Referat fra møter rådmannens ledergrupper - kommunereform

Transkript

1 Referat fra møter rådmannens ledergrupper - kommunereform Til: Kopi til: Fra: Rådmennenes ledergrupper postmottak@tranoy.kommune.no; arve.svestad@lenvik.kommune.no Saksnr./Arkivkode Dato Sted Tilstede Forfall Referent Berg rådhus Lenvik kommune: Margrethe Hagerupsen, Rune Hoholm, Arve Svestad, Geir Henning Iversen, Karin I. Johnsen, Geir Fredriksen, Bente Karlsen Wenche Pedersen Tranøy kommune: Alf Rørbakk, Angelika Strobel, Linda Andreassen, Audun Sivertsen, Fred Inge Fredriksen. Torsken kommune: Lena Hansson, Kristian Kaurin, Nina Frantzen, Jørn Aarsland, Elisabet Norlund, Per-Arne Andreassen Berg kommune: Tore-Jan Gjerpe, Heidi Jakobsen, Jorid Meier, Astrid Sørum, Wenche Pedersen. Andre møtende Ingen Under sak

2 Sak Hva saken gjelder og konklusjon nr 1 Presentasjon av deltakere Presentasjon rundt bordet. Navn og stilling. 2 Status arbeidsgruppene 7.1 Politisk organisering Gruppa har hatt sitt første møte. Neste møte ultimo september. Tema på dette møtet skal være delegasjonsreglement. Oppfølging Ansvar/frist 7.2 Identitet, symboler og felles kultur Gruppa har nettopp hatt første møte. Det er sendt ut pressemelding etter møtet. Gruppa har allerede utlyst konkurranse for kommunevåpen for Senja kommune med frist 16/10. Det er også utlyst konkurranse/anbud om grafisk design for den nye kommunen. (Det er sendt ut brev til 5 mulige tilbydere.) 7.3 Forberedelse til kommunevalget 2019 Gruppa har ikke hatt møte enda. 8.1 Kommuneplanens samfunnsdel (overordnede planer) Gruppa har sitt første møte 11/ Arbeidsgiverpolitikk Gruppa hadde møte ultimo august. Det er nedsatt en faggruppe for omstillingsavtale. De andre faggruppene i delprosjektet er ikke nedsatt enda. Gruppa har sett på mal for kartlegging. Neste møte i løpet av september. Vedtak: Utarbeidelse av personalhåndbok må inn under dette delprosjektet. Gruppeleder følger opp. 8.3 Eierskap og interkommunalt samarbeid Det er nedsatt ei faggruppe som skal se på vekstbedriftene i sammenslåingskommunene. Første møte for delprosjektgruppa er i november. 8.4 Økonomisk politikk og økonomireglement Første møte i denne gruppa er 14/9.

3 9.1 Sektor- og temaplaner Det har vært to møter i delprosjektgruppa. Det er behov for en avklaring av blant annet hvor detaljert en skal jobbe i denne gruppa, samt å rydde i begrep. En plan som i en kommune kalles sektorplan kan i en annen kommune kalles rutinebeskrivelse. Det er gjort en del endringer i sammensetning av gruppa. 9.2 Administrativ organisering og tjenesteutvikling Denne gruppa har ikke hatt møte enda. Avventes til etter at prosjektleder er tiltrådt. Vedtak: Kultur skal inn som egen faggruppe i dette delprosjektet. 9.3 Kommunikasjon Hjemmeside oppe siden juni. Det jobbes med kommunikasjonsplan. Møter avholdes på skype når det er mulig. Neste møte i uke 37. Da skal det jobbes en hel dag med kommunikasjonsplan. Utlegg på fungerer ikke. Tiltak: Alle referenter sender referat også de møtene som har vært til alle fire rådmenn med kopi til: postmottak@tranoy.kommune.no og arve.svestad@lenvik.kommune.no Skal skje fortløpende! Tranøy kommune tar ansvar for å arkivere referatene i ESA og Arve Svestad tar ansvar for at referatene blir lagt ut på Alf Rørbakk sender ut e-post til alle delprosjektgruppelederne med kopi til rådmennene og minner om ovenstående. Alle referat skal legges ut offentlig. Pass på at det ikke skrives sensitiv informasjon i referatene. Alle kommunene må snarest legge link på sitt nettsted til Digitalisering, IKT, arkiv og matrikkel Siste møte i gruppa var i juni. Gruppa har hatt to møter. Det er opprettet faggruppe for arkiv: Faggruppa har hatt to møter. Neste møte er med IKAT som skal bidra med rådgivning. Målet for gruppa er å skape en moderne digital kommune. Det letes etter gode eksempler mulighet for studietur. Neste møte skal være 18/9. Rådmann i Tranøy får med dette i styringsdokumentet. Alle referenter. Leder i kommunikasjonsgruppa sørger for at referat fra avholdte møter som ikke er lagt ut legges ut snarest. Alf Rørbakk og Arve Svestad. Alf Rørbakk Alle referenter Leder i kommunikasjonsgruppa kontakter rette vedkommende i kommunene

4 9.5 Styring, økonomi og anskaffelser Delprosjektgruppa har hatt tre møter. Det er opprettet faggrupper. Tommy leder faggruppe for innkjøp, Astrid leder faggruppe for internkontroll og Angelica leder faggruppe for økonomi og regnskap. Gruppa har laget ROS. Handlingsplan vil bli tatt opp med rådmennene. Gruppa har kartlagt det økonomiske området i alle kommunene. Faggruppene er i full gang med sitt arbeid. Dette delprosjektet har stort arbeidspress og dårlig tid. Arbeid i denne gruppa bør være ferdig før en del andre delprosjekt. Gruppa har behov for avklaringer omkring prosessen og har i den forbindelse lista opp en del spørsmål/innspill som vil bli sendt rådmennene snarest. Det er behov for felles møte snarest hvor ny prosjektleder deltar. Gruppeleder tar initiativ til møte. Gruppa lager forslag til innkjøpsreglement som skal vedtas politisk i fellesnemnda. Gruppeleder følger opp. 9.6 Eiendomsforvaltning Delprosjektgruppa har hatt 2 møter. Det er utpekt representanter fra alle kommunene til faggruppe for kartlegging av kommunale eiendommer. Det jobbes med en mal for slik kartlegging. Det er en utfordring at noen av kommunene har analoge systemer, mens andre har digitale systemer. Den nye kommunen bør etablere en digital plattform for kartlegging og registrering av kommunale eiendommer. Annet: Endring av personer i delprosjektgruppene oppdateres snarest av rådmann i Tranøy som ansvarlig for oppdatering av styringsdokumentet. 3 Ny leder status og framdrift Hogne Eidissen er ansatt som prosjektleder. Han tiltrer 1/1-18. Deltar på møter o.l. når han kan for å være orientert om framdriften fram til han formelt tiltrer stillingen. Kontor klargjøres i Kunnskapsparken. Skal stå ferdig 1/10. Det er lyst ut to stillinger som prosjektmedarbeider. Søknadsfrist er 15. september. Ansettelse fra 1/1-18. De fire rådmennene gjennomfører ansettelsesprosessen. Ansettelse skjer inntil videre i Tranøy kommune. Fellesnemnda avgjør om det skal gis fullmakt til rådmannen i Tranøy foreta tilsettingen. Rådmann i Tranøy. Rådmenn og gruppeledere sørger for at han får oppdatert info. Rådmennene.

5 4 Oppgavefordeling Fordeling av stab-/støtteoppgaver i prosjektet: Regnskap Torsken kommune Arkiv Tranøy kommune Personal Lenvik kommune 5 Revisjon av møteplan Gjennomgang av møter for rådmennenes ledergrupper ultimo Vedtak: 28/9 går ut. 25/10 - møte i Torsken kl /11 går ut. 6/12 møte i Lenvik kl 09. Innspill fra rådmennene om at fellesnemndas møte 16/11 må flyttes. Tas opp med fellesnemnda i neste møte 27/9. 6 Ledige stillinger i kommunene utfordringer og hvordan finne løsninger Gjennomgang av behov for personell tilknyttet administrasjonen i de fire kommunene innafor økonomi, oppvekst, helse/omsorg og teknisk. Se vedlegg. Det innkalles til møter for samordning. Ansvar for innkalling: Økonomi: Angelica Oppvekst: Eigil Helse/omsorg: Bente Teknisk: Geir Rådmennene innen 27/9. Ansvarlig for innkalling. Snarest. Det kom ellers frem at alle kommunene har utfordringer knyttet til rekruttering av kvalifiserte fagpersoner i skole og barnehage. Dette ble ikke drøftet nærmere. Behov for felles strategi for rekruttering innafor oppvekst. Det legges opp til en samordnet strategi for rekruttering fram mot kommunesammenslåingen. Kommunene skal samsnakke om virkemidler for å fremstå likt. Sak forberedes av rådmennene og legges fram for fellesnemnda. 7 Økonomisk status i kommunene Tranøy regner med å gå i 0. Berg regner med å gå i 0. Torsken regner med å gå i 0. Lenvik har nettopp levert økonomirapport nr. 2. Har utfordringer. Rådmennene snarest.

6 8 Lokaldemokratiundersøkelsen samordning Berg har gjort politisk vedtak om deltakelse. De andre kommunene behandler i løpet av september. Alle legger opp til deltakelse. Kommunene deltar hver for seg. 9 Åpen post / eventuelt Styringsdokumentet Kapittel 10 om vertskommunesamarbeid kan tas ut av styringsdokumentet. Overordnet risikoanalyse (Kapittel 15 i styringsdokumentet.) Lenvik har system/mal for ROS. Enighet om at den skal brukes av alle arbeidsgruppene. Representanter fra Lenvik i gruppene tar den med. Lederlønnsforhandlinger Rådmann i Torsken ønsker oversikt over de andre kommunenes lederlønninger og lønnsvirkemidler med tanke på samordning. Rådmann i Tranøy Lenvik Rådmennene Reiseregninger Rådmann i Tranøy tok opp hvem som skal dekke reiseregninger i prosjektperioden. Det har tidligere vært sagt at bare fellesnemnda får dekket sine kostnader i forbindelse med møter i prosessen. Avklaring: Alle som deltar i prosessen får dekket sine reiseutgifter. Bruk prosjektets reiseregningsskjema. Regning leveres egen kommune. Kommunen fakturerer prosjektet samlet månedlig. Husk prosjektkode! Torsken kommune lager infoskriv. Rådmennene distribuerer i egen kommune Frikjøp av ansatte Skal det legges opp til frikjøp av ansatte? Avklaring: Nei. Den enkelte ansatte må ta kontakt med egen leder dersom belastningen med arbeid for prosjektet i tillegg til arbeid for egen kommune blir for stor. Den enkelte kommune reduserer ambisjonsnivået jfr. tidligere møte i rådmennenes ledergrupper. Frikjøp HTV Frikjøp av hovedtillitsvalgte er avklart i Berg, Torsken og Tranøy.

7 Møte gruppeledere delprosjekt Det skal snarest innkalles til møte med alle gruppelederne i delprosjektene med tanke på samordning i prosessen. Rådmann i Tranøy Møtet slutt kl. 13:05 Referent: Wenche Pedersen KS: Tore-Jan Gjerpe