og det er viktig at disse, gjennom studiene, opplever fokus på HMS/sikkerhet og beredskap, noe som stadig blir viktigere i samfunnet. Nåværende og framtidige samarbeidspartnere stiller krav til NTNUs arbeid med HMS/sikkerhet og beredskap. NTNU må kunne dokumentere at vi tilfredsstiller gitte krav Nærmere beskrivelse av dagens funksjonsområder i HMS-avdelingen HMS-system o Utvikling og vedlikehold av HMS-politikk og HMS-retningslinjer o Strålevern (Sentral strålevernkoordinator; retningslinjer, kontrollmålinger, ivaretar NTNUs godkjenninger for bruk av strålekilder, NTNUs kontakt mot Statens Strålevern) o Administrasjon og utvikling av digitale systemer (avvik, risikovurdering, eksponeringsregister, skademelding, stoffkartotek, avfallshåndtering) o Farlig avfall og farlig gods o Administrasjon og ledelse av møtearenaer (AMU-sekretariat, sentralt HMS- og beredskapsforum, stoffkartotekmatrise, strålevernmatrise) o Organisering og gjennomføring av HMS-opplæring o Rapportering (HMS-årsrapport, årsrapport til Statens Strålevern, avviksrapportering) o Rådgiving og veiledning o Beredskapsarbeid o Tiltak for fysisk aktivitet ved NTNU Felles funksjonsområder med HR: Arbeidsmiljøundersøkelsen Arbeidsmiljøutvikling innenfor det psykososiale området Konflikthåndtering Oppfølging av sykemeldte og IA Rus; forebygging og oppfølging gjennom individuelle avtaler. Det vil være uhensiktsmessig å splitte opp hovedansvaret for det systematiske HMS-arbeidet inkl rapportering, opplæring, administrasjon av div. HMS-relaterte nettverk. Dette må ivaretas på nivå 1. Enkeltoppgaver som f.eks avfallshåndtering kan ivaretas av andre enheter ved NTNU HMS-system flyttes til HR. Det betyr at det det må tilføres ressurser for å løse det som er definert som systemoppgaver og som i dag ivaretas av ansatte tilknyttet BHT (f.eks. strålevern

3 3 av 5 og eksponeringsregister). BHT kan ikke legges inn i Personalavdelingen pga. kravet om en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål. BHT må da bli en egen enhet. Overflytting av enkelte områder innenfor psykososialt arbeidsmiljø til HR (konflikthåndtering, arbeidsmiljøundersøkelsen, IA, rus). Dette vil tydeliggjøre det som i dag er gråsonen mellom HMS- og personalavdelingen. BHT må fortsatt ha kompetanse innenfor det psykososiale arbeidsmiljøet jf. forskrift om administrative ordninger 2-2 (godkjenning). Dagens løsning beholdes. Dette muliggjør et nært samarbeid mellom HMS-systemutvikling og fagkompetanse i BHT, og vil videreføre et velfungerende fagmiljø. Sikkerhet og beredskap o Koordinering av beredskapsarbeidet ved NTNU o Overordnede ROS-analyser innenfor beredskap og iverksettelse av tiltak o Planlegging og gjennomføring av beredskapsøvelser o Revisjon av NTNUs sentrale beredskapsplan og varslingslisten, kontakt mot beredskapstelefonen o Utarbeidelse av system for bl.a. informasjonssikkerhet, inkl. avvikshåndtering og risikovurdering jf. e-forvaltningsforskriften 15 og tildelingsbrev o Kurs/opplæring o Myndighetskontakt o Eksportkontroll, jf. eksportkontrolloven o Støtte til sentral beredskapsledelse Sikkerhet og beredskapsområdet får stadig økte krav i tildelingsbrev, og ressursene som p.t. er tilgjengelig er ikke tilstrekkelig for å løse alle arbeidsoppgaver. Dette ble det gitt konkrete innspill om i tidligere leveranse fra arbeidsgruppen sikkerhet og beredskap i fusjonsprosjektet. Det henstilles til at tidligere innspill tas med videre i vurderingen av dette området. Sikkerhet og beredskap etableres som en selvstendig enhet. Sikkerhet og beredskap fortsetter som en del av HMS-avdelingen, men styrkes med ressurser og kan evt. organiseres som en egen faggruppe innen HMS. Sikkerhet og beredskap splittes opp og plasseres/fordeles der det anses mest formålstjenlig. Hele området flyttes ut av HMS-avdelingen til en annen enhet. Bedriftshelsetjenestens arbeidsoppgaver, jf. forskrift om ledelse, organisering og medvirkning o Risikovurdering o Målrettede helseundersøkelser, inkl. vaksinering og oppfølging av ansatte/studenter

4 4 av 5 o Kjemisk, fysisk og biologisk arbeidsmiljø (identifisering av arbeidsmiljøfaktorer, kartlegging, prøvetaking, utarbeidelse av yrkeshygieniske rapporter og tiltak for å redusere risiko) o Toksikologi (vurdering av helsemessige konsekvenser ved eksponering for kjemiske, fysiske og biologiske agens) o Veiledning i bruk av sikkerhetsdatablad, stoffkartotek og verneutstyr o Individuelle samtaler, rådgivning o Bistand ved behov for individuell tilrettelegging, deltagelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan. o Oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen o Rådgiving og tilrettelegging inkl. arbeidsplassbesøk for ansatte i kontor, verksted, renhold, laboratorier, mm. - for å forebygge arbeidsrelaterte muskel- og skjelettplager o Bistand under ombygging/rehabilitering av eksisterende bygg og ved utforming av nye lokaler/bygg mtp forebygging av arbeidsrelatert sykdom o Avvik, bistå med forslag til forebyggende tiltak o Bistand ved utarbeidelse av HMS-retningslinjer innen de ulike fagområdene o Bistand ved utforming og gjennomføring av HMS-opplæring. o Vurdering av helsemessig behov i spørsmål om nærparkering ved NTNU Funksjonen BHT må ivaretas på sentralt nivå, det er ikke mulig å stykke opp denne tjeneste mellom ulike nivå, jf. krav om godkjenning av BHT. BHT en del av HMS-avdelingen (som nå) evt. etableres som en egen faggruppe i HMSavdelingen. Dette muliggjør et nært samarbeid og utveksling av erfaring og kompetanse mellom HMS-system og BHT og viderefører et velfungerende fagmiljø. BHT etableres som en selvstendig enhet med egen leder, i nær tilknytning til NTNUs ledelse. Dette vil tydeliggjøre BHTs frie og uavhengige stilling jf. arbeidsmiljøloven 3-3 tredje ledd. BHT outsources. Dette vil kunne bety mindre lokalkunnskap og fagnærhet. Nivåfordeling NTNUs HMS-politikk legger føringer for det systematiske HMS-arbeidet. Derav framkommer også nivåfordelingen. NTNUs systematiske HMS-arbeid utvikles av HMS-avdelingen etter delegasjon fra rektor. Videreutvikling av HMS-arbeidet gjøres i tett samarbeid med brukere, vernelinjen og fagpersoner i HMS-avdelingen. HMS-ansvaret følger linjen og løses på nivå 2 og 3 av ansvarlig leder med bistand av lokal lederstøtte. Behovet for lederstøtte på nivå 2 og 3 vil være ulikt avhengig av ansvars- og arbeidsområde, og den aktiviteten som utøves ved den enkelte enhet. I 2011 ble det foretatt en gjennomgang av HMS-området der dekanmøte og styret var involvert, S- sak 50/11. Fakultetene ga tilbakemelding om at de ønsket å kunne støtte seg på faglig kompetanse og profesjonalitet ved HMS-avdelingen eller ekspertise som innhentes i samarbeid med avdelingen.

5 5 av 5 Dagens ressurser er et resultat av økt fokus på HMS fra NTNUs ledelse, tilsynsmyndigheter, samarbeidspartnere og samfunnet for øvrig. HMS-området må fortsatt være synlig og ha samme oppmerksomhet som nå. Organisasjonsmessig nærhet til ledelsen har vært en suksessfaktor. Usikkerhetsmomenter Det erkjennes at HMS har hatt liten oppmerksomhet i Gjøvik og Ålesund. Det må vurderes hvordan lederstøtte skal organiseres lokalt i Gjøvik og Ålesund. Det vil bli et økt behov for kurs og opplæring samt støtte i bruk av våre digitale verktøy. Alle ansatte i Trondheim skal ha et samlet tilbud om BHT. Antall ansatte økes med ca. 800 personer og 8000 studenter. Dette vil medføre en økt oppdragsmengde for BHT. Standardisering/digitalisering på overordnet nivå For HMS-området er de viktigste prosessene allerede standardisert i form av retningslinjer som er en del av NTNUs HMS-politikk. HMS-politikken beskriver NTNUs ambisjonsnivå innen HMS og er basert på gjeldende regelverk. Standardiserte/digitaliserte prosesser i dag: HMS-politikken med retningslinjer Laboratorie- og verkstedhåndbok Digitalt system for avviks, risikovurdering, skademelding Digitalt stoffkartotek Standard HMS-årsrapport Avfallsdeklarering til Statens strålevern og Miljødirektoratet Arbeidsmiljøundersøkelse Dokumentasjon av HMS-opplæring (arkivering) Journalsystem for individuelle helseundersøkelser Drift, service, vedlikehold av avtrekksskap FDV FDV gasshåndtering Potensiale for innsparing/effektivisering Produksjon og vedlikehold av digitale romkort samt mulighet for å kunne generere oversiktslister med informasjon fra romkort (mengde brannfarlig vare, romansvarlige, etc.) Digital reiseregistrering ved feltarbeid, ekskursjoner, forflytning av arbeidssted eller annet. Dette må bygge på en felles reisepolitikk HMS-opplæring (e-læring) og kursadministrasjon (sentral funksjon for alle i fellesadministrasjonen) Oppfølging av det IT-tekniske ved ulike system innen HMS-området Systematisk samarbeid med enhetene (plan for bruk av BHT), jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 13-3 Strålevernsoversikt