MØTEREFERAT. Agenda: 6/17 Gjennomgang og godkjenning av referat 15. september. 7/17 Status og fremdrift

Transkript

1 MØTEREFERAT Gruppe K1 Dato 27.oktober Tidspunkt (ble flyttet til kl ) Sted Møterom Høihjelle, Namdalshagen Til stede Kjell Einvik, Tormod Breistrand, Inge Ryan, Lisa Gamst Aglen, Rønnaug Aaring, Bjørn Dag Derås, Rune Wik, Hild Tove Leite, Odd Arne Flasnes, Ståle Ruud, Skage Knappe Inviterte gjester: Karl-Heinz Cegla, Nord-Trøndelag fylkeskommune Kjell Ivar Tranås, MNS Utvikling Forfall Ingen Referent Skage Knappe Agenda: 6/17 Gjennomgang og godkjenning av referat 15. september 7/17 Status og fremdrift 8/17 Gjest fra Nord-Trøndelag fylkeskommune Karl-Heinz Cegla er invitert for å snakke om kommunal planstrategi og planprogram for kommunens samfunnsdel, nye Namsos i en sammenslåingsprosess 9/17 Prosjektene Bru til Jøa og utvikling av kystfiber i regionen, ved Kjell Ivar Tranås. Hva er gjort og hvordan kjører vi prosjektene videre? Diskusjon 10/17 Eventuelt

2 Saker og konklusjoner Type sak; B=Beslutning, O=orientering, D=drøfting Type Sak Ansv. Innen Lukket O O+D 6/17 Gjennomgang og godkjenning av referat: Møtereferat godkjent 7/17 Status og fremdrift: Status og fremdrift ok Visjonsarbeidet: Utsettes til innbyggere og ansatte er «klare» for det. Må organiseres slik at folk er klare over hva de er med på. Det må ikke være tvil om at det skal utarbeides en langsiktig strategi, noe som alle skal kunne kjenne seg igjen i. holder dialog med KS og evt andre på denne prosessen slik at den blir gjennomført på et godt tidspunkt i prosessen. Planstrategien: Planstrategien kan ikke legges ut administrativt som planlagt 1. november. Administrasjonen har ikke delegert myndighet til dette. Dette kom fram under møtet. Administrasjonen ble bedt om å utarbeide et delegasjonsreglement som sier noe om hvem som skal beslutte hva i denne prosessen. Administrasjonen undersøker dette nærmere. og Inge I løpet av 2018? Januar 2018 O+D 8/17 Karl-Heinz. Følgende er satt som tema: 1. Forskjellen på planstrategi og planprogram 2. Anbefalt medvirkning i de to ovenstående prosessene sett opp imot graden av medvirkning i en GOD kommuneplanprosess. Her ønsker jeg at du også sier noe om at innbyggerne kan oppleve det som forvirrende dersom en involverer for mye under

3 utarbeidelsen av planstrategien og programmet, men heller har mye fokus på medvirkning under selve planprosessen. 3. Vurdering av hvordan vi i nye Namsos kan/bør gjøre dette på en god måte nå, midt i sammenslåingsprosessen, hvor det er så mange andre parallelle prosesser. Hvordan skal planprosessen min/vår skille seg ut som en virkelig positiv og «samlende» prosess, samtidig som det forhandles om arbeidssteder, arbeidsvilkår, funksjonsfordeling, skolestruktur, økonomiplanlegging, omstilling, omdømmebygging og så videre 4. Hva vi bør gjøre for å samordne vår planlegging med det som skjer på fylkesnivå. Referat: Presentasjonen til KH er lagt ved dette referatet. - Vi bør gjennomgå og «rydde opp» i begrepsbruken (plan, utredning, melding, notat, strategi osv); hva er hva og hvordan skal vi organisere oss/hva vil vi ha? - Hvor mange planer skal nye Namsos ha, sett opp imot de planene som finnes i kommunene nå? Se på hvordan NTFK gjør det med harmonisering av planer og tidslinje for utarbeidelse av sektor/temaplaner - Arealplaner er juridisk bindende og gjelder også inn i 2020 og videre, inntil ny areal/reguleringsplan blir vedtatt - Økonomiplanen bør knyttes tett opp til, eventuelt erstatte handlingsdelen til kommuneplanen. Dette for å knytte økonomi opp til tiltakene som ønskes prioritert i planen - Nye Namsos bør samkjøre og slå sammen sektor og temaplaner i den grad dette er naturlig, slik at det ikke blir så mange planer O+D 9/17 Prosjektene Bru til Jøa og utvikling av kystfiber i regionen, ved Kjell Ivar Tranås. Hva er gjort og hvordan kjører vi prosjektene videre? Referat: Bru: Inge

4 - Orientering fra Kjell Ivar er lagt ved dette referatet - Prosjektet har lang historikk - Det viktigste nå: å få sikret politisk forankring på høyt nivå (Storting) - Inge får med seg ordførerne i dette strategiske arbeidet - Kjell Ivar skal sjekke ut: andre bru-prosjekt og mulighetene for midler -> finansieringsplan - Kjell Ivar: Opprette og sikre god dialog med vegkontor og NTFK: hva kan de tenke seg og støtte? Kjell Ivar svare ut dette til neste møte Kystfiber: O - Arbeidet med kystfiber er godt i gang og er organisert opp med Kjell Ivar Tranås, Hans Petter Haukø, Ronny Vaagen og Håvard Vannebo - Orientering vedlagt 10/17 Eventuelt: Møteplan 2018: legges fram på neste møte Neste møte: 30. november kl , kaller inn Vedlegg: Referat fra 15. september Presentasjon Karl-Heinz Cegla

5 Notater fra Kjell Ivar Tranås ******************************************************************************************************** Møtereferat K1 Dato 15. september Tidspunkt Sted Dahlslett, Namdalshagen Til stede Rønnaug Aaring, Odd Arne Flasnes, Ståle Ruud, Tormod Breistrand (tillitsvalgt), Bjørn Dag Derås, Rune Wik, Skage Knappe Forfall Kjell Einvik, Lisa Aglen Referent Skage Knappe Innkalling: Det innkalles herved til oppstartmøte for arbeidsgruppe K1 Kommuneplan. De politiske representantene og representanter fra fagforeningene velges i høst og vil bli innkalt senere når disse valgene er gjort. Prosjektstøtte for arbeidsgruppen er vår nytilsatte samfunnsplanlegger Skage Knappe. Agenda: - Mandat - Fremdrift (møteplan) - Tidskritiske avgjørelser - Avhengigheter (beslutninger som avhenger av andre grupper) - Eventuelt Sak Tema Referat Oppfølging/ansvar Frist 1/17 Mandat Orientering rundt intensjonsavtalen, styringsdokumentet, administrative, politiske og tillitsvalgte medlemmer i K1. Rønnaug sender presentasjonen over fremdrift. K1 sitt ansvar: Felles visjon Planstrategi Planprogram Rønnaug Inge Fortløpende

6 Planprosess Plan for samfunnssikkerhet og beredskap Med mer Punktene står oppført i felles styringsdokument. Målsettinger i intensjonsavtalen: Fremme samfunnsdelen for fellesnemd Visjon: Skal i utgangspunktet være ferdig til jul, det kan bli for knapt, siden alt nå er forskjøvet Visjons-arbeidet og når dette skal skje, må diskuteres med Inge Planstrategi ferdig til jul, planprogrammet foreslås lagt ut og offentliggjort i januar, og legges samtidig ut til 6 ukers høring. Det ble diskutert rundt prosess strategi og program; hvor bred medvirkning skal en ha? Samfunnsdelen; ferdig våren 2019, behandles i fellesnemd høsten 2019 Plan for Samfunnssikkerhet og beredskap: ferdig til jul 2018 Samfunnsdelen: målsettinger i intensjonsavtalen; forankring, folkehelse, infrastruktur mv For vår del vil det være viktig å samkjøre planarbeidet med det som utarbeides for Trøndelag FK (samferdsel og plan for Trøndelag, følger dette sammen med flere av medlemmene i K1) Infrastruktur: Tilskudd fra KMD, kystfiber (bredbånd), pengene vi har fått skal brukes til å realisere kystfiberbånd og bru (et prosjekt som er tildelt penger til videre utredninger) Vi er styringsgruppe for disse store prosjektene. K1 mener at en må sette ned egne prosjektgrupper på dette. Odd Arne vurderer kapasiteten internt. Dette er viktig arbeid, og medfører stor arbeidsmengde, det blir viktig med struktur og undergrupper som må styres og «holdes på sporet» Fremdriftsplan: lager utkast til dette og legger ut på sharepoint. Ikke for mye detaljer i denne, men sørge for å holde de store linjene K1 må styre andre arbeidsgrupper, vi er en styringsgruppe. sin rolle er å legger frem tall, skaffe grunnlagsmateriale, Inge er også en kapasitet og Inge må delegere, holde i trådene

7 K1: : sekretær og Inge: møteleder Hva slags tidsrom skal planstrategien dekke? Planstrategien må sette opp en lenger tidslinje, for eksempel frem til Noen planer SKAL være på plass, andre kan vente 2/17 Fremdrift (møteplan) Område på sharepoint: legge ut foreløpig materiale der. Jobbe i dokumentene i sharepoint. Utveksling av andre dokument også inn der. I løpet av september Møteplan: foreslår 27. oktober og 17. November fra kl kaller inn til møtene før jul. Fortsetter denne rutinen med møter etter fellesnemda etter jul hvis det lar seg gjøre. 3/17 Tidskritiske avgjørelser Planstrategi Visjon Planprogram lage forslag til intern fremdriftsplan for K1 og sine oppgaver spesielt Inge Desemberjanuar 4/17 Avhengigheter (beslutninger som avhenger av andre grupper) Prosessen i andre arbeidsgrupper. K1 er et stort prosjekt med mange delprosjekter, hvor oppgavene bør delegeres. Dette avklares med Inge i en tidlig fase. Arbeidet i K1 må også ta hensyn til pågående arbeid i kommunene; hvordan rigge underarbeidsgruppene samtidig som folk har sine oppgaver i daglig drift? Inge vil ha en stab. Disse må ikke bli nye bestillere. Dette «konfliktområdet» må avklares tidlig. Kommunikasjonsgruppa; hvordan samkjøre arbeidet med samfunnsdelen og andre kommunikative prosesser? Dette bør også avklares i en tidlig fase. Identitet, kultur (velges 17.11); vil også sannsynligvis berøre og benytte seg av innbyggerinvolvering. Samkjøres med arbeidet med samfunnsdelen. Inge Andre gruppedeltakere Septemberoktober 5/17 Eventuelt Budsjett ; dette tas med Inge

8 Budsjett bru: bør vi kjøpe en ressurs? Odd Arne vurderer dette. Diskuteres videre med Inge. Lund; har vært i kontakt og det er avsatt tid til et bli-kjent møte der (med styret i Lund Krets) Når det gjelder arbeidsplan for alle oppgavene må vi bruke oppsettet i styringsdokumentet. Medlemmene i arbeidsgruppa legger alt relevant stoff ut i sharepoint, møtereferater også. Stoffet legges i gruppa først, så ut i den offentlige gruppa. Når det er godkjent, legges det ut offentlig. Odd Arne Visjon: det ble diskutert rundt at vi tar dette opp med fellesnemda. Forslaget er at visjonsarbeidet kommer litt lenger ut i prosessen. Visjon og involvering av innbyggerne kan skje via Inge sin oppstart og intro. Visjonen bør kunne sette litt dagsorden for hva vi skal bli Vi tenker over dette til neste møte. Enighet om at det er lurt å bruke Inge til visjons-arbeidet. Ledermøte/mellomledermøte 5. september hadde elementer av visjons-arbeid i seg. Vi kan kanskje bruke noe av dette som utgangspunkt? holder kontakt med KS om dette. : Inviterer Kjell Ivar Tranås, som har jobbet mest med infrastrukturtiltakene, til neste møte. Hva er gjort og hva bør gjøres videre? Kjell Ivar (bru og breibånd) orienterer om status i begge prosjektene. Skal han være med i arbeidsgruppene videre? Må avklares internt (Odd Arne) Koordinere med Flatanger. Inge være med i arbeidsgruppe bru-prosjekt? Dette ble foreslått på møtet.