Nye Lindesnes. fellesnemnda. Vedlegg til saker til behandling. Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering

Transkript

1 Nye Lindesnes fellesnemnda Vedlegg til saker til behandling Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering (Klikk på helt til venstre i skjermbildet)

2 Lindesnes kommune Mandal kommune Marnardal kommune Deres ref Vår ref 18/ Dato 26. februar 2018 Statsbudsjettet Tilsagn om prosjektskjønnsmidler - kapittel 571, post 64, prosjektnummer , Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) viser til deres nye kommunes deltakelse i prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing. KMD gir med dette tilsagn om tilskudd til nye Lindesnes kommune til arbeid med fornying og utvikling av lokaldemokrati med kroner , over statsbudsjettets kapittel 571, post 64 i Prosjektets mål Målet med prosjektet er å mobilisere og legge til rette for at kommuner med vedtak om sammenslåing arbeider med å utvikle og fornye sitt lokaldemokrati som en viktig del av utformingen av den nye kommunen. Målet med tilskuddet er å bidra til at prosjektets mål nås. Vilkår for bruken av tilskudd Tilskuddsmidlene som tildeles nye Lindesnes kommune skal i sin helhet brukes til arbeidet med å utvikle og fornye lokaldemokratiet for den nye kommunen. Det forventes at alle resultater fra prosjektet kan gjøres offentlig tilgjengelig, blant annet ved at beskrivelser av tiltak som kommunen (planlegger) å gjennomføre, relevante rapporter og lignende kan legges ut på departementets hjemmesider, Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Kommunalavdelingen Saksbehandler Cathrine Sørlie

3 KMD forventer at nye Lindesnes kommune vil gi forskerne som gjennomfører underveisevalueringen den informasjonen og tilgangen som er nødvendig for å gjennomføre evalueringen. KMD forventer at nye Lindesnes kommune vil bidra til å formidle erfaringer fra prosjektet i sammenhenger der dette er naturlig, for eksempel på samlinger og konferanser for erfaringsutvekslinger i regi av departementet. I tillegg gjelder de vilkår som fremgår av dette brevet og av Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 5. Utbetalingsordning Vi gjør oppmerksom på at midlene bare kan benyttes i Tilskudd utbetales på grunnlag av en utbetalingsanmodning fra den kommunen som skal motta tilskuddet på vegne av kommunekonstellasjonen/den nye kommunen. Utbetalingsanmodningen sendes i vanlig brev til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Utbetalingsanmodningen skal inneholde følgende: - prosjektnavnet: Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing - det sekssifrete prosjektnummeret: saksnummer: 18/467 - informasjon om hvilken kommune i denne konstellasjonen tilskuddsmidlene skal utbetales til og kontaktperson - kontonummer som pengene skal overføres til Utbetalingsanmodning skal sendes departementet innen 1. november Kontroll av bruk av tilskuddet Nye Lindesnes kommune skal kunne dokumentere at midlene blir brukt i overensstemmelse med vilkårene for tilsagnet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet kan velge å kontrollere at vilkårene i dette tilskuddsbrevet og i Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 5 er oppfylt gjennom å be om ytterligere opplysninger og den dokumentasjon som er nødvendig for kontrollen. KMD forutsetter at kommunerevisor i sin gjennomgang vil inkludere tilskuddsmidlene fra departementet i sin revisjon. Utbetaling, tilbakebetaling og avkortning av fremtidige utbetalinger Dersom kommunen ikke har sendt en utbetalingsanmodning til departementet innen fristen 1. november 2018, kan departementet holde tilbake midlene og stoppe videre utbetalinger. Side 2

4 Dersom kommunen ikke har brukt tilskuddet i samsvar med vilkårene i dette tilskuddsbrevet eller Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 5, kan KMD velge å: a) kreve at kommunen betaler tilbake hele eller deler av det utbetalte tilskuddet b) avkorte fremtidige utbetalinger tilsvarende hele eller deler av det utbetalte tilskuddet Adgang til å kontrollere at vilkårene for tilskuddet er oppfylt og konsekvensene av dette fremgår av Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 6. og 7. Kommunal- og moderniseringsdepartementet ønsker lykke til med det viktige arbeidet med å fornye og utvikle lokaldemokratiet for den nye kommunen. Dersom dere har spørsmål, ber vi om at dere tar kontakt med seniorrådgiver Anne-Karin Ødegård på telefon eller e-post Anne-Karin.Odegard@kmd.dep.no. Med hilsen Sølve Monica Steffensen (e.f.) ekspedisjonssjef Cathrine Sørlie seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 3

5 Adresseliste Lindesnes kommune Postboks LINDESNES Vigeland Mandal kommune Postboks MANDAL Marnardal kommune Rådhuset 4534 MARNARDAL Side 4

6 Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing 1. Bakgrunn Stortinget har gitt sin tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Et viktig mål for kommunereformen er et sterkt lokaldemokrati. Kommunene velger selv hvordan de vil organisere lokaldemokratiet i egne kommuner, innenfor rammen av kommuneloven. Lokalpolitikerne har selv et vesentlig ansvar for å sikre effektiv og ansvarlig politisk styring, og å sørge for at forholdet til innbyggere, frivillige organisasjoner og næringsliv ivaretas på en god måte. I prosessen med å utvikle en ny kommune, er det viktig å diskutere hvilket lokaldemokrati kommunekonstellasjonen ønsker for sin nye kommune, og hvordan en ønsker at lokaldemokratiet skal fungere. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har igangsatt prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing for å mobilisere og legge til rette for at kommuner med vedtak om sammenslåing arbeider med å fornye og utvikle lokaldemokratiet, som en del av arbeidet de gjør med å bygge den nye kommunen. Prosjektet har fire virkemiddel: 1. Samlinger og konferanser for politikere, prosjektledere og deltakere fra sivilsamfunnet 2. Tilskudd til lokalt arbeid med å utvikle og fornye lokaldemokratiet for de nye kommunene i Felles eksterne, forskerbaserte underveisevalueringer 4. Et verktøy for å vurdere tilstanden til lokaldemokratiet i egen kommune, KS Lokaldemokratiundersøkelse 2. Mål for tilskuddet Målet med tilskuddet er å bidra til at prosjektets mål nås. Tilskuddet skal gå til kommunene for å delfinansiere arbeidet med å utvikle og fornye lokaldemokratiet for de nye kommunene. 3. Målgruppe Kommuner/kommunekonstellasjoner som er påmeldt prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing.

7 4. Evaluering På oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil en forskergruppe gjennomføre en underveisevaluering av de lokale prosjektene. Denne uavhengige underveisevalueringen vil også kunne utforme indikatorer på måloppnåelse av prosjektet, Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, og analysere hvorvidt prosjektet har oppnådd målet. Det kan likevel være vanskelig å skille ut tilskuddets bidrag til måloppnåelsen fra de andre virkemidlene, ettersom fire virkemiddel inngår i «en pakke». 5. Vilkår for bruk av tilskuddsmidlene Vilkårene for bruken av tilskuddet er at: a) Midlene kun skal brukes til arbeidet med å utvikle og fornye lokaldemokratiet i den nye kommunen b) Midlene skal brukes i 2018 c) Kommunen skal gi forskerne som gjennomfører evalueringen den informasjonen og den tilgang som er nødvendig for å gjennomføre evalueringen d) Kommunen formidler erfaringer fra prosjektet i sammenhenger der dette er naturlig e) Kommunen legger til rette for at alle resultater fra prosjektet kan gjøres offentlig tilgjengelig underveis f) Kommunen må sende en utbetalingsanmodning til departementet innen fristen 1. november Krav til innholdet i utbetalingsanmodningen vil bli beskrevet i tilskuddsbrevet. 6. Adgang til å kontrollere at vilkårene for tilskuddet er oppfylt Kommunal- og moderniseringsdepartementet kan velge å kontrollere at vilkårene for tilskuddet i dette regelverket og vilkårene i tilskuddsbrevet er oppfylt gjennom å be om ytterligere opplysninger og den dokumentasjon som er nødvendig for kontrollen. KMD forutsetter at kommunerevisor i sin gjennomgang vil inkludere tilskuddsmidlene fra departementet i sin revisjon. 7. Utbetaling, tilbakebetaling og avkorting av fremtidige utbetalinger Dersom kommunen ikke har sendt en utbetalingsanmodning til departementet innen fristen, kan Kommunal- og moderniseringsdepartementet holde tilbake midlene og stoppe videre utbetalinger.

8 Dersom kommunene ikke har brukt tilskuddet i samsvar med vilkårene i dette regelverket eller i tilskuddsbrevet, kan KMD velge å a) kreve at kommunen betaler tilbake hele eller deler av det utbetalte tilskuddet b) avkorte fremtidige utbetalinger tilsvarende hele eller deler av det utbetalte tilskuddet

9 Oktober 2018 September 2018 Uke 34 Uke 33 Uke 35 Uke 36 Uke 37 Uke 38 Uke 39 Uke 42 Uke 41 Uke 40 Utkast til møteplan fellesnemnd og arbeidsutvalg 2. halvår 2018 Nye Lindesnes Marnardal Lindesnes Mandal Mandag 13. aug. Tirsdag 14. aug. Onsdag 15. aug. Torsdag 16. aug. Fredag 17. aug. Lørdag 18. aug. Søndag 19. aug. Mandag 20. aug. Tirsdag 21. aug. Onsdag 22. aug. Torsdag 23. aug. FORMANNSKAP Fredag 24. aug. Lørdag 25. aug. Søndag 26. aug. Mandag 27. aug. Tirsdag 28. aug. UTS. DOK. FN OG AU TU/LEVE Onsdag 29. aug. Torsdag 30. aug. Fredag 31. aug. Lørdag 1. sep. Søndag 2. sep. Mandag 3. sep. GRUPPEMØTER Tirsdag 4. sep. GRUPPEMØTER Onsdag 5. sep. Torsdag 6. sep. GRUPPEMØTER KOMMUNESTYRE Fredag 7. sep. FN OG AU Lørdag 8. sep. Søndag 9. sep. Mandag 10. sep. FLM-UTVALG Tirsdag 11. sep. UTS. DOK. AU FORMANNSKAP DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 12. sep. Torsdag 13. sep. Fredag 14. sep. Lørdag 15. sep. Søndag 16. sep. Mandag 17. sep. GRUPPEMØTER Tirsdag 18. sep. KOMMUNESTYRE TU/LEVE GRUPPEMØTER Onsdag 19. sep. Torsdag 20. sep. BYSTYREMØTE Fredag 21. sep. AU Lørdag 22. sep. Søndag 23. sep. Mandag 24. sep. Tirsdag 25. sep. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 26. sep. Torsdag 27. sep. FORMANNSKAP Fredag 28. sep. Lørdag 29. sep. Søndag 30. sep. Mandag 1. okt. GRUPPEMØTER Tirsdag 2. okt. GRUPPEMØTER Onsdag 3. okt. Torsdag 4. okt. GRUPPEMØTER Fredag 5. okt. FN OG AU Lørdag 6. okt. Søndag 7. okt. Mandag 8. okt. FLM-UTVALG OG FELLESRÅD Tirsdag 9. okt. UTS. DOK. AU FORMANNSK. OG ADM.UTV. TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 10. okt. Torsdag 11. okt. FORMANNSKAP Fredag 12. okt. Lørdag 13. okt. Søndag 14. okt. Mandag 15. okt. GRUPPEMØTER Tirsdag 16. okt. KOMMUNESTYRE GRUPPEMØTER Onsdag 17. okt. Torsdag 18. okt. BYSTYREMØTE Fredag 19. okt. AU Lørdag 20. okt.

10 Desember 2018 November 2018 Uke 52 Uke 51 Uke 50 Uke 49 Uke 48 Uke 47 Uke 46 Uke 45 Uke 44 Uke 43 Nye Lindesnes Marnardal Lindesnes Mandal Søndag 21. okt. Mandag 22. okt. Tirsdag 23. okt. UTS. DOK. FN OG AU Onsdag 24. okt. Torsdag 25. okt. KOMMUNESTYRE Fredag 26. okt. Lørdag 27. okt. Søndag 28. okt. Mandag 29. okt. GRUPPEMØTER Tirsdag 30. okt. GRUPPEMØTER Onsdag 31. okt. Torsdag 1. nov. GRUPPEMØTER FORMANNSKAP Fredag 2. nov. FN OG AU Lørdag 3. nov. Søndag 4. nov. Mandag 5. nov. FLM-UTVALG Tirsdag 6. nov. UTS. DOK. AU FORMANNSKAP TU/LEVE DRIFTSSTYREMØTE Onsdag 7. nov. Torsdag 8. nov. Fredag 9. nov. Lørdag 10. nov. Søndag 11. nov. Mandag 12. nov. GRUPPEMØTER Tirsdag 13. nov. KOMMUNESTYRE GRUPPEMØTER Onsdag 14. nov. Torsdag 15. nov. KOMMUNESTYRE BYSTYREMØTE (P.BUD) Fredag 16. nov. AU Lørdag 17. nov. Søndag 18. nov. Mandag 19. nov. GRUPPEMØTER Tirsdag 20. nov. GRUPPEMØTER Onsdag 21. nov. Torsdag 22. nov. FORMANNSKAP Fredag 23. nov. Lørdag 24. nov. Søndag 25. nov. Mandag 26. nov. Tirsdag 27. nov. UTS. DOK. FN OG AU FORMANNSKAP DRIFTSSTYREMØTE/ADM.ST. Onsdag 28. nov. Torsdag 29. nov. GRUPPEMØTER Fredag 30. nov. Lørdag 1. des. Søndag 2. des. Mandag 3. des. FLM-UTVALG OG FELLESRÅD GRUPPEMØTER Tirsdag 4. des. FORMANNSK. OG ADM.UTV. TU/LEVE GRUPPEMØTER Onsdag 5. des. Torsdag 6. des. BYSTYREMØTE Fredag 7. des. FN OG AU Lørdag 8. des. Søndag 9. des. Mandag 10. des. Tirsdag 11. des. UTS. DOK. AU KOMMUNESTYRE Onsdag 12. des. Torsdag 13. des. KOMMUNESTYRE (BUD) BYSTYREMØTE (BUD) Fredag 14. des. Lørdag 15. des. Søndag 16. des. Mandag 17. des. Tirsdag 18. des. Onsdag 19. des. Torsdag 20. des. Fredag 21. des. AU Lørdag 22. des. Søndag 23. des. Mandag 24. des. Tirsdag 25. des. Onsdag 26. des. Torsdag 27. des. Fredag 28. des. Lørdag 29. des. Søndag 30. des. Mandag 31. des.

11 Nye Lindesnes Fellesnemnda Referat/utkast Styre/organ: Fellesnemnda Sted: Marnardal rådhus, kommunestyresalen Dato: Fredag Tidsrom: 9:00 13:40. Deretter opplæring i bruk av løsning for reiseregninger. Fellesnemnda: Fra Lindesnes kommune: Nancy T. Olsen Vara for Janne Fardal Kristoffersen Trond Hennestad Tor Magne Risdal Bente Skoie Vara for Per Olav Skutle Stanley Tørressen Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Svein Jarle Haugland Vara for Anju Choudhary Manneråk Vidar Tjelland Åsmund Mjåland Vara for Janne Wigemyr John Øyslebø Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Jon Gunnar Ask Randi Fredriksen Ihme Even Tronstad Sagebakken Christoffer Westermoen Ungdomsrepr.: Stefan Keric Ungd. repr. Lindesnes Daniel Bjørgsvik Ungd. repr. Marnardal Forfall: Janne Fardal Kristoffersen Per Olav Skutle Anju Choudhary Manneråk Janne Wigemyr Inviterte: Rune Stokke Rådmann Lindesnes kommune Irene Lunde Kst. rådmann i Mandal kommune Kjell Rune Olsen Kst. rådmann i Marnardal kommune Sekretær: Dagfinn Lauvsland Prosjektkoordinator nye Lindesnes I enkeltsaker: Sak 3/2018 Rådgiver/prosjektleder Rune Holbæk, Agenda Kaupang AS Sak 4/2018 Leder av delprosj. Politisk organisering Alf Gottfred Møll Sak 5/2018 Sakene 6 og 7/2018 Sak 10/ opplæring Sekretær planprogrammet Joakim Damkås Kommunikasjonsrådgiver Malin Helen Jørgensen Økonomisjef Marnardal kommune Sonja Svardal Side 1 av 15

12 SAKSLISTE: FN-1/2018 Referatsaker...2 FN-2/2018 Referat fra møte i fellesnemnda FN-3/2018 Orientering: Helse- og omsorgstjenestene i nye Lindesnes kommune...3 FN-4/2018 Orientering: Delprosjekt 1 Politisk organisering...3 Innlegg fra ungdomsrepresentantene: Om ungdomsklubber...4 FN-5/2018 Planprogram for kommuneplan FN-6/2018 Kommunikasjonsstrategi nye Lindesnes FN-7/2018 Overføring/opptak av møter i fellesnemnda, AU, mv....8 FN-8/2018 Etablering av arbeidsgruppe kommuneøkonomi FN-9/2018 Administrativ prosjektledelse FN-10/2018 Foreløpig orientering: Regnskap 2017 / budsjett FN-11/ Forslag til budsjett og arbeidsform, delprosjekt 3: lokal identitet og kommunale symboler12 FN-12/ Prosjekt om digital kompetanse i kommunene deltakelse * Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. Vidar Tjelland etterlyste/foreslo at det skulle planlegges/utredes følgende: Tilrettelegging for erfaringsutveksling mellom de 3 kommunereformprosjektene, og gjerne i regi/samarbeid med KS. Evaluering av fellesnemndas arbeid fram til nå. Info om milepælsplan og framdrift i prosjektet * Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1, 2, 3, 4, innlegg fra ungdomsrepresentant, 5,6,7,8,11,9,10, 12. FN-1/2018 REFERATSAKER Vedlegg Det kongelige kommunal- og moderniseringsdepartementet: brev : Forskrift om sammenslåing av Mandal, Marnardal og Lindesnes kommuner er fastsatt Forskrift om sammenslåing av Mandal kommune, Marnardal kommune og Lindesnes kommune til Lindesnes kommune Sak behandlet av Mandal bystyre : Kommunalt responssenter med vedlegg Vertskommuneavtale Prismodell for kommunal responssentertjeneste Nye Lindesnes - Oversikt delprosjekter/delprosjektledere Vest-Agder fylkeskommune, hovedutvalget for samferdsel, areal og miljø: møte : Innkalling/saksliste Protokoll * Side 2 av 15

13 Det var ikke kommentarer til referatsakene. FN-2/2018 REFERAT FRA MØTE I FELLESNEMNDA Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i fellesnemnda godkjennes. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Referat fra møte i fellesnemnda godkjennes. Vedlegg Referat fra møte i fellesnemnda FN-3/2018 ORIENTERING: HELSE- OG OMSORGSTJENESTENE I NYE LINDESNES KOMMUNE Saken Agenda Kaupang AS er engasjert av nye Lindesnes for å utrede framtidig helsemodell for kommunen. Utredningsarbeidet er nå i sluttfasen, og fellesnemnda gis en foreløpig orientering om funn og føringer for framtidens helse- og omsorgstjenester i kommunen. Når den endelige rapporten er klar vil saken komme til behandling i fellesnemnda. Rådgiver/prosjektleder Rune Holbæk fra Agenda Kaupang AS deltar i møtet for å orientere og svare på spørsmål * Rune Holbæk presenterte funn og forslag til tiltak/organisering av ny helsemodell for nye Lindesnes. Holbæk benyttet en presentasjon som vedlegges referatet. Saken ble drøftet. Fellesnemnda vedtak enstemmig: Rådmannsutvalget bes forberede sak for kommunestyrene om delegasjon av myndighet til fellesnemnda innenfor aktuelle områder, herunder også planlegging av framtidens helse- og omsorgstjenester i nye Lindesnes. Forslag til saksutredning/forslag til vedtak behandles først i fellesnemnda. FN-4/2018 ORIENTERING: DELPROSJEKT 1 POLITISK ORGANISERING Jfr. saker behandlet av fellesnemnda : FN-55/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering Side 3 av 15

14 : FN-63/2017 Delprosjekt 1 politisk organisering budsjett Vedlegg Saken Notat fra delprosjektet for politisk organisering (benyttet i forbindelse med kommunestyrenes gjennomgang). Leder av delprosjektet Alf Gottfred Møll deltar i møtet for å orientere og svare på spørsmål. Alf Gottfred Møll orienterte. Saken ble drøftet. Det ble ikke fattet særskilt vedtak * INNLEGG FRA UNGDOMSREPRESENTANTENE: OM UNGDOMSKLUBBER v/daniel Bjørgsvik FN-5/2018 PLANPROGRAM FOR KOMMUNEPLAN Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Fellesnemnda anbefaler det foreliggende utkastet til planprogram. Forslaget sendes til kommunene for endelig fastsettelse innen utgangen av 1. kvartal Joakim Damkås orienterte og svarte på spørsmål. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Vedlegg * Fellesnemnda anbefaler det foreliggende utkastet til planprogram. Forslaget sendes til kommunene for endelig fastsettelse innen utgangen av 1. kvartal Nye Lindesnes kommune: Planprogram for kommuneplan Vurdering av høringsuttalelsene våren Høringsuttalelsene våren 2015 Bakgrunn Vinteren 2015 ble det i Mandal, Marnardal og Lindesnes utarbeidet et planprogram for en felles kommuneplan. By- og kommunestyrene vedtok våren 2015 å sende utkastet til planprogram på høring i de tre kommunene. Høringen ble gjennomført i henholdt til plan- og bygningslovens regler og det kom inn 11 innspill til planprogrammet. Planprogrammet ble imidlertid ikke endelig fastsatt sommeren 2015 Side 4 av 15

15 og den videre planprosess ble lagt i bero inntil Stortinget i juni 2017 vedtok at kommunene Mandal, Marnardal og Lindesnes skulle slås sammen. 6. oktober 2017 vedtok Fellesnemda å oppnevne en administrativ arbeidsgruppe og en politisk styringsgruppe med mandat å legge fram for fellesnemda et komplettert planprogram for kommuneplan nye Lindesnes - forankret i høringen 2015, innen 1. kvartal 2018 (FN 56/2017). Arbeidsgruppen og den politiske styringsgruppen er nå ferdig med sitt arbeid og legger med dette fram sitt forslag til endelig planprogram i henhold til oppsatt tidsplan. Gitt vedtak i fellesnemda sendes saken videre til de tre kommunene for endelig behandling og fastsettelse. I det påfølgende gis en oversikt over hvilke kompletteringer som er gjort i planprogrammet høsten 2017 og bakgrunnen for disse endringene. Vurdering I løpet av høringsperioden kom det inn 11 høringsuttalelser. En grundig gjennomgang og vurdering av disse finnes i vedlegget Vurdering av høringsuttalelsene våren Gjennomgangen av innspill bygger i stor grad på arbeidet som ble gjort i prosjektgruppa mai 2015 etter høringen den gang. Komplettering i planprogrammet høsten Ettersom planprogrammet ble utarbeidet i 2015 har det vært behov for å oppdatere tallmaterialet i økonomikapittelet. I tillegg ønsket en å utvide og komplettere enkelte deler av planprogrammet. I det påfølgende gjennomgås de forslag til endringer/kompletteringer som er lagt inn høsten Forside: Perioden for plan endret til på bakgrunn av nye føringer fra fellesnemda for når planen skal vedtas. Generelt: Nye Lindesnes er endret til ny skrivemåte nye Lindesnes der det ikke står først i en setning. Prosjektets hjemmeside brukes som adresse. Avsnitt om fremdriftsplan (s. 25) er oppdatert med nye tidspunkter. I Fellesnemda ble det vedtatt at planprogrammet skal behandles innen 1. kvartal Planoppstart foreslås derfor satt til 1. april 2018 for å gi alle tre kommuner tid til å saksbehandle planprogrammet. Plan til vedtak i fellesnemd og kommunestyrene er satt til henholdsvis 10. desember 2019 og i henhold til samme vedtak. Generelt er det lagt inn lenger tid på alle faser, men tidsplanen er likevel relativt stram sett i forhold til planoppgaven. Høringsperioden er bevisst gjort lenger enn lovens krav for å sørge for at alle om ønsker det kan la seg høre uavhengig av avvikling av sommerferie etc. Avsnitt om medvirkning (s. 26) er komplettert og konkretisert for å ivareta både grupper som krever spesiell tilrettelegging i planarbeidet og den generelle befolkings behov enda bedre. Blant annet er former for medvirkning beskrevet, hvordan barn og unge kan medvirke, arbeidsmetoder som kan brukes og hvordan medvirkning vil foregå i de enkelte kommunene. Den politiske styringsgruppen har i tillegg foreslått følgende endringer til planprogrammet, disse er lagt inn i det kompletterte planprogrammet: S. 2. oppdatert årstall og underskrift. s. 5. Inntatt forslag til nytt forord fra fellesnemda. Side 5 av 15

16 s Økonomikapittelet. Tabeller og annet tallmateriale er oppdatert med de nyeste tilgjengelige tallene for å gi et korrekt bilde av situasjonen nå. Teksten er beholdt og «passer» med de nye oppdaterte tallene. s kolonne, siste avsnitt. Endret teksten til «Dagens tre kommuner er svært forskjellig og strekker seg fra by til bygd og fra hav til hei. Lokal kultur og identitet er også forskjellig, med innbyggere som har ulike perspektiver. Disse ulike kulturene og perspektivene kan bli den nye kommunens store styrke gjennom mangfold og fleksibilitet. s avsnitt. Teksten er endret fra «dagens kommuner kan hver for seg være for små (..)» til «Den nye kommunen gir større muligheter for å prøve ut nye prosjekter som(..)» Side 15. I avsnittet om skolestruktur stod det kun «Lindesnes». For å unngå forvirring og ettersom det var ment «nye Lindesnes» ble det besluttet å ta inn ordet «nye» i setningen slik at det blir nye Lindesnes i avsnitt om skolestruktur. Side 17, 3. kolonne, siste avsnitt. Kommunen vil være pådriver for utbygging av veinettet, samt bidra til modernisering av offentlige havner og adkomst til disse. Setningen er endret til: Kommunen vil være pådriver i forhold til utbygging av veinettet, jernbane og digital kommunikasjon samt bidra til modernisering av offentlige havner og adkomst til disse. Dette er også omtalt i intensjonsavtalen under Lokal identitet 3. kulepunkt. Side 20, 1. kolonne, 2 avsnitt siste setning endret til: Kommunen skal ha god kompetanse innen bygg-, energi- og driftsplanlegging slik at det kan gis råd og informasjon til innbyggere og næringsliv om energi og klimaspørsmål. 3. kolonne, 2 avsnitt er endret til Støtte til prosjekter som utvikler klimavennlige teknologier vil prioriteres. Begge endringene er utført for å få et bedre språk. Side 21, 3. kolonne; 2. kulepunkt er endret jfr. rettinger forrige side. Side 23, tallet på antall kommunestyremedlemmer er nå fastsatt og blir 39, dette er lagt inn i teksten og erstatter «langt færre». Side 23. Effektivitet: 1. avsnitt er endret til: Lokaldemokratiet skal sikres gode kår og status i den nye kommunen. Ulike modeller for dette utredes, deriblant frikjøp av politikere. Siste setning er strøket. Side 23. Effektivitet, 2. avsnitt, siste setning er endret til: Det skal vurderes om utvalgene skal ha beslutningsmyndighet og få delegerte saker. Side kulepunkt er endret til: Kommunestyret skal ha god politisk, geografisk og demografisk representasjon. Side 24, 2. kulepunktet er endret til: Kommunen kan ha frikjøpte politikere. For eksempel ordfører, formannskap og utvalgsledere. Omfanget på frikjøpet utredes. Siste side: Teksten «innspill til planprogrammet sendes til en eller flere av kommunene Mandal, Lindesnes og Marnardal innen fristens utløp den xx.xx» er fjernet. Avsluttende merknader Planprogrammet som ble utarbeidet våren 2015 var et resultat av et omfattende administrativt og ikke minst politisk arbeid som involverte politikere fra de tre kommunene. En valgte å bruke kommuneplanen som grep for å sikre en mest mulig bindende avtale om sammenslåing. I det politiske arbeidet var det nødvendig å inngå kompromisser og sikre at det ferdige dokumentet ivaretok viktige interesser for befolkningen og dermed politikerne i både Mandal, Marnardal og Lindesnes. Dokumentet må forstås og Side 6 av 15

17 leses i denne konteksten. Den lokale sammenslåingsprosessen ble våren 2017 videreført, etter stortingsvedtak i juni samme år. For å sikre legitimitet ble det tidlig vurdert som viktig at planprosessen burde ta utgangspunkt i, og fortsetter den politiske prosessen som resulterte i planprogrammet våren Dette var også fellesnemda enig i ref. vedtak FN 56/2017. Den administrative arbeidsgruppen og den politiske styringsgruppen har gjort noen nødvendige oppdateringer og komplettert planprogrammet. Det er vurdert at disse endringene og tilføyelsene (som er gjennomgått på de to foregående sidene) ikke er av et slik omfang at de avstedkommer behov for ny høring, men at de har vært nødvendige mindre justeringer sett i lys av de innspill som kom inn i høringsperioden og den avstand det er i tid mellom utarbeidelse av planprogram og vedtak. I tillegg har dette arbeidet fått en annen viktig konsekvens. Det har bidratt til å reforankre dokumentet politisk og administrativt. Det anbefales på bakgrunn av dette at fellesnemda gir sin tilslutning til det foreliggende utkastet til planprogram og at fellesnemda vedtar å sende planprogrammet videre til kommunene for endelig fastsettelse innen utgangen av 1. kvartal Sekretær for arbeidet med å komplettere planprogrammet Joakim Damkås vil delta i møter for å orientere og svare på spørsmål. FN-6/2018 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI NYE LINDESNES Forslag til vedtak: Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Kommunikasjonsstrategi nye Lindesnes vedtas som forelagt * Malin Helen Jørgensen orienterte og svarte på spørsmål. Saken ble drøftet. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Bakgrunn: Kommunikasjonsstrategi nye Lindesnes vedtas som forelagt. Fellesnemnda vedtok i sak «FN-59/2017 Nye Lindesnes styringsdokumenter» et styringsdokument for hovedprosjektet. I styringsdokumentets kapittel 3.1 Beskrivelse av hovedproduktene angis det under kapittelet for kommunikasjon at en kommunikasjonsplan skal utarbeides. Saken: En kommunesammenslåing berører samtlige av de innbyggerne i nye Lindesnes kommune og alle ansatte i de tre kommunene. Åpenhet om prosessen og beslutningene som tas, både til innbyggere og ansatte, er helt nødvendig for å skape tillit til, og engasjement for prosjektet. Denne kommunikasjonsstrategien skal synliggjøre hvilke overordnede retningslinjer nye Lindesnes ønsker for sitt kommunikasjonsarbeid. Strategien skal sikre at vi kommuniserer på en planlagt, og ikke tilfeldig måte. Kommunikasjonsstrategien er forankret i kommunelovens paragraf 4, om å gi informasjon om kommunens virksomhet. Kommuneloven sier at «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning». Side 7 av 15

18 Også arbeidsmiljølovens 4-2 (3) presiserer betydningen av kommunikasjon i en omstillingsprosess: «Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø». Intensjonsavtalen mellom Lindesnes, Mandal og Marnardal presiserer at det skal jobbes med demokratiutvikling, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Målet er at kommunen skal være en av landets beste på innbygger- og brukermedvirkning. For å nå det målet, er vi avhengig av en overordnet plan for hvordan vi skal kommuniserer og legger til rette for åpenhet og innsyn i prosessen, og som legger til rette for brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Vi er avhengig av at strategien implementeres og tas i bruk i hele prosjektet. Kommunikasjonsstrategien er et levende dokument som oppdateres underveis i prosessen. Kommunikasjonsrådgiver Malin Helen Jørgensen deltar i møtet for å innlede i saken og svare på spørsmål. FN-7/2018 OVERFØRING/OPPTAK AV MØTER I FELLESNEMNDA, AU, MV. Jfr. følgende saker: Fellesnemnda : Kommunikasjonsstrategi nye Lindesnes Forslag til vedtak: Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Fellesnemnda vil gjøre politiske møter mest mulig tilgjengelige for publikum både ved direkte overføringer og muligheter for tilgang til arkiv med tidligere opptak. Integrasjon mot møtets dokumenter ønskes. Løsningen gjøres tilgjengelig på prosjektets og kommunenes nettsider og facebooksider. For å realisere en slik løsning bevilger fellesnemnda inntil kr ,- til opptaksutstyr for installasjon i * Malin Helen Jørgensen orienterte og svarte på spørsmål. Even T. Sagebakken foreslo installering i Mandal. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Fellesnemnda vil gjøre politiske møter mest mulig tilgjengelige for publikum både ved direkte overføringer og muligheter for tilgang til arkiv med tidligere opptak. Integrasjon mot møtets dokumenter ønskes. Løsningen gjøres tilgjengelig på prosjektets og kommunenes nettsider og facebooksider. For å realisere en slik løsning bevilger fellesnemnda inntil kr ,- til opptaksutstyr for installasjon i Mandal. Uttrykte vedlegg Innhentede pristilbud. Side 8 av 15

19 Bakgrunn Fellesnemnda fremmet i møte 8. desember 2017 ønske om å få utarbeidet en kommunikasjonsstrategi for nye Lindesnes. Det er i den forbindelse vesentlig å oppklare hvordan møter i fellesnemnda skal gjøres tilgjengelige for allmennheten via video- eller lydopptak i tiden frem mot sammenslåingen. Fellesnemnda vedtok i Intensjonsavtalen å involvere innbyggerne i prosessen. I denne saken foreslås det hvordan dette kan gjøres. Saken: Fellesnemnda for nye Lindesnes ønsker åpenhet rundt politiske møter og beslutninger som fattes om nye Lindesnes. For å nå det målet, er det viktig å gjøre møtene i fellesnemnda tilgjengelige, også for personer som ikke har anledning til å overvære møtene. Dette gjøres best ved å overføre møter i fellesnemnda ved bruk av video- eller lydopptak, og sørge for at opptakene blir lagret og ligger lett tilgjengelige på nye Lindesnes nettside. Fire hovedalternativer for overføring/opptak av møter i fellesnemnda er vurdert. Alternativ 1 som nå: Direktesendt video med enkel lagring på YouTube Vurdering: Opptaket gjøres i ett klipp, uten mulighet for å klippe opptaket opp fra sak til sak og uten mulighet for å knytte opptakene til møtets sakspapirer. Kostnaden ved dette alternativet er ca kroner per møte, eller ca kroner årlig ved 12 møter. Alternativ 2 Lydopptak sendt via radio med avansert arkivløsning på nett (Mandal) Dette er den løsningen som i dag benyttes for bystyremøtene i Mandal kommune. Ved å legge møter i nye Lindesnes til bystyresalen i Mandal utstyret der benyttes. Vurdering: Lydklippene deles opp etter sak, slik at det er enkelt for brukeren å navigere mellom opptakene og finne den saken de ønsker å høre. Lydklippene legges ut med en tittel og en kort forklaring på hva saken handler om på nett. Siden møtene i fellesnemnda er i beste sendetid på radio, er det ikke mulig å direktesende møtene på radio. Det kan imidlertid gjøres på et senere tidspunkt. Lydklippene legges på nett fortløpende. Kostnaden ved dette alternativet er i underkant av kroner for et møte på tre timer, eller ca kroner årlig ved 12 møter. Dersom møtet varer mer enn tre timer, øker kostnaden omtrent proporsjonalt. Alternativ 3 Direktesendt video med enkel lagring i egen løsning (Marnardal) Ved å legge å legge møter i prosjektet til kommunestyresalen i Marnardal kan en benytte seg av det utstyret som allerede er installert der for å overføre møtene i kommunestyret. Vurdering: Løsningen innebærer at møter kan direkte overføres på nett. Når møtet er ferdig lagres hele møtet som et stort videoklipp, men uten mulighet for å dele opp videoklippet fra sak til sak, og uten mulighet for sammenkobling med sakspapirer. Marnardal kommune har opplevd en del tekniske problemer med utstyret. Velges denne løsningen vil det ikke være kostnader knyttet til kjøp av utstyr. Driftskostnadene er på i underkant av kroner per måned, eller på ca kroner i året (uavhengig av antall møter). Alternativ 4 - Direktesendt video med avansert lagring i egen løsning Dette alternativet innebærer å investere i nytt videoopptaksutstyr fra spesialleverandør av denne typen løsninger. Aktuelle løsning benyttes av mer enn 100 norske kommuner, blant dem Kristiansand kommune/nye Kristiansand og Audnedal kommune/nye Lyngdal. Utstyret installeres fast og omfatter 2 kameraer som viser talerstol, podie og sal. Seerne har mulighet til å velge hvilket kamera de ønsker å se på, og bytte mellom de ulike kameravinklene underveis i sendingen. Side 9 av 15

20 Vurdering: Løsningen får gode skussmål fra Kristiansand og Audnedal kommune. De opplever lite teknisk problemer og at utstyr og program er pålitelig og enkelt å bruke. Løsningen har integrasjon mot Ephorte og andre arkivsystemer på markedet, noe som gjør løsningen enkel i bruk for kommunen og oversiktlig for brukeren. Systemet henter opp sakspapirene til møtet og kobler disse opp mot riktig videoklipp. Møtet overføres direkte på nett. Etter møtet blir videoklippet delt opp etter sak, slik at det er enkelt for brukeren å navigere mellom sakene. Sakspapirene til de aktuelle sakene legger seg automatisk under riktig videoklipp med saksnummer og beskrivelse av saken. Videoklippene får bokmerker, titler, beskrivelser og automatisk fremvisning av hvilken sak som debatteres under møtet. Velges dette alternativet kan utstyret brukes til overføring av alle aktuelle møter i nye Lindesnes, men da forutsatt at møtet legges til salen der utstyret er installert. Kostnadene ved dette alternativet er en engangskostnad på i underkant av kroner, samt kroner i årlige driftskostnader. Eksempler/lenker til de forskjellige alternativene Link til alternativ 1: Link til alternativ 2: Link til alternativ 3: Link til alternativ 4: Konklusjon: Alternativ 4 vurderes som den beste både når det gjelder kvalitet og funksjonalitet. Løsningen innebære ganske store engangskostnader, mens den årlige driftskostnaden er den samme uansett antall møter som overføres. Siden utstyret er fastmontert, og det vel ikke er aktuelt å installere samme utstyret i alle 3 kommunene, så må en ved dette alternativet ha møtene samme sted hver gang. Løsningen kan brukes også til andre møter slik som f.eks. orienteringsmøter for ansatte i kommunene. Dette vil være svært nyttig og kosteffektivt, og gjør det mulig for alle ansatte å få tilgang til informasjon fra prosjektet (jfr. forslag til kommunikasjonsstrategi for nye Lindesnes) Kommunikasjonsrådgiver Malin Helen Jørgensen deltar i møtet for å innlede i saken og svare på spørsmål. FN-8/2018 ETABLERING AV ARBEIDSGRUPPE KOMMUNEØKONOMI Jfr. saker behandlet i fellesnemnda 8.12: Orientering - kommunenes budsjetter arbeidsutvalget 8.12: AU-44/2017 Etablering av arbeidsgruppe kommuneøkonomi Forslag til vedtak Leder legger saken fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling til fellesnemnda: Arbeidet med budsjettet for 2019 i de tre kommunene bør ses i sammenheng med behovet for å sikre en bærekraftig økonomi i nye Lindesnes. Fellesnemnda ønsker at arbeidet med å forberede et felles budsjett og økonomiplan for den nye kommunen settes i gang. Prosjektleder bes om å etablere en administrativ arbeidsgruppe for kommuneøkonomi, som kan jobbe fram til økonomisjef for den nye kommunen er ansatt. Side 10 av 15

21 Arbeidsgruppen bør utarbeide en analyse av ressursbruk og økonomisk status i de tre kommunene og utarbeide estimater for hvordan situasjonen vil bli i den nye kommunen fra En rapport må foreligge i april/mai 2018, slik at denne kan ligge til grunn for arbeidet med budsjett 2019 og økonomiplan i de tre kommunene. Rapporten bør behandles politisk i hver kommune, samt av fellesnemda. Basert på funnene i rapporten, bør fellesnemda gi føringer for videre arbeid fram mot budsjett 2020 og økonomiplan for nye Lindesnes. Enstemmig innstilling fra arbeidsutvalget Arbeidsutvalget vedtok enstemmig følgende innstilling til fellesnemnda: Arbeidet med budsjettet for 2019 i de tre kommunene bør ses i sammenheng med behovet for å sikre en bærekraftig økonomi i nye Lindesnes. Fellesnemnda ønsker at arbeidet med å forberede et felles budsjett og økonomiplan for den nye kommunen settes i gang. Prosjektleder bes om å etablere en administrativ arbeidsgruppe for kommuneøkonomi, som kan jobbe fram til økonomisjef for den nye kommunen er ansatt. Arbeidsgruppen bør utarbeide en analyse av ressursbruk og økonomisk status i de tre kommunene og utarbeide estimater for hvordan situasjonen vil bli i den nye kommunen fra En rapport må foreligge i april/mai 2018, slik at denne kan ligge til grunn for arbeidet med budsjett 2019 og økonomiplan i de tre kommunene. Rapporten bør behandles politisk i hver kommune, samt av fellesnemda. Basert på funnene i rapporten, bør fellesnemda gi føringer for videre arbeid fram mot budsjett 2020 og økonomiplan for nye Lindesnes. Vidar Tjelland er saksordfører i fellesnemnda. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Arbeidet med budsjettet for 2019 i de tre kommunene bør ses i sammenheng med behovet for å sikre en bærekraftig økonomi i nye Lindesnes. Fellesnemnda ønsker at arbeidet med å forberede et felles budsjett og økonomiplan for den nye kommunen settes i gang. Prosjektleder bes om å etablere en administrativ arbeidsgruppe for kommuneøkonomi, som kan jobbe fram til økonomisjef for den nye kommunen er ansatt. Arbeidsgruppen bør utarbeide en analyse av ressursbruk og økonomisk status i de tre kommunene og utarbeide estimater for hvordan situasjonen vil bli i den nye kommunen fra En rapport må foreligge i april/mai 2018, slik at denne kan ligge til grunn for arbeidet med budsjett 2019 og økonomiplan i de tre kommunene. Rapporten bør behandles politisk i hver kommune, samt av fellesnemda. Basert på funnene i rapporten, bør fellesnemda gi føringer for videre arbeid fram mot budsjett 2020 og økonomiplan for nye Lindesnes. FN-9/2018 ADMINISTRATIV PROSJEKTLEDELSE Leder foreslo å lukke møtet for gjennomgang av sakens historikk, jfr. 0ff.loven 13. Fellesnemnda vedtok dette. Fellesnemnda vedtok enstemmig: Midlertidig prosjektleder Hans Stusvik fratrer som prosjektleder Stusvik beholder lønn t.o.m I perioden fram til fungerer rådmennene som prosjektledelse sammen med nytilsatt prosjektleder Kyrre Jordbakke. Side 11 av 15

22 Leder av fellesnemnda får mandat til å eventuelt sluttføre forhandlinger i gjeldende avtale med Hans Stusvik. Etter at historikken var gjennomgått ble møtet åpnet. Rådmennene ble deretter bedt om å redegjøre for pågående arbeid i prosjektet. Kjell Rune Olsen gav slik redegjørelse og ble supplert av øvrige rådmenn. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Orienteringen tas til etterretning. FN-10/2018 FORELØPIG ORIENTERING: REGNSKAP 2017 / BUDSJETT 2018 Saken I marsmøtet får fellesnemnda til behandling saker vedr. årsmelding og regnskap 2017 og budsjett 2018 for prosjektet nye Lindesnes, men det gis allerede i februar en foreløpig orientering om regnskap 2017 og budsjett/budsjettprosess Marnardal kommune ivaretar prosjektets økonomifunksjoner og økonomisjef i Marnardal Sonja Svardal vil delta i møtet og gi en orientering * Sonja Svardal redegjorde og svarte på spørsmål. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Redegjørelsen tas til orientering. FN-11/ FORSLAG TIL BUDSJETT OG ARBEIDSFORM, DELPROSJEKT 3: LOKAL IDENTITET OG KOMMUNALE SYMBOLER Jfr. FN-66/2017 Delprosjekt 3: Lokal identitet og kommunale symboler. Forslag til vedtak: Saken legges frem for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Delprosjekt 3: Lokal identitet og kommunale symboler tildeles en budsjettramme på inntil kr Arbeidsform vedtas som foreslått * Malin Helen Jørgensen orienterte og svarte på spørsmål. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Side 12 av 15

23 Fellesnemnda tar orienteringen vedr. delprosjekt 3 til orientering og vedtar arbeidsform som foreslått. Når det gjelder budsjett for prosjektet vil det bli vurdert og fastsatt som en del av totalbudsjettet for prosjektet nye Lindesnes. Bakgrunn: I intensjonsavtalen pkt. 4: Fellesnemndas konkrete oppgaver står: «Fellesnemnda nedsetter en komite som skal utarbeide forslag til nytt kommunevåpen og ordførerkjede. I tillegg er et av hovedtemaene i Intensjonsavtalen lokal identitet.» Saken: Fellesnemnda opprettet i sak 66/2017 delprosjekt 3: Lokal identitet og kommunale symboler. I vedtaket står det at delprosjektgruppen skal foreslå for fellesnemnda sin arbeidsform og budsjett for arbeidet. Delprosjektets har følgende forslag til arbeidsform: Delprosjektet legger opp til en arbeidsform preget av møtevirksomhet og bred innbyggerinvolvering. Delprosjektet vil tidlig hente inn lokalhistorisk kompetanse fra hver av de tre kommunene som kan peke på kulturhistoriske fellestrekk ved de tre kommunene. Innspillene vil bli brukt som grunnlag for videre arbeid. Intensjonsavtalen har fokus på involvering i prosessen. Delprosjektet ønsker en tegnekonkurranse om nytt kommunevåpen blant innbyggere/lag/foreninger/skoler/profesjonelle for å skape engasjement i lokalmiljøene i den nye kommunen. Delprosjektet utarbeider konkurransegrunnlag og kriterier. Nettsiden sosiale medier og media vil bli flittig brukt for å skape engasjement i konkurransen. Delprosjektet ønsker konkurransen i gang tidlig vår 2018 med avslutning i god tid før sommeren. Konkurransen er kun rådgivende. Innspillene tenkes brukt som inspirasjon eller utgangspunkt til videre arbeid. Gjennom engasjement vil vi kunne skape vårt nye kommunevåpen som et symbol på et nytt fellesskap. Det endelige forslaget til kommunevåpen vil mulig bli utformet av en profesjonell aktør, som en kunstner eller grafisk designer. Andre kreative miljøer vurderes også invitert inn i arbeidet som for eksempel elever fra Skap kreative folkehøyskole. Delprosjektet har foreløpig ikke diskutert prosessen rundt utarbeidelse av skisse for ordførerkjede, foruten at man ønsker å involvere profesjonell kompetanse i arbeidet. Men man kan se for seg denne prosessen sammen med kommunevåpen-prosessen. Andre tiltak som kan skape entusiasme og samhold blant innbyggerne i de tre kommunene frem til sammenslåingstidspunktet vil bli vurdert. Delprosjektet skal vurdere om de tre kommunene allerede nå skal markedsføre seg som Lindesnes i nasjonale sammenhenger, f.eks. i Tour de Fjords, Tall Ships Races og andre lignende arrangementer. Dette vil være et virkemiddel for å forankre den nye kommunen både i de interne prosesser og mot innbyggerne, og nasjonalt sette den nye kommunen på kartet. Delprosjektet skal innen forelegge forslag til nytt kommunevåpen og ordførerkjede for fellesnemnda, samt en skisse for å bygge identitet til den nye kommunen. Arbeidsmetoden kan bli endret underveis i prosessen. Dette vil i så fall bli tatt opp med fellesnemnda. Delprosjektet har estimert kostnadene for delprosjektet: Anslått budsjett delprosjekt 3: Lokal identitet og kommunale symboler Side 13 av 15

24 Møtegodtgjørelse 6 politikere 12 møter Km-godtgjørelse 6 politikere, 12 møter, 10 km i snitt t/r 2952 Bevertning 3500 Kickoff konkurranse 2000 Lansering 1000 Konsulenter Markedsføring 6000 Premier Sum anslag Når det gjelder utgifter knyttet til konsulenter er det usikkerhet knyttet til kostnaden til utarbeidelse av skisse av ordførerkjede. Det finnes flere løsninger for hvordan dette arbeidet kan gjøres, uten at delprosjektet foreløpig har tatt stilling til hvilken løsning som velges. I dette budsjettet er det lagt inn kostnader knyttet til skisse av ordførerkjede. Selve produksjonen av ordførerkjedet vil komme i tillegg, eller kan slås sammen med kostnaden i en pakkepris, slik flere andre kommuner har valgt å gjøre. Kommunikasjonsrådgiver og deltaker i delprosjektet, Malin Helen Jørgensen, innleder saken med en presentasjon og svarer på spørsmål underveis * - - FN-12/ PROSJEKT OM DIGITAL KOMPETANSE I KOMMUNENE DELTAKELSE Jfr. sak behandlet i fellesnemnda : FN-64/2017 Søknad om deltakelse i partssamarbeid om digital kompetanse I sak 64/2017 vedtok fellesnemnda å støtte søknad om å delta i prosjekt om digital kompetanse i kommunene. Som følge av dette søkte nye Lindesnes deltakelse i prosjektet, og fikk innvilget deltakelse med inntil 9 personer. Rådmannsutvalget drøftet i møte 5.2 sammensetningen av gruppen og mener en hensiktsmessig fordeling vil være: 2 politikere fra fellesnemnda 2 tillitsvalgte 5 fra prosjektet nye Lindesnes Saken legges fram for fellesnemnda for oppnevning av politikere for deltakelse * Leder av digitaliseringsprosjektet Sonja Svardal innledet i saken og svarte på spørsmål. Det ble framsatt følgende forslag om politiske deltakere: Fra Marnardal: John Øyslebø Fra Mandal: Morten Ekeland Fellesnemnda vedtok enstemmig: Som politiske representanter oppnevnes Moten Ekeland og John Øyslebø. Side 14 av 15

25 - - - * Etter møtet i fellesnemnda var det opplæring i bruk av elektronisk løsning for møtegodtgjørelse mv. Det er nå etablert en elektronisk løsning for innmelding av krav om møtegodtgjørelse mv. Økonomisjef Sonja Svardal gav fellesnemndas medlemmer en opplæring i bruk av løsningen. Side 15 av 15

26 1 Rapport fra delprosjektet «Politisk organisering» Innledning Dette dokumentet er en underveisrapport fra delprosjektet «Politisk organisering» og omhandler styringsgruppens anbefaling om fremtidig politisk hovedstruktur for nye Lindesnes. Rapporten er skrevet på vegne av styringsgruppen for delprosjektet. Denne har bestått av: Alf Gottfred Møll (leder) Hege Lønning (nestleder) Per Olav Skutle Tor Magne Risdal Åsmund Mjåland Vidar Tjelland (Svein Berntsen har møtt som vara i to av gruppens møter) I tillegg har rådgiver Vilhelm Lunde Holme fra Mandal kommune deltatt som administrativ støtte/sekretær. Styringsgruppen sluttførte arbeidet med dokumentet Bakgrunn Fellesnemnda besluttet i møte å sette i gang prosessen med å utrede og foreslå politisk organisering og struktur for nye Lindesnes. Arbeidet ble organisert som et delprosjekt med følgende mandat: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll. Delegering av myndighet fra kommunestyret. Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer. Muligheter for demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet. Videre følger det av vedtaket at fellesnemnda skal holdes orientert om prosjektarbeidet gjennom underveisrapporter. Arbeidet ledes av en styringsgruppe. Fem arbeidsgrupper er etablert med følgende tema: Politikerinvolvering Nærdemokrati Brukermedvirkning Innbyggerinvolvering Unges representasjon

27 2 Nærmere informasjon om deltakere i de ulike gruppene og mandat for arbeidet finnes på nettstedet I fellesnemndas møte orienterte leder av styringsgruppen om status for arbeidet, planlagt fremdrift og foreløpig modell for politisk hovedstruktur. Det er ikke utarbeidet noen milepælsplan, men en foreløpig sluttrapport fra arbeidet i de fem arbeidsgruppene er forventet behandlet av fellesnemnda i løpet av første kvartal Videre er det gjennom dialog med fellesnemndas leder fremkommet et ønske om at nemnda i møtet kan få presentert et forslag til politisk hovedstruktur for den nye kommunen. Styringsgruppen har derfor prioritert hovedstrukturen i sitt arbeid. Dette dokumentet oppsummerer arbeidet med politisk hovedstruktur samt prinsipper for delegering fra kommunestyret. Fellesnemnda kan basert på dette velge å gjøre et vedtak om politisk hovedstruktur eller velge å oversende en anbefaling til de tre kommunestyrene for en uttalelse. Dette dokumentet er å anse som en underveisrapport til fellesnemnda om gruppas arbeid samt en anbefaling fra styringsgruppen om politisk hovedstruktur for nye Lindesnes kommune. Dokumentet inneholder også betraktninger om prinsipper for delegering fra kommunestyret som er fremkommet i samarbeid mellom styringsgruppen og arbeidsgruppen for «politikerinvolvering». Styringsgruppen mener det vil være hensiktsmessig at delegeringsreglementet utarbeides på et senere tidspunkt.

28 3 Rammer og begreper Reglene for politisk hovedstruktur følger av kommuneloven. Gjennom intensjonsavtalen er det allerede avklart at nye Lindesnes skal styres etter formannskapsmodellen. Formannskapets rolle og ansvar Formannskapet behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Utover dette fastsetter kommunestyret selv området for formannskapets virksomhet, herunder avgjørelsesmyndighet der ikke annet følger av lov. Andre obligatoriske organer I tillegg til formannskap må det velges kontrollutvalg, klageorgan og administrasjonsutvalg. I tillegg finnes det bestemmelser blant annet om eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Barn og unges medvirkning Barn og unges medvirkning er nedfelt i barnekonvensjonens artikkel 12 og i grunnloven 104. Medvirkningsorgan for barn og unge er ikke lovpålagt. Det er opp til kommunene å finne gode måter å ivareta dette på. Barne- og ungdomsråd skal ivareta barn og unges interesser i utviklingen av kommunen og de kommunale tjenestene og kan uttaler seg på vegne av barn og unge i de saker de er opptatt av. Andre faste utvalg og ad hoc komiteer Kommunestyre kan opprette faste utvalg for kommunale formål eller deler av virksomheten. Utvalgene kan tildeles avgjørelsesmyndighet der ikke annet følger av lov. Kommunestyre kan også opprette komiteer til å forberede behandling av saker. Slike komiteer kan tildeles myndighet i enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. Slike komiteer betegnes ofte som «ad-hoc»-komiteer i henhold til kommunelovens 10 nr. 5: «Kommunestyret og fylkestinget kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komité kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag.» Kommunestyrekomiteer Enkelte kommuner har også en ordning med kommunestyrekomiteer som saksforberedende organ for kommunestyret etter kommunelovens 10a. Velges en slik ordning må alle kommunestyrets medlemmer ha plass i en komite. Komiteer etter denne modellen kan ikke gis avgjørelsesmyndighet. Ulike prinsipp for organisering Funksjonsprinsippet innebærer en inndeling på tvers av tjenestetype eller sektor, der inndelingen i stedet baseres på oppgavetyper som innebærer samme administrative prosesser. Eksempler kan være driftsoppgaver, utviklingsoppgaver og forvaltningsoppgaver. En organisering ut fra formålsprinsippet innebærer at inndelingen mellom utvalgene baseres på ulike sektorer, saksfelt eller tjenestetyper som kommunen ivaretar. Eksempelvis er det tradisjonelle hovedutvalgsmodellen med fire utvalg delt inn etter sektor (undervisning, helse og sosial, kultur og teknisk sektor) et eksempel på en organisering etter formålsprinsippet.

29 4 Gjennomgående representasjon «Gjennomgående representasjon» betyr at medlemmene i utvalgene velges blant kommunestyrets medlemmer. Ordningen med kommunestyrekomiteer bygget fullt ut på dette prinsippet mens man i en modell med utvalg står fritt til også å velge inn andre personer i utvalg eller komiteer. Delegering Kommunelovens 6 slår fast at kommunestyret er det øverste kommunale organet. Det treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Kommunestyre kan delegere til administrasjonen og politiske utvalg. Innen 2020 må det utarbeides et delegeringsreglement som gir innbyggere, politikere og ansatte en oversikt over hvilken myndighet kommunestyret har delegert til andre utvalg eller administrasjonen. Reglementet må også vise hva som er delegert videre og hvilke organ som har innstillingsmyndighet i ulike saker. Delegeringsreglementet må ses i sammenheng med øvrige styringsprosesser i kommunen. Dialogarenaer, styringssystem, rapportering og internkontroll er også sentrale elementer i samvirke mellom politisk og administrativt nivå.

30 5 Oppsummering av styringsgruppens vurderinger Prinsipper for delegering til rådmannen Hvilke delegasjoner som skal gis til administrativt nivå er en sentral premiss for valg av modell for hovedstruktur. Dersom få sakstyper delegeres, må det dannes en tyngre hovedstruktur for å kunne håndtere et økt antall saker. Gis det større delegasjoner vil politisk nivå kunne arbeide mer overordnet og prinsipielt enn dersom man velger å gå inn i enkeltsaker. Reglementene i dagens kommuner inneholder følgende formuleringer knyttet til hva som delegeres til rådmannen: Marnardal o Rådmannen har delegert myndighet i alle saker som ikke har prinsipiell karakter, jfr. Kommunelovens 23 nr. 4, dersom ikke myndighet ved lov eller reglement er lagt til annet organ. Lindesnes o Rådmannen gis myndighet til å treffe vedtak i alle enkeltsaker som ikke er av prinsipiell betydning dersom ikke annet fremgår av lov, bestemmelse gitt i medhold av lov, kommunestyrevedtak, reglement for folkevalgte organer, eller av sikker praksis i Lindesnes kommune. Mandal o Rådmannen gis ellers myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, dersom ikke annet fremgår av lov eller bystyrevedtak, reglementer for folkevalgte organer, eller av sikker praksis i Mandal kommune. Eventuelle forskjeller i praksis mellom dagens kommuner vil ut fra dette stamme fra ulikt innhold i reglementene eller innarbeidet praksis. I et felles møte for alle arbeidsgruppene, styringsgruppen og rådmennene ble prinsipper for delegasjon diskutert med utgangspunkt i erfaringer fra dagens tre kommuner. Ulike synspunkter ble luftet, men gjennomgående var tilbakemeldingen at tillit, forutsigbarhet og raushet er viktige suksesskriterier for en god dialog og styring av kommunen. Gjennomgående er det gode erfaringer med dagens modeller. Styringsgruppen legger til grunn at nye Lindesnes blir en betydelig større kommune enn dagens tre kommuner. Dette vil stille andre krav til delegasjon og styring samt begrense hvilke saker politisk nivå kan gå inn i. Samtidig vil det å bygge en ny kommune kreve at politisk nivå kan jobbe strategisk og overordnet med fokus på planlegging og samfunnsutvikling. Politikerne bør derfor rette sitt fokus mot rammediskusjoner og prinsipper, mens detaljene bør delegeres til rådmannen. Arbeidsform, og det å skape gode verksted for politisk debatt, kan være vel så viktig som hva som delegeres. Administrasjonen må være flinke til å vise handlingsrommet i saker og gjerne peke på ulike muligheter. Det må utvikles et rapporterings- og styringssystem som sikrer politisk nivå god innsikt i hvordan virksomheten drives. Styringsgruppen legger til grunn at delegeringsreglementet for nye Lindesnes må utarbeides når ny prosjektleder/rådmann er på plass, samtidig som arbeidet med styringssystemet for den nye kommunen er kommet i gang. Vi har derfor valgt å ikke gå detaljert inn på delegeringsreglement i dette notatet.

31 6 Inndeling etter funksjons eller formålsprinsippet Styringsgruppen har gått gjennom ulike modeller for politisk hovedstruktur basert på både funksjons- og formålsprinsippet. I diskusjonene innledningsvis valgte styringsgruppen å ikke gå videre inn på formålsinndelte modeller så som en tradisjonell hovedutvalgsstruktur. Vi mener det viktig å unngå «skott» mellom ulike fagfelt og bidra til at politikerne får best mulig innsikt i hele den kommunale virksomheten. Faste utvalg eller komiteer Styringsgruppen ser at en komitemodell vil bidra til å involvere alle kommunestyrets politikere i politisk arbeid. Slike komitéer kan være spennende politiske verksteder og kunne bidra til å sette politisk dagsorden og jobbe frem saker. Samtidig vil komiteene ikke kunne gis avgjørelsesmyndighet, noe som vil medføre et stort antall saker til formannskap og kommunestyret. Ett eller flere politiske utvalg vil derimot være hensiktsmessig. I en kommune av vår størrelse vil det være et behov for arbeidsdeling og spesialisering. Etablering av utvalg vil legge til rette for en bredere og dypere deltakelse i politiske beslutningsprosesser. Samtidig bør det legges opp til en «slank» politisk struktur for å sikre effektivitet og hindre at utvalg får få saker til behandling. Styringsgruppen mener derfor antall utvalg bør avgrenses til to utover formannskapet og at disse bør innstille direkte til kommunestyret så langt dette er mulig. Gjennomgående representasjon Styringsgruppen ser flest fordeler ved at politikerne i de faste utvalgene velges fra kommunestyret. Ulempene vil være større arbeidsmengde på kommunestyrets medlemmer og at makten fordeles på færre. Samtidig ser styringsgruppen fordeler ved at man vil få mer profesjonelle politikere med økt kunnskap om helhet og sammenhenger. Vi anbefaler derfor at nye Lindesnes praktiserer gjennomgående representasjon. Gjennomgang av ulike modeller KS- Konsulent har bistått styringsgruppen i arbeidet med politisk hovedstruktur. Håvard Moe fra KS- Konsulent deltok i arbeidsmøter og Moe gjennomgikk der ulike modeller fra andre kommuner, med utgangspunkt i innspill fra styringsgruppen. Særlig synes modellen fra Molde kommune å samsvare godt med ønsker og intensjoner hos medlemmene i gruppen. Håvard Moe bidro også i prosess om prinsipper for delegering der også rådmennene i dagens tre kommuner deltok. Forslag til modell for hovedstruktur Utgangspunkt Utgangspunktet vårt har vært å finne en modell vi mener passer godt i henhold til politisk kultur og utfordringer i vår nye kommune. Vi har tatt utgangspunkt i at en funksjonsinndeling der drifts- og utviklingsoppgaver skilles vil gi kommunestyrepolitikerne et godt bilde av hele den kommunale virksomheten. Videre har vi vært opptatt av at utvalgene i størst mulig grad skal kunne innstille direkte til kommunestyret slik at saksbehandlingstiden ikke blir unødig lang. Dette vil også bidra til å gi utvalgene tyngde. Modellen vi foreslår innebærer at det under kommunestyre etableres to faste utvalg i tillegg til formannskapet. Faste utvalg under kommunestyret: Plan og samfunnsutvikling I mandatet for delprosjektet er det pekt på at plan- og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet. Plan- og bygningsloven er en sentral lov som legger rammer og premisser

32 7 for store deler av kommunal planlegging. Arbeidet med folkehelse følger eksempelvis av denne loven. Mange av utfordringene vår region står overfor må møtes gjennom å styre samfunnsutviklingen i en riktig retning. For å møte utfordringer knyttet til levekår, næringsutvikling, landbruk, klima og miljø trengs det god planlegging på alle nivå. Når en kommuneplan er utarbeidet for den nye kommune skal denne settes ut i livet gjennom temaplaner, handlingsprogram og sektorplaner. Plan og samfunnsutviklingsperspektivet vil bli særlig viktig og utfordrende de første årene i en ny kommune. Vi står altså overfor et utfordringsbilde som krever at vi kan løfte blikket, tenke utvikling og se de store linjene. Derfor foreslår vi et utvalg under kommunestyret som jobber med saker knyttet til planlegging og samfunnsutvikling. Vi mener dette bør hete «Plan og samfunnsutvikling». Plan og samfunnsutvikling vil arbeide tett med oppfølging av kommuneplanen. Gjennom at dette utvalget også har ansvar for kommunens øvrige planstruktur vil det kunne sikres en god oppmerksomhet rettet mot mål og ambisjoner i både samfunns- og arealdel av kommuneplanen. Vi anser dette som særlig viktig i oppstarten av en ny kommune. Fast utvalg under kommunestyret: Drift og forvaltning Vi foreslår at det etableres et drifts- og forvaltningsutvalg. Utvalget er styringsorgan for alle drift- og forvaltningssaker som kommunen skal behandle. For å illustrere forskjellen mellom utvalgene kan man bruke landbrukssaker som et eksempel. Planer vil bli behandlet av Plan og samfunnsutvikling mens f.eks. bopliktsaker vil bli behandlet av driftsutvalget. Et annet eksempel kan være innen plan- og byggesak der plansaker vil behandles av Plan og samfunnsutvikling mens det som ikke er delegert av byggesaker/klager vil behandles av Drift og forvaltning. Endelig grenseoppdragning må gjøres gjennom reglementene for utvalgene. Det kan tenkes at mindre reguleringsplaner bør behandles av Drift og forvaltning mens Plan og Samfunn kanskje bør behandle dispensasjoner på planer de selv har vedtatt. Endelig grenseoppdragning kan skje gjennom utarbeidelse av delegeringsreglementet. Formannskapet Formannskapet har ansvar som følger av kommuneloven og skal også i utkast til modell ivareta disse. Dette innebærer blant annet å behandle budsjett, økonomiplan, økonomirapportering og kontroll. Formannskapet må behandle saker og innstille til kommunestyre når saker har økonomiske konsekvenser. Formannskapet kan også ivareta funksjonen som klageutvalg, inneha hastekompetanse og ivareta kommunens forretningsdrift. Alle kommunene er i dag deltakere i ulike interkommunale samarbeid og selskap. Noe av intensjonen med kommunereformen er å hente inn enkelte av disse oppgavene og håndtere disse innen vanlig kommunal drift. Samtidig vil vi trolig fortsatt ha enkelte selskap og samarbeid som må følges opp på en profesjonell måte. Styringsgruppen ser for seg at den nye kommunens eierstyring kan forbedres ved at formannskapet kan ivareta rollen som et eierutvalg og blant annet behandle eierskapsmeldinger. Ytterligere faste utvalg eller «ad hoc» utvalg Vi har i denne omgang konsentrert oss om politisk hovedstruktur. Det vil være mulig å nedsette faste utvalg som underutvalg, noe som i tilfelle vedtas av kommunestyret. Styringsgruppen har konkret diskutert behovet for et eget landbruksutvalg der det i diskusjonen har kommet frem ønske om et slikt utvalg. Åsmund Mjåland tok i møte

33 til orde for et eget landbruksutvalg på linje med de to faste utvalgene. Svein Berntsen fremmet i møte forslag om et eget landbruksutvalg med fem medlemmer. Styringsgruppen diskuterte dette. Flere av medlemmene ser utfordringer med å etablere et eget utvalg ut fra et formålsprinsipp i en modell som ellers er delt inn etter funksjonsprinsippet. Styringsgruppen var enig om at spørsmålet om et landbruksutvalg bør tas opp igjen når det er endelig avklart om hovedstrukturen deles inn etter funksjons- eller formålsprinsipp. I modellen vi foreslår har vi lagt til rette for at både kommunestyre, formannskapet og de to utvalgene kan velge å sette ned midlertidige «ad-hoc»-komiteer. Det vil her være mulig å trekke inn også politikere som ikke sitter i kommunestyret, innbyggere eller brukere av kommunale tjenester for sammen å jobbe med en konkret problemstilling. Slike utvalg kan innrettes på ulike måter og det må eventuelt jobbes videre med å se på mulige løsninger. Vi ser mange spennende muligheter her innenfor nærdemokrati og innbyggerinvolvering. Etableres det andre faste utvalg vil også disse kunne bemannes både med politikere fra kommunestyre og andre aktuelle kandidater. Antall medlemmer i utvalgene Styringsgruppen har sammen med arbeidsgruppen for «politikerinvolvering» diskutert hva som er et riktig antall representanter i de ulike utvalgene. Utgangspunktet har vært at en størst mulig andel av kommunestyrets politikere også bør ha anledning til å være med i et utvalg. Det følger av vedtak i felles kommunestyremøte at kommunestyre i nye Lindesnes skal ha 39 representanter. Samtidig som flest mulig bør ha anledning til å delta i et utvalg har vi lagt til grunn at det alltid vil være noen som av ulike grunner kun ønsker å sitte i kommunestyret. Det skal også etableres et kontrollutvalg og ulike andre organ som skal bemannes. Et for høyt antall medlemmer i hvert utvalg kan hindre at utvalget fungerer som et godt politisk verksted og vi har derfor forsøkt å veie disse hensynene opp mot hverandre. I tillegg er det et moment at det i den nye kommunen bør være både en politisk og geografisk spredning av medlemmene i formannskapet. Styringsgruppen har konkludert med at formannskapet bør ha 11 medlemmer mens de to faste utvalgene bør ha 9. Til kontrollutvalget foreslår vi at det velges 5 medlemmer, hvorav leder og ett medlem bør sitte i kommunestyret. Forholdet til rådene Vi har lagt til grunn at nye Lindesnes kommer til å ha et barne- og ungdomsråd med en form for tilknytning mot kommunestyret. I tillegg skal det etableres eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Når saker behandles av formannskapet og de to utvalgene må disse rådene involveres der det er naturlig. I modellen er derfor rådene illustrert som bokser på siden av hovedstrukturen, med unntak av barne- og ungdomsrådet som knyttes mot kommunestyret. Andre råd og utvalg kan også bli etablert. Dette må man komme tilbake til et på senere tidspunkt. Andre forslag fremmet i styringsgruppen Vidar Tjelland fremmet i styringsgruppen et forslag om en modell der formannskapet ivaretar økonomi, forretningsdrift, plan og næring mens øvrige oppgaver legges til et driftsutvalg. En

34 9 slik modell vil følgelig kun ha ett utvalg i tillegg til formannskapet. Modellen fikk ikke tilslutning fra øvrige medlemmer av styringsgruppen. I tillegg fremmet Svein Berntsen et forslag i styringsgruppen om modell delt inn etter formålsprinsippet med planutvalg, helse- og omsorgsutvalg, oppvekst- og kulturutvalg samt eget landbruksutvalg. Styringsgruppen voterte over forslaget og forkastet det mot Berntsens stemme i møte Vidar Tjelland uttrykte i møte et ønske om ni medlemmer også i formannskapet. Lindesnes modellen: Basert på vurderingene som er beskrevet i dette notatet foreslår styringsgruppen følgende modell for politisk hovedstruktur for nye Lindesnes kommune. Tall i parentes er antall representanter. Barne- og ungdomsråd Kommunestyre (39) Kontrollutvalg (5) Eldreråd Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Formannskap (11) Plan og samfunnsutvikling (9) Drift og forvaltning (9) Alle utvalgene kan etablere midlertidige «adhoc»-utvalg. Gjerne med bruker/innbyggerrepresentasjon

35 Nye Lindesnes Politisk organisering Rapport fra arbeidsgruppen Brukermedvirkning Deltagere: Hege Lønning leder Idar Tronstad nestleder Jane Vigemyr Johnsen Kjetil Windsland Karina H. Larsen sekretær Side 1 av 10

36 Innhold 1 Mandat gruppen brukermedvirkning Definisjoner Bakgrunn Eksisterende råd og utvalg i dagens kommuner Frivillighet Velforeninger Ulike modeller fra andre kommuner Sandefjord kommune Nærdemokratiordning Øvre Eiker Grendeutvalgsmodellen Vallentuna/Kommunekompasset Anbefalinger Eksisterende råd og utvalg som videreføres Nærmiljøutvalg Tiltak/Kommunikasjonsstrategi Organisering Vedlegg Side 2 av 10

37 1 MANDAT GRUPPEN BRUKERMEDVIRKNING Foreslå strategier for å ivareta brukermedvirkning blant kommunens innbyggere. I dette skal det spesielt tas hensyn til effektivitet, lokal identitet og fremtidsansvar i den nye kommunen. Gruppen skal foreslå både tiltak og arbeidsmetoder for brukermedvirkning med basis i gode erfaringer fra egne og andre kommuner og anbefalinger fra fagmiljøer. Gruppen vil foreslå rolle og ansvarfordeling for å ivareta brukermedvirkning i den nye kommunen. 2 DEFINISJONER Vi forstår brukermedvirkning som at brukeren deltar aktivt i beslutningsprosessen, for å sikre at kommunen har kunnskap til å ta riktige avgjørelser. Det er viktig med god involvering og tilbakemelding til brukeren. Det skal legges vekt på å utvikle en kultur som er preget av åpenhet, tillit, gjensidig respekt, tydelige ansvarslinjer, god rolleavklaring og god informasjon i det kommunale systemet. 3 BAKGRUNN I intensjonsavtalen for Nye Lindesnes er brukermedvirkning et av fokusområdene, sammen med innbyggerinvolvering og nærdemokrati. Nye Lindenes har som mål og skulle ha tjenester og en kommunal service på linje med de aller beste tjenesteyterne i regionen. I forbindelse med arbeidet med politisk organisering i ny kommune har det derfor blitt nedsatt flere arbeidsgrupper, bl.a. en arbeidsgruppe for hvert av fokusområde. Denne rapporten kommer fra arbeidsgruppen som har sett på brukermedvirkning. I arbeidet med brukermedvirkning har arbeidsgruppen blant annet sett på Sandefjord kommune som ble slått sammen med Andebu og Stokke kommune fra KS har laget en rapport om erfaringer fra dette arbeidet, og vi har sett til denne rapporten i forhold til hvordan de har håndtert brukermedvirkning, spesielt i forhold til Nærdemokratiordningen. Vi har også sett til grendeutvalgsordningen i Øvre Eiker og rapporten fra 2017 som omhandler evaluering og status for medvirkning i kommunen. Arbeidsgruppen har sett på ulike modeller for brukermedvirkning fra andre kommuner, som kan benyttes i Nye Lindesnes. I tillegg har vi sett på brukermedvirkning, involvering og de ordninger for råd og utvalg som finnes i dagens kommuner innenfor Nye Lindesnes. I vår gjennomgang har vi vektlagt struktur, kontinuitet og muligheter for reell innflytelse for innbyggerne. 4 EKSISTERENDE RÅD OG UTVALG I DAGENS KOMMUNER Råd for eldre o Lovpålagt råd o Eldrerådet i Mandal foreslår at det etableres et eget eldreråd i Nye Lindesnes kommune. Rådet kan bestå av 7 personer og fordeles med 4 fra Mandal, 2 fra Lindesnes og 1 fra Marnardal. Arbeidsgruppen foreslår at 2 av rådets medlemmene er politikere. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne o Lovpålagt råd o Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Mandal foreslår at det etableres et eget råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Lindesnes kommune. o Rådet kan bestå av 7 personer hvor 2 er politikere og rådets øvrige medlemmer representerer hele den nye kommunen. Barne og ungdomsråd o Lovpålagt ungdomsråd (forslag i ny kommunelov) Side 3 av 10

38 o Mandal og Lindesnes har utvidet til et barne og ungdomsråd. Barn og unges representant i planutvalget, er i Lindesnes samme som leder av Barne og ungdomsrådet, mens det i Mandal og Marnardal er en egen person. Det er egen arbeidsgruppe som utdyper og foreslår hvordan barne og ungdomsråd skal fungere i Lindesnes kommune. Idrettsråd o Et pålagt fellesorgan for idrettslagene som er tilsluttet Norges Idrettsforbund i kommunen. Rådet skal være et bindeledd mellom den frivillige idretten og kommunen. o I Mandal har en ansatt fra kulturenheten vært fast representant i Idrettsrådet. Idrettsrådet er et frivillig organ som velges av årsmøte. Arbeidet med å etablere et felles idrettsråd for Nye Lindesnes kommune er igangsatt av Idrettsrådene i de 3 kommunene. Musikkråd o o En paraplyorganisasjon for medlemsklubber innen band, musikklubber, kor, korps etc. I Mandal har en ansatt fra kulturenheten vært fast representant i Musikkrådet. Lindesnes og Marnardal har pr i dag ikke musikkråd. Anbefales for å se helheten i musikklivet. Musikkrådet bør være deltager i brukerråd for kultur. Klima, energi og miljøkomite o Er et rådgivende og høringsorgan med delegert fullmakt fra Mandal bystyre, og skal påse at kommunens planer innenfor dette fagområdet blir gjennomført. Arrangerer en årlig klima/miljø og energikonferanse (KIME). Består av representanter fra administrasjon, 4 politikere, samt 4 representanter fra aktuelle organisasjoner inkl. ungdomsrepresentant. Kun Mandal har dette pr i dag. Brukerråd o Alle enheter i Mandal har eget brukerråd. Ordningen ble evaluert i 2011 med i hovedsak positive tilbakemeldinger både fra politisk nivå, brukerrepresentanter og enhetsledere. Brukerrådene skal sikre den direkte brukerdialogen mellom det øverste politiske organ i kommunen og brukerne, samtidig som ordningen skal bidra til dialog med administrasjonen. o Alle enheter har et brukerråd, og i tillegg til møter i brukerrådene er det et årlig dialogseminar der også politikere og administrasjon deltar, samt et årlig temamøte som er felles for alle. o Lindesnes kommune har 2 brukerråd innenfor helse og omsorg. I Marnardal kommune er det pr i dag ikke etablert noen ordning med brukerråd. o Intensjonsavtalen for Nye Lindesnes sier at Mandals modell skal brukes når det gjelder brukerråd, men at denne må moderniseres. 4.1 Frivillighet Mandal har en egen frivilligkoordinator i 100% stilling, med oversikt over lag/foreninger i kommunen. Marnardal og Lindesnes kommune har pr i dag ingen ansatte med frivillighet som sitt arbeidsområde. Frivilligsentralene i Mandal, Marnardal og Lindesnes er alle delvis kommunalt eid. 4.2 Velforeninger Det er Velforeninger i alle tre kommunene. Det er et varierende antall Velforeninger i den enkelte kommune og de varierer i størrelse og ansvarsområde. 5 ULIKE MODELLER FRA ANDRE KOMMUNER 5.1 Sandefjord kommune Nærdemokratiordning Mål for nærdemokratiordningen i Sandefjord er å oppnå Tett og god dialog mellom innbyggerne og folkevalgte Side 4 av 10

39 Styrking av lokaldemokratiet Økt valgdeltakelse Ordningen organiseres gjennom såkalte Nærmiljøutvalg (NMU) som er organisert i hver barneskolekrets og som er tilknyttet hovedutvalg for kultur. De skal ha fokus på høring/informasjon/dialog, oppvekstsvilkår og stedsutvikling. Utvalgene er valgt av innbyggerne og har ingen politikere eller kommunalt ansatte i utvalget. Sandefjord kommune har innbyggere, 21 NMU og yter økonomiske bidrag til NMU enes arbeid med et grunntilskudd på kr pr. NMU, samt et tillegg på kr. 67,77 pr person i aldergruppen 0 19 år. Videre har de en 50 % stilling (kommunelos) som er øremerket til å koordinere NMU enes arbeid inn mot administrasjon og politikere. Det ytes ingen økonomisk bistand utover dette, men kommunelosen har bla som oppgave å bistå NMU ene med søknader om tilskudd etc. fra andre aktører. Det holdes et møte med politikere/administrasjon 1 2 ganger i året. Kommunen forholder seg til nærdemokratiordningen som igjen har kontakt med velforeningene. Det er utarbeidet strategier for informasjonsflyt, møteplasser og økonomiske rammebetingelser. Strategiene er konkretisert gjennom ulike tiltak knyttet til opplæring, informasjonsutveksling, høringer, dialogmøter. I løpet av de siste månedene er det foretatt evaluering av Nærdemokratiordningen i Sandefjord, og tilbakemeldinger fra brukerne er at ordningen fungerer godt og at det er god kontinuitet i engasjement og innflytelse. For å få et best mulig innblikk i Nærdemokratiordningen i Sandefjord, viser vi til aktuelle vedlegg i arbeidsgruppens rapport som viser en gjennomgang av politisk saksfremstilling/vedtak og øvrige rammedokumenter for ordningen. 5.2 Øvre Eiker Grendeutvalgsmodellen Øvre Eiker har 6 grendeutvalg og alle innbyggere i kommunen sokner til et grendeutvalg. Avgrensningen følger i praksis skolekretsene. Grendeutvalgene forholder seg til det politiske systemet som helhet, og er ikke tilordnet noen egen komité. De er formelt frittstående enheter, og rapporterer ikke til noen andre enn egne innbyggere. Det foreligger ikke samarbeidsavtaler med grendeutvalgene, men det planlegges å revidere organiseringen av modellen, herunder å inngå samarbeidsavtaler med dem. Hvert av grendeutvalgene mottar en bevilgning på kr , per år fra kommunen til sitt arbeid. I tillegg har den grenda som har vært i fokus i kommunens stedsutviklingsarbeid fått en større bevilgning til dette eller muligheter til å foreslå fordeling av stedsutviklingsmidler, som regel etter en lang planleggingsperiode over flere år. Utvalgenes politisk gitte oppdrag fornyes hver gang kommuneplanen rulleres. Evaluering og status for medvirkning. Til grunn for arbeidet med medvirkning ligger to syn: For det første at medvirkning er bra i seg selv, for det andre at medvirkning er nyttig det sikrer bedre kvalitet på de løsninger kommunen velger, og at disse løsningene i større grad svarer på de behov folk faktisk har. Gjennom første halvår av 2017 har Seksjon Kultur og livskraft i Øvre Eiker, i samarbeid med kommunens andre 9 tjenester og innbyggere, kartlagt status i kommunen med tanke på medvirkning og samskaping. Gjennomgangen har avdekket flere behov for avklaringer, som bør gjøres i medvirkningsstrategien eller komme som en følge av den: Side 5 av 10

40 Det er ikke kapasitet til å sikre tilstrekkelig deltakelse i og oppfølging av de formelle organer og mekanismer som finnes i kommunen i dag. Hvordan skal denne utfordringen løses? Det varierer sterkt mellom tjenester hvor systematisk brukererfaringer samles inn og brukes i tjenesteutvikling, og også i hvilken grad tjenestene har et bredt og hensiktsmessig metoderepertoar for dette. Kommuneorganisasjonen som sådan mangler med andre ord en helhetlig tilnærming til hvordan innbyggerne som brukere av tjenester kan være med på å drive utviklingen av kommunens tjenester framover. Er organisasjonen klar for å prioritere dette arbeidet høyt nok? Kommunen har fragmenterte tilskuddsordninger med liten grad av indre sammenheng. Det er vanskelig å komme inn i for nye folk, og kommunen kan ha en uklar rolle utad med tanke på når den er myndighetsutøver, tjenesteutøver og driver med samskaping. Er politikere og organisasjon klare for å gjøre de prioriteringer som må til for at dette skal løses? Råd og utvalg Øvre Eiker har følgende råd: Råd for eldre og funksjonshemmede, Idrettsråd, musikkråd, teaterråd, næringsråd, by og grendeutvalg, kulturminneråd, innvandrerråd, ungdomsråd. Til sammen peker dette bildet i retning av en svært ambisiøs råd og utvalgsstruktur som i seg selv vil være utfordrende å rekruttere til, og som det krever store ressurser av politikk, administrasjon og deltakere å følge opp godt. Så sant det ikke er pålegg om egne brukerorganer, slik som det for eksempel er i barnehager og skoler, er det bare få tjenester som har dette. En del tjenester, men ikke alle, gjennomfører (u)regelmessige brukerundersøkelser, men det er kun i få tilfeller det ser ut til å være et system for å følge opp brukerundersøkelser aktivt. Felles overordnede mål for grendeutvalgene 1.Arbeide for å virkeliggjøre verdiene i Verdimanifestet som er utarbeidet av lag og foreninger i Øvre Eiker. 2. Være bindeledd mellom kommunen og lokalmiljøet. 3. Skape engasjement blant innbyggerne i lokalmiljøet for frivillig samfunnsinnsats. 4. Legge til rette for å koordinere nærmiljøtiltak der innbyggerne har gode opplevelser sammen. 5. Arbeide for at innbyggere fra ulike kulturer integreres og trives i sitt nærmiljø. I tillegg ble det vedtatt at hvert utvalg skulle ha vedtekter med felles regler. Bindeleddsfunksjonen ser ut til å være den viktigste rollen for grendeutvalgene, men den kan altså være under press. Den er også avhengig av tett kontakt med kommuneadministrasjon og politikere, og det ser ut til at denne har blitt svekket siden 2015, jfr. utdraget fra regjeringens lokaldemokrativeileder over. 5.3 Vallentuna/Kommunekompasset Fellesnemda for Nye Lindesnes var på studietur til Vallentuna. Resultater fra undersøkelsen Kommunekompasset ble gjennomgått på turen. Innenfor området som omhandler brukermedvirkning kommer Mandal kommune best ut av våre 3 kommuner. De scorer bl.a. på ordningen med brukerråd, mest systematisk arbeid i forhold til service og tilgjengelighet, relativt godt utbygd servicekontor og e service, rutine for brukerundersøkelser, serviceerklæringer og en løsning for tilbakemelding på nett. Noe av det som kom frem om Vallentuna: De kommuniserer på Facebook for å få kontakt med innbyggerne Fokus på medborgerdialog, eventer og aktiviteter som skjer i kommunen Side 6 av 10

41 En gang i uken slippes rikelig materiale som har relevans for innbyggere, kandidater og jobb Bruker E dialog i forbindelse med medborgerpanelet som er Sveriges største 6 ANBEFALINGER Arbeidsgruppen mener at det er viktig å ta vare på det som fungerer i eksisterende kommuner og anbefaler en ordning med råd og struktur som utvikles etter modell fra Mandal kommune i dag, og i tillegg en ordning med nærmiljøutvalg (NMU). Det legges til grunn at brukere av kommunale tjenester kan, vil og ønsker å bidra. Innbyggerinvolvering fører ikke nødvendigvis til effektivisering, men er viktig for at innbyggere skal kjenne tilhørighet/tilfredshet, og oppleve at de blir hørt. Det må tydelig fremgå hvor det er rom for medbestemmelse og når det kun er mulig å fremme synspunkter/være høringsinstans. Det bør være brukerrepresentanter i alle utvalg/foretak/komiteer etc., der det gjøres beslutninger som har betydning for innbyggerne. For innbyggerne i den nye kommunen kan nærmiljøutvalgene sammen med lovpålagte råd, brukerråd og øvrig rådsstruktur danne et godt grunnlag for innflytelse og medvirkning. Vi ser at Sandefjord benytter dialogmøter som arbeidsredskap i deres Nærdemokratiordning. Fra arbeidsgruppens side har det vært viktig å få belyst hvorvidt Nærdemokratiordningen i Sandefjord utelukker andre tradisjonelle råd og utvalg i kommunen. Det viser seg at ordningen med NMU fungerer bra i samspillet både med lovpålagte råd og ikke lovpålagte råd og komiteer. Det er vanskelig å få til god svarprosent på brukerundersøkelser. Vallentuna kommune i Sverige har en ordning med brukerpanel der innbyggerne har sagt seg villige til å svare på undersøkelser. Brukerpanel bør vurderes som et alternativ til ordinære brukerundersøkelser. 6.1 Eksisterende råd og utvalg som videreføres Råd for eldre o eget utvalg o se forslag fra Mandal Eldreråd Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne o eget utvalg o se forslag fra Mandal kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Barne og ungdomsråd o egen gruppe har vurdert dette rådet Idrettsråd o eget utvalg o arbeidet med å danne et felles idrettsråd for Nye Lindesnes er startet opp. Musikkråd o eget utvalg o bør starte samarbeid om felles råd for Nye Lindesnes Klima, energi og miljøkomite o egen komite etter modell fra Mandal Brukerråd o må sees i sammenheng med organisering av NMU, bl.a. med tanke på forberedelse og gjennomføring av dialogmøter. Side 7 av 10

42 6.2 Nærmiljøutvalg Arbeidsgruppen for Brukermedvirkning anbefaler at man i de videre prosesser med etablering av Nye Lindesnes kommune, arbeider videre med å etablere en ordning for Nærmiljøutvalg (NMU) etter mal fra Sandefjord kommune, og at ordningen tilpasses de forutsetninger som vil gjelde for Nye Lindesnes kommune. Målet med ordningen i Nye Lindesnes kommune er god dialog mellom innbyggere og folkevalgte, styrking av lokaldemokratiet og å bidra til økt brukermedvirkning. Det skjer gjennom medvirkning basert på informasjon, høring og dialog. Det er viktig at utvalgenes mandat blir tydelig. De skal i de fleste saker være en høringsinstans. NMU ene er direkte linjer mellom innbyggere, politikere og administrasjon. Disse fungerer som en samlende arena for enkeltmennesker, velforeninger og organisasjoner. Medlemmene til NMU ene velges blant innbyggerne i det aktuelle nærområdet. Alle aktuelle saker fra kommunestyret, formannskap, drift og forvaltning, plan og samfunnsutvikling blir sendt til nærmiljøutvalgene til orientering eller høring. I Sandefjord avgrenses NMU ene hovedsakelig i hht. eksisterende skolekretser. I Nye Lindesnes kommune er det totalt 8 skolekretser. 3 i Mandal, 2 i Lindesnes og 3 i Marnardal. Antall NMU er vil avhenge av befolkningstetthet og rekrutteringsmuligheter og kontinuitet i arbeidet. Det må foreligge en samarbeidsavtale med alle Nærmiljøutvalgene, de må i hovedsak ha felles vedtekter og være medlem i frivillighetsregisteret, blant annet i forhold til å kunne administrere tilskudd. Utvalgene får et årlig grunntilskudd til nærmiljøtiltak og eventuelt tilskudd til ulike prosjekter. For Nye Lindesnes kommune vil det være relevant å gjøre sine beregninger i hht. innbyggertall samt geografisk struktur (antall NMU). For at ordningen med nærmiljøutvalg skal fungere er det nødvendig med en administrativ stilling med ansvar for dette arbeidet. Sandefjord kommune bruker benevnelsen kommunelos. Gruppen anbefaler at ordningen med en frivilligkoordinator fortsetter i den nye kommunen, i tillegg til ovennevnte administrative stilling. Hvorvidt det er mulig å samordne nevnte kommunelos funksjon, med stillingen som frivilligkoordinator i den nye kommunen, må utredes i de videre prosesser. 7 TILTAK/KOMMUNIKASJONSSTRATEGI For å sikre bruker brukermedvirkning må det utarbeides en felles kommunikasjonsstrategi som skal gjelde for Nye Lindesnes kommune. Det må synliggjøres hvor og hvordan det er mulighet til medvirkning. Det må i tillegg lages vedtekter for nærmiljøutvalgene, der det klart fremgår hvilket mandat de har, når det er rom for medbestemmelse og når det kun er mulig å fremme synspunkter/være høringsinstans. Kommunikasjonsstrategi viktige punkter: Politiske saker: o Mal for enkel saksutredning med et sammendrag/ingress som forteller hva saken handler om, klart språk, og en evaluering med sammendrag når vedtak er fattet. Ingresser kan samles i et dokument og sendes innbyggere som abonnerer på denne tjenesten. o Plan for tilbakemelding på hvor en sak står, hva som ble hensyntatt ved avgjørelse og om innspill hadde noen effekt. o Lage retningslinjer for A saker som skal besluttes og for B saker som skal debatteres. o Lage en god plattform for åpen spørretime som gjennomføres hvert kvartal i kommunestyret o Organisere et temamøte i halvåret for brukerråd og nærmiljøutvalgene. Et av temamøtene har direkte påvirkning på kommende budsjett. o Synliggjøre mulighet til medvirkning og når det er mulighet for reell innflytelse Informasjonsarbeid: Side 8 av 10

43 o o o o Lage retningslinjer for informasjonsarbeid. Legge til rette for E dialog i forbindelse med temamøter, ved hjelp av brukerpanel. Vurdere om det skal lages en egen Kommuneapp for den nye kommune, jfr. Kommuneapp i Marnardal. På hjemmesiden bør det være mulighet for å legge inn spørsmål/forslag fra innbyggere som ønsker svar fra administrasjonen, vurdere om det skal være en chat funksjon. Hjemmesiden bør linkes opp til den nye kommunens Facebookprofil. 8 ORGANISERING Lovpålagte råd som råd for eldre, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og barne og ungdomsråd bør organiseres i tilknytning til kommunestyret, da de i hovedsak skal komme med innspill til saker som behandles her. Brukerråd og Nærmiljøutvalg kan organiseres under kommunestyret men administreres i tilknytning til utvalget for plan og samfunnsutvikling. Av samme grunn bør også klima, energi og miljøkomite organiseres under kommunestyret. Andre råd som Idrettsråd og musikkråd bør organiseres i tilknytning til utvalg for plan og samfunnsutvikling da de i hovedsak skal komme innspill i forbindelse med planer og samfunnsutvikling. Barne og ungdomsråd Kommunestyret 39 Kontrollutvalget Formannskapet 11 Plan og samfunnutvikling 9 Råd for eldre Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Brukerråd Nærmiljøutvalg Klima,energi og miljøkomite Drift og forvaltning 9 Idrettsråd Musikkråd Side 9 av 10

44 9 VEDLEGG VEDLEGG: Plan for arbeidet med Nærdemokratiordningen: friluftsliv by og stedsutvikling/kfbsdokumenter/narmiljo/plan for arbeid med nardemokratiordningen i sandefjord som vedtatt pdf Overordnede målsettinger for Nærdemokratiordningen: &versjon=1&variant=A& Retningslinjer for Nærdemokratiordningen: &versjon=1&variant=A& Politisk vedtak , sak 99/2016 (s. 130 i saksdokumentene) sakspapirer med vedlegg.pdf Kartlegging medvirkningsstrategi, Øvre Eiker kommune eiker.kommune.no/aktuelt/documents/kunnskapsgrunnlag%20medvirkningsstrategi%20 %20endelig%20versjon.pdf#search=avlastning Brev fra Eldrerådet i Mandal, sak 03/18 Brev fra Mandal kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne, datert Side 10 av 10

45 Nye Lindesnes Politisk organisering Arbeidsgruppen for innbyggerinvolvering Arbeidsgruppen Åsmund Mjåland leder Randi Fredriksen nestleder Janne Wigemyr Pål Dalhaug Åse Wetrhus adm.ressurs Mandat Vi konkretiserer metoder for innbyggerinvolvering med strukturer, systemer og arbeidsformer som fremmer og gir mulighet for deltagelse. En definisjon på galskap er å gjøre det samme, og samtidig forvente et nytt resultat 1