BERGEN KOMMUNE Byutvikling, klima og miljø/etat for byggesak og private planer

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byutvikling, klima og miljø/etat for byggesak og private planer Fagnotat Saksnr.: /64 Saksbeh.: ANWE Emnekode: ESARK-5120 Til: Byrådsavd. for byutvikling, klima og miljø Kopi til: Fra: Etat for byggesak og private planer Dato: Fagnotat anbefaling i sak: klage på saksgebyr - Kjøkkelvikveien Hva saken gjelder Saken gjelder klage mottatt og utfyllende klage mottatt 24. april. 2013, på utstedt gebyr kr ,-, den med hjemmel i gebyrregulativet vedtatt Gebyret er ilagt på bakgrunn av innsendt Planforslag for Kjøkkelvikveien 146. Vedtaket om gebyr ble påklaget av Advokatfirmaet Harris på vegne av Kjøkkelvikveien 146 AS. Hovedformålet med planforslaget er areal for utvidelse og forskyving av plasseringen av den eksisterende småbåthavnen i Kjøkkelvik. Hovedproblemstillingen gjelder klage på gebyrilegging da forslagstiller mener at kommunen skal ha krevd betaling to ganger for samme planforslag. Det henføres videre at tidsfristen på 12 ukers behandling av planforslaget som første gang ble fremmet er oversittet. I tillegg er det påstand om at kommunen har gitt muntlig tilsagn om gebyrfritak. Saken er blitt vurdert på nytt basert på innkomne klager og øvrige opplysninger, uten at det er funnet grunnlag for å ta klagen til følge. 2. Forslag til vedtak: Gebyrvedtak datert stadfestes. Klagen tas ikke til følge. ETAT FOR BYGGESAK OG PRIVATE PLANER Petter Wiberg byggesakssjef Liv-Wigdis Smith Seksjonsleder Stab

2 3. Klage: I klagen mottatt anføres det: Samt klage vedrørende tidsfrister, Og til slutt påstand om muntlig tilsagn om gebyrfritak: 4. Merknader/vurderinger: Merknader til punkt 3.1 «Det foreligger ikke hjemmel for å kreve gebyr for to planbehandlinger». Det fremgår ikke av opplysninger i sakssystemet at det er gitt krav om betaling for det første planforslaget mottatt Dette fremkommer heller ikke i Etatens økonomisystem. Det er ikke nevnt i klagesaken at faktura inneholder direkte feil mht. grunnlaget for beregning av gebyret, og vi kan heller ikke se at det er feil i anvendelsen av gebyrregulativet. Vi oppfatter klagen dithen at Advokat Harris mener at det i faktura fremkom betaling for begge planforslagene, men dette samsvarer ikke med gebyrvedtaket datert Gebyrvedtaket inneholder henvisning til hvilket forslag gebyret er basert på, dvs. planmateriale som ble mottatt kommunen Se for øvrig vedlegg 7, Gebyrvedtak. Planforslaget mottatt ble drøftet med byrådsavdelingen, hvor det ble besluttet å holde et møte med forslagstiller med tanke på vesentlig omarbeiding av planforslaget. Fagavdelingen kunne ikke støtte forslaget da blant annet båthavn var mer enn doblet i forhold til eksisterende båthavn og gjeldende KPA. Friarealet/badeområdet var heller ikke korrekt i forhold til gjeldende KPA. Ettersom det ikke ble gitt skriftlig vedtak om avvisning, var det heller ikke anledning iht. gebyrregulativet for 2010, vedtatt å ta gebyr. Det første planforslaget er det derfor ikke beregnet gebyr for. 2

3 I klagen anføres det videre at forslaget ikke ble oppfattet å være avvist, men at forslaget måtte foreta enkelte justeringer. I klagen er det tatt utgangspunkt i Fagnotatet datert : (utklipp fra Klage datert ) Her slutter kommunen seg til planforslaget som ble mottatt kommunen og som kommunen har oppfattet som et helt nytt forslag. Dette må ikke forveksles med det første planforslaget mottatt kommunen , og hvor kommunen ikke kunne anbefale forslaget slik det fremsto, og hvor det ble enighet med forslagstiller om at det skulle sendes inn et nytt planforslag. Dersom kommunen tar utgangspunkt i at det allerede må anses at det er beregnet gebyr for det første planforslaget, men at dette er ettergitt grunnet for lang saksbehandlingstid, så vil det likevel være anledning med henvisning til gebyrregulativet (gjeldende for år 2012) til å kreve nytt gebyr dersom det fremlegges et revidert planforslag (70% av hovedgebyret). Kommunen har imidlertid oppfattet sist innsendt planforslag som et helt nytt planforslag, men som baserer seg på dokumenter i samme sak. Gebyrfastsettelsen som det er klaget på er gitt med utgangspunkt i Fagetatens beslutning om offentlig ettersyn datert , basert på det planforslaget som hadde betydelige endringer i forhold til første planforslag. Faktura pålydende kr ,- gjelder kun det planområdet og BRA som gjengis i gebyrvedtaket og som gjenspeiler seg på Fagnotatet datert Det er ikke dobbeltfakturert for planforslag mottatt og nytt planforslag mottatt Merknader til punkt 3.2. «Saksbehandlingsfristen er oversittet» Forskrift om tidsfrister, og sanksjoner ved overskridelse av fristene, for private planforslag etter 12-11i plan- og bygningsloven. Det legges til grunn at klagen må behandles utfra forskrift om tidsfrister som gjelder for private planforslag etter plan- og bygningsloven. «Kommunen kan presisere krav til framstilling og innhold. Kravene skal framgå av en nærmere spesifikasjon fra kommunen for utarbeiding og behandling av reguleringsplaner. Slike krav skal forslagsstiller gjøres kjent med når kommunen underrettes om at det er aktuelt å sette i gang reguleringsplanarbeid for et område. Dersom kommunen finner at det innsendte materialet ikke tilfredsstiller kravene, stopper fristen å løpe fra det tidspunkt kommunen i melding til forslagsstiller påviser de mangler materialet har. Fristen fortsetter å løpe når det materiale kommunen krever har kommet inn.» Tidspunktet hvor fristen begynner å løpe følger av 1 i "Forskrift om tidsfrister, og sanksjoner ved overskridelse av fristene, for private planforslag etter i plan- og bygningsloven" hvor det står at "Frist begynner å løpe når forslag har kommet inn.". Dette tilsier at 12 ukers fristen for behandling av reguleringsforslaget i det først planforslaget i utgangspunktet begynte å løpe den Planforslaget mottatt er vi enig om er oversittet mht. frist, ettersom det ikke er sendt ut melding om mangler i forslaget, og hvor 3

4 saksbehandlingstiden ikke er stoppet. Kommunen har ikke slik det fremkommer i sakens dokumenter, hatt nødvendig kontakt med forslagstiller og dens plankonsulent. Kommunen har heller ikke brukt sin rett til å utvide fristen på bakgrunn av bl.a. særlig kompliserte planforslag. Det ble imidlertid ikke sendt ut gebyr for dette planarbeidet, da forslaget manglet skriftlig vedtak om avvisning. Forslagstiller fikk anledning til å sende inn nytt planforslag etter anbefaling fra kommunen, og forslagstiller sendte inn nytt vesentlig endret forslag som bygger på de opprinnelige dokumentene. Saksbehandler oppfattet planforslaget som ble mottatt kommunen som et helt nytt planforslag. Utdrag fra Fagnotat av side 7.: Planforslaget og mottatt materiale ble etter dette gjennomgått på nytt og det ble fattet vedtak om utleggelse til offentlig ettersyn den Dette planforslaget er ikke oversittet de lovpålagte frister og vi mener derfor at vi kan ta gebyr for planforslaget. Merknader til punkt, 3.3 «Muntlig tilsagn om gebyrfritak» Når det gjelder påstand om muntlig tilsagn om fritak for gebyr, så kan vi referere til seksjonsleder Ulf Sæterdals svar til adv. Harris, se vedlegg 2 dok. 59, E-post datert 26. mars Sæterdal henviser til det første planforslaget som ble innsendt og hvor det ikke er sendt ut gebyr. Seksjonsleder Ulf Sæterdal har for øvrig ikke fullmakt til å gi fritak for gebyr, men på generelt grunnlag vil et planforslag som er oversittet lovpålagte tidsfrister bli redusert eller helt fritatt, avhengig av hvor mange uker saksbehandlingstiden er oversittet. Oppsummering og konklusjon I klageomgangen er vurderingen, i tråd med drøftelsene over, at 12 ukers fristen for saksbehandlingen til planforslaget mottatt , er oversittet i henhold til tidsfrister og sanksjoner ved overskridelse av fristene. Det andre planforslaget som ble mottatt er overholdt de lovpålagte tidsfrister. Dette planforslaget var vesentlig endret i forhold til første innsendelse av planforslag for Marina Kjøkkelvik. Kommunen må kunne hevde at planforslaget mottatt er å anse som et nytt planforslag og ikke kun et revidert forslag. Det er kun sendt ut gebyr for ett planforslag og da for planforslaget mottatt , og ikke to forslag slik det hevdes i klagen. Det er ikke gitt fritak om gebyr for siste planforslag og etter vårt syn må vi etter dette kunne hevde at vi kan kreve gebyr for planbehandlingen. På bakgrunn av ovenstående anbefales klagen ikke tatt til følge. 4

5 Trykte vedlegg: 1. (62) Klage datert (59) E-Postmelding Svar på spørsmål vedr. klage på saksgebyr 3. (48) Foreløpig svar etter forvaltningslovens 11A 4. (47) E-Postmelding Merknader og spørsmål vedrørende saksgebyr 5. (45) E-Postmelding Klage på mottatt faktura 6. (44) Gebyrvedtak detaljregulering Kjøkkelvikveien 146 5