PROTOKOLL. HASVIK KOMMUNE Fjellvn Breivikbotn. Kommunestyret. Innkalte: Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: Kl. 09.

Transkript

1 Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: Kl Innkalte: HASVIK KOMMUNE Fjellvn Breivikbotn PROTOKOLL Kommunestyret Funksjon Navn Møtt for Ordfører Varaordfører Vara Eva D. Husby Lars Hustad Siv O. Gamst Per Hansen Monika Olsen Elisabeth S. Mikalsen Mona Mauseth Harald Isaksen Vara Gunnar Mauseth Dan V. Johnsen Roy Mienna Øystein Pedersen Odd Ivar Gladsø Steinar G. Christensen Susanne Hansen Geir A. Iversen Carina Prytz-Wallmann Fra administrasjonen møtte: Rådmann: Erik Arnesen Økonomileder: Gro M. J. Nilssen Sekretær: Odd Michelsen Fra revisjon møtte: Bård Larsson Møteleder: Eva D. Husby

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 16/17 17/131 REFERATER 17/17 17/265 FINANS- OG GJELDSREGLEMENT 18/17 17/106 REGNSKAPS- OG FINANSRAPPORT FOR 1. TERTIAL /17 17/225 HASVIK KOMMUNES ÅRSMELDING FOR /17 17/115 HASVIK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR /17 16/674 FORVALTNINGSREVISJON - RUTINER I INVESTERINGSPROSJEKTER 22/17 17/298 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING /17 17/84 DRØFTINGSSAKER 24/17 17/83 ORIENTERINGSSAKER Møteinnkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Åpen time. Keth Olsen: Forskjønning i kommunen. Sverre Thomassen: Forurensning i Aspelundveien, Hasvik. 2

3 16/17 REFERATER Faglig tilråding Saken legges frem uten innstilling. Referater: 1) 16/ RÅD//BOH /17 Plan- og strategileder PRIORITERING TILTAK TEMAPLAN FOR IDRETT, FRILUFTSLIV OG FYSISK AKTIVITET ) 17/ ORD//EH N /17 Finnmark fylkeskommune HØRING - SNELANDIAS RUTETILBUD ) 17/ RÅD/SERV/OM C /17 Hasvik menighetskontor HOVEDUTSKRIFT FRA MØTE I MENIGHETSRÅDET ) 17/ RÅD/SERV/OM /17 Næringsavdelingen, Landbruk ÅRSMELDING LANDBRUK 2016 Referatene tas til orientering. Enstemmig. Referatene tas til orientering. 17/17 FINANS- OG GJELDSREGLEMENT Formannskapets innstilling Kommunestyret vedtar finansreglementet for Hasvik kommune. Eva D. Husby fremmet følgende forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar finansreglementet for Hasvik kommune med følgende tillegg: 3

4 Ved konstatering av avvik mellom faktisk finansforvaltning og finans- og gjeldsreglementets rammer, skal slikt avvik lukkes så snart som mulig. Avviket skal rapporteres til formannskapet som økonomiutvalg. Avvik som konstateres ved årsavslutning pr skal rapporteres til første mulige formannskap etter regnskapsavleggelse. Kommunestyret vedtar finansreglementet for Hasvik kommune med følgende tillegg: Ved konstatering av avvik mellom faktisk finansforvaltning og finans- og gjeldsreglementets rammer, skal slikt avvik lukkes så snart som mulig. Avviket skal rapporteres til formannskapet som økonomiutvalg. Avvik som konstateres ved årsavslutning pr skal rapporteres til første mulige formannskap etter regnskapsavleggelse. 18/17 REGNSKAPS- OG FINANSRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2017 Formannskapets innstilling Hasvik kommunestyre tar regnskaps- og finansrapport for 1.tertial 2017 til orientering. Eva D. Husby fremmet formannskapets innstilling som forslag til vedtak. Hasvik kommunestyre tar regnskaps- og finansrapport for 1.tertial 2017 til orientering. 19/17 HASVIK KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2016 Formannskapets innstilling Hasvik kommunes årsmelding for 2016 tas til orientering. Eva D. Husby fremmet formannskapets innstilling som forslag til vedtak. Hasvik kommunes årsmelding for 2016 tas til orientering. 4

5 20/17 HASVIK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Formannskapets innstilling 1. Hasvik kommunes årsregnskap for 2016 godkjennes. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet for 2016, kroner anvendes som følger: - Kroner øremerkes «renovering av Holmenkaia» og overføres - Kroner øremerkes «rus- og psykiatriboliger» og overføres - Kroner øremerkes «firemannsbolig Breivikbotn» og overføres Eva D. Husby fremmet formannskapets innstilling som forslag til vedtak. 1. Hasvik kommunes årsregnskap for 2016 godkjennes. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet for 2016, kroner anvendes som følger: - Kroner øremerkes «renovering av Holmenkaia» og overføres - Kroner øremerkes «rus- og psykiatriboliger» og overføres - Kroner øremerkes «firemannsbolig Breivikbotn» og overføres 21/17 FORVALTNINGSREVISJON - RUTINER I INVESTERINGSPROSJEKTER Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar opplysningene og konklusjonen i forvaltningsrevisjonsrapporten «Rutiner i investeringsprosjekter» til orientering, og slutter seg til rapportens anbefalinger. Kommunestyret ber rådmann sørge for oppfølging av rapportens anbefalinger og herunder: Vurdere å innføre en rutine som beskriver hvordan investeringsprosjekter skal håndteres. Aktivitetene risikovurdering og evaluering bør inngå som en del av rutinen. Vurderer å utarbeide prosjektplaner for investeringer over en viss størrelse. 5

6 Kontrollerer at tilbyderne oppfyller kvalifikasjonskravene og dokumenterer denne kontrollen. Dokumenterer at kontraktstildelingen er meddelt de berørte leverandørene. Fortløpende protokollfører alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, herunder anslått verdi på anskaffelsen, avviste leverandører og valg av tilbud. Innskjerper rutinene for arkivering av dokumenter i investeringsprosjektene. Eva D. Husby fremmet kontrollutvalgets innstilling som forslag til vedtak. Kommunestyret tar opplysningene og konklusjonen i forvaltningsrevisjonsrapporten «Rutiner i investeringsprosjekter» til orientering, og slutter seg til rapportens anbefalinger. Kommunestyret ber rådmann sørge for oppfølging av rapportens anbefalinger og herunder: Vurdere å innføre en rutine som beskriver hvordan investeringsprosjekter skal håndteres. Aktivitetene risikovurdering og evaluering bør inngå som en del av rutinen. Vurderer å utarbeide prosjektplaner for investeringer over en viss størrelse. Kontrollerer at tilbyderne oppfyller kvalifikasjonskravene og dokumenterer denne kontrollen. Dokumenterer at kontraktstildelingen er meddelt de berørte leverandørene. Fortløpende protokollfører alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, herunder anslått verdi på anskaffelsen, avviste leverandører og valg av tilbud. Innskjerper rutinene for arkivering av dokumenter i investeringsprosjektene. 22/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2016 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Eva D. Husby fremmet kontrollutvalgets innstilling som forslag til vedtak. Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. 6

7 23/17 DRØFTINGSSAKER Faglig tilråding Saken legges frem uten innstilling. Drøftingssaker: - Fravær fra politiske verv - Møteplan høst Nyvalg politiske utvalg 24/17 ORIENTERINGSSAKER Faglig tilråding Saken legges frem uten innstilling. Per Hansen og Dan V. Johnsen ble innvilget permisjon fra kl Orienteringssaker: - Marint vern av Lopphavet - Høring Snelandias rutetilbud Pågående investeringsprosjekt - Reserveferge - Prestebolig - Havfisketurisme - Prioritering tiltak 2017 Temaplan for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet Næringssituasjonen 7

8 Protokoll fra møte i Hasvik kommunestyre den 15. juni 2017 MØTET HEVET KL Mona Mauseth og Steinar G. Christensen ble sammen med ordføreren valgt til å underskrive protokollen. Mona Mauseth Eva D. Husby Steinar G. Christensen 8