ROS-ANALYSE. I forbindelse med gjennomføring av kommunereformen. Delprosjekt: 8.4 Økonomisk politikk og økonomireglement

Transkript

1 ROS-ANALYSE I forbindelse med gjennomføring av kommunereformen Delprosjekt: 8.4 Økonomisk politikk og økonomireglement Gjennomført periode: 4. oktober 2017 Deltakere: Politisk representant Berg kommune: Jan Harald Jansen Politisk representant Lenvik kommune: June Pettersen Politisk representant Torsken kommune: Roy Alapnes Politisk representant Tranøy kommune: Einar Svendsby Lenvik kommune: Geir Henning Iversen økonomisjef Torsken kommune: Elisabeth Norlund økonomisjef Berg kommune: Heidi Jakobsen økonomisjef Prosessleder: Astrid Myrvang Hagen

2 Risiko: Risiko er et mulig tap som man kan bli utsatt for i fremtiden, men som man ikke vet om inntreffer eller ikke. Risikovurdering er systematisk bruk av tilgjengelig informasjon for å identifisere tap/farer og evaluere risiko. Målet er å forutse hendelser før de skjer, så tiltak kan iverksettes for å forebygge at hendelsen inntreffer. Risiko = sannsynlighet x konsekvens Risiko er definert som produktet av sannsynligheten for en uønsket hendelse og konsekvensen av denne hendelsen (hvor stor/alvorlig blir skaden?). De hendelsene som har stor sannsynlighet og store konsekvenser er de som gir størst risiko. Risikomatrise: Det er benyttet generell matrise kommuner i denne analysen. Se vedlegg 1. Sannsynlighet: 1. Svært lav: Sjeldnere en hvert 5 år. 2. Lav: Mellom 1 til 5 år. 3. Middels: Årlig. 4. Høy: Månedlig 5. Svært høy: Ukentlig Konsekvens: 1. Ingen 2. Lav 3. Middels 4. Høy 5. Svært høy Eksempel: Sannsynlighet (S) lav = 2 og Konsekvens (K) høy = 4 Risiko = S x K = 2 x 4 = 8 Tiltaksgrense: Tiltaksgrensen er satt til 10 for alle risiko- og sårbarhetsanalyser som gjennomføres i forbindelse med Kommunereformen Senja Kritiske risikoområder: Med bakgrunn i ROS-analysen som er dokumentert i Compilo (se vedlegg 2), blir det viktig å fokusere på de kritiske risikomomentene som ligger nærmest tiltaksgrensen. Se detaljer i vedlegg 2. 2

3 Handlingsplan Det er beskrevet tiltak som skal redusere risiko. Tiltakene med ansvarlig for gjennomføring og frist er gjengitt i handlingsplanen under. Eksisterende tiltak = 1 betyr at tiltaket som er beskrevet er allerede på plass. Eksisterende tiltak = 0 betyr at det er et nytt tiltak. Tiltak Prosjektorgansiasjon er styrket Tekst 3 Eksisterende Hvem tiltak Når Det er vedtatt en prosjektorganisasjon som inkluderer 1 prosjektleder og 300% stilling som FN Utført prosjektmedarbeidere. Bestille utførelse av oppgaver, f.eks kartleggingsoppgaver, utredning, Fordele oppgaver til referat til prosjektmedarbeidere. Det 0 PL prosjektmedarbeidere er ønskelig at prosjektmedarbeidere deltar på møtene i delprosjektet. Organisering av arbeidet Prioritere administrative oppgaver i kommunene Eget delprosjekt og nettsted Intensjonsavtale og styringsdokument er utarbeidet og vedtatt Koordineringsmøte etablert Avklare mandat Utarbeide intern milepælplan Hensynta/skjerme de adminstrativt ansatte i forhold til arbeidsoppgaver i prosjektgruppa. Varsle hverandre dersom forsinkelser osv Kommunene må vurdere å utsette oppgaver som kan utføres i den nye kommunen. DP 9.3 Kommunikasjon har ansvar for kommunikasjon og det er etablert et nettsted Senja2020.no Fellesmøte delprosjektledere: Det er etablert en arena for å samkjøre delprosjektene. Det er avtalt at Koordineringsmøte avholdes minimum 4 ganger pr år. Ledere i delprosjektene deltar i fellesmøtet sammen med prosjektleder. 0 0 PL DP 8.4/ rådmenn 1 DP 9.3 Utført 1 FN Utført 1 PL Utført Mandat avklares med prosjektledelsen. Leder i DP 8.4 tar dette opp med rådmann i Tranøy 0 Jan H J Snarest snarest slik at dette endelig avklares av prosjektledelsen. I en intern milepælplan skal det fremkomme hvilke oppgaver som skal utføres i hvilken rekkefølge, og 0

4 hvem som deltar i den enkelte aktivitetene. FN = fellesnemnda, som vil bestå av 22 representanter PL = prosjektleder (rådmann) inklusive stab/støttefunksjoner REF = referansegruppe for PL, består i første fase av ledergruppene i de samarbeidende kommunene, i andre fase av den nye rådmannens ledergruppe og rådmennene i de samarbeidende kommunene Konklusjon: Alle risikoområder er vurdert til å være akseptabel og under tiltaksgrensen. Dette forutsetter at tiltak i handlingsplanen gjennomføres. Vedlegg Vedlegg 1: Risikomatrise som ble benyttet (generell matrise kommuner) Vedlegg 2: ROS-analyse Compilo DP 8.4 4

5 Vedlegg 1: Risikomatrise som ble benyttet (generell matrise kommuner) Sannsynlighet: Konsekvens verdi 1-3: 5

6 Konsekvens verdi 4 og 5: 6