Referat fra møte med DP lederne

Transkript

1 Referat fra møte med DP lederne Til: Delprosjektlederne og prosjektorganisasjonen Kopi til: Ordførere og rådmenn Fra: Referent Saksnr./Arkivkode Dato: Sted Tilstede Forfall Referent Kommunestyresalen, Lenvik rådhus Geir Henning Iversen Hans Peder Pedersen Geir Fredriksen Arve Svestad Rune Hoholm Fred Flakstad Geir-Inge Sivertsen Anne Britt Fallsen Stian Eidisssen Hallgeir Torgersen Hogne Eidissen Ragnvald Storvoll Elin Byberg Ann-Heidi Smith- Meyer Jan Harald Jansen Åsta Sortland Guttorm Nergård Ann-Heidi Smith- Meyer Andre møtende Under sak Sak nr Hva saken gjelder og konklusjon 1 Gjennomgang av referat fra sist, Oppfølging Ansvar/frist Kommentar; Intranett, levert av Colibo ble lansert for alle ansatte i de fire kommunene. 2 Status i prosjektet v/prosjektleder Hogne Eidissen

2 Prosjektet er i rute, og det er postitiv stemning i kommunene. Det er fortsatt stort behov for informasjon. Kort gjennomgang av noen av sakene som skal opp i Fellesnemnda i november; Strategi interkommunalt samarbeid Skyggebudsjett Finansreglement VA forskrift Administrativt organisasjonskart Senja kommune Hva skjer; Jobbes med en 24 siders brosjyre i postkassen til alle innbyggere før jul Intranettet lansert KS læring lanseres for alle ansatte IKT plattform er valgt Inngått avtale med Innkjøpsservice, tjenestene kan benyttes av alle de fire kommunene ved behov. Hallgeir Torgersen, frikjøpt ca 60% som IT ressurs i prosjektet Modell for nærdemokrati; Utredet av faggruppe har utredet en modell for nærdemokrati i Senja kommune. Legges ut på høring nå i høst, og legges frem for Fellesnemnda på nyåret. Ungdomssatsing; Prosjektet har vært i BUK for å få innspill på å hvordan engasjere ungdom. Klar melding fra ungdommene; Få på plass et regionalt ungdomshus, transport og helsesøstertjeneste for ungdom. Administrativ organisering; Bred prosess og ekstra høringsrunde høsten 2018, hvor det kom mange gode innspill. Prosjektleder gjennomgår administrativt organisasjonskart i hovedtrekk, slik det foreligger i dag, før behandling i

3 PSU og Fellesnemnda. Innspill fra IKT; digitalisering må være tett på tjenestene. Vil de være det i tilstrekkelig grad, slik det er foreslått organisert nå? Status innplassering av berørte ansatte: Nivå 2 og 3, sektorleder og virksomhetsledere Utvelgelsesområdet har vært drøftet med tillitsvalgte og KS advokat. Det er ingen fasit, men viktig med en transparent prosess. Det er noen flaskehalser og kritiske suksessfaktorer; Informasjon Kommunikasjon Innplassering Implementering av IKT og infrastruktur Transparent og åpenhet i prosessen 3 Gjennomgang av alle delprosjektene: DP 7.1, politisk organisering v/fred Ove Flakstad Risikokartlegging, vurdert som ikke nødvendig. Poltitisk håndbok vedtatt i FN september. Utrede modell for grendeutvalg og nærdemokrati, jobbes som nevnt med av faggruppe Bra styrefart. Forsøker å samkjøre møter med DP 8.1 og PSU slik at de er på samme dag. DP 7.2, Identitet, symboler og felles kultur v/hans Peder Pedersen, siden leder for delprosjektet, Åsta Sortland, er forhindret fra å møte. Hatt 3 møter siden forrige fellesmøte med DP lederne. Har i tillegg vært en del dialog på mail. Christel Nyheim i ID design jobber med grafisk profil. (ordførerkjede, symboler, logoer osv.) Jobber med felles kulturbygging frem til Samarbeid med DP 9.4 ifht matrikkel. DP 7.3, Forberedelse til kommunevalget v/anne Britt Fallsen Har møte med valgstyret , og foreslår at valgstyret overtar delprosjektets oppgaver. Debatten har gått på hvorvidt det skal kunne brukes IKT i stemmegiving. DP 7.3 har gjort et viktig forarbeid. Det kommer mange frister etc.. mye koordinering. Det vil være

4 viktig med info til innbyggere, og kommunikasjon internt mellom de administrative ressursene i valgstyret. DP 8.1, kommuneplanens samfunnsdel, overordnete planer v/geir-inge Sivertsen Hovedfokus nå er kommuneplanens samfunnsdel. Bred medvirkning. Planprogrammet er utarbeidet, og er vedtatt av alle de fire kommunestyrene. DP 8.1 med alle faggrupper har felles møte onsdag for å jobbe med visjon, og det som skal jobbes med i Fellesnemnda DP 8.2, Arbeidsgiverpolitikk v/hans Peder Pedersen Omfattende og tidkrevende område. Avhengig av faggruppene. Omstillingsavtalen er utarbeidet og vedtatt. Arbeidgiverpolitikk skal utarbeides for Senja kommune, og det må foretas kartlegging av lønnsvilkår og særavtaler osv.. Dette arbeidet påbegynnes når det administrative organisasjonskartet er behandlet i Fellesnemnda. Prosjektledelsen overtatt kartlegging av kompetanse og bemanningsplan. DP 8.3, Eierskap og interkommunalt samarbeid v/elin Byberg, siden leder for delprosjektet Guttorm Nergård er forhindret fra å møte. Kirka har opprettet eget prosjekt. Det nedsettes en arbeidsgruppe (med administrative ressurser) for tjenesteytingsavtalen. Vekstbedriftene er fusjonert. Strategi for interkommunalt samarbeid kommer til behandling i fellesnemnda nå i november. Eierskapsmelding blir prioritert i DP 8.4, Økonomisk politikk og økonomireglement v/geir Henning Iversen, ettersom leder for delprosjektet, Jan Harald Jansen er forhindret fra å møte. Årlig budsjett for prosjekt i rute. Forslag til handlingsregler og harmonisering av utgifter, selvkost osv.. behandles i neste delprosjektmøte. Milepælen forskyves til litt ut i Det skal også lages et budsjett for 2020, det blir interessant å se skyggebudsjettet når det blir klart. DP 9.1, Sektor og temaplaner v/rune Hoholm Ber om å bli lagt ned. Faggruppene overføres til DP

5 9.2. Skal ikke gjøre noe med sektorplanene nå, avvente til kommuneplanens samfunnsdel er på plass. Det er vedtekter og reglement som MÅ være på plass. Faggruppene har jobbet veldig godt. DP 9.2, Administrativ organisering og tjenesteutvikling v/hogne Eidissen Allerde sagt noe om i presentasjonen. Etter organisasjonskartet er behandlet vil det bli fokus på lokalisering sammen med DP 9.6. Ønske om å desentralisere flere tunge fagmiljø. Alt kan ikke ligge på Finnsnes. DP 9.3, Kommunikasjon v/arve Svestad Jobbet med intranett. Hjemmeside på plass siste kvartal Må ut på anbud. Det jobbes med en brosjyre for innbyggerene, hvor målsetting er at den skal være klar innen utgangen av DP 9.4, Digitalisering, IKT, Arkiv og matrikkel v/stian Eidissen Avklart at faggruppe Digitalisering flyttes til DP 9.2. De andre faggruppene; Arkiv, IKT, Geodata og matrikkel jobber godt, og det meste av arbeidet foregår der. DP 9.4 møtes en gang i måneden ifht oppsummering og evt. bestemmelser/valg. Geodata; frikjøpt et par personer, som jobber med å rydde i systemene i alle kommunene, slik at det blir en smidig overgang. Arkiv; hastemøte ifht innkjøpskompetanse, jobber med kravspesifikasjon for arkiv. 14 dagers frist for å levere et utkast til Innkjøpsservice. Begynt å jobbe med arkivplan. IKT; ukentlige møter. Serverplattform sammen med Tromsø kommune, svært godt samarbeid. DP 9.5, Styring, økonomi og anskaffelser v/ Geir Henning Iversen Alt som skulle gjøres er i hovedsak gjort. Jobben opp mot DP 9.4 er godt i gang og under kontroll. Videre organisering kommer som en følge av organisasjonskartet når det er ferdig. Kartlegging ferdig, men nå skal alt implementeres, og det vil bli en ressurskrevende oppgave. Opprettet en ny faggruppe, VISMA, som igjen har opprettet flere undergrupper. DP 9.6, Eiendomsforvaltning v/geir Fredriksen God trykk i arbeidet. Skille mellom det som er helt

6 nødvendig å få på plass innen Brannordning må være på plass, og arbeidet er godt i gang. En del av milepælene viser seg å ikke være så kritisk. Tilstandsvurderingene av bygningen er viktig, men det er mangel på ressurser for å gjøre dette. Nødvendige tilpasninger ifht bygg, kontorlokaliteter osv. Neste møte i delprosjektet har fokus på status og hva som må prioriteres. 4 Det ble ikke avtalt dato for nytt møte. Prosjektorganisasjonen innkaller ved behov