Vi viser til tilsynsbesøk i Oppegård kommune, mandag , kl 0930.

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /18947 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Jan Ivar Marthinsen tlf Oppegård kommune v/rådmannen Postboks KOLBOTN TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsynsbesøk i Oppegård kommune, mandag , kl Tilstede fra Oppegård kommune: Tilstede fra Arbeidstilsynet: Espen Hallan, rådgiver/hms-ansvarlig Nina Raaum, kommunalsjef, skole Stein Eiklo, leder, byggadministrasjon Tove B. Gran, ingeniør, byggadministrasjon Anne Turid Strat, hovedverneombud Jan Ivar Marthinsen, seniorinspektør Bakgrunn for tilsyn i Oppegård kommune. I tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS- system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2010 vil Arbeidstilsynet føre tilsyn med hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse kartlegger inneklima og bygningenes tilstand, planlegger utbedringstiltak, utarbeider og følger opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Aktuelle spørsmål om inneklima. Under tilsynet vedrørende inneklima etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelse og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi, samt vedlikeholdsplaner som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis i skolene. 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. 4. Midlertidige tiltak i påvente av rehabilitering der det er kartlagt belastninger på grunn av dårlig inneklima. 5. Skoleeiers vurdering av om planlagt vedlikehold er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene, eventuelt hva som skal til for å bedre situasjonen. I tilsynet om inneklima framkom det blant annet følgende faktiske forhold: Kommunen gjennomfører, slik vi har blitt presentert det, kartlegginger i flere former så som vernerunder, medarbeiderundersøkelser og målinger daglig i de bygg som har SD-anlegg og ved normalt ettersyn. Nøyere kartlegging gjennomføres der det meldes om avvik/driftsforstyrrelser. Denne kartleggingen danner grunnlag for tiltak/vedlikehold. I tillegg registreres alle hendelser som må utbedres av "vaktmester". Det er etablert vakttelefon og det er inngått faste service/vedlikeholdsavtaler. Kommunens vedlikeholdsstrategi er basert på serviceerklæring og kartlegging av status for bygningene og fortløpende vurdering av risiko/utfordringer på bakgrunn av ulike kartleggingsmetoder. Det utarbeides vedlikeholds/investeringsplaner ut fra dette arbeidet, som fremmes for administrasjon/politisk ledelse. Kommunen har i vedlikeholdsplanen satt opp tiltak for mer omfattende rehabilitering som blir vurdert fortløpende og videreført til handlingsplan hvor tiltakene blir mer konkretisert og prioritert. Representantene for kommunen vurderer at deres vedlikehold er tilstrekkelig for å ivareta inneklima og at kommune har rutiner for håndtering av utfordringer som dukker opp. Det er tydelig hvilke roller aktørene har for å kunne iverksette midlertidige tiltak. Eiendomstilstand og vedlikehold i Oppegård kommune er lagt fram for politisk behandling. Relatert til oppsummeringen med kommunen, i eget møte , framkom dette: Fra skolene oppleves det at det noen ganger ikke mottas noen tilbakemelding om tiltak og når de utsettes eller endres. Det gjør at de ansatte ikke alltid vet noe om begrunnelse eller endelig beslutning og frister. På to av skolene oppfattes det at renholdet ikke er tilfredsstillende uten at melding om avvik har resultert i reaksjon. Arbeidstilsynets tolkning/vurdering av opplysningene fra tilsynene: Vi oppfatter at følgende status gjelder for Oppegård kommune vedrørende inneklima:

3 VÅR REFERANSE 3 1. Kartlegging og risikovurdering. Oppegård kommune har et oversiktlig og tillitvekkende system for kartlegging, risikovurdering og tilhørende handlingsplaner, for å sikre at inneklima blir ivaretatt. 2. Kommunens vedlikeholdsstrategi fremkommer av systematisk håndtering av opplysninger om bygningene og bruken av dem. Det utarbeides vedlikeholdsplaner/handlingsplaner for tiltak som vi anser for tilstrekkelig til å kunne ivareta inneklimarelaterte forhold. 3. Kommunen har tidfestede planer for mer omfattende tiltak som inngår i vedlikeholdsplanene til kommunen. 4. Kommunen iverksetter midlertidige tiltak der etterslep på vedlikehold eller oppdagede utfordringer betinger omfattende tiltak og/eller rehabilitering. 5. Skoleeier anser at planlagt vedlikehold og de tiltak som følger av det er tilfredsstillende for å ha et tilfredsstillende inneklima. Andre forhold, fra skoletilsynene eller omhandlet i oppsummeringen: 6. Bedriftshelsetjeneste (BHT). I forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste (best.nr.501, 1) stilles det krav til at virksomheter innenfor skolesektoren skal være tilknyttet bedriftshelsetjeneste. BHT skal ha en fri og uavhengig faglig stilling i forhold til arbeidsmiljøspørsmål, og det må være fri tilgang til BHT for arbeidstakere som er omfattet av ordningen. Oppegård kommune kunne fremlegge lovpålagt avtale om tilknytning til godkjent bedriftshelsetjeneste. Tilknytningen til BHT skal heretter omfatte alle ansatte i kommunen, og avtalen er nå ute på anbud. Målet er at dette er vedtatt innen nyttår. I henhold til forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (best.nr.600) 5, skal arbeidsgiver samarbeide med bedriftshelsetjenesten om utarbeidelse av periodevis plan. Etter samme forskrift 4 skal arbeidsgiver sørge for at bedriftshelsetjenesten bistår med kartlegging, risikovurdering og iverksettelse av HMS-tiltak. Kontaktperson fra NAV informerte ved tilsynet om tilskuddordning/refusjonsordning fra NAV mot virksomhetene ved bruk av BHT. Virksomheten kunne ikke fremlegge periodevis plan for BHTs arbeid i kommunen. Arbeidstilsynet varsler pålegg direkte til kommunen om å utarbeide slik periodevis plan som viser hvordan BHT skal bistå med lovpålagte oppgaver. Planen må vise hvordan BHT konkret skal bistå hver skole. 7. Omstillinger i skolene. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7.

4 VÅR REFERANSE 4 For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Det varsler vi pålegg om å utarbeide/innføre. 8. Det meldes om manglende tilbakemeldinger på melding om avvik eller krav om tiltak. Konkret eksempel som er fremmet er manglende kvalitet på renhold. Det er ikke registrert noen tilbakemelding om hva som gjøres med det. Dette kan ha sin årsak i at meldingen ikke er lest, eller ikke er ansett aktuell å etterkomme på ett eller annet grunnlag. I alle tilfeller krever en avviksmelding at det meldes tilbake om hva man skal gjøre med det som det meldes om. Uten tilbakemelding er melder ikke i stand til å vurdere om egne eller skolens fullmakter kan benyttes for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Vi mener at dette er en svikt i rutinene for internkontroll, her i rutinen for avviksmeldinger. Det vises til Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, 5, annet ledd nr 8. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: Pålegget som gjelder bedriftshelsetjeneste er som følger: Virksomheten må i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide en periodevis plan for BHT`s arbeid i virksomheten som omfatter de berørte enkeltvirksomhetene som er nevnt, jf. forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (best.nr. 600) 4a. Da vi også har gitt slikt pålegg til enkeltvirksomheter i Oppegård, som tilhører kommunen, vil vi med dette samordne disse påleggene slik at vi nå gjør Oppegård kommune ansvarlig for å sørge for at disse virksomheten inngår i det program som lages for bedriftshelsetjenestens arbeid i kommunen, slik at de enkelte påleggene omfattes av dette og at kommunen responderer ved svar til Arbeidstilsynet for de virksomhetene det gjelder. Virksomhetene er: Skolene i Oppegård kommune Rognebærlia Barnehage Augestad Barnehage Ekornrud Barnehage Vestliveien Barnehage Holberg Barnehage Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått kopi av utarbeidet plan hvor det bl.a. fremkommer hvordan BHT skal bistå de aktuelle virksomhetene ved kartlegging, risikovurdering og iverksettelse av aktuelle HMS-tiltak. Varsel om pålegg vedrørende omstilling er som følger: Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d og 4-2 (3) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7.

5 VÅR REFERANSE 5 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Pålegg om forbedring av internkontrollen: Virksomheten må sørge for en gjennomgang av internkontrollen, rutine for avviksmeldinger, for å sikre at den fungerer som forutsatt; jf. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, 5, annet ledd nr 8. Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen for avviksmeldinger. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2010/18947 ved svar. Med hilsen Gro Kværnå Jan Ivar Marthinsen seniorrådgiver senioringeniør (sign.) (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hovedverneombudet Kommunalsjef skole Rådgiver HMS Byggadministrasjon, leder Byggadministrasjon, ing. Rognebærlia Barnehage Augestad Barnehage Ekornrud Barnehage Vestliveien Barnehage Holberg Barnehage Vassbonn skole Ingieråsen skole Greverud skole Karen Vestad Harald Robertsen Cathrine Louise Holme