Nye Lindesnes Fellesnemnda

Transkript

1 Nye Lindesnes Fellesnemnda REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Fellesnemnda Sted: Marnardal rådhus, kommunestyresalen Dato: Fredag Tidsrom: 9:00-10:20. Fellesnemnda: Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Trond Hennestad Tor Magne Risdal Per Olav Skutle Stanley Tørressen Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Svein Jarle Haugland Vara for Anju Choudhary Manneråk. Vidar Tjelland Janne Wigemyr John Øyslebø Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Jon Gunnar Ask Randi Fredriksen Ihme Even Tronstad Sagebakken Christoffer Westermoen Prosjektleder: Hans S. Stusvik Sekretær: Dagfinn Lauvsland Inviterte: Rune Stokke Rådmann Lindesnes kommune Irene Lunde Kst. rådmann i Mandal kommune Kjell Rune Olsen Kst. rådmann i Marnardal kommune Forfall: Anju Choudhary Manneråk SAKSLISTE: FN-54/2017 Referat fra møte i fellesnemnda FN-55/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering...2 FN-56/2017 Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel...5 FN-57/2017 Saker til høring fra driftsstyret/bystyret i Mandal...9 Side 1 av 9

2 Det var ikke merknader til innkalling/sakliste. FN-54/2017 REFERAT FRA MØTE I FELLESNEMNDA 8.9. Vedlegg Referat fra møte i fellesnemnda Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd godkjennes. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Referat fra møte i fellesnemnda godkjennes. FN-55/2017 DELPROSJEKT 1: POLITISK ORGANISERING Tidligere saksgang: - fellesnemnda : sak FN-48/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering - arbeidsutvalget : sak AU-29/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering Oppdragsbeskrivelse Partssammensatt utvalg ga klarsignal til å sette i gang en politisk prosess for å utrede og foreslå politisk organisering og struktur for Nye Lindesnes. Organiseringen skal ta utgangspunkt i de føringer som ligger i Intensjonsavtalen/Planprogrammet. Organiseringen følger formannskapsmodellen med de lovpålagte utvalg, og at det er vedtatt 39 representanter i kommunestyret: Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda ned følgende forslag til vedtak: Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: Tre politiske representanter: Leder av delprosjektet Side 2 av 9

3 Tre representanter fra administrasjonen, hvorav én er rådmann/prosjektleder. Øvrige oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Sekretær oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Prosjektbudsjett: inntil kr ,-. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal Behandling i fellesnemnda : * - - Fellesnemndas drøftet saken. Følgende ble skissert som ønskelig saksgang for denne typen saker: Saken behandles først i arbeidsutvalget før den behandles i fellesnemnda. Mellom disse behandlingene er det tid til tilstrekkelig prosess i kommunene. Fellesnemnda vedtok deretter enstemmig: Saken tas til orientering og oversendes arbeidsutvalget. Behandling i arbeidsutvalget : * Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig følgende innstilling til fellesnemnda: Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: 6 politiske representanter 2 fra hver av kommunene: o Leder av delprosjektet o o Prosjektleder/rådmann deltar i prosjektet med forslags-/og talerett. Prosjektleder/rådmann sørger for nødvendig sekretærhjelp. Prosjektbudsjett: inntil kr ,-. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal (Opplegg/framdrift fram til fellesnemndas behandling av saken : hvert kommunestyre oppnevner 4 representanter og gir fellesnemnda fullmakt til å velge 2 av disse. Fellesnemnda velger også Side 3 av 9

4 prosjektleder/delprosjektledere. Kandidater må være faste medlemmer av kommune-/bystyrene. Det ønskes en kortfattet CV for kandidatene). (Saksordfører ved behandling i fellesnemnda er Even Tronstad Sagebakken). Behandling i fellesnemnda : * Saksordfører Sagebakken innledet. Leder Alf Erik Andersen foreslo en organisering av prosjektet slik: Styringsgruppe Politisk hovedstruktur 1 leder 5 arbeidsgruppeledere Politikerinvolvering Nærdemokrati Brukermedvirkning innbyggerinvolvering Unges representasjon Helge Sandåker foreslo at det kun oppnevnes en styringsgruppe. Forslaget ble senere trukket. Leder foreslo følgende tillegg/endringer: Prosjektbudsjett legges frem av styringsgruppa innen 1. desember. Fellesnemnda holdes orientert om prosjektarbeidet bl.a. gjennom underveisrapporter. Styringsgruppa engasjerer prosessveiledere. Politiske medlemmer i prosjektet skal ha godtgjort for tapt arbeidsfortjeneste, samt møtegodtgjørelse. Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget * Fellesnemnda vedtok enstemmig innstillingen fra arbeidsutvalget med endringene foreslått av leder: Organisering: Styringsgruppe Politisk hovedstruktur 1 leder 5 arbeidsgruppeledere Politikerinvolvering Nærdemokrati Brukermedvirkning innbyggerinvolvering Unges representasjon Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Side 4 av 9

5 Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Prosjektgruppas sammensetning skal være: 6 politiske representanter 2 fra hver av kommunene: o Leder av delprosjektet o o Prosjektleder/rådmann deltar i prosjektet med forslags-/og talerett. Prosjektleder/rådmann sørger for nødvendig sekretærhjelp. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal Prosjektbudsjett legges frem av styringsgruppa innen 1. desember. Fellesnemnda holdes orientert om prosjektarbeidet bl.a. gjennom underveisrapporter. Styringsgruppa engasjerer prosessveiledere. Politiske medlemmer i prosjektet skal ha godtgjort for tapt arbeidsfortjeneste, samt møtegodtgjørelse. Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget FN-56/2017 DELPROSJEKT 2: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL Tidligere saksgang: - fellesnemnda : sak FN-49/2017 Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel - arbeidsutvalget : sak AU-30/2017 Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel Vedlegg Høringsutkast Planprogram for kommunedelplan Intensjonsavtale Nye Lindesnes Bakgrunn Da Audnedal, Lindesnes, Mandal og Marnardal høsten 2014, som del av kommunereformarbeidet, vurderte grunnlaget for å slå seg sammen, ble det utført et omfattende utredningsarbeid. Den politiske prosessen som fulgte resulterte i dokumentet «Nye Lindesnes kommune høringsutkast Planprogram for kommunedelplan ». Se vedlegg. Audnedal kommune trakk seg fra prosessen, men de tre gjenværende kommunene v/kommune- og bystyre vedtok å sende planprogrammet på høring våren Høringen ble gjennomført, men da dokumentet ble fremmet for endelig fastsettelse, ble det gjort en justering. Fordi det ikke lenger var ønskelig å fullføre de resterende delene av planprosessen som en ordinær kommuneplanprosess, ble tekst som omhandlet fremdriftsplan, opplegg for medvirkning m.m. fjernet fra dokumentet. Det justerte dokumentet ble kun vedtatt av Mandal kommune. Etter at det ble klart at Lindesnes ikke ønsket sammenslåing, ble det ikke jobbet videre med plandokumentet. Imidlertid ble det høsten 2015 vedtatt en intensjonsavtale (vedlagt) mellom de tre kommunene, som henviser til planprogrammet og i innhold bygger på planprogrammet. Etter at samarbeidspartiene på Stortinget 22. februar 2017 signaliserte at de ville vedta sammenslåing av kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal og at et vedtak i Stortinget ville komme i juni 2017, har det blitt jobbet med å etablere en prosjektorganisasjon for sammenslåing av kommunene. Dette har blant Side 5 av 9

6 annet resultert i et delprosjekt med formål å utarbeide ny felles kommuneplanens samfunnsdel for den sammenslåtte kommunen. Vurdering For å sikre at prosessen med ny kommuneplan kan gjennomføres på en god og effektiv måte bør fellesnemda gi delprosjekt for kommuneplan et klart og tydelig mandat for videre arbeid med kommuneplanen og vurdere hvordan prosessen skal legges opp. Videre anbefales det at fellesnemda nedsetter en arbeidsgruppe bestående av politikere fra de forskjellige kommunestyrene slik at en sikrer god fremdrift og politisk forankring i det videre arbeidet. Det anbefales å oppnevne to politikere fra hver kommune, en fra fellesnemda samt leder av planutvalg (evt. medlem av planutvalg) for den enkelte kommune. Arbeidet med kommuneplanen må etter vår vurdering ta utgangspunkt i det arbeidet som allerede er gjort med planprogram og intensjonsavtale, dersom prosessen skal sikres den nødvendige legitimitet i forhold til inngåtte avtaler. For å sikre god forankring og ivareta formelle krav til planprosessen bør planprogrammet kompletteres slik at det kan vedtas i de tre kommunene. Ettersom det ikke ble fattet vedtak om å fastsette planprogrammet i to av tre kommuner bør en ta sikte på å fremme et komplettert planprogram i de tre nåværende kommunenes by- og kommunestyrer. Prosjektet har vært i kontakt med Fylkesmannen som ikke har innvendinger til at planprosessen fortsetter med utgangspunkt i den gjennomførte høringen i Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel har følgende føringer: Planprogram fra 2015 kompletteres, slik at planprosessen kan videreføres. Komplettert planprogram fremmes for de tre kommunene for endelig fastsettelse. Planprosessen videre tar utgangspunkt i intensjonsavtalens innhold. Prosjektets organisering/sammensetning skal være: Politisk arbeidsgruppe: o Fra Lindesnes kommune Leder av planutvalget:. Medlem av fellesnemnda:.... o Fra Marnardal kommune Leder av planutvalget:. Medlem av fellesnemnda:.... o Fra Mandal kommune Leder av planutvalget:. Medlem av fellesnemnda:.... Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Bemanningen tilpasses løpende arbeides behov/art. Det forutsettes at alle kommunene er representert og bidrar gjennom hele prosjektet. Prosjektbudsjett: inntil kr. xxx.000,-. Fremdrift: Fase1: Komplettert planprogram fremmes til behandling i fellesnemda innen 1. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor kommunestyrene). Side 6 av 9

7 Fase2: Kommuneplanens samfunnsdel for den nye kommunen fremmes til behandling i fellesnemda innen 3. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor nytt by- /kommunestyre) * - - Jfr. Sak 48/2017. Behandling i fellesnemnda : Fellesnemnda vedtok enstemmig: Saken tas til orientering og oversendes arbeidsutvalget. Behandling i arbeidsutvalget : * - - Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig følgende innstilling til fellesnemnda: Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel har følgende føringer: Planprogram fra 2015 kompletteres, slik at planprosessen kan videreføres. Komplettert planprogram fremmes for de tre kommunene for endelig fastsettelse. Planprosessen videre tar utgangspunkt i intensjonsavtalens innhold. Prosjektets organisering/sammensetning skal være: Politisk styringsgruppe bestående av 2 fra hver kommune: o Fra Lindesnes kommune.... o Fra Marnardal kommune.... o Fra Mandal kommune.... Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Bemanningen tilpasses løpende arbeides behov/art. Det forutsettes at alle kommunene er representert og bidrar gjennom hele prosjektet. Prosjektbudsjett: inntil kr ,-. Fremdrift: Fase1: Komplettert planprogram fremmes til behandling i fellesnemda innen 1. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor kommunestyrene). Fase2: Kommuneplanens samfunnsdel for den nye kommunen fremmes til behandling i fellesnemda innen 3. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor nytt by- /kommunestyre). (Saksordfører ved behandling i fellesnemnda er Randi Fredriksen Ihme). Side 7 av 9

8 - - - * - - Behandling i fellesnemnda : Saksordfører Ihme innledet. Even Sagebakken foreslo: Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget Det oppnevnes varamedlemmer fra hver av kommunene i nummerert rekkefølge. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter innstillingen fra arbeidsutvalget med Sagebakkens tilleggsforslag: Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel har følgende føringer: Planprogram fra 2015 kompletteres, slik at planprosessen kan videreføres. Komplettert planprogram fremmes for de tre kommunene for endelig fastsettelse. Planprosessen videre tar utgangspunkt i intensjonsavtalens innhold. Prosjektets organisering/sammensetning skal være: Politisk styringsgruppe bestående av 2 fra hver kommune: o Fra Lindesnes kommune.... o Fra Marnardal kommune.... o Fra Mandal kommune.... Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget Det oppnevnes varamedlemmer fra hver av kommunene i nummerert rekkefølge. Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Bemanningen tilpasses løpende arbeides behov/art. Det forutsettes at alle kommunene er representert og bidrar gjennom hele prosjektet. Prosjektbudsjett: inntil kr ,-. Fremdrift: Fase1: Komplettert planprogram fremmes til behandling i fellesnemda innen 1. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor kommunestyrene). Fase2: Kommuneplanens samfunnsdel for den nye kommunen fremmes til behandling i fellesnemda innen 3. kvartal (Fellesnemndas innstilling overfor nytt by- /kommunestyre). Side 8 av 9

9 FN-57/2017 SAKER TIL HØRING FRA DRIFTSSTYRET/BYSTYRET I MANDAL Tidligere saksgang: - Arbeidsutvalget : sak AU-31/2017 Eventuelt - saker til høring fra driftsstyret/bystyret i Mandal Vedlegg Driftsstyresak 66: Tiltak for å begrense spredning av gummigranulat fra kommunale baner og balløkker Driftsstyresak 67: Finansiering av rekkefølgekrav Gismerøya Driftsstyresak 67: Etablering av frisklivssentral i Mandal Forslag til vedtak Arbeidsutvalget vedtok følgende innstillinger til høringsuttalelser fra fellesnemnda: Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Tiltak for å begrense spredning av gummigranulat fra kommunale baner og balløkker»: Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Finansiering av rekkefølgekrav Gismerøya»: Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Etablering av frisklivssentral i Mandal»: * Helge Sandåker tok opp spørsmålet om hvilke saker som skal tas til høring i fellesnemnda. Han foreslo følgende: Det delegeres til rådmannsutvalget å vurdere høringssaker til fellesnemnda. Ved uenighet her fremmes saken til politisk behandling. Enighetssaker legges ved som referatsak. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Tiltak for å begrense spredning av gummigranulat fra kommunale baner og balløkker»: Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Finansiering av rekkefølgekrav Gismerøya»: Fellesnemnda gir følgende uttalelse til saken «Etablering av frisklivssentral i Mandal»: Vedtak for øvrig: Det delegeres til rådmannsutvalget å vurdere høringssaker til fellesnemnda. Ved uenighet her fremmes saken til politisk behandling. Enighetssaker legges ved som referatsak. Side 9 av 9