Møteinnkalling for Fellesnemnda. Saksliste

Transkript

1 Trøgstad kommune Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen - Trøgstad Møtetid: 18:30 Møteinnkalling for Fellesnemnda Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentant kan bli innkalt. Forfall skal meldes til servicekontoret, tlf eller til e-post: post@hobol.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 25/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 26/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 27/17 Referatsaker 28/17 Den nye kommunen - Politisk møtekalender /17 Prosjektorganisering 5K - justering i organisasjonsplan 30/17 Reglement for partsammensatt utvalg 31/17 Frikjøp, godtgjøringsordninger - tillitsvalgte 32/17 Invitasjon til prosjekt "Fornying og utvikling av lokaldemokrati i kommuner med vedtak om sammenslåing" 33/17 Eventuelt 12.september 2017 Thor Hals leder

2 Heidi Eriksson FE /1199 Godkjenning av innkalling og saksliste 25/17 Fellesnemnda PS Innkalling og saksliste godkjennes. 2

3 Heidi Eriksson FE /1199 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 26/17 Fellesnemnda PS Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Fellesnemnd ny storkommune 3

4 Heidi Eriksson FE /1199 Referatsaker 27/17 Fellesnemnda PS Referatsakene tas til orientering. Vedlegg: Brev fra departementet av Utbetaling av tilskudd til engangskostnader ved kommunesammenslåing 4

5 Bjørn Sjøvold FE /1193 Den nye kommunen - Politisk møtekalender /17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Forslag til politisk møteplan for 2018 vedtas. Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda har ytret ønske om at 5K-kommunene skal gjennomføre formannskapsmøter og kommunestyremøter på samme dato. Politisk møtesekretariat for 5K har med bakgrunn i dette laget et forslag, se vedlegg. Møtene er satt opp med slike intervaller at sakenes behandlinger og møtenes protokoller medfølger til neste møteledd. Det har også vært ytret ønske om at møtene i partssammensatt utvalg (PSU) og fellesnemnda skal avholdes på ulike dager for å gi rom for en ferdigstillelse av PSU`s møteprotokoll før fellesnemnda gjennomfører sitt møte. Den foreslåtte planen er utarbeidet etter dette ønsket. Vurdering av økonomi og organisasjon: Saken vil ikke medføre noen økonomiske konsekvenser i forhold til vedtatte godtgjøringssatser og budsjett for politisk virksomhet. Prosjektleders vurdering: For å sikre en god fremdrift i kommunereformprosessen er det helt nødvendig å koordinere de politiske møtene i 5K-kommunene tidsmessig inn mot fellesnemndas møter. Prinsipielle saker skal behandles både i kommune- og bystyrer og i fellesnemnda. En samkjøring av møter på datoer vil sikre kontinuitet og nødvendig tid til politiske prosesser i et prosjektarbeid av et betydelig omfang. Prosjektleder anbefaler at utkastet til møteplan for 2018 vedtas. Vedlegg: Forslag politisk møtekalender for

6 Bjørn Sjøvold FE /1193 Prosjektorganisering 5K - justering i organisasjonsplan 16/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Forslag til justering i prosjektorganisering 5K godkjennes i henhold til vedlagte organisasjonsplan. (Vedlegg 1) 2. Prosjektleder gis fullmakt til å lyse ut 100% midlertidig stilling som teamleder for team digitalisering og 50% midlertidig stilling som teamleder for team anskaffelser. Stillingene utlyses internt i 5K. Saken gjelder: Justering i prosjektorganiseringen for 5K. Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda vedtok i sitt møte organisasjonsplan for prosjektarbeidet i 5K. I etterkant av vedtaket har det fremkommet forslag om å flytte "grønne" delprosjekter til prosjektleders stab, samt å etablere et eget administrativt delprosjekt for økonomi. I tillegg har det kommet forslag om å flytte kultur fra delprosjekt kultur og oppvekst til A/P 5 Næringspolitikk/ stedsutvikling. Det var i opprinnelig organisasjonsplan foreslått 14 delprosjekter hvorav 3 politiske, 7 administrative og 4 felles pol/adm.prosjekter. I det foreliggende justeringsforslag reduseres antall delprosjekter til 12, hvorav 3 politiske, 5 administrative og 4 felles pol/adm.prosjekter slik; Politiske delprosjekt: Politisk organisering Nærdemokrati og felles kultur Forberedelser valg

7 Administrative delprosjekt: Administrasjon og ledelse Økonomi Eiendom, miljø, tekniske tjenester Helse, sosial, omsorg Kommunikasjon Kultur, oppvekst Administrative/ politiske delprosjekt Kommuneplan Arbeidsgiverpolitikk Økonomisk politikk og handlingsregler Interkommunalt samarbeid og eierskap Vurderinger: Vi er fortsatt i en initierende fase av kommunereformprosjektet. I følge fremdriftsplan som fremgår av prosjektplanen for 5K, skal delprosjektene opprettes i perioden frem til nyttår. Prosjektleder har i møter i etterkant av fellesnemndas møte fått innspill på forslag til justeringer av organisasjonsplanen. Delprosjekter som er definert som "støtteprosjekter" til alle delprosjekter og arbeidsgrupper foreslås lagt til prosjektleders stab. Dette gjelder de administrative «grønne» delprosjektene "Digitalisering", "Kommunikasjon" og "Anskaffelser". Prosjektleder anser at en samling av de tjenester som skal være med på å støtte øvrige delprosjekter i prosjektleders stab, kan være en fornuftig måte å organisere disse områdene på. Tjenestene foreslås organisert som team, med egne teamledere. Samtidig må det opprettes egne mandater og bestillinger til disse teamene da disse i tillegg til veiledning og støtte til prosjektorganisasjonen må gjennomføre egne utviklingsprosjekter innenfor sine fagområder. Leder av teamene ansettes i prosjektleders stab. Samtidig opprettes arbeidsgrupper med fagpersoner fra kommunene innenfor de samme fagområder. Det er etter prosjektleders vurdering behov for en 100% stilling til team digitalisering og en 50% stilling til team anskaffelser. Stillingene foreslås rekruttert internt i 5K. Teamlederfunksjonen for team kommunikasjon dekkes av prosjektkoordinator. Det foreslås opprettet et eget administrativt delprosjekt kalt "Økonomi". Økonomi er tidligere lagt inn som en arbeidsgruppe i A1 Adm/ledelse.Prosjektleder støtter dette forslaget da økonomiområdet bør få særlig fokus med tanke på det omfattende arbeid som skal gjøres på dette området, også sett opp mot de klare målsettinger og føringer som ligger i prosjektplanen. Det er også kommet forslag om å flytte «kultur» fra administrativt delprosjekt Kultur og oppvekst, til Næring- og stedsutvikling. Prosjektleder anser at mandatene for kulturområdet kommer til å skille mellom et mandat for intern organisering av kulturområdet i kommuneorganiasjonen, og det andre for et utvidet kulturperspektiv ute i lokalsamfunnene. Prosjektleder anbefaler at opprinnelig plan opprettholdes for dette området, men forutsetter god samhandling mellom arbeidsgruppene innen kultur når disse kommer i gang. Prosjektleder anbefaler at de foreliggende forslag til endringer i vedlagte oppdaterte organisasjonsplan vedtas, og at prosjektleder gis fullmakt til å utlyse og ansette midlertidig i foreslåtte stillinger. 7

8 Økonomiske konsekvenser: Lønnsutgifter for foreslåtte stillinger var opprinnelig budsjettert innenfor digitaliseringstiltak. Saken har ingen økonomiske konskevenser utover at utgiftene teknisk utgiftsføres prosjektleders stab i stedet for i eget delprosjekt. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anses å kunne sluttbehandles i felllesnemnda. Vedlegg: Justert org.plan adm.delprosjekt Justert organisering stab 8

9 Bjørn Sjøvold FE /1193 Reglement for partsammensatt utvalg 17/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Reglement for Partssammensatt utvalg (PSU) vedtas som foreslått. Saken gjelder: Reglement og delegering av myndighet til Partssammensatt utvalg (PSU). Bakgrunn og saksopplysninger: Partssammensatt utvalg (PSU) er opprettet av Fellesnemnda i medhold av kommuneloven 25, jf. Hovedavtalen del B 4. Utvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte i forbindelse med kommunesammenslåingsprosessen. Reglementet er basert på tilsvarende reglement for PSU for nye Asker kommune. Reglementet inneholder bestemmelser om delegering fra Fellesnemnda. Reglementet må tolkes ut i fra den myndighet Fellesnemnda er gitt gjennom lov og delegering av myndighet fra kommunestyrene i de fem kommunene. HTV har fått fremlagt forslag til reglement og de har kommet med innspill som er innarbeidet i forslag til reglement. I henhold til foreslått reglement punkt 2, 1. ledd skal PSU være et drøfting, konsultasjon og besluttende organ hvor det foregår likeverdig samarbeid mellom fellesnemnda og fagorganisasjonene. «Besluttende organ» er lagt til etter forslag fra HTV. I punkt 2, 5. ledd begrenses PSU besluttende myndighet til å gjelde saker av mer operativt ikke-prinsipiell karakter som ikke er på overordnet nivå. Med denne presiseringen har prosjektleder ingen motforestillinger til forslaget fra HTV. HTV har i tillegg lagt til et nytt 2. ledd i punkt 2, om at PSU skal sikre at beslutninger i fellesnemnda, som berører ansatte, fattes på et så bredt grunnlag som mulig og at flest mulig perspektiv er belyst i henhold til gjeldende lov og avtaleverk. Prosjektleder har ingen innvendinger til forslaget. 9

10 I forslag til reglement har PSU innstillende myndighet i saker som gjelder overordnet personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk, overordnede personalstrategier og planer (slik som IA-arbeid og HMS), arbeidsreglementer og relevante saker som partene ønsker å informere om eller drøfte. Det vises for øvrig til forslag til reglement vedlagt saken. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken vurderes til å kunne sluttbehandles i fellesnemnda. Vedlegg: Forslag til reglement for partssammensatt utvalg 10

11 Bjørn Sjøvold FE /1193 Frikjøp, godtgjøringsordninger - tillitsvalgte 18/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Fremforhandlet avtale om frikjøp og godtgjøringer for hovedtillitsvalgte i PSU omstillingsprosessen til 5K godkjennes, jfr. vedlegg 1). 2. Avtalen skal evalueres innen utgangen av januar Avtalen gjelder i prosjektperioden fra dags dato tom Saken gjelder: Frikjøps- og godtgjøringsordninger for tillitsvalgte i PSU. Bakgrunn og saksopplysninger: I prosjektplanen for 5K pkt.5.8 fremgår: «Tillitsvalgte og representanter for vernetjenesten skal ha en sentral plass i prosjektperioden». Samtidig sies det i samme punkt: «Behovet for representasjon fra fagorganisasjonene i mange fora krever at fagorganisasjonene selv finner en hensiktsmessig organisering». I KS veileder «Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger (KSadvokatene og KS forhandling 2015)» fremgår: 3.5: «Ved kommunesammenslåing bør det vurderes om det vil være hensiktsmessig å tildele ytterligere frikjøpsressurser til organisasjonene, jf, HA del B 3-3 a) og c). Ordninger med frikjøp av tillitsvalgte er tidsavgrenset til omstillingsprosessen.» Videre fremgår det: «sammenslåingsprosessen gjør det nødvendig at tillitsvalgte i større grad deltar i møter, arbeidsgrupper og utvalg mv.» Prosjektleder har i forberedelsene til denne saken gjennomført drøftingsmøter og forhandlinger rundt frikjøpsordninger og godtgjørelse med tillitsvalgte i PSU. Vedlagte forhandlingsprotokoll (vedlegg 1) viser resultatet av disse forhandlingene, men tar forbehold om politisk godkjenning. Det er valgt 5 tillitsvalgte som representerer 5 hovedsammenslutninger i PSU. I tillegg til møtene i PSU, deltar de 5 i dialogmøter med prosjektledelse, felles HTV-møter i 5K, samt deltar som ansattes representanter i arbeidsgrupper og andre typer møter som berører de ansatte. 11

12 De tillitsvalgte har skrevet sin egen organisasjonsplan for kommunereformprosessen, med fordeling av ansvar og oppgaver, jfr. vedlegg 2. Fremforhandlet avtale mellom prosjektleder og tillitsvalgte i PSU angir et frikjøp tilsvarende 40% stilling for den enkelte tillitsvalgte i PSU i prosjektperioden. Kontaktperson blant de tillitsvalgte foreslås frikjøpt med ytterligere 15% for å samordne og koordinere arbeidet fra tillitsvalgtes side inn mot prosjektledelse og delprosjekter. I tillegg til dette angis det at alle valgte representanter til PSU mottar samme møtegodtgjørelse. Det foreslås at frikjøpsordningen evalueres innen utgangen av januar Vurderinger: Det er en viktig suksessfaktor for et så omfattende prosjekt at det gis gode rammevilkår for de medvirkende parter i prosessen. Samtidig er det klare krav til en effektiv og hensiktsmessig organisering i denne forbindelse. Vedtatt prosjektplan for 5K angir at de tillitsvalgte og representanter for vernetjenesten skal ha en sentral plass i prosessen. Prosjektleder anser at det foreliggende forslag til frikjøpsordning danner et godt grunnlag for medvirkning fra ansattes representanter. Prosjektleder anser at ordningen må evalueres lenger ut i prosjektperioden. Prosjektleder anser det positivt at fagorganisasjonene har etablert sin prosjektorganisering slik det fremgår av vedlagte organisasjonskart (jfr. vedlegg 2). Dette bidrar til åpne og effektive ansvars- og kommunikasjonslinjer også i denne delen av prosjektorganiseringen. I tillegg til forhandlinger med tillitsvalgte, er det tilsvarende ført drøftingsmøte med vernetjenesten. Denne prosessen er imidlertid ikke sluttført enda, og prosjektleder vil komme med egen sak om frikjøpsordninger for vernetjenesten til neste møte i fellesnemnda. Prosjektleder vil bemerke at prosjektet fortsatt er inne i en tidlig fase, med utrulling av delprosjekter og mandater frem mot årsskiftet i henhold til tidsplanen. Når alle delprosjekter er organisert vil det være naturlig å foreta en evaluering av frikjøpsordningene. Økonomiske konsekvenser: Omfanget av frikjøp av tillitsvalgte, slik det foreligger, utgjør totalt 1,65% årsverk frikjøp. Her vil frikjøp vernetjeneste komme i tillegg. I forhold til foreliggende budsjett for 2017, vil rammen for frikjøp (kr ,-) høyst sannsynlig holde, men for 2018 må budsjettet styrkes. Dette vil prosjektleder komme tilbake til i forbindelse med behandling av budsjett for Prosjektleder anbefaler at fremforhandlet avtale om frikjøp og godtgjøring for tillitsvalgte i PSU godkjennes. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken vurderes til å kunne sluttbehandles i fellesnemnda. Vedlegg: Organisasjonsplan for tillitsvalgte Protokoll - forhandlingerfrikjøp og godtgjørelser til tillitsvalgte 12

13 Bjørn Sjøvold FE /1199 Invitasjon til prosjekt "Fornying og utvikling av lokaldemokrati i kommuner med vedtak om sammenslåing" 32/17 Fellesnemnda PS Kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad (5K) melder seg for deltakelse i prosjektet «Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing» Bakgrunn og saksopplysninger: Kommunal- og moderniseringsdepartementet inviterer til deltakelse i prosjektet «Fornying og utvikling av lokaldemokrati i kommuner med vedtak om sammenslåing». Frist for å melde seg på er 1. oktober Departementet vil legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene ved å arrangere ulike samlinger, tilby nødvendig verktøy, gjøre evalueringer m.m. Hovedtemaene vil være: 1. Hvilket lokaldemokrati kommunene ønsker å utvikle for sine nye kommuner 2. Hvordan organisere og utforme den politiske styringen i de nye kommunene slik at de folkevalgte blir satt best mulig i stand til å ivareta mandatet velgerne har gitt dem 3. Hvordan organisere et best mulig samspill mellom kommunen og innbyggerne i utforming og iverksetting av politiske tiltak Målgruppen på samlingene er politikere og representanter fra administrasjonen i kommunen som har ansvar for lokaldemokratiarbeidet. Det vil i tillegg bli arrangert prosjektledersamlinger. Vurdering av økonomi og organisasjon: Departementet dekker kostnader for inntil 7 personer fra hver kommunekonstellasjon. Reiseutgifter dekkes av den enkelte kommune. Kommunene kan likevel delta med så mange deltakere som de ønsker. Eventuell ytterligere deltakelse må vurderes i forhold til foreliggende budsjett. Prosjektleders vurdering: Prosjektleder anbefaler at fellesnemnda takker ja til å delta i Kommunal- og 13

14 moderniseringsdepartementets prosjekt «Fornying og utvikling av lokaldemokrati i kommuner med vedtak om sammenslåing». Prosjektleder vurderer at prosjektet det inviteres til vil gi et godt bidrag til styrking av vår kompetanse på dette temaområdet, noe som vi igjen vil ha nytte av i egne delprosjekter. Vedlegg: Invitasjon til prosjektdeltakelse 14

15 Heidi Eriksson FE /1199 Eventuelt 33/17 Fellesnemnda PS