Referat fra møte i DP 9.4: Delprosjekt Digitalisering, IKT, arkiv og matrikkel Delprosjektleder: Stian Eidissen Fra prosjektet: Ann-Heidi Smith-Meyer

Transkript

1 Referat fra møte i DP 9.4: Delprosjekt Digitalisering, IKT, arkiv og matrikkel Delprosjektleder: Stian Eidissen Fra prosjektet: Ann-Heidi Smith-Meyer Til: DP-deltakerne, Rådmenn til eventuell distribusjon i egen kommune, Kopi til: Prosjekt Senja kommune Fra: Ann-Heidi Smith-Meyer Saksnr./Arkivkode Dato Sted Tilstede Forfall Referent Rådhus, Svein Pedersen møterom 2 Stian Eidisssen, Hanne Hove, HTV utd.forb. John Olav Edvardsen, Tranøy Geir Indahl, Skolelederforbundet. Hennie Eidissen, Harald Bjørhusdal, Vegard Bogstrand,. Espen Fagerthun, Berg Linda Andreassen, Tranøy Ann-Heidi Smith- Meyer Ann-Heidi Smith- Meyer Andre møtende Under sak Sak nr Hva saken gjelder og konklusjon Oppfølging Ansvar/frist Prosjektleder Hogne Eidissen. Hogne.eidissen@senja.kommune.no telef.: Side 1

2 1 Presentasjon Alle møtedeltakerne prensentere seg og sin rolle i DP. 2 Referat fra DP-ledermøte Stian orienterer kort om det som gjelder denne gruppa; -arkiv må være først på plass -IKT systemer, hvilke skal brukes videre? -styringsdok sier ikke noe om servicetorg, bør det inn i DP 9.3, kommunikasjon? -Vegard B inn i gruppa igjen. Må vedtas i FN -Referater fra DP og faggrupper skal legges på nett, derfor viktig å være bevisst formuleringer slik at det ikke gir rom for misforståelser og feilinformasjon. -overtidsbetaling og fleksitid, herunder at det er forskjeller mellom, Tranøy, Berg og Torsken på hvordan dette løses i prosjektperioden. Fremtidige møter for delprosjektlederne er og Referat fra DP 9.4 og faggrupper Arkiv Ikke hatt møte siden forrige DP Hatt møte med IKAT; kravspekk ifht arkivssystem. Hva må vektlegges, fikk svar på en del spm. Når kravspekk er klar så kan den sendes til IKAT for gjennomgang. Uttrekk av databaser. Tilbud om besøk i alle kommunene i august, ifht hvordan det praktisk kan løses. Ha med de som er fagansvarlig på hvert system. Inkl. sikker sone. Trenger en oversikt over den kartleggingen som er gjort. Ønsker å besøke en el to kommuner ifht sammenslåing og arkiv. Sandefjord? Grenlandssamarbeidet, kåret til årets arkiv Kan kombineres med besøk i Sandefjord. Finansiering? Hogne sier at at han kan godkjenne dette pr telefon ,- i frie midler til denne gruppa? Må ha et møte snarlig ifht kartlegging og planer videre. Vært en del sykefravær i gruppa. Stian sender referatet fra til deltakerne i DP. Forsøke å få IKAT på besøk før august, helst april/mai Kartlegge hva som er ulikt og likt i de 4 kommunene. Er det mulig og formålstjenelig å ha et samarbeid med Tjelsund og Skånland? Som også slår seg sammen IKT John Olav; Har hatt 4-5 arbeidsmøter, men få referater. Organisering av IKT tjenesten for Senja kommune. Må jobbe frem en god løsning. Presentasjon av

3

4 gjeldene. 4 Milepæler og fremdrift Gjennomgang av milepæler og fremdrift; ROS er ikke gjennomført på DP, bare på faggruppene. Kartlegging IT er gjort Kartlegging arkiv er ikke gjort Kartlegging geodata forventes gjennomført Mandat til faggruppene ikke utarbeidet. Ambisjonsnivå er avklart, men er ikke skriftliggjort. Det må sendes inn et forslag innen Hvordan administrasjonen bygges opp har betydning for ambisjonsnivået. har «House of control», bør ikke alle 4 kommunene ha det/brukes som et verktøy i prosjektperioden? Hvordan løser vi det ifht skoleadministrasjon og arkiv, ifht at nytt skoleår og barnehageår starter høst 2019, ikke januar Stian sender oversikten Faggruppene utarbeider forslag til mandat for egen gruppe, dette legges frem i neste møte for DP. Stian følger opp dette. Ann-Heidi sjekker dette ut med DP 9.1, sektorplaner. Milepæler; 1. og 2. er gjennomført. 3. flyttes til flyttes til går fra høst 18 til høst ok 7. ok 8. flyttes til ok 10. papirarkiv stenges for nye saker, men må likevel være åpen ifht pågående saker. Det må lages en plan i ettertid frem mot ok 12. er ingen overgangsfase, avsluttes , ny kommune Skjer natt til Deltakelse for kravspesifikasjon sak arkiv Utarbeide en egen undergruppe; Hvem bør være tilstede? Egen gruppe etableres av DP. Kravspekk for hvert fagsystem. IT bør være representert. 6 Eventuelt Hvem avgjør hva som må ut på anbud, og hva som

5 kan gjenbrukes? Vann og avløp, hvilken gruppe skal ivareta dette? Ann-Heidi sjekker ut med prosjektledelsen Tidsbruk og avlønning. Ulik praksis og reglement i de 4 kommunene. 7 Møteplan er satt Neste møte kl på Rådhus.