Referat fra møte i DP 7.3: Delprosjekt Kommunevalget 2019 Delprosjektleder: Anne-Britt Fallsen Fra prosjektet: Hogne Eidissen, Elin Byberg

Transkript

1 Referat fra møte i DP 7.3: Delprosjekt Kommunevalget 2019 Delprosjektleder: Anne-Britt Fallsen Fra prosjektet: Hogne Eidissen, Elin Byberg Til: DP-deltakerne, Rådmenn til eventuell distribusjon i egen kommune, Kopi til: Prosjekt Senja kommune Fra: Elin Byberg Saksnr./Arkivkode Dato Sted Tilstede Forfall Referent Finnsnes, rådhuset Torleif Josefsen Jan Harald Jansen Unni Antonsen Margareth Edvardsen Anne-Britt Fallsen Tor Arne Aune Trond Eidissen Per Arne Andreassen Hogne Eidissen Elin Byberg Elin Byberg Andre møtende Under sak Sak nr Hva saken gjelder og konklusjon 1 Gjennomgang referat forrige møte Kommentar: Prosjektleder har etter sist møte sjekket med Sandefjord de hadde ikke valg i sin prosess med kommunesammenslåing. De startet høsten 2015 og var operativ fra Prosjektleder har sendt henvendelse til Færder og bedt om orientering hvordan de gjennomførte valg når de slo seg sammen. Oppfølging Ansvar/frist Prosjektleder Hogne Eidissen. Hogne.eidissen@senja.kommune.no telef.: Side 1

2 2 Saker til Fellesnemnda 27 juni Valgdag Det lages sak til Fellesnemnda den 27.juni om valgdag 8. og 9. september. Er forskjellig hvordan man har praktisert det tidligere i de ulike kommunene. Fastsetting av valgdag settes normalt av kommunestyret, men i dette tilfelle med kommunesammenslåing er det Fellesnemnda som setter valgdagene. DP 7.3 innstiller til Fellesnmeda på følgende valgdager: 8 og 9. september 2019 Må se på hvordan folk har vært vant til å stemme og hvilke områder som tidligere har hatt 1 eller 2 valgdager. Valgstyret må få delegert myndighet til å jobbe videre med valgkretsene og antall valgdager for de ulike kretsene. I de små kretsene er det kanskje naturlig at det er 1 valgdag og 2 dager i de større kretsene. Skal vi ha elektronisk avkryssning på valgdagen? Viktig at Fellesnemnda blir orientert og har det som sak. En utfordring kan være dekning/internett i de ulike kretsene med elektronisk avkrysning. I Lenvik har man de siste årene opplevd at flere kommer inn til rådhuset og stemmer som hører til andre valgkretser Er enklere å sortere disse når man har elektronisk avkryssing. Det er god tid å planlegge frem mot 2019 og vi kan starte tidlig dersom vi ønsker å avholde elektronisk avstemming. Vi skal bygge ny kommune og dersom vi kan gjøre ting sikrere, enklere og bedre ved elektronisk avkryssing bør vi gjøre det. Kan i god tid få ordnet med og testet nettforbindelse. Berg og Tranøy har gode erfaringer med elektronisk avkryssing ved sist kommunevalg. Lenvik kjører i dag elektronisk avkryssing på forhåndsstemmene. Hva risikerer vi ved å slå sammen kretser? Negative tilbakemeldinger, veien til stemmelokalet kan bli enda lengre, folk vil ikke bruke stemmeretten? I dag er det 30 stemmekretser: Berg 2 stemmekretser Lenvik 18 stemmekretser Torsken 6 stemmekretser Tranøy 4 stemmekretser Det er praksis med ambulerende stemmemottak. De som ikke kommer seg ut til stemmelokalene, kan ta kontakt med kommunen og man kommer da etter avtale hjem til de så de kan avlegge stemme. Oppsøker også sykehjem, eldreboliger.

3 Delprosjektet ønsker å beholde antallet valgkretser og vil jobbe for elektronisk avkryssing ved neste kommunevalg i Valgstyret I intensjonsavtalen står det at Fellesnmenda skal være valgstyret. DP 7.3 er enige om at det blir for stort valgstyre. Kan valgstyret bestå av 9 stk hvorav 2 fra Berg, 2 fra Tranøy, 2 fra Torsken og 3 fra Lenvik. Torleif Josesen orienterte om ny forskrift fra 2. mai 2018 som omhandler valg. Forskriften gjelder ved valg til kommunestyrer i 2019 i kommuner som er omfattet av grenseendringer som trer i kraft 1. januar Her står det blant annet at Valgstyret skal velges av fellesnemnda som er opprettet i medhold av inndelingslova 26. Fellesnemnda kan gi valgstyret myndighet til å oppnevne stemmestyrer. Hele forskriften kan leses her: Fellesnemnda avgjør også antall valgkretser. Det må lages sak til Fellesnemnda om endring av valgstyret, antallpersoner og hvem. Delprosjektet må gi signaler på antallet som skal sitte i valgstyret så kan Fellesnmenda utpeke eller be kommunestyrene velge de som skal sitte i valgstyret. Valgstyret bør konsitueres raskt etter sommeren. Skal også velges en valgansvarlig for Senja kommune. (Fra administrasjon) Bør velges to stykk slik at man er to som deler ansvaret. Informasjonsflyten ang kommunevalget neste år fra departementet starter ganske tidlig etter høsten. Bør komme på plass en eller flere valgansvarlig tidlig, delprosjektet bør allerede foreslå to valgansvarlig i saksfremlegget til Fellesnemnda i juni. Delprosjeket foreslår at man melder inn i EVA fire stykk fra administrasjon som valgansvarlig ved dette valget slik at man sikrer kunnskap og historikk, disse er: - Per Arne Andreassen - Trond Eidissen - Unni Antonsen - Torleif Josefsen

4 3 ROS-analyse DP 7.3 Jens Vidar Viken kommer inn i neste møte. Er viktig å gjennomføre denne ROS analysen og gå grundig gjennom fallgruvene. Skal ROS analysen gå på arbeidsoppgavene til delprosjektet eller på hele gjennomføringen av valget? Når er delprosjektet sitt arbeid sluttført. Hvilken rolle har delprosjektet frem mot valget og etter at valgstyret trer i kraft? Delprosjektet er ening i at det er viktig å gjennomføre ROS analysen på hele valgprosessen. 4 Viktige avklaringer/beslutninger framover Skal delprosjektet jobbe parallelt med valgstyret? Eller skal delprosjektet avsluttes og medlememne inngå i valgstyret? Noen må drive prosessen fremover til høsten Må sjekkes opp før sak til Fellesnmenda. Torleif Josefsen har i Lenvik utredet saker til valgstyret på vegne av rådmann. Valgstyret har fått delegert myndighet fra kommunestyret. Administrasjon sender ut vedtak når stemmestyret er valgt. Det må Lages sak om å opprettholde stemmekretser eller endre, stemmetider på forhåndsstemming skal settes. Hvor skal det være 1 dagsvalg og 2 dagsvalg, åpningstider og bemanning på de ulike stedene. Innkomne listeforslag fra partiene, her må administrasjon sjekke og følge opp at alle som er ført opp er valgbar etc. Skal legges inn i EVA systemet Direktoratet har flere bolker med opplæring for de som jobber med valg i administrasjon Ved valgdagene, sørge for at det er nok folk til å gå gjennom å telle stemmer. Direktoratet hadde en egen opplæring for Færder, vi sjekker med direktoratet om vi kan få det til Senja kommune. Prosjektledelsen tar kontkat med Førder, Hogne Eidissen har fått navn på kontaktpersoner.

5 Neste møte Torsdag 30. august kl i Gryllefjord