Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE KOMMUNALTEKNIKK

Transkript

1 Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE KOMMUNALTEKNIKK 20. MAI 2016

2 Innholdsfortegnelse 1 Medlemmer av arbeidsgruppen Mandat Fremdriftsplan Kompetansebehov Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) Kompetansegap Organisering Forslag til organisering i ny kommune Personellmessige utfordringer Økonomi IKT Fagsystemer Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) Arkiv Dagens rutiner Fremtidig behov Lokalisering Anskaffelser Synergieffekter Effektiviseringsgevinster arbeidsgruppens egne punkter Oppsummering status Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per

3 1 MEDLEMMER AV ARBEIDSGRUPPEN Navn medlem Stillingstittel Virksomhet Kommune Bodo Havelberg VL + gruppeleder Kommunalteknikk Holmestrand Britt Svendsen Sektorleder Kommunalteknikk Hof Harald Tunstrøm Driftsleder Kommunalteknikk Hof Gro Simlenes Eiendomsforvalter Kommunalteknikk Holmestrand Bjørn Ulrichsen Leder drift og Kommunalteknikk Holmestrand vedlikehold eiendom Svein Røyneberg Vaktmester, tillitsvalgt Kommunalteknikk Holmestrand Åse Sagen Renholdsleder Kommunalteknikk Holmestrand Randi Anita Herland Renholdsleder Kommunalteknikk Hof Stein Langørgen Driftsoperatør/tillitsvalgt Kommunalteknikk Hof Tone Støland Konsulent Kommunalteknikk Hof Henrichsen Roger Berg Va- Ing, fagansvarlig Kommunalteknikk Holmestrand Ane Brækken VA Ing Kommunalteknikk Holmestrand Christian Bergun Formann VA drift Kommunalteknikk Holmestrand Tore Mønster Nielsen Driftsleder Kommunalteknikk Holmestrand Bjørn Ramberg VA Ing Kommunalteknikk Hof/Holmestrand Monika Jensen Saksbehandler, Kommunalteknikk Holmestrand fagansvar parkering Runar Isaksen Driftsing. Vei, Kommunalteknikk Holmestrand park,diverse driftsoppgaver Pål Andreassen Drift, tillitsvalgt Kommunalteknikk Holmestrand 2 MANDAT Fellesmandat tilpasset: Den administrative organisering av nye Holmestrand kommune skal være på plass fra Overordnet ledelse, rådmann og kommunalsjefer skal være tilsatt, og de områder kommunalsjefene skal ha ansvar for, skal være klare. Tjenesteområdene i kommunalteknikk skal være organisert i hensiktsmessige enheter. Vertskommunesamarbeid mellom Hof og Holmestrand skal være etablert fra Sentrale rutiner, reglementer og forskrifter skal være utarbeidet. Ansattes rettigheter på alle nivå, skal ivaretas i arbeidet med å løse utfordringer av personalmessig karakter ved dannelsen av ny organisasjon. Problemstillinger videreformidles til gruppe personal. 2

4 Synergieffekter ved sammenslåingen skal synliggjøres. IKT- infrastruktur og fagsystemer skal være samordnet, og sammenslåingen skal søke utvikling og forbedring av digitale løsninger for den kommunale organisasjon, og overfor innbyggerne. 3 FREMDRIFTSPLAN Oppstart gruppearbeid i uke 16, ble delt opp i tre undergrupper etter tjenesteområder Gruppens arbeid skal være ferdig sommeren 2017 Neste møte i uke 22/23 Etablering av vertskommunesamarbeid skal opprettes snarest mulig, til politisk behandling i junimøte Bli kjent dager i Hof og Holmestrand og Kartlegging av kompetanse i virksomhetene før sommeren 2016 Kartlegging av eksisterende avtaler, frist juni KOMPETANSEBEHOV 4.1 Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) Det jobbes for tiden med kompetansekartlegging, resultatet danner grunnlag for videre arbeid. 4.2 Kompetansegap Se ORGANISERING 5.1 Forslag til organisering i ny kommune Kommer senere i prosessen. 5.2 Personellmessige utfordringer Kommer senere i prosessen. 6 ØKONOMI Må sees på i samarbeid med gruppe økonomi. 3

5 7 IKT 7.1 Fagsystemer Gruppen har kartlagt fagsystemer som er i bruk i virksomhetene. Gruppen jobber med behovsvurdering av fagsystemer. 7.2 Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) 8 ARKIV 8.1 Dagens rutiner Må sees på i samarbeid med gruppe arkiv. Begge kommunene benytter web sak som arkivsystem. 8.2 Fremtidig behov 9 LOKALISERING For tidlig! 10 ANSKAFFELSER Det er behov for nye anskaffelser, prosedyrer utarbeides i gruppe økonomi. 11 SYNERGIEFFEKTER 12 EFFEKTIVISERINGSGEVINSTER 13 ARBEIDSGRUPPENS EGNE PUNKTER 14 OPPSUMMERING STATUS Gruppen er fortsatt i en kartleggingsprosess. Det har vært fokus på vertskommunesamarbeid. Arbeidet fortsettes med detaljkartlegging av oppgaver og ansvarsområder. 4

6 14.1 Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per