SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Røyrvik kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Møtet er åpent SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 022/14 Referatsaker 023/14 Orientering fra rådmannen «Budsjettmessig status 3. kvartal» 024/14 Kontrollutvalgets årsplan - møteplan /14 Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 026/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Samhandlingsreformen 027/14 028/14 Orientering fra revisor / revisjonsstrategi 2014 Orientering fra revisor statusrapporter Steinkjer, den Solveig Haugen (sign.) Leder Jorunn Sund Kontrollsekretær Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS Dir.tlf Mob e-post: jorunn.sund@komsek.no SAK 022/14

2 REFERATSAKER Kontrollutvalget Jorunn Sund 022/ ,3 Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1. KomRev Trøndelag IKS Svar-revisjonsnotat til regnskapet vedlegg for NKRF Kontrollutvalgskonferanse 2015 vedlegg 3. FKT (forum for kontroll og Konferanse 2015 vedlegg tilsyn) 4. KomRev Trøndelag IKS Bruk av off. paragrafer Ikke vedlagt SAK 023/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN «Budsjettmessig status 3. kvartal» Kontrollutvalget Jorunn Sund 023/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalget ønsker at rådmannen går igjennom budsjettmessig status for Røyrvik kommune til og med 3.kvartal Vurdering Det er viktig at kontrollutvalget og rådmannen har en god dialog. Kontrollutvalget vil be rådmannen orientere i enkelte saker etter behov. Det vil gi kontrollutvalget god innblikk i egen kommunen. SAK 024/13

3 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalget Jorunn Sund 024/ Kommunestyre : 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. til kontrollutvalget 1. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan m/ møteplan for Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2015 følger vedlagt denne saken. Planen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen for 2015 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet.. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Kontrollutvalget bør alltid ha rom til å omprioritere innenfor planen dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid, - eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. SAK 025/14 VURDERING AV OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR ER SIN UAVHENGIGHET Kontrollutvalget Jorunn Sund 025/ : 1. Kontrollutvalget tar den avgitte uavhengighetsvurdering datert oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, til orientering.

4 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor sin uavhengighet. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, samt påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen slik at den foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jfr. revisjonsforskriftens 15. Fra og med er det egne oppdragansvarlige revisorer for hhv. regnskaps- og forvaltningsrevisjon. SAK 026/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SAMHANDLINGSREFORMEN Kontrollutvalget Jorunn Sund 026/ Kommunestyre 1 Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrapport av samhandlingsformen. 2 Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering 2. Kommunestyret har merket seg at Røyrvik kommune ikke er i mål med hensyn til å følge opp føringer i folkehelseloven, når det gjelder kartlegging av helseutfordringer eller å synliggjøre folkehelse godt nok i kommunens planverk. Ber rådmannen følge opp rapportens konklusjoner og tilbakemelde til kommunestyret om kommunens videre arbeid og gjennomføring innen 30. juni Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert Prosjektplan datert 20.mai 2014 Ikke trykte vedlegg 1 Kommunestyret sak 51/12 den Kontrollutvalget sak 15/12 den

5 3 Lov av nr 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester mv (helse- og omsorgstjenesteloven) 4 Lov av nr 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 5 Forskrift av nr.1115 om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjeneste og kommunal betaling for utskrivingsklare pasienter 6 Samarbeidsavalen og tjenesteavtalene mellom kommunen og Helse Nord-Trøndelag HF Den , sak 13/14, kontrollutvalget vedtok en omprioritering i plan for forvaltningsrevisjon for Med bakgrunn i vedtaket startet Kom Rev Trøndelag IKS opp forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor samhandslingsreformen. Bakgrunnen for prosjektet er å se på hvordan kommunen har løst oppgavene som samhandlingsreformen har gitt. I prosjektplan behandlet i kontrollutvalget den er denne problemstillingvedtatt: 1. Har Røyrvik kommunen sikret egen oppfølging av samarbeidsavtalen? 2. Har Røyrvik kommune etablert et opplegg for mottak av utskrivingsklare pasienter? a. Sammenlignende statistikk b. Rutiner c. Kontroll 3. Medfinansiering av sykehusbehandling a. Kostnadsutvikling b. Kontrollsystem 4. Følger Røyrvik kommune opp nasjonale forventninger og føringer innen forebyggende helsearbeid/folkhelsearbeid? Under arbeidet med forvaltningsrevisjonen har revisjonen hatt behov for å justere ordlyden i problemstillingene i forhold til godkjent prosjektplan. Revisjonen opplyser at behovet for justeringer har kommet etter hvert som de har blitt bedre kjent med samhandlingsreformen og arbeidet i kommunene i Indre Namdal. Revisjonen mener at justeringene ikke endrer innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten. I problemstilling 1 er ordet oppfølging erstattet med kjent. Dette blir mer presist, samtidig som oppfølging ivaretas gjennom problemstilling 2 og 3. Når det gjelder problemstilling 4 har revisjonen konkretisert nasjonale forventninger og føringer ved å ta utgangspunkt i bestemmelsene i folkehelseloven om at kommunen skal ha nødvendig oversikt over helsetilstanden i befolkningen, og at kommunen i arbeidet med kommuneplaner skal fastsette mål og strategier som er egnet til å møte egne folkehelseutfordringer. Følgende problemstillinger er besvart i undersøkelsen: 1. Har Røyrvik kommune sikret at samarbeidsavtalen er gjort kjent i egen organisasjon? 2. Har Røyrvik kommune etablert et system og rutiner for mottak av utskrivingsklare pasienter? 3. Medfinansiering av sykehusbehandling 4. Følger Røyrvik kommune opp folkehelselovens bestemmelse om kartlegging av helsetilstanden og at folkehelseperspektivet er ivaretatt i kommunale planer?

6 Det er uheldig at problemstillingene i prosjektplan ikke samsvarer helt med besvart problemstilling i rapporten. Grunnen til dette har KomRev Trøndelag IKS svart på under punkt 1.3 problemstillinger. Hvis endringer skjer skal Komrev Trøndelag IKS gi kontrollutvalget beskjed om dette, dette for å få en forvaltningsrapport så nært opp til bestillingen av oppdraget. Hovedkonklusjon i rapporten: Revisor konkluderer med at Røyrvik kommune ikke har oppfylt kravet om å gjøre samarbeidsavtalen kjent overfor brukere, men at egne ansatte synes å ha fått nødvendig informasjon. Noe uklarhet om hvordan Røyrvik kommune har involvert og informert egne ansatte om samarbeidsavtalen Det er ikke gitt informasjon til brukere Informasjon til legene er overlatt til Lierne kommune Revisor konkluderer med at Røyrvik kommune i hovedsak har etablert et system og rutiner for mottak av utskrivingsklare pasienter. Røyrvik kommune har ressurser i form av fysisk tilrettelegging og bemanning til å kunne ta i mot utskrivingsklare pasienter. Ansvaret for oppfølging av tjenesteavtale 3 og 5 er avklart, men ikke beskrevet. Kommunen har tatt i bruk MUNT-rutinene. Røyrvik kommune har rutiner for å fatte vedtak om tildeling av helse- og omsorgstjenester til utskrivingsklare pasienter. Medfinansiering av sykehusbehandling, Røyrvik kommune forbruk År Forbruk i kroner Forventet forbruk i kroner ,3 millioner ,8 1,1 millioner millioner ,1 millioner Merforbruk 0,5 millioner mindre forbruk 0,3 millioner Helsedirektoratets anslag i kroner 0,8 millioner Revisor konkluderer med at Røyrvik kommune ikke er i mål med hensyn til å følge opp føringer i folkehelseloven, verken når det gjelder kartlegging av helseutfordringer eller å synliggjøre folkehelse godt nok i kommunens planverk. Arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel vil kunne endre på dette.

7 Vurderinger Forvaltningsrevisjon av samhandlingsreformen har i hovedtrekk gitt kommunen svar på om hvorvidt samhandlingsreformen er kjent, og om det finnes rutiner for mottak av utskrivningsklare pasienter og medfinansiering av sykehusbehandling og om folkehelsearbeid. Rapporten gir mye god informasjon og kunnskap om samhandlingsreformen selv om rapporten ikke besvarer kontrollutvalgets bestilling fult ut. Det anbefales at kontrollutvalget slutter seg til rapporten og oversender denne til kommunestyret til endelig behandling. SAK 027 ORIENTERING FRA REVISOR /REVISJONSSTRATEGI 2014 Kontrollutvalget Jorunn Sund 027/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2014 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.

8 SAK 028 ORIENTERING FRA REVISOR / STATUSRAPPORTER Kontrollutvalget Jorunn Sund 028/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. Saksbehandlers vurdering Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.