Mal for en enkel HMS håndbok for Virksomheten AS

Transkript

1 1 Mal for en enkel HMS håndbok for Virksomheten AS Medlem av Handels og Servicenæringens Hovedorganisasjon (HSH)

2 2 Innhold Kapittel Innhold Side 1 Organisering av HMS arbeidet.. 2 Målsetting for HMS-arbeidet. 3 Aktuelle lover og forskrifter.. 4 Kartlegging av HMS og vurdering av risiko. 4.1 Kartlegging av HMS (arbeidsmiljøet). 4.2 Vurdering av risiko 5 Handlingsplan 6 Beredskap - Når ulykken er ute 7 Opplæring 8 Prosedyrer (rutiner) og instrukser. 9 Avvikshåndtering 10 Gjennomgang av IK- HMS.. 11 Oppdatering og revisjon av håndboken 12 Dokumentstyring og distribusjon av HMS håndboken 13 Skjemaer og sjekklister Vedlegg..

3 3 1. Organisering av HMS-arbeidet Kort beskrivelse av virksomheten Historikk Forretningsidé Fakta om virksomheten Daglig leder: Avdelingsledere: Tillitsvalgt: Antall ansatte:... deltid.. Bedriften har eget arbeidsreglement og alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler. Organisering av HMS arbeidet - vernetjenesten Daglig leder har et overordnet ansvar for at de lover og forskrifter virksomheten er underlagt, følges opp. Medarbeidere har et ansvar for å melde fra til daglig leder om saker vedrørende helse, miljø og sikkerhet. Antall verneområder:.. Verneombud 1:. Valgt dato:... Verneombud 2:. Valgt dato:. Hovedverneombud:.. Valgt dato:.. Arbeidsmiljøutvalg (AMU): Valgt dato:. Bedriftshelsetjeneste

4 4 Ansvar for oppfølging av internkontrollen - Innføring Opplæring Lover og forskrifter Gjennomgang av internkontrollen - Forholdet til leverandører Ansvar for arbeidsmiljøet - Kartlegging av arbeidsmiljøet - Produktdatablad Personlig verneutstyr Oppfølging av sykefravær Førstehjelpsutstyr Oppslagstavle.... Ansvar for brannsikkerhet - Brannvernansvarlig Brannøvelser Kartlegging av brannsikkerhet Brannvernutstyr... Ansvar for el. Sikkerhet -Vedlikehold og reparasjoner - Enkel kartlegging av elsikkerhet...

5 5 - Fagmessig kontroll av el-sikkerhet..... Ansvar for miljø - Avfall -Ytre utseende -Generelt vedlikehold -Orden og renhold..... Ansvar for eksterne kontakter Område Bedrift Kontaktperson Telefon Verne og helsepersonale Yrkesskadeforsikring El. Anlegg og utstyr Brannvernteknisk utstyr og anlegg Regnskap Revisor

6 6 2. Målsetting for HMS arbeidet I vår virksomhet har vi følgende målsetting for vårt systematiske HMS arbeid:... Konkrete mål for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet Våre konkrete mål for helse, miljø og sikkerhet er: Mål 1. Mål 2. Mål Aktuelle lover og forskrifter Daglig leder er ansvarlig for å skaffe til veie de gjeldende forskrifter og lover som er aktuelle for sin bedrift. Lover og forskrifter som gjelder for vår virksomhet er:... Lover og forskrifter som gjelder for vår virksomhet er plassert hos:

7 7 4. Kartlegging av HMS og vurdering av risiko 4.1 Kartlegging av HMS (arbeidsmiljøet) Vi kartlegger arbeidsmiljøet.. gang(er) i året. Vi har egen sjekkliste som brukes til kartleggingen. Sykefravær og skader Sykefraværet registreres jevnlig slik at vi kan vurdere hva som kan forbedres for å unngå skader og sykdom. Registreringen gir også en oversikt over hvilke kostnader sykefraværet påfører bedriften. Rapporter utarbeides hvert kvartal og hvert år. Yrkessykdom og yrkesskade meldes av arbeidsgiver til trygdekontoret (Rikstrygdeverkets blankett 11.01A). Dersom det kan være mistanke om yrkessykdom, skal dette meldes til Arbeidstilsynet av legen (Arbeidstilsynets skjema 154b). Produktdatablad Vårt stoffkartotek gir oversikt over helsefarlige og giftige stoffer (produktdatablad). Vi krever produktdatablad som er skrevet på norsk ved innkjøp av farlige stoffer og velger dem som gir minst helsefare. Alle ansatte er opplært i bruk av stoffkartoteket og vet hvor det er. Stoffkartoteket er plassert:... Personlig verneutstyr Alle ansatte har tilgang til personlig verneutstyr og er informert om når, hvor og hvordan det skal brukes. Følgende verneutstyr skal være på plass og brukes:

8 8 Verneutstyr Område Førstehjelpsutstyr Førstehjelpsutstyr er til enhver tid komplett i henhold til oppsatt liste. De ansatte har gjennomgått en enkel opplæring. Førstehjelpsutstyr finnes på følgende sted/ steder:..... Brannsikkerhet NB: Gjelder særskilte brannobjekt. Brannvernteknisk utstyr Rømmingsveier og brannslukkingsutstyret er godt merket. Branninstruks og rømmingsplan finnes som oppslag. Vi har.stk. brannslanger plassert:. Vi har. stk. brannslukkingsapparater plassert: Test og vedlikehold utføres av:.. Øvrig brannvernteknisk utstyr: Beredskap Beredskapen i forhold til brann eller ulykke må kartlegges. Vi viser for øvrig til kapittel 6 Beredskap når ulykken er ute.

9 9 Brannøvelse Vi arrangerer brannøvelse 2 ganger i året. Vi har eget skjema som viser hva som blir gjennomgått og hvem som var med på brannøvelsene. Kartlegging av brannverntekniske forhold En gang i året foretas det en kartlegging av brannverntekniske tiltak (internt tilsyn) Vi har egen sjekkliste til bruk for denne kartleggingen. Elsikkerhet Løpende vedlikehold Feil og mangler rettes opp når de oppdages. Leverandører vi bruker har internkontroll. Enkel kartlegging av elsikkerhet Vi gjennomfører en enkel kartlegging av el. sikkerhet 2 ganger i året. Vi har en egen sjekkliste som brukes ved denne kartleggingen. Fagmessig kartlegging av elsikkerhet Vi gjennomfører fagmessig kartlegging av elsikkerhet hvert 3. år Vi har egen sjekkliste som brukes ved denne kartleggingen. Ytre miljø Avfall Prosedyrer (rutiner) for avfallshåndtering skal bidra til å redusere avfallsmengde, forurensing, brannfare og skader på personer og utstyr. Vi sorterer avfallet og har leveringsavtaler med godkjente mottakere. Brannfarlig avfall legges i brannsikre beholdere med selvlukkende lokk. Spesialavfall lagres forsvarlig og ikke sammen med annet avfall. Vi søker å redusere avfallsmengden ved å erstatte engangsartikler med mer miljøvennlige produkter.

10 10 Papp og papir Mottaker: Annet avfall Type:.. Type:.. Type:... Type: Mottaker Mottaker Mottaker Mottaker Utslipp Vi har oversikt over utslipp både på og utenfor virksomhetens område. Vi vurderer jevnlig hvordan eventuelle utslipp kan reduseres, dette inkluderer også støy. Vi vurderer også bedriftens kostnader og rutiner ved bruk av råvarer og andre ressurser. Informasjon og kommunikasjon Faste møter Faste møter (personal/ukemøter) holdes hver: I møtene diskuteres aktuelle saker og problemer, også helse, miljø og sikkerhet. Referater og handlingsplaner fra disse møtene er en viktig del av bedriftens dokumentasjon av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Møtene ledes av:.. Medarbeidersamtaler Det foretas medarbeidersamtaler hver:... Det brukes et fast oppsett for hva som skal diskuteres. Medarbeidersamtalene gjennomføres av:.

11 Vurdering av risiko Daglig leder utfører risikovurderingen sammen med de berørte ansatte og verneombudet. Farer og problemer Hva vi gjør for å dempe / fjerne problemene 5. Handlingsplan Vi har laget en handlingsplan som gjelder for år. Handlingsplanen skal følges opp av ansvarlig person og i henhold til vedtatt fremdrift. HVA skal gjøres? Løsning / forbedring. Ansvar Budsjett kr. Frist 6. Beredskap Når ulykken er ute Den som oppdager brann eller ulykke varsler øvrige ansatte. Brannvesen, politi og ambulanse varsles etter behov. Rednings- og slukkingsarbeidet startes i samsvar med gitt opplæring inntil politi/brannvesen kommer. Ved personskade gis førstehjelp. Alle ansatte følger branninstruksen.

12 12 Ulykker som medfører alvorlig personskade skal straks meldes til lege/ambulanse, politi/lensmann og Arbeidstilsynets lokalkontor. Ulykker og brann med elektrisk årsak skal meldes til det lokale e-tilsyn. Ved skader skal det sendes skademeldingsskjema til trygdekontoret (Rikstrygdeverkets blankett 11.01A). Melding om skader og ulykker utføres av:.. Viktige telefonnummer er: Politi. Brann.. Lege Opplæring Alle medarbeidere i virksomheten har fått opplæring i hvordan internkontrollen fungerer, hvem som har de forskjellige oppgaver og hvilke rutiner som gjelder. Nye medarbeidere får nødvendig faglig opplæring slik at de raskest mulig mestrer sine oppgaver. Verneombud har grunnkurs i arbeidsmiljø Øvrig opplæring som gis er: For alle medarbeidere For medarbeidere i For medarbeidere i

13 13 8. Rutiner (Prosedyrer) og instrukser Mal for en rutine: HMS håndbok for Butikken AS Kapittel nr. 10: Gjennomgang av IK-HMS Rutine for: Årlig gjennomgang av internkontrollen - HMS Dokument nr.:ik-hms 003 Versjon nr. : 1.0 Gyldig fra: Utarbeidet av: HMS koordinator AS Godkjent av: daglig leder NN Side 1 av 1 Daglig leder har ansvaret for at internkontrollen HMS gjennomgås hvert år i et fellesmøte i Butikken AS. Møtet holdes senest 1. november hvert år. Alle ansatte skal delta. I vår virksomhet har vi skriftlige prosedyrer for arbeidsrutiner med stor risiko for at uhell kan skje avviksbehandling og korrigerende tiltak intern revisjon gjennomgang av IK-HMS dokumentstyring Vi har skriftlige instrukser for varsling av brann varsling av ulykker 9. Avvikshåndtering Å rette opp avvik (avviksbehandling) Hvis våre rutiner (prosedyrer og instrukser) ikke følges, og det oppstår nestenulykker, feil eller andre uheldige forhold, skal feilen om mulig rettes straks. Ansvarlig for at avviket blir rettet opp er ansvarlig for området. Jamfør oppgave og ansvarsfordeling. Avvik varsles til ledelsen. Å forebygge avvik (korrigerende tiltak)

14 14 Avvik av alvorlig art eller som gjentar seg ofte skal korrigeres slik at de ikke kan oppstå på nytt. Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt og kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Nødvendige endringer gjøres i internkontrollhåndboka. Ansvarlig for at det blir gjort korrigerende tiltak er ansvarlig for området. Jamfør oppgave og ansvarsfordeling. Kartlegging av om vi har avvik I tillegg gjennomføres det kartlegging av arbeidsmiljø, brann og elsikkerhet en gang i året. Hvem som utfører kartleggingene er beskrevet under organisering. Registrering av avvik Tiltak registreres i loggbøker, på sjekklister eller på avviksskjema. 10. Gjennomgang av IK - HMS Vi gjennomgår internkontroll-hms en gang hvert år. Hensikten med gjennomgangen er å finne ut om interkontrollen er: hensiktsmessig etterlevd oppdatert Avvik og feil som kommer frem som følge av gjennomgangen rettes opp. Om nødvendig settes det i verk tiltak som kan hindre gjentakelse av avvikene/feilene. Vi har egen sjekkliste for hvilke områder som skal gjennomgås. Den årlige gjennomgangen foretas i fellesskap av daglig leder og verneombudet. Siste årlige gjennomgang ble foretatt (dato): Oppdatering og revisjon av HMS håndboken Denne håndboken oppdateres når det er skjedd endringer som gjør dette nødvendig. Samtidig får de ansatte beskjed om de endringer som er foretatt.

15 15 Dette gjelder også hvis vi vedtar å gjøre endringer i rutiner som ikke er beskrevet i håndboken. Alle registreringer vi gjør for å dokumentere at vi etterlever våre rutiner, lover og forskrifter legges i egne permer. Her oppbevares de i minst et år. 12. Dokumentstyring og distribusjon av HMS håndboken Kun siste gyldige eksemplarer av prosedyrer og instrukser forefinnes i denne HMS-håndboken. Gjeldende prosedyrer (rutiner) og instrukser er signert. Tidligere eksemplarer arkiveres i egen ringperm. Følgende personer har mottatt HMS-håndboken: Stilling (navn). Avdeling/seksjon.... HMS-håndboken ble sist oppdatert (revidert): dato 13. Skjema og sjekklister Hensikten med dette kapitlet er å vise en oversikt over alle skjemaer og sjekklister vi har i bedriften i forhold til HMS arbeidet. Vi har følgende skjemaer og sjekklister:

16 16 Skjema sjekkliste er plassert i: Er arkivert i : Les mer : Handlingsplan Kartlegging av arbeidsmiljø/ vernerunde Kartlegging av brannverntekniske tiltak Enkel kartlegging av elsikkerhet Møtereferater Andre dokumenter som viser hvordan vi arbeider med internkontroll i bedriften er : Registrering av sykefravær Registrering av skader og nesten-ulykker Vedlegg I dette kapitlet i håndboken plasseres eventuelt diverse vedlegg som ikke umiddelbart passer inn under de øvrige kapitlene og som du synes kan være nyttige for virksomheten i det systematiske HMS-arbeidet.