Registrering av personaladministrative saker i Public360

Transkript

1 Registrering av personaladministrative saker i Public360 Innholdsfortegnelse Oppdatert Generelt om registrering av personaladministrative sake i P Standardbrev Tilgangsbegrensning Arv av hjemmel og tilgangsgruppe Tilgangskode - hjemmel for å unnta fra offentlighet Opprette sak Skjerming av tittel/offentlig tittel Standardiserte titler Kontakter Opprette «privatperson» Søke etter kontakt Tilpasse visningen i søkebildet Utvalgsbehandling ved rekruttering og kvalifikasjonsopprykk prosjekt Fremgangsmåte for opprettelse av prosjekt, sak og saksframlegg Produsere innkalling til møte i ansettelsesorgan Rektors fullmakt Integrasjon Jobbadmin og Public Opprette saker i P360 og Jobbadmin Overføring av dokumenter Avslutte stilling i Jobbadmin Avslutte rekrutteringssaken i P Lenke/ saksreferanse til søknad og CV Aktuelle saker og saksdokument - registrering i Public Rekruttering av månedslønnede Ansettelse månedslønnede Ansettelse timelønnede, samlesak pr enhet Kvalifikasjonsopprykk Lønnsopprykk etter HTA pkt 2.5.1, Permisjon Pensjon Oppsigelse fra ansatt Personalsak Bekreftelse på ansettelsesforhold Side 1

2 1 Generelt om registrering av personaladministrative saker i P360 Hovedprinsippet for registrering av saker i Public 360 er at vi oppretter en saksmappe for hver sak. Dette betyr eksempelvis at det opprettes en saksmappe når en ansatt søker permisjon. Alle dokumenter som omhandler denne permisjonen, inkludert forlengelse, registreres i denne saksmappen. Det er svært viktig at alle saksmapper som skal registreres på en ansatt knyttes til den ansattes kontaktkort som privatperson, ikke kontaktperson. Ved personsøk vil vi da få fram saker som angår den ansattes arbeidsforhold, det som tidligere var arkivert i den ansattes personalmappe. 1.1 Standardbrev Det er utarbeidet en del standardbrev innenfor det personaladministrative området. Disse er tilgjengelig i P360 som standardtekst i Word. senteret jobber med å få tilgjengelig flere aktuelle standardbrev og maler innen personalområdet i Public360 (se informasjon om maler og standardbrev) 2 Tilgangsbegrensning I personaladministrative saker vil det som oftest være nødvendig å begrense hvem som skal få tilgang til saken i Public 360. Dette gjøres ved å sette på en tilgangsgruppe. I nedtrekks-menyen/oversiktslisten for tilgangsgruppe får du kun de tilgangsgruppene du er autorisert for å bruke. Standard tilgangsgruppe er satt til «Alle i UiS». Dette er en åpen gruppe for alle brukerne av systemet, derfor er det viktig at riktig tilgangsgruppe blir lagt til. Alle ledere med personalansvar skal ha tilgang til personalsaker som gjelder ansatte ved egen enhet. Dette styres av tilgangsgruppene. Navnet på tilgangsgruppene er basert på forkortelsen for organisasjonsenhetene registrert i lønns- og personalsystemet (SAP PPOME, tilgjengelig i infotype 01) med endelsen «HR», eksempelvis «HF-IKS-HR». Ved bruk av disse tilgangsgruppene vil nærmeste leder (og dennes overordnede) samt HR-medarbeidere som betjener aktuell enhet ha tilgang til saken/dokumentet. Det er svært viktig at en er nøye med å registrere korrekt enhet/tilgangsgruppe. Husk at de administrative enhetene ved instituttene har egen tilgangsgruppe, eksempelvis HF-IKS-ADM-HR. HR-direktøren og utvalgte medarbeidere ved HR-avdelingen har tilgang til alle personalsaker. Det samme gjelder medarbeidere ved senteret. 2.1 Arv av hjemmel og tilgangsgruppe Tilgangsgruppe arves fra sak til saksdokument. Det anbefales derfor at aktuell tilgangsgruppe settes på, allerede på saksnivå. Hvis et saksdokument ikke skal tilgangsbegrenses kan man i etterkant endre tilgangsgruppe til «Alle i UiS» for det aktuelle dokumentet. Bruk av tilgangsgruppen «Alle i UiS» medfører at saken er åpen for alle med tilgang i Public 360. Husk ellers at du ikke begrenser tilgang til saken ved å gradere/sette på tilgangskode (hjemmel for «Unntatt offentlighet»); dette vil kun ha innvirkning på offentlig journal! Side 2

3 2.2 Tilgangskode - hjemmel for å unnta fra offentlighet Saker og saksdokument er offentlige med mindre det er hjemmel for å unnta fra offentlighet i lov eller forskrift. Aktuelle hjemler for å unnta personaladministrative dokumenter fra offentlighet: Offentlighetsloven 25 dokumenter i sak om ansettelse og forfremmelse Søknader om ansettelse, kvalifikasjons- og lønnsopprykk, utvidet søkerliste, vurderinger, innstilling, saksframlegg om ansettelse og opprykk. Offentlighetsloven 13, jf forvaltningsloven 13 dokumenter med taushetsbelagt informasjon. Begrepet «noens personlige forhold» gir ingen klar definisjon av hvilke opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Noe mer veiledning fremkommer av forvaltningsloven 13 annet ledd. Generelt kan det sies at begrepet omfatter opplysninger som det er vanlig å ville holde for seg selv. Som eksempel på hva som omfattes av taushetsplikten nevnes det i forarbeidene til loven at opplysninger om en persons fysiske og psykiske helse mv. er «utpreget personlige», jf. Ot.prp. nr. 3 ( ) s. 136, og vil ligge i kjernen av forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1. Dersom det gjelder personlige opplysninger vedr. en ansatt kan det være greit å se til en uttalelse fra sivilombudsmannen fra 2004 hvor følgende fremkom: «Opplysning om at en offentlig tjenestemann er ilagt tjenstlig reaksjon og det umiddelbare grunnlaget for reaksjonen, er på denne bakgrunn antatt ikke å være et personlig forhold i forvaltningslovens forstand. Det samme gjelder i utgangspunktet en privat parts karakteristikk av hvordan offentlige tjenestemenn utfører sitt arbeid.» Opplysninger om forhold knyttet til arbeidet kan imidlertid være omfattet av taushetsplikten hvis de røper noe nærmere om personlige egenskaper hos tjenestemannen. Et viktig moment i vurderingen vil være om opplysningene utleverer noe om «bakgrunnen» for tjenestemannens handlinger. Eksempelvis kan fravær gi indikasjoner på noe personlig, men fravær på grunn av videreutdanning, kurs, veiledning og lignende vil være forhold som sjelden vil kunne sies å være taushetsbelagt. Det fremgår av forvaltningsloven 13 a nr. 2 at taushetsplikten ikke er til hinder for at opplysningene gis «hvis behovet for beskyttelse må anses varetatt ved at individualiserende kjennetegn utelates». Forutsatt at opplysninger i det aktuelle dokumentet er omfattet av taushetsplikten, må det tas stilling til om det foreligger en reell fare for at opplysningene kan knyttes til den aktuelle personen selv om individualiserende kjennetegn utelates. Den såkalte koblingsfaren må vurderes ut fra opplysninger i dokumentet sammenholdt med offentlig tilgjengelig informasjon. Selv om et saksdokument ikke kan unntas offentlighet med hjemmel i lov eller forskrift, har vi valgt å gradere dokumentet dersom det inneholder vedlegg som er unntatt offentlighet med hjemmel i lov eller forskrift. Meroffentlighet Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet skal det foretas en vurdering av om det kan gis innsyn, helt eller delvis. Det bør gis innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak, jf Offl. 11 om meroffentlighet. Det skal ikke vurderes meroffentlighet etter 11 dersom det konstateres å foreligge taushetsplikt. Side 3

4 3 Opprette sak Før du oppretter en ny sak, må du sjekke om det er opprettet et kontaktkort som privatperson for den aktuelle personen. Hvis dette ikke er tilfellet, se punkt. «Opprette ny privatperson». Når du har funnet/opprettet den aktuelle privatpersonen, oppretter du en ny sak slik: åpne kontakten (klikk på navnet) velg arkfanen «Saker» klikk på «Ny sak» Ved å benytte denne framgangsmåten vil du automatisk knytte saken til den aktuelle personen. Dette vil være nøkkelen til å få samlet all informasjon om den enkelte på ett sted (som de gamle personalmappene). For å få inn riktig data ved opprettelsen av en sak eller et dokument følg veileder. Vi nevner likevel: Vær bevisst på bruk av tilgangsgrupper. Bruk standardiserte titler på saksmappene. Husk å skjerme avsender, mottaker, kontakt der dette kreves. Om skjerming av titler, se eget punkt nedenfor I feltet «Arkivdel» velges «Personal» i de tilfellene saken knyttes til en konkret ansatt. Alle HRmedarbeidere skal ha denne som standard valgt arkivdel og trenger ikke å tenke på dette. (sjekke default arkivdel HR-medarbeidere) Feltet «Sakskategori» står tomt i personalsaker. Man skal ikke fylle ut fødselsnummer på saksmappene. 3.1 Skjerming av tittel/offentlig tittel Public 360 gir mulighet for å skjerme tittel eller ha en offentlig tittel på sak og dokumentnivå. Dette styrer hvordan tittelen vil vises i offentlig journal. Her kan man enten da fjerne hele tittelen eller skrive den om slik at den tilpasses visning i offentlig journal. Vi anbefaler ikke at skjerming av titler brukes. Ved å passe på at tittel inneholder informativ men ikke sensitiv informasjon som navn og personnummer, unngås behovet for skjerming av tittel. Ved bruk av standardiserte titler vil man unngå behovet for å tilpasse tittelen for offentlig journal. (Se veileder) 3.2 Standardiserte titler Standardiserte titler på sak og dokumentnivå er tilgjengelig i Public 360. Disse kalles saks- og dokumentfraser. Ved bruk av standard titler vil man få en likelydende registrering av like saker, noe som fører til ryddighet og oversikt i systemet. Det anbefales at man bruker standardiserte titer i alle saker hvor det er mulig. For å sette inn saks- og dokumentfraser på sak velger man mappeikonet til høyre for tittelfeltet. Her vil du få opp en liste over tilgjengelige fraser. Det er også mulig å kopiere en tittel fra sak til dokumentnivå. Dette gjøres ved å velge ikonet lengst til høyre for tittelfeltet (se bilde nedenfor). Man kan også kopiere personkort fra saksnivå (sakspart/søker) til dokumentnivå. (Koblingen av kontakter på sak og dokumentnivå er viktig for å koble privatpersonene enkelte sak eller dokument (Se Generelt om kontakter). Dette gjøres ved å velge ikonet til høyre for avsenderfeltet og velg riktig kontakt. Merk! Koblingen til personkort gjelder både for sak og dokumentnivå. Hvis den personen saken skal knyttes til er avsender eller mottaker av et brev, behøver man ikke å legge til kontaktperson. Side 4

5 4 Kontakter Det er tre ulike kontakttyper i Public 360, hver kontakt har et eget kontaktkort. Det er viktig å skille mellom: «Kontaktperson»: Definerer roller/rettigheter som saksbehandler i Public 360. Alle med tilgang til Public 360 er allerede lagt inn som kontaktpersoner. «Privatperson»: Definerer personen som ansatt (eventuelt som student eller ekstern kontakt). Mens studentene allerede er lagt inn i Public 360, vil kortene for ansatte måtte opprettes første gang det skal opprettes en sak for den aktuelle personen. Kontaktkortet er nøkkelen som knytter forskjellige saksmapper til samme person. OBS! Stipendiater og andre studenter med ansettelsesforhold skal bare ha ett kontaktkort som privatperson. Ved ansettelse av studenter legger vi inn «Ansatt ans.nr.» i tittelfeltet på studentkortet (og beholder kategorien «Student»). Skjerming av hhv personalsaker og studentsaker skjer på saksnivå ved hjelp av tilgangsgrupper. Saksbehandlere som steller med studentsaker, vil da ikke se personalsakene som er knyttet til personen. «Uregistrert kontakt» Denne kontakttypen skal bare benyttes ved engangskorrespondanse med eksterne. Ansatte som er opprettet som brukere av Public 360, vil etter hvert få to kontaktkort, ett som «kontaktperson» (saksbehandler) og ett som «privatperson» (ansatt). Personaladministrative saker vil i hovedsak være knyttet opp til privatpersonkortet. 4.1 Opprette «privatperson» Før du oppretter en ny privatperson, må du sjekke at vedkommende ikke allerede er opprettet som «privatperson» i systemet (se punktet «Søke etter kontakt»). Benytt menyvalget «Ny >> Kontakt >> Privatperson» Tilgangsgruppen for privatpersoner skal være «Alle i UiS», ettersom kontaktkortet skal være synlig for alle som har tilgang til Public 360. Inntil videre skal bare disse opplysningene registreres på kortet: Fornavn Etternavn Ansattnummer registreres i feltet «Tittel» slik: «Ansatt » Kategorier her legges til kategorien Ansatt Privatadresse Postnummer/-sted Side 5

6 Fødselsnummer skal ikke registreres! 4.2 Søke etter kontakt Det finnes en rekke søkemuligheter i Public 360, men den enkleste måten å få treff på kontakt er å søke i søkefeltet øverst til høyre. Alternativt kan man følge menyvalget «Søk >> Kontakt» og velg deretter arkfanen «Hurtigsøk». «Utvidet søk» brukes i forbindelse med søk etter andre metadata enn navn. I «Hurtigsøk» får vi utnyttet informasjonen som er lagt inn i tittelfeltet, se eksempler nedenfor: 1. Søk på hele navnet gir treff på både «kontaktperson» (dvs saksbehandler i P360) og «privatperson». Legg merke til at «virksomhet» bare vises på saksbehandlerrollen! Side 6

7 2. Du kan kombinere ordet «ansatt» med for- og/eller etternavn. Du vil da kun få treff på ansatte som oppfyller navnekriteriene. 3. Du kan også søke etter ansattnummer som vil gi treff på aktuell «privatperson». Hvis dette er lagt inn i tittelfelt. 4. Søk etter etternavn (eller fornavn) vil vanligvis gi en rekke treff som både omfatter «kontaktpersoner» og «privatpersoner» (ansatte, studenter, eksterne). Side 7

8 4.3 Tilpasse visningen i søkebildet For å få maksimalt utbytte av informasjonen som ligger i tittelfeltet, anbefaler vi å tilpasse visningen, dette gjøres en gang i søkebildet slik at «Tittel» blir synlig som en egen kolonne. («Tittel» inngår ikke i standardvisningen.) Du kan lage din egen tilpassede visning ved å velge menyen «Konfigurer visninger >> Opprett ny visning», Gi deretter visningen et navn, f.eks. «Ansattvisning». I tillegg krysser du av hvilke opplysninger som skal inngå i visningen (som kolonner), f.eks. disse: Søkenavn Tittel Virksomhet Adresse Postnummer Angi deretter kolonnerekkefølgen og trykk «OK» Du kan bytte mellom standard og egendefinert visning gjennom menyvalget «Vis» Side 8

9 5 Utvalgsbehandling ved rekruttering og kvalifikasjonsopprykk prosjekt For å kunne koble sak om rekruttering og kvalifikasjonsopprykk sammen med vedtak i ansettelsesorganet har UiS tatt i bruk prosjektfunksjonen i Public360. Saksfremlegget registreres i aktuell sak (om rekruttering eller kvalifikasjonsopprykk) mens prosjekttilknytningen sørger for at saksfremlegget kobles til vedtak i ansettelsesorganet. Elementet prosjekt brukes til å samle saker (elementer) og aktiviteter som hører sammen, slik at de blir lettere å gjenfinne, følge opp og ha oversikt med. Det opprettes et prosjekt pr utvalg og år, en samlesak for arkivering av innkalling og referat. Dette gjøres av utvalgssekretæren. Utvalgsbehandlingen (saksfremlegg) med tilhørende dokumenter registreres i rekrutteringssaken, opprykksaken e.l. 5.1 Fremgangsmåte for opprettelse av prosjekt, sak og saksframlegg Prosjekt: «Navn på utvalget 2017» - f.eks. «Styrets ansettelsesutvalg 2017» prosjektnr Klikk på menyknappen Ny, velg Prosjekt og skriv Tittel: Sak (samlesak for innkalling og referat): «Navn på utvalget 2017» - innkalling og referat, f.eks. «Styrets ansettelsesutvalg 2017» prosjektnr 17-2 Legg til prosjekt på sak f.eks. «Styrets ansettelsesutvalg 2017» prosjektnr Side 9

10 Saksfremlegg: XX/ÅÅ innledes med utvalgsforkortelse, saksnr og registreres i rekrutteringssaken, opprykksaken e.l. f.eks. SAU 01/17 Ansettelse førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN 300xxxx Saksdokumentet kobles til prosjekt f.eks. «Styrets ansettelsesutvalg 2017» prosjektnr NB! Ansvarlig saksbehandler kobler saksdokumentet (saksfremlegget) til prosjekt, men prosjektansvarlig/ utvalgssekretær må påse at alle saker er tilknyttet prosjektet i prosjektoversikten. 5.2 Produsere innkalling til møte i ansettelsesorgan Det skal være en utvalgssekretær for hvert ansettelsesorgan som har ansvar for å dokumentere møte-virksomheten i ansettelsesorganet. Dette er vanligvis en HR medarbeider. Som vist ovenfor er det viktig at utvalgssekretær ved starten av nytt år oppretter et prosjekt for sitt ansettelsesorgan. I tillegg opprettes det en samlesak for innkalling og referat under prosjektet. Innkalling som sendes ut i forkant av et møte skal inneholde alle saksfremlegg som skal legges frem for organet. Nedenfor vises fremgangsmåte for å produsere en komplett møteinnkalling med to oversendelsealternativer: 1. Komplett møteinnkalling med én PDF-fil pr. sak 2. Komplett møteinnkalling til én enkelt PDF-fil Sammenstilling av utvalgssak: Ved hjelp av «Skriv ut dokumenter» funksjonen fra saksnivå kan du enkelt sammenstille alle filene i utvalgsaken til en enkelt PDF-fil. I oversiktvisningen for "" klikk på ikonet "Sett åpen" markert med gult og marker saken som skal sammenstilles og velg "Skriv ut valgte dokumenter" som vist i skjermbildene under. Husk å lagre filen på skrivebordet ditt for den lagres ikke noe sted. Hvis du lukker dialogboksen må filen produseres/ sammenstilles på nytt. Side 10

11 1. Knytt utvalgssakene (etter sammenstilling) som vedlegg til innkallingen ihht. saksliste: Importer eller dra utvalgsakene til «Innkalling» kronologisk ihht. saksliste. PS: Husk gradering på filnivå (tilgangskode og tilgangsgruppe) hvis en sak er unntatt offentlighet! Etter import av alle utvalgsakene, send komplett innkalling til interne brukere i public360 ved å ekspedere saksdokumentet eller send til medlemmene med funksjonen "send som vedlegg med epost". 2. Slik lages/sammenstilles en komplett innkalling til én enkelt PDF-fil for utsending: Etter at alle utvalgsakene er knyttet til innkalling som vedlegg, klikk på ikonet markert med gult "Sett åpen" marker «Innkalling» og velg funksjonen «skriv ut valgte dokumenter» for sammenstilling av komplett innkalling til én enkelt PDF-fil: Send innkallingen til interne brukere i public360 ved å ekspedere saksdokumentet eller send komplett møteinnkalling (sammenstilt til én enkelt PDF-fil) til medlemmene med e-post med funksjonen "send som vedlegg med e-post". Side 11

12 5.3 Rektors fullmakt Saker som skal behandles av rektor på fullmakt fra universitetsstyret (RF) behandles i stor grad på samme måte som saker til ansettelsesorganene. Saksframlegg med vedlegg til rektors fullmakt registreres i aktuell sak, eksempelvis rekrutteringssaken. Saksframleggets tittel (dokumenttittelen) begynner med RF og saksnummer som innledning på dokumenttittel. Utvalgssekretær setter på riktig saksnummer. Saksfremlegget kobles til prosjektet «Rektors fullmakt åååå» og styresekretær settes som kopimottaker. RF xx/17 Opprettelse av stilling som professor, TN-IKM 300XXX Etter at saksfremlegget er opprettet sendes dette til sekvensiell gjennomgang til utvalgssekretær før dokumentet ekspederes. Hvordan sende dokument på gjennomgang/ godkjenning Side 12

13 6 Integrasjon Jobbadmin og Public 360 UiS har en løsning som sikrer at dokumenter automatisk overføres fra det elektroniske rekrutteringssystemet (Jobbadmin) til arkivering i Public Opprette saker i P360 og Jobbadmin Opprett først en rekrutteringssak i P360 i samsvar med veiledningen (husk tilgangsgruppe og gradering/tilgangskode). Opprett deretter stillingen i Jobbadmin. Ved ansettelse uten kunngjøring og bruk av Jobbadmin blir det normalt ikke opprettet rekrutteringssak i P360, alle dokumenter knyttet til ansettelsen registreres da i ansettelsessak, se pkt 7.2. Viktig: Sett inn saksnummeret fra P360 i feltet «Arkivreferanse» på stillingen og st.id fra SAP i feltet «Intern ID», se ill. nedenfor. Dette må gjøres før stillingen publiseres! Ved å sette inn arkivreferanse forteller du Jobbadmin at det allerede finnes en sak i P360 som dokumentene skal overføres til. Glemmer du å sette på arkivreferansen, vil Jobbadmin opprette en ny sak i P360. Du risikerer da å sitte igjen med to saker som gjelder samme rekruttering. «Intern ID» (stillings-id fra SAP) vil bli tatt inn som en del av tittelen i de ulike dokumentene som overføres. Dette vil lette søkbarheten i P Overføring av dokumenter I Jobbadmin har man forhåndsdefinert ulike dokumenttyper som styrer hvilken tilgangskode dokumentene skal ha, og om det skal settes på en tilgangsgruppe. er som skal ha tilgangsgruppe, vil arve denne fra saksnivå i P360. I all hovedsak vil dokumentene etter overføring til P360 være ferdig behandlet (status «Journalført»). Overføring av de ulike dokumenttypene skjer slik: Stillingsannonse Overføres automatisk når stillingen blir publisert på Jobbnorge.no. (Dersom det ikke er lagt inn en arkivreferanse til eksisterende sak i P360, blir det nå automatisk opprettet ny sak, se ovenfor.) Stillingsannonsen vil være «Ugradert» og uten tilgangsgruppe. Postmeldinger (kommunikasjon med søkere) Overføres til P360 fortløpende etter at stillingen er «Avpublisert» og i alle seinere statuser. ene vil være «Unntatt offentlighet» med tilgangsgruppe fra saksnivå i P360. I de tilfellene meldingen gjelder én enkelt person, vil navnet bli satt inn i feltet «Avsender/mottaker» i P360. Gjelder meldingen flere personer, settes det inn «Til søkere». Avsender/mottaker vil være skjermet i postjournalen, men tittelfeltet vil være synlig. Forsøk derfor å unngå «sensitiv» informasjon i tittelen ved kommunikasjon med søkere i Jobbadmin. Det finnes funksjonalitet for å gi søkere mulighet for å svare på utsendte postmeldinger. Hvis man har åpnet opp for dette i en rekrutteringssak må saksbehandler i etterkant korrigere tittelen i svarmeldingen slik at den blir informativ. Side 13

14 Søkerlister Både offentlig og utvidet søkerliste overføres når du setter status i stillingen i Jobbadmin til «Søkerlister til sak-/arkivsystem». Offentlig søkerliste vil være ugradert/uten tilgangsgruppe. Utvidet søkerliste får tilgangskode «Unntatt offentlighet» og tilgangsgruppe fra saksnivå i P360. Det er viktig at vi før overføring til P360 sjekker at eventuelle anmodninger om konfidensiell behandling er behandlet i Jobbadmin. Overføring til P360 bør skje innen en uke fra søknadsfrist. Søknad med CV/vedlegg Det overføres kun søknadsdokumenter til den/de som er ansatt til rekrutteringssaken. Legg merke til at det helt til slutt i tittelen er tatt inn søkernummer (visstnok etter bestilling fra en annen institusjon). ene får tilgangskode «Unntatt offentlighet» og arver tilgangsgruppe fra saksnivå i P360. Overføring skjer så snart du har gitt en søker status som «Ansatt» i Jobbadmin. Denne statusen må derfor først settes etter at arbeidsavtalen er undertegnet! Vi har tidligere blitt enige om at søknaden til den som blir ansatt også må være tilgjengelig i Ansettelsessaken. se pnkt. 6.5 Lenke / saksreferanse. Innstillingsdokument UiS benytter pr i dag ikke innstillingsdokumentet som kan produseres i JobbNorge. Innstillingsdokumentet produseres direkte i P360. Det er endringer i stillingens status i Jobbadmin som utløser overføring av dokumenter. Ifølge JobbNorge vil imidlertid systemet ved hver statusendring også kontrollere at overføring knyttet til tidligere trinn i prosessen faktisk er gjort. Når saken settes til «Avsluttet», kontrollerer systemet automatisk at alle dokumenter i saken er overført. Hvis ikke, overføres nå manglende dokumenter. Vær obs på at det alltid vil være en viss forsinkelse fra statusendring til dokumentene faktisk overføres til P360 (Jobbadmin kjører med faste mellomrom en bakgrunnsjobb som plukker opp og overfører dokumenter.) 6.3 Avslutte stilling i Jobbadmin Når søknaden (og øvrige dokumenter) har kommet over i rekrutteringssaken i P360, er det på tide å endre status på stillingen i Jobbadmin til «Avsluttet». Systemet vil da som nevnt automatisk ta en siste sjekk om det finnes dokumenter som ikke er blitt overført ved tidligere statusendringer. Du får samtidig info om hvor lenge søknader oppbevares i Jobbadmin, se nedenfor. Side 14

15 6.4 Avslutte rekrutteringssaken i P360 Når arbeidsavtale er inngått kan rekrutteringssaken avsluttes i P360 avslutte stillingen i Jobbadmin først!. Du må imidlertid alltid Før du avslutter saken i P360 må du sjekke at alle dokumenter i saken er registrert, inklusiv dokumenter fra JobbNorge. Siste dokument er normalt signert protokoll fra ansettelsesorganet. Hvis dokumenter i JobbNorge blir overført til en sak som allerede er avsluttet vil overføringen feile. 6.5 Lenke/ saksreferanse til søknad og CV Søknaden fra den som ble ansatt, overføres automatisk fra JobbNorge og arkiveres i rekrutteringssaken i P360, men må også være lett tilgjengelig i ansettelsessaken. Dette gjøres ved å lage en lenke/saksreferanse fra saksdokumentet «Søknad og CV 300xxxx» i rekrutteringssaken til ansettelsessaken: 1. Start fra saksdokumentet i rekrutteringssaken i oversiktsvisningen klikk «Mer» og deretter velg «Saksreferanser» 2. Velg «Ny saksreferanse» 3. Søk frem (ansettelsessaken) ved å skrive inn (stillings id.) % i feltet «Sak» og klikk haken til høyre, velg så «Ansettelsessaken» og trykk «OK» og lukk dialogboksen. Side 15

16 4. Lenke/saksreferanse er opprettet (toveis) på saksdokumentet fra rekrutteringssaken under arkfanen «Saksreferanser» (i oversiktsvisningen «Mer») til «Ansettelsessaken» 5. Lenken/saksreferansen fører motsatt vei til «Ansettelsessaken» hvor søknadsreferansen legger seg i dokumentoversikten med saksdokumentnr. fra rekrutteringssaken. Referansen indikeres også ved at det er lengst til høyre for saksdokumenttittelen. Side 16

17 7 Aktuelle saker og saksdokument - registrering i Public 360 Nivå Tittel på sak og dokument -type 7.1 Rekruttering av månedslønnede Sak Rekruttering tittel i fagområde, enhetsforkortelse ID Rekruttering førsteamanuensis i matematikk, TN- IMN Innstilling om kunngjøring av stilling som tittel i fagområde, enhetsforkortelse ID Innstilling om kunngjøring av stilling som førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN Forslag til utlysningstekst og stillingsbetenkning/- beskrivelse X Intern Tilgangskode Offl. 25 Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Ugradert Nei Alle UiS Merknader Arkivkode: faste stillinger midlertidige stillinger 216 prosjektstillinger/ stipendiat Ved ansettelse uten kunngjøring opprettes normalt ikke rekrutteringssak. Alle dokumenter i sak om ansettelse uten kunngjøring registreres da i ansettelsessaken, se pkt 7.2 (saksframlegg) AUxx el. ARxx xx/xx Kunngjøring av stilling som tittel og fagområde, enhetsforkortelse ID AUTN 133/16 Kunngjøring av stilling som førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN X - Intern Ugradert Nei Alle UiS Kobles til prosjekt for det enkelte ansettelsesorgan. Utvalgsbehandling Maltype saksframlegg Innstilling og forslag til kunngjøring Side 17

18 Nivå Tittel på sak og dokument -type Utlysning Jobbnorge annonse - ID X - Intern Utvidet søkerliste ID X - Intern Offentlig søkerliste ID X - Intern (saksframlegg) AU xx xx/xx Oppnevning av sakkyndig komite for vurdering av søkere til stilling som tittel og fagområde, enhetsforkortelse ID AUTN 99/16 Oppnevning av sakkyndig komite for vurdering av søkere til stilling som førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN X - Intern Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Merknader Ugradert Nei Alle UiS Overføres automatisk fra JobbNorge ved status Publisert Offl. 25 Nei Overføres automatisk fra JobbNorge ved status Søkerliste til arkiv Ugradert Nei Alle UiS Overføres automatisk fra JobbNorge ved status Søkerliste til arkiv. Offl. 25 * Nei Merk at det også kan kreves innsyn i søknader som trekkes etter at offentlig søkerliste er produsert. Kobles til prosjekt for ansettelsesorgan. Utvalgsbehandling * Saksframlegget og flere av vedleggene kan ikke unntas fra offentlighet med hjemmel i Offl. 25. Men, for å forenkle registrering i P360 graderes alle filene. Innsyn gis ved forespørsel. Innstilling med forslag til komite, CV fra komitemedlemmer, utvidet søkerliste og kunngjøring Sakkyndig vurdering av søkere til tittel fagområde, enhetsforkortelse ID (gjelder også intern komité) Sakkyndig vurdering av søkere til førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN U utgående brev til komite*** Offl. 25* Nei** * Oppnevningsbrevet kan ikke unntas offentlighet med hjemmel i Offl. 25. Men, for å forenkle registrering i P360 graderes alle filene. Innsyn gis ved forespørsel. **Husk å legge inn alle komiteens medlemmer som mottakere Forskrift og aktuelle retningslinjer, søknader og kunngjøring *** Gjelder også intern komité Side 18

19 Nivå Tittel på sak og dokument -type Uttalelse fra sakkyndig komite tittel fagområde, enhetsforkortelse ID Uttalelse fra sakkyndig komite førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN Sakkyndig vurdering Oversendelse av sakkyndig vurdering tittel fagområde, ID Sakkyndig vurdering I - Inngående brev X- Internt om intern komite stipendiat U utgående brev til søker I - Inngående brev (svar) Invitasjon til intervju, ID U utgående brev til søker (saksframlegg) Innstilling om ansettelse tittel fagområde, enhetsforkortelse ID Innstilling om ansettelse førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN AUxx el. ARxx xx/xx Ansettelse i stilling som tittel fagområde, enhetsforkortelse ID AUTN 13/17 Ansettelse i stilling som førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN Innstilling, søknad fra innstilte søkere, utvidet søkerliste, kunngjøring I - Inngående brev (svare) X - Intern X - Intern Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Offl. 25 Nei** Offl. 25 Offl. 25 Nei Til søkerne Nei Til søkerne Offl. 25 Nei Offl. 25 Nei Merknader **Husk å legge inn alle komiteens medlemmer som avsender/medavsender Overføres automatisk fra JobbNorge ved utsendelse Overføres automatisk fra JobbNorge ved utsendelse Kobles til prosjekt for ansettelsesorgan Utvalgsbehandling Side 19

20 Nivå Tittel på sak og dokument -type Informasjon om ansettelse ID U - utgående brev til søkere (saksframlegg) AUxx eller ARxx xx/xx Signert protokoll ansettelse, enhetsforkortelse ID X - Intern AU 13/17 Signert protokoll ansettelse, TN-IMN Søknad og CV ID I - Inngående brev Tilgangskode Offl. 25 Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Nei Til søkerne Tilgangsgruppe Merknader Overføres automatisk fra JobbNorge ved utsendelse Ugradert Nei Alle UiS Kobles til prosjekt for ansettelsesorgan Utvalgsbehandling Offl. 25 Nei Overføres automatisk fra JobbNOrge ved status Ansatt På den som blir ansatt overføres søknad og CV automatisk til rekrutteringssak gjennom Jobbnorge. Ved å legge til saksreferanse til ansettelsessaken, vil man finne igjen CV og søknad legge til saksreferanser 7.2 Ansettelse månedslønnede Sak Ansettelse (midlertidig) tittel og ev fagområde, enhetsforkortelse ID Eksempler: Ansettelse førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN Ansettelse tidsbegrenset stilling universitetslektor i pedagogikk, HF-IGIS Ansettelse vikariat rådgiver forskningsadministrasjon, SV-ADM Offl. 25 Ansettelsessak opprettes på den som tilbys stillingen. Det er viktig at saken og alle saksdokumenter kobles til den ansattes privatpersonkort. Endringer i stilling går i samme sak ny lønn, utvidelse, forlengelse Arkivkode: faste stillinger midlertidige stillinger 216 prosjektstillinger/ stipendiat Side 20

21 Nivå Tittel på sak og dokument -type Tilbud om ansettelse som tittel ev fagområde, enhetsforkortelse ID Tilbud om ansettelse som førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN U - utgående brev til ansatt Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Offl. 25 Nei Merknader Arbeidsavtale/åremålskontrakt og kunngjøring (stillingsbeskrivelse/-betenkning) Lønns- og arbeidsvilkår ved ansettelse i stilling som tittel i fagområde, enhetsforkortelse ID. Lønns- og arbeidsvilkår ved ansettelse i stilling som førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN I Inngående brev og U Utgående svar Offl. 25* Nei * Må vurderes konkret ift dokumentets innhold. Ev ny arbeidsavtale Signert arbeidsavtale som tittel i fagområde, enhetsforkortelse ID I - Inngående brev Signert arbeidsavtale som førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN Søknad og CV Generelt dokument - saksreferanse Offl. 25 Nei Offl. 25 Nei Avtalen skal være signert av begge parter Avtalen skal være fullstendig, dvs at bl.a tiltredelsesdato skal fremgå. Papiroriginal sendes til senteret På den som blir ansatt overføres søknad og CV automatisk til rekrutteringssak gjennom Jobbnorge. Ved å legge til saksreferanse vil man finne igjen CV og søknad i ansettelsessaken, se legge til saksreferanser Introduksjon som tittel i fagområde, enhetsforkortelse ID Introduksjon som førsteamanuensis i matematikk, TN-IMN X- internt Offl. 25 Nei Stillingstilhøriget asjon på introduksjon og i prøvetiden, jf introduksjonsprogrammet. Side 21

22 Nivå Tittel på sak og dokument -type Ny lønnsplassering som tittel i fagområde etter HTA 2.5.5, enhetsforkortelse ID Ny lønnsplassering som førsteamanuensis i matematikk etter HTA pkt 2.5.5, TN-IMN Andre dokumenter om endring i arbeidsavtale/ansettelsesforholdet. Forlengelse av vikariat som universitetslektor i pedagogikk, HF-IGIS Ny arbeidsavtale 7.3 Ansettelse timelønnede, samlesak pr enhet U - utgående brev til ansatt U- utgående brev til ansatt I-inngående brev fra ansatt (eks signert arbeidsavtale) Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Offl. 25 Nei Offl. 25 Nei Merknader Brev om ny lønnsplassering dersom leder vil tilby dette innenfor ett år fra tiltredelse. Husk å avklare ny lønnsplassering med HR før tilbud om ny lønnsplassering sendes. Sak Samlesak: Ansettelse tittel enhetsforkortelse åå/åå Samlesak: Ansettelse gjesteforelesere ved TN 2016 Samlesak: Ansettelse sensorer ved HF 2016 Samlesak: Ansettelse eksamensinspektører UiS 2016 Offl. 25 Ansettelse av gjesteforelesere, sensorer, studentassistenter, eksamensinspektører og timebetalt ekstrahjelp registreres i samlesaker pr studieår. Gjerne en sak pr enhet på fakultetsnivå. Om en skal velge samlesak eller en sak pr ansettelse, jf pkt 7.2 avhenger av antall ansettelser i perioden ved enheten. Arkivkode: Gjesteforeleser eksternt lønnet personale Sensorer eksternt lønnet personale Studentassistent midlertidige stillinger Eksamensinspektør midlertidige stillinger Ekstrahjelp midlertidige stillinger Side 22

23 Nivå Tittel på sak og dokument -type Tilbud om ansettelse som tittel, enhetsforkortelse Tilbud om ansettelse som gjesteforeleser, TN-IMN Signert arbeidsavtale som tittel, enhetsforkortelse Signert arbeidsavtale som gjesteforeleser, TN-IMN 7.4 Kvalifikasjonsopprykk Sak Kvalifikasjonsopprykk tittel i fagområde, enhetsforkortelse ID Kvalifikasjonsopprykk professor i matematikk, TN- IMN Søknad om kvalifikasjonsopprykk til tittel i fagområde enhetsforkortelse ID Søknad om kvalifikasjonsopprykk til professor i matematikk, TN-IMN Vedlegg U - Utgående brev til ansatt I - Inngående brev fra ansatt I - Inngående brev fra ansatt Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Offl. 25 Nei Alternativt adhoc med kopi til saksparter. Offl. 25 Nei Offl. 25 Alternativt adhoc med kopi til saksparter. Offl. 25 Nei Merknader asjonen utgjør i hovedsak signert arbeidsavtale, men også brev/epost med tilbud bør registreres i P360, alternativt legges inn som merknad/notat i dokumentkort for signert arbeidsavtale. Knyttes til mottakers privatpersonkort. Påse at dokumentet er signert av begge parter. Knyttes til avsenders/ansattes privatpersonkort. Arkivkode: Opprykk i faglige/ vitenskapelige stillinger Side 23

24 Nivå Tittel på sak og dokument -type (saksframlegg) RF eller AU XX/XX Oppnevning av sakkyndig komite for vurdering av søknad om kvalifikasjonsopprykk til tittel i fagområde, enhetsforkortelse ID RF 99/16 Oppnevning av sakkyndig komite for vurdering av søknad om kvalifikasjonsopprykk til professor i matematikk, TN-IMN Innstilling, CV fra komitemedlemmer, søknad og betenkning Sakkyndig vurdering av søknad om kvalifikasjonsopprykk til tittel i fagområde, enhetsforkortelse ID Sakkyndig vurdering av søknad om kvalifikasjonsopprykk til professor i matematikk, TN-IMN X - Intern U- utgående brev til komite Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Offl. 25 Nei Offl. 25 Nei Merknader Kobles til prosjekt for ansettelsesorgan eller rektors fullmakt. Utvalgsbehandling * Saksframlegget og flere av vedleggene kan ikke unntas fra offentlighet med hjemmel i Offl. 25. Men, for å forenkle registrering i P360 graderes alle filene. Innsyn gis ved forespørsel. Husk å legge til alle medlemmer i sakkyndig komite i mottakerfeltet. Om de ikke allerede er registrert med kontaktkort opprettes de som uregistrert kontakt. Forskrift og aktuelle retningslinjer/veiledninger, søknad og betenkning Uttalelse fra sakkyndig komité ved søknad om kvalifikasjonsopprykk til tittel fagområde, enhetsforkortelse id Uttalelse fra sakkyndig komité ved søknad om kvalifikasjonsopprykk til professor i matematikk, TN- IMN I - Inngående brev fra komite Offl. 25 Nei Husk å legge til alle medlemmer i sakkyndig komite i mottakerfeltet. Om de ikke allerede er registrert med kontaktkort opprettes de som uregistrert kontakt. (en avsender og resten medavsendere) Sakkyndig komites uttalelse Side 24

25 Nivå Tittel på sak og dokument -type Oversendelse av sakkyndig vurdering ved søknad om kvalifikasjonsopprykk til tittel fagområde, enhetsforkortelse ID Oversendelse av sakkyndig vurdering ved søknad om kvalifikasjonsopprykk til professor i matematikk, TN- IMN U Utgående brev til søker Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Offl. 25 Nei Merknader (saksframlegg) Sakkyndig komites uttalelse SAU el AUxx xx/xx Søknad om kvalifikasjonsopprykk til tittel fagområde, enhetsforkortelse ID SAU 16/16 Søknad om kvalifikasjonsopprykk til professor i matematikk, TN-IMN X - Intern Offl. 25 Nei Kobles til prosjekt for ansettelsesorgan. Utvalgsbehandling Innstilling om opprykk, sakkyndig komites uttalelse, søknad, betenkning Kvalifikasjonsopprykk til tittel i fagområde, enhetsforkortelse ID Kvalifikasjonsopprykk til professor i matematikk, TN- IMN U-Utgående brev til søker Offl. 25 Nei 7.5 Lønnsopprykk etter HTA pkt 2.5.1, Sak Lønnssak 2.5.3, xx-åååå (saksnummer-årstall) Lønnssak 2.5.3, X - Intern Offl. 25 Ja Lønnssaker etter behandles som enkeltsak. Den det gjelder knyttes til med privatkontaktkort Arkivkode: lokale forhandlinger, særlige grunnlag ( forhandlinger) Side 25

26 Nivå Tittel på sak og dokument -type Lønnskrav, L-sak xx-åååå Lønnskrav L-sak I Inngående brev om krav fra ansatt/ organisasjon Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Offl. 25 Ja Merknader Lønnskrav ved krav fra ansatt, ofte via organisasjon Lønnsanmodning, L-sak xx-åååå Lønnsanmodning L-sak X - Intern Offl. 25 Ja Lønnsanmodning ved krav fra leder Husk å knytte til privatpersonkort for ansatt. Uttalelse fra leder L-sak xx-åååå Uttalelse fra leder L-sak Saksforelegg L-sak xx-åååå Saksforelegg L-sak X-internt X Intern notat uten Offl. 25 Ja Offl. 25 Ja Uttalelse fra leder om lønnskrav fra ansatt. Husk å knytte til privatpersonkort for ansatt. Eventuell annen dokumentasjon om lønnsanmodning/- krav registreres i saken. Saksforelegg til lønnsforhandlingsutvalg Ev lønnskrav, ny stillingsbeskrivelse Protokoll L-sak xx-åååå Protokoll L-sak X Intern notat uten Offl. 25 Nei Signert protokoll fra forhandlinger Side 26

27 Nivå Tittel på sak og dokument -type Sak Samlesak: Lønnsopprykk etter lokale forhandlinger etter HTA fra dd.mm.åå xxx vakultet Tilgangskode Offl. 25 Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Tilgangsgruppe Merknader Lønnssaker etter HTA behandles som samlesak der den det gjelder knyttes som mottaker av opprykksbrevet. Arkivkode: lokale årlige forhandlinger Lønnsopprykk ved lokale forhandlinger etter HTA pkt fra dd.mm.åååå Lønnsopprykk ved lokale forhandlinger etter HTA pkt fra U - Inngående brev Offl 25 Ja 7.6 Permisjon Sak Permisjon permisjonstype fra- dato Eksempel på sakstittel: Permisjon omsorg fra Permisjon ny stilling fra Permisjon fødsel fra Permisjon sykdom er knyttet til samme permisjon, f.eks forlengelse, registreres i samme sak. Ulike blanketter tilleggsopplysninger som kommer inn i etterkant legges i samme sak som et eget saksdokument eksempelvis erklæring fra lege, inntektskjema etc. Knyttes til ansattkort Søknad om permisjon Søknad om omsorgspermisjon fra I - Inngående brev Ja Innvilget (avslag på) søknad om permisjon Innvilget søknad om omsorgspermisjon fra I - Inngående brev Ja Ulike blanketter tilleggsopplysninger som kommer inn i etterkant legges som eget saksdokument Side 27

28 Nivå Tittel på sak og dokument -type Tilleggsopplysninger Erklæring fra lege, inntektsskjema, brev fra NAV 7.7 Pensjon Sak Pensjon pensjonstype fra dato Pensjon alder fra Pensjon AFP fra Pensjon ufør fra I - Inngående brev Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Ja* Tilgangsgruppe Merknader *Hvis brevet kommer fra en virksomhet skal dette ikke skjermes. Kommer det fra privatperson skal det skjermes Arkivkode: 235 Pensjoner, trygder Søknad/melding om pensjon Melding om alderspensjon fra I - Inngående brev Ja Innvilget/registrert pensjon pensjonstype Registrert melding om alderspensjon fra U- utgående brev til ansatt Ja Pensjonsmelding I - Inngående brev Ja 7.8 Oppsigelse fra ansatt Sak Oppsigelse tittel fagområde, enhetsforkortelse ID Oppsigelse professor i matematikk, TN-IMN Arkivkode: 213 Oppsigelse av stilling Side 28

29 Nivå Tittel på sak og dokument -type Oppsigelse av stilling som tittel fagområde, enhetsforkortelse ID Oppsigelse av stilling som professor i matematikk, TN-IMN I - Inngående brev Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Ja Tilgangsgruppe Merknader Viktig at oppsigelse blir registrert i P360 så snart som mulig etter at denne er mottatt av leder eller saksbehandler. Uavhengig av om denne er mottatt som brev eller epost. 7.9 Personalsak Bekreftelse på mottatt oppsigelse Eksempel Bekreftelse på mottatt oppsigelse av stilling som professor i matematikk, TN-IMN U- utgående brev til ansatt Ja Sak Personalsak NB! Unngå personnavn i tittel Eller Ad.Hoc gruppe Dette er saker som ofte kan inneholde personsensitive opplysninger. Vær nøye med Tilgangskoder og tilgangsgrupper. Vurder bruk av Ad.Hoc gruppe Arkivkode: 259 Annet om arbeidsvilkår, arbeidsforhold, tjenestetvister Innkalling til møte den dd.mm.åååå U - utgående brev til ansatt Ja Eller Ad.Hoc gruppe Referat fra møte/ samtale den dd.mm.åååå Undertegnet referat U - utgående brev til ansatt Ja Eller Ad.Hoc gruppe Side 29

30 Nivå Tittel på sak og dokument -type Tilgangskode Skjerming avsender/ mottaker/ kontakt Ja Tilgangsgruppe Eller Ad.Hoc gruppe Merknader Alle dokumenter, eposter, notater etc som kan være relevant i av ansatt skal registreres i P Bekreftelse på ansettelsesforhold Sak Bekreftelse på ansettelsesforhold Attest evt tittel/ arbeidsområde Arkivkode: 224 Uttalelser om personale (attester) Bekreftelse på ansettelsesforhold U - utgående brev til ansatt * Nei * aktuelt dersom bekreftelsen inneholder opplysninger som er taushetsbelagt Attest evt tittel/ arbeidsområde U - utgående brev til ansatt Nei Side 30