REFERAT FRA ABAKUS GENERALFORSAMLING 16. APRIL 2010

Transkript

1 REFERAT FRA ABAKUS GENERALFORSAMLING 16. APRIL oppmøtte ved starten av møtet. 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Hovedstyret foreslår en endring i forhold til møteplanen: Foreslår å stryke punkt nummer 4, da det ikke har vært relevant før. Godkjent ved akklamasjon. Innkalling og dagsorden med endringer godkjent ved akklamasjon. Stemmer ved fullmakt godkjent ved akklamasjon. Det blir informert om at vinneren av leder- og nestledervalg må vinne ved simpelt flertall: Simpelt strykes. Godkjent ved akklamasjon. 2. Godkjenning av ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskrivere Ordstyrer: Referent: Tellekorps: Protokollunderskrivere: Brage Strand Jean Niklas L orange Stian Tokheim, Njål Falch, Anders Nordbø Brage Strand, Stian Tokheim, Jean Niklas L orange Godkjent ved akklamasjon. 3. Gjennomgang av årsberetning og regnskap Hovedstyret Helgesamling. Generalforsamling 17. mai tog. Ny hovedsamarbeidsavtale Avtale med itdagene 4.klasse-opptak IO Julebord Julegrøt Budsjettkveld Generelt Representasjon Side 1

2 Confluence Operasjon Antabus: Jobbet med å holde arrangementer i regi av Abakus alkoholfrie. Inkluderingstiltak Resultat: ,86 kr Underskuddet skyldes moms betalt av Bedkom Har egentlig gått i null. Overførte 1000 kr ekstra til hver av komiteene som har sosiale utgifter på gamle medlemmer som er aktive første delen av høstsemesteret. Abakus har tidligere brukt momsreglene feil, og mange komiteer har derfor fått en uventet stor utgift på sosialpengeposten. Regnskap godkjent ved akklamasjon. Arrkom Åre Skidag X-fest Ølsmaking onlan Vaarblot Eksamensfester Fadderperiode Listingløp Immatrikuleringsball Nettgame-kurs m/ Jakob Løvstad Gokart Pokerturnering Bartenderkurs Paintballturnering Nykommer: AbaLAN & GameNight. Arrangementet vil bli arrangert videre. Eksamensfester Resultat: ,84 kr (Regnet over alt, gikk egentlig 250,- i pluss) Gikk i underskudd med bussene til Åre. Dette fordi man trodde at man hadde dette på en egen post. Gikk 3000,- i pluss på immballet. Fikk ,- av HS til å kjøpe t-skjorter, men dette betalte HS selv. Regnskapet ikke godkjent. backup Fadderopplegg for 4. klasse Oppussing av Confluence Oppussing av kontoret Side 2

3 KickStart AbaTV Helgesamling Abakus Idol Oppstart og oppfølging av Ababand Bankbytte/Regnskapssystem Kortsystem LaBamba Kartlegging Listingløp 2^5-jubileum Resultat: 0 kr Godkjent ved akklamasjon Bedkom P2P, 20 bedpresser på vår, 25 på høst, Bedex. Bedex: Fylte opp alle de 60 plassene. Tok en ekstra bedrift, og hadde da råd til å fly ned. Resultat: ,91 kr. Har ikke fakturert bedrifter for Graffi, da disse var sene ,- lavere enn budsjett, hovedsakelig fordi man har gjort BedEx bedre. Graffi fakturerte for buss. Tok derfor. Ikke betydelig utslag. Sparing på sparekonto, overføres til HS. Vil beholde litt av overskuddet som økning av buffer. Notat: Ønskes bedre visning av hva Abakus virkelig tjente. Stian Tokheim sier at dette blir ordnet til Regnskapet og spareplan godkjent ved akklamasjon. Fagkom Eksamenskurs, div. andre kurs og seminar. Har hatt økning i antall kurs på tross av innføring av administrasjonsgebyr. Prøver å få flere jenter til å gå på kurs. Mange kurs med BEKK, veldig interessert i å holde kurs med oss. Bra tilbakemeldinger, bra oppmøte. DLD-debatt utsettes til høsten. Balanse: ,37 kr Resultat: ,02 kr. Har ikke rukket å holde alle kurs som ønsket, derfor er det litt mer penger igjen. Side 3

4 Regnskapet godkjent ved akklamasjon. LaBamba: Tre langåpent på høsten: O Store, Fordommsfest, X-Russefest Komitéludøl Full før barne-tv Quiz Rave Ingen russefest neste år. Samfundet vurderer russefest neste år, LaBamba vil ikke stå som arrangør av russefest. Oppmøte: Litt opp og litt ned. Balanse i null. Resultat: ,22 kr Mye sprit står igjen. Prøvde å jobbe med svinn, men det er vanskelig å få fikset en deal på det Regnskapet godkjent ved akklamasjon. readme Seks utgaver, derav en jubileumsutgave. MFUF og en utgave sendt til nye studenter. Balanse i null Resultat: ,07 kr Fikk ikke sendt ut alle fakturaene før årsskiftet, derfor negativt resultat. Regnskapet godkjent ved akklamasjon. Webkom Begynt på en ny abakus.no. Jobbet med bedriftsdatabasen og bedriftskjemaer på gamle abakus.no Kjøpt ny server. Hovedsakelig planlagt nye abakus.no i løpet av 2009, vil jobbe med å lage nye abakus.no i Balanse i null Resultat på 4,67 kr Godkjent ved akklamasjon. Side 4

5 Liten pause (5 min) Etter pausen ble økonomien til Arrkom gjenopptatt, og regnskapet ble godkjent av hovedstyret og en ekstern revisor. 5. Informasjon om samarbeid mellom Fagkom og Bedkom Samarbeidet har blitt kalt for Interkom: Prisstruktur for høstsemesteret: Bedpres + kurs: 20,000,- Bedpress: ,- Kurs: ,- Prisstruktur for vårsemester: Bedpres + kurs: ,- Bedpres: ,- Kurs: ,- Under debatt rundt prisstrukturen går det en person. Grunnen til prisforandringen er fordi kurs er et mer interessant alternativ enn bedpres med dagens priser. Det er planlagt et møte i måneden. Man ønsker å se utad som Abakus, og ikke som fagkom/bedkom. 6. Statuttendringer i) 1. Foreningens navn Foreningens navn er ABAKUS 1. Foreningens navn Foreningens navn er Abakus. I de fleste sammenhenger blir Abakus brukt som navn på linjeforeningen, og mange er ikke en gang klar over det egentlig skrives ABAKUS. Tilstedeværende blir informert om kravene for at statuttendringene trer i kraft: At to tredeler må stemme for for at forslaget blir trådt i kraft. Det er 63 personer tilstedeværende og ni fullmakter, til sammen blir det 72 stemmer. Forslaget om endring fikk 70 stemmer for, og 2 stemmer mot. Forslaget blir altså vedtatt. ii) 2. Foreningens formål Foreningens formål er å gi studentene ved Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk, linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi veiledning i Side 5

6 studiesituasjonen, arrangere kurs som utfyller fagtilbudet ved NTNU, fremme kontakten med næringslivet og bidra med sosiale aktiviteter. 2. Foreningens formål Foreningens formål er å gi studenter ved linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU veiledning i studiesituasjonen, arrangere kurs som utfyller fagtilbudet ved NTNU, fremme kontakten med næringslivet og bidra med sosiale aktiviteter. Reformulerte paragrafen og tilhørende paragrafer slik at det kommer klart frem at Abakus er linjeforeningen for studenter ved linjene datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU. Alle paragrafene hvor lignende skrivemåte blir brukt, vil også få denne endringen. Forslaget om endring fikk 71 stemmer for, og en stemme mot. Forslaget blir altså vedtatt. iii) 4.1. Alle faste studenter Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk, linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi som har gjennomføret opptaksprøve, har adgang til å bli medlemmer av foreningen Alle faste studenter ved linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU, har adgang til å bli medlemmer av foreningen. De som har betalt kontingent er medlemmer. Medlemmer som har deltatt på Listingløpet betegnes som formaterte, andre medlemmer som uformaterte Formaterte og uformaterte medlemmer har samme rettigheter. Det er hovedstyrets vurdering at Abakus vil være tjent med å ha alle studentene ved Datateknikk og Kommunikasjonsteknologi som medlemmer. De som ikke ønsker eller ikke har anledning til å delta på listingløpet har lett for å falle utenfor. Hovedstyret registrerer også at deltagelsen på de ekstraordinære opptaket har vært dårlig, til tross for at anslagsvis 25 % av årets førsteklassinger ikke er medlemmer. Listingløpet bør uansett være et arrangement som er godt nok til å dra deltakere uten medlemskap som insentiv. Det er vår vurdering at listingløpet er godt nok slik det er. Forslaget om endring fikk 7 stemmer MOT, og 63 stemmer for. 2 stemmer blankt. Forslaget blir altså vedtatt. iv) Fjerne paragraf 4.2 Side 6

7 4.2. Alle ansatte ved de tilknyttede institutter og RUNIT har adgang til å bli medlemmer av foreningen. Etter det vi har kjennskap til har ikke dette vært aktuelt de siste årene. Vi ser heller ikke hvorfor dette skulle være aktuelt. Forslaget blir enstemmig vedtatt. v) 7 Foreningens arrangementer [...] Bedriftskomiteen arrangerer presentasjoner for alle studenter på data/komtek. 7 Foreningens arrangementer [...] Bedriftskomiteen og fagkomiteen arrangerer presentasjoner for alle studenter på datateknikk og kommunikasjonsteknologi. Kurs bør være åpent for alle Data-/KomTek-studenter Vedtaket får en blank stemme, resten stemmer for. vi) Ordinær generalforsamling skal finne sted i første uka av april, men kan flyttes opp til to -2- uker hvis Hovedstyret ser dette som hensiktsmessig. Ekstraordinær generalforsamling skal innkalles når Hovedstyret eller minst ti -10- av medlemmene krever det. Enhver generalforsamling bekjentgjøres minst en -1- måned i forveien, med oppslag på både foreningens oppslagstavle og nettside. Det skal også blæstes for generalforsamlingen. En beslutningsdyktig generalforsamling defineres ved et fremmøte på minimum tretti -30- medlemmer Minst seks -6- fra Hovedstyret plikter å møte på generalforsamlingen. Samt minst to -2- medlemmer som ikke sitter i Hovedstyret fra hver komite Ordinær generalforsamling skal finne sted i første uka av april, men kan flyttes opp til to -2- uker hvis Hovedstyret ser dette som hensiktsmessig. Ekstraordinær generalforsamling skal innkalles når Hovedstyret eller minst ti -10- av medlemmene krever det. Side 7

8 Enhver generalforsamling bekjentgjøres minst en -1- måned i forveien, med oppslag på både foreningens oppslagstavle og nettside. Det skal også blæstes for generalforsamlingen En beslutningsdyktig generalforsamling defineres ved et fremmøte på minimum tretti -30- medlemmer. Dersom ikke annet er nevnt, avgjøres en avstemning av generalforsamlingen ved minst 50 % av de oppmøttes stemmer Minst seks -6- fra Hovedstyret plikter å møte på generalforsamlingen. Samt minst to -2- medlemmer som ikke sitter i Hovedstyret fra hver komité. Det står ingenting i statuttene om hvordan man bekrefter forslag der ikke annet er nevnt, f.eks ved opprettelse/nedleggelse av komiteer. Vedtaket får en blank stemme, resten er for. vii) Foreningens hovedstyre består av leder, nestleder med ansvar for økonomi og lederne for komiteene. [...] Foreningens hovedstyre består av leder, nestleder med ansvar for økonomi og lederne for komiteene Arrkom, Bedkom, Fagkom, readme og Webkom. [...] Presisering i forhold til at ikke alle komitéledere har plass i Hovedstyret (backup). Propaganda blir med i HS om Propaganda blir godkjent som ny komité. Forslaget blir enstemmig vedtatt. viii) Fjerne og forandre Bare generalforsamlingen kan opprette og nedlegge komiteer. Forslag om dette skal være være Hovedstyret i hende minst to -2- uker før annonsert generalforsamling. Forslag skal inneholde en begrunnelse for opprettelsen/nedleggelsen. Dersom en komité skal opprettes skal forslaget også inneholde en beskrivelse av komiteens tenkte virke Bare generalforsamlingen kan opprette og nedlegge komiteer. Forslag om dette skal være offentliggjort senest én -1- uke før generalforsamlingen finner sted. Forslag skal inneholde en Side 8

9 begrunnelse for opprettelsen/nedleggelsen. Dersom en komité skal opprettes skal forslaget også inneholde en beskrivelse av komiteens tenkte virke. 8.9 Bare generalforsamlingen kan opprette og nedlegge komiteer. Forslag om dette skal være være Hovedstyret i hende minst to -2- uker før annonsert generalforsamling, og Hovedstyret skal offentliggjøre dette senest én -1- uke før generalforsamlingen finner sted. Forslag skal inneholde en begrunnelse for opprettelsen/nedleggelsen. Dersom en komité skal opprettes skal forslaget også inneholde en beskrivelse av komiteens tenkte virke. : 8.9 og sier i praksis (nesten) det samme. Forslaget blir enstemmig vedtatt. ix) 10.1: Abakus skal arrangere: Orientering om linjeforeningen for nye studenter ved Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk, linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved første anledning etter immatrikulering. Opptaksprøver for vordende medlemmer i begynnelsen av høstsemesteret. Ekstraordinære opptaksprøver minst én gang i semesteret. Immatrikuleringsfest i begynnelsen av høstsemesteret. 10.1: Abakus skal arrangere: Orientering om linjeforeningen for nye studenter ved linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU, ved første anledning etter immatrikulering. Listingløpet i begynnelsen av høstsemesteret. Immatrikuleringsfest i begynnelsen av høstsemesteret Jubileum hvert femte år. Om forslag 2 går igjennom vil det ikke lenger være bruk for ekstraordinære opptak. Vi mener også at det skal arrangeres jubileum hvert femte år. To personer går under debatt rundt forslaget. Det blir ikke gitt fullmakt av disse. Det er igjen 70 personer i forsamlingen. Forslaget får en blank stemme, og tre stemmer mot. Resten stemmer for. x) 8.8: Hovedstyret skal legge fram referat fra generalforsamling og styremøter. Referat skal legges fram senest ved påfølgende styremøte og skal publiseres på foreningens hjemmeside. Side 9

10 8.8: Hovedstyret skal legge frem referat fra generalforsamlingen. Referatet skal legges fram senest én -1- uke etter generalforsamlingen, og skal publiseres på foreningens hjemmeside. Hovedstyret skal publisere saker som er under behandling og vedtak som har blitt gjort, minst en gang i måneden. Denne paragrafen har ikke vært aktuell de siste årene. Vi mener det ikke er nødvendig at det skal publiseres referater fra samtlige styremøter, men ser fortsatt viktigheten i at medlemmene har innblikk i hva hovedstyret foretar seg. Med dette forslaget føler vi at det gir større valgfrihet for hovedstyret når det gjelder hvordan og hvor mye de ønsker å dele, noe vi igjen håper og tror fører til at det er noe som faktisk gjennomføres. Det blir flerstemmig vedtatt at en ny formulering av teksten skal legges frem. For å gjøre dette blir det gitt en pause. Pause (10 min) Under pausen går det syv personer. Æresmedlemskap Espen H. Halvorsen blir tildelt æresmedlemskap i Abakus. Fortsettelse statutt Det blir fremmet et nytt forslag til tekst 8.8: 8.8. Hovedstyret skal legge frem referat fra generalforsamlingen. Referatet skal legges fram senest én -1- uke etter generalforsamlingen, og skal publiseres på foreningens hjemmeside. Hovedstyret skal publisere saker som er under behandling og vedtak som har blitt gjort, minst en gang i måneden. Forslaget får 2 blanke stemmer, ingen mot. Resten er for. 7. Forslag av opprettelse av ny komité Det blir presentert et forslag om opprettelse av en ny komité, og hva komitéen vil gjøre. PR blir godkjent som midlertidig navn på komitéen ved akklamasjon. Det blir fremmet et forslag om å opprette PR som komité. Disse har rettigheter til å endre navnet på komitéen innen 2 -to- uker, så lenge hovedstyret godtar dette navnet. Forslaget blir enstemmig vedtatt. Det blir fremmet et forslag om at leder av PR sitter i hovedstyret. Forslaget blir enstemmig vedtatt. Side 10

11 8. Pause med bevertning (20 min) Flere personer har gått i pausen. Etter pausen er det 48 personer til stede, og 12 fullmakter. Jørgen Skovly tar over for Anders Nordbø som tellekorps. 9. Ledervalg Kandidatene holder en presentasjon hver, hvor han eller hun forteller ønsker å bli leder. De to andre kandidatene blir utstyrt med hodetelefoner og hører ikke presentasjonen. Spørsmål fra salen til de tre kandidatene, de hører ikke hverandres spørsmål eller svar. En person går under spørsmålsrunden. Det er da 47 personer til stede. Ordstyrer orienterer om valgreglene. Alle kandidatene holder en kort appell for sitt kandidatur. Etter en presentasjon av kandidatene, en lang utspørring og deretter appell, stemmer vi mellom: Håkon Erichsen Ken Oscar Grønnbeck Snorre Lothar von Gohren Edwin Det er 47 stemmeberettigede i salen og 12 fullmakter. Opptellingen viste at Håkon fikk 49 stemmer, han er dermed Abakus nye leder. 10. Nestledervalg Det er en kandidat som stiller som nestleder, Marte Berg Innset. Kandidaten holder en presentasjon hvorfor hun ønsker å bli nestleder. Spørsmål stilles fra salen til kandidaten. Kandidaten holder en kort appell for sitt kandidatur. Det er 47 stemmeberettigede i salen og 12 fullmakter. Kandidaten blir enstemmig valgt som ny nestleder av Abakus. Side 11

12 11. Godkjenning av nytt styre Leder: Håkon Erichsen Nestleder: Marte Berg Innset Propaganda: Ole Rønning Fagkom: Nikolas Jansen LaBamba: Fredrik Tangerås readme: Jean Niklas L orange Bedkom: Steffen Rendahl Stenersen Arrkom: Herman Schistad Webkom: Thomas Bruu Styret godkjent ved akklamasjon. 12. Script-Lotteri Webkoms script har bestemt at Brage Strand og Øystein Wethe Hanssen vinner en vin. Side 12

13 13. Evaluering av generalforsamling Generalforsamlingen tok alt for lang tid, ta med de viktigste statuttendringene på forhånd. Be neste års hovedstyre være mer ordentlig med økonomistyret. Utheve, med fet skrift, endringene i statuttekstene. Referent: Jean Niklas L orange Stian Tokheim Leder Abakus Brage Strand Protokollunderskriver & ordstyrer Side 13