HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET. Sak 22/11 Oppfølging og risikovurdering av eiers samlede styringsbudskap 2011

Transkript

1 HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 22/11 Oppfølging og risikovurdering av eiers samlede styringsbudskap 2011 Saken behandles i: Møtedato Møtesaksnummer Styret for Helse Midt-Norge RHF 3.februar /11 Saksbeh: Venke Reiten Arkivkode: Saksmappe: 11/11 Forslag til vedtak: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF tar administrerende direktørs redegjørelse om hvordan det regionale helseforetaket har tilrettelagt for ivaretakelse og oppfølging av styringskravene fra Helse- og omsorgsdepartementet som er formidlet gjennom oppdragsdokumentet og protokoll fra foretaksmøtet, til orientering. 2. Styret i Helse Midt-Norge RHF tar videre risikovurderingen i vedlagte matrise over oppfølgingspunkter i forhold til eiers styringsbudskap, til orientering. 3. Styret i Helse Midt-Norge RHF ber om en ny risikovurdering i tilknytning til tertialrapporteringen 2.tertial. 4. Styret i Helse Midt-Norge RHF ber om å få seg forelagt en kortfattet rapport som viser det regionale helseforetakets oppfølging av departementets styringskrav, samt underliggende helseforetaks oppfølging av styringskrav gitt i styringsdokument og protokoll fra foretaksmøtet i tilknytning til tertialrapporteringen 2.tertial. 5. Styret i Helse Midt-Norge RHF ber om at det rettes særskilt fokus på å redusere ventetidene slik at målet på gjennomsnittlig ventetid på 65 dager nås. Stjørdal Gunnar Bovim Administrerende direktør

2 SAKSUTREDNING: Sak 22/11 Oppfølging av eiers samlede styringsbudskap VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Vedlegg som følger saken Utskrift av risikomatrise GJELDENDE FORUTSETNINGER Sak 9/11 Oppdragsdokument 2011 Helse Midt-Norge Sak 10/11 Styringsdokumenter til helseforetakene i Midt-Norge for 2011 Foretaksprotokoll Helse Midt-Norge RHF Krav og rammer for 2011 av BAKGRUNN For 2011 er det samlede styringsbudskap gitt gjennom oppdragsdokumentet for 2011, hvor eier bl.a. stiller krav til ivaretakelse av sørge for ansvaret, og klargjør tildelingen av midler og ressursgrunnlag, og protokoll fra foretaksmøtet hvor eier klargjør det overordnede styringsbudskap og prestasjonskrav, samt krav og rammebetingelser knyttet til organisering og økonomi. Helse Midt-Norge RHF mottok oppdragsdokument for 2011 fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) per e-post den 22. desember 2010 og styret tok oppdragsdokumentet til etterretning i styremøte 13.januar På samme styremøte vedtok styret utkast til styringsdokument for helseforetakene for Styringsdokumentene inneholder krav og føringer som er videreført fra eller utledet av oppdragsdokumentet fra HOD. Det ble avholdt foretaksmøte med departementet 25. januar. Styreleder deltok på foretaksmøtet og underskrev protokollen. Det arbeides med krav og føringer som skal videreføres til helseforetakene. Foretaksmøtene blir holdt 8.februar. Styrene og administrerende direktør i helseforetakene er innkalt, og fra Helse Midt-Norge RHF vil styreleder og administrerende direktør delta. Det legges til grunn at styret er godt orientert om styringskravene fra eier og hvordan disse blir formidlet videre til helseforetakene. Hensikten med denne saken er å redegjøre mer i detalj for hvordan det regionale helseforetaket har tilrettelagt ivaretakelsen og oppfølgingen av de nevnte styringskravene fra HOD og hvordan risikobildet i forhold til å kunne oppfylle eiers krav og føringer i 2011 ser ut per dags dato. FAKTISKE OPPLYSNINGER Administrerende direktør har vært opptatt av å forankre det samlede styringsbudskap fra HOD i det regionale helseforetaket, i tillegg til ovennevnte forankring i helseforetakene gjennom styringsdokumentet og foretaksmøtet. Administrerende direktør har videre lagt til rette for forankring gjennom møter med både foretaksledelsen og tillitsvalgte, samt brukerutvalget, forut for foretaksmøtene. Det regionale helseforetaket har for 2011 bygget videre på prosessen med å operasjonalisere eiers styringsbudskap for å differensiere hvor det er mest hensiktsmessig at oppgavene løses. Eiers styringsbudskap er systematisert med konkrete tiltak og indikatorer som skal følges opp, og det er definert oppfølgingsform og ansvar. Det er blant annet lagt opp til at noen tiltak følges opp i foretaksovergripende nettverk, arbeidsgrupper eller inntas som en del av oppdraget til regionale prosjektgrupper, mens ansvaret for å følge opp andre tiltak plasseres til et eller flere helseforetak. Noen av tiltakene er lagt til en avdeling i RHFet eller til to avdelinger i fellesskap, eksempelvis som et samarbeid mellom økonomi og helsefag. Enkelte oppfølgingspunkter løses i samarbeid med de

3 øvrige regionale helseforetak, og følges opp gjennom fagdirektørmøtet eller i fellesmøte for de administrerende direktørene. I oppfølgingsmatrisen beskrives hvor tiltakene skal løses, og hvordan dette er formidlet til det nivået som har fått implementeringsansvaret, enten gjennom de formelle styringsveiene som styringsdokument og foretaksmøteprotokoll, i brev, eller i mandat til et nettverk eller arbeidsgruppe. Helseforetakene vil få et individuelt utformet styringsdokument og protokoll fra foretaksmøtet for Uavhengig av hvor i systemet et tiltak skal settes ut i live, ligger ansvaret for å følge opp eiers krav i oppdragsdokumentet og foretaksmøteprotokollen på RHFet. For hvert tiltak og hver indikator som skal følges opp, er det således definert både ansvarlig direktør og saksbehandler i RHF. Disse er ansvarlig for å påse at f eks nettverk, arbeidsgrupper m.v. får et mandat eller prosjektbeskrivelse som på tilstrekkelig vis formidler de nødvendige krav og føringer, at det ev etableres avtaler med private aktører og at disse følges opp og at helseforetak eller arbeidsgrupper leverer tilstrekkelig rapporteringsdata og til rett tid. Den enkelte ansvarlige har også ansvar for å gjøre risikovurderinger og ha risikostyring på sine områder. Regionale strategier og handlingsplaner Styrevedtatte strategier og handlingsplaner er gjennomgått som en del av prosessen med å utarbeide styringsdokumenter og foretaksmøteprotokoller til helseforetakene. Tiltak fra handlingsplaner som skal gjennomføres i 2011, er vurdert opp mot tiltak utledet av oppdrag fra HOD, og er inntatt i de nevnte dokumenter slik at summen av tiltak understøtter de overordnede målene. Risikovurdering og -styring Arbeidet med å utarbeide et helhetlig system for risikostyring, må være knyttet til prosessen med å utarbeide styringsdokument til helseforetakene for at den skal ha en reell nytteverdi. I henhold til etablerte definisjoner innebærer risikostyring bl.a. en systematisk og strukturert gjennomgang av de mål virksomheten styres etter. På den måten vil risikostyringen også bidra til å tydeliggjøre og operasjonalisere målene, samt å synliggjøre og strukturere sammenhengen mellom mål på ulike nivåer. Oppdragene fra eier blir risikovurdert ut fra sannsynligheten for at mål ikke nås, samt konsekvensen av om målet ikke nås. Alle oppdrag er gjennomgått og basert på risikovurderingen kan de plottes inn i en risikomatrise; se figur 1 lengre nede. I oppfølgingsmatrisen vises oppgaver som vurderes som kritiske som røde, oppgaver hvor det er høy eller moderat sannsynlighet/konsekvens av å feile som gule, mens oppgaver med lav risiko vises som grønne. Innen første tertial skal det identifiseres og iverksettes tiltak for å redusere risikoen på oppgaver som er vurdert som røde og gule. Innen 2. tertial skal risiko på ny vurderes og om iverksatte tiltak ikke fører til at målet nås, skal det identifiseres og iverksettes ytterligere tiltak. Dette følges opp ved hjelp av en liste/matrise i virksomhetsportalen over alle oppgaver og krav fra eier for Tilsvarende oppfølgingsverktøy er etablert for alle helseforetakene i regionen fra 2010, og alle med tilgang til virksomhetsportalen til Helse Midt-Norge RHF, har tilgang til å lese denne. Helseforetakene vil gjennom året rapportere via disse oppfølgingsmatrisene hvordan de arbeider med oppgavene, hvilken risiko de ser for å nå kravene og hvilke tiltak de iverksetter for å nå dem. Helseforetakene skal levere årlig melding som inneholder rapportering på disse kravene innen januar 2012.

4 HELHETLIG DRØFTING Det viktigste med den første gjennomgangen har vært å peke ut de mest kritiske områdene, de røde, for at en så raskt som mulig skal kunne vurdere handlingsrommet RHFet har for å påvirke situasjonen eller utviklingen slik at sannsynligheten for å komme i mål, eller innfri krav og forventninger, øker. 3 oppgaver er registrert som kritiske: Deltid ned minst 20 % i Strekpunkt 3 under 6.4. Tiltak på personalområdet faste stillinger og deltid. Reduksjon av uønsket deltid har vært et krav i flere år, og flere foretak har arbeidet godt med dette. Reduksjon av deltid ligger også inne i Strategi 2020-prosjektet Kompetanse og kapasitet, men i utgangspunktet med et mer langsiktig perspektiv. Det vil bli utfordrende å nå 20 % allerede i 2011, men det vil søkes løst i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene gjennom de handlingsplaner Kompetanse og kapasitet jobber med. Styringsparametrene gjennomsnittlig ventetid og epikriser. Gjennomsnittlig ventetid for Helse Midt-Norge er ved utgangen av 2010 på 102 dager. En reduksjon ned mot 65 dager blir krevende Det er siste år arbeidet godt med å redusere ventetidene for prioriterte pasienter, men dette kravet gjelder alle pasienter. Det er tidligere sett på mulige løsninger for få ned den gjennomsnittlige ventetiden, og ved å gå på de lengst ventende, vil en kunne få ned gjennomsnittlig ventetid betydelig. Helse Midt-Norge vil se grundigere på denne muligheten. En søker videre å utnytte egen behandlingskapasitet bedre, samt ta i bruk HELFO og private aktører. Samtidig er det viktig at antall henvisninger ikke øker mer enn det vi tar unna, så bistand til førstelinjetjenesten i kompetanseoppbygging er også et tiltak som vil kunne bidra til å få ned ventetiden. Helse Midt-Norge har som langsiktig mål at epikrisen skal følge med pasienten når han skrives ut fra sykehuset. Likevel ser vi at det på kort sikt kan være utfordrende å få alle epikriser ut innen 7 dager i løpet av Et mulig tiltak vil være økonomiske sanksjoner, f.eks dagbøter for epikriser som sendes ut for sent. Nedenstående figur viser oppsummeringen av den risikovurdering som er gjort: 3 oppgaver har risiko vurdert som kritisk 89 oppgaver har risiko vurdert som høy / moderat 42 oppgaver har risiko vurdert som lav Figur 2 - Oppsummert risikovurdering hvordan oppgavene fordeler seg

5 Sannsynlighet (for ikke å nå mål) Svært stor, 5 Risiko Stor, Kritisk Moderat, Høy/moderat Liten, Lav Meget liten, Ubetydlig, 1 Lav, 2 Moderat, 3 Alvorlig, 4 Konsekvens (av ikke å nå mål) Svært alvorlig, 5 De oppgavene som er vurdert med høy risiko vil også måtte følges opp særskilt, både i Helse Midt- Norge RHF og helseforetakene. Det vil arbeides med tiltak på disse i den nærmeste tiden og tiltak skal senest være identifisert og igangsatt innen utgangen av april. OPPSUMMERING Administrerende direktør anser det samlede styringsbudskap fra eier som omfattende og krevende innenfor de økonomiske rammer eier har bevilget. Det vil kreve stor innsats og ledelsesmessig oppmerksomhet på oppfølging av oppgavene som vurderes som kritiske og med høy risiko. Administrerende direktør anser at det arbeidet som er gjort og gjøres i forhold til å gjennomgå, operasjonalisere og vurdere eiers styringsbudskap, og nedfelle dette i individuelt utformede styringsdokumenter og foretaksmøteprotokoller til foretakene, samt den interne virksomhetsplan i det regionale helseforetaket, bidrar til god oversikt over oppgaver som skal utføres inneværende år. Videre gir det nevnte arbeid oversikt over risikoområder og et utgangspunkt for vurdering og prioritering av tiltak for å håndtere de mest vesentlige risikoområdene. Prosessen som er beskrevet i denne saken, vedlagte oppgavematrise samt styringsdokumentet og foretaksmøteprotokollen til hvert enkelt helseforetak, gir et godt grunnlag for administrerende direktørs oppfølging av viktige styringskrav i direktør- og dialogmøter, i tillegg til den oppfølging som skjer gjennom måneds- og tertialrapporteringen og rapporteringen i årlig melding. Administrerende direktør vil gjennom ledermøter i RHF og direktør- og dialogmøter med helseforetakene, følge opp definerte styringskrav og definerte risikoområder. Administrerende direktør anser at han med dette har det nødvendige styringsgrunnlaget og at det gjennom dette er lagt til rette for det informasjonstilfanget som er nødvendig for å kunne ha en god styringsdialog mot eget styre og mot Helse- og omsorgsdepartementet. Administrerende direktør anbefaler at styret tar redegjørelsen til orientering og sier seg fornøyd med hvordan det regionale helseforetaket har innrettet sine ulike styringssystemer for å ivareta det samlede styringsbudskap fra eget styre gjennom vedtatte strategier, og fra eier gjennom oppdragsdokumentet og protokoll fra foretaksmøtet.