Referat fra ordinær generalforsamling 12. april 2013

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling 12. april Godkjenning av innkalling og dagsorden. 7.1 ble benyttet til å nekte medlemmer av Online sitt Hovedstyre adgang til Generalforsamlingen. I ettertid har medlemmer av Hovedstyret kommentert at dette ikke var hyggelig gjort. Det gikk fint. Innkallingen og dagsorden ble godkjent ved akklamasjon kl Godkjenning av ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskriver Ordstyrer: Aurora Klæboe Berg, Referent: Odd M. Trondrud Tellekorps: Tor Christian Meling, Emil Moltu Staurset, Ellen Wiig Andresen Protokollunderskriver: Ørjan Bøe Thygesen, Emilie Engen, Odd M. Trondrud, Aurora Klæboe Berg. Dette ble godkjent ved akklamasjon cirka klokken Innslag fra ITR Det klappes Gjennomgang av regnskap, strategidokument og årsberetning for 2012 Årsberetningen er noe Hovedstyret har laget. Den ligger ikke på abakus.no fordi dokumentet var for stort. Det er en beretning av Abakus virke det siste året; Abakus økonomiske aktivitet fra 1. januar 2012 til 31. desember 2012 og Hovedstyrets aktivitet fra 1. mai 2012 til 1. mai 2013 (dette er i framtiden). Hovedstyret er pliktet til å redegjøre for generalforsamlingen hva de har gjort siden forrige generalforsamling. Arrkom får lov til å begynne med sin beretning. Arrkom Tidligere økonomiansvarlig er ikke tilstede så avtroppende nestleder i Hovedstyret redegjør for Arrkom sin økonomi. Den ble forresten ikke godkjent på grunn av ``generelt mye rot og vanskelig å forstå hva som var tenkt i regnskapet. Avtroppende nestleder i Hovedstyret beklager at Arrkom sitt regnskap ikke har blitt godkjent. Det blir arrangert arbeidskvelder hver måned i et forsøk på å rette på dette.

2 ``Vi [HS] håper at genfors godkjenner regnskapet i sin helhet med unntak av arrkom sitt fordi det er jo ikke blitt godkjent. Informasjon vil bli ettersendt når arrkom sitt regnskap er godkjent. Det åpnes for spørsmål 16.46; ingen har noen spørsmål. Resultat: N/A. Forslaget blir godkjent ved akklamasjon kl backup Nåværende leder av backup viser frem økonomi, da deres økonomiansvarlig ikke hadde anledning til å delta. ``Oversikten over minibaren blir bedre ved neste års generalforsamling. Lover. Resultat: -41, kr Godkjent ved akklamasjon Bedkom: Har arrangert 41 bedpresser det siste året, som er bra fordi det er hovedoppgaven deres. Nye måter å arrangere bedex på undersøkes. Karrieresidene på abakus.no er en greie de samarbeider med webkom om. Resultat: -14, kr Regnskap og årsberetning godkjent ved akklamasjon kl fagkom: ``Jeg heter Aleks. - avtroppende leder av fagkom Resultat: -15, kr Årsberetning og regnskap godkjent ved akklamasjon kl Interkom: Hva står interkom for? ``Interkom står ikke for noe, det var et passende ord når vi skulle finne på et navn på et samarbeid mellom komiteer. Det var visst noe Stian Tokheim fant på. Resultat: 817, kr Regnskapet ble godkjent ved akklamasjon kl LaBamba: ``Fortsatt en av de største kjellerene på moholt ``Hallais. For de som ikke kjenner meg så er jeg Vikas og har vært økonomiansvarlig for LaBamba i Resultat: -9, kr ``Har dere hatt noe kontakt med dragvoll angående samarbeidet? Det har blitt opprettet en ordning der Dragvoll har tre muligheter for å bruke kjellerne på Moholt. Den første er et rent leieforhold, hvor man leier en av de mange kjellerne på Moholt, det andre er en samarbeidsavtale mellom to linjeforeninger, men en linjeforening står fortsatt for alt det økonomiske og administrative. Det tredje er et rent partnerskap, hvor alle delene av kjelleren er delt, og alt av økonomi osv. blir delt.

3 Årsberetning og regnskap godkjent ved akklamasjon kl PR: ``PR-komiteen er Abakus ansikt utad. ``Ny genser, som er fin og koster 365kr. Bare send mail til PR så ordner vi det. Har laget nye daljer. ``I årsberetningen står det at vi er ferdige med å lage en film. Vi er ferdige med å filme... nesten. Men vi har laget en trailer som dere får se på eventuelt punktet. ``Vi ønsker å finne ut av hva andre kan bruke oss til. ``Beklager for at jeg babler litt. Nå er det tid for økonomi. Logoendringen førte til overskredelse av budsjettet. Resultat: -66, kr Godkjent ved akklamasjon en gang mellom kl og readme: ``En utgave med to forskjellige forsider. Dette har aldri skjedd før. Den ene har pupper på forsiden. Statuttene er blitt revidert. ``Fikk dere lov til å lage to forsider? ``Nei det gjorde vi ikke. Jeg sa til komiteen min at vi ikke fikk lov. Men jeg trykket opp 50 eksemplarer likevel. - avtroppende Redaktør. ``Hvorfor ville ikke HS godkjenne forsiden? ``Fordi saken forsiden var knyttet opp mot var at abakus hadde fornyet HSP-avtalen med Bekk og HS følte at det ikke tok seg ut å ha pupper på forsiden i en slik sammenheng. Resultat: -41, kr Godkjent ved akklamasjon webkom: ``Årepåmeldingen gikk fint; som en drøm. Fjernet en del greier. Blant annet sms-tjenesten. ``Det jobbes med et nytt API til abakus.no i håp om at det en dag kan lages en app. Vi vil si at vi har blitt bedre til å svare på mail. En person inntar salen. Det er 104 registrerte tilstedeværende. Det er et avvik i resultatet i forhold til budsjett fordi pizzagjeld til HS for 2011 ble betalt i 2012 Resultat: -59, kr Regnskap og årsberetning godkjent ved akklamasjon en gang mellom og Hovedstyret:

4 ``Vi ville føre Abakus i en innovativ retning. - Ørjan Resultat (HS): 94, kr Resultat (totalt): 664, kr (NB! uten Arrkom) Regnskap og årsberetning godkjent ved akklamasjon kl Det vedtas å ta en pause for kaffe og kake. 5. Statuttendringer Pausen avsluttes klokken a. Endring av 3.1. Endring av foreningens logo Godkjent i sin helhet ved akklamasjon kl Foreningens logo bestemmes av generalforsamlingen, enhver endring av logoen skal derfor godkjennes av generalforsamlingen ved kvalifisert ⅔ flertall 1.b Endring av kontigent Det er et ønske fra generalforsamlingen å fjerne den siste setningen. Endringen av den foreslåtte statuttendringen ble godkjent ved akklamasjon. Den siste setningen ble strøket. Hvorfor ikke slippe alle inn, hvis det ikke er noe symbolsk i det? ``Det er ikke lov å automatisk melde inn folk i sin organisasjon uten deres samtykke. Dette kan gjøre ting mye lettere, man kan måle interessere for Abakus ved å sjekke hvor mange som melder seg inn. Kan vi godkjenne at vi ikke har lyst til å diskutere den symbolske verdien ved akklamasjon? Det akklameres. Statuttendringen godkjennes ved akklamasjon klokken Alle nåværende studenter ved linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU, har adgang til å bli medlemmer av foreningen. Hovedstyret har ansvar for å arrangere innmelding av nye medlemmer. 1.c Forslag til endring av 8.1.4, og 12 - Fjerning av krav om oppslag på foreningens talve. Det er 104 registrerte tilstedeværende. ``Det er ikke veldig logisk å si ``et eksemplar av en pdf på nett. Det er ingen som motsier seg at vi fjerner dette fra statutt 12 og det blir godkjent ved akklamasjon at det fjernes fra endringsforslaget. Det foreslås å legge til ``foreningens før ``nettside i endringsforslaget til Dette blir godkjent ved akklamasjon.

5 Statuttendringene blir godkjent i sin helhet ved akklamasjon kl slik den ble godkjent Saksliste og sakspapirer skal være tilgjengelig for foreningens medlemmer en 1 uke før annonsert generalforsamling. Dette innebærer publisering på foreningens nettside slik den ble godkjent Enhver generalforsamling bekjentgjøres minst en 1 måned i forveien, med nyhet på foreningens nettside. Det skal også promoteres for generalforsamlingen slik den ble godkjent Statuttene skal til enhver tid være tilgjengelig for alle medlemmer på foreningens nettsider. Foreningens statutter ble vedtatt på ekstraordinær generalforsamling 29. januar 1980, og har blitt endret ved generalforsamlinger siden. 1.d Endring av Endring av tidspunkt for ordinær generalforsamling En person dukket opp klokken 18.31, det er nå 105 registrerte tilstedeværende. Godkjent ved akklamasjon klokken slik den ble godkjent Ordinær generalforsamling skal finne sted i første uka av mars, men kan flyttes opp til to -2- uker hvis Hovedstyret ser dette som hensiktsmessig. 1.e Opprettelse av Benking av kandidater til verv i Hovedstyret Stemmeberetning er alle medlemmer? Det vil si alle de som er tilstede på generalforsamlingen. Er dette til første avstemningen? Det vil være til den første avstemingen det gjelder. Avstemning menes til første avstemning runde. Stemmeberetning er tvetydig, og bør endres. ``For min del virker den relativt vanntett om ikke jeg bommer. Kan være to forskjellige ting. Ørjan skjønte det når han ble gjort oppmerksom på at stemmeberettiget ikke brukes på samme måte et annet sted i statuttene.

6 Poenget med statutten er å senke terskelen for å stille. ``Kan en person benke seg selv? ``Ja man kan benke hvem som helst som er tilstede. Det er, klokken tilstedeværende. 106 tilstedeværende. Godkjennes ved akklamasjon slik den ble godkjent Tilstedeværende stemmeberettigede kan benke kandidater til stillinger som skal velges på generalforsamlingen fra og med generalforsamlingen er satt, til avstemning holdes for den aktuelle stillingen. 1.f Endring av Offentliggjøring av møtereferater : 105 tilstedeværende : 106 tilstedeværende tilstedværende tilstedværende tilstedeværende tilstedeværende Har generalforsamlingen noen spørsmål om forslaget? ``Er det noe som hindrer hovedstyret å legge ut tomme referater? ``Ja fordi et referat må inneholde informasjon om det som har skjedd. Møtereferatene er ikke mulig å google tilstedeværende tilstedeværende tilstedeværende ``Burde vil ikke spesifisere om info kan utelates? ``HS kan utelate informasjon om de finner det hensiktsmessig. foreslås å legges inn.

7 18.59: 108 tilstedeværende. Statutten endres på. Statuttendringen godkjennes med sine endringer klokken slik den ble godkjent Hovedstyret skal føre fullstendige referater fra alle sine styremøter. Disse skal fremlegges på foreningens nettside senest en uke etter møtet. Hovedstyret kan utelate informasjon fra referatene dersom de finner det hensiktsmessig. 1.g. Endring av 9. - Organisasjon og verv tilstedeværende tilstedeværende tilstedeværende tilstedeværende Det står at Abakus består av komiteene, men hva med resten av medlemmene? Abakus består av flere medlemmer enn de som er i komiteene. Forslaget om å legge til ``øvrige medlemmer får støtte. Er det greit for generalforsamlingen at Ørjan skriver det som ble forslått? Det klappes klokken Endringen som er gjort er å legge til øvrige medlemmer. Endringen ble godkjent i sin helhet (med medfølgende endringer) klokken slik den ble godkjent Hovedstyret skal føre fullstendige referater fra alle sine styremøter. Disse skal fremlegges på foreningens nettside senest en uke etter møtet. Hovedstyret kan utelate informasjon fra referatene dersom de finner det hensiktsmessig. 1.h. Opprettelse av punkt i strategidokumentet - Erfaringsoverføring i Hovedstyret

8 tilstedeværende. Hva skal man gjøre dersom det er ingen som vil? Man kan ikke pålegge noen verv. Ved å legge dette inn på i strategidokumentet gjøres HS bevisst på det. Har dette vært et problem det siste 10 årene? Odd misbrukte saksopplysning og spurte om vi hadde hatt et strategidokument de siste ti årene. Hovedstyret er ikke endelig pliktet til det tilstedeværende tilstedeværende tilstedeværende Det foreslås å endre ordlyden til at oppfordringen går på å stille til det nye HS, ikke til å bli valgt. Det må ikke være et hovedstyremedlem fra i fjor. Det finnes flere måter å ivare ta erfaring på. Og dette er kanskje ikke en nødvendighet. Mener general forsamlingen at intensjonen er god? Det er tegnet strek. Det kreves 50 % for å endre stategidokumentet. Forslaget er underkjent klokken HS kan ikke gjøre om på vedtak angående strategidokumentet fattet av generalforsamlingen ( 11.4). Vi er nå i generalforsamlingen til Abakus Fond. Generalforsamling i generalforsamling tilstedeværende Er det noen grunn til at begge ikke skal være tidligere hovedstyremedlem? Fordi dette kan være vanskelig å finne tilstedeværende Abakus medlem 1 og 2 kan ikke begge være hovedstyre medlem Det burde stå og, og ikke eller, dette vil gi en bedre sammensetning tilstedeværende Lage en liste om hva de forksjellige kan være? Dette går ikke. De to siste setningene bør omskrives. Skal det være to abakus medlemmer som ikke har vært i HS og ikke er æresmedlem.

9 tilstedeværende tilstedeværende. Pizzaen hentes. Det stemmes om hvorvidt det skal stå og eller eller Avstemning, skal det stå ``og? For: 67 Mot: 17 Avholdende: 14 Totalt: 96. Dette stemmer ikke med antall tilstedeværende. Det ble kluss og vi må telle antall tilstedeværende før ny avstemning avholdes. Alle skal være tilstede nå, så 107? Jeg tror det skal være 107 her totalt. Det er 107 tilstedeværende. Avstemning, for statutten slik den er (altså at det skal stå ``eller ). Mot vil si ``og. Avholdende er at man ikke bryr seg. For (``eller ): 31 Mot (``og ): 53 Avholdende: 22 Totalt: 106 Og så stemmer vi på nytt For (``eller ): 28 Mot (``og ): 58 Avholdende: 20 Totalt: 106 Vi teller alle sammen på nytt og da får vi 107. Generalforsamlingen vedtok å godkjenne den siste opptellingen. Ordlyden endres til ``og. De to siste linjene slås sammen. Det er 104 tilstedeværende. Det gjøres noen flere endringer. Godkjente ved akklamasjon klokken Slik den ble godkjent Fondets styre består av æresmedlem 1, æresmedlem 2, en tidligere økonomiansvarlig fra Hovedstyret, et tidligere medlem av Hovedstyret, abakusmedlem 1 og abakusmedlem 2. Abakusmedlem 1 og 2 skal være medlemmer som verken innehar tittelen æresmedlem eller har vært et tidligere Hovedstyremedlem. Det fremmes forslag om å spise pizza.

10 Det er 103 tilstedeværende -- vi tar opptelling etter pausen. Etter pausen (klokken 20.39) er det 101 tilstedeværende. 2.b. Endring av og opprettelse av Benking av kandidater til verv i Abakus fonds styre. Tilsvarende endring om tilføyelsen av ``tilstedeværelse i endringsforslaget. Klokken er det 102 tilstedeværende. Endringsforslaget godkjennes ved akklamasjon slik den ble godkjent Fondets styre skal velges på generalforsamling. Søknad fra interesserte kandidater leveres hovedstyret to -2- uker før generalforsamlingen Slik den ble godkjent Tilstedeværende stemmeberettigede kan benke kandidater til stillinger som skal velges på generalforsamlingen fra og med generalforsamlingen er satt, til avstemning holdes for den aktuelle stillingen. 2.c. Opprettelse av Fondstyrets myndighet til å endre statutter. Godkjent ved akklamasjon kl slik den ble godkjent Fondets styre har til enhver tid myndighet til å endre oppsett, utforming og formuleringer samt rette skrivefeil i Abakus sine fondsstatutter så fremt disse ikke endrer innholdet og betydningen i de aktuelle statuttene. Eventuelle endringsforslag må offentliggjøres 1. februar eller 1. september. 6. Valg av fondstyre Skal det være åpent eller lukket utspørring? ``Generalforsamlingen kan jo bestemme at kandidatene skal få bestemme. Det foreslås at vi stemmer over fire ting: 1. Fullstendig lukket utspørring: Appellen er lukket, utspørringen er åpen: 22

11 3. Fullstendig åpent utspørring: 4 4. Avholdende: 5 Og med det bestemte Generalforsamlingen at det skal være fullstendig lukket utspørring. 6.a. Kandidater til æresmedlemstillingene ``Jeg begynner å lese søknadsteksten. -- Ørjan B. Thygesen, tekstoppleser det skal være 102 personer tilstede i rommet. Det ble registrert flere stemmer enn tilstedeværende, så vi tar en opptelling og så ny avstemning. Etter to runder med avstemning ble Snorre Gylterud akklamert inn som Æresmedlem 1 til Abakus fonds styre. Brage vs Anders til Æresmedlem 2 har 101 mulige stemmer : Det er 100 registrerte stemmeberettigede. Det mangler en stemme men vi spør om Generalforsamlingen synes det er greit fordi det vil ikke ha noe å si. Det blir godkjent ved akklamasjon og æresmedlem 2 er altså Anders Nordbø. 6.b. Kandidater til tidligere økonomiansvarlig i Hovedstyret Marte Berg Innset akklameres inn i fondstyret i stillingen tidligere økonomiansvarlig klokken c. Kandidater til tidligere Hovedstyremedlem Ole Rønning har trukket sin kandidatur. Håkon Erichsen og Ørjan B. Thygesen er kandidater. Håkon Erichsen trakk sin kandidatur da han selv mener han er et pragmatisk menneske. Ørjan B. Thygesen akklameres inn i fondstyret i stillingen som tidligere Hovedstyremedlem klokken d. Kandidater til abakusmedlem 1 Kandidatene er Endre Elvestad og Sutharsan Jeyaseelan. Håkon Åmdal melder seg til å få klokker på hodet for å ikke høre appellen til Endre og Sutharsan. Endre Elvestad har ikke noe tidligere verv i Abakus, men mange andre verv som er veldig relevate. Det skal være 100 stemmer. Endre Elvestad ble valgt inn som Abakusmedlem 1 kl

12 6.e. Kandidater til abakusmedlem 2 Det skal være 100 stemmer. Håkon Åmdal ble valgt inn som Abakusmedlem 2 kl Valg av Abakusleder Kandidater: Aleksander Gisvold, Emilie Engen, Astri Marie Ravnaas. Avstemning klokken personer tilstede. Det ble talt 97 stemmer. Astri Marie Ravnaas ønskes velkommen som ny leder av Abakus. ``Tusen hjertelig takk! - Astri Marie Ravnaas 8. Valg av nestleder i Hovedstyret Kandidater: Ann-Helen Brembo, Kristine Steine, Nicolai Eeg-Larsen Ingen nestleder ble valgt i første runde. Det stemmes på nytt over Nicolai og Kristine kl : 85 tilstedeværende : Nicolai Eeg-Larsen blir utnevt som ny nestleder i Abakus, den første uten økonomiansvar. ``Tusen, tusen takk. Det er alt jeg har å si. - Nicolai : 84 tilstedeværende. 9. Valg av økonomiansvarlig i Hovedstyret Kandidater: Ann-Helen Brembo og Kristine Steine Ann-Helen Brembo ble valgt til ny økonomisk ansvarlig i Abakus klokken Godkjenning av det nye Hovedstyret Det nye Hovedstyret godkjennes i sin helhet ved akklamasjon klokken Astri Marie Ravnaas: Leder Nicolai Eeg-Larsen: Nestleder Ann-Helen Brembo: Økonomisk Ansvarlig Marit Brendbekken Rudlang: readme Sindre Berge: Bedkom Martin Ervik: LaBamba Morten Jansrud: Arrkom Martin Hallén: Fagkom Lisa Kleppe Ottesen: PR Juul Arthur Ribe Rudihagen: Webkom

13 11. Eventuelt ipad mini i premie på spørreundersøkelsen. det er fortsatt mulig å nominere mennesker til backup fram til midnatt på lørdag. Kontorgruppen består fortsatt av to stykker. Det hadde vært hyggelig hvis flere ville være med. Send en mail til HS hvis du vil være med. Det er valg til NTNU-styret neste uke. Stem på styrevalg.no. Daljeoverrekkelsen til de nye komitemedlemmene gjøres meget uformelt etterpå. Vin til #89 og # Utnevnelse av æresmedlemmer HS utnevner Håkon Erichsen som æresmedlem. ``Ja hva skal man si til det. Jeg får søke fondstyret til neste år da. Nei tusen takk. Jeg hadde ikke helt forventet det men det er utrolig hyggelig. - Håkon Erichsen. HS utnevner til Marte Berg Innset som æresmedlem. ``Tusen, tusen takk. Det hadde jeg virkelig ikke forventet, men ja, takk. Jeg har ikke så mye mer å si enn det. Jeg ble veldig overrasket. - Marte Berg Innset. 12. Evaluering av generalforsamling ``Alle inkludert meg selv sitter på mobilen i løpet av generalforsamlingen. Det kan være en idé å være slackere på dette slik at folk kanskje ser jevnt i løpet av hele genfors istedenfor masse på slutten. Med så lange generalforsamlinger blir det vanskelig å holde konsentrasjonen oppe. Statuttendringene kunne kanskje vært løst fortere hvis vi hadde gjort som på ekstraordinær genfors og tatt pauser. Det var litt rot med tellingen i dag. Avsluttet kl Protokollunderskrivere: Odd Magnud Trondrud Referent Aurora Klæboe Berg Ordstyrer Emilie Engen Nestleder, Abakus Ørjan Bøe Thygesen Leder, Abakus

14