BEGYNNERGUIDE FIRSTOFFICE PROFESSIONAL. Enkelt Pålitelig Morsomt

Transkript

1 BEGYNNERGUIDE FIRSTOFFICE PROFESSIONAL Enkelt Pålitelig Morsomt JULI 2007

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNSTALLASJON AV FIRSTOFFICE PROFESSIONAL BRUKERGRENSESNITT Hovedkontrollen Personlig Skrivebord Modulene Rapporter og Dokumenter Knappene: Ny Post, Kopier, Avbryt, Lagre Prosesser - "Drop Down" Meny "OK" Sjekkbokser GRUNNLEGGENDE OPPGAVER Kunder Leverandører Artikler Lage Ordrer Utleveranse FAKTURERING KREDITERING INNBETALINGER INNLEVERANSER LEVERANDØRFAKTURAER UTBETALINGER MANUELLE BILAG Kontoavstemming KUNDE OG SALGSSTØTTE (CRM) Tidsplanlegger Kalender Oppgaver Tidfestet Oppgaver Postkasse og Konferanser Sende, Motta og Oppdatere Intern E-post Sende og Motta Ekstern E-post Konferanser Legge til Vedlegg og Filer Kundebrev Tilbud DATABASE TEKST BACKUP Backup Prosedyre

3 INNSTALLASJON AV FIRSTOFFICE PROFESSIONAL Denne begynnerguiden er laget til deg for at det skal være enklere for deg å komme i gang med FirstOffice Professional. For mer informasjon, vennligst åpne les meg mappen som ligger i programmappen. Her finnes mer informasjon om hvordan du foretar oppgraderinger dersom du bruker FirstOffice i dag. Du kan også gå til våre nettsider for mer informasjon. Dersom du har kjøpt FirstOffice Professional ifra en av våre forhandlere (butikker som fører programvare i boks) må du fylle ut registreringskortet som ligger i sammen med CD. Vennligst send oss registreringskortet til oss på fax eller send det til FirstOffice Norway AS, Postboks 372, 1327 Lysaker. Når vi har mottatt ditt registreringskort kan vi utstede din lisensavtale og du vil motta databasenøkkel som aktiviserer. Alle kunder med Support- og vedlikeholdsavtale kan ringe vår support telefon Supporten er åpen til følgende tider: Mandager Torsdag og , Fredag og Den siste versjonen av FirstOffice Professional kan lastes ned fra våre nettsider Versjonene er tilgjengelige på Windows, Mac OS X og Linux. 1) Gå inn på 2) Velg norsk språk oppe til høyre (viktig i Safari nettleser) 3) Klikk "nedlasting" på venstre side 4) Fyll inn firmaopplysninger i det vinduet som nå vises. Du trenger bare fylle ut de opplysninger som det står stjerne (*) ved. 5) Velg land (Norge) 6) Velg hvilket produkt du er interessert i (normalt HansaWorld FirstOffice) 7) Klikk "Send" 8) Du kommer nå til en side som blant annet sier: "Last ned ny versjon Dersom dette ikke skjer, mangler antageligvis noen av opplysningene på forrige side. Følg da steg 3 og fyll inn det som mangler 9) Klikk "Last ned ny versjon" 10) Gå nesten nederst til siden som nå kommer opp, hvor du blant annet har et felt som sier "FirstOffice Start 5.2" og "FirstOffice Professional 5.2" 11) Om du ikke er testkunde, bør du ikke velge de nederste versjonene som er testversjoner. 3

4 12) Klikk på den versjonsnummeret til høyre for versjonen som passer ditt operativsystem; vanligvis Windows eller Mac. Maskinen vil nå laste ned en installasjonsfil. Innstallasjonsfilen legges normalt på skrivebordet på din maskin. Slik installerer du FirstOffice Professional 5.2 Windows: Dobbeltklikk på innstallasjonfilen fosta-install-release-client.msi Et varselsvindu vises på skjermen. Klikk Run/Kjør for å bekrefte at du ønsker å installere programmet. Du vil i neste steg får en installasjonsveileder (HansaWorld) hvor du trykker Innstall. Inntallasjonsprosessen kjøres og du vil etter kort tid få en snarvei til FirstOffice på skrivebordet. (Programmet legger seg til programmer på Disk C) 4

5 Macintosh: Etter nedlasting vil et vindu komme frem midt på skjermen. I dette vinduet vil du se programmappen til FirstOffice. Programmet kan ikke startes ennå. Programmappen ligger i en innstallasjonsenhet og må flyttes til programmer (eller et annet sted på maskinen) 5

6 Etter å ha flyttet programmappen ut av installasjonsenheten og dit du vil ha programmet kan du åpne programmappen. Mappen inneholder en hel del filer. Finn den blå ballen og trekk denne ned i dokken, menyen for snarveier på din Mac. Start programmet FirstOffice 1. Start programmet ved å dobbeltklikke på snarveien som ligger på skrivebordet (Windows) eller i dokken på Mac 2. Når du starter programmet vises vinduet Velkommen til FirstOffice NB: Om du får meldingen : (/volumes/firstoffice Start (Release version)/firstoffice Start (Release version)hob/hansa.hct missing), betyr det at du ikke har flyttet programmet ut av innstallasjonenheten. 3. Som førstegangsbruker klikk Enbruker database 6

7 4. I neste vindu Spesifiser Firmanavn Skriv inn Firmanavn, og en kortkode - Hensikten med kortkode er for å identifisere hvilket firma man jobber i. (Man kan føre regnskap og fakturere for 4 Firma I FirstOffice) 5. I neste vindu skal du legge inn dine personlige opplysninger Dine personlige initialer (Obliatorisk) - Ditt fulle navn (Obligatorisk) - Resten av feltene kan fylles ut om du ønsker det 7

8 Når ønsket informasjon er fylt ut klikk Aktiviser 6. I neste vindu velg Åpne innloggingsvindu 7. I neste vindu skal du logge inn - Skriv inn dine initialer som ble lagt inn i steg 5 - passord skal være blankt - Klikk OK 8. I neste vindu får du opp tre felter - Gammelt Passord - Nytt Passord - Bekreft nytt Passord Dersom du ikke ønsker å ha passord, klikk Lagre Dersom du ønsker å ha passord, fyll inn nytt passord og bekreft passordet NB: Dersom du glemmer passordet, kan vi ikke uten videre hjelpe deg! En av våre programmerere kan låse opp databasen, men det er en kostbar affære. Velger du å bruke passord, ikke glem det 8

9 9. I neste vindu kan du logge deg inn ved å trykke OK (Dersom du har valgt passord, fyll inn dette også) 10. Neste steg er å importere Grunndata. Dette er en datafil som inneholder, standard norsk kontoplan, momskoder, dokumentmaler etc. - Dobbeltklikk på line 1 : Grunndata 5.2 Importen skjer i løpet av et blunk, og så forsvinner vinduet tilgjengelige importfiler 9

10 - For å kontrollere at du har fått inn Grunndata, sjekk for eksempel, Innstillinger og Mva koder. Ligger det momskoder i registeret her har du gjort alt riktig. (Innstillinger finner du øverst til høyre i hovedkontrollen) For å få opp importviduet igjen, i tilfelle du lukket det. Velg Modul System (til venstre i hovedkontrollen)>> Rutiner (midt i hovedkontrollen) >> Importer >> automatisk. Nå kommer vinduet opp igjen. Klikk på linjen Grunndata Neste steg er legge inn informasjon om ditt firma Gå til Modul System >> Innstillinger og Firmadata Fyll inn: - Firmanavn - Adresse - Telefon - Eventuelt faks om du har det 10

11 12. I samme vindu klikk fliken reg. Her fyller du inn mer informasjon - Organisasjonsnummer - Bankkontonummer (firmakonto) - epost - eventuelt hjemmeside på nett - resten av feltene er det ikke nødvendig å fylle ut Når ønsket informasjon er fylt ut, klikk Lagre 11

12 13. Dersom du ikke har registrert lisensen ennå, kan du gå til steg 15 (programmet er en demoversjon inntil du registrerer programvaren) 14. Dersom du har registrert lisensen som forklart innledningsvis i denne manualen kan du få databasenøkkel. En databasenøkkel gir deg alle rettigheter. Uten lisensnøkkel vil utskriftsfunksjonen av rapporter og faktura hemmes etter prøveperioden. (Avtaledokument som blir sendt til deg, må være signert og returnert til FirstOffice Norway før du kan registrere produktet lisensen) Dersom du allerede har gjort dette, gjør følgende for å registrere lisensen. - Gå til innstillinger og velg Internett Databasenøkler - Klikk på knappen Fyll innstillingene automatisk Du skal få beskjeden Vellykket identifisering, vennligst kontroller innstillingene og fortsett registreringen Klikk OK 12

13 - Vinduet lukker seg. Åpne Internett databasenøkler på nytt. - Ha ditt eksemplar av support og vedlikeholdsavtalen ved siden av deg og sjekk følgende: - Registrert (i land). Skal være: Norway FirstOffice - Kundenummer hos FirstOffice: Skal være det samme som står på avtalen - Avtalenummer hos FirstOffice: Skal være det samme som står på avtalen Dersom alt er korrekt kan du trykke på knappen Registrer for automatiske databasenøkler - Du vil nå se 2 vinduer hvor det ene opplyser om hvor mange dager din lisensnøkkel er gyldig. Dette vinduet vil komme opp når det er på tide å fornye nøkkelen. Du skal også få bildet nøkkel mottat. 13

14 - Klikk deretter på knappen, Motta databasenøkkel 15. Fortsettelse etter punkt 13 og 14 - Du har nå satt opp programmet og kan benytte programmet til fakturering, regnskap og føring av tid. - Selv om du ikke har registrert lisensen kan du fortsatt bruke dette programmet som en fullverdig versjon i en prøveperiode på 30 dager. Etter dette må du kontakte oss for å bestille FirstOffice. Du vil etter kort tid får en nøkkel som låser opp utskriftsfunksjonen og du kan fotsette å benytte programmet. 14

15 BRUKERGRENSESNITT Hovedkontrollen Hovedkontrollen inneholder 4 hoveddeler: Personlig Firma Firmaregisteret, Kalender, Oppgaver og Backup Helhetsfunksjoner, med tanke på firmaet. Modul, Postkasse, Konferanser.Alle innstillinger i hver modul finnes også her. (Innstillingene vil endre seg på bakgrunn av hvilken modul du er inne i.) Rutiner Rapporter, enderer seg etter hvilken modul du har valgt, Dokumenter: Dokumenthåndtering og definisjon av hvilke maler du bruker på utskrift. Endres etter hvilken modul du er i. Rutiner: Import, Eksport og vedlikeholdsrutiner for de forskjellige modulene. Register I registrene finner du de statiske dataene samt transaksjonsdataene for hver modul. Registrene endrer seg så snart du entrer en ny modul. 15

16 Personlig Skrivebord På din høyre side av Hovedkontrollen vil du finne ditt Personlige Skrivebord. Skrivebordet kan benyttes til å lage arkiver, lagre linker til de ulike modulene, rutinene, registrene eller spesifikke data innen databasen eller for å lagre notater og eksterne filer. Det Personlige Skrivebordet er individuelt for hver bruker. Du kan i tillegg lage deg et helt arkiv på ditt Personlige Skrivebord. For å lage et arkiv, velg Nytt Arkiv fra Prosesser som er på toppen av Kontrollpanelet. Dobbelklikke på arkiv for å åpne- og herfra kan du lage nytt navn på arkivet (ved å velge Endre Arkivnavn fra Prosesser), eller lage flere arkiver inne i arkivet. Du kan ved ethvert tilfelle velge Legg ved Fil på Prosesser for å lagre eksterne filer. Navigasjonslinkene fungerer som snarveier. Så hva du enn ønsker skal være lett tilgjengelig kan trekkes og droppes på det Personlige Skrivebordet. Registrene kan trekkes fra Hovedkontroll panelet mens Rutiner kan sees ved å klikkes på fra Hovedkontrollen og trekkes individuelt. Også liknende individuelle registre kan trekkes fra Registervinduene og åpnes ved å klikke på det ønskede registeret fra Hovedkontrollen. Modulene Man kan velge den modulen man vil jobbe i ved å klikke på Velg Modul på Hovedkontrollen. FirstOffice Professional har 11 moduler, hver inneholder ulike funksjoner. Rapporter og Dokumenter Man velger Rapporter og/eller Dokumenter fra Hovedkontrollen, eller fra Fil meny (Merk deg de nyttige snarveiene på tastaturet). 16

17 Her vil du finne flere typer rapporter, og flere av disse kan kjøres på ulike vis. Dette er for å kunne forsikre deg slik at du får mest mulig informasjon ut av din FirstOffice Professional. Man velger rapport fra vinduet som kommer frem når man har klikket på Rapporter. Her er det mulig at standard rapporter kan konfigureres til å kjøres på bestemte måter, dette avhenger av hvilken informasjon du ønsker. For å endre på rapporten er det bare å velge en annen knapp eller en sjekkboks slik at du kan sette inn de nye dataene i de ulike feltene som er tilgjengelig. Deretter kan du trykke OK og kjøre rapporten på ny. Alle rapporter kjøres automatisk til skjermen. Men dette kan endres ved at man velger hvilke media rapporten skal kjøres til. Du kan velge dette under seksjonen Media som er nederst til venstre i rapport vinduet. Klikker du på Skjerm, kommer rapporten på skjermen. Klikker du på Skriver blir den skrevet ut. Klikker du på Fil, vil den eksporteres som en tekst fil. Velger du Excel kjøres rapporten til Excel. Om du har kjørt rapporten til skjermen ved et uhell, kan du endre dette ved å trykke på Prosesser i rapporten og velge Åpne Rapportutvalg. Nå vil rapporten åpnes på nytt og du vil kunne se de valgene du hadde foretatt før du kjørte rapporten. Dette sparer deg for mye ekstra arbeid. Her kan du foreta de nødvendige endringene og du kan kjøre rapporten på ny med de korrekte dataene. Mange rapporter i FirstOffice Professional har "Drill Down" funksjonalitet. "Drill Down" er en funksjon som lett finner frem underliggende informasjon og transaksjoner. Tekst som er understreket med en blå linje har en slik Drill Down effekt. Når man klikker på en slik tekst (som er med blå understrek) vil man se at ny informasjon vil komme frem på skjermen som relaterer seg teksten. 17

18 Alle rapporter har søk funksjon. Når en rapport er kjørt til skjermen vil du kunne se et Søk felt i toppen av høyre hjørne i rapport vinduet. For å foreta et søk i rapporten kan man enten taste inn et ord, tall eller de første bokstavene av et ord. FirstOffice Professional vil automatisk begynne å lete og tar deg frem til det første treffet av den informasjonen som du søker. Om ditt søk her flere treff kan du bruke Enter tasten på ditt tastatur til å bevege deg nedover treffene. Merk deg! Når du skal foreta et søk er det ikke nødvendig å sette markøren i Søk feltet. Du kan bare begynne å skrive inn teksten din og FirstOffice vil automatisk plassere seg i Søk feltet. Dokumentene har også lignende valgmuligheter i vinduet. Her finner du knapper, sjekkbokser og felt som tillater deg å kjøre standard dokumenter på flere ulike måter. Som en standard kjøres dokumentene automatisk til skriveren Knappene: Ny Post, Kopier, Avbryt, Lagre Disse knappene er generiske i FirstOffice sin ikonlinje. Disse er programmert til å fungere i hvert eneste transaksjons/operasjons vindu (de er ikke aktive om de er "grå"). Lagre og Avbryt fungerer slik at de enten aksepterer eller avviser endringer i posten. Ny Post er tilgjengelig i både Register vinduene og i Transaksjons vinduene. Disse brukes til å lage en ny post for ny informasjon. Kopier gjør det mulig å lage Nye transaksjoner eller poster, og i tillegg fylle inn nesten alle felter med den samme informasjonen som var lagt inn i den tidligere transaksjonen eller posten. Her er et eksempel. Man kan lage en kopi av en tidligere Ordre kun ved å søke frem ordren fra søk vinduet. Her velger man Kopier og nå kan man endre/sette inn hvilke som helst detaljer fra den originale ordren og velge lagre. Denne funksjonen kan brukes når man skal kopiere artikler, kundeinformasjon, regnskapsregistre, etc. Dette sparer brukeren for mye tid. 18

19 Prosesser - "Drop Down" Meny Prosessermenyen i FirstOffice er det mest kraftfulle verktøyet i programmet. Prosesser menyen finner man i toppen av alle vinduer i FirstOffice. Register menyene endrer seg ettersom hvilken modul man er inne i og det samme gjør Prosessermenyen, avhengig av hvilken skjerm/vindu man er inne i. Herunder vil man kunne finne de mest brukte funksjonene. Det kan for eksempel være seg at man ønsker å endre et Tilbud til en Salgs Ordre eller en Faktura. I tillegg kan man se på kundestatusen på kundekortet ved å klikke på Prosessermenyen, og man kan avskrive eventuelle utestående fakturaer og samtidig motta kvittering fra kundens betaling. For å virkelig verdsette de mange kraftfulle funksjonene i FirstOffice Professional, anbefaler vi deg å benytte deg av Prosesser "drop down" alltid når du kommer inn i et nytt vindu! Sjekke informasjon (Lim Inn funksjonen) Med kombinasjonen av Ctrl+ Enter (PC/Linux) eller Apple +Enter (Mac) vil man kunne finne frem en liste av alle tillatte data som kan skrives inn i feltet. Ved å dobbelklikke på det ønskede feltet vil man kunne se at feltet Limes inn i det aktuelle feltet. Det er også mulig å legge inn en kode direkte inn i feltet uten å benytte seg av Lim Inn funksjonen. Når koden er lagt inn vil informasjonen automatisk komme frem (forutsatt at du har skrevet koden korrekt) Endring av Brukergrensnittet I hvert Søk felt kan man sortere kolonnene avhengig av den informasjonen du ønsker å finne. Klikker man på et register vil et Oversiktsvindu åpne seg - systemet vil automatisk sortere vinduet etter post nr. For å endre rekkefølgen kan man bare klikke på overskriften langs toppen av Oversiktsvinduet. "Søke" feltet på toppen av Oversiktsvinduet vil søke opp informasjon under den uthevede kolonnen. For å søke etter informasjon kan du enten skrive inn hele søkeordet eller bare de første bokstavene av ordet. FirstOffice vil nå automatisk søke etter den første posten som stemmer med dine søkekriterier. Du kan lagre dine sorteringspreferanser i Oversiktsvinduet samt endre posisjonene og størrelsen av vinduet i FirstOffice. Dette lar seg gjøre ved å velge Vindu, og Arkiver Utseende. Neste gang du åpner dette vinduet vil både vinduet og dine søkekriterier være lagret slik som du ønsket at de skulle være. Denne innstillingen gjelder på bruker basis (man lagrer kun utseendet på den maskinen man jobber med). Du kan også lagre dine sorteringskriterier ved å klikke på en av overskriftene i Oversiktsvinduet slik at du kan søker etter navn i stedet for kunde nr. 19

20 "OK" Sjekkbokser Enkelte områder i systemet kreves i tillegg sikkerhetsrutiner før en transaksjon/post kan registreres. For hver post som genererer en transaksjon inn i databasens regnskapsregister finner man en sjekkboks som man kan krysse for godkjennelse. Eksemplene kan være Leveringer og Innleveranser, Salgsordrer og Innkjøpsordrer*, Fakturaer og Leverandørfakturaer. Systemet kan konfigureres slik at enkelte brukere har adgang til å krysse av denne type sjekkbokser. Alle postene kan redigeres så lenge OK ikke er krysset av. Med en gang boksen er krysset av kan man ikke foreta noen endringer. GRUNNLEGGENDE OPPGAVER FirstOffice Professional har kun ett register for Kunder og Leverandører. Fordelen med dette er at man unngår å legge inn informasjon to ganger om enkelte firmaer skulle både være kunde og leverandør (regnskapspostene blir uansett automatisk kalkulert). Man krysser kun av sjekkboksene som gjør at posten enten behandles som kunde eller som leverandør eller begge deler. Kunder 1. For å legge inn ny Kunde, går man inn i Ordre og CRM modulen, velger Kontakt register, klikker Ny Post. FirstOffice vil automatisk tilegne et kontaktnummer i feltet for Nr (dette kan overstyres før man lagrer posten). Legg inn navn, adresse, telefon, faks og mobiltelefon) Om du ønsker å gruppere kundene dine kan du benytte deg av Kategori eller Klassifikasjon. For å lage ny Kategori kan man bruke Lim Inn funksjonen (Ctrl + Enter/Apple +Enter) i Kategorifeltet. Nå klikker du på Ny, og legger inn de nye detaljene. Nå vil du se at Kunde sjekkboksen automatisk er blitt krysset av. Om du ønsker å ha egen standard på leveringsadressen, kan dette gjøres ved å legge inn leveringsadressen i feltet Leveringsadresse under fanen som heter Levering. 2. Kontakten blir automatisk betraktet som innenlands. Om kontakten er et EU land eller tilhører et annet kontinent, kan man endre dette ved å klikke på Firma fanen. Her kan man gå inn å endre til korrekt MVA-sone som kunden tilhører. EU firma bør også ha MVA nr. Under fanen Betingelser kan man også stille inn om de skal betale på forskudd. Lim inn kundens standard betalingsbetingelser i feltet Bet.bet.Salg og lim inn standard mva sats i feltet Mva Kode Salg. Under Firma fanen kan du også legge inn standard selger i feltet Selger. Leverandører 1. For å legge inn en Leverandør, går man inn i Leverandør modulen, velger Kontakt registeret, klikk Ny Post. Her legger du inn leverandørens navn, adresse, telefon og faks. Nå vil se at Leverandør sjekkboksen automatisk er krysset av. MERK! Du kan lage en ny Leverandør både fra Leverandørmodulen og fra CRM modulen. Disse er 20

21 som beskrevet ovenfor, men som standard er Kunde sjekkboksen avkrysset, men dette kan endres slik at Leverandør sjekkboksen er krysset av. 2. Under fanen for Betingelser kan man å lime inn regnskapskonto i feltet Kostnadskonto (dette blir den standard kostnadskontoen for alle leverandørfakturaer fra denne leverandør). Artikler 1. For å registerte nye produkter/tjenester i artikkel registeret går man inn i Ordre og CRM modulen. Velger Artikkel registeret, klikke Ny post. Nå lager man en kode for artikkelen i Nr feltet og en beskrivelse i feltet Beskrivelse. Om du ønsker å spore lagerstatusen på en artikkel, kan du krysse av for Lagerført under Artikkeltype (du finner dette under fanen som heter Prising) 2. Skriv inn salgssummen i feltet Basispris under fanen for Prising, og innkjøpsprisen i feltet Kostpris under fanen for Kostnader. FirstOffice vil også oppdatere Kostprisen automatisk Dette gjøres ved hjelp av at man krysser av knappen for Oppd.Kostpris ved innleveranse. Husk å lagre den nye registreringen. Lage Ordrer Ordrer legges inn fordi det er en forespørsel fra en kunde på enten varer eller tjenester. Og på denne måten kan du spore eventuelle utestående ordre som ikke er blitt sendt (for eksempel sen levering fra en leverandør) og samtidig opprettholde bra kundeservice. For å lage en ordre fra begynnelsen, går man inn i Ordre og CRM modulen. 1. Klikk på Ordre ikonet fra Ordre og CRM registeret. 2. Klikk Ny Post (Ctrl + N / Apple + N). Nå kan du lime inn et kundenavn i Kunde feltet (Ctrl + Enter / Apple + Enter). Hvis kunden ikke eksisterer, kan du klikke på Ny Post knappen og legge inn kundens detaljer. Vet du at kunden ligger inne kan du velge kunden fra listen. Om Betalingsbetingelsene ikke er satt opp i Kontakt kortet, er du nødt til å lime betingelsene inn i Ordren. 3. Lim inn en artikkel fra Artikkel feltet. Eksisterer ikke artikkelen, kan du klikke på knappen Ny Post og legge inn detaljene for denne artikkelen. Finnes artikkelen kan du hente den fra listen. 4. Nå kan du legge inn antallet på den artikkelen, det legger du inn i feltet som heter Antall. 5. Du kan legge inn unike detaljer for denne Ordren i feltene; Spesifikasjon, À pris, og evt. rabatter i % feltet. 6. Har du flere artikler å legge til, fortsetter du slik som er nevnt ovenfor fra steg 3-5. Du kan også skrive inn fritekst i hvilken som helst linje i Spesifikasjonsfeltet. For å skrive ut ordren, er det bare å Lagre den og klikke på Skriver ikonet. (Man kan ikke skrive ut noen dokumenter i Demoversjonen) Merk deg følgende detaljer 21

22 Finnes det en Ordre med lignende detaljer som din nye Ordre, er det ofte raskere for deg å velge den eksisterende ordren og klikke på knappen Kopier. Nå lages det en ny Ordre med muligheter for å redigere nødvendige detaljer. Ønsker du å kategorisere Ordrene, kan du legge inn disse innstillingene under fanen Lev.Bet. Her legger du inn den klassen som passer til din ordre. Klassene kan være Hasteordre, Serviceordre etc. Ordreklassene kan legges inn under Ordreklasse boksen i samme fane som Lev.Bet. Dersom du ønsker å sjekke lagerbeholdingen av hvilken som helst artikkel, kan du bare utheve artikkelen i matrisen og kjøre en Artikkelstatus Rapport fra Prosesser. Her vil du se en oversikt over antallet av artikler man har på lager, salgsordrer og innkjøpsordrer. For å se status på aktiviteter mot en eksisterende SalgsOrdre (hvor mye som er levert av hver artikkel, hvor mye som er på lager/eller som må skaffes til veie for å ferdiggjøre leveringen etc.), åpner du Ordren og velger Ordrestatus fra Prosesser menyen. Man kan også lage en Ordre direkte fra et tilbud. Da går du rett til Tilbudsregisteret i Ordre & CRM modulen, åpner det aktuelle tilbudet. Nå kan du velge Lag Ordre fra Prosessers knappen. Nå har du laget en Ordre som er identisk til tilbudet. Det er fortsatt mulig å redigere ordren med det du måtte ønske, om det lar seg være artikler eller antall. Utleveranse Når en vare er bestilt av en kunde er varen fortsatt behandlet på samme måte som en levering. Dette er på grunn av en rekke årsaker, inkludert utskrifter av leveringsdokumenter og sørge for at levering og fakturaer stemmer overens. Dette er for å sørge for at kunden er fakturert for alle varer som er sendt. 1. Varer er levert fra Salgsordrer. Gå først i Ordre og CRM modulen. 2. Velg Ordre ved å klikke på Ordre ikonet. 3. Finn den Ordren som du ønsker å levere, uthev den (eller dobbelklikke for å finne øvrige detaljer) 4. Velg Lever fra Prosesser. Nå har man laget en Utleveranse. Utleveransen inneholder detaljer som; antallet av hver artikkel som man hadde i den originale Ordren, man finner også en oversikt over artikler som er på lager (fysisk lager, reserverte artikler som man finner i andre Ordrer og Utleveranser som ikke er OK) Utleveransen forteller deg altså hvor mange artikler som du faktisk kan levere på denne ordren. Om denne registreringen lagres (om den er OK eller ikke), vil antallet av lagerførte artikler av denne type bli redusert med det antallet som blir lagret iht. Utleveransen (Altså lageret blir automatisk oppdatert). Så lenge sjekkboksen ikke er OK (nederst på høyre side på skjermen), kan man endre det faktiske antallet som skal bli levert (man kan også endre bestillingen til 0) Med en gang man merker OK og lagrer Utleveransen er det ingen mulighet å endre på antallet. 22

23 Merk deg følgende detaljer: For å levere varer, må man ha tilgang til Varelager modulen. De fleste bedrifter ønsker ikke å levere varer som ikke er lagerført dvs. de kan bare levere varer som fysisk er på lager. For å gjøre dette, går man i Varelager modulen, velger Innstillinger så Lagerinnstillinger, her sjekker man at Overlevering ikke er tillatt. Om denne innstillingen er på, samt at lageret ikke er tilstrekkelig, kan man lage en ny ordre som kan leveres, men dette fører til en del-leveranse. Og er det ingenting på lageret, vil man også kunne levere varer som ikke eksisterer. Utleveranser som ikke er OK fungerer som en Plukkliste og kan redigeres inntil de er OK. Med en gang man merker OK og lagrer blir den en Følgeseddel og kan ikke endres FAKTURERING Om du lager Ordrer, vil du også lage en faktura fra Ordre modulen. Fra Ordre modulen finner du en oversikt over Ordrene som du ønsker å Fakturere. Er du usikker på om varene er levert, kan du sjekke dette ved å kjøre en Ordrestatus rapport fra Prosesser menyen. Skal du lage en faktura av varer som er levert, velger du Fakturer fra Prosesser menyen. Du kan redigere alle detaljer i denne fakturaen så lenge man ikke har merket OK. Med en gang man merker OK og lagrer har man laget en transaksjon mot Regnskapsregisteret. Du kan selvsagt fakturere uten å lage en ordre. Da gjør du i så fall følgende: 1. Velg Modul Fakturering 2. Klikk på registeret Fakturaer 3. Velg Ny Post. Nå kan du lime inn kundens detaljer i feltet Kunde: 4. Legg inn evt. betalingsbetingelser 5. Legg inn artikler. Dersom du ikke fører artikler IKKE skriv noe som helst i feltet artikler. 6. Legg inn antall, beskrivelse og enhetspris. Du kan også legge inn rabatt om det er ønskelig. 7. Endring av Mva sats kan du gjøre ved å gå til kolonnen M-kd. Bruk Lim Inn funksjonen og hent frem den satsen som der rett for fakturaen. 8. Har du flere artikler gjentar du steg Når du er ferdig merker du OK og velge Lagre. 23

24 Merk deg følgende detaljer: Man kan bare lage fakturaer for varer som er merket OK på Utleveransen. Fakturaen som bli laget inneholder det nøyaktige samme antallet varer som er levert, og ikke det total Ordre antallet (om det skulle være forskjeller) Om du er i ferd med å lage en faktura og ingenting skjer er det sannsynlig at du ikke har market OK på leveringen som sjekker mot denne Ordren.. For å sjekke statusen på leveringen, åpner man Ordren, velger Ordrestatus fra Prosessor knappen. Herfra kan man benytte seg av drill down funksjonen, og lete seg frem til den aktuelle Ordren. Åpne Ordren, klikker på Flipp D. Herunder vil du finne to kolonner kalt Utlevert og Behandling. Kolonnen Utlevert viser deg detaljer rundt de leveringer som er gjort men foreløpig ikke merket OK (altså det er ikke laget noen plukkliste). Kolonnen som er merket Behandling viser deg detaljer over hvilke leveringer som er merket OK. Dersom du åpner Ordren og åpner Flipp D og du finner ut at du bare har informasjon under kolonnen merket Utlevert, er du nødt til å gå til Utleveransen som er knyttet til denne Ordren og merke den OK. For å gjøre dette merker du deg Ordre nummeret og velger nå Varelager modulen. Velg registeret Utleveranser - og nå fremkommer oversiktsvinduet for alle Utleveranser. Her kan du sortere Ordrene etter nummer (klikk på overskriften merket nr.) og skriv inn Ordre nummeret i feltet. Nå vil Utleveransen for denne ordren komme frem. Åpne Utleveransen og klikk OK. Du kan nå gå tilbake til Ordre & CRM modulen, åpne Ordren på nytt. Gå til Flipp D, og du vil kunne se all relevant informasjon er lagt inn i kolonnen Utlevert. Nå er det mulig å lage en Faktura rett fra Ordren. Det er faktisk mulig å overskrive faktura nummeret som FirstOffice foreslår, men dette er ikke å anbefale. FirstOffice lager automatisk et nummer på 24

25 fakturaen, og dette kommer frem med en gang man velger OK og Lagrer fakturaen. Dersom du forsøker å skrive ut en faktura som ennå ikke er godkjent vil utskriften vise "Prøveutskrift" som er skrevet over fakturaen, (dette skjer såfremt din skriver støtter dette). Du kan selvsagt lage en faktura uten å lage en Ordre. For å gjøre dette, går du rett til Fakturerings modulen, velger Faktura registeret, klikke på Ny Post. Nå kan du lage en Faktura på samme måte som du lagde en Ordre. KREDITERING 1. Finn frem til fakturaen som skal krediteres. Du åpner fakturaen, velger prosesser og krediter 2. Dersom du skal del kreditere en faktura, kan du enkelt gjøre ved å la de artiklene som skal krediteres stå igjen på kreditnotaen. Se over kreditnota og godkjenn ved å huke av OK og deretter lagre. 25

26 INNBETALINGER Når fakturaene er betalt (som enten kan være på forskudd, kontant eller i ettertid) lager man gjerne en innbetaling som sjekker mot utestående faktura(er). Dette betyr at det skal være lett å sjekke status på enhver kunde til enhver tid jfr. kundereskontro. 1. Velg Faktura modulen 2. Velg registeret for Innbetalinger og velg Ny Post. 3. Legg inn innbetalingsdatoen i transaksjons feltet 4. Legg inn betalingsmetode i feltet for bet. måte. Skal du lage en ny betalingsmetode kan du gjøre dette fra Fakturamodulen, Innstillinger, Betalingsmåter. Vær nøye med at kontoen som innbetalingen skal sjekkes mot er registrert i Kontoplanen. 5. Legg inn Fakturanummeret (Ctrl +Enter eller Eple +Enter) i feltet Fakt. Nr Nå vil all nødvendig informasjon automatisk komme frem. Du kan redigere mottatt beløp om det avviker. 6. Nå kan du merke Innbetalingen med OK for å postere detaljene inn til registrene. 26

27 Merk deg følgende: Avskriving/Kontantrabatt- Lim inn fakturaen(e) som du vanligvis gjør når du foretar en innbetaling. I FirstOffice har du muligheten til å overskrive mottatt beløp med det faktiske beløpet som er mottatt. Plasser markøren i feltet Mottatt beløp, velg Ny Avskriving/Ny Kontantrabatt fra Prosesser. Nå genereres det ny informasjon som forteller deg differansen mellom det faktiske beløpet og det mottatte beløpet som du finner under Flipp B. Forskuddsbetaling - Her er det ingen spesielle rutiner så fremt fakturaen er satt opp korrekt. A-konto - For at dette skal fungere bør du først sjekke om du har satt dette opp i Kundekortet. (Dette gjør du ved å åpne Kundekortet, velger fanen som heter Firma, krysse av boksen A-Konto). Å føre opp a-konto innbetaling gjøres på samme måte som vanlig innbetaling, men her utelater du legge inn faktura nr. Lim inn kunden i feltet Kundenr. og før opp beløpet i feltet Mottatt Beløp. På Flipp C kan du legge inn forhåndsbetalings nr. Flere fakturaer; hvis innbetalingen er knyttet til flere Fakturaer fra en bestemt kunde, kan FirstOffice samle innbetalingen mot alle Fakturaene automatisk. Lim inn Kunden i Kunde feltet, legg inn beløp mottatt i feltet Mottatt Beløp. Velg Fordel Innbetaling fra Prosesser menyen. Nå vil fakturaene, den eldste først, samles (dersom det er nok) sammen til å dekke det Innbetalingen. Du kan redigere detaljer før du klikker OK på Innbetalingen. INNLEVERANSER Innleveranser er en forsikring mot at en leverandør ikke leverer varer som ennå ikke er på lager samt man kan sjekke prisen mot forventede kostnader. 1. Velg Varelager modulen. 2. Velg Registeret Innleveranser og velg Ny Post. 3. Lim inn leverandørens detaljer i Innleveransen. 4. Legg inn artiklene som er kommet inn på lageret (benytt deg av funksjonen Lim Inn for å få opp listen over tilgjengelige artikler) og nå kan du legge inn antallet. 27

28 5. Inntil posten er merket OK, kan du fortsette å endre antallet på mottatte varer (til og med endre det til 0). Med en gang du merker Innleveransen OK og lagrer den kan du ikke foreta noen endringer. Merk deg følgende: For å foreta en Innleveranse på varer må varene være Lagerførte (det kan du gjøre ved å krysse av boksen Lagerført under fanen Prising på artikkelkortet) LEVERANDØRFAKTURAER Fakturaer fra leverandører må også føres opp på riktig måte, dette for å forsikre seg at alt er korrekt. Når feil blir oppdaget setter man vanligvis det merkede dokumentet på hold inntil man har avdekket feilen. På denne måten kan man forsikre seg at man ikke betaler for mye til leverandøren 1. Velg modulen Leverandører. 2. Åpne registeret for Utbetalinger og klikk Ny Post. 3. Lim inn leverandørens detaljer i Leverandørfakturaen. 4. Lim inn datoen på fakturaen og forsikre deg at betalings betingelsene stemmer. 5. Legg til fakturanummeret på leverandørfakturaen (i feltet Lev. fakt. nr) 6. Legg inn den totale summen inkl MVA i feltet TOTAL. 7. I matrisen kan du lime inn regnskapskontoen som denne fakturaen skal føres mot (du kan selvsagt splitte fakturaen mellom flere kontoer) og beløpet som skal posteres. 8. Merk Leverandørfakturaen OK og lagre den når du mener at du er ferdig med denne. 28

29 Merk deg følgende: Når man legger inn en Leverandørfaktura manuelt, kan det tenkes at du opplever vanskeligheter med å "balanserer" transaksjonen. Du er nødt til å legge inn den totale summen inkl MVA i feltet TOTAL. Under normale omstendigheter trenger du ikke å legge inn MVA i Mva feltet. Det holder med at du går rett til å legge inn de individuelle beløpene i hver linje fra din leverandørs faktura. FirstOffice kalkulerer mva basert på tallene som du har postert og den mva koden er forhåndsdefinert, slik du får automatisk den beregnede mva i Leverandørfakturaen. Om dette stemmer overens med din leverandørs faktura, kan du lage denne Leverandørfakturaen uten noen hindringer. Dersom du opplever uoverensstemmelser er du nødt til å legge inn leverandørens mva i MVA- feltet (som du finner i toppen av Leverandørfakturaen). FirstOffice bruker da dette feltet som grunnlag for utregning av mva, i stedet for Beregnet MVA Av og til mottar man en kreditnota fra en leverandør. Finn frem til den originale fakturaen som skal krediteres (du finner den i Leverandørfaktura registeret). Gå til Prosessermenyen og velg krediter. Se over kredit leverandørfakturaen, huk av for OK og klikk Lagre 29

30 UTBETALINGER I FirstOffice er det mange enkle måter å betale fakturaer på og samtidig gir deg full kontroll over kostnadsflyten i din bedrift. 1. Velg Leverandør modulen 2. Velg Registeret for Utbetalinger og velg Ny Post. 3. Legg inn Leverandørfaktura nr eller annen informasjon i Referansefeltet 4. Legg inn betalingsdatoen i feltet Bet.dato. 5. Lim inn en betalingsmåte i feltet Bet.måte. Ønsker du å lage en ny betalings måte, går du inn i Leverandør modulen, Innstillinger, og velger Betalingsmåter. Merk deg om kontoen ligger inne i kontiplanen din. 6. Lim inn Leverandørfakturanr i feltet Nr i matrisen. Nå vil du se at all tilgjengelig informasjon kommer automatisk frem samt beløpet som skal betales. Det er selvsagt mulig å endre beløpet dersom det er ønskelig. 7. Merk Utbetalingen "OK" og Lagre, nå genereres det et bilag automatisk. 30

31 Merk deg: A-konto; For at dette skal virke må du forsikre deg om at Leverandørkortet er innstilt for å betale A-konto (du kan stille dette inn under Firma fanen på Leverandørkortet). Nå kan du legge inn Utbetalingen på ordinær måte, men du legger altså ikke inn fakturanummeret. Lim inn leverandøren på Utbetalingen, og sett inn beløpet som skal betales. Gå til Flipp D og legg inn forhåndsbetalingen i feltet Forhåndsbetaling. Nå lages det en transaksjon på forhåndsbetalingen. For å lage en forbindelse med forhåndsbetalingen til en Leverandørfaktura, åpne Leverandørfakturaen og velg Koble til Forhåndsbetaling fra Prosesser. MANUELLE BILAG Tilpasninger til Registrene er styrt av en mengde rapporter. Tilgangen til de ulike registrene kan kontrolleres ved hjelp av bruker profiler og passord. Det meste av bilagsføringene blir postert automatisk av FirstOffice uten ytterligere påvirkninger fra brukeren. 1. For å lage et manuelt bilag går du til Regnskaps modulen 2. Velg Bilag registeret og klikk Ny Post. 3. Sett inn transaksjonsdatoen, og øvrige detaljer i Tekst feltet. 4. Lim inn kontoen i det første feltet i linje Sett inn beløpet som enten skal være i kredit eller i debet feltet. 6. Gjenta steg 4-5 for å ferdiggjøre bilaget. 7. Lagre bilaget når du er ferdig. Merk deg følgende: Du kan bare lagre bilag som kan balanseres. 31

32 Merk deg følgende: FirstOffice kan i alle bilag kalkulere beløpene som kreves for at bilagene skal balanseres. Velg Balanser Bilag fra Prosesser menyen, og FirstOffice fyller inn de nødvendige debet og kredit (men du er fortsatt nødt til å spesifisere hvilke konti dette skal bilagsføres i) Kontoavstemming Ønsker du å kansellere et bilag som allerede er lagret gjør du følgende. Du henter frem bilaget (fra Regnskaps modulen i bilagsregisteret) og klikker på Kopier knappen. Nå kan du velge Bytt Kredit og Debet fra Prosesser menyen. Nå vil FirstOffice reversere det originale bilaget. Nå kan du lagre det nye bilaget. Dersom du ønsker å kryssføre disse to bilagene, før du lagrer det andre bilaget, velger du Korreksjonsmarkering fra Prosesser menyen. Nå kan du legge inn nummeret på det originale bilaget ved siden av merket som kommer frem i den nye linjen på bilaget. For eksempel dersom du har postert et bilag på feil konto, eller feil MVAkoder kan dette lett rettes opp ved å gjøre en endringsmarkering. Finn frem bilaget som inneholder feilen, og velg Endringsmarkering fra Prosesser menyen. Etterpå velger du linjen som inneholder feilen, ved å utheve den, nå trykker du på Backspace knappen på tastaturet. Nå vil det komme frem en rød linje som stryker over linjen. Tilslutt lager du ny linje i bilaget som uten feil. Nå kan du lagre bilaget. Datoen kan også endres. For å kjøre en Kontoavstemming, går du til Regnskaps modulen, Innstillinger og velger så Kontoavstemming. Her kan du legge inn datoene i Periode feltet som inkluderer alle bilagene som ennå ikke er avstemt. Du kan også lime inn kontiene i Konto feltet. Kryss av sjekkboksen for Ikke Avstemt. Nå vil alle bilag som ennå ikke er avstemt komme frem på skjermen. For å gjøre en avstemming setter du inn bokstaven "A" i kolonnen helt til høyre, og slik fortsetter du. Velg Bekreft fra Prosesser menyen for å ferdiggjøre Kontoavstemmingen. 32

33 KUNDE OG SALGSSTØTTE (CRM) Tidsplanlegger Kalender I FirstOffice finner du en kalender der du kan få en god oversikt over tid og profil for hver enkelt ansatt. For å legge inn i kalenderen kan du gjøre følgende: Klikk på Kalender ikonet som du finner på Hovedkontrollen For å endre 6 mnd oversikten (eller andre oversikter), klikker du på: Månedens navn for måned-til-måned skjerm Ukens nr for uke-til-uke skjerm Datoen på dagen for å få dag-til-dag 33

34 For å se andres kalender endrer man bare Person koden (man kan se inntil 3 personers kalendere ved å sette komma mellom kodene) i feltet Personer. 1. For å legge inn ny aktivitet for dagen klikker du på knappen Ny Aktivitet som du finner opp til høyre i vinduet. Et nytt vindu vil nå dukke opp som heter da Aktivitet: Ny Post. 2. Nå kan du skrive inn beskrivelsen på aktiviteten i Tekst feltet. Lim inn aktivitetstypen i Type feltet (Aktivitets typer kan innstilles til å vise ulike farger avhengig hvilke type aktiviteter som skal gjøres) 3. Under fanen Tid legger du inn Start Tid og Slutt Tid. FirstOffice vil nå automatisk kalkulere Kostnad (Tid). Du kan selvsagt endre datoen dersom du ønsker det. 4. Kalenderaktivitetene vil automatisk generert til brukeren som lager aktivitetene. Det er også mulig å legge til flere personer i aktivitetene ved å sette et komma mellom kodene i feltet Personer under fanen Personer. 5. Lagre aktiviteten. Du vil nå kunne se en farget Aktivitet i din Dags Planlegger vindu og i oversikten i Kalenderen. Oppgaver Ved å klikke på Oppgave knappen i Hovedkontrollen dukker det opp et nytt vindu kalt Oppgaver. Dersom det allerede er laget oppgaver vil disse vises i en liste av disse. For å lage en ny oppgave gjør du følgende: 1. Klikk på Ny Oppgave øverst til høyre i Oppgave vinduet. En ny Aktivitet vil nå dukke opp. Dette vinduet er helt likt som Aktivitets vinduene som du har i kalenderen. Forskjellen er at det er krysset av på Oppgave Type: Oppgave som du finner under fanen Tid samt at det er krysset av Ikke Vis under Kalender. 34

35 2. Legg inn beskrivelsen i Tekst feltet (dette er beskrivelsen som du vil kunne finne under Oppgave vinduet), endre datoen om du ønsker 3. Du kan bestemme hvilke type symboler du vil legge til Aktiviteten ved å krysse av det som passer best for Aktiviteten. Du finner disse symbolene under fanen Tid. Oppgavene kan også filtreres etter disse valgene (for eksempel ønsker du å hente frem kun telefoner som du er nødt til å ta) 4. Dersom Aktiviteten er knyttet til en spesifikk kunde kan du lime inn Kunden og Kontakten under Kunde fanen på Aktiviteten. 5. Dersom du ønsker å legge til øvrig informasjon i Aktiviteten, for eksempel notater fra en telefonsamtale, kan dette legges til inn under Teks fanen. Oppgavelisten vil automatisk bli generert til brukeren som lager aktiviteten. Det er også mulig å legge til flere personer i aktivitetene ved å sette et komma mellom kodene i feltet Personer under fanen Personer. Alternativt kan andre personer bli lagt til i CC feltet og man kan filtrere disse i Oppgaver. Oppgavene kan også prioriteres ved at man legger inn en verdi i feltet Prioritet. 6. Når du har lagt til alle detaljene som du trenger, lagrer du posten. Med en gang du har lagret posten vil den vises under Aktivitets fanen i Oppgaver. For å åpne dobbelklikker du på teksten og posten vil åpne seg. Når en Aktivitet er ferdig kan du krysse av sjekkboksen som heter "Utført" på Aktiviteten, eller du kan krysse av sjekkboksen i Oppgavelisten. Du lagrer, så vil oppgaven forsvinne fra listen. For å gjøre det enklere å sortere oppgaver og planlegge ditt arbeide kan du velge å filtrere aktivitetene som ligger i Oppgavelisten. Under fanen merket Filtrere ligger det flere valg som du kan sortere etter. Her kan du velge om du vil at alle aktivitetene skal vises i listen eller for eksempel bare møter, du kan sjekke aktiviteter som ligger i kalenderen eller bare aktivitetene fra Oppgavelisten. Du kan også filtrere etter Personer eller etter prioritet. 35

36 Tidfestet Oppgaver Ved å sette Oppgave Type til Tidfestet Oppgave, vil dette vises som Aktivitet på høyre side av Dagsplanen i Kalenderen, og ikke i Oppgavelisten. Denne aktiviteten må ha Start Tid og Dato. Postkasse og Konferanser Hver bruker kan sette opp sine egne postkasser. Postkassene kan innstilles til å motta både intern post og ekstern e-post (i demoversjonen er det kun mulig å sende intern post). For å åpne Postkassen, klikker du på Postkasse ikonet i Hovedkontrollen. Et nytt oversiktsvindu vil nå komme frem og vise all post i postkassen. Ulest post er markert med en oransje konvolutt. For å åpne e-posten uthever du den i oversiktsvinduet og dobbelklikke eller trykk Enter på tastaturet. Sende, Motta og Oppdatere Intern E-post For å lage en ny intern e-post: 1. Klikk på Ny Post knappen i Oversiktsvinduet og en ny e-post vil åpnes. 2. I Adressematrisen (i Till feltet) kan man skrive inn navnet på den interne medarbeideren som skal motta e-posten. Du kan også bruke Lim Inn kommandoen for å hente frem en liste over navn. Du kan også legge til flere personer på samme måte. Du kan også endre Til feltet Cc. 3. Skriv inn tittelen i Emne feltet og tekst i Tekst feltet. 36

37 4. Når du er ferdig kan du sende e-posten ved å krysse av på sjekkboksen Sendt og Lagre e-posten, da vil e-posten bli sendt til mottakeren(e). Dersom du ikke krysser av sjekkboksen for Sendt, men bare lagrer e-posten, så vil den ikke bli sendt og den vil være uferdig. Alle e-poster som er lagret men ikke sendt vil bli markert med en gul firkant med en penn i Oversiktsvinduet. 5. Intern e-post kan oppdateres kun ved å legge til tekst i tekstfeltet og lagre e-posten på ny. Personen som sendte e-posten, og mottakeren(e) vil med èn gang kunne se dine nye kommentarer i e-posten. Og tilsvarende kan alle mottakerne svare direkte i samme e-posten slik at man unngår å sende flere e-poster enn nødvendig. Sende og Motta Ekstern E-post E-poster til eksterne e-post adresser kan lages på nesten samme måte som intern e-post. 1. Fra Oversiktsvinduet klikker du på Ny Post og et nytt E-post vindu vil komme frem. 2. I Adressematrisen skriver du inn e-post adressen til den personen som du vil at e- posten skal sendes til. 3. For å svare å ekstern e-post, klikker du på Prosesser menyen og velger Svar. En ny e-post vil komme frem med e-post adressen til den/de du vil at e-posten skal sendes til. Du kan skrive inn ditt svar i e-posten. Når e-posten er ferdig krysser du av sjekkboksen for Sendt og du velger Lagre, nå vil e-posten automatisk bli sendt over internett. Konferanser Konferanser er til for å sette opp et intranett der man kan dele informasjon gjennom hele organisasjonen. For å få tilgang til konferansene klikker man på Konferanser i Hovedkontrollen Konferansene ligner veldig på postkassene, bortsett fra at man kan innstille de til at alle brukere, eller spesifikke grupper av brukere kan få tilgang til informasjonen. For å sende post til en konferanse skriver man inn navnet på konferansen i adressematrisen (eller Lim Inn funksjonen for å hente frem en liste over alle Konferansene), legg til tekst i tekst feltet og send posten. Alle de som har tilgang til konferansen kan også legge til kommentarer eller oppdatere posten. Legge til Vedlegg og Filer Alle poster i FirstOffice kan ha vedlegg til eksterne filer eller interne poster. Hver post i systemet har en Binders ikon øverst i høyre hjørne av posten. For å lage en link til hvilke som helst poster eller filer gjør man følgende: 1. Klikk på Bindersen. Et Arkiv vil nå komme frem. 2. Klikk på Prosesser menyen og velg Vedlegg Fil slik at du kan lete deg frem til hvilken fil du ønsker skal legges til posten. Dobbelklikke på filen. 37

38 3. Når filen er lagt til vil du kunne se at Bindersen har endret seg til en blå firkant. Ønsker du å se på vedlegget klikker du på Bindersen og en liste over alle vedleggene vil komme frem. Både eksterne og interne filer kan leggers ved postene, og alle interne poster kan linkes til hverandre. Du åpner posten som du vil ha et vedlegg til og så henter du frem den posten som skal vedlegges fra Oversiktsvinduet ved å trykke og dra den mot bindersen. For eksempel: Du har et brev som du har sendt sammen med en faktura og du ønsker å ha disse på samme sted slik at andre også kan ha tilgang til informasjonen. Gå til Faktura modulen og velg Faktura fra Hovedkontrollen slik at Oversiktsvinduet kommer frem. Finn frem den aktuelle fakturaen og la den stå åpen. Gå nå til Ordre og CRM modulen. Velg Kundebrev fra Hovedkontrollen slik at dette Oversiktsvinduet kommer frem. Nå kan du utheve det aktuelle brevet som du sendte sammen med fakturaen og dra det over mot bindersen på fakturaen. Nå vil en link automatisk bli laget. Om du nå klikker på Bindersen på Fakturaen kan du se at linken ligger der. Dobbelklikke på linken og brevet vil åpnes. Slik kan man gjøre med alle postene i FirstOffice. Kundebrev Brev, massebrev og massebrev pr e-post kan sendes ved å bruke Kundebrev i FirstOffice. 1. I Ordre og CRM modulen velger du Kundebrev fra registeret. Velg Ny Post. Et vindu for kundebrev vil nå åpnes. 2. I feltet Kunde under fanen Kunde Utvalg kan du lime inn navnet på kunden. Lim inn kontaktpersonen som skal motta brevet i Kontakt feltet. 3. I feltet Overskrift skriver du inn overskriften som skal være på kundebrevet og en hilsen i feltet Hilsen for eksempel, med vennlig hilsen. 4. Kundebrevene kan ha ulike utseender og design som tillater deg å sende standard format brev eller et spesiell design for en kampanje. For å bestemme hvilket utseende kan du lime inn formen i feltet Dokument under fanen Tittel. 5. Nå kan du skrive inn teksten i Tekst feltet under fanen Tekst. 6. Når brevet er skrevet ferdig krysser du OK på sjekkboksen og Lagre posten. Merk deg følgende: Kundebrev kan benyttes i DM kampanjer og i massebrev. I stedet for å lime inn en og en kunde i Kundefeltet, kan du gå til fanen Kat/Klass. Utvalg. Her vil du finne flere måter å segmentere. Du kan velge etter Kategori, Kunde Klassifikasjon, Kontaktklasse og Stilling. Ved å bruke Lim Inn funksjonen i ett eller flere av disse feltene kan du bestemme hvem som skal motta brevet. Kategorien eller Klassifikasjonen blir bestemt på kundekortene det samme gjør Kontaktklassen og Stilling. Kundebrev kan også sendes som e-post. For å sende en e-post eller massebrev pr e-post følger du steg 1-6 ovenfor slik som man gjør ved 38

39 Tilbud ordinære brev. I stedet for å skrive ut brevet klikker di på Prosesser menyen og velger Send E-post. Når du sender ut post til en gruppe kan du sjekke mottakerne før brevet blir utskrevet eller sendt. Fra Prosesser menyen klikker du på Brevliste. En rapport kommer frem som viser en liste over alle kundene eller kontaktene som vil motta brevet/e-posten. Om det er noen kontakter eller kunder som mangler kan du gå tilbake til Kunde/Kontakt kortet å legge til Kategorien eller Klassifikasjonene. Tilbud er et nyttig register i FirstOffice Professional som du kan bruke til å føre potensielle aktiviteter. Du kan kjøre en rapport på utsendte tilbud, for så å følge opp dine tilbud for å øke dine inntekter. For å lage et nytt tilbud gjør du følgende: 1. Gå til Ordre og CRM modulen 2. Velg Registeret Tilbud ved å klikke på ikonet 3. Klikk på Ny Post (Ctrl + N eller Eple + N) 4. Lim inn kunden i Kunde feltet (Ctrl + Enter/ Eple + Enter). Dersom kunden ikke eksisterer, klikker du på Ny Post og legg inn kundens detaljer. Dersom de allerede ligger i databasen din henter du den frem. 5. Lim inn artikkelen i Artikkel feltet. Dersom artikkelen ikke eksisterer, velger du Ny Post og legger inn artikkelens detaljer. Dersom den ligger inne henter du den frem fra listen. 6. Legg inn antall på hvor mange av artikkelen du skal gi tilbud på, du setter inn antallet i kolonnen som heter Antall. Evt. å endre øvrige detaljer om artikkelen som er unike om det lar seg være beskrivelse, stk pris eller rabatt. 7. Legg til flere artikler, gjenta steg Du kan legge inn fritekst i Beskrivelses linjen. 39

40 For å skrive ut tilbudet, må du Lagre det og klikk på Skriver ikonet (som er i toppen av vinduet). Det er ikke mulighet å skrive ut noen dokumenter i demoversjonen. Merk deg følgende: Dersom du vil se status på lagerførte artikler, uthever du artikkelen i matrisen og velg Artikkel Stats fra Prosesser menyen. Nå vil det vises antallet som er lagerført, salgsordrer og antall som kan sendes ut på nåværende tidspunkt. DATABASE TEKST BACKUP Etter hver arbeidsdag med FirstOffice anbefaler vi at man gjør en backup. Vi anbefaler også at man lagrer backupen på et trygt sted for eksempel en CD eller en minnebrikke. Dette kan virke unødvendig men likevel en god investering tenk om noe skulle hende med datamaskinen din, brann, tyveri eller krasj. Å gjøre backup med FirstOffice er både raskt og enkelt. Informasjonen blir lagret i en tekst fil (kryptert), og den tar heller ikke stor plass. Backup Prosedyre 1. Klikk på Backup ikonet på Hovedkontrollen. 2. Et vindu åpner seg; Utvalg Tekstbackup. Gi backupen filnavnet med dagens dato (f.eks TB txt) datoen hjelper deg å huske når du tok backup. Nå vil du bli spurt om hvor du ønsker å plassere backupen. 40