Referat fra Abakus generalforsamling. 20. april Sted: H3

Transkript

1 Referat fra Abakus generalforsamling 20. april Sted: H3

2 83 oppmøtte ved starten av møtet. 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden. Hovedstyret forslår endring i forhold til møteplanen: Godkjenning av budsjett 2012 strykes fra dagsordenen. Innkalling og dagsorden med endringer godkjent ved akklamasjon. 2. Godkjenning av ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskrivere. Ordstyrer: Referent: Tellekorps: Protokollunderskrivere: Atle Myhrer Tomas Fagerbekk Kjersti Vaktal Marte Berg Innset Heidi Tøndevold Jørund Fagerjord Marte Berg Innset Atle Myhrer Tomas Fagerbekk Tellekrops, protokollunderskrivere, referent og ordstyrer blir godkjent ved akklamasjon. Atle Myhrer informerer om regler angående innlegg og kommentarer. Generalforsamling av 12

3 3. Gjennomgang av årsberetning og regnskap for Fagkom Programmering GK for 1.klasse med BEKK 18 faglige bedriftskurs (11/18: +85% oppmøte) Eksamenskurs i Java, Infosig, Fysikk Kurs for de nye i 1.klasse med BEKK 12 faglige bedriftskurs (10/12: +93% oppmøte) Kurs i Python i samarbeid med Webkom Eksamenskurs i Algdat, Diskmat, itgk Arrangementkostnader mindre enn ventet, pga noen manglende arrangementer før sommeren. Resultatet er derfor et mindre underskudd enn ventet. Resultat: ,96 kr Fagkom sitt regnskap blir godkjent ved akklamasjon. Interkom Interkom har ingen aktiviteter. Solgt noe mindre pakker enn ventet. Resultatet er betydelig mindre enn budsjettert, men dette er hovedsaklig på grunn av utlegg fra foregående år eller innbetalinger som kom etter årsskifte. Reelt overskudd for året ligger veldig nært det budsjetterte. Resultat: ,66 kr Reelt resultat: ,36 kr Interkom sitt regnskap blir godkjent ved akklamasjon. BedKom Arrangert 21 bedriftpresentasjoner høsten 2011 Arrangert 17 bedriftpresentasjoner våren 2012 Videokonferanserom til bruk for intervjuer Interkom trainee Bedre informasjonsformidling til bedrifter på abakus.no Utgiftene er noe mer enn ventet. Resultat ,26 kr Bedkom sitt regnskap blir godkjent ved akklamasjon. Arrkom Tatt over arrangering av julebord, helgesamling, 17. mai-frokost og julegrøt fra Hovedstyret Opprettet stillingen: Pr-ansvarlig Laget arrkom-koranen Mindre underskudd enn budsjettert pga. noen færre arrangementer Resultat: ,31 kr Arrkom sitt regnskap blir godkjent ved akklamasjon. Generalforsamling av 12

4 backup Etablert rammer for interessegrupper Rekordstort oppmøte på fadderopplegget 4. klasse Abakus 35 års-jubileum Drevet med flere prosjekter: Abakus Utland, AbaCash, Abakus Krønike, Alumni, StartIT, JavaZone, Seniornett Innføring av leder-verv Resultat: ,88 kr Spørsmål: Minibaren på kontoret mangler i regnskapet. Svar: Backup innrømmer at dette er et sort hull i regnskapet. Kontantene som innbetales i kassen, brukes til innkjøp. Skal bli bedre til neste år. backup sitt regnskap blir godkjent ved akklamasjon. To nye medlemmer ankommer forsamlingen, det er nå 85 oppmøtte. LaBamba Bursdagsvors for abakusere Full før barne-tv O store Langåpent Kjendisfest 5. klasse-fest Mannedagen LaBambafestivalen Vanlig åpent på fredager To langåpent i fadderperioden samt mye vors, grilling og 4. klassevors Full Før Barne-tv Filmkveld Mye vors under UKA, f.eks. Snoop-vors, Klubb-dupp vors, Guetta-vors Komitéludøl Langåpent: P-fest Vanlig åpent på fredager Spørsmål: Hva skjer ang. inkludering av dragvoll på kjelleren? Svar: Det er opprettet en komité av kjellerfolk, for å inkludere dragvoll, etter møtet i Velferdstinget forrige måned. Spørmål: Kommer det til å gjøre at vi får færre arrangement på Labamba? Svar: Nei tror ikke det, men er godt mulig at vi har arrangement sammen med Dragvoll. Securitas tar en god del av inntektene. Inntekter og varkjøp er større enn budsjettert. Har hatt overskudd(!) på varesalg. Dette er utenom det vanlige. Resultat: -78,24 kr Regnskap godkjent ved akklamasjon. Generalforsamling av 12

5 PR Grafisk profil Komiteikoner Komiteskjorter og arbeidskjorter til LaBamba Magasin for uformaterte Rollup T-skjorter til faddere Mal for diplomoppgave-rapport Ludølfilm og immballfilm Nytt plakatbestillingssystem Stor utgift ift. bestilling av klær, skyldes fakturering av bestilling i 2010 som kom i Har et mindre underskudd enn budsjettert. Resultat: ,68 kr PR sitt regnskap blir godkjent ved akklamasjon. readme Rekordhøyt søkertall Økt sidetall fra 24 til 28 Flere stativer Flere flørter Rekordhøy omsetning Annonser inn i ringerunden Økt annonserom Rimelig store avvik i salgsinntekter fikk flere annonser enn ventet. Trykkeriutgiftene er mye mindre enn budsjettert, dette er fordi fakturering for trykk kom etter årsskifte. Resultat: ,30 kr readme sitt regnskap blir godkjent ved akklamasjon. Webkom Lansert nye abakus.no Karrieresider opprettet Arbeidet med nyitrondheim.no som skal bli for alle linjeforeninger på NTNU. Gjort en innsats for å klare overgangen i sommer hvor flere 5. klassinger faller ut av komitéen Budsjett og regnskap stemmer rimelig godt overens, noe større sosiale utgifter enn budsjettert. Resultat: ,93 kr Regnskap godkjent ved akklamasjon. Generalforsamling av 12

6 Hovedstyret Målene for året som var: readme skal utnytte annonserommet på 1,5 side per utgave Sørge for at alle komitémedlemmene har konkrete oppgaver Organisere og lage rutiner for nyitrondheim.no Utvikling av karrieresiden på abakus.no Arrkom skal få mer ut av de pengene de får tildelt Hovedstyret skal bli flinkere til å informere Oppnå en mer stabil serverløsning Rutinegjøre komitésamarbeid med tanke på arrkomarrangementer Gjøre rammene rundt interressegruppene mer tydelig og definerte Bedkom og Fagkom skal se på muligheter for å effektivisere arbeidet sitt, slik at det ikke blir gjort dobbelt med arbeid Hovedstyret skal flytte mer av sitt rutinemessige arbeid over til komitene Hvert punkt ble gjennomgått og det ble forklart hva som var gjort for å nå disse målene. Har et større overskudd enn ventet. Grunnen til dette er at Arrkom har overtatt flere av arrangementene som HS tidligere arrangerte, som f.eks. julebord. Resultat: ,84 kr Totalt gikk Abakus ,54 kr i overkudd i Budsjettert overskudd for 2012 er på ,50 kr, noe som skyldes hovedsaklig en utgift på omlag kr for 35-årsjubileum. Spørsmål: Hvorfor er økonomien i komitéene så rotete, med faktureringer som går over år? Svar: Fakturering og innbetaling kan godt skje over årsskifter, og vil slik føre til avvik hvert år. Kommentar fra salen: Økonomifremstillingen var mye bedre i år enn tidligere. Spørsmål: På punktet: arrkom skulle få mer ut av pengene, hva er gjort? Svar fra Arrkom: Forsøkt å ta penger fra arrangmenter som gir til veldig få personer, eller ikke vært fylt opp, og heller gikk penger til arrangementer som delte mange. Spørsmål: Kan vi få regnskapsåret fra sommer til sommer, istedenfor år til år? Svar: Gjelder lover og regler, men kan være én idé til senere å presentere det slik på generalforsamling. Spørsmål: Hvordan har samarbeidet med Bekk gått? Svar: Godt. Spørsmål: Hvordan har samarbeidet mellom Fagkom og Bedkom gått? Svar: Gruppe på 2 personer fra hver komité har jobbet med dette. Målet er at man skal ha bedre samarbeid og forhindre dobbeltarbeid. Spørsmål: Hvordan går det med internhusleien? Svar: IDI har gitt fra seg 2. etg IT-syd, og fakultet har nå ansvar for linjeforeningsskontorene. Videre kommentarer legger til at et møtet hovedstyret har hatt med IDI sier at det ikke er intensjoner om å flytte oss, eller slå kontoret sammen med Online. Hovedstyrets regnskap blir godkjent ved akklamasjon. Generalforsamling av 12

7 4. Pause - 10 min 5. Statuttendringer Etter pausen er det 75 deltakere til stede 5.1 Forslag om å endre 10 Begrunnelse: Hovedstyret ønsker å hindre at Abakus i fremtiden opplever en stor ekstrautgift hvert femte år i forbindelse med jubileum. Derfor ønsker vi en årlig sparing til jubileum. Slik statutten er i dag: Abakus skal arrangere Orientering om linjeforeningen for nye studenter ved linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU, ved første anledning etter immatrikulering. Listingløp i begynnelsen av høstsemesteret. Immatrikuleringsfest i begynnelsen av høstsemesteret. Jubileum hvert femte år. Forslag: 10.1 Abakus skal årlig arrangere Orientering om linjeforeningen for nye studenter ved linjene for datateknikk og kommunikasjonsteknologi ved NTNU, ved første anledning etter immatrikulering. Listingløp i begynnelsen av høstsemesteret. Immatrikuleringsfest i begynnelsen av høstsemesteret Abakus skal arrangere jubileum hvert femte år. Det skal årlig settes inn penger på en egen jubileumskonto. Beløpet bestemmes av Hovedstyret. Spørsmål: Hvorfor ikke satt en føring på sum? Svar: Hovedstyret mener at dette må bestemmes på skjønn av et eksisterende hovedstyret. Det kommer dårlige og gode år, og da mener Hovedstyret at det vil være dumt å sette absolutte pengesummer. Hovedstyret har også tiltro til at kommende hovedstyrer vil være oppegående nok til å sette av fornuftige summer. Spørsmål: Hvorfor er ikke dette forslaget i strategidokumentet istedet? Svar: Hovedstyret mener det er uryddig å innføre ting i et strategidokument under samme generalforsamling som strategidokument opprettes. Samtidig At sparing må skje hvert år. I forhold til det forrige spørsmålet presiseres det at det selvfølgelig er en mulighet til å sette en føring på sum i et strategidokumentet, da punkter i et strategidokument ikke er like absolutte som statutter. Forslag om å endre 10 er godkjent ved alminnelig flertall. Det kommer 4 nye personer inn i salen. Det er nå 79 personer i salen. Generalforsamling av 12

8 5.2 Forslag om å legge til Begrunnelse: Hovedstyret ønsker å innføre mer kontinuitet i Abakus og bedre erfaringsoverføringen mellom det avtroppende HS og nye HS, samt åpne for innspill fra backup. Et strategidokument er for å legge planer og sette mål som kan gå over flere år. Statutter er absolutte forpliktelser, et strategidokument gir mer spillerom for bedriftens ledelse. Dokumentet er ment som en veiledning for Hovedstyret og er ikke bindende, men skal følges så langt det lar seg gjøre. Mulighet for å sette mål for Abakus som kan gå over flere år. Et år i Hovedstyret er ofte ikke nok for å få gjennomføre større mål. Gjennomføring Etter generalforsamling møtes det nye og gamle Hovedstyret. I tillegg inviteres medlemmer fra backup som har erfaring fra Hovedstyret. Strategidokumentet revideres, gamle ting fjernes og nye ting legges til. Det nye strategidokumentet legges ut sammen med stauttene. På neste generalforsamling plikter Hovedstyret å gjøre rede for hva som har blitt gjort i forbindelse med strategidokumentet. På generalforsamlingen kan det legges frem punkter som skal inn i strategidokumentet. Dersom disse blir godkjent av generalforsamlingen, kan de ikke fjernes av andre enn generalforsamlingen. Forslag til nye statutter: Abakus skal til enhver tid ha et strategidokument, utformet av Hovedstyret. Strategidokumentet er ment til å inneholde Abakus sine satsningsområder, planer og visjoner for fremtiden. Strategidokumentet kan inneholde flere punkter med varierende varighet. Hovedstyret står til enhver tid fritt til å endre på strategidokumentet, dersom ikke annet er nevnt Hovedstyret og underordnede komiteer plikter til enhver tid å følge strategidokumentet. Hovedstyret skal også redegjøre de tiltak som har blitt gjort i henhold til strategidokumentet på generalforsamlingen Under generalforsamlingen kan det også legges frem punkter til strategidokumentet. Dersom et punkt blir godkjent av generalforsamlingen, kan det bare fjernes av generalforsamlingen. For at et punkt skal legges til og fjernes fra strategidokumentet trengs det mer enn 50% av stemmene fra generalforsamlingen Hovedstyret skal senest en måned etter generalforsamlingen legge frem strategidokumentet på foreningens hjemmesider. Strategidokumentet skal til enhver tid være tilgjengelig sammen med statuttene. Spørsmål: Vil strategidokumentet være et punkt på generalforsamling på lik linje som stattuttendringer står i dag? Svar: Ja. Det ønskes å kunne foreslå endringsforslag til statuttendringene som er oppe, selv om dette tolkes som det strider imot de eksisterende statuttene. Siden generalforsamlingen står over statuttene, bestemmes det ved akklamasjon at det er lov å komme med endringsforslag. Det tas pause, og punktene endres i hht. forslagene som har komt frem under diskusjonen. Generalforsamling av 12

9 6. Pause med pizza 30 min En person forlater under pausen. 7. Statuttendringer fortsetter. Det er 78 personer til stede. Forslaget har blitt endret for å imøtekomme forslag og presiseringer fra generalforsamlingen. Siste setning i endres til «Hovedstyret står til enhver tid fritt til å endre på sine egne punkter i strategidokumentet, dersom ikke annet er nevnt.» endres i stor grad. Endret forslag til nye statutter: Abakus skal til enhver tid ha et strategidokument, utformet av Hovedstyret. Strategidokumentet er ment til å inneholde Abakus sine satsningsområder, planer og visjoner for fremtiden. Strategidokumentet kan inneholde flere punkter med varierende varighet. Hovedstyret står til enhver tid fritt til å endre på sine egne punkter i strategidokumentet, dersom ikke annet er nevnt Hovedstyret og underordnede komiteer plikter til enhver tid å følge strategidokumentet. Hovedstyret skal også redegjøre de tiltak som har blitt gjort i henhold til strategidokumentet på generalforsamlingen Under generalforsamlingen kan det også legges frem endringsforslag til strategidokumentet. Dersom endringsforslaget lagt frem på generalforsamlingen blir godkjent av generalforsamlingen, er det kun generalforsamlingen som kan fjerne eller endre det. For at et endringsforslag på generalforsamlingen kan godkjennes, kreves mer enn 50% av stemmene Hovedstyret skal senest en måned etter generalforsamlingen legge frem strategidokumentet på foreningens hjemmesider. Strategidokumentet skal til enhver tid være tilgjengelig sammen med statuttene. Forslaget om innføring av strategidokument (punkt ) ble godkjent ved akklamasjon. 7.1 Statuttendring Begrunnelse: Bakgrunnen til denne statuttendringen er hendelsene i fjorårets generalforsamling. Hovedstyret ønsker derfor å klargjøre pkt om valg av leder og nestleder i Abakus. Hovedstyret mener at underkjente kandidater til leder og nestledervalg på ordinær generalforsamling ikke kan stille på nytt ved ekstraordinær generalforsamling. Dette fordi generalforsamlingen er Abakus sitt høyeste organ, og den ekstraordinære generalforsamlingen kun er en forlengelse av den ordinære. Derfor mener Hovedstyret at en avgjørelse allerede er fattet av den ordinære generalforsamlingen ved å underkjenne kandidater. Derfor vil det å tillate at underkjente kandidater pånytt stiller til valg på en ekstraordinær generalforsamling være feil. Det ønskes derfor å legge til følgende presisering i statutt Forslag: Kandidater som har stilt til valg som leder eller nestleder og blitt underkjent av generalforsamlingen, både ordinær og ekstraordinær, kan ikke stille på nytt før neste ordinære generalforsamling. Statuttendringen i godkjennes ved akklamasjon. Generalforsamling av 12

10 8. Forslag om endring av offisiell logo Herman Schistad og Rolf Lekang presenterer forslaget om å endre offisiell logo. Det fortelles om tidligere logosaker, og argumenteres for den nye logoen. Ett av hovedpoengene med endring av logo, er å få én logo, istedenfor en offisiell- og en profillogo. Etter en god og omstendig presentasjon gjennomgås spørsmål fra salen. Det spesifiseres at logoforslaget går gjennom ved simpelt flertall, det vil si at forslaget går gjennom dersom flere stemmer for endring enn noen andre alternativ. Generalforsamlingen har besluttet å endre Abakus offisielle logo ved simpelt flertall. 9. Æresmedlemmer. Hovedstyret utnevner Ingjard Tore Sandhei til Æresmedlem av Abakus linjeforening. Ingjard har hatt veldig mange jern i ilden i løpet av sin periode som medlem av Abakus, og har gjort mange tiltak som har gjort Abakus til en bedre organisasjon. Han var svært aktiv som medlem av LaBamba og var der alltid med på å ta initiativ og dra opp stemningen. Ingjard var nestleder i Hovedstyret 2009/2010, og gjorde også her en solid innsats. Rett etter Ingjard var ferdig i Hovedstyret ble han med i backup, hvor han har gjort en god jobb som medlem og en fantastisk jobb som komitéens første leder. Som leder har Ingjard gjort tiltak og styrt komitéen til å utvikle seg til å bli mer profesjonell og effektiv organisert. Han har gjort et godt arbeid i en hel rekke prosjekter, blant annet Abacash, 35 års-jubileumet, Alumni, fadderopplegget for 4. klasse, Krøniken og sertifiseringer. Sist, men ikke minst, så har Ingjard vært en uvurderlig storebror for Hovedstyret i 2011/2012, hvor han har kommet med gode innspill og informasjon som har vært med på å styre retningen Abakus har tatt i denne perioden. Hovedstyret utnevner Anders Nordbø til Æresmedlem av Abakus linjeforening. Anders er en reflektert og strukturert person som gjennom sin periode i Abakus har bidratt mye i Bedkom, Hovedstyret og backup. I sin periode som leder for Bedkom tok Anders initiativ for å forbedre komiteens rutiner, og slik gjøre Abakus kontakt med bedriftene mer profesjonell. Etter aktiv periode i komitéen, også mens han var i utlandet, fortsatte Anders å være en stor ressursperson for Bedkom. Mens han satt i Hovedstyret var han med å starte Interkom som gav grunnlag for bedre intern og helhetlig samarbeid ut mot næringslivet, og i tillegg økte inntekter til Abakus gjennom nye salgsmuligheter. Han hjalp også Hovedstyret 2011/2012 med å gjøre forbedringer til Interkom sin struktur mens han var med i backup. I sin periode i backup har Anders vært en stor ressurs for sine felles komitémedlemmer og tatt ansvar for flere store prosjekter, deriblant som leder for markeringen av linjeforeningens 35 års-jubileum som varte en hel uke. Hovedstyret utnevner Brage Strand til Æresmedlem av Abakus linjeforening. Abakus har stått nært Brage sitt hjerte helt fra starten av hans studietid i Trondheim. Som fersk student gjorde han en solid innsats i Fagkom, og viste et engasjement som fikk ham valgt til leder for Abakus som førsteklassing. Han har gjennom hele sin tid i Abakus utmerket seg som en som har meninger og bryr seg om alt som skjer i linjeforeningen. Han har kommet med gode innspill og forslag gjennom hele sin periode i Abakus, og har vært en stor ressurs for flere av Hovedstyrene etter sin tid der. Brage har gjort en særdeles god jobb innen prosjekter som har vært viktig for hvilken retning Abakus har gått i, heriblant strategi-, business intelligence-, innovasjon- og AbaWikiprosjektet. Han har vært med 3 år i backup, og som koordinator før backup fikk lederrolle har han sammen med andre vært med å forme komitéen til den effektive og strukturerte gjengen de er i dag. 10. Pause 10 min 4 nye personer ankommer generalforsamlingen under pasuen. 9 personer forlater generalforsamlingen under pausen. Generalforsamling av 12

11 11. Ledervalg Det informeres om reglene rundt ledervalg. Det er én kandidat til ledervalg: Ørjan Bye Thygesen. Spørsmålsrunden starter. Kandidaten stilles flere spørsmål ang. økonomi, hyttekjøpmuligheter, tanker for det kommende året. Etter spørsmålsrunden blir det fremmet forslag om å velge kandidaten ved akklamasjon. Dette ønskes ikke av enkelte medlemmer, og det stemmes derfor ordinært ved bruk av lapper. Resultat, avstemning på ny leder 3 nye medlemmer har ankommet, og det er nå 76 stemmeberettigede til stede. Det tas en kort pause mens stemmene telles opp. Ørjan fikk mer enn 50% av stemmene, og er derfor ny leder for Abakus i skoleåret 2012/ Nestledervalg De fire kandidatene som stiller til nestledervervet er: Sondre L. Follesø Emilie Engen Ann-Helen Brembo Torkel Berli Kandidatene stiller først med en appell. De andre kandidatene sitter med musikk på øret, og hører ikke hva den aktuelle kandidaten sier. Rekkefølgen av appellen ble avgjort ved trekking. Etter appellene fra kandidatene, åpnes det for spørsmål fra salen. Kandidatene hører ikke hverandres spørsmål eller svar, men hører istedet på Skrillex. Etter spørsmålsrunden, gis det étt minutt til avsluttningsappell. Kandidatene hører ikke andres appell. Resultat, avstemning på ny nestleder 3 personer har forlatt salen, det er 73 stemmeberettige til stede. Resultatene av dførste avstemning viste at ingen av kandidatene fikk over halvparten av stemmene, og den med minst mottatte stemmer ble dermed faset ut. Dette var Torkel Berli. Vi står dermed igjen med følgende tre kandidater: Sondre L. Follesø Emilie Engen Ann-Helen Brembo Resultat, for andre avstemning på ny nestleder Ingan har forlatt salen, og det er dermed fremdeles 73 stemmeberettige til stede. Resultatene av dførste avstemning viste at ingen av kandidatene fikk over halvparten av stemmene, og den med minst mottatte stemmer ble dermed faset ut. Dette var Ann-Helen Brembo. Vi står dermed igjen med følgende to kandidater: Sondre L. Follesø Emilie Engen Resultat, for tredje avstemning på ny nestleder Tre medlemmer har forlatt salen. Det er 70 stemmeberettige til stede. Opptellingen viser at Emilie Engen mottok over 50% av stemmene. Hun er dermed Abakus nye nestleder. Generalforsamling av 12

12 13. Godkjenning av nytt styre Leder: Nestleder: Arrkom: Bedkom: Fagkom: Labamba: PR: readme: Webkom: Ørjan B. Thygesen Emilie Engen Astri M. Ravnaas Emil M. Staurset Aleks Gisvold Nicolai H. Egg-Larsen Tor C. Mehling Odd M. Trondrud Eirik M. Hammerstad Det nye hovedstyret godkjennes av generalforsamlingen ved akklamasjon. 14. Evaluering av generalforsamling Syns det var for mange som satt oppe med mobil eller bærbar maskin under genfors, spesielt under nestleder- og ledermøte. Flere medlemmer mener det var smart å starte forsamlingen kl.16, og ikke kl. 18. Det spørres hvorvidt det er mulig å starte tidligere, men dette hadde ikke gått, på grunn av lab for førsteklasse frem til klokk 16. Det var for lite pizza. Ordstyrer mottar ros. 15. Vinlotteri Webkom kjører sitt skript, som trekker Emilie K. Engen og Sofia N. Bakke til vinnere av en vinflaske hver. Marte Berg Innset Nestleder Abakus Tomas A. Fagerbekk Referent Jørund B. Fagerjord Leder Abakus Atle Myhrer Ordstyrer Generalforsamling av 12