Allmøte om sammenslåinga. Torsdag 28. mars 2019

Transkript

1 Allmøte om sammenslåinga Torsdag 28. mars 2019

2 Fellesnemnda sak 17/19: Oppgaver som må være løst innen utgangen av 2019 Vedtak 1. Fellesnemda tar sak vedrørende «oppgaver som må gjennomføres innen utgangen av 2019» til orientering 2. Fellesnemda ber prosjektledelsen utarbeide skisser til ledelsesstruktur for den nye fylkeskommunen. Plan for eventuell framleggelse og behandling i underutvalg, arbeidsutvalg og fellesnemnd avtales nærmere med fellesnemndas ledelse

3 Fellesnemnda sak 22/19: Prosjektskisse for sammenslåing av Troms og Finnmark Fellesnemnda: Fellesnemnda er prosjekteier og vedtar overordnede styringsdokumenter. Arbeidsutvalg (AU): Arbeidsutvalget har overordna ansvar for at prosjektplan iverksettes og gjennomføres i henhold til fellesnemndas vedtak. Ansvaret utøves gjennom prosjektledelsen som har det operative ansvaret, samt fullmakt til iverksetting og gjennomføring av administrativ organisering av prosjektet jfr. reglementet.

4 Fellesnemnda sak 22/19 forts. Prosjektledelsen: Sammenslåingsprosjektet ledes av prosjektledelsen som består av fylkesrådmannen i Finnmark og stabssjefen i Troms. Prosjektledelsen har ansvaret for operativ styring og ledelse av hele prosjektet. Prosjektledelsen utfører rollen basert på delegasjonsfullmakt fra fellesnemda. Prosjektledelsen får følgende ansvarsområder, og skal lede prosjektet med tilhørende administrative prosjektgrupper.

5 Fellesnemnda sak 22/19 forts.

6 Fellesnemnda sak 22/19 forts.

7 Styringsgruppene Det opprettes to styringsgrupper for å sikre koordinering mellom sektorer og sikre at anbefalingene fra de ulike prosjektgruppene er koordinert: Styringsgruppe sikker drift og styringsgruppe samfunnsutviklerrollen. Styringsgruppene får mandat fra, og rapporter til prosjektledelsen. Deltakerne i styringsgruppen utpekes av prosjektledelsen. Styringsgruppene skal sørge for fremdrift i prosjektgruppene. Prosjektledelsen utpeker en styringsgruppekoordinator til hver styringsgruppe. Koordinatoren skal se til at det blir levert statusrapporter til møtene i styringsgruppene og at det blir ført referat og at avklaringer med prosjektledelsen blir gjort underveis. Koordinator deltar i faste møter i prosjektstaben. For å sikre samordning mellom styringsgruppene, utpekes det en representant fra hver styringsgruppe som er observatør i motsatt styringsgruppe. Tillitsvalgte og verneombud skal være representert i styringsgruppene. Tillitsvalgte kan også være representert i prosjektgruppene.

8 Prosjektgruppene Prosjektgruppene er delt inn i ulike funksjoner. Hvert av prosjektene koordinerer ulike ekspertgrupper. Prosjektgruppene er ikke en gjenspeiling av eksisterende organisasjonsstrukturer. Det er viktig at arbeidsoppgaver ses i sammenheng på tvers av sektorene. Prosjektgruppene rapporterer til styringsgruppen som skal sørge for god koordinering mellom de ulike prosjektene. Prosjektgruppene skal: Lage plan for organisering, framdrift og detaljplanlegging innenfor egne fagfelt. Planene skal inneholde vurderinger. Utarbeide utvidet mandat for arbeidet. Mandatet skal være forankret i felles mål for styrings- og prosjektgrupper og skal godkjennes av styringsgruppen. Rapportere framdrift og innstilling til styringsgruppen. Innstillingen skal inneholde en prioriteringsliste. Komme med anbefalinger til styringsgruppen. Opprette/avslutte ekspertgrupper ved behov. Ansvar for framdrift i etablert ekspertgrupper. Se leveranser fra ekspertgruppene i sammenheng med hverandre, bruke leveransene som grunnlag for innstilling til styringsgruppen.

9 Prosjektperioden Prosjektet vil måtte fortsette etter at fylkeskommunene formelt er sammenslått på grunn av forsinkelsene i sammenslåingsprosessen. Det vil derfor bli nødvendig å konsentrere arbeidet i startfasen med de oppgavene som absolutt må være på plass innen Det som kan skyves på, må skyves på. Prosjektslutt estimeres til

10 Fellesnemnda sak 23/19: Prinsipper for sammenslåing Premisser for ny organisering - Alle skal få jobbe der de jobber i dag (jf. vedta i fylkestingene) - Strukturen skal bidra til horisontal samhandling på tvers i organisasjonen - Organiseringen kan legge til rette for at enheter kan ledes av lederteam på tvers av fylkene - Relativ fordeling av antall årsverk mellom Troms og Finnmark Prinsipper for organisering - Klare strategiske mål - Samordning og samhandling - Resultatorientert - Brukerne i sentrum - En synlig fylkeskommune - Nyskapende - Åpenhet og tillit

11 Fellesnemnda sak 23/19 forts. Vedtak Fellesnemnda har behandlet sak vedrørende premisser og prinsipper for organisering av Troms og Finnmark fylkeskommune. Fellesnemnda slutter seg til intensjonen som ligger i premissene og prinsippene. Partssammensatt utvalg innstiller overfor Arbeidsutvalget når det gjelder premisser og prinsipper for organiseringen av Troms og Finnmark fylkeskommune Fellesnemnda slutter seg til Stortingets intensjoner om en balansert og funksjonell fordeling av ledelsesfunksjoner i Troms og Finnmark. Det skal være politisk og administrativ ledelse både i Vadsø og i Tromsø. Fellesnemnda vil allerede nå signalisere at når nye oppgaver tillegges fylkeskommunen skal hele fylket tas i bruk.

12 Styringsgruppe «samfunnsutviklerrollen» Har laget møteplan og hadde sitt første møte 18.3 Opprettet et eget arbeidsrom i «Teams» Medlemmer: Børre Krudtå, Hilde Mietinen, Per Bjørn Holm-Varsi, Ellen Østgård, Toril Lauritsen, Stine Larsen Loso, Stig Ole Pedersen (hovedverneombud), Kristen Fosli (hovedverneombud), Kjetil Helstad (tillitsvalgt), Klaus Magnus Berg Hansen (tillitsvalgt), Hege Ryeng (tillitsvalgt) og Renate Berg Hansen (tillitsvalgt) Styringsgruppe koordinator: Raimo Valle Observatør fra styringsgruppe «sikker drift» Berit Koth Medlemmene i styringsgruppen har varamedlemmer: Tore Gundersen, Nils Arne Johnsen, Bjørn Kavli, Peter Marstrander, Margunn Blix og Ole Stian Søyseth

13 Prosjektgruppe utdanning Deltakere: Børre Krudtå, fylkesutdanningssjef i Troms Margunn Blix, opplæringssjef i Finnmark Bjørn-Inge Thomasjord, ass. fylkesutdanningsjef i Troms Toni Håvardsrud, ass. opplæringssjef i Finnmark Tillitsvalgte fra begge fylker inviteres til å delta To koordinatorer: Sedolf Slettlig (Troms) Svein Tore Jakobsen (Finnmark

14 Prosjektgruppe utdanning forts. Første møte i prosjektgruppen blir i Vadsø 30.april Notater o.l deles i felles Onenote De to koordinatorene utarbeider utkast til: Utvidet mandat (som prosjektgruppen behandler og sender til styringsgruppen for godkjenning) Prioriteringsliste og ekspertgrupper med frister for avslutning av oppgavene, samt utkast til oppdrag til de ulike ekspertgruppene Tidspunkt for en felles oppstartssamling for alle ekspertgruppene i første halvdel av mai Møteplan for prosjektgruppe Utdanning for 2019

15 Prosjektgruppe næring Det er utarbeidet forslag til videre organisering og ekspertgrupper som må koordineres mellom de to organisasjonene.

16 Prosjektgruppe samferdsel Prosjektgruppen består av Bjørn Kavli og Per Bjørn Holm-Varsi Prosjektgruppen er også sekretariat for underutvalg SAMS og kystverket. Har startet samtaler og har plan for det videre arbeidet.

17 Overføring av fylkesvegadministrasjonen til fylkeskommunen - status Troms Fylkestingssak 29/19: 1. Fylkestinget har vurdert organisering av samferdselssektoren i forbindelse med overføring av fylkesvegadministrasjon fra Statens vegvesen. Fylkestinget vedtar «avdelingsmodellen» som ny organisasjonsplan for Samferdsels og miljøetaten. Det kan bli endringer som følge av sammenslåing med Finnmark fylkeskommune. 2. Fylkestinget er positiv til et eventuelt samarbeid med andre fylker om særlig knappe fagressurser på fylkesveg. Hensikten er å etablere/beholde vanskelig tilgjengelig kompetanse på områder som er viktige for alle fylkeskommuner og Statens vegvesen. Herunder bl.a brukompetanse. Organisering og ansvarsfordeling må en komme tilbake til. 3. Fylkestinget ber Statens vegvesen sørge for at følgende funksjoner er tilgjengelige som fellestjenester også for fylkeskommunene etter : Skredovervåkning/-beredskap Beredskap Laboratorietjenester Spor- og jevnhetsmålinger 4. Prosjektet «Kunnskapsgrunnlag fase 2» anses som avsluttet og delen med bemannings-plan tas med videre i fase 3 som fokuserer på bemanningsplan og fase 4 som ivaretar rekruttering. Vi skal fortsatt følge den nasjonale planen for overføring av fylkesvegadministrasjon. Det etableres en prosjektgruppe som settes ned av Samferdselssjefen. Samferdselssjefen tar også over vervet som leder av styringsgruppa. 5. Rekruttering av personell fra Statens vegvesen skal ta utgangspunkt i "Avtale om ansettelse i fylkeskommunen når fylkesvegadministrasjonen overføres fra Statens vegvesen", som er utarbeidet av KS og Statens vegvesen i fellesskap. Avtalen vedtas av fellesnemnda for Troms og Finnmark.

18 Overføring av fylkesvegoppgaver status Finnmark Statens vegvesen bruker ca 42 årsverk årlig på å fylle fylkesvegfunksjoner i Finnmark som: drift, vedlikehold, plan, HR, ledelse, regnskap. Oppgavene utføres av langt flere ansatte i hele organisasjonen i avdeling Finnmark, region nord, Vegdirektoratet. Bemanningsplan er klar 5. april: stillinger fylkeskommunen trenger for å gjøre fylkesveg-funksjoner på en god måte fra Tilby stillinger til ansatte i Statens vegvesen fra mai og utover. Garanti om å ha samme arbeidssted som i dag. De begynner

19 Prosjektgruppe Kultur Består av Vibeke Skinstad, Charles Petterson, Tore Gundersen og Ellen Østgård Har hatt oppstartsmøte, samt møte 18. mars med avdelingsledere/fagansvarlige for sine områder Det er etablert ekspertgrupper med ledere. Det er utarbeidet utkast til mandat for ekspertgruppene (frist denne uken for tilbakemelding) Har vært innom temaet «mandat»

20 Prosjektgruppe plan Gruppelederne Ole Stian Søyseth (FFK) og Stine Larsen Loso (TFK) i Prosjekt plan har hatt to telefonmøter siden De er så langt blitt enige om: At det er viktig å koble regional planstrategi og økonomiplanarbeidet godt. Søyseth, som sitter i arbeidsgruppe for økonomi og regional planstrategi, tar et overordnet ansvar for dette.

21 Prosjektgruppe plan Følgende ekspertgrupper søkes etablert: Regional planstrategi/samfunnsplanlegging (inkludert statistikk- og kunnskapsgrunnlag samt at FNs bærekraftsmål inngår) Arealplanlegging og kystsoneplanlegging Kulturminneforvaltning (det som angår areal) Folkehelse Vannforvaltning og innlandsfiske Klima og miljø Naturressurser (landskap, vind, vann og mineral) Friluftsliv Regional transportplanlegging GIS

22 Prosjekt tannhelse Har oppnevnt medlemmer til prosjektgruppa. Fra Finnmark: Fylkestannlege + tre overtannleger. Fra Troms: Fylkestannhelsesjef, ass.sjef, en overtannlege. Innledende diskusjon om mandat. Ikke ferdig, ikke godkjent. Innledende diskusjon om inndeling i ekspertgrupper mellom fylkestannlege og fylkestannhelsesjef. Sannsynlig inndeling: Pasientens tannhelsetjeneste, Personellets tannhelsetjeneste, infrastruktur, spesialisttannhelsetjeneste/tknn/utk. Gruppene er ikke oppnevnt. Har sitt første møte møte 29.3.

23 Styringsgruppe «Sikker drift» Hadde sitt første møte 20.3 Medlemmer: Berith Koht, Kristina Bratrein, Anne Cathrine Larsen, Tor Ødegård, Ragnhild Evjen Angell, Knut Are Mortensen, Lillian Iversen (tillitsvalgt), Anders Nybø (tillitsvalgt), Kristen Fosli (hovedverneombud), Stig Ole Pedersen (hovedverneombud), Karin Henriksen Lisa (tillitsvalgt), Henrik Seppola Larsen (tillitsvalgt). Styringsgruppe-koordinator: Ole Stian Søyseth Observatør fra styringsgruppe «samfunnsutviklerrollen»: Per Bjørn Holm-Varsi Varamedlemmer: Kari Mette Aaseth, Wencke Elveslett, Rune Seim, John Arild Solstad og Trond Magne Henriksen

24 Prosjektgruppe politikk Består av Kari Mette Aaseth fra TFK og Anne Cathrine Larsen. Jobbet med mandatet Foreslår følgende ekspertgrupper: Klagenemnd, fylkeskommunalt eldreråd, fylkeskommunalt råd for personer med nedsatt funksjonsevne, organ for ungdomspolitisk medvirkning. Administrativ ressurs for det politiske utvalget «Styringsform». Andre mulige oppgaver: Utforming av reglementer etc. Sveinung Meyer Svendsen FFK tilknyttes prosjektgruppe Politikk som administrator i prosjektportalen

25 Prosjektgruppe økonomi Prosjektgruppe økonomi har omfattende oppgaver knyttet til systemer og arbeidsprosesser som må være på plass innen , og vi er godt i gang med arbeidet. Budsjett- og økonomiplanprosessen er startet. Det er igangsatt arbeid for å legge overordnede føringer i økonomplanarbeidet, og dette skal behandles i underutvalg for budsjett og økonomiplan og fellesnemda i løpet av året. Det er nedsatt en egen ekspertgruppe som skal sørge for implementering av nytt ERP-system. Arbeidet i ekspertgruppa er godt i gang, og vil kreve betydelig kapasitet i Det er nedsatt flere ekspertgrupper og egen prosjektplan for prosjekt økonomi er utarbeidet. De fleste ekspertgruppene har startet sitt arbeid.

26 Prosjektgruppe eiendomsforvaltning Gruppen (Kristina Bratrein og Rune Seim) har hatt forberedende møter. Første møte i prosjektgruppen er Mulige ekspertgrupper så langt: Ekspertgruppe nybygg/ vedlikehold Ekspertgruppe arkiv Ekspertgruppe sekretariat/sentralbord Ekspertgruppe kantine Ekspertgruppe renhold Ekspertgruppe trykkeri Ekspertgruppe forvaltning (inkl. boligforvaltning)

27 Prosjektgruppe HR/PO HR/PO prosjektet er i gang. Prosjektgruppa består av lederne for ekspertgruppene og møtes ukentlig Ledes av HR og PO-sjef. Tre ekspertgrupper etablert: HR/personal, HMS og lønn. Ekspertgruppene har begynt å lage forslag til mandat og prioriteringer og på fagoppgaver Tillitsvalgte på plass i prosjektgruppa og ekspertgruppe HR/personal og HMS både fra Troms og Finnmark

28 Prosjektgruppe IKT og digitalisering Felles arbeidsmøte i Vadsø 6-8 mars. Deltakere: Ragnhild Angell, Tor-Ivar Iversen, Jan Tore Ovesen og John Arild Solstad To ekspertgrupper, og flere arbeidsgrupper. Ekspertgruppe 1 «Digitalisering og Innovasjon» inneholder så langt: Arbeidsgruppe A1: Økonomi, HR/PO, lønn og regnskap Arbeidsgruppe A2: Sak Arkiv Arbeidsgruppe A3: Webløsninger Arbeidsgruppe A4: Nye oppgaver SAMS med flere Arbeidsgruppe A5: Andre fagsystemer Arbeidsgruppe A6: Digitale arbeidsprosesser Arbeidsgruppe A7: Digitale tjenester

29 Prosjektgruppe IKT og digitalisering forts. Ekspertgruppe 2 «IKT Leveranser» inneholder så langt: Arbeidsgruppe A1: Basistjenester Arbeidsgruppe A2: Identitet Arbeidsgruppe A3: Brukerstøtte Arbeidsgruppe A4: Nettverk Arbeidsgruppe A5: Infrastruktur

30 Prosjekt IKT og digitalisering Har mandatet for IKT og Digitalisering så klart nok til å kunne starte arbeidet med oppgaver. Har laget dokumenter for IT-arkitektur prinsipper (ikke ferdig) Har laget dokument for føringer for IKT og Digitalisering (ikke ferdig) Skal ha fellesmøte med alle involverte i arbeidsgruppene mandag 1 april.

31 Prosjektgruppe kommunikasjon Jobber med å avklare hva som må eller bør håndteres i 2019 og utover.

32 Sak 24/19 Avtale om overføring av ansatte fra SAMS Vedtak: Leder av fellesnemda skriver under avtalen med Statens vegvesen om prosessene knyttet til overføring av fylkesvegoppgaver og ansettelser i Troms og Finnmark fylkeskommune fra 1. januar Avtalen skrives under slik den foreligger, inkludert punkt syv. Det presiseres at det er opp til fylkeskommunen å ta stilling om stillinger skal lyses ut internt i Statens vegvesen, etter punkt syv. Bestemmelsen gjelder for stillinger som skal lyses ut innen 31. desember Fellesnemda er kjent med at regjeringen fremmer forslag om endret organisering av Statens Vegvesen i løpet av 1 halvår Fellesnemda forutsetter at divisjoner legges til Troms/Finnmark.

33 Husreglene Vi blir bedre sammen enn hver for oss. Vi er alle likeverdige parter og møter hverandre med respekt. Vi finner de beste løsningene sammen. Vi har takhøyde, raushet og integritet i prosessene, og er lojale til avgjørelsene. Vi lytter og deler med hverandre. Slik skal vi dra nytte av den enkeltes verdifulle kompetanse, innsikt og erfaring. Vi har trygge samarbeidsarenaer Trygge samarbeidsarenaer gjør det lettere å evaluere erfaringer fra egen praksis, og kanskje gi slipp på noe man har investert mye i, men hvor det er rom for forbedring. Vi snakker med ikke om. Slik sikrer vi dialog som er ærlig, åpen og vennlig

34 Kommunikasjonsplan Kommunikasjonsprinsipp i sammenslåingsprosessen: Kommunikasjonen skal være aktiv mot alle målgrupper og dekke milepæler og utvikling i prosessen Vi skal ha samordna og samtidig kommunikasjon i kanalene vi bruker for å nå målgruppene Kommunikasjonen skal være lett tilgjengelig, skape engasjement og være tydelig med et klart språk Vi legger til rette for dialog, lytter og svarer raskt Vi skal bruke linja og ha ledere som er synlige, tilstede, godt informerte og som tar med seg videre innspill fra ansatte

35 Kommunikasjonsplan forts. Nettside: nyetffk.no Facebook: Nye Troms og Finnmark fylkeskommune Nyhetsbrev på epost

36 Tillitsvalgtmøtet Program Husreglene hva betyr de for oss? Status i prosjektet og viktige milepæler frem mot sommeren Omstillingsdokument Organisering i Finnmark og Troms fylkeskommuner i dag Hva kjennetegner den gode prosessen fremover Tillitsvalgtrollen i prosjektet framover

37 Tidslinje ledelsesstruktur Prosjektledelsen har startet arbeidet med sak om skisser til ledelsesstruktur: Vi legger en tidsplan som presenteres de tillitsvalgte i neste uke, som deretter skal til drøfting. Ulike grupper i organisasjonen involveres; ledere tillitsvalgte og verneombud. Skal være en prosess på ledersamling april samlet ledergruppe Troms/Finnmark deltakelse fra tillitsvalgte og verneombud 4. juni møte i PSU uttalelse følger saken til AU/FN 11. juni sak legges frem for AU 12. juni sak legges frem for fellesnemnda