MØTEINNKALLING. Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 2/2012 Møtested: Styrerommet, Mørkvedgården Dato: Tidspunkt: 08:30-10:30

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 2/2012 Møtested: Styrerommet, Mørkvedgården Dato: Tidspunkt: 08:30-10:30 Innkalling går til: Navn Funksjon Representerer Elisabeth Sletten Leder SoB Grete Lysfjord Nestleder Rektoratet Erlend Bullvåg Medlem HHB Per Harald Rødvei Medlem FSV Bodil Svendsgård Medlem PHS Ketil Eiane Medlem FBA Anneli Maria Vatterud Medlem SoB Håvard Olafsen Medlem SoB Christine Mathisen Medlem SoB Malin Sofie Tørrisplass Medlem SoB Axel Viefers Medlem SoB Kjell Pedersen Medlem SSiB Hilde Åsheim Observatør SSiB Siv-Anita Eriksen Observatør SoB Erik Gaukerud Observatør IT Arne-Martin Svartnes Observatør Drift Per-Arne Imøy Observatør HMS Gitte Kolstrup Observatør UBiN Jan Atle Toska Direktør SFA Synne Pettersen Sekretær SFA Godkjenning av innkalling og saksliste. Elisabeth Sletten Utvalgsleder Side 1

2 Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 7/12 VS 8/12 VS 9/12 VS 10/12 VS 11/12 VS 12/12 Godkjenning av protokoll 1/12 (VS) Endelig budsjett LMU/SKU 2012 (VS) Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland (VS) KSS-gjennomføring - årshjul 2012 (VS) Status for arbeid med nytt trådløst nettverk på campus Bodø (OS) Avviksmeldinger per mars 2012 (OS) Side 2

3 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 7/ Arkivreferanse: 2010/428/ Vedtakssak: Godkjenning av protokoll 1/12 (VS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 1/12 fra møte 19. januar Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 3

4 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 1/11 Møtested: Styrerommet, Mørkvedgården Dato: Tidspunkt: 08:30-10:30 Til stede: Navn Funksjon Representerer Elisabeth Sletten LEDER SoB Grete Lysfjord NESTL Rektoratet Bodil Svendsgård MEDL PHS Håvard Olafsen MEDL SoB Anneli Maria Vatterud MEDL SoB Axel Viefers MEDL SoB Kjell Pedersen MEDL SSiB Hilde Åsheim OBSERV SSiB Siv-Anita Eriksen OBSERV SoB Arne Martin Svartnes OBSERV Drift Gitte Kolstrup OBSERV UBiN Forfall: Navn Funksjon Representerer Ketil Eiane MEDL FBA Malin Sofie Tørrisplass MEDL SoB Erlend Bullvåg MEDL HHB Sveinung Horverak MEDL FSV Christine Mathisen MEDL SoB Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for: Representerer Ellen Sirnes Ketil Eiane FBA Therese Nilsen Malin Sofie Tørrisplass SoB Kjell Ivar Ingdal Erik Gaukerud IT Andre: Navn Funksjon Representerer Jan Atle Toska Direktør SFA Innkallingen ble godkjent. Sakslisten ble godkjent. Side 4

5 Synne Pettersen, sekretær Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 1/12 Godkjenning av protokoll 6/11 (VS) VS 2/12 Godkjenning av årsrapport for Læringsmiljøutvalget for 2011 (VS) VS 3/12 VS 4/12 VS 5/12 VS 6/12 Regnskap for LMU/SKU 2011 (OS) Forslag budsjett Læringsmiljøutvalget 2012 (VS) Forslag til handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland (VS) Avviksmeldinger per januar 2012 (OS) VS 1/12 Godkjenning av protokoll 6/11 (VS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 6/11 fra den Behandling: Spørsmål om avvikssak om ureglementær booking av grupperom: er saken tatt opp på direktørnivå? Studie- og forskningsdirektør mente at dette ikke var tatt opp på ledermøte ennå. Saken følges opp med påfølgende tilbakemelding til LMU på status. Avviksmeldingene fra HHB er imidlertid besvart. Vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 6/11 fra den VS 2/12 Godkjenning av årsrapport for Læringsmiljøutvalget for 2011 (VS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner framlagte årsrapport for Læringsmiljøutvalget for Behandling: Leder presenterte rapporten. Bad videre om innspill eller kommentarer til mangler. Nestleder ønsket at vi omformulerer avsnittet om NOKUT og løfte opp LMUs rolle under NOKUTS besøk. NOKUT bad spesifikt om å få møte LMU, og utvalget spilte en viktig rolle i forbindelse med NOKUT sitt arbeid med å evaluere vårt kvalitetssikringssystem. Representant fra FBA poengterte at Ketil Eiane er representant for FBA og ikke Kiron Viswanath, og bad om at dette ble rettet opp. Skrivefeil i opplisting av varamedlemmer det skal stå 2011 i stedet for Nestleder bad om at tiltak på budsjettet vi ikke fikk gjennomført fjernes fra årsrapporten. Side 5

6 Vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner framlagte årsrapport for Læringsmiljøutvalget for 2011 med endringer som framkommet i møte. VS 3/12 Regnskap for LMU/SKU 2011 (OS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Behandling: Kommentarer til de ulike tiltakene/regnskapspostene for 2011: Kildehenvisningskurs: planlegges gjennomført av Biblioteket nå i vår. Det er viktig at vi får dette kurset opp og gå. Hvis vi skal stille krav til studentene og sanksjonene fusk må vi følge opp med en skikkelig innsats for å orientere og informere studentene skikkelig på forhånd. Dysleksikurs: verken gjennomført i 2010 eller Rådgivningstjenesten kommenterte at det er behov for dette kurset og at det er synd det ikke har vært gjennomført nylig. Har dette sammenheng med liten kapasitet hos kontaktperson for studenter med nedsatt funksjonsevne? Generelt: nestleder kommenterte at det er synd vi ikke får gjennomført det vi har satt opp og at vi ikke får brukt opp pengene på budsjettet. Når vi behandler nytt budsjett bør vi forplikte oss til å gjennomføre tiltakene. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 4/12 Forslag budsjett Læringsmiljøutvalget 2012 (VS) Innstilling til vedtak: 1. Læringsmiljøutvalget anbefaler studie- og forskningsdirektøren å prioritere midler til tiltak i budsjett for 2012 som framkommet i møte. 2. Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektøren om tilbakemelding på endelig budsjett. Behandling: Sekretær orienterte om vurderingene som ligger til grunn for forslaget til budsjett, basert på tidligere vellykkede tiltak og erfaringer fra regnskapet i 2011 på reelle utgifter. Forslag om å endre navn på presentasjonskurset til presentasjonsteknikkurs. Det kom også forslag om at dette kurset bør kjøres 2 ganger i året, slik vedtatt på fjorårets budsjett. Det er viktig at studentene som starter på våren får samme tilbud som de som starter på høsten. Ved stor pågang på høstkurset slipper studentene som ikke får plass å vente et helt år til neste kurs. Kildehenvisningskurs foreslås lagt til biblioteket. Dette kurset kan godt avvikles litt ut i semesteret i okt/nov og feb/mars for ikke å kollidere med semesterstart og annen kursvirksomhet da. Veiledning på nett kan ligge ute hele tiden og studentene kan henvises til denne mellom kursene. Side 6

7 Vi kan ikke delta i den nasjonale læringsmiljøundersøkelsen for 2012 da vi ikke fikk økt tildeling av midler til dette på budsjettet. Vi kan vurdere å delta på en senere anledning. Det er greit både for studentene og LMU å ha en oversikt over hvilke enheter som gjennomfører hvilke kurs til hvilke tidspunkter og hvilket innhold kursene har. LMU ber om en oversikt over dette til marsmøtet. Forslag endring på budsjettet: fjerne posten med kildehenvisningskurs og kutte i midler til skoleringstiltak, til sammen kr, for å kunne finansiere 2 presentasjonsteknikkurs i året. Vedtak: 1. Læringsmiljøutvalget anbefaler studie- og forskningsdirektøren å prioritere midler til tiltak i budsjett for 2012 som framkommet i møte. 2. Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektøren om tilbakemelding på endelig budsjett. VS 5/12 Forslag til handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland (VS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektør om å ferdigstille handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer etter innspill og tilbakemeldinger som fremkommet i møtet. Behandling: Studie- og forskningsdirektør redegjorde for planen slik den ble lagt fram. Forslaget viser en kortfattet og mest mulig konkret plan. Det er viktig at vi får gjennomført tiltak og evaluert underveis. Ansvaret for hvem som skal gjøre hva er i dette utkastet ikke definert det skal konkretiseres i endelig plan. Leder gikk gjennom alle punktene i planen for innspill fra utvalget: Puntkt 1 og 2 om kontaktpersoner og stillingsbeskrivelse: det bør legges ut oppdatert informasjon på nettsida vår om hvem som er kontaktpersoner for studenter med nedsatt funksjonsevne. LMU ønsker studentbrosjyren om tilrettelegging lagt fram til orientering. utvalget ønsker at det utarbeides en standard for hvordan vi skal tilrettelegge for studentene. Et forslag ønskes lagt fram for LMU for vedtak. Punkt 3 om informasjon til ansatte ved fakultetene: når det utarbeides differensiert informasjon til ansatte er det viktig at denne informasjonen også finnes på nettsidene våre og ikke bare i brosjyreform. Punkt 5 om Fronter: råd og veiledning til fagansatte på hva som fungerer godt for svaksynte i Fronter. Utarbeide en mal for dette som alle skal følge. Side 7

8 sjekke ut om Studweb er universelt utformet. Her er informasjonen kompleks og vanskelig tilgjengelig i utgangspunktet. Få inn et eget punkt i planen om dette. Punkt 6 om kartlegging av undervisningslokaler: intensjonen med dette tiltaket er å kartlegge hva vi har av utstyr hvor, med tanke på timeplanlegging, romreservasjon og finne ut hvor vi må gjøre tiltak. diskusjon rundt hva som er en mangel. Selv om vi i praksis må forholde oss til hva som er mulig og hva man vil prioritere økonomisk, er det viktig å signalisere en intensjon om at vi ønsker universelt utforma undervisningsrom. Det er viktig å sette et tidsperspektiv for å få gjennomført noe. Forslag: etter en kartlegging våren 2012 må vi videre prioritere hva som skal utbedres av vesentlige mangler. Drift lager plan for utbedring av vesentlige mangler med tidsperspektiv og økonomiske rammer. Punkt 7 om universelle løsninger i universitetspedagogikken: Sekretær orienterte om intensjonen med tiltaket - å bevisstgjøre våre faglige på viktigheten av variasjon i undervisning og pedagogisk fokus for alle studenter generelt og studenter med spesielle behov spesielt. Punkt 8 om ansvars- og rutinebeskrivelse: Studie- og forskningsdirektør orienterte om at man har god erfaring med å beskrive rutiner gjennom kvalitetssikringssystemet. Dette skaper bevisstgjøring om hverandres roller og arbeidsoppgaver, og er klargjørende for alle impliserte parter. Punkt 9 om styrking kapasitet for tilretteleggingsfunksjonen: Dette er ment som et intensjonstiltak. Studie- og forskningsdirektør kan bruke vedtaket og handlingsplanen for LMU i budsjettforhandlinger for senere år. Punkt 10 om sosial inkludering: Spørsmål om hvorvidt dette punktet gjelder spesielt for studenter med konsentrasjonsproblemer, psykiske lidelser og diagnoser. Innspill på at disse gruppene av studenter ser ut til å være neglisjert på tiltakssida i planen og at det bør inn et eget punkt for disse gruppene. Studie- og forskningsdirektøren: tiltaket er ment som en oppfordring til SoB om å jobbe med et sosialt inkluderende miljø for alle, ingen grupper nevnt ingen glemt. Vi har litt vanskelig for å nå denne gruppa av studenter med psykiske lidelser/diagnoser med tiltak (eks studentassistentordningen) Forslag: sette opp et eget punkt for disse gruppene av studenter, se til andre læresteder hva de gjør, vurdere å sette opp studiemestringskurset på fast basis (kjøres som en prøveordning nå i februar for første gang). Vedtak: Side 8

9 Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektør om å ferdigstille handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer etter innspill og tilbakemeldinger som fremkommet i møtet. VS 6/12 Avviksmeldinger per januar 2012 (OS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Behandling: Kommentarer til avvikssakene: Sak 5 om kart: Driftsleder orienterte om et prosjekt som er satt i gang med opprustning av skilting og informasjonsskjermer. Aktive tavler med touchpanel er bestilt inn. Det planlegges informasjonsskjermer ved hvert undervisningsrom, samt en skjerm med oversikt over hva som skjer ved UiN i dag. Alt blir webbaserte løsninger. Det sees også på nye løsninger for kart på nett. Sak 66 om temperatur: både studenter og ansatte klager på ubehag pga for lav temperatur. Driftssjef orienterte om at det har vært noen spesielle utfordringer, blant annet på Profesjonshøgskolens fløy. Spesielt vanskelig med østavær. Det er et problem at folk bruker dørknappene framfor å åpne dørene manuelt dørene blir stående åpne i lengre perioder av gangen og skaper gjennomtrekk slik at deler av bygget kjøles ned. Drift noterer seg avvikene og jobber med saken. Sak 80 om vonde stoler på biblioteket: observatør fra biblioteket ønsker studenter som kan teste stolene for å vurdere tiltak her. Generelt om trådløst nettverk: observatør fra IT orienterte om at det pågår et omfattende arbeid med utbygging av 4 nye trådløse nettverk på campus som knyttes til Eduroam. Det jobbes også med en enklere gjestetilgang. Informasjon til studenter og ansatte kommer. ITleder Erik Gaukerud redegjør for dette i eget saksfremlegg til LMU i marsmøtet og vil svare på eventuelle spørsmål i møtet. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Side 9

10 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 8/ Arkivreferanse: 2010/642/112 Vedtakssak: Endelig budsjett LMU/SKU 2012 (VS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar følgende fordeling på tiltak i budsjettet for 2012: Skoleringshelg studenttillitsvalgte ,- (mot forslag ,-) Utredning leksolog ,- Studieteknikkurs studenter dysleksi ,- Presentasjonsteknikkurs alle studenter ,- (mot forslag ,-) Kompetanseheving studenter LMU ,- Møtegodtgjørelse studentrepresentanter ,- Kopieringsutgifter ,- Til sammen ,- Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 10

11 SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Endelig budsjett LMU/SKU 2012 (VS) Synne Pettersen Bakgrunn Læringsmiljøutvalget ble i møte 1/12 den 25. januar bedt om å komme med innspill i forhold til fordeling av midler på budsjettet for LMU/SKU i Tilbakemeldingene i møte ble protokollført i VS 4/12, og danner grunnlaget for studie- og forskningsdirektørens forslag til budsjettfordeling som presenteres her. Til sammen kr skal fordeles mellom Studiekvalitetsutvalget og Læringsmiljøutvalget. Endringer jf foreslått budsjett Læringsmiljøutvalget har ytret ønske om noen endringer i forslaget til budsjett. Det ble foreslått fortsatt å budsjettere med to presentasjonskurs i året, ett hvert semester. For å finansiere denne utgiften på kr ønsker LMU å kutte i midlene til skoleringskurs for studenttillitsvalget med 5000 kr, samt å fjerne posten med kildehenvisningskurs på kr. Biblioteket er positive til å gi kildehenvisningskurs på sine egne midler. Oppsummering: Etter omfordelingen foreslås da de tildelte kr på budsjettet for 2012 fordelt slik: Skoleringshelg studenttillitsvalgte ,- (mot forslag ,-) Utredning leksolog ,- Studieteknikkurs studenter dysleksi ,- Presentasjonsteknikkurs alle studenter ,- (mot forslag ,-) Kompetanseheving studenter LMU ,- Møtegodtgjørelse studentrepresentanter ,- Kopieringsutgifter ,- Til sammen ,- Studie- og forskningsdirektørens kommentar Studie- og forskningsdirektøren anbefaler at Læringsmiljøutvalget vedtar budsjettet for 2012 som framlagt i saken og etter innstilling til vedtak. Side 11

12 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 9/ Arkivreferanse: 2006/836/533 Vedtakssak: Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland (VS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar framlagte handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektøren orientere fakultetene om planen, samt de enhetene som i følge planen har et ansvar for å følge opp bestemte tiltak. Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 12

13 SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland (VS) Synne Pettersen Vedlegg Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland Bakgrunn Gjennom 2011 har Læringsmiljøutvalget evaluert den gamle handlingsplanen og utarbeidet en ny handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer. Forslaget fra arbeidsgruppa til ny plan ble i møte i sak 5/12 gjennomgått av utvalget, og det ble gitt tilbakemeldinger og innspill til endelig plan. Studie- og forskningsdirektørens kommentarer Studie- og forskningsdirektøren anbefaler at Læringsmiljøutvalget vedtar Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland for som framlagt i saken og etter innstilling til vedtak. Side 13

14 Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland Bakgrunn Læringsmiljøutvalget (LMU) ved Høgskolen i Bodø vedtok i sak 02/09 handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer. Formålet med denne planen var å sette fokus på forhold ved Høgskolen som kunne utbedres med tanke på å gjøre læringsmiljøet mer tilgjengelig for våre studenter med nedsatt funksjonsevne. Etter vedtak i LMU-sak 14/10, utnevnte studie- og forskningsdirektøren medlemmer til ei arbeidsgruppe for å evaluere handlingsplanen. Det er videre gjennomført en evaluering av handlingsplanen sammen med Universell høstsemesteret Denne handlingsplanen er utformet på bakgrunn av den beskrevne evalueringen. Vi har lagt vekt på å ha en kortfattet og mest mulig konkret handlingsplan. Tiltak i planen I perioden skal følgende tiltak gjennomføres: 1. Egne kontaktpersoner ved fakultetene Fakultetenes kontaktpersoner for studenter med nedsatt funksjonsevne gjenoppnevnes eller det oppnevnes nye kontaktpersoner for handlingsplanperioden. Tilretteleggingskonsulenten på Studentservice er kontaktperson for studieadministrasjonen. Det legges ut info på web-sidene om hvem som er kontaktpersoner. LMU utarbeider stillingsbeskrivelse for kontaktpersonene. Kontaktpersonene får observatørstatus i LMU. Ansvar: LMU-sekretæren følger opp saken. 2. Erfaringsutveksling og møteplasser for kontaktpersonene og LMU-ledelsen Kontaktpersonene ved fakultetene, LMU-leder og tilretteleggingskonsulenten på Studentservice har et møte hvert semester for å dele erfaringer og relevant informasjon om ulike områder innenfor tilrettelegging. Ansvar: LMU-leder innkaller til møtene. 3. Info til ansatte ved fakultetene Det skal utformes differensiert informasjonsmateriell til om tilrettelegging og fjerning av funksjonshemmende barrierer til de ulike hovedmålgruppene: Studenter, fagpersonale og administrativt personale som egne brosjyrer og informasjon på web. Ansvar: Tilretteleggingskonsulenten følger opp saken. 4. Web-sidene (uin.no) og Fronter/Studweb UiN sine websider med ny webløsning skal være utformet etter prinsippene for universell utforming. Det må vurderes om det i løpet av 2013 er behov for å gjennomføre en usability-undersøkelse av web-sidene i forhold til universell utforming. Fronter-rommene skal utformes slik at de blir mest mulig lesbare for svaksynte. Rom-malen oppdateres og informasjon om dette tas inn i infomateriale Side 14

15 til faglig ansatte med råd og veiledning, bl.a. om tilrettelegging for svaksynte. Mulighet for å få videreutviklet både Fronter og Studweb ytterligere i retning av universell utforming må avklares med leverandører. Ansvar: Webansvarlig (Markeds- og informasjonsavdelingen), Fronter-ansvarlig (Senter for etter- og videreutdanning) og Studweb-ansvarlig (Studentservice) følger opp i forhold til henholdsvis web-sidene, Fronter og Studweb. 5. Kartlegging av undervisningslokaliteter med henblikk på tilretteleggingsutstyr Undervisningslokalene ved UiN kartlegges i løpet av våren 2012 for å avdekke behov for forbedring når det gjelder tilretteleggingsutstyr. Vesentlige mangler som avdekkes skal utbedres. Ansvar: Drift følger opp saken. 6. Universelle løsninger i universitetspedagogikken I arbeidet med å utvikle universitetspedagogikken, herunder bruk av IKT i utdanning må tenkning knyttet til universelle løsninger og tilpasning være et viktig moment. Senter for etter- og videreutdanning (SEVU) utformer generelle retningslinjer om dette i samarbeid med fakultetene. Ansvar: SEVU følger opp saken. 7. Ansvars- og rutinebeskrivelse Det skal utarbeides en ansvars- og rutinebeskrivelse for arbeidet med tilrettelegging ved UiN. Det må vurderes om dette skal gjøres gjennom rutinebeskrivelser i den elektroniske kvalitetshåndboka. Ansvar: LMU-sekretær følger opp saken i samråd med tilretteleggingskonsulenten. 8. Styrking av kapasitet for tilretteleggingsfunksjon Det bør arbeides for å øke kapasiteten på Studentservice for å arbeide med tilrettelegging ut over dagens kapasitet slik at det blir rom for å satse mer offensivt på å videreutvikle tilbud om tilrettelegging og drive mer aktivt informasjonsarbeid mot studentene. Ansvar: Studie- og forskningsdirektør følger opp saken. 9. Sosial inkludering Studentorganisasjonen og studentforeningene skal sammen med universitetet og samskipnaden arbeide for å videreutvikle møteplasser og tiltak som bidrar til god sosial integrering gjennom fadderuke, oppstartsarrangementer, ulike sosiale tiltak, kurs og lignende. Det skal utarbeides tiltak for å sikre sosial integrering og trivsel i studie- og studentmiljøet. Ansvar: Studie- og forskningsdirektør tar initiativ overfor studentorganisasjonen og Samskipnaden for å utarbeide en tiltaksplan for sosial inkludering og trivsel. Vurdering av handlingsplanens tiltak i forhold til måloppnåelse Funksjonsperiode for handlingsplanen er , men det skal foretas en statusgjennomgang på første LMU-møte i 2013 med henblikk på å kunne foreta endringer etter behov. Side 15

16 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 10/ Arkivreferanse: 2011/2819/436 Vedtakssak: KSS-gjennomføring - årshjul 2012 (VS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar fremlagte notat og årshjul til etterretning. Læringsmiljøutvalget ber utvalgssekretæren sørge for løpende statusoppdatering i forhold til de saker læringsmiljøutvalget jf. årshjulet skal ha seg forelagt i Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Berit Eliassen fung. plan- og utviklingsdirektør Side 16

17 Universitetet i Nordland Plan- og utviklingsavdelingen INTERNT NOTAT - MED OPPFØLGING Gjelder: Kvalitetssikringssystem for utdanning - årshjul 2012 Til: Jan Atle Toska, Elin Sommerli, Stig Fossum, Geir Mikkelsen, Erik Gaukerud, Gitte Kolstrup, Reid Hole, Steinar Stene-Sørensen, Hanne Thommesen, Svenn Are Jenssen, Arne Fjalstad, Frode Thomassen, Anita Eriksen Kopi til: Utvalgssekretær SKU, rådgiver Anne-Lovise Reiche, SFA Utvalgssekretær LMU, rådgiver Synne Pettersen, SFA Rådgiver Thorbjørn Aakre, PUA Fra: Rektor, prorektor og direktør Dato: Ref: 2011/2819//BLI KVALITETSSIKRINGSSYSTEM FOR UTDANNING GJENNOMFØRING 2012 UIN ÅRSHJUL Universitet i Nordlands kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten (KSS) er under revisjon, blant annet knyttet til andre syklus NOKUT-evaluering som foregikk høsten I vedlegget er årshjulet for gjennomføring av KSS 2012 beskrevet. Vedlegget gir en skjematisk oversikt over ansvarsforhold og dokumentasjonskrav knyttet til produksjon av saker til lokalt og sentralt studiekvalitetsutvalg (SKU) og Læringsmiljøutvalget (LMU), samt fakultetsstyrene og universitetsstyret. Sakenes tidsplan i utvalg og styrer fremkommer i vedlegget. Vedlegget inneholder også lenker til kvalitetshandboka og til relevante maler (studieprogramrapporten og fakultetenes kvalitetsrapport). Ved fakultetene har dekan det overordnede ansvaret for at fakultetets ansvarsområder innen KSS blir ivaretatt, selv om deler av gjennomføringen kan være delegert til administrativ linje (uten at detaljer rundt dette ved hvert fakultet er kjent for rektor). Dette dokumentet er sendt fakultetene ved dekan og fakultetsdirektør for å sikre at både faglig og administrativ ledelse er kjent med fakultetets gjennomføringsansvar i KSS for Nærmere om gjennomføringstidspunkt Prosesseiere (se kolonne B i vedlegget) er selv ansvarlig for å legge opp egne, underliggende årshjul som sikrer at saker fremmes for lokale og sentrale utvalg og styrer i henhold til prosessbeskrivelser i kvalitetshandboka og UiNs årshjul for KSS Merk at saker som skal fremmes for sentralt SKU og LMU normalt må være oversendt utvalgssekretær på angitt saksnummer minimum 14 dager i forkant av møtet (møtedato for disse utvalgene er angitt i vedlegget, og vanligvis sender sekretærene informasjon om frister i forkant). For mer inngående beskrivelse av prosesser vises det til kvalitetshandboka for UiN; lenker finnes i vedlegg. Dokumentasjonskrav Rektor overlater til fakultetene å sørge for dokumentasjon i saksarkivet for de prosessene som ligger under fakultetenes ansvarsområde. Det forutsettes at dokumentasjonsplan og tilhørende bruk av Side 17

18 saksarkivet sikrer at fakultetene på forespørsel kan dokumentere årlig gjennomføring av prosessene de eier i KSS, eksempelvis knyttet til fremtidige evalueringer. Merk at fakultetets endelige kvalitetsrapport for forutgående studieår, slik den foreligger etter behandling i fakultetsstyret senest september måned, sammen med vedtakets ordlyd skal oversendes sentralt studiekvalitetsutvalg ved sekretær på saksnr. 2011/2602 (jf. vedlegg). Det innebærer at fakultetet dokumenterer forutgående saksgang på eget saksnummer (bl.a. saksfremlegg og behandling i lokalt SKU og fakultetsstyre). For øvrige prosesseiere i KSS angir vedlegget hvilke saksnumre som skal nyttes for dokumentasjon. Årlig revisjon av prosessbeskrivelser I løpet av vårsemesteret 2012 vil prosesseier motta henvendelse om godkjenning av egne prosesser som ledd i årlig sikring av at UiN har oppdaterte prosessbeskrivelser i kvalitetshandboka (driftes av plan- og utviklingsavdelinga). Det er særlig viktig at prosesseier i den forbindelse melder eventuelle endringsbehov til plan- og utviklingsavdelinga (PUA) v. rådgiver Thorbjørn Aakre. Endringsbehov følges opp gjennom ny prosessbeskrivelse i samarbeid mellom rådgiver ved PUA og prosesseier eller den prosesseier bemyndiger til å utføre arbeidet på sine vegne. Revidert prosessbeskrivelse må tilfredsstille universitetsstyrets vedtak om formelle behandlingsorganer for den aktuelle prosessen, og i pågående revisjon av KSS gjenstår det å avklare hvorvidt sentralt SKU skal behandle og godkjenne reviderte beskrivelser innen publisering i kvalitetshandboka. Nåværende beskrivelser av prosessene i kvalitetshandboka knyttet til programkvalitet (fakultetenes ansvarsområde) er fremdeles under utvikling, som følge av at KSS fortsatt er under revisjon. Arbeidet ivaretas i eksisterende prosjektgruppe fakulteter, hvor fakultetene er representert ved en administrativ ansatt og prodekan undervisning. Ved utsendelse av dette dokumentet er det uavklart hvorvidt beskrivelser og godkjenningsrutine vil være ferdigstilt innen den årlige revisjonen for Nærmere om PhD Kvalitetssikringssystemet for PhD er fremdeles under utvikling i form av pågående prosjektarbeid, og årshjulet for gjennomføring av KSS for disse utdanningene er ikke endelig fastsatt og er derfor ikke beskrevet i vedlegget. Vedleggets lenkefunksjonalitet Ett av fakultetene har hatt vedlegget til gjennomgang for å teste lenkefunksjonaliteten, og denne virket ved ordinær e-postoversending. Det kan ikke utelukkes at arkivering i saksarkivet kan forstyrre lenkefunksjonaliteten. Vennligst kontakt Berit Eliassen tlf slik at vedlegget eventuelt kan oversendes som e-post. Ved spørsmål/behov for avklaringer, vennligst kontakt organisasjonsrådgiver Arne Brinchmann tlf eller Berit Eliassen tlf Med vennlig hilsen Pål Pedersen, rektor og Grete Lysfjord, prorektor og leder sentralt SKU Stig Fossum universitetsdirektør 2 Side 18

19 Årshjul for gjennomføring av KSS (kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten) ved UiN i 2012, utarbeidet desember KSS for PhD er fortsatt under revisjon og omtales ikke nedenfor. Desember 2011 Fargekoder jan - des: Sak til lokalt SKU Tilgang til kvalitetshandboka (KH) - se kolonne R. Ansvaret for gjennomføring av KSS distrubueres hovedsakelig i systemdelen evalueringer, undersøkelser, og nedenfor er det lenke til UiNs nettside om denne systemdelen. Sak til sentralt SKU På nettsiden om evalueringer finnes inngang til kvalitetshandboka, hvor hver prosess er beskrevet i mer detalj enn her. For prosessene i de øvrige systemdelene er det lagt direkte lenker til kvalitetshandboka. Merk at man Sak til LMU må være tilknyttet maskin i UiNs nettverk for å få full tilgang til kvalitetshandboka. Sak til FAK-styret (senest) Tilgang til relevante maler - se kolonne S. Sak til UiN-styret Dokumentasjonskrav - se kolonne T. A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S Møteplan sentralt SKU og LMU 2012: 19.jan 15.mar 03.mai 07.jun 20.sep 18.okt 29.nov Prosess Emneundersøkelse midtveis Emneundersøkelse avsluttende Eksternt vuderingspanel**** Oppfølging nasjonale evalueringer Fakultetsvis kvalitetsrapport per studieår Søker- og oppstartundersøkelsene (slås sammen til én) Søknads- og opptaksstatistikk Frekvens KSS systemdel FAK Semestervis Evalueringer FAK Semestervis Evalueringer FAK Årlig Evalueringer FAK Årlig Evalueringer FAK Når slike foreligger Evalueringer FAK Årlig Evalueringer MIA Årlig Evalueringer PUA Årlig Evalueringer Karakterstatistikk PUA Årlig Evalueringer Kandidatundersøkelse SFA Hvert 3. år Evalueringer Pensumlitteratur ved BIBL Årlig Evalueringer studieoppstart Opplæringstilbud BIBL Årlig Evalueringer Bygningsmessig infrastruktur ØKON Årlig Evalueringer Kvalitets område Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Se i KH Mal SKU-sak: Orientering fra FAK høstsem --- FAK avgjør tidspunkt for gj.føring og behandling i lokalt SKU FAK avgjør tidspunkt for gj.føring og behandling i lokalt SKU FAK avgjør tidspunkt for gj.føring og behandling i lokalt SKU FAK avgjør tidspunkt for gj.føring og behandling i lokalt SKU Ferdigstilles og er del av kvalitetsrapport Ferdigstilles og er del av kvalitetsrapport ---- Lokal SKU-sak (seneste tidspunkt): Behandle Lokal SKU-sak (seneste tidspunkt): Behandle SKU-sak: Orientering fra FAK vårsem Ansvar Programkvalitet Programkvalitet Studieprogamvurdering*** Programkvalitet Programkvalitet Programkvalitet FAK følger opp når slike evalueringer/rapporter foreligger Programkvalitet Lokal SKU- og FAKstyre-sak: Rapport forutgående studieår Inntakskvalitet -- Gjennomføre undersøkelsene -- Styresak om studentrekruttering Inntakskvalitet Resultatkvalitet Rammekvalitet Rammekvalitet Rammekvalitet Resultatkvalitet LOK: Statistikkpakke inntakskvalitet til LED, FAK, MIA, SFA Karakterstatistikk årsbasis til LED, FAK, SFA Årshjul for denne aktiviteten gjenstår å fastsette per desember 2011 SKU-sak: Status pensumlister SKU-sak: Status opplærings-tilbud høstsem. Påminnelse om frist 1. mai til FAK NOM og LOK: Foreløpige søkertall til LED, FAK, MIA, SFA* Kontaktmøte 1 m Statsbygg** Status/oversikt pensumlister 1. mai til FAK Info om høstens tilbud til FAK Kontaktmøte studiestedene NOM: End. tall, LOK: oppdat tall til LED, FAK, MIA, SFA SKU-sak: Status pensumlister 1. mai SKU-sak: Status opplærings-tilbud vårsem. LMU-sak: Status infrastruktur SKU-sak: FAK-rapport (Referatsak) NOM: Statistikkpakke inntakskvalitet til LED, FAK, MIA, SFA Karakterstatistikk vårsem. til LED, FAK, SFA Kontaktmøte 2 m Statsbygg** SKU-sak: Orientering om resultat Status/oversikt pensumlister til FAK Info om vårens tilbud til FAK Lenke her Lenke her IKT infrastruktur Årlig Brukerundersøkelse PUA Hvert 3. år, neste: 2013 Evalueringer Evalueringer ITsenter Rammekvalitet Rammekvalitet Gjennomgang IKT infrastruktur med FAK og med SoB v. leder Henvend. til FAK, IT, BIBL, ØKON, SFA (og MIA for samordning m. søker-/oppstartundersøkelsen) LMU-sak: Status IKT infra-struktur Frist innspill fra FAK, IT, BIBL, ØKON, SFA og MIA LMU-sak: Brukerundersøkelsens utforming Gjennomgang IKT infrastruktur m SoB v. leder Gjennomføre undersøkelse LMU-sak: Status IKT infra-struktur Høringsrunde resultat til FAK, IT, BIBL, ØKON, SFA og MIA LMU-sak: Resultat av undersøkelsen Årshjul for gjennomføring av KSS ved UiN Side 1 av 6 Side 19

20 Desember 2011 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S Møteplan sentralt SKU og LMU 2012: 19.jan 15.mar 03.mai 07.jun 20.sep 18.okt 29.nov Prosess Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer Gjennomgang studie- og studentadm. system og tjenester Fast forum for studenttillitsvalgte og universitetsledelsen Frekvens KSS systemdel SFA Årlig Evalueringer SFA Årlig Evalueringer SFA Årlig Evalueringer UiN kvalitetsrapport PUA Årlig Kvalitetsrapporten Vedlikehold av prosessene i kvalitetshandboka Revisjon av prosesser ***** Avviksmeldinger (ros og ris-knappen) PUA Årlig Kvalitetshandboka PUA Årlig Internrevisjoner PUA Løpende Avvikshandtering Kvalitets område Ansvar Rammekvalitet Rammekvalitet Rammekvalitet Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Se i KH Mal Bekjentgjøre handlingsplan internt Forberedende møte stab og Servicetorget Vurdere endringsbehov - Frist innspill fra FAK * Eksakt tidspunkt avhenger av når SO frigjør informasjon - ikke opp til UiN å fastsette dette ** Eksakt tidspunkt for møte m Statsbygg avklares av økonomidirektøren *** Studieprogramrapport utarbeides for hvert av fakultetets bachelor- og mastergradsprogrammer **** Minimum ett av fakuletets bachelor- eller masterprogrammer skal evalueres av eksternt panel hvert år ***** Endelig godkjenningsprosedyre ikke avgjort desember 2011 LMU-sak: Oppfølging handlingsplan Evt. etablere arb.grupper for endringsarbeid LMU-sak: Oppfølgning handlingsplan LMU-sak: Referat vårmøte SKU-sak: Rapport kalenderår - Prosesseier regodkjenner sine prosesser - SKU-sak: Vedtak revisjonsom-råde vår - Høringsrunde ved større endringer Styresak: Rapport kalenderår SKU-sak: Rapport internrevisjon vår Avklare tidspunkt høstens møte Rutinejustering fastsettes av SFA-direktør Frist innspill til revisjonsområde høst LMU-sak: Evaluering handlingsplan Større endringer diskuteres i SKU, foretas evt. i samråd m UDIR SKU-sak: Vedtak revisjonsområde høst Info til involverte om ny praksis ved større endringer LMU-sak: Vedtak plan for kommende år LMU-sak: Referat høstmøte SKU-sak: Rapport internrevisjon vår Kartlegging endringsbehov - skriv til FAK og internt i avd Avklare tidspunkt vårens møte Henvendelse til FAK Frist innspill til revisjonsområde vår Løpende gjennom året med rapportering til LMU-møtene Saksnr og -titler i saksarkivet for gjennomføring av KSS 2012 (dokumentasjonskrav) - jf. kolonne T: 2011/2692 Kvalitetssikringssystem for utdanning - fakultetenes orientering til sentralt SKU om avsluttende emneundersøkelse /2602 Kvalitetssikringssystem for utdanning - fakultetsvise kvalitetsrapporter /1671 Kvalitetssikringssystem for utdanning - søker- og oppstartundersøkelse 2010/1864 Kvalitetssikringssystem for utdanning - statistikk inntakskvalitet 2011/2467 Kvalitetssikringssystem for utdanning - statistikk resultatkvalitet 2011/1446 Kvalitetssikringssystem for utdanning - pensumlister (merknad: gjelder UBs tilgang på pensumlister) 2011/2647 Kvalitetssikringssystem for utdanning - utdanningstilbud (merknad: gjelder UBs opplæringstilbud) 2011/1523 Kvalitetssikringssystem for utdanning - bygningsmessig infrastruktur 2011/2691 Kvalitetssikringssystem for utdanning - IKT infrastruktur 2011/1346 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Handlingsplan for studenter med nedsatt funksjonsevne /2442 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Forum for studenttillitsvalgte og universitetets ledelse 2011/2690 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Kvalitetsrapport UiN /1129 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Avvikshåndtering - meldte avvik - hendelser og forbedringsforslag 2011/1129 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Internrevisjoner Om saker som skal til sentralt SKU og LMU: Prosesseier (kolonne B) har ansvar for at saken er produsert på saksnr som angitt, og oversendt utvalgssekretæren senest 14 dager i forkant av møtet (alternativt til fristen utvalgssekretær har satt for det aktuelle møtet). Årshjul for gjennomføring av KSS ved UiN Side 2 av 6 Side 20

21 Desember 2011 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S Møteplan sentralt SKU og LMU 2012: 19.jan 15.mar 03.mai 07.jun 20.sep 18.okt 29.nov Prosess Ansvar Frekvens KSS systemdel Kvalitets område Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Se i KH Mal Årshjul for gjennomføring av KSS ved UiN Side 3 av 6 Side 21

22 Desember 2011 T Arkivref FAK avgjør FAK avgjør Sendes SKU på saksnr 2011/2692 FAK avgjør FAK avgjør Dynamisk saksnr FAK avgjør. Sendes SKU på saksnr 2011/ / / / / / / /2691 Uaktuelt Neste gang = 2013 Årshjul for gjennomføring av KSS ved UiN Side 4 av 6 Side 22

23 T Desember 2011 Arkivref 2011/1346 Dynamisk saksnr 2011/ /2690 Ikke arkivsak 2011/ /814 Årshjul for gjennomføring av KSS ved UiN Side 5 av 6 Side 23

24 T Desember 2011 Arkivref Årshjul for gjennomføring av KSS ved UiN Side 6 av 6 Side 24

25 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 11/ Arkivreferanse: 2011/674/012 Orienteringssak: Status for arbeid med nytt trådløst nettverk på campus Bodø (OS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Berit Eliassen Fung. plan- og utviklingsdirektør Side 25

26 SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Status for arbeid med nytt trådløst nettverk på campus Bodø Synne Pettersen Vedlegg Internt notat informasjon om nytt trådløst nett ved UiN Bakgrunn Etter ønske fra Læringsmiljøutvalget og jf årshjul tilknyttet kvalitetssikringssystemet for utdanning, legges her fram notat til orientering fra IT-sjef Erik Gaukerud. Gaukerud vil i møtet legge fram saken og svare på eventuelle spørsmål fra utvalget. Side 26

27 Universitetet i Nordland INTERNT NOTAT ORIENTERINGSSAK Gjelder: Informasjon om nytt trådløst nett ved UIN Til: Berit Eliassen Kopi: Fra: Erik Gaukerud Dato: 1. mars 2012 Vi får en del henvendelser som gjelder det trådløse nettverket. Det går både på dekning og kvalitet. Dette er et område med mange utfordringer siden årsaken til at enkelte opplever problemer ofte skyldes brukerens pc. IT-senteret ser at det er viktig å ligge i forkant av utviklingen og ta i bruk nyere teknologi. Vi jobber kontinuerlig med å oppgradere og vedlikeholde det trådløse nettverket, slik at vi kan tilby riktig kapasitet og stabilitet. Høsten 2011 startet en større jobb med å etablere et nytt trådløst nettverk og vi har gjort og gjør nå store investeringer på dette området. I første omgang vil de store områdene for studenter bli prioritert. Det vil si auditorier, undervisningsrom, grupperom og fellesarealer. Vi skal knytte oss mot EDUROAM, dvs. studenter og ansatte fra andre høgskoler og universitet kan logge seg på vårt trådløse nettverk med sin egen konto. Tilsvarende kan våre ansatte logge seg på det trådløse nettet til de andre UH-institusjonene. Dette er den sikreste måten å koble seg mot det trådløse nettverket siden all informasjon blir kryptert. Dette krever at brukeren bør ha en forholdsvis rask pc. Når det gjelder andre eksterne som ønsker å koble seg mot vårt nett vil vi etablere et eget gjestenett med en selvregistreringsløsning, hvor bruker ved å oppgi mobilnummer og epostadresse vil få tilgang i 24 timer. Studenter og ansatte vil også kunne logge seg på med vanlig brukernavn og passord. Her vil kun brukernavn og passord bli kryptert. Dette vil gi raskere bruk av nettet, men bør ikke brukes for sensitiv informasjon. Det vil også bli etablert et eget ansatt nett som vil tilby egne sikrede tjenester for ansatte. Selv om det nye nettet vil ha god kapasitet vil vi likevel sette begrensinger på nedlastning av film og torrent teknologi (fildelingsteknologi). Det nye trådløse nettverket vil i en periode fungere parallelt med dagens trådløse nettverk. Vi vil bygge ut infrastrukturen ytterligere og vil være ferdig utbygd til 1. juni Pr i dag er alle auditorier og biblioteket fullt utbygd. Vi vil lansere og starte en testperiode fra 10. april frem til 1. mai, med et lite forbehold om at siste minianbud blant utstyrsleverandørene går i orden. Deretter vil vi koble på tjenester som EDUROAM og gjestenett i løpet av mai. I forbindelse med lanseringen vil vi gis tilstrekkelig med informasjon til studenter og ansatte. Side 27

28 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 12/ Arkivreferanse: 2006/814/436 Orienteringssak: Avviksmeldinger per mars 2012 (OS) Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Berit Eliassen fung. plan- og utviklingsdirektør Side 28

29 SAKSUTREDNING Sak: Avviksmeldinger per mars 2012 Saksbehandler: Thorbjørn Aakre Vedlegg: Avviksmeldinger per mars 2012 Bakgrunn Vedlagt følger oversikt over registrerte avviksmeldinger og status på disse per 1. mars Side 29

30 Nye og nylige besvarte avviksmeldinger siden siste møte: Nummer Melding Forslag til løsning Svar Anvarlig Mottatt Frist Besvart Status 1 På FBA, Lab Akvahallene 2.etg i Mørkvedbukta har vi store glassflater. Det har ved flere anledninger vært personer som har kræsjet inn i disse pga at de ikke er markert. Senest i dag. Behovet for merking har vært rapportert til drift gjentatte ganger siden vi flyttet inn i bygget. Det er bare flaks at ikke noe har skadet seg. 2 grupperom e122 er sykt kaldt. vi sitter med luer, jakker og nesten votter på, det suser også veldig i ventilasjonen når døra lukkes. Glassvegger og dører må merkes snarest. De har stått umerket siden vi flyttet inn i bygget i juni Ordne det slik at det ikke suser sånn og at det blir varmt her inne. Frostet glassene. Drift Ok Drift Åpent Side 30