Referat fra møte i DP 9.6: Delprosjekt Eiendomsforvaltning Delprosjektleder: Geir Fredriksen Fra prosjektet: Alf Rørbakk/Ragnvald Storvoll

Transkript

1 Referat fra møte i DP 9.6: Delprosjekt Eiendomsforvaltning Delprosjektleder: Geir Fredriksen Fra prosjektet: Alf Rørbakk/Ragnvald Storvoll Til: DP-deltakerne, Rådmenn til eventuell distribusjon i egen kommune, Kopi til: Prosjekt Senja kommune Fra: referent Saksnr./Arkivkode Dato Sted Tilstede Forfall Referent Kunnskapsparken, Geir Fredriksen Fred O Flakstad Ragnvald Storvoll Møterom Senja 2020 Fred I Fredriksen Sverre Pedersen Otto Jakobsen Alf Rørbakk Wenche Pedersen Andre møtende Under sak Sak nr Hva saken gjelder og konklusjon 1 Referat fra forrige møte Gjennomgang referat og rosanalyse. Risikokartlegging gjennomført. Oppfølging Ansvar/frist 2 Status på delprosjektets milepæler og oppgaver Vi ligger bra an på de fleste områder God kontroll på kartlegging. Det er godt i gang. Nå er det i større grad i en overføringsfase. Hvordan komme i gang med investeringer? Vudere (9.6.3.) beskaffenhet det er hva hver kommune har, grov sett, Fastsette verdi på eiendommer klarert. Det blir ikke dokumentavgift. Prosjektleder Hogne Eidissen. Hogne.eidissen@senja.kommune.no telef.: Side 1

2 Gjennomføre investeringer. De spesifikke investeringer som skal tilrettelegge for sammenslåingene det behovet den nye kommunen har. Konklusjon på framdrift: Det er tid for å justere og oppgradere framdriftsplan. Arbeidsgruppa, og også generelt, må spisse seg enda mer. Samkjøring er svært viktig, slik at en blir nok konkret i fortsettelsen. En avdekker i større grad at noe faller mellom arbeidsgruppene, dette må vi tydeligere i fortsettelsen. Da må myndighetsområdene avklares. En er kommet lengre med organsiering, så da «faller flere brikker på plass». Også for denne 9.6. er det nødvendig at ansatte og inrettning i organisering av tjenestene kommer på plass. Da vil struktur og målretting bli enklere. 3 Gjennomgang av gjennomført ROS-analyse for dp 9.6 Analysen er gjennomført. Forsinkelser av lokale VA-forskrifter - Den må vedtas av sittende kommunestyrer, junimøte Denne bør sendes til Fellesnemnda med anbefaling av denne legges til høring, tilbake til fellesnemda og så til kommunene for vedtak. - Prosessen gjennomføres i vinter og vil være klar til sommeren Det kan være et felles saksframlegg til alle fire kommunestyrene. Manglende koordinering og informasjon - Avgjørende med koordineringsmøter - Positivt at kommunalsjefer er på plass - Nå bygges det 4 etater, med 4 kommunalsjefer. Muligens må en se på videre organiserinig, herunder også prosjektorgansiering. En må konkretisere, tilpasse, og justere slik at informasjonsflyten blir god og de som skal

3 høres og medvirke får lov til det. Nøkkelpersoner slutter - Det er flere grunner til at noen velger andre jobber; nye etableringer gjør at nøkkelpersoner søker seg bort. For andre er usikkerthet og endringer grunn til å søke andre jobber. Imidlertid er det viktig at ansatte ivaretas godt og informeres. Ressursmangel ansatte og kompetanse - Vi er kommet i en situasjon der flere sektorer er overbelastet. Hva gjør en med det? Det må gjøres grep. - Samspillet mellom ansatte, admininstrative ledere og politkere må bidra til felles forståelse. - 4 organisasjoner i 4 kommuner og en ny prosjektorgaisasjon må koordinere de nye arbeidsoppgavene godt. - Prosjektleder sender gode signalerer - Tildeles flere oppgaver, må det tildeles flere folk. - Et eksempel er Fylkesmannen og tilsyn. Prosjektleder Eidissen har møte med fylkesmannen for å skape forståelse Vedtak: Dp anseer som som ferdig med arbeidet med lokale VA - forskrifter. Saka oversendes prosjektledelsen med et følgeskriv slik at saka tas til videre behandling. 4 Status i de ulike arbeidsgruppene Ansvarlig: Sverre Pedersen Drift /vedlikehold dp Denne gruppa har sett på lokale forskrifter - Dette arbeidet har mer en praktisk karakter - Nå er vi klar til å se på størrelsesorden på utgiftene som vil påløpe i den nye kommunen i 2020 og 2021, slik at selvkost blir tilpasset. VA Selvkost dp Kartlegging av gebyrer mv. i de forskjellige kommunene. Dette må sees i sammenheng med drift/vedlikehold oversender arbeidet i dp Drift / vedlikehold ift forskrifter til prosjektledelsen i Senja2020 med følgeskriv. Saka tas da videre til politisk behandling

4 Investering bygg og anlegg dp Her må det gjøres det større grep. Viser til sak 5 Brann dp Denne er det god framdrift på 5 Oppstart arbeidsgruppe bygningsmessige tilpasninger/investeringer (dp 9.6.3) Oppfølging i møte 26.9 Ansvarlig: Geir Fredriksen Her må det jobbes systematisk - Boliger - Offentlige bygg - Rådhus Hva skal bevares? Hva skal bygges nytt? Når organisasjonskartet kommer på plass, så må en se sammenhengen med antall personer i den nye organisasjonen og hvor de skal ha sine arbeidsplasser. Bør hver kommune utarbeide en oversikt over de bygningene som er og at 9.6 foredler denne til politiske behandling. Arbeidsgruppa 9.6 må lage bestillingen og denne må være veldig tydelig. Gruppa må tilpasse innspill som kommer, slik at disse kan vurderes av det politiske miljøet. - Hvilke bygg som ikke er i bruk i dag og hva ser en for seg i nye Senja 2020? - Det som er gjort på gamle bygg, viser at det er store økonomiske utfordringer. Da må en vurdere - Et eksempel, Ungdomsskolen på Silsand hva er den mest rasjonelle bruken for dette? IT har bl.a. gitt signal at admininstrasjonsfløya kanskje kan brukes. Vedtak: Neste møte må konkludere med hvordan skal jobbe. - Hvem som jobber i denne gruppa? - Kartlegge bygg. Kartlegge boliger. Ledig kapasitet. - I tillegg bør det lages ei tydelig bestilling på innholdet til bygningsmessige tilpasninger

5 /investeringer. - Videre bør en lage en strategi til hvordan innspill og kunnskapen som kommer til 9.6 foredles og formidles videre til ledelsen og politisk behandling. - En bør se sammenheng med bestillinga slik at sentrale mål ivaretas 6 Organisering av arbeidet i 9.6 i det videre forløp, møteplan ut året Vedtak: startes i neste møte i delprosjekt i I neste møte tar en opp om en skal ha en ny leder i Alf Rørbakk, som ny kommunalsjef i Senja kommune, er i gruppa videre som medlem. Møteplan i 2018: 26.9, kl. 12: , Berg kommune kl , Vangsvik 7 Eventuelt Geir orienterte om etablering av SalMar sitt anlegg på Klubben en «flying start» for Senja kommune! Vannsituasjonen- renseannlegg - det er avgjørende og mest arbeidskrevende. Boligbygging / hus til leie vil være svært viktig. Arbeidsplasser, nye etableringer, synergier. 8 Neste møte i DP 26.9, kl 12.00, Berg kommune.