SUNNAAS OG NESODDEN BEDRIFTSHELSETJENESTE

Transkript

1 Rapport Nesodden kommune SUNNAAS OG NESODDEN BEDRIFTSHELSETJENESTE Rapport april 2014 Forfattere: Sunnaas og Nesodden BHT og BHTs eiere: Sunnaas sykehus HF ved HR-direktør og Nesodden kommune ved fagsjef HR og organisasjonsutvikling

2 FORORD Sunnaas og Nesodden bedriftshelsetjeneste ble opprettet som en felles bedriftshelsetjeneste (BHT) mellom Sunnaas sykehus HF og Nesodden kommune. BHT er organisert som et prosjekt med en varighet på inntil tre år. Prosjekteiere er Sunnaas sykehus HF og Nesodden kommune. BHTs aktiviteter i prosjektperioden er forankret hos prosjekteiere, og i en styringsgruppe med representanter fra begge prosjekteierne. Prosjektets mandat er som følger: Prosjektets mandat er å utvikle en godkjent BHT som skal bistå ansatte og ledere i NK og SunHF. Prosjektet skal også vurdere om BHT på sikt skal bistå andre bedrifter. Hovedfokuset er de bedriftene som har tilhørighet på Nesodden. Prosjektet har nå fungert i vel to av de tre årene. Innen utløpet av prosjektperioden er det nødvendig å fatte beslutning om prosjektet skal omgjøres til en permanent ordning. Rapporten inngår i vurderingsgrunnlaget til prosjekteierne om permanent organisering av BHT for Sunnaas sykehus HF og Nesodden kommune. Nesodden kommune (NK) har ca ansatte (ca. 950 årsverk). Etter omorganisering per er kommunen organisert i virksomheter (32 virksomheter per ), i tillegg til rådmannens ledergruppe og tre stabsområder. Rådmannen har overordnet ansvar for helse-, miljø- og sikkerhet (HMS). Virksomhetslederne har HMS-ansvar for ansatte og brukere innenfor sitt tjenesteområde. Kommunen har ett Arbeidsmiljøutvalg (AMU) med både arbeidstaker- og arbeidsgiverrepresentanter. BHT er fast deltaker i AMU. Organisasjonen legger stor vekt på systematisk HMS-arbeid og har et elektronisk Kvalitetssystem med egen HMS-håndbok og legger stor vekt på gjennomføring og oppfølging av den årlige medarbeiderundersøkelsen. Kommunen er IA-bedrift (Avtale om inkluderende arbeidsliv) og jobber kontinuerlig med handlingsplaner og tiltak for å nå målene i IA-avtalen. Det jobbes med utvikling av godt lederskap og et lederutviklingsprogram for alle ledere med personalansvar startet opp januar Her deltar også tillitsvalgte for hovedsammenslutningene og hovedverneombudet. Kommunen arrangerer HMS-opplæring for både vernetjeneste og ledere, dette startet opp samtidig som ny BHT ble etablert i Sunnaas sykehus HF (SunHF) er et spesialsykehus innen spesialisert rehabilitering og er ett av 11 helseforetak i Helse Sør-Øst. SunHF har i dag ca. 750 ansatte (ca. 530 årsverk). Klinikk, forskning og samhandling utgjør bærebjelkene i foretaket. Direktøren har overordnet HMSansvar og HR-direktøren har ansvaret for den daglige oppfølgingen i sykehusets systematiske HMS-arbeid. Siden 2006 har SunHF vært CARF-akkreditert. Akkrediteringen blir gitt til tjenesteleverandører innen rehabilitering og stiller blant annet krav til et godt fungerende HMS-arbeid. SunHF har HMS-håndbok som inngår i den elektroniske håndboken. Virksomheten har eget HMS-forum som skal samordne, iverksette og videreutvikle HMStiltak. SunHF har AMU der BHT er faste deltakere, og sykehuset er en IA-virksomhet. SunHF har en godt organisert vernetjeneste. Sykehuset arrangerer opplæring i systematisk HMSarbeid både for ledere og vernetjenesten. 1

3 INNHOLDSFORTEGNELSE Forord... 1 Sammendrag... 3 Bakgrunn for og organisering av prosjektet... 5 BHTs rolle og arbeidsoppgaver... 6 Gjennomføring av prosjektet... 8 Evalueringsverktøyet God BHT... 8 Journalsystemet Gaia HMS... 9 Eksterne kunder Brukerundersøkelse Oversikt over aktivitet for de ulike kompetanseområdene i BHT Vurdering av ulike typer BHT-ordninger Oppsummering Referanser

4 SAMMENDRAG Sunnaas og Nesodden bedriftshelsetjeneste (BHT) ble opprettet som en felles BHT mellom Sunnaas sykehus HF og Nesodden kommune. BHT er organisert som et prosjekt med en varighet på inntil tre år. Prosjekteiere er Sunnaas sykehus HF og Nesodden kommune. BHTs aktiviteter i prosjektperioden er forankret hos prosjekteiere, og i en styringsgruppe med representanter fra begge prosjekteierne. Prosjektets mandat er som følger: Prosjektets mandat er å utvikle en godkjent BHT som skal bistå ansatte og ledere i NK og SunHF. Prosjektet skal også vurdere om BHT på sikt skal bistå andre bedrifter. Hovedfokuset er de bedriftene som har tilhørighet på Nesodden. Prosjektet har nå fungert i vel to av de tre årene. Innen utløpet av prosjektperioden er det nødvendig å fatte beslutning om prosjektet skal omgjøres til en permanent ordning. Denne rapporten inngår i vurderingsgrunnlaget til prosjekteierne om permanent organisering av BHT for Sunnaas sykehus HF og Nesodden kommune. Rapporten beskriver bakgrunn for og erfaringene med felles BHT-ordning for Sunnaas sykehus (SunHF) og Nesodden kommune (NK). Undervisnings- og helsesektoren var to av de nye bransjene som ble pålagt å tilknytte seg godkjent BHT i Prosjektet tok utgangspunkt i eksisterende kompetanse som fantes i begge virksomhetene. I tillegg ble det ansatt 3 personer slik at BHT i dag består av 6 personer. De dekker alle kompetanseområdene som trengs for å få godkjenning fra Arbeidstilsynet. Sunnaas & Nesodden BHT ble godkjent i mai 2012 for en periode på fem år. Arbeidsgiver har ansvaret for at det arbeides systematisk med arbeidsmiljøet, og BHTs rolle er å bistå arbeidsgiver i det forebyggende arbeidet. BHT har en fri og uavhengig rolle, og skal ikke være part i noen sak. Prosjektarbeidet har hatt fokus på temaer som omhandler intern organisering av BHT for å etterleve lovkrav, utvikle BHT som faglig kompetanseenhet og styrke det tverrfaglige samarbeidet i BHT og samarbeidet opp mot de respektive virksomhetene. De prioriterte oppgavene var blant annet å se på hvilke måter en kunne måle utvikling i løpet av prosjektperioden. BHT har benyttet «God BHT» som er et evalueringsverktøy utviklet av Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI). Evalueringen viser at det har vært en betydelig fremgang på mange områder i perioden BHT har bidratt til å utforme HMS-kurs for ledere og vernetjenesten, etablert tilbud om arbeidsmedisinsk poliklinikk, gjennomføring av lovpålagte helsekontroller for spesifikke arbeidsgrupper, bistått ledere og ansatte i arbeidsmiljørelaterte prosesser, synliggjort BHTs rolle i AKAN-arbeidet, bistått virksomhetene med å revidere/utforme prosedyrer i overordnet HMS-håndbok, bistått i gjennomføring av IA-tiltak, samt utført kartlegginger innen fysisk, kjemisk og psykososialt arbeidsmiljø. I henhold til helselovgivningen har BHT journalplikt, og et av vilkårene for godkjenning var å ha eget journalsystem på plass. BHT gikk til anskaffelse av Gaia HMS som ble tatt i bruk mars All aktivitet mot brukere har blitt registrert. Det blir også hentet ut rapporter om aktivitet i virksomhetene. På denne måten er Gaia HMS et rapporteringsverktøy for aktivitet i virksomhetene. BHTs eiere har tett dialog med BHT for å følge med på utviklingen av BHTs tjenester og sikre at BHTs aktivitet er rettet inn mot organisasjonenes behov. I desember 2013 ble det 3

5 gjennomført en brukerundersøkelse blant alle ansatte i virksomhetene for å måle kjennskap til og tilfredshet med BHTs tjenester. Undersøkelsen viste høy grad av tilfredshet med tjenestene, både når det gjelder service ved henvendelser, kvalitet på tjenesten og evne til å sette seg inn i og bistå ved løsning av problemstillinger. En del av prosjektets mandat var å inngå avtaler med private bedrifter på Nesodden. BHT har per april 2014 avtale med seks eksterne virksomheter på Nesodden. Avtalen gjelder for Forlengelse av avtalene og utvidelse av antall eksterne kunder avhenger av at det fattes vedtak om permanent organisering av felles BHT. Basert på henvendelser fra bedrifter vil en BHT lokalisert på Nesodden være interessant for mange eksterne bedrifter på Nesodden, i tillegg til bedrifter i Folloregionen. De ulike BHT-ordningene som finnes på markedet i dag er fellesordninger eller frittstående (private/kommersielle) BHTer. SunNK BHT er en fellesordning, og er finansiert av virksomheter som samarbeider om ordningen. I en fellesordning er BHT lett tilgjengelig, har god organisasjons- og bransjekunnskap og samarbeider tett med virksomheten. I en frittstående BHT vil alle tjenester faktureres og en avtale er bygget opp slik at man har en grunnpakke av tjenester, og tjenester utover dette faktureres i tillegg. Organisasjons- og bransjekunnskapen vil ikke være like god i en frittstående BHT, og en slik BHT vil være mindre tilgjengelig for virksomheten/ansatte enn ved en fellesordning/egenordning. I store komplekse organisasjoner som kommuner og sykehus vil tilgjengelighet og organisasjonskunnskap være svært viktig for å kunne gi de tjenestene organisasjonen har behov for innenfor BHTs kompetanseområder. Erfaringene viser et godt fungerende samarbeid mellom virksomhet og BHT. Felles BHT bidrar til å fremme tilfredshet med tjenestene BHT leverer: god bransjekunnskap god organisasjonsforståelse tett kontakt mellom virksomhet og BHT engasjert og synlig BHT BHT leverer et bredt spekter av tjenester i samsvar med regelverket kompetanseoverføring mellom BHT og virksomheten virksomheten opplever god nytte av BHT. Erfaringene i prosjektperioden tilsier at det anbefales å etablere felles BHT som en permanent ordning. Med en permanent ordning vil BHT kunne inngå avtaler med flere eksterne virksomheter allerede i inneværende år. 4

6 BAKGRUNN FOR OG ORGANISERING AV PROSJEKTET Undervisnings- og helsesektoren var to av de nye bransjene som ble pålagt å tilknytte seg godkjent BHT som en følge av to nye forskrifter: Forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste (Bransjeforskriften FOR nr. 162) og Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent BHT og om godkjenning av BHT (FOR nr. 1173). SunHF opprettet et forprosjekt Ny bedriftshelsetjeneste som skulle utarbeide forslag til hvordan SunHF kunne imøtekomme kravet om en godkjent BHT. Ett av forslagene var å fremme et forslag om å inngå et samarbeid med NK siden de var en av næringene som ble inkludert i det nye regelverket. Det ble fattet vedtak i formannskapet i Nesodden kommune og i styremøtet i sykehuset den om å inngå et samarbeid om å opprette prosjektet Felles bedriftshelsetjeneste. Prosjektet skulle gå over en tre års periode med oppstart og fikk følgende mandat: Prosjektets mandat er å utvikle en godkjent BHT som skal bistå ansatte og ledere i NK og SunHF. Prosjektet skal også vurdere om BHT på sikt skal bistå andre bedrifter. Hovedfokuset er de bedriftene som har tilhørighet på Nesodden. Begrunnelsen for å etablere en felles BHT var at god organisasjonskunnskap vil gi tjenester som er godt integrert i virksomhetene og som dermed vil gi bedre resultater. Videre ble det lagt vekt på tilgjengelighet, at det er viktig at både arbeidsgivere og arbeidstakere har lett tilgang til BHT når behovet oppstår. Et slikt felles prosjekt vil også kunne åpne for ytterlige samarbeid mellom de to største virksomhetene på Nesodden. I tillegg hadde både SunHF og NK ressurser/kompetanse som kunne inngå i en felles BHT. SunHF hadde et Arbeidsmiljøsenter som dekket kompetanseområdene ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø (2 årsverk). NK hadde kompetanse innen arbeidsmedisin (0,8 årsverk) og ressurser innen HMS (1 årsverk). Dette er blant kompetanseområdene som inngår i en godkjent BHT. Samarbeidsavtalen mellom SunHF og NK regulerer fordelingen av utgifter, arbeidsgiveransvar, lokalisering og juridisk innhold ved mislighold og heving av avtalen i prosjektperioden. Prosjektet Felles bedriftshelsetjeneste har to prosjekteiere som har hovedansvar for prosjektet. Det ble opprettet en styringsgruppe som skal styre prosjektet i henhold til samarbeidsavtale og prosjektbeskrivelse. Prosjektleder ved BHT følger opp prosjektet og har tett dialog med prosjektets eiere. Prosjektet er organisert som følger: Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektteam HR-direktør, SunHF Stabssjef organisasjon og tjenesteutvikling, NK HR-direktør, SunHF Stabssjef organisasjon og tjenesteutvikling, NK Fagsjef HR og organisasjonsutvikling, NK Hovedverneombud, NK Hovedverneombud, SunHF Kvalitetssjef, SunHF Prosjektleder, BHT Yrkeshygieniker, BHT Ansatte i BHT 5

7 Bemanningen i BHT har i prosjektperioden bestått av følgende stillinger/funksjoner: Tittel Stillings % dekkes av SunHF Arbeidsmiljørådgiver innen psykososialt - og organisatorisk arbeidsmiljø / IA-rådgiver Stillings % dekkes av NK Ansatt ved Personalansvar 100 % SunHF HR-direktør, SunHF HMS-rådgiver / bedriftsfysioterapeut 100 % SunHF HR-direktør, SunHF Yrkeshygieniker 30 % 70 % SunHF HR-direktør, SunHF Bedriftslege 30 % 70 % NK Fagsjef HR og organisasjonsutvikling, NK Arbeidsmiljørådgiver innen psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø / IA-rådgiver 100 % NK Fagsjef HR og organisasjonsutvikling, NK HMS-rådgiver / Bedriftsergoterapeut 100 % NK Fagsjef HR og organisasjonsutvikling, NK BHTS ROLLE OG ARBEIDSOPPGAVER Arbeidsmiljøloven (AML) 3-3 slår fast at det er et lederansvar å knytte til seg godkjent BHT som har nødvendig kompetanse og kunnskap for å gi gode og relevante råd i arbeidsmiljøsaker. BHTs viktigste funksjon er å bistå virksomhetene i deres arbeid med å sikre et godt og forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsgiver og BHT har ulike roller. Arbeidsgiver har ansvaret for at det arbeides systematisk med arbeidsmiljøet i virksomheten og iverksetter hensiktsmessige helse-, miljø- og sikkerhetstiltak. BHTs rolle er å bistå arbeidsgiver i dette arbeidet. Med andre ord har BHT kun en rådgivende funksjon opp mot virksomheten. Men det er viktig å påpeke at BHT har en selvstendig plikt til å informere arbeidsgiver om risikofaktorer på arbeidsplassen. BHT skal i henhold til AML ha en fri og uavhengig rolle i bedriften, og er ikke underlagt arbeidsgivers instruksjonsmyndighet i faglige spørsmål. BHT skal ikke være part i noen saker, og skal samarbeide både med arbeidsgiver, arbeidstaker og deres representanter (verneombud, medlemmer av Arbeidsmiljøutvalg, tillitsvalgte). Informasjon og råd som BHT gir, skal utelukkende bygge på en faglig vurdering av arbeidsmiljøforholdet i virksomheten. Dette gjelder i alle sammenhenger, enten BHT opptrer som sakkyndig for virksomheten eller det dreier seg om oppfølging av en enkelt arbeidstaker. BHTs personell har taushetsplikt og journalplikt. Forskrift vedtatt av Arbeids- og sosialdepartementet (Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning nr. 1355) gir rammene for arbeidsgivers bruk av BHT: Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten Arbeidsgiver skal sørge for at bedriftshelsetjenesten a) bistår med planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer i virksomheten, herunder etablering, vedlikehold og tilrettelegging av arbeidsplasser, lokaler, utstyr og arbeidsprosesser, 6

8 b) bistår med utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av kjemikalier, maskiner, og utstyr og øvrige arbeidsprosesser, c) bistår med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, foretar undersøkelser av arbeidsplassene og arbeidsprosessene og vurderer risiko for helsefare, d) fremmer forslag om forebyggende tiltak og sammen med virksomheten arbeider med tiltak som reduserer risikoen for helseskade, e) bistår i arbeidet med å overvåke og kontrollerer arbeidstakernes helse under hensyn til arbeidssituasjonen og foretar nødvendig oppfølgning, f) bistår med individuell tilrettelegging, herunder deltagelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan i henhold til arbeidsmiljøloven 4-6, g) bistår med informasjon og opplæring om relevant helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak, h) bistår ved henvendelser fra arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg. Arbeidstilsynet må godkjenne alle BHTer. Godkjenningsordningen skal sikre at BHT har tilfredsstillende kompetanse til å kunne bistå virksomheter som har plikt til å knytte til seg BHT. Hver BHT blir godkjent for perioder på inntil fem år. For at BHT skal bistå på en målrettet og hensiktsmessig måte, må den kunne gi en helhetlig og forebyggende tjeneste. Med helhetlig menes at BHT skal kunne vurdere arbeidsmiljø fra ulike fagvinkler. For å bli godkjent må en BHT ha en sammensetning og faglig personale som er i stand til å gi rådgivning innen kompetanseområdene som er skissert i tabellen nedenfor. Ansatte i BHT må ha en formell (godkjent) eller relevant utdannelse, kunnskap om forebyggende arbeidsmiljøarbeid, årsakssammenhenger mellom arbeidsmiljøeksponering og helseeffekter og ulike arbeidsmiljøfaktorer samt oppfølging av og tilrettelegging for ansatte. Det faglige personalet skal dekke minimum tre årsverk, og de enkelte fagområdene må være dekket med minimum 30 % av et årsverk. BHT skal dekke følgende kompetanseområder: Arbeidsmedisin Yrkeshygiene Ergonomi Forebygge arbeidsrelaterte sykdommer og skader, fremme helse i arbeidslivet og yte bistand ved rehabilitering og ved oppstått arbeidsrelatert helseskade. Arbeidsmedisin er den medisinske spesialitet som dekker bedriftslegearbeid. Bedriftslege har det faglige medisinske ansvaret og skal bistå med målrettet helseovervåkning i form av målrettede periodiske helseundersøkelser, forebyggende individrettet helsearbeid, utredning og oppfølging av ansatte med mistenkt arbeidsrelaterte helseplager, smittevern for ansatte, IA-arbeid og rusmiddelforebyggende arbeid. Identifikasjon og kartlegging av kjemiske, fysiske og biologiske arbeidsmiljøfaktorer, samt vurdering av risiko for helseskade fra disse og forslag til forebyggende tiltak. Spisskompetanse innen metoder for identifikasjon og kartlegging, vurdering av måleresultater, foreslå forebyggende tiltak for å redusere eksponering for farlig agens, bruk av verneutstyr. Eksempel: inneklima, støy, belysning, radon, muggsopp. Tar for seg samspillet mellom mennesket og elementer i et system. Elementene kan være organisering av arbeidsoppgaver og / eller utforming av arbeidsmiljøet. Kompetanseområdet bidrar til å utvikle, utforme og evaluere disse elementene på en slik måte at de ikke gir opphav til 7

9 Psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø Systematisk HMS-arbeid helsebelastninger, men fremmer helse i arbeidslivet. Tar utgangspunkt i de krav loven stiller til virksomhetens organisering og styring, lovens krav til utforming av samspillet på arbeidsplassen og de ansattes oppfatninger og opplevelse av disse forholdene. Kompetanseområdet skal bidra til å utvikle, utforme og evaluere forholdene for å forebygge at ansatte utsettes for uheldige fysiske og / eller psykiske belastninger og for å fremme helse i arbeidslivet. BHT skal bistå med arbeidsmiljøopplæring, informasjon, rådgivning og opplæring innenfor systematisk HMS arbeid. GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET Prosjektets arbeid er forankret i milepælsplaner og mål- og handlingsplaner, i tillegg til prosjektbeskrivelse og samarbeidsavtale. Milepælsplanen for 2012 omfattet blant annet godkjenning fra Arbeidstilsynet, bemanne BHT med kvalifiserte medarbeidere innen alle kompetanseområdene, utarbeide et kvalitetsstyringssystem og kompetanseutviklingsplan for BHT, samt markedsføring av BHTs tjenester til alle ansatte i NK og SunHF. Mål- og handlingsplan inneholder mål og oppgaver som BHT skal utføre overfor virksomhetene. Hovedfokus første halvår 2012 var å få en godkjenning fra Arbeidstilsynet. BHT hadde kun midlertidig godkjenning med vilkår frem til juni For å få endelig godkjenning måtte følgende være ivaretatt: BHT må dekke alle fem kompetanseområdene. BHT må utarbeide et kvalitetssikringssystem som skal sikre at BHTs bistand til enhver tid er faglig tilfredsstillende. BHT må utarbeide kompetanseutviklingsplan for de ansatte i BHT. Sunnaas og Nesodden BHT ble godkjent BHT og godkjenningen gjelder for en periode på fem år. I prosjektets startfase var det fokus på å bygge relasjoner mellom prosjekteierne og BHT; BHTs medarbeidere måtte bli godt kjent med organisasjonene og prosjekteierne måtte bli kjent med kompetansen til medarbeiderne i BHT. Dette var et viktig grunnlag for at BHT fra starten av skulle ha høy kvalitet på tjenestene og kunne tilby de riktige tjenestene i virksomhetene. Samtidig var det fokus på å utvikle rutiner og verktøy for å måle utvikling av tjenestene i løpet av prosjektperioden. EVALUERINGSVERKTØYET GOD BHT «God BHT» ble valgt som evalueringsverktøy. Dette er et verktøy for evaluering av bedriftshelsetjenester utviklet av Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI). «God BHT» inneholder 15 elementer som bygger på krav i lov og forskrift. Elementene kan deles i tre grupper: BHT som virksomhet, forholdet mellom BHT og kunder, og sentrale tjenester som BHT skal bistå med. For hvert element evalueres virksomhetens evne til å etterspørre og 8

10 legge til rette for BHTs tjenester og BHTs evne til å bidra. Hovedhensikten er å finne frem til forbedringsområder. For hvert element ble det utformet forslag til tiltak som kunne bidra til å øke kvaliteten på BHTs tjenester. Nedenfor følger oversikt over de områder som ble forbedret fra 2012 til 2013: Element Kompetanse og tverrfaglighet Informasjon og markedsføring Kartlegging og risikovurdering Tiltak Undervisning Målrettet helseovervåking Arbeidsmedisinsk poliklinikk Inkluderende arbeidsliv Rusmidler og spillavhengighet Tiltak Alle ansatte får medarbeidersamtale der kompetansehevingsplan for hver enkelt har vært tema. Tre av de ansatte har gjennomført grunnkurs for BHT personell ved STAMI. Utformet tjenestekatalog, info på intranettsider i begge virksomhetene, deltatt på ulike samlinger for ledere, vernetjenesten, tillitsvalgte. Bidratt med å utforme/revidere prosedyrer for risikovurdering i de respektive HMS- håndbøkene, bistått virksomheter med risikovurderinger. BHT har bistått virksomheter i HMS-kartlegginger. Utforming av prosedyrer i kvalitetssikringssystemet for hvordan ulike tiltak skal følges opp av BHT. Dokumentasjon av tiltak i BHTs journalsystem. Bidratt til utforming og gjennomføring av kurs i HMS for vernetjenesten for begge virksomhetene. Bidratt til utforming og gjennomføring av HMS-kurs for ledere i NK. Dokumenterer og evaluerer all undervisning. Kartlagt hvem som har krav på lovpålagte helsekontroller. Gjennomføring av helsekontroller. Etablert tilbud. Utarbeidet rutiner for oppfølging av stikkskader i håndbøkene. Samarbeid med smittevernlege og hygienesykepleier ved SunHF. Bistått med å utforme bedre rutiner innen IA -arbeid, samt bistått i gjennomføringen av IA-tiltak i virksomhetene. Dokumentere all bistand i journalsystemet. Samarbeid både med leder, ansatt og vernetjenesten. Bistått med å utforme prosedyrer som sikrer at ansatt med problemer får bistand. Synliggjort BHTs rolle i AKAN-saker. JOURNALSYSTEMET GAIA HMS BHT har journalplikt i henhold til helselovgivningen, og anskaffelse av et eget journalsystem var ett av vilkårene for godkjenning. Det ble inngått kontrakt med Gaia HMS som er ett av markedets ledende journalsystemer for bedriftshelsetjenester. Gaia HMS ble tatt i bruk i mars En viktig funksjon er muligheten til å registrere tidsbruk. Gaia HMS kan deles i tre hoveddeler: Administrativ del: registrering av personopplysninger, sykmeldinger og yrkessykdom, yrkeshistorie samt organisasjonskart med register over alle virksomheter. Helsedel: systemet inneholder en komplett helsejournal med all funksjonalitet som er nødvendig for BHT der alle typer helseinformasjon kan registreres: journalnotater, prøveresultater, undersøkelser, diagnoser med mer. Miljødel: benyttes for å registrere øvrig kontakt som ikke er helserelatert som journal på alle aktiviteter og henvendelser fra virksomhetene og ansatte som er relatert til arbeidsmiljøet. 9

11 All aktivitet mot brukere blitt registrert i Gaia HMS. I tillegg kan det hentes ut rapporter om aktivitet i den enkelte virksomhet. Det er satt opp organisasjonskart med to nivåer. NK og SunHF er hovednivå, og enheter/klinikker er registrert som avdelinger under hvert hovednivå. Eksempelvis er alle team ved SunHF satt opp som egne avdelinger, og for sykehjemmet er den enkelte avdeling registrert som avdelinger. For NK er det 108 avdelinger i Gaia HMS. Rapporter viser at BHT har registrert aktivitet for 69 avdelinger i NK (kan være både virksomheter, avdelinger mv.). For SunHF er det 43 avdelinger i Gaia HMS. Rapporter viser at BHT har registrert aktivitet for 29 avdelinger ved SunHF. De mest benyttede kontakttypene i 2013 er følgende: Kontakttype Administrasjon Arbeidsplassbesøk Enkeltkontakt Helsekontakt Konsultasjon Møtedeltagelse Rådgivning/veiledning Total vurdering arbeidsmiljø Beskrivelse Tid brukt på planlegging av oppdrag/kurs/undervisning og rapportskriving, planlegging av kurs/undervisning. Brukes ved befaring i virksomhet og utført kartlegginger/oppdrag. Registrering av enkel forespørsel/kontakt via e-post, telefon om resept, vaksinering, blodprøver etc. Registrering av gjennomført vaksinering. Helsekontroller og alle henvendelser som omfatter helsesamtale og/eller somatisk undersøkelse. Benyttes for deltagelse på faste møter med vernetjenesten og HR, deltagelse på AMU, HMS-forum, informasjonsmøter, dialogmøter med mer. Benyttet i de sakene BHT har hatt en rådgivende funksjon. Beskrivelse av mulige eksponeringsfaktorer på arbeidsplassen. EKSTERNE KUNDER En del av mandatet til prosjektet er å vurdere om BHT på sikt skal bistå andre bedrifter. Erfaringene i prosjektperioden er positive. Siden oppstart av prosjektet i 2012 har BHT mottatt henvendelser fra mange virksomheter på Nesodden som ønsket å tilknytte seg en godkjent BHT. Eneste eksterne kunde frem til desember 2013 var Remontér as (tidligere Nesodden Lettindustri) som er 100 % eid av NK. Dette har vært bevisst fordi BHT måtte etablere rammene for sin virksomhet først: bemanning, kompetanse, egnede felles lokaler, journalsystem og kapasitet til å yte tjenester til andre enn eier-virksomhetene. I samråd med eierne kunne BHT fra inngå ettårig avtale (for 2014) med eksterne virksomheter. Følgende avtaler er inngått per april 2014: Nesodden dyreklinikk Remontér as Alexander frisør Brune bygg og eiendom as Tømrerfirma Søgnen as Tage Jensen Rørleggerservice. 10

12 Kirkevergen/kirkekontoret vil også bli tilknyttet BHT i henhold til tidligere avtale. BHT er i dialog med flere andre eksterne bedrifter på Nesodden og ytterligere avtaler vil bli inngått forutsatt vedtak om permanent organisering av SunNK BHT. BRUKERUNDERSØKELSE BHT har hatt fokus på å utvikle rutiner og verktøy for å måle utvikling av tjenestene. I tillegg til «God BHT» har det vært et behov for systematisk tilbakemelding om kvalitet og service for brukerne av BHTs tjenester. Derfor ble det i desember 2013 gjennomført en brukerundersøkelse blant alle ansatte i virksomhetene for å måle kjennskap til og tilfredshet med BHTs tjenester respondenter fikk tilsendt undersøkelsen. Svarprosenten ble 44 % for NK og 40 % for SunHF. Totalt ble det mottatt 979 svar, og dette representerer 100 % i den videre analysen av undersøkelsen. Nedenfor følger oversikt over antall svar, prosentvis svar, hvilken rolle respondentene har og hvorvidt de har benyttet BHTs tjenester. Antall respondenter Nesodden kommune Sunnaas Sykehus HF Antall Prosent Antall Prosent 979 svar Medarb/Leder/VO/TV* 512/100/31/31 83/16/5/5 327/29/11/21 91/8/3/6 Benyttet BHT Ja (162) Nei (456) Ja (26) Nei (74) Ja (106) Nei(255) Ja(29) Nei (71) *Det er mulig å gi flere svar for de som har verv ved siden av å være medarbeider. VO = verneombud. TV= tillitsvalgt. I undersøkelsen er det benyttet graderingsskala 1-6, der 1 representerer lavest score. Det var mulighet til å gi kommentar til slutt i undersøkelsen. Undersøkelsen viste høy grad av tilfredshet med tjenestene, både når det gjelder service ved henvendelser, kvalitet på tjenesten og evne til å sette seg inn i og bistå ved løsning av problemstillinger. Svarene i brukerundersøkelsen har hovedvekt på score % av svarene i undersøkelsen gir score 4-6. Av de som ikke har benyttet seg av BHT har 74 % i NK og 59 % i SunHF oppgitt at de ikke har kjennskap til tjenestene BHT leverer. Dette viser at det er viktig med kontinuerlig fokus på å spre informasjon om BHTs tjenester. Kommentarene i undersøkelsen viser at det er viktig med god informasjon om ansvar, rolle og beslutningstaker i arbeidet BHT utfører. Eksempelvis tror noen at BHT fungerer som en tilsynsmyndighet, og med myndighet til å pålegge virksomheter å iverksette bestemte tiltak. Andre eksempler er sykmeldte som lurer på hvorfor ikke BHT har tatt kontakt, og flere ønsker å benytte bedriftslegen til oppgaver som tilhører fastlegens ansvarsområder. Videre etterlyser flere tilgang til behandling i form av fysioterapeut, jordmor, naprapat, tannlege og lignende. Det er viktig å informere tydeligere at BHT skal arbeide forebyggende og med arbeidsrelaterte plager. 11

13 Systematisk HMS- arbeid/ HMS-rådgiver Nesodden Sunnaas Bedriftsergoterapeut/ -fysioterapeut Nesodden Sunnaas OVERSIKT OVER AKTIVITET FOR DE ULIKE KOMPETANSEOMRÅDENE I BHT Erfaringene viser at det er stort behov for BHTs tjenester på alle nivåer og roller i virksomhetene, og at deres kompetanse er etterspurt i organisasjonene. BHT bistår innenfor systematisk HMS-arbeid, både på overordnet nivå og i den enkelte enhet, og erfaringene viser at det er et stort behov for BHTs tjenester i dette arbeidet for å få gode systemer og rutiner i HMS-arbeidet. Her følger oversikt over de mest sentrale oppgavene til de ulike kompetanseområdene: Som forflytningskoordinator for forflytningstjenesten i virksomheten skal opplæring og informasjon til ansatte med ergonomisk belastende arbeid i klinikken ivaretas og organiseres. Bedriftsfysioterapeut har ansvar for å organisere årlig forflytningsseminar. For ansatte utenfor klinikken skal ergonomiopplæring gir til de aktuelle verneombudene. Dette er ennå i planleggingsfasen. Virksomheten har i økende grad benyttet seg av arbeidsplassvurderinger, herunder rådgivning til ansatte med muskel- og skjelettplager. Kartlegging av barnehager med fokus på arbeidsstillinger, utstyr og tilrettelegging av arbeidet. Kartleggingen av omsorgsboliger. Kartlegging av biblioteket. Arbeidsplassvurderinger for ansatte. Ergonomiske presentasjoner for ansatte. Foredragsholder ved obligatorisk grunnkurs for verneombud. Samtaler med veiledning i forbindelse med gunstige arbeidsstillinger/ergonomi. Systemansvar HMS-håndbok. Dette oppleves å fungere bra i samarbeid med virksomhetens HMS-forum. Leder av HMS-forum hvor det bl.a. arbeides med virksomhetens HMS-mål, handlingsplaner og rapporteringer. Oppgaver innen virksomhetens IA-arbeid hvor BHT holder informasjonsmøte med gravide arbeidstakere. Dette som et felles tilbud for ansatte i SunHF og NK. Påbegynt utvikling og forbedring av HMS-håndbok i kvalitetssystemet. Bistått i utarbeidelsen av handlingsplaner for barnehager som har hatt tilsyn fra Arbeidstilsynet i forbindelse med muskel- og skjelettplager. Utforming av handlingsplaner som sikrere samarbeid mellom BHT og virksomhet. Bistått med vernerunder og risikovurderinger. 12

14 Arbeidsmedisin Sunnaas Yrkeshygiene Nesodden Sunnaas Arbeidet på systemnivå med revidering av prosedyrer i HMS-håndbok. Bistått HR med å utforme egne HMS-grunnkurs for vernetjenesten. Bistått enheter / klinikker med spørsmål rundt støy og luftkvalitet. Vurdering av fukt problemer / unormal oppvekst av muggsopp. Systemansvar for stoffkartotek og kjemisk helsefare; prosedyrer i HMS-håndbok, opplæring og organisering av nettverk for superbrukere, veiledning om bruk av riktig verneutstyr samt bistand med risikovurderinger. Barnehager: har gjennomført kartlegginger av inneklima, belysning og støy. Bakgrunnen for mange av målingene er avvik etter tilsyn fra Miljørettet helsevern, Frogn. Utført kartlegging av inneklima i boliger med bistand, Tangenten, barneskoler og Nesoddtunet. Vurdering av fukt problemer / prøvetaking av muggsoppsporer. Bistått Eiendom etter avvik etter tilsyn fra Arbeidstilsynet. Bistått Eiendom med kartlegging av radon i skoler og barnehager. Bistått virksomhetsledere med informasjon på personalmøter / foreldremøter rundt tema radon, målte verdier og helseeffekt. Bistått HR med å utforme egne HMS-grunnkurs for vernetjenesten. Bistått med å revidere overordnet HMS-håndbok. Tatt initiativ til å utforme en felles lokal HMS-håndbok for alle barnehagene. Arbeidet har blitt gjort i samarbeid med alle ledere i egne fagfora. Systemansvar for stoffkartotek og kjemisk helsefare; prosedyrer i HMS-håndbok, opplæring og organisering av nettverk for superbrukere, veiledning om bruk av riktig verneutstyr samt bistand med risikovurderinger. Etablering og gjennomføring av målrettet helseovervåkning av ansatte i risikogrupper: Nattevakter i SunHF. Ansatte ved KFL, KKL, urolab og verkstedet v/sunhf. Ansatte ved Servicetorget v/sunhf. Arbeidsmedisinsk poliklinikk/smittevern for ansatte: Etablering av poliklinisk tilbud til ansatte i SunHF med yrkesrelaterte helseplager. Tilbudet inkluderer bl. a. samtaler med de ansatte og utredning av yrkesrelaterte helseplager med henvisning til helseinstitusjoner og lignende. Gjennomført vaksinering av ansatte i SunHF. Utforming av prosedyrer for oppfølging av stikkskader og tuberkulosekontroll til HMS håndbok. Oppfølging av stikkskader med blodprøvetaking og posteksponerings profylakse (vaksinering). Oppfølging av ansatte som har behov for tuberkulosekontroll jfr. Tuberkuloseveilederen fra Nasjonalt Folkehelseinstitutt. IA-arbeid: Rådgivning og opplæring i IA-arbeid til ledere via infomøter og individuelle samtaler. Deltagelse i dialogmøter. Individuell oppfølging av ansatte med behov for tilrettelegging. Tiltak mot forebygging av sykefravær blant gravide arbeidstakere: Etablering av Poliklinikk for gravide, trekant samtaler med bedriftslege, leder og den gravide, infomøter for gravide. 13

15 Psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø Sunnaas Nesodden Etablering og gjennomføring av målrettet helseovervåkning av ansatte i risikogrupper: Nattevakter i NK. Ansatte ved verkstedet og bilpark i NK. Videreført helsekontroller på ansatte ved vei, vann og avløp i NK. Arbeidsmedisinsk poliklinikk/smittevern for ansatte: Etablering av poliklinisk tilbud til ansatte i NK med yrkesrelaterte helseplager. Tilbudet inkluderer bl. a. samtaler med de ansatte og utredning av yrkesrelaterte helseplager med henvisning til helseinstitusjoner og lignende. Gjennomført vaksinering av ansatte i NK. Utforming av prosedyrer for oppfølging av stikkskader og tuberkulosekontroll til HMS håndbok. Oppfølging av stikkskader med blodprøvetaking og posteksponerings profylakse (vaksinering). Oppfølging av ansatte som har behov for tuberkulosekontroll jfr. Tuberkuloseveilederen fra Nasjonalt Folkehelseinstitutt. IA-arbeid: Rådgivning og opplæring i IA-arbeid til ledere via infomøter og individuelle samtaler. Deltagelse i dialogmøter. Individuell oppfølging av ansatte med behov for tilrettelegging. Tiltak mot forebygging av sykefravær blant gravide arbeidstakere: Etablering av Poliklinikk for gravide, trekant samtaler med bedriftslege, leder og den gravide, infomøter for gravide. Deltakelse i arbeidsgruppe om folkehelse i NK. IA-arbeid: Har delta på dialogmøte 1, 2 og 3. Involvert i oppfølgingen av høyt sykefravær. Forebyggende oppfølging av ansatte som var i fare å bli sykemeldt. Veileder for teamledere i forhold til oppfølging av sykemeldinger. Hjelpe og veilede teamledere å søke NAV tilskudd, både på individ- og gruppenivå. Bearbeide IA-handlingsplan. IA delmål 2. Organisere og koordinere hospiteringsordningen til unge arbeidssøkere med nedsatt arbeidsevne. Bearbeide og forankring av livsfasepolitikk. Psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø: Konflikthåndtering. Kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø. Presentasjon av medarbeiderundersøkelse og veiledning handlingsplan. Veiledning av spesifikke yrkesgrupper. Programkomiteen for tilpasningsprosjekter. Systematisk HMS-arbeid: Deltatt i arbeidet med å revidere HMS-håndbok. Deltagelse i AMU, AKAN-utvalg, IA-utvalg. Deltatt i Laboremus-prosjektet. 14

16 Nesodden IA-rådgiving: Utarbeidelse av overordnede og lokale handlingsplaner for spesielt delmål 1 og 3. Samarbeid med NAV lokalt og NAV arbeidslivssenter. Oppfølging av enkelt ansatte og virksomheter i forhold til behov for tilrettelegging, omplassering eller avslutning av arbeidsforhold. Dialogmøter hvor en del utvikler seg til oppfølging innen det psykososiale og organisatoriske område. Psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø: Lederveiledning, primært med utgangspunkt i enkeltsaker eller lederoppgaver men også for utvikling av egen rolle som leder for å utvikle/opprettholde et godt arbeidsmiljø. Konflikthåndtering (bistå og gjennomføring) i enkeltsaker samt undervisning og arbeid i grupper. Vold og trakassering. Utforming av rutiner overordnet og lokalt samt debrifing i enkeltsaker. Undervisning (lederkurs, grunnkurs HMS, Vernetjenesten og på enkelt virksomheter). Individuelle samtaler med ansatte som har behov for refleksjon over egen arbeids- og livssituasjon. Saker ender ikke nødvendigvis opp i en sak hvor ledernivået over er involvert. Gruppeprosesser for bevaring og forbedring av arbeidsmiljøet. Ofte med utgangspunkt i medarbeiderundersøkelse eller aktuelle problemstillinger i den enkelte virksomhet. Systematisk HMS arbeid: Medarbeiderundersøkelsen: Utforming av overordnet rutiner for gjennomføring og oppfølging. Bistå virksomhetsnivå med forberedelse, oppfølging, planarbeid og gjennomføring av tiltak. Lokale og overordnet handlingsplaner innen IA, oppfølging av medarbeiderundersøkelser og planer som sikre samarbeid mellom virksomheten og BHT. Undervisning (lederkurs, grunnkurs HMS, Vernetjenesten og på enkelt virksomheter). HMS-håndbok: utarbeidelse og revidering av overordnet prosedyrer innen kompetanseområdet. Utforming av lokale tilpasninger av overordnet prosedyre/rutiner på virksomhetsnivå, samt håndtering av enkeltsaker. VURDERING AV ULIKE TYPER BHT-ORDNINGER De siste 15 årene har det skjedd en betydelig endring i tilbudet av bedriftshelsetjenester i Norge. De ulike BHT-ordningene som finnes på markedet i dag kan deles i to hoveddeler: fellesordning/egenordning og frittstående BHT. Fellesordninger/egenordninger har eksistert i mange år og dominerte markedet før 2000; disse kalles også tradisjonelle BHTer. Frittstående BHTer er selvstendige eksterne leverandører av BHT som enten har lokal tilhørighet eller kan være en del av en regional/landsdekkende kjede. 15

17 Både egenordninger og fellesordninger er i tilbakegang mens det er vekst i frittstående BHTer, og da i større konsern som tilbyr tjenester. BHT har blitt mer kommersialisert og med en dreining mot markedstilpasset tilbud. Landsdekkende eller regionale kjeder som er utviklet gjennom sammenslåinger av lokale selvstendige BHTer dominerer markedet i dag. I 1999 var halvparten av BHTene fellesordninger; inkludert mange egenordninger (Rogalandsforskings evaluering av BHT i 1999). I 2010 har det blitt en reduksjon fra ca. 800 enheter til ca. 250 BHTer med ca. 400 kontorer/avdelinger (STAMIs undersøkelse av BHTs rolle i virksomhetene 2010). Fellesordninger er finansiert av virksomheter som samarbeider om ordningen og tilbyr tjenester tett opp til regelverket for BHTs bidrag til virksomheter. I egenordninger er verneog helsepersonell ansatt i virksomheten, men virksomheten kan i tillegg ha faste avtaler med lokale enkeltleverandører av de kompetanseområdene som mangler for å være en godkjent BHT. Som oftest gjelder avtalene innen områdene arbeidsmedisin og yrkeshygiene. Fellesordning/egenordning kjennetegnes av at ansatte i BHT er lett tilgjengelig for ledere og medarbeidere, har god bransje- og organisasjonskunnskap og samarbeider tett med virksomheten. Forskning viser også at denne type BHTer tar på seg ansvar for å sørge for at bedriften får de tjenestene de trenger i henhold til lover og regler, og at det er et stort samsvar mellom forventninger og ytelser mellom virksomhet og BHT (IRIS 2013 og STAMI 2010). I fellesordninger vil arbeidsgiver ha større mulighet til å styre tjenestene og prioritere oppgaver inn mot de problemstillingene som er viktigst for virksomheten. Det er lettere å koble kompetansen til planlagte utviklingsprosjekter i virksomheten. Denne måten å organisere BHT på gir lett tilgang til interne personalsystemer, intranett, sykefraværstall med mer som kan bidra til å knytte BHT til virksomheten. En forutsetning for å få god effekt av fellesordninger er tydelig oppgave-, rolle- og ansvarsfordeling mellom BHT og HR/personalavdeling. Frittstående leverandører kjennetegnes av at de kan ha driftskonsepter som ligger nær det man finner i fellesordninger, med vekt på forebyggende tjenester, men at de i tillegg tilbyr tilleggstjenester innen blant annet livsstil (røykeslutt, vektreduksjon, trening med mer) samt tilgang til lege/fysioterapeut med ikke-arbeidsrelaterte plager (generelle helsekontroller). Denne type ordning leverer et bredt tilbud av HMS-tjenester. Forskning viser at bruk av landsdekkende kjeder kan gi dårligere kontinuitet i tjenestene da det ofte kan være hyppigere skifte av kontaktpersoner enn i fellesordninger/egenordninger. En annen utfordring med frittstående BHT er liten grad av kompetanseoverføring fra BHT til virksomheten og mye fokus på å selge inn tilleggstjenester (IRIS 2013 og STAMI 2010). Forskning om frittstående BHTer viser at virksomhetene opplever et stort sprik mellom det BHT reklamerer med i sin egenomtale og det de faktisk utfører. Frittstående BHTer blir oppfattet som lite proaktive, og tar ikke på seg rollen som pådrivere i HMS-arbeidet. Mange av tjenestene prises spesifikt, og er ikke en del av en generell pakke. Tjenester utover innholdet i grunnpakken innebærer ekstrakostnader. Dette stiller krav til at virksomheten skiller mellom hva de skal ha og har ansvar for etter regelverket, hvilke behov de har og hva de ønsker av BHT. Med andre ord er BHTs tjenester i praksis et resultat av virksomhetens bestillinger og utforming av kontrakt. Nytte og tilfredshet kan knyttes både til egenskaper ved BHT, egenskaper med virksomheten, og til samarbeid og kontakt mellom virksomhet og 16

18 BHT. Kvaliteten på tjenester avhenger dermed av BHT, men også av virksomhetens egne handlinger og måten virksomheten forholder seg til BHT. Utforming av kontrakt er et viktig grunnlag for innholdet i tjenestene og samhandling mellom virksomhet og BHT. Fellesordninger har tidligere vært kjennetegnet av at virksomheter har betalt et visst beløp per ansatt. I de siste 10 årene har man gått over til andre typer kontrakter der man blant annet dekker alle drifts- og lønnskostnader som er direkte relatert til BHT. For eksterne finnes ulike kontrakter som skifter mellom årsabonnement/medlemsavgift der man betaler inn en fast sum og BHT registrerer tidsbruk for de ulike aktivitetene som har blitt utført. Her får virksomheten en grunnpakke som inneholder et visst antall timer. Oppdrag utover de tilgjengelige timene og ekstra tjenester blir fakturert. Andre type kontrakter kan være rene volumavtaler der alt som gjøres faktureres. Et eksempel på økonomisk modell for eksterne leverandører er Bardu kommunes bakgrunnsdata for valg av type organisering for sin BHT. Kontrakten mellom BHT og virksomhet tok utgangspunkt i en grunnpakke der virksomheten betalte et fast beløp per ansatt. Dette beløpet kan variere etter størrelsen på virksomheten, men ligger normalt mellom kr For Bardu kommune ligger prisen på kr. 940 per ansatt. Bardu kommune har ca. 500 ansatte, og kostnaden for grunnpakken er kr per år. I dette eksemplet forpliktet BHT seg til å yte tjenester med 1 time per ansatt, dvs. at grunnpakken inneholder 500 timer. Når timene i grunnpakken er brukt opp, blir det fakturert et visst beløp for hver ekstra time. Beløpet varierer fra de ulike leverandørene. I eksemplet er det tatt utgangspunkt i en timepris på kr Hvem som betaler kostnadene i forbindelse med de ekstra timene varierer, noen virksomheter betaler dette fra sentralt hold mens andre har valgt at det er de ulike enhetene som benytter seg av BHTs tjenester som må dekke utgiftene. I IRIS -rapporten Bedriftenes behov og bruk av bedriftshelsetjeneste (2013) har det blitt sett på hvilke faktorer som kan bidra til å fremme tilfredshet med BHT og hvilke faktorer som kan hemme tilfredsheten. Funnene kan oppsummeres slik: Fremmer tilfredshet med BHT BHT tar samlet ansvar for et bredt spekter av tjenester i samsvar med lovverket Bedrift opplever god nytte av BHT Kontaktpersoner fra BHT som er sterkt engasjerte i sitt arbeid Lett tilgjengelig og synlig i virksomheten Kontinuitet i tjenester over tid Kjenner bedriftens behov, god bransjekunnskap Godt samsvar mellom forventninger og ytelser Hemmer tilfredshet med BHT Kontrakter med begrensede avtaler og begrensede tjenester, forventning om fakturering av tjenester utenom kontrakt BHT skaper ikke merverdi for bedriften Kontaktpersoner som er for mye opptatt av salg og markedsføring BHT lite synlig og lite til stede i virksomheten Stor utskiftning av kontaktpersoner i BHT Utilstrekkelig bransjekunnskap Dårlig samsvar mellom forventninger og ytelser 17

19 En sammenstilling av fordeler og ulemper med de ulike ordningene og faktorer som fremmer eller hemmer tilfredshet med BHT viser at det er samsvar mellom mange av fordelene ved en fellesordning og suksessfaktorer som fremmer tilfredshet med BHT. OPPSUMMERING I første del av prosjektperioden hadde BHT og BHTs eiere fokus på å få endelig godkjenning av BHT fra Arbeidstilsynet. I tillegg var det sentralt å utvikle tverrfaglig samarbeid og etablere samarbeidsformer med NK og SunHF, som ikke tidligere har hatt tilknytning til en godkjent BHT. I så måte er prosjektperioden en innkjøringsperiode der virksomhetene og BHT trengte tid til å etablere en felles forståelse av hva samarbeidet skulle inkludere. Sunnaas og Nesodden BHT er en fellesordning fordi de deler utgiftene til kompetanseområdene arbeidsmedisin og yrkeshygiene, benytter øvrig kompetanse på tvers av virksomhetene og i utvikling av det tverrfaglige tjenestetilbudet, samt deler driftskostnadene til lokaler og teknisk utstyr (PC, måleutstyr, journalsystem mm.). God dialog og faste møter mellom BHT og HR og hovedverneombudet i begge virksomhetene har vært sentralt i prosjektperioden. Dette har vært viktig for å få BHTs arbeid integrert på et overordnet nivå. Videre har dette gitt BHT kunnskap om hvordan de ulike virksomhetene fungerer, BHT har fått viktig informasjon om hvilke utfordringer det er ønskelig at BHT skal bistå med, i tillegg at virksomhetene har økt sin kompetanse om BHTs rolle og tjenestetilbud i henhold til de ulike kompetanseområdene. På denne måten har BHT vært en viktig pådriver i virksomhetenes systematiske HMS-arbeid. Eiernes grunnlag for felles BHT var behovet for å etablere en godkjent BHT, med vekt på tilgjengelighet, organisasjonskunnskap, økonomi og mulig utnyttelse av eksisterende kompetanse. Arbeidslivssenteret viser til at en godkjent minimumsløsning for BHT sjelden vil være en god nok tjeneste for større organisasjoner slik som kommuner. NHO Service viser at større kommuner ofte velger å legge seg på et kostnadsnivå rundt en tidel av det gjennomsnittsprisen på BHT i Norge tilsier. Mange kommuner med presset økonomi har forsøkt å spare kostnader ved å kutte inn på bruk av BHT. Dette kan gjenspeiles i høyere sykefraværsprosent. Mange kommuner har sett for seg å bruke under 200 kroner per ansatt per år på BHT. Til sammenligning bruker gjennomsnittsbedriften kroner per ansatt per år. STAMI viser at virksomheter som har et godt samarbeid med sin BHT har et fravær som er ca. 3 % lavere enn de som ikke har det. Det er ofte en betydelig forskjell på hvordan BHT fungerer om den er intern eller eksternt organisert. BHT er en nøkkelsamarbeidspartner for virksomhetene i alt HMS-arbeid, herunder nærværsarbeid. De virksomhetene som lykkes i å redusere sitt sykefravær har gjort dette ved en bred systematisk arbeidsmiljøtilnærming. En fellesordning gir en merverdi til virksomhetene, økt mulighet for å jobbe strukturert og langsiktig og delta i de ulike prosessene virksomhetene har startet for å oppnå definerte mål. En fellesordning/egenordning kjennetegnes av kontinuitet og nærhet i relasjoner mellom virksomhet og BHT. Ved ikke å ha begrensninger i tilgangen til BHT har virksomheten større muligheter til å disponere kompetansen og tjenestene i BHT, samt prioritere oppgavene som 18

20 er viktigst i virksomheten. På denne måten er det lettere å koble BHTs kompetanse til planlagte utviklingsprosjekter i virksomheten. Fellesordning kjennetegnes ved å ta på seg ansvar for å sørge for at virksomheten får de tjenestene de trenger i henhold til regelverket, og der de har fokus på å arbeide forebyggende i motsetning til reaktivt der en har større fokus på individuelle tiltak når plager har oppstått eller ulykker har skjedd. Fordelene med at BHT har tilgang til å jobbe på alle nivåer i virksomheten er utviklingen av god bransjekunnskap og kunnskap om organisasjonene. Videre er det en styrke at ansatte har kjennskap til hvem som er BHT-personell og hva en kan forvente av BHT. Dette bidrar til å gjøre BHT til en viktig pådriver i HMS-arbeidet. Sunnaas og Nesodden BHT har kun eksistert i en kort periode, og det tar tid å bygge opp relasjoner og benytte seg av ny kompetanse i en stor organisasjon. BHT og BHTs eiere ser allerede god effekt av de fordelene en fellesordning har. BHT bistår i dag innen alle kompetanseområdene. I tillegg til kjerneaktivitetene for BHT, har BHT bistått med å utforme og gjennomføre HMS-kurs for både ledere og vernetjenesten, har hatt en sentral rolle i revidering/videreutvikling av overordnet HMS-håndbok for virksomhetene, bistått ledere i barnehagene med å utforme lokal HMS-håndbok, ledet egne prosjekter som eksempel Laboremus som har fokus på å redusere sykefravær, egen oppfølging av gravide i arbeid, samt styrket fokus på arbeidet med kjemisk helsefare. Dette er eksempler på verdifull kompetanseoverføring fra BHT til virksomhet. Brukerundersøkelsen viser at over 70 % av de spurte som hadde brukt BHT merket en forbedring i HMS-arbeidet i egen enhet. Videre viste undersøkelsen at over 80 % opplevde at BHT hadde evne til å sette seg inn i og bistå ved løsning av problemstillinger, og at BHT leverte tjenester med god kvalitet. Mange av tilbakemeldingene i brukerundersøkelsen går på at BHT har gitt svært god bistand i HMS-arbeidet, ansatte opplever BHT-personell som profesjonelle, serviceinnstilte og med høy kompetanse. BHT bidrar til å inspirere i det daglige HMS-arbeidet. Ledere gir tilbakemelding på at BHTs bistand i konflikthåndtering har vært uvurderlig. Leder har opplevd ikke å stå alene om utfordringen, og BHT har bidratt med kunnskap om menneskelige prosesser og samspillet mellom mennesker. BHTs frie og uavhengige rolle er nevnt som en viktig faktor, der ansatte har en nøytral part å henvende seg til. Andre tilbakemeldinger går på at BHT har vist god organisasjonskunnskap, noe som er nødvendig for å bistå i større komplekse virksomheter som NK og SunHF. Erfaringene så langt viser konturene av det som gjenspeiler et godt fungerende samarbeid mellom virksomhet og BHT, og som bidrar til å fremme tilfredshet med tjenestene BHT leverer: god bransjekunnskap god organisasjonsforståelse tett kontakt mellom virksomhet og BHT engasjert og synlig BHT BHT leverer et bredt spekter av tjenester i samsvar med regelverket kompetanseoverføring mellom BHT og virksomheten virksomheten opplever god nytte av BHT. Ovennevnte punkter er viktige faktorer som bidrar til samsvar mellom forventninger og ytelser mellom virksomhet og BHT. 19