MØTEPROTOKOLL. Partssammensatt utvalg

Transkript

1 TRANØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Partssammensatt utvalg Møtested: Rådhuset, Vangsvik Møtedato: Tid: 09:00-11:00 Leder Nestleder Fagforbundet v/otto Jakobsen Jan Fredrik Jenssen Geir Inge Sivertsen Grethe Sebulonsen Roar Åge Jakobsen Fred O. Flakstad Eva Pettersen Hanne Hove Christine Johansen Rigmor Hansen Sverre Pedersen,Hvo Tore Berg-Buan, Hvo Fra adm. (evt. andre): Alf Rørbakk, rådmann i Tranøy, Hogne Eidissen, prosjektleder og Ann-Heidi Smith-Meyer, prosjektmedarbeider. Innkalling: Innkalling og saksliste enstemmig godkjent Merknader: Behandlede saker: 11/18 15/18 Underskrifter: Til å godkjenne protokollen ble valgt: Sverre Pedersen og Christine Johansen Vi godkjenner at møteprotokollen er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet.

2 Vangsvik, Otto Jakobsen Sverre Pedersen Christine Johansen Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer

3 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 11/18 18/171 STATUS FRAMDRIFT I PROSJEKTET SENJA KOMMUNE 12/18 18/571 ØKONOMIRAPPORT 2- SENJA /18 18/1004 FINANSREGLEMENT 14/18 18/371 POLITISK HÅNDBOK FOR SENJA /18 18/572 ADMINISTRATIV ORGANISERING - SENJA KOMMUNE SEPTEMBER 18

4 11/18 STATUS FRAMDRIFT I PROSJEKTET SENJA KOMMUNE PSU og Fellesnemnda tar prosjektleders redegjørelse vedrørende status i prosjekt Senja 2020 til orientering. Prosjektleder Hogne Eidissen innleder og orienterer muntlig om status i prosjekt Senja Greit i rute, men det er flere svært viktige beslutninger som må tas i høst; valg av IKT plattform og sak/arkivssystem, administrativt organisasjonkart og videre innplassering av ansatte. PSU og Fellesnemnda tar prosjektleders redegjørelse vedrørende status i prosjekt Senja 2020 til orientering. 12/18 ØKONOMIRAPPORT 2- SENJA2020 Økonomirapporten for Senja kommune perioden blir tatt til orientering. Prosjektleder Hogne Eidissen innleder kort i hht utsendte sakspapirer. Uavklart hvilke kostnader valg av IKT plattform utløser. Økonomirapporten for Senja kommune perioden blir tatt til orientering. 13/18 FINANSREGLEMENT Fellesnemnda vedtar finans- og gjeldsreglement for Senja kommune med tilhørende rutiner. Reglementet gjøres gjeldene fra Prosjektleder Hogne Eidissen innleder. KomRev Nord skal gi uttalelse i forhold til finansreglementet, og den uttalelsen foreligger ikke pr i dag. Saken blir derfor behandlet i Fellesnemnda i november.

5 PSU tilrår at Fellesnemnda vedtar finans- og gjeldsreglement for Senja kommune med tilhørende rutiner. Reglementet gjøres gjeldene fra /18 POLITISK HÅNDBOK FOR SENJA Politisk håndbok for Senja kommune med delegasjonsreglement, datert og sist revidert , vedtas. 2. Organisering og regler for arbeid i barne- og ungdomsråd og / eller ungdommens kommunestyre tas inn ved neste revisjon. 3. Delegasjonsreglementet endres som følger: 14 Anskaffelsesloven (formannskapet) - Fastsette konkurransekriterier for offentlige anskaffelser av varer og tjenester etter Forskriftens del III, som er over EØS terskelverdi etter anskaffelsesforskriftens Godkjenne anbud som er over EØS terskelverdi etter anskaffelsesforskriftens Anskaffelsesloven (administrasjonssjefen) - Fastsette konkurransekriterier for offentlige anskaffelser etter Forskriftens del II, med krav om kunngjøring i nasjonal base under EØS terskelverdi etter anskaffelsesforskiftens Godkjenne anbud og inngå avtale om anskaffelser under EØS terskelverdi etter anskaffelsesforskfiftens 5-3 Prosjektleder Hogne Eidissen innleder kort på saken. Det er kommet innspill fra tillitsvalgt i Akademikerforbundet, Tommy Hagen; Av ovennevnte forslag fremkommer at det skal tilligge formannskapet å fastsette konkurransekriterier samt godkjenne anbud for offentlige anskaffelser av varer og tjenester etter Forskriftens del III. Dette vil da gjelde alle konkurranser i Senja kommune over 2 millioner kroner for varer- og tjenester og alle konkurranser over 51 millioner kroner for bygge- og anleggskontrakter. I denne sammenheng er det verdt å merke seg at en 2-årig rammeavtale med en årlig verdi på kroner med opsjon på forlengelse år vil måtte behandles av formannskapet. Det er noe uklart hva som ligger i at formannskapet skal fastsette konkurransekriterier. Det antas imidlertid å innebære bl.a. følgende: Hvilke kvalifikasjonskrav som skal stilles til leverandørene Hvilke minstekrav som skal stilles til ytelsen Hvilke tildelingskriterier tilbudene skal bedømmes etter samt hvilken vekt de forskjellige kriteriene skal ha Valg av konkurranseform og andre prosedyrekrav

6 Det er videre uklart hva som ligger i å godkjenne anbud. Det antas imidlertid at dette gjelder evaluering av innkomne tilbud, og basert på tildelingskriteriene i konkurransen, velge den leverandøren som hadde det beste tilbudet. En slik evaluering krever fagkompetanse. Trår man feil her risikerer man både overtredelsesgebyr samt at man kan pådra seg erstatningsansvar overfor øvrige leverandører i konkurransen. Dersom man ikke deltar under selve evalueringen av tilbudene har man heller ikke noe grunnlag for å godkjenne selve valget av leverandør. Det legges altså opp til at formannskapet skal bestemme rammene for og evalueringen av den enkelte konkurranse etter forskriftens del III. Akademikerforbundet mener dette er oppgaver som bør tilligge kommuneadministrasjonen, da gjennomføringen av den enkelte anskaffelse er i utpreget grad regelstyrt og forutsetter inngående kjennskap til regelverket. Videre kom det muntlig forslag i møtet på å supplere punktet vedr. 14 i Anskaffelsesloven siste punkt som lyder; «Myndighet til å vedta reglement for avhending og utleie av kommunale eiendeler i tråd med ESAs regelverk mot subsidiering av næringsvirksomhet» Forslag til endring; «Myndighet til å vedta reglement for avhending og utleie av kommunale eiendeler i tråd med ESAs regelverk mot subsidiering av næringsvirksomhet og privat virksomhet» Det er ønskelig at det settes inn sidetall i store dokumenter som sendes ut. 1. Politisk håndbok for Senja kommune med delegasjonsreglement, datert og sist revidert , vedtas. 2. Organisering og regler for arbeid i barne- og ungdomsråd og / eller ungdommens kommunestyre tas inn ved neste revisjon. 3. Delegasjonsreglementet endres som følger: 14 Anskaffelsesloven (administrasjonssjefen) - Rådmannen gis fullmakt til å foreta anskaffelser ihht til Innkjøpsreglementet samt det til enhver tid gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. 20 Anskaffelsesloven (administrasjonssjefen) - Fastsette konkurransekriterier for offentlige anskaffelser etter Forskriftens del II, med krav om kunngjøring i nasjonal base under EØS terskelverdi etter anskaffelsesforskiftens Godkjenne anbud og inngå avtale om anskaffelser under EØS terskelverdi etter anskaffelsesforskfiftens 5-3 Det gjøres en redaksjonell endring i dokumentet:

7 «Myndighet til å vedta reglement for avhending og utleie av kommunale eiendeler i tråd med ESAs regelverk mot subsidiering av næringsvirksomhet og privat virksomhet» 15/18 ADMINISTRATIV ORGANISERING - SENJA KOMMUNE SEPTEMBER Vedlagt forslag til administrativt organisasjonskart og videre fremdrift tas til orientering. Prosjektleder Hogne Eidissen innleder på saken. Administrativ organisering er til behandling for andre gang i PSU og Fellesnemnda. Foreliggende administrativt kart sendes ut på høring, og vil bli behandlet i PSU og Fellesnemnda også i november Vedlagt forslag til administrativt organisasjonskart og videre fremdrift tas til orientering.